DÉLÉGATION DE SERVICE PUBLIC Gestion de la compétence Accueil de Loisirs Sans Hébergement (ALSH) périscolaire (mercredi après-midi) et extrascolaire (vacances scolaires) CAHIER DES CHARGES Nom de l organisme : COMMUNAUTÉ DE COMMUNES DU PAYS D ORTHE Adresse : 10, place Montgaillard 40300 ORTHEVIELLE Téléphone : 05 58 73 60 03 Télécopie : 05 58 73 11 34 Courriel : communaute-communes@paysdorthe.fr 1
PREAMBULE Les élus de la Communauté de communes du Pays d orthe, composée de 15 communes et de 14 700 habitants, développement et valorisent depuis longtemps les actions envers les enfants du territoire. En effet, la Communauté de communes est compétente pour l accueil de loisirs sans hébergement (ALSH) en période périscolaire (mercredi après-midi) et extrascolaire (vacances scolaires). Elle exerce également la compétence scolaire maternelle pour les enfants de 2 à 4 ans et gère, à ce titre, 7 sites scolaires maternels. Au titre de sa compétence enfance jeunesse, elle a également délégué au CIAS du Pays d Orthe la compétence petite enfance. Ce service est aujourd hui composé d une crèche familiale de 12 places (4 assistantes maternelles), d une crèche collective de 21 places, d un relais d assistantes maternelles et d un lieu d accueil parents-enfants. En collaboration avec les communes, elle s est dotée d un projet éducatif de territoire sur les années 2014 à 2016. Elle est également signataire d un contrat enfance jeunesse avec la Caisse d allocations familiales pour les années 2014 à 2016 pour ses actions concernant la petite enfance, l ALSH et la ludothèque. Ainsi les élus de la Communauté de communes souhaitent accueillir des enfants de 3 à 12 ans durant les vacances scolaires (hors vacances de noël). Sont également concernés les mercredis après-midi durant la période scolaire. N étant pas dotée du personnel qualifié pour assurer l exploitation du service en régie, la Communauté de communes souhaite pour une période de 3 ans allant de 2016 à 2019, l exploitation du service à un prestataire extérieur. Par délibération en date du 25 juin 2015, le conseil communautaire s est prononcé en faveur d une gestion déléguée du service d exploitation de l accueil de loisirs sans hébergement et a autorisé Monsieur le Président à lancer une procédure de consultation. Par délibération en date du 15 octobre 2015, le conseil communautaire a lancé la procédure de délégation de service public en approuvant le rapport et en autorisant le Président à mener les démarches nécessaires. I- OBJET DE LA DÉLÉGATION DE SERVICE PUBLIC La délégation de service public a pour objet la gestion déléguée des missions de service public relatives à l Accueil de Loisirs Sans Hébergement (ALSH). Ainsi, la Communauté de Communes du Pays d Orthe confie au Délégataire, à titre exclusif, l organisation et la gestion de l accueil des enfants de 3 à 12 ans durant le mercredi après-midi de 12h00 à 17h30 et les vacances scolaires (hors période de Noël) de 9 heures 30 à 17 heures 30. Les principales missions qui seront confiées au Délégataire consistent en : - l élaboration projet éducatif et du projet pédagogique et conformément aux orientations de la Communauté de communes ; - l obtention des agréments nécessaires aux fonctionnements des activités ; 2
- la réalisation des déclarations nécessaires au vu de la législation en vigueur au jour de la signature du contrat et celles pouvant être instituées au-delà et jusqu à l issue du contrat ; - la préparation et l organisation des activités ; - la gestion des installations, équipements, mobilier et matériel en propriété ou mis à disposition, le recrutement, la rémunération et la formation du personnel ; - l accueil du public concerné par le service délégué, ainsi que l accueil et la communication en direction des parents ou représentants légaux ; - la gestion des inscriptions et le suivi de la fréquentation des activités ; - la facturation et la perception du prix des activités, et le contrôle des encaissements. - le compte-rendu annuel de son activité au délégant. II- DÉFINITION DU SERVICE PUBLIC À ASSURER Le service public que délègue la Communauté de Communes du Pays d Orthe consiste en l organisation et la gestion de la structure d accueil précitée. L ALSH propose un accueil les mercredis après-midi et pendant les périodes de vacances scolaires (hors période de Noël). Le Délégataire aura la charge de la gestion et de l animation de la structure dans le respect de la Convention de délégation de service public et des normes en vigueur dans le domaine de l enfance. III- DURÉE DE LA DÉLÉGATION DE SERVICE PUBLIC Cette délégation est confiée pour une période de la signature de la convention au 31 mars 2019. IV- PIÈCES CONSTITUTIVES DE LA CONVENTION DE DÉLÉGATION DE SERVICE PUBLIC La Convention de délégation de service public qui sera signée avec le candidat retenu par la Communauté de Communes du Pays d Orthe comportera les éléments suivants : - la Convention de délégation de service public dûment paraphée et signée par les deux parties ; - le présent Cahier des charges paraphé et signé sans apport de modification ; - le projet éducatif du Délégataire retenu ; - le mémoire justificatif des dispositions que le candidat se propose d adopter pour l exécution des prestations ; - la grille tarifaire proposée par le Délégataire ; - les propositions budgétaires pour l année 2016 ; - l inventaire signé des biens immobiliers et mobiliers de chaque structure mis à disposition du Délégataire. 3
V- DESCRIPTION DU SERVICE À DÉLÉGUER Les bâtiments au sein desquels les activités vont se dérouler sont mis à disposition du Délégataire par la Communauté de Communes du Pays d Orthe et les communes concernées sur la base des éléments suivants : - écoles Elémentaire et maternelle de Labatut - école Elémentaire de Peyrehorade - école maternelle de Peyrehorade - écoles Elémentaire et maternelle de Saint Lon les Mines Ces locaux devront être déclarés par le délégataire auprès de la Direction Départementale de la Cohésion Sociale et de la Protection des Populations (DDCSPP) préalablement à tout accueil. Lors de la remise des biens immobiliers et mobiliers, un inventaire quantitatif et qualitatif sera annexé à la Convention de délégation de service public. Cet inventaire sera complété, le cas échéant en cours de contrat, lorsque d autres biens seront mis à disposition du Délégataire. À l expiration de la Convention, les installations et matériels devront être remis en état normal d entretien et de fonctionnement. Dans le cas contraire, une remise en état sera faite aux frais du Délégataire. 5.1 ALSH École Elémentaire de Saint-Lon-les-Mines Les locaux sont situés à l adresse suivante : Bourg 40300 SAINT-LON-LES-MINES Ce sont les locaux affectés à l école sur le temps scolaire. Les locaux primaires présentant la disposition suivante : - deux salles d activité : 70 m² - des sanitaires de 30 m² Les locaux maternels présentent la disposition suivante : - une salle d activité de 71 m² ; - une salle de sommeil de 32 m² - des sanitaires de 30 m² - une tisanerie de 10 m² - une bibliothèque de 15 m² - un bureau et lieu de stockage de 6 m² L espace extérieur relevant de l élémentaire et du primaire. Les locaux de restauration sont également mis à disposition. 4
5.2 ALSH École Maternelle de Peyrehorade Les locaux sont situés à l adresse suivante : 197, avenue du Général de Gaulle 40300 PEYREHORADE Ce sont les locaux affectés à l école sur le temps scolaire. Les locaux présentent la disposition suivante : - une salle d activité de 122 m² - bibliothèque de 40 m² - sanitaires côté grands de 28 m² - tisanerie coté grands : 16 m² Les locaux de restauration sont mis à disposition ainsi que le personnel. Les repas pourront être préparés par les agents de la Commune et facturés au délégataire si celui-ci le souhaite. 5.3 ALSH École Élémentaire de Peyrehorade Les locaux sont situés à l adresse suivante : 4, rue Sainte Catherine 40300 PEYREHORADE Ce sont les locaux affectés à l école sur le temps scolaire. Les locaux présentent la disposition suivante : - 4 salles d activité - Sanitaires - Bureaux de 70 m² et 1 lieu de stockage de 100 m² Les locaux de restauration sont mis à disposition ainsi que le personnel. Les repas pourraient être préparés par la Commune et facturés au délégataire s il le souhaite. Un local pourra être également mis à disposition pour le personnel administratif. Il sera aussi possible d envisager dans un deuxième temps, un local mis à disposition directement par la Communauté de communes au sein de la future maison de services au public. 5.4 ALSH École Elémentaire de Labatut Les locaux sont situés à l adresse suivante : 1, place des Écoles 40300 LABATUT Ce sont les locaux affectés à l école sur le temps scolaire. Les locaux primaires présentant la disposition suivante : - Garderie de 34.72 m² - Bibliothèque de 50,74 m² - Sanitaires extérieurs : 25 m² 5
Les locaux maternels présentant la disposition suivante : - salle de sommeil de 36 m² - salle de motricité de 47,94 m² - sanitaires de 16 m² Les locaux de restauration sont mis à disposition ainsi que le personnel. Les repas pourraient être préparés par la Commune et facturés au délégataire s il le souhaite. Vacances : 2 sites : Elémentaire Peyrehorade (accueil + de 6 ans) - Maternelle Saint Lon les Mines (accueil de 6ans) Mercredis après-midi : 4 sites Elémentaire et Maternelle Peyrehorade - Elémentaire et Maternelle Labatut - Elémentaire et Maternelle Saint Lon les Mines (Accueil mixte 6 à 12 ans) Capacité d accueil : SITE MERCREDIS (PEDT) VACANCES (extra scolaire) ELEMENTAIRE LABATUT 32 SAINT LON LES MINES 50 50 (- de 6 ns) 10 (+ 6 ans) MATERNELLE PEYREHORADE 28 ELEMENTAIRE PEYREHORADE 36 100 (+ de 6 ans) Compte tenu de l emplacement des sites mis à disposition, les candidats mentionneront l organisation qu ils mettront en place pour accueillir les enfants sur la base des éléments suivants : - Site de Labatut : accueil des enfants des communes de Labatut, Saint Cricq du Gave et Sorde l Abbaye - Site de Peyrehorade élementaire : accueil des enfants primaires de Peyrehorade, Oeyregave, Cauneille et Hastingues, Orthevielle et Port de Lanne - Site de Peyrehorade maternel : accueil des enfants maternels de Peyrehorade, Oeyregave, Cauneille et Hastingues, Orthevielle et Port de Lanne - Site de Saint Lon les Mines : accueil des enfants d Orist, Pey, Saint Lon les Mines, Saint Etienne d Orthe, Bélus, Cagnotte, Les candidats pourront proposer une organisation différente entre l accueil des mercredis et l accueil des vacances scolaires. Ils devront justifier l organisation proposée et envisager si nécessaire, les navettes entre site pour faciliter l accès de tous aux sites de l ALSH. 6
Les candidats devront mentionner le nombre de places qu ils envisagent de créer sur chaque structure et la répartition des effectifs entre les moins de 6 ans et les plus de 6 ans, l encadrement envisagé et la qualification des personnels. Type d accueil Taux d encadrement Qualification Accueil de Loisirs (- 6 ans) Accueil de Loisirs (+ 6 ans) Accueil de Loisirs Périscolaire (- 6 ans) Accueil de Loisirs Périscolaire (+ 6 ans) Activités (séjour court) accessoires à un accueil de loisirs 1 animateur pour 8 enfants (le directeur peut être inclus dans l effectif d encadrement des accueils de loisirs accueillant au plus 50 mineurs) 1 animateur pour 12 enfants (le directeur peut être inclus dans l effectif d encadrement des accueils de loisirs accueillant au plus 50 mineurs) 1 animateur pour 14 enfants (le directeur peut être inclus dans l effectif d encadrement des accueils de loisirs accueillant au plus 50 mineurs) 1 animateur pour 18 enfants (le directeur peut être inclus dans l effectif d encadrement des accueils de loisirs accueillant au plus 50 mineurs) Animateurs -50 % de titulaire du BAFA ou d un diplôme équivalent -30 % de stagiaires BAFA ou diplôme équivalent -20 % de personnes non qualifiées Directeur -titulaire BAFD -stagiaire BAFD - titulaire ou stagiaire d un titre ou diplôme équivalent En accueil périscolaire : Accueillant plus de 80 enfants pour une durée de plus de 80 jours, le directeur doit être titulaire ou stagiaire d un diplôme professionnel inscrit sur la liste de l arrêté modifié du 02 02 2007 et inscrit au répertoire national des certifications professionnelles. Cf. à la règlementation des accueils de loisirs : un adjoint par une convention entre l organisateur et la DDCSPP VI- PRESTATIONS PROPOSÉES 1. Accès aux sites Les sites sont ouverts aux usagers dans les conditions prévues par un règlement de fonctionnement établi par le Délégataire en accord avec la Communauté de Communes du Pays d Orthe. L inscription vaut acceptation du règlement de fonctionnement qui est transmis à chaque parent. Ces modalités devront être adaptées aux évolutions des structures et aux règles imposées par les organismes de tutelle, notamment dans le cadre des Contrats Enfance/Jeunesse. Le candidat proposera un projet de règlement de fonctionnement qui devra être validé par la Communauté de Communes. 7
2. Garderie La communauté de communes souhaite qu une garderie soit organisée avant le démarrage de la journée d accueil et après. Les candidats préciseront les horaires et l organisation envisagés. Ils indiqueront les modalités de facturation de la garderie. 3. Mises à disposition de personnel La Communauté de communes emploie des ATSEM (titulaires du CAP petite enfance et/ou BAFA) affectés aux classes maternelles durant le temps scolaire. Afin de faciliter l exercice des missions, permettre un accueil qualitatif des enfants et éviter de recourir à des contrats de travail morcelés, elle s engage à mettre à disposition du délégataire une partie du temps de ces agents pour compléter l encadrement des enfants de moins de 6 ans, le nombre d heures affectés pour une année est prévisionnellement de 525 heures pour les mercredi après-midi et 275 heures pour les vacances scolaires (en dehors de juillet et août) Les candidats pourront s ils le souhaitent, prendre en compte ce temps pour compléter l encadrement des enfants. Cette mise à disposition sera valorisée financièrement sur la participation versée par la Communauté de communes. 4. Continuité de service Les candidats préciseront quelle organisation ils entendent mettre en place pour assurer la continuité de direction et la continuité d activité de l ensemble des sites relevant de l ALSH. Dans tous les cas, lors d une interruption imprévue pour quelque cause que ce soit, le délégataire devra prendre d urgence toutes les mesures nécessaires au rétablissement de la continuité de service et aviser le délégant dans les délais les plus courts. 5. Prise en charge des fournitures pédagogiques Le délégataire prendra en charge l achat des fournitures pédagogiques et du matériel associé. Il fournira annuellement un programme prévisionnel d investissement ou de renouvellement de ce matériel. 6. Programme en lien avec le PEDT Les candidats présenteront dans leur dossier un programme prévisionnel d activités proposées dans le cadre de l ALSH en lien avec les objectifs du PEDT portée par la Communauté de communes. Annuellement, le délégataire proposera un programme respectant les objectifs du PEDT et qui devra être validé par la Communauté de communes. Il participera également aux travaux d évaluation du PEDT et aux groupes de travail d élaboration. 7. Transversalité avec les autres structures communautaires et communales liées à l enfance et à la jeunesse Les candidats devront présenter un programme d actions ou de projets visant à favoriser le lien entre l ensemble des structures enfance jeunesse présentes sur le territoire. VII- MODALITÉS D INSCRIPTION L âge des enfants pouvant être inscrits dépend des agréments reçus par chaque centre d accueil (au maximum jusqu à fin de la scolarité primaire). 8
L inscription est réservée prioritairement aux enfants de la Communauté de Communes du Pays d Orthe. Elle est ouverte aux enfants d autres communes (hors Communauté de Communes du Pays d Orthe) en fonction des disponibilités et sur la base d un tarif majoré sauf situation particulière et accord donné par la Communauté de communes. Le Délégataire prendra en charge les inscriptions des enfants. Les priorités dans les inscriptions seront définies en accord avec la Communauté de Communes du Pays d Orthe et traduiront les éléments du Cahier des charges. VIII- OBLIGATIONS DU DÉLÉGATAIRE Le Délégataire s engage, à son initiative et sous sa responsabilité, à mettre en œuvre, en cohérence avec le Projet de la Communauté de Communes du Pays d Orthe, un programme d actions comportant les engagements ci-dessous : - respecter la règlementation en vigueur relative aux ALSH au sein des structures et par les éventuels prestataires ; - mentionner la contribution de la Communauté de Communes du Pays d Orthe sur l ensemble des communications du Délégataire, et notamment faire figurer de manière lisible le logo de la Communauté de Communes du Pays d Orthe dans tous les documents produits dans le cadre de la Convention et pour toute action de communication qu elle entreprendrait ainsi que sur les factures transmises aux familles ; - participer au développement du service public de l enfance et de la jeunesse en participant aux échanges avec les structures de la petite enfance, les écoles et tous les services qui y contribuent ainsi qu aux évènements en rapport notamment la journée 1,2,3 familles qui devra être intégré au temps de travail annuel des personnels amenés à y participer ; - promouvoir une démarche de développement durable (réduction des déchets, ouverture à tout public, démarche écoresponsable dans le fonctionnement interne, etc.) ; - avoir souscrit une police d assurance couvrant tous les dommages pouvant résulter des activités exercées dans les établissements au cours de l utilisation des locaux mis à sa disposition ; - avoir souscrit une assurance pour le transport des enfants (navettes, activités extérieures) - gérer les bâtiments mis à disposition en «bon père de famille» notamment assurer la préservation des lieu et en assurer le rangement régulier et le nettoyage systématique (les locaux mis à disposition sont aussi utilisés pour les écoles) - avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité ainsi que des consignes particulières et s engager à les appliquer ; - avoir pris connaissance des consignes spécifiques données par les représentants d une part de la Communauté de Communes du Pays d Orthe et d autre part de la Direction Départementale de la Cohésion Sociale et de la Protection des Populations (DDCSPP) ; - avoir constaté, avec un représentant de la Communauté de Communes du Pays d Orthe, l emplacement des dispositifs d alarme, des moyens d extinction (extincteurs, robinets d incendie armés, etc.) et avoir pris connaissance des itinéraires d évacuation et des issues de secours ; 9
- contrôler les entrées et sorties des participants aux activités considérées et faire respecter les règles de sécurité auprès des participants ; - avoir procédé, avec un représentant de la Communauté de Communes du Pays d Orthe, à une visite des établissements et plus particulièrement des locaux et des voies d accès qui seront effectivement utilisés. Cette visite sera l occasion de l établissement d un état des lieux approuvé par les deux parties ; - assurer l entretien courant des locaux mis à disposition ; - présenter avant le début de chaque exercice un budget prévisionnel ; - présenter les comptes de résultats certifiés avant le 31 mars de chaque année, ainsi qu un rapport d activité sur l année écoulée. - Développer les transversalités avec les autres structures liées à l enfance et à la jeunesse - Désigner un coordonnateur parmi son équipe qui fera notamment le lien avec le coordonnateur enfance jeunesse de la Communauté de communes avec afin d apporter la garantie au fonctionnement logistique et pédagogique des activités IX- ENGAGEMENTS DE L AUTORITÉ DÉLÉGANTE L Autorité délégante s engage à : - mettre à disposition les locaux de l ALSH, ainsi que le matériel dont la liste est annexée à la Convention de délégation de service public ; - fournir tous les moyens nécessaires à l exécution de la mission de service public confiée ; - assurer le renouvellement du matériel mis à disposition ; - faire supporter les grosses réparations par les propriétaires des locaux ; - verser une participation annuelle au Délégataire du service ; - avoir souscrit un contrat d assurance pour ses biens ; - mettre à disposition les ATSEM pour le Centre de Loisirs Maternel lors des mercredis et «petites vacances scolaires» ; - assurer la promotion et l information du service du Délégataire au travers des moyens de communication de la Communauté de Communes du Pays d Orthe (site internet, bulletins, autres, etc.). - le coordonnateur enfance jeunesse de la Communauté de communes veillera au respect des axes du projet éducatif local et des obligations mises à la charge des parties. X- CONDITIONS D EXPLOITATION Le Délégataire mettra en œuvre un projet pédagogique d animation et d encadrement des enfants. Il sera annexé à la Convention de délégation de service public. Le Délégataire sera tenu, à l égard des usagers, d assurer les prestations prévues susmentionnées. En contrepartie, il sera autorisé à percevoir les recettes d exploitation aux tarifs fixés dans les conditions prévues et détaillées dans le tableau des tarifs joints en annexe à la Convention de délégation de service public. 10
L exploitation se fera dans le respect de la réglementation régissant ces structures. Le Délégataire devra veiller constamment à l application des lois et règlements en vigueur relatifs à ce domaine d activité et prendra en compte les évolutions législatives et réglementaires qui pourront intervenir pendant la durée de la délégation de service public. Le Délégataire sera tenu d assurer la continuité du service, quelles que soient les circonstances, sauf cas de force majeure. En dehors des cas de force majeure, il supportera la charge de toutes dépenses engagées par la Communauté de Communes du Pays d Orthe pour faire assurer provisoirement les services. Sont considérés comme cas de force majeure les événements non prévisibles mettant le prestataire dans l impossibilité de remplir ses engagements : cataclysme, émeutes, faits de guerre, etc. Il est formellement stipulé que le fait de grève du personnel ne peut être considéré comme cas de force majeure. XI- AGRÉMENTS En collaboration avec la Communauté de Communes du Pays d Orthe, le Délégataire mettra en œuvre tous les moyens utiles pour obtenir et conserver l agrément des différentes structures auprès des divers organismes et administrations. Une copie du récépissé d habilitation des ALSH sera remise chaque année par le Délégataire à la Communauté de Communes du Pays d Orthe. XII- PERSONNEL Le Délégataire fera son affaire du recrutement et de la rémunération de l ensemble du personnel qui devra être affecté au fonctionnement des services. Les candidats proposeront une composition détaillée des équipes qu ils entendent mettre en place sur chaque site, ainsi que les compétences requises pour chaque poste. Le personnel sera engagé en conformité avec les règlements en vigueur pour ces structures notamment en matière de diplôme ou de qualification. Dans le cadre de leur offre, les candidats proposeront notamment un nouvel organigramme de l ensemble du service, des fiches de poste pour l ensemble du service, des fiches de poste pour l ensemble des personnels et en précisant la politique pratiquée en la matière (conditions et profils de recrutement, rémunération et évolutions, mobilité professionnelle, formations, le cas échéant, intéressement des salariés, mutuelles, etc.). La continuité du service devra toujours être assurée en cas de vacances ou arrêt maladie d un membre du personnel. Le Délégataire s engage à organiser une formation professionnelle qualifiante pour l ensemble des personnels. Le Délégataire devra garantir ses agents contre les conséquences de leur responsabilité civile à l occasion des dommages qu ils peuvent causer aux usagers ou que ces derniers peuvent causer à autrui. 11
Le Délégataire se charge de l ensemble des démarches administratives en direction des pouvoirs publics. XIII- REPAS Le Délégataire assurera la fourniture des repas et des goûters pour les enfants. Il assurera un contrôle diététique et garantira la qualité gustative des repas et des goûters. Il réalisera à ses frais les contrôles microbiologiques prévus par la réglementation et s assurera du respect des normes et obligations en vigueur en matière d hygiène. Le Délégataire pourra recourir aux organisations proposées dans les locaux de restauration par les communes ou à un traiteur agréé pour la préparation et la livraison des repas. Selon les installations de la cuisine sur les différents sites, le choix se portera alors en faveur d une liaison froide ou d une liaison chaude. Dans le cas d un recours à un traiteur, le choix du prestataire de service se fera d un commun accord entre le Délégataire et la Communauté de Communes du Pays d Orthe. XIV- TRANSPORT La Communauté de communes prend en chargele transport le mercredi midi entre les sites scolaires et les sites d ALSH (en fonction de l organisation validée entre le délégant et le délégataire). Les candidats préciseront les modalités d organisation et d information qu ils mettront en place pour suivre ces transports. Les candidats préciseront s ils entendent organiser des navettes entre les sites et la manière dont ils les organiseront sur la fin de journée. XV- GESTION, ADMINISTRATION ET COMMUNICATION Le Délégataire se chargera de l ensemble des tâches administratives inhérentes au bon fonctionnement des structures (déclaration d ouverture, budget, gestion du personnel, gestion des inscriptions, comptabilité, demandes de subventions, etc.). En partenariat avec la Communauté de Communes du Pays d Orthe, le Délégataire devra mettre en place les moyens de communication et d information à destination de la population intéressée par ce service, notamment aux parents des enfants scolarisés. Une plaquette décrivant les différents services proposés (mercredis et vacances) sera notamment diffusée dans les écoles du périmètre de la structure intercommunale. Un travail de communication sera également effectué sur le site internet de la Communauté de Communes du Pays d Orthe. La Communauté de communes pourra mettre à disposition du délégataire le chargé de communication afin d élaborer les supports de communication. La Communauté de communes, en lien avec l Agence Landaise pour l Informatique (ALPI) pourra mettre à disposition à ses frais le logiciel informatique DIABOLO au délégataire. Cette prise en charge 12
sera valorisée sur la participation annuelle de la Communauté de communes. Une présentation du logiciel et de ses fonctionnalités est annexée au présent cahier des charges. XVI- DÉPENSES À LA CHARGE DU DÉLÉGATAIRE Le Délégataire assurera en totalité les charges d exploitation entrainées par l exécution de sa mission, telle qu elle est décrite à l article 2. Sera notamment à sa charge : - la rémunération du personnel (animation et service) ; - la rémunération de toute société ou organisme en contrepartie des prestations soustraitées ; - les frais d animation ; - les assurances ; - les dépenses liées à la gestion courante. - Les fournitures pédagogiques - Les frais de gestion des véhicules de transport dont il est propriétaire XVII- RESSOURCES DU DÉLÉGATAIRE En contrepartie de ses obligations, le Délégataire sera autorisé à encaisser les ressources nécessaires à l exploitation de la structure et notamment : - les recettes d exploitation perçues auprès des usagers dans les conditions fixées ; - les recettes provenant de la participation de la CAF par le biais de la prestation de service unique ; - les recettes provenant de la participation de la MSA, Conseil Départemental ; - la participation annuelle de la Communauté de Communes du Pays d Orthe XVIII- FIXATION DES TARIFS Les tarifs sont déterminés chaque année au plus tard au mois de juin pour l année en cours. Ils sont valables pour toute la durée de l année, soit de janvier à décembre. Aucune modification de la grille tarifaire ne pourra intervenir en cours d année. La grille tarifaire est arrêtée par le Délégataire en accord avec la Communauté de Communes du Pays d Orthe avant le 1 er juin de chaque année. La grille tarifaire qui sera mise en œuvre par le Délégataire tiendra compte du niveau de revenus des usagers. La tarification appliquée fera une distinction entre les enfants résidant sur le territoire de la Communauté de Communes du Pays d Orthe et ceux résidant à l extérieur du territoire sauf cas particulier décidé d un commun accord entre le délégataire et le délégant. En tout état de cause, les tarifs s adapteront à la règlementation en vigueur. Les candidats fourniront une proposition de grille tarifaire. 13
IXX- PARTICIPATION FINANCIÈRE DE LA COMMUNAUTÉ DE COMMUNES DU PAYS D ORTHE La Communauté de Communes du Pays d Orthe versera au Délégataire une participation financière au titre de l exploitation du service public. Elle a pour but essentiel de permettre au Délégataire de diminuer la participation des familles et d équilibrer la gestion du service. Cette participation financière est fixée en accord avec la Communauté de Communes du Pays d Orthe au début de chaque exercice financier. Le montant de la participation peut être révisé d une année sur l autre en accord avec la Communauté de Communes du Pays d Orthe. Le versement de la participation s effectuera comme suit : - 40 % avant le 28 février sous forme d un premier acompte ; - 40 % avant le 30 septembre sous forme d un deuxième acompte ; - le solde sur présentation du bilan comptable. XX- BUDGET PRÉVISIONNEL Le Délégataire présentera chaque année un budget prévisionnel pour le fonctionnement de la structure d accueil. Les budgets prévisionnels de l année n seront proposés par le Délégataire pour approbation par l Autorité délégante avant le 31 janvier de l année n. Les projets de budget détailleront l ensemble des dépenses et recettes de l année à venir en tenant compte particulièrement des subventions des organismes intervenants tels que la CAF et la MSA. Ils tiendront compte de la politique tarifaire de l année à venir. Ils préciseront également le montant de la participation financière attendue de la part de la Communauté de Communes du Pays d Orthe. Les projets de budget prévisionnel devront être validés par l Autorité délégante. Les candidats fourniront un budget prévisionnel pour les 3 années 2016, 2017 et 2018. XXI- RESPONSABILITÉ ET ASSURANCE Le Délégataire assumera seul, tant envers la Communauté de Communes du Pays d Orthe qu envers le tiers, la responsabilité de tout accident, dégât ou dommage, tant matériel que corporel, pouvant résulter de l exploitation des structures, objet de la Convention de délégation de service public. Il garantira la Communauté de Communes du Pays d Orthe de tout recours qui pourrait être engagé contre elle, quels qu ils soient, à la suite d accidents ou de dommages causés par les personnes fréquentant les lieux. De même, la Communauté de Communes du Pays d Orthe ou la Commune est dégagée de toute responsabilité dans tous les cas d effraction, de déprédation, de vol ou d autre cause quelconque, de perte ou de dommage survenant aux personnes et/ou aux biens. Le Délégataire souscrira toutes les polices d assurance nécessaires (assurance responsabilité civile). Il devra en justifier ainsi que du paiement des primes et remettra une copie des quittances à la Communauté de Communes du Pays d Orthe. 14
XXII- MODALITÉS DE CONTRÔLE Le Délégataire adressera avant le 31 mars de chaque année et pour chaque structure, le bilan financier de l exercice écoulé. Ces bilans seront accompagnés d un rapport d activité permettant de contrôler a posteriori l exécution des clauses de la Convention. Les bilans présenteront notamment en dépenses, le détail par nature (personnel, fonctionnement, etc.) et leur évolution par rapport à l exercice antérieur et en recette, le détail des recettes d exploitation (familles, CAF, MSA, etc.) et leur évolution par rapport à l exercice antérieur. En outre, avant le 1 er juin de chaque année, le Délégataire doit soumettre à la Communauté de Communes du Pays d Orthe les prévisions d exploitation pour l année à venir : - les projets Educatif ; - le personnel. Le Délégataire est tenu à tous les contrôles et à tous les avis des agents de l administration désignés à cet effet pour la surveillance de fonctionnement du service (PMI, CAF, etc.). Il est tenu de se conformer à toutes les règles existantes ou à venir. L Autorité délégante pourra, à tout moment, s assurer que les services sont effectués avec diligence par le Délégataire. De même, elle pourra se rendre dans les structures d accueil à tout moment afin de s assurer notamment de la qualité des repas et goûters servis aux enfants, ou encore de l état des sanitaires des locaux. XXIII- AVENANTS En vue de l adaptation du service aux besoins, la Convention de délégation de service public pourra faire l objet d avenants négociés entre les parties. XXIV- MISE EN RÉGIE PROVISOIRE Si la santé ou l hygiène, la sécurité publique et l exécution du service public viennent à être compromises et si le Délégataire refuse de prendre les mesures propres à assurer la continuité du fonctionnement du service, il y sera provisoirement pourvu par le Président de la Communauté de Communes du Pays d Orthe, aux frais et risques du Délégataire préalablement entendu. XXV- RÉSILIATION La Communauté de Communes du Pays d Orthe se réserve le droit de résilier sans indemnités la Convention : - en cas de cession du bénéfice de la présente Convention à un tiers sans l autorisation de la Communauté de Communes du Pays d Orthe ; - en cas de dissolution du Délégataire. 15
La Communauté de Communes du Pays d Orthe se réserve également la possibilité de résilier la Convention pour un motif d intérêt général. Cette décision ne pourra prendre effet qu après un délai de six mois à compter de sa notification au Délégataire par courrier recommandé avec accusé de réception. Dans ce cas, le Délégataire aura droit à être indemnisé du préjudice subi. Le montant des indemnités sera défini d un commun accord par les parties. En cas de désaccord entre les parties sur le montant des indemnités, le Tribunal Administratif de Pau sera seul compétent. Le Délégataire peut également être déchu du bénéfice de la Convention : - en cas de fraude ou de malversation de sa part ; - en cas d inobservation grave ou transgression répétée des clauses de la Convention ; - en cas de manquement à la règlementation en vigueur. La déchéance est prononcée par la Communauté de Communes du Pays d Orthe après mise en demeure du Délégataire de remédier aux fautes constatées dans un délai qu elle lui impartit. Cette déchéance prend effet à compter du jour de sa notification au Délégataire. XXVI- LITIGES La Communauté de Communes du Pays d Orthe et le Délégataire conviennent que les litiges qui résulteraient de l application de la Convention, feront l objet d une tentative de conciliation par un expert désigné d un commun accord. À défaut de conciliation, les litiges seront soumis à la juridiction territorialement compétente, à savoir le Tribunal Administratif de Pau. 16