Monographie de fonction Nom de la fonction: Niveau: Grade : Responsable de la section «Titres-services «/IDESS B Gradué spécifique 1. Renseignements généraux Localisation de la fonction Lieu de travail : Direction : Centre public d action sociale Avenue Henri Lepage, 5 (Bâtiment «Champ Sainte Anne» 1300 WAVRE Direction générale Service : Sections spécifiques «Titres services» et «Idess» Place au sein de l organisation Travaille sous l autorité de : Rapporte à : Fonctions qui rapportent à cette même fonction : Organigramme : Direction générale Direction générale Employé(es) d administration + auxiliaires professionnels des sections spécifiques «Titres-services»/Idess. sera défini en annexe Relations fonctionnelles : Les services du CPAS ; 2. Mission du service Dans le respect des normes légales et réglementaires d agrément et subsidiation, la mission des sections spécifiques «Titres-services»/Idess est de fournir différentes formes de prestations : - aides ménagères à domicile (Titres-services) ; - atelier de repas (Titres-services) ; - transport social (Idess) ; - lavoir social (Idess) ; - brico dépannage ; - petit entretien des espaces verts (Idess) ; - aide aux courses ménagères (Titres-services). - l accessibilité à la fonction spécifique «Titres-services» est ouverte à tout client adhérent au système des «Titres-services». A la mesure des ressources humaines disponibles, une priorité 1
d accès est toutefois garantie aux clients dont l âge, l état de santé, le handicap, la situation sociale justifie une discrimination positive pour le maintien à domicile. L accessibilité à la section spécifique Idess est ouverte prioritairement (soit au minimum 80% des usagers) aux personnes précarisées telles que définies par la réglementation. Un règlement général approuvé par le Conseil de l Action sociale définit plus avant les règles de priorité dans la réponse aux demandes. Le service est un instrument du dispositif intégré d aide à domicile, un outil de lutte contre l exclusion et l isolement social. Par son management d équipe, le service participe aussi à l émancipation sociale des travailleurs, notamment à travers la formation continuée et la mise à l emploi de personnes moins qualifiées et/ou éloignées de l emploi depuis une longue période. Le Service constitue un point d appel pour les usagers. Le service est un relais entre l administration centrale, les organismes extérieurs d agrément et de financement, les usagers. Le service accomplit ses tâches en étroite collaboration avec les autres services du CPAS et plus particulièrement avec les autres services du Centre participant à cette logique d aide à domicile dont : - le service social ; - les repas chauds à domicile ; - le service d aide aux familles et aux personnes âgées. Le service entretient aussi des relations de partenariat privilégiées avec : - la MRPA/MRS «La Closière» ; - les autres institutions d hébergement avoisinantes ; - les centres de soins, notamment les hôpitaux, environnants ; - es associations luttant contre l isolement social (Resto-rencontres, Goûter-rencontres). 3. But de la fonction L objectif de la fonction de l agent est d assurer la gestion faîtière et de contribuer au fonctionnement journalier de deux sections spécifiques distinctes en rapportant régulièrement à la direction dont il relève, dans un objectif de rentabilité sociale et économique. 3. But de la fonction 1. Endosser la responsabilité des sections spécifiques Titres-services et Idess et ce qui implique : Superviser, coordonner, organiser, planifier les prestations du service, dans le respect des normes en vigueur, avec un souci d efficience, une optimisation des financements, une qualité de service, une gestion efficace des risques ; 2
Assurer la gestion de l équipe placée sous sa responsabilité, par un management adaptatif, un coaching approprié, une gestion proactive des talents, une évaluation régulière ; Suivre l évolution des normes d application ; Contribuer activement à penser l avenir du service ; Garantir la bonne continuation au sein du service et veiller à la bonne circulation de l information ; Représenter positivement le Centre dans les contacts avec les usagers et en être l ambassadeur. 2. Assurer le traitement efficient et qualitatif des demandes d intervention, ce qui implique : La tenue actualisée du fichier des clients ; L enregistrement structuré, prospectif et actualisé des demandes de prestations ; Leur traitement dans un délai de réponse adapté, de manière cohérente et selon des priorités objectivées ; L information des usagers ; La vérification de l effectivité et de la qualité du service rendu ; La gestion de première ligne des plaintes éventuelles ; Le développement et l utilisation des technologies IT les plus adaptées. 3. Fournir à la direction les éléments nécessaires à une saine gestion financière et au respect des budgets alloués ce qui implique : La mise en place de tableaux de bord de rapportage financier et budgétaire périodiques permettant de fournir en temps utile les données nécessaires ; Le contrôle et la maîtrise de l évolution des prix de revient par secteur d activités ; La recherche et le développement de projets participant à une logique de synergies, d économies d économie d échelle, de meilleure rentabilité sociale ou économique ; La participation proactive aux travaux de préparation des budgets afférents au financement du service. 4. Assurer, par la voie hiérarchique, le lien entre la gestion administrative et financière du Centre, ce qui implique : La tenue d une comptabilité régulière, rigoureuse, intègre ; Le collationnement, l enregistrement, le traitement, le traitement efficient des données de facturation auprès des débiteurs ; Une contribution active et objective à l établissement des clés de répartition de refacturation interne ; La réponse, par voie hiérarchique, aux demandes du Directeur financier du Centre afin de faciliter l établissement des comptes annuels ; La participation active à la gestion des marchés publics participant à la sphère de gestion de service ; Toute autre tâche nécessaire à la réalisation de la mission du service. 3
5. Formations et expériences souhaitées Formation de base souhaitée (orientation études) : Baccalauréat en comptabilité ou gestion. Formation complémentaire souhaitée : Liste non exhaustive des diplômes pouvant être en compte : Baccalauréat en compatibilité, sciences administratives et gestion publique, commerce extérieur, commerce et développement, sciences économiques, sciences politiques, gestion hôtelière,.. / Liste non-exhaustive des diplômes pouvant être pris en compte : / Expérience souhaitée : Une expérience significative dans la gestion publique constitue un atout. Une expérience significative dans la gestion d équipe constitue un atout. Une expérience significative dans une fonction présentant une dimension financière et/ou sociale constitue un atout. 6. Compétences 1) Compétences techniques : - Capacité d apprentissage de l évolution des techniques de la buanderie ; - Bonne connaissance du fonctionnement général du CPAS. Aptitude relationnelle 2) Compétences managériales : - Qualité de management et de leadership soit : 1) Leadership : capacité d influencer et de fédérer un groupe pour atteindre un but commun dans une relation de confiance mutuelle pour une durée limitée. 2) Management : encadrement des équipes tout en étant à leur écoute et en les soutenant dans leur travail en appliquant des techniques d organisation et de gestion mise en œuvre pour administrer une entreprise. 3) Attitude coach : attitude qui permet : De créer un environnement qui favorise l apprentissage, la réflexion indépendante et les possibilités de contribution au développement de l organisation ; D écouter les membres de son équipe ; Développer des atouts de chaque travailleur ; De mettre en avant l effort et la réussite.. Qualité de remise en question. Est orienté service et résidant. Présente une image positive de la résidence et de l administration. Fait preuve de réserve en toute circonstance. Est rappelable en cas de nécessité 4
Coordination et organisation Esprit d'initiatives Fiabilité Flexibilité (contenu) Résistance au stress Sens de la précision Sens des responsabilités Service-minded Former Coacher Auto développement Problem solver Sens de l innovation et de la créativité - Sens de l organisation : Excellente structuration dans le travail de sorte que les linges soient remis à temps aux endroits de livraison ; et ce dans des conditions d hygiène strictes ; Sens de la recherche de solutions alternatives en cas de défaillances de fournisseur ou personnel. Capacité de fixer efficacement des objectifs et des priorités, de déterminer les actions, délais et moyens nécessaires et de les gérer de façon à atteindre les objectifs fixés. Pouvoir signaler des opportunités, émettre des idées et entreprendre des actions sans devoir être guidé. Il sera apte à construire des relations et des réseaux de contact à l intérieur et à l extérieur de la MRPA/MRS avec ses pairs et à différents niveaux hiérarchiques. L agent est capable de respecter les accords explicites et implicites sans qu'aucun contrôle ne soit nécessaire. L agent accepte des tâches et des responsabilités autres que celles prévues dans sa fonction, et ce par intérêt du contenu ou par collégialité. L agent fonctionne de façon normale dans des circonstances inattendues et/ou imprévues. L agent accorde de l'attention aux détails, tant au niveau du contenu que des délais. L agent est prêt à endosser des responsabilités et à assumer les conséquences des actions prises. L agent s'adresse aux résidants de manière appropriée et donne la priorité à leur satisfaction. L agent partage ses connaissances, expériences et savoir faire avec ses collaborateurs et contribue à leur épanouissement professionnel. L agent dirige et accompagne ses collaborateurs en leur donnant des instructions claires, en suivant et dirigeant leurs résultats et en veillant à ce que tout le monde adopte un comportement adéquat. L agent planifie et gère de manière active son propre développement en fonction de ses possibilités, intérêts et ambition en remettant en question de façon critique son propre fonctionnement et en s enrichissant continuellement par de nouvelles idées et approches, compétences et connaissances. L agent fait face aux problèmes qui se présentent à lui et dispose de la faculté de décortiquer ceux-ci afin de faciliter leur résolution. L agent s engage dans les activités du service, s investi en apportant du travail de qualité et y apporte un sens de l innovation et de la créativité. 5
Orienté résultats L agent est orienté vers les résultats à atteindre. 7. Remarques Les titulaires d un master en administration publique, en gestion des ressources humaines, en ingénieur de gestion, en sciences économiques, en sciences politiques sont également autorisés à postuler à l emploi de niveau B à conférer, étant expressément ici spécifié que le barème applicable à l emploi est - en toute hypothèse, quel que soit le niveau de qualification le plus élevé du postulant un barème de niveau B et non A. 6