Module DOLIBARR : Facture de situation Table des matières 1. Objectifs... 2 2. Installation... 2 3. Utilisation... 5 Contact et Support : contact@vigie.pro Et bien sûr le forum officiel Dolibarr : http://www.dolibarr.fr/forum S.A.S. GESTES GAGNANTS au capital de 18 000 1 rue de la Gare, 40100 DAX Tél. : 05 24 26 30 08 794 447 599 RCS Dax Code APE : 8559A
1. Objectifs Permettre la gestion des factures dites de situation, c est-à-dire des factures correspondant à un pourcentage d avancement d un devis préalablement définit. Dolibarr ne permet pas à ce jour d avoir une gestion parfaite de ce genre de facture, nous utilisons donc des «astuces». Nous sommes conscients que tout n est pas parfait, le but est de sortir une facture au format PDF qui présente bien les pourcentages de situation, en faisant le moins de manipulation possible, et en repartant à chaque fois du devis initial. 2. Installation 2.1. Module Le module est livré dans un format.zip. Le contenu doit être décompressé dans le répertoire htdocs de votre installation Dolibarr, de façon à avoir l arborescence suivante : «votre Dolibarr» -------- «htdocs» ----------------- «vigiefactsituation» ------------------------- «class» ------------------------- «core» ------------------------- «core_files» ------------------------- «css» ------------------------- «js» ------------------------- «langs» ------------------------- «lib» Via le menu Accueil/Configuration/Modules, vous devez alors voir le module apparaître dans la liste des modules complémentaires, et vous pouvez donc l activer. Page 2 sur 9
2.2. Extrafields Le module nécessite également l ajout de 2 extrafields (attribut supplémentaire géré nativement par Dolibarr), un sur les propositions commerciales, un sur les factures. Pour cela, allez dans le menu «Accueil/Configuration/modules». Extrafield Devis (lignes) : Allez dans la configuration du module «Propositions commerciales», puis dans l onglet «Attributs supplémentaires (lignes)». Vous devez alors cliquer sur «nouvel attribut» et ajouter l attribut suivant : - Libellé : % situation - Code de l attribut : vigie_situ (il est primordial que vous respectiez l orthographe scrupuleusement!) - Type : Numérique entier - Taille : 3 - Ne cochez pas «unique» ni «requis» Extrafield Facture : Allez dans la configuration du module «Factures et avoirs», puis dans l onglet «Attributs supplémentaires (factures)». Vous devez alors cliquer sur «nouvel attribut» et ajouter l attribut suivant : - Libellé : Num situation - Code de l attribut : vigie_situ (il est primordial que vous respectiez l orthographe scrupuleusement!) - Type : Numérique entier - Taille : 3 - Ne cochez pas «unique» ni «requis» Page 3 sur 9
2.3. Activation du modèle PDF Vous devez activer le format PDF «vigiefactsituation» disponible dans «Accueil/Configuration/modules» puis dans la page de configuration du module «Factures et avoirs». Page 4 sur 9
3. Utilisation Le principe est le suivant : - Vous établissez un devis - Vous saisissez dans ce devis les champs extrafield «% situation» pour chaque ligne du devis - Vous validez et clôturez le devis (au statut «signé») - Vous cliquez alors sur «créer facture ou avoir» depuis le devis, et créez une facture d acompte (la facture que vous voyez alors ne contient qu une seule ligne «acompte, c est normal) - Dans la facture créée, vous modifiez le champ extrafield «num situation» afin de saisir le numéro de situation (c est donc le numéro 1 à ce stade) - Une fois que le champ «num situation» est renseigné dans la facture d acompte, un nouveau bouton «Récup Situation» apparait. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, le module va aller chercher dans le devis lié (on le voit dans les propositions commerciales associés au bas de l écran) les % situation que vous avez saisis pour chaque ligne. - La facture contient désormais les produits du devis, et les PU HT prennent en compte les % de situation saisis dans le devis. Par exemple, si vous avez un produit à 20, avec un %situation = 10%, la facture indique un PU HT de 2 (20 x 10 / 100) (ce n est pas tres parlant, mais difficile de faire mieux facilement!) - Vous n avez plus qu à éditer la facture de situation PDF en choisissant le format «vigiefactsituation». La facture PDF contient alors une colonne «%» qui reprend le % de situation saisi dans le devis. Pour la situation suivante, il vous faudra : - Revenir dans le devis - Le réouvrir - Modifier les champs extrafield «% situation» pour chaque ligne du devis - Vous validez et clôturez le devis (au statut «signé») - Vous cliquez alors sur «créer facture ou avoir» depuis le devis, et créez une facture d acompte (la facture que vous voyez alors ne contient qu une seule ligne «acompte, c est normal) - Dans la facture créée, vous modifiez le champ extrafield «num situation» afin de saisir le numéro de situation (c est donc le numéro 2 à ce stade) - Une fois que le champ «num situation» est renseigné dans la facture d acompte, un nouveau bouton «Récup Situation» apparait. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, le module va aller chercher dans le devis lié (on le voit dans les propositions commerciales associés au bas de l écran) les % situation que vous avez saisis pour chaque ligne. De plus, une nouvelle ligne «situation antérieure» apparait. En effet, nous ne souhaitons pas refacturer ce qui l a déjà été dans la facture qui a le num situation = 1. Nous le déduisons donc. - Vous n avez plus qu à éditer la facture de situation PDF en choisissant le format «vigiefactsituation». La facture PDF contient alors une colonne «%» qui reprend le % de situation saisi dans le devis, et une ligne situation antérieure qui permet de déduire la premiere facture de situation. Pour la situation suivante, c est la même chose avec «num situation» = 3, et ainsi de suite Page 5 sur 9
Remarque : Les factures PDF sont des factures d acompte et sont donc nommées comme tel (en haut à droite du document PDF). Si vous souhaitez que la dernière facture ne soit pas nommée ainsi, vous pouvez utiliser une facture normale à la place des factures d acompte. La situation ne sera alors pas gérée, mais vous pourrez déduire les acomptes précédents via le fonctionnement natif Dolibarr : après validation de la facture d acompte, vous emettez le reglement, puis un bouton «convertir en réduction future» est alors disponible dans la facture d acompte, vous cliquez donc dessus. Dans la dernière facture «standard», vous avez alors la possibilité de déduire les acomptes précédemment créés. Voici quelques copies écrans utiles : Le bouton «Récup situation» qui permet de remplir la facture d acompte avec les % situation saisis dans le devis : Page 6 sur 9
Les champs «% de situation» dans le devis : - en visu sous les lignes déjà enregistrées, (si vous cliquez sur l icône de modification, vous pouvez bien sûr les modifier) - en saisie pour l ajout d une nouvelle ligne : Page 7 sur 9
Le champ «num situation» dans la facture d acompte : Page 8 sur 9
La facture au format PDF : Ici la première facture de situation, qui reprend donc les % de situation saisis dans le devis. Et la seconde facture de situation, qui reprend elle aussi les % de situation, et qui déduit la situation antérieure numéro 1, puisqu elle a déjà été facturée : Page 9 sur 9