Pas à pas : ULYSSE L ETAT DE FRAIS 1. Qu est ce que l état de frais? Le module état de frais permet la liquidation de la dépense engagée par l agent dans le cadre de sa mission. Dans Ulysse, il ne peut y avoir d état de frais sans ordre de mission précédemment validé. La liquidation de la mission ne pourra donc porter que sur les éléments déclarés dans l ordre de mission (OM) de référence. Toutefois des modifications au niveau des frais prévisionnels peuvent être apportées sur l état de frais. L état de frais est constitué de plusieurs blocs ou pavés d informations que l agent devra vérifier, ces pavés étant automatiquement alimentés par les informations saisies dans l OM de référence. 2. Créer un nouvel état de frais Pour créer un nouvel état de frais (EF), sélectionner dans la liste déroulante du menu d Ulysse le lien correspondant, ou utiliser le raccourci disponible 1
L écran de création d un nouvel EF est affiché. Il faut alors sélectionner la mission à laquelle correspond l état de frais. Sélectionner l OM en cliquant sur son numéro, son objet ou sa date. Le nouvel EF ainsi créé reprendra toutes les données de l OM de référence. A noter : Un EF peut se reconnaître par son numéro : il reprend le N de l OM de référence (sur 5 caractères) + un numéro d ordre de 01 à 99. 2
3. Régulariser son état de frais Si au retour de la mission, cette dernière ne correspond plus à l OM validé (changement de dernière minute de date, heure, étape, frais, nombre de kilomètres ), il convient de procéder à une régularisation de l OM de référence. Cette régularisation peut se faire de 2 manières : 1) La régularisation ne concerne que les frais et/ou les indemnités kilométriques : régularisation au niveau de l EF 2) La régularisation concerne des données générales de la mission (date, heure, objet..) : régularisation au niveau de l OM Toute donnée peut être régularisée au niveau de l OM mais seules les données financières (frais et indemnités kilométriques) ne peuvent être modifiées qu au niveau de l état de frais. Pour régulariser un OM, se reporter au chapitre correspondant dans le guide de création d un OM. Attention : Si un EF a quand même été créé, la modification de l OM ne sera pas possible. Il convient alors d annuler l EF avant de pouvoir modifier l OM. Pour modifier un frais au niveau de l état de frais, il suffit de rappeler le frais correspondant en cliquant sur l icône de fin de ligne, puis de : - modifier le montant du frais en fonction du montant réel engagé - supprimer le frais le cas échéant - dupliquer le frais pour en créer d autres du même type (ex : parking, péage mais pour une autre ville) - créer un nouveau type de frais en cliquant sur l icône correspondante ou sur nouveau frais 3
En ce qui concerne les indemnités kilométriques, l agent va pouvoir de la même manière : - créer de nouveaux frais kilométriques - supprimer des lignes prévisionnelles - modifier les lignes existantes (dates, trajets, kilomètres, nombre de trajets) 4
Attention : les données concernant le véhicule et le barème kilométrique choisi ne sont modifiables qu au niveau de l OM. 4. Soumettre son état de frais à validation Quand l état de frais est complet et qu il ne comporte plus d anomalie bloquante, l agent peut soumettre son EF à validation. Cliquer sur «Approuver» de l EF ou la flèche verte : L agent demande à passer au statut 2 : en attente de validation hiérarchique Lors de la demande de changement de statut, ULYSSE affiche une page de détail dans laquelle l agent : 1. peut saisir un commentaire à l attention du valideur de son document 2. doit sélectionner un destinataire : soit en conservant le valideur affiché par défaut s il existe ou en ouvrant la fenêtre en cliquant sur la loupe pour sélectionner un valideur parmi la liste des personnes habilitées à valider le document 3. peut choisir de prévenir ou de ne pas prévenir le destinataire par l envoi d un mail 4. doit cliquer sur confirmer le changement de statut : ULYSSE modifie automatiquement le statut du document en cours qui n est alors plus modifiable 5
Après validation du valideur hiérarchique puis du service gestionnaire, l état de frais passera au statut validé. Ces deux validations sont effectuées par le service gestionnaire, au niveau de la DBA 2. 5. Synthèse des étapes pour la saisie d un Etat de frais (EF) Pour saisir un état de frais, il est donc nécessaire de procéder de la façon suivante : 1) Créer l état de frais à partir de l OM de référence 2) Vérifier toutes les informations reprises de l OM de référence : si des informations ont changé, il faudra procéder à une régularisation de l OM correspondant pour les données générales de la mission et/ou à une modification des frais dans l état de frais pour les données financières (frais et indemnités kilométriques). 3) Envoyer son état de frais à l étape suivante en cliquant sur le bouton Approuver. 6. Cas particulier des pièces justificatives Malgré une saisie des états de frais dématérialisée, l utilisation d Ulysse ne dispense pas l agent de faire parvenir au service gestionnaire ses pièces justificatives. Rappel : Les pièces justificatives obligatoires à l occasion des frais de déplacement sont les justificatifs de transport (billets de train, tickets de métro, de parking, de parcotrain, de péage, de transports publics) et les justificatifs de nuitée (facture d hébergement). Pour les frais de repas, il n est pas nécessaire de joindre les pièces justificatives. 6
Pour pouvoir envoyer vos pièces justificatives, vous pouvez imprimer un document récapitulatif de votre état de frais dans Ulysse. Dans l écran d affichage de votre état de frais, dans la liste Etat de frais de la barre de Menu, sélectionner «Imprimer», puis sur «Etat de frais-synthèse» Ulysse vous génère un aperçu avant impression d une synthèse de votre état de frais via l éditeur de fichiers PDF. L impression est lancée en cliquant sur le bouton IMPRIMER de l éditeur de fichiers PDF. L agent peut joindre ses justificatifs à cet état de synthèse et les envoyer à son service gestionnaire. L aperçu PDF de l état comprend la référence sur 7 caractères de l état de frais. C est cette référence qui va permettre au service gestionnaire de recouper votre état de frais et vos pièces justificatives. 7
Après impression, pour revenir dans Ulysse, fermer la fenêtre en cliquant sur la croix en haut à droite de l éditeur de fichiers PDF. 8