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1. Dispodoc? dispodoc dossier de presse 2
Olivier est DAF. Olivier en a assez des documents perdus, du papier accumulé et des boîtes archives. Olivier a besoin d une solution de GED! dispodoc dossier de presse 3
La gestion électronique des documents (GED) répond au besoin d Olivier d accéder aux informations de son entreprise plus facilement. La GED permettra à Olivier de garantir le suivi et la conservation des documents importants. La GED sera un moyen efficace pour permettre à l entreprise d Olivier de gagner de la place, du temps et de l énergie. C est en tout cas ce qu Olivier a appris tout au long de ses études et de sa carrièreère. Mais Olivier doit être prudent car il pourrait se retrouver avec une solution de GED très complexe pour les utilisateurs, qui ne correspond pas à ses besoins et qui lui fera perdre du temps et de l énergie. dispodoc dossier de presse 4
2. Pourquoi? dispodoc dossier de presse 5
Parce que toutes les solutions de GED ne tiennent pas compte des processus métier. Parce que toutes les solutions de GED ne pensent pas aux utilisateurs finaux. Parce qu Olivier n est pas un spécialiste de la GED : il a besoin d être accompagné audelà du service commercial. dispodoc dossier de presse 6
La mise en place d une GED est plus qu un simple changement logiciel : c est un changement de culture. Et c est déjà bien assez ez La GED ne doit pas en plus bouleverser les processus métier mis en place : elle doit s y conformer. Derrière Dispodoc, c est toute une équipe de spécialistes prête à accompagner les utilisateurs dans la mise en place technique et fonctionnelle de la GED. C est bien simple: Dispodoc, c est un peu SuperGEDED D ailleurs, il n existe pas deux installations de Dispodoc identiques : à chaque problématique, sa solution spécifique. dispodoc dossier de presse 7
3. SuperGED? dispodoc dossier de presse 8
En choisissant Dispodoc, Olivier fait le choix d une GED innovante et simple d utilisation. Dispodoc va s intégrer directement au Système d Information de son entreprise et en épouser les processus. Olivier aura accès à des rapports clairs, précis et personnalisables. dispodoc dossier de presse 9
Intégré au SI de l entreprise, Dispodoc est connecté aux applicatifs existants et permet donc d automatiser les processus de gestion d Olivier. Dispodoc peut, par exemple, générer automatiquement les écritures vers les logiciels comptables. Dispodoc propose également à Olivier de choisir le mode et la fréquence de reporting qu il souhaite et la forme des rapports. Dispodoc propose 3 types de reporting : à la demande, automatique ou par abonnement. Les rapports peuvent également être présentés sous 3 formes différentes : tableau simple, tableau croisé dynamique et frise chronologique. dispodoc dossier de presse 10
Et si Olivier a besoin d une fonctionnalité spécifique? L équipe Dispodoc répond rapidement aux demandes d ajout de fonctionnalité té. Les développeurs de Dispodoc proposeront à Olivier une solution rapide et sur mesure pour répondre à ses besoins, sans attendre la prochaine version du logiciel. dispodoc dossier de presse 11
4. Dispodoc en images dispodoc dossier de presse 12
Page d accueil dispodoc dossier de presse 13
Qualification de document / onglet «Général» dispodoc dossier de presse 14
Flux décisionnel dispodoc dossier de presse 15
Flux de suivi des changements d état dispodoc dossier de presse 16
Recherche intégrale Recherche multicritères dispodoc dossier de presse 17
Rapport : tableau Rapport : tableau croisé dynamique Rapport : frise chronologique dispodoc dossier de presse 18
5. Dispodoc, testé et approuvé dispodoc dossier de presse 19
Bolloré Africa Logistics, est le leader du transport et de la logistique en Afrique. Grâce à un maillage du continent sans équivalent et une présence effective dans 55 pays dont 45 en Afrique avec plus de 25 000 collaborateurs, Bolloré Africa Logistics peut offrir des solutions logistiques dédiées à l'ensemble de ses clients. Le projet mis en place a été réalisé sur l activité de Transit Import maritime pour la gestion électronique des factures fournisseurs. L activité de transit génère énormément de flux papier (documents pour la douane, pour le client, documents collectés auprès des fournisseurs ). L objectif était d éviter les pertes de factures fournisseurs constatées et d optimiser les délais de traitement. Le projet a été baptisé «Tembo» qui signifie éléphant en swahili, animal symbole de solidité et de mémoire conséquente, ce qui correspond parfaitement aux fonctions de l application. dispodoc dossier de presse 20
L avis de Chrystel Chapuis, responsable des systèmes d information transverses chez Bolloré Africa Logistics «Au Cameroun, nous avons 2 outils et donc 2 métiers autour de ces factures : SPOT, le logiciel de gestion de transit en lui-même et IRIS, le logiciel comptable. Nous avons construit des interfaces d IRIS et SPOT vers Dispodoc pour éviter les doubles saisies.» «Les équipes se réjouissent d avoir un outil moderne qui permet un traitement rapide. Le fait de pouvoir suivre à tout moment le document, de savoir à quelle étape de traitement il se situe, sous la responsabilité de quel service, les poussent à plus d efficacité.» «La force de l application est de pouvoir accompagner un processus métier. La rapidité de mise en œuvre est aussi un élément à forte valeur ajoutée. Le support autour de l applicatif est simple à gérer et peut rapidement être pris en charge par les équipes informatiques locales. Les opérationnels ont été sensibles à l interface «user friendly» de l application et de la représentation graphique des différentes étapes de traitement du document.» «Aujourd'hui, il n y a plus aucune perte de factures. Avant, une facture était traitée en 6 à 9 jours. Avec la mise en place de Dispodoc, elle est traitée en 3 à 6 jours. Pour synthétiser, nous avons sécurisé et amélioré notre flux de traitement.» «Ce projet est une réussite dont les clés sont : une bonne analyse des besoins, un paramétrage facile à adapter selon les besoins émergeant et un accompagnement fort des utilisateurs au changement de mode opératoire sur un continent qui a énormément la culture papier.» dispodoc dossier de presse 21
Europropulsion, filiale 50/50 des Groupes Avio et Safran, est maître d œuvre du développement, de la production et de la commercialisation des moteurs à propergol solide des lanceurs civils européens (ARIANE 5, VEGA) Europropulsion utilisait déjà une application de GED nommée EUPDOC. Dans le cadre de la modernisation de leur GED, ils ont choisi Dispodoc qu ils ont rebaptisé EUPDOC New. Cette solution est utilisée pour l archivage des courriers, la documentation technique et commerciale et les documents confidentiels de niveau 1. L objectif du projet EUPDOC New était avant tout de faciliter la capitalisation du savoir-faire et la préservation de la mémoire technique. Le projet «EUPDOC New» est le fruit du partenariat entre FWA, éditeur de Dispodoc et Bolka international. dispodoc dossier de presse 22
L avis de Bortolino Pin, responsable ingénierie en charge de la mémoire technique chez Europropulsion «L ancien EUPDOC regroupait uniquement la documentation technique et le courrier, avec des liens permettant d aller de l un à l autre et était ouvert à tous. Avec EUPDOC New et sa possibilité de restreindre les accès, nous l utilisons maintenant également pour archiver les documentations commerciales et les documents confidentiels de premier niveau.» «Cela représente aujourd hui une base de près de 60 000 documents et en moyenne 15 documents traités par jour.» «Il y a une trentaine d utilisateurs : environ 15 à Suresnes et 15 à Kourou dont 4 secrétaires chargées d importer les documents dans Dispodoc/EUPDOC New.» «Nous avons toutes les fonctionnalités pour faire de la recherche de type mémoire technique par titre, référence, mot ou groupe de mots ou arborescence.» «Pour nous, la valeur ajoutée est l assurance de pouvoir exploiter la base de données (SQL Serveur) quoi qu il arrive. Le fait d utiliser un standard du marché est une vraie garantie.» «Sur l utilisation de l application, je mentionnerais la diffusion des documents qui peuvent être regroupés facilement dans unmême envoi, la possibilité de limiter l accès aux documents et, parextension, la facilité d administrer l application de façon autonome. La reconnaissance de tous les formats de fichiers est également un bon point.» dispodoc dossier de presse 23
Deuxième ordre national français après la Légion d Honneur, l Ordre de la Libération a été institué par le général de Gaulle afin de récompenser les personnes, les unités militaires ou les collectivités qui se sont signalées au cours de la Libération de la France lors de la Seconde Guerre mondiale. La Chancellerie assure l administration de l Ordre, du Musée et de la médaille de la Résistance. Le Musée de l'ordre de la libération possède des archives représentant quelques dizaines de milliers de pages. Afin de libérer la place occupée par ces documents papier et en faciliter l'accès, le service comptabilité avait besoin de les numériser. L objectif était de fournir une application informatique pour centraliser les documents dématérialisés et les indexer pour les retrouver facilement. Soucieuse de préserver des documents de plus en plus fragiles, la Chancellerie de l Ordre de la Libération a engagé un processus de dématérialisation de l ensemble de ses documents. Elle a choisi Dispodoc pour les retrouver facilement! dispodoc dossier de presse 24
L avis de Yvan Thiebaut, gestionnaire de l Ordre de la Libération «Dispodoc nous simplifie la vie. Tout ce que nous faisions manuellement avant est aujourd hui géré par l application. Plus besoin de chercher un document dans un dossier : en saisissant une somme ou un mot clé, l application le retrouve instantanément. Une fois les documents scannés et qualifiés, Dispodoc s occupe du reste : classement, archivage et même impression.» «Utilisée par plusieurs services de la Chancellerie, Dispodoc est appréciée pour sa simplicité d utilisation et ses performances de recherche.» «Ses plus? Le gain de place d abord, pour tout ce qui concerne les archives. Ensuite, le gain de temps. Avant pour récupérer les bulletins de salaire d une personne par exemple, il fallait deux jours, aujourd hui c est dix minutes. Et bien-sûr, la recherche intégrale : tout est «recherchable», y compris des noms qui n ont pas été saisis lors de la qualification du document. Car lorsque les documents sont scannés en PDF texte, la recherche s effectue sur l ensemble du contenu.» «Ce type d application s adresse à tous ceux qui cherchent à améliorer les circuits de transmission des documents, leur classement et leur archivage. C est un gage de sécurité, tout est informatisé, plus personne ne voit les papiers qui trainent.» dispodoc dossier de presse 25
De quoi rassurer Olivierier! dispodoc dossier de presse 26
6. Editeur dispodoc dossier de presse 27
FWA est une entreprise de services numériques (ESN) créée en 2005. Notre équipe de «développeurs d idées» trouve les solutions idéales à chaque problématique métier. Pour cela, nous développons nos propres composants logiciels afin de proposer des solutions efficaces, rapides et adaptées aux besoins de nos clients. FWA édite également ses propres solutions de gestion en s inspirant des produits développés pour ses clients. Pour en savoir plus : http://www.fwa.eu dispodoc dossier de presse 28
Dispodoc, solution de gestion documentaire intégrée au système d information de l entreprise. D2 élaboration budgétaire, solution pour construire, analyser et consolider les prévisions budgétaires. Des solutions créatives et innovantes es dispodoc dossier de presse 29
Dimitri Ashikhmin, fondateur et directeur général associé Dimitri a créé FWA après près de 7 ans d expérience comme chef de projet dans le secteur IT. Il joue un rôle transverse sur l ensemble des projets développés par FWA. Dimitri n envisage jamais de mener un projet de la même manière que le projet précédent. Son exigence et sa quête d innovation sont au cœur de la réussite de FWA. Pierre Chaussée, directeur technique associé Ingénieur diplômé de l EPITECH, Pierre a rejoint l aventure FWA dès l obtention de son diplôme. Il assure la cohérence des développements et la gestion des équipes techniques. Pierre trouve les solutions idéales aux problématiques des clients et des «développeurs d idées» de FWA. 2 associés et une vingtaine de collaborateurs qui ne comptent pas leurs heureses dispodoc dossier de presse 30
Pour nous contacter, rien de plus simple le Dimitri Ashikhmin Directeur général associé +33 1 75 60 29 01 dimitri@fwa.eu Andreea Mitea Responsable communication +33 1 75 60 29 05 andreea.mitea@fwa.eu dispodoc dossier de presse 31