CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES Marché relatif à l organisation & la communication, au développement du site internet, à l impression et au routage des supports de communication de la Fête de la musique Édition 2011 ( 2012, 2013 et 2014 en cas de reconductions) Appel d'offre ouvert Personne publique contractante Ministère de la culture et de la communication Département de l information et de la communication 3, rue de Valois - 75001 Pari Pouvoir adjudicateur Chef du département de l information et de la communication Ministère de la culture et de la communication Objet de la consultation Organisation et communication, Développement du site internet, Impression et Routage des supports de communication de la Fête de la musique 2011. Éditions 2012, 2013 et 2014 en cas de reconduction. Étendue de la consultation Appel d offres ouvert en application des articles 10, 40, 57 à 59, 72 et 77 du code des marchés publics Interlocuteurs Catherine Vergriete, Chef de la mission de la communication de la Direction générale de la création artistique (DGCA) Pascale Bailly Secrétaire générale du Département de l information et de la communication (DIC) 1
A. PRESENTATION GENERALE DE LA FETE DE LA MUSIQUE La Fête de la musique a été lancée en 1982 par le Ministère de la culture et de la communication. Chaque 21 juin, jour du solstice d été, musiciens amateurs et professionnels peuvent s emparer de l espace public (rues et cours, places et jardins, bâtiments publics). Cette fête populaire est l occasion pour le Ministre de communiquer sur les grands axes de sa politique menée en faveur de la musique. 1. Les principes fondateurs de la Fête de la musique. La Fête de la musique est une célébration de la musique vivante, destinée à mettre en valeur l ampleur et la diversité des pratiques musicales, dans tous les genres de musique, sans hiérarchie des genres. La Fête de la musique est un appel à la participation spontanée et gratuite qui s adresse aussi bien aux individus et aux ensembles pratiquant le chant ou un instrument de musique qu aux institutions musicales, afin de permettre, tant aux pratiques amateurs qu aux musiciens professionnels, de s exprimer. L accès aux concerts est gratuit pour le public. La Fête de la musique est majoritairement une manifestation de plein-air. Des lieux fermés peuvent également s y associer s ils pratiquent la règle de l accès gratuit. Elle est également l occasion d investir ou d ouvrir exceptionnellement au public les lieux qui ne sont pas traditionnellement des lieux de concerts : musées, hôpitaux, édifices publics... La Fête de la musique est une journée exceptionnelle pour toutes les musiques et tous les publics sur tout le territoire. Les co-organisateurs s engagent à promouvoir, dans ce cadre, la pratique musicale et la musique vivante, sans esprit ni but lucratif. Ils s engagent également à organiser cette manifestation selon une thématique déterminée par le ministère de la culture et de la communication et autour de projets innovants en matière de pratique musicale. Depuis 1985, c est également une fête internationale. A l occasion de «l année européenne de la musique», la Fête de la musique a essaimé hors de France et se déroule aujourd hui dans 109 pays et 436 villes. Un réseau de la Fête de la musique s est progressivement constitué en Europe. Il s appuie sur des gouvernements, des municipalités, des régions et des opérateurs locaux. La «Fête européenne de la musique» regroupe aujourd hui des pays partenaires qui ont signé la Charte/Déclaration de principes élaborée en commun à Budapest, en 1997. Elle rappelle les principes fondateurs de la manifestation et a permis d initier des échanges multilatéraux de musiciens. Le ministère des Affaires étrangères soutient son développement international. 2
2. L organisation de la Fête de la musique. C est une manifestation coordonnée par le Ministère de la culture et de la communication. Elle a un caractère largement spontané mais l ampleur de la participation, la diversité des pratiques et son internationalisation nécessitent une coordination de la part du ministère de tutelle. Le département de l information et de la communication (DIC) assure la coordination générale de la Fête en relation étroite avec la direction générale de la création artistique (DGCA) qui dégage les thématiques particulières propres à chaque édition et assure le contrôle de la cohérence des contenus. Les directions régionales des affaires culturelles (DRAC) ont une action de sensibilisation, de mobilisation et de conseil auprès des collectivités locales, des institutions culturelles et des acteurs associatifs locaux. Elles sont responsables également de la collecte et de la saisie des informations régionales sur les manifestations de leurs régions en relation étroite avec les prestataires chargés de la coordination nationale de la manifestation. Elles confient cette tâche soit à leurs services soit à des partenaires extérieurs : ADDM (associations départementales de la musique), ARDM (associations régionales de développement de la musique) ou autres. Ces informations alimenteront les communiqués de presse, le dossier de presse et le programme national de la manifestation, diffusé sur le site internet de la Fête. La Fête associe une grande variété de participants : écoles de musique, conservatoires, institutions musicales, associations, municipalités, radios, télévisions, entreprises publiques ou privées organisent leurs propres concerts. Chacun, du plus modeste au plus prestigieux est produit par son organisateur qui en assure la promotion. La Fête est organisée grâce à un partenariat multiple (autres ministères, collectivités ) : Le ministère de l'éducation nationale invite l ensemble des établissements scolaires à s associer à la célébration de cette Fête. De nombreuses manifestations ont lieu à l intérieur des établissements mais cette journée est également l occasion de nombreux échanges avec d autres lieux (écoles de musique, hôpitaux, maisons de retraite...). Le Ministère des Affaires étrangères soutient son développement international. D autres ministères (Santé, Défense, Agriculture, Jeunesse...) incitent à l organisation de manifestations musicales à cette occasion, notamment dans l enceinte de leurs établissements. Les municipalités, les préfectures, les associations de développement culturel soutenues par les collectivités territoriales, partenaires sans lesquels la Fête n aurait pas l ampleur qu elle a prise. Les créateurs et les éditeurs de musique s associent traditionnellement à cette manifestation et la 3
SACEM accorde une autorisation gratuite pour les concerts sans recette organisés par des bénévoles, et au cours desquels les musiciens se produisent sans cachet. Des partenaires publics et privés dont l implication participe au succès de l opération notamment dans les secteurs des médias (presse écrite, audiovisuelle et affichage). L opération a également au cours de dernières années bénéficié du soutien des sociétés de transports (RATP, SNCF ). B. PRESTATIONS DEMANDEES AU TITULAIRE Pour améliorer la coordination entre le(s) prestataire(s) et les services du ministère chargés du pilotage de la manifestation, un comité de suivi sera mis en place et se réunira au minimum trois fois au cours de l année, davantage si les prestataires ou les services du ministère en font sentir le besoin. Les candidats peuvent postuler pour le ou les lots de leur choix. LOT N 1 : ORGANISATION ET COMMUNICATION DE LA MANIFESTATION Le titulaire réalisera ces missions en concertation permanente avec le DIC et la mission de la communication de la DGCA, en collaboration avec les directions régionales des affaires culturelles en région et avec le réseau culturel français à l étranger. Le prestataire retenu pour l ensemble du présent lot devra travailler en étroite collaboration avec les prestataires des autres lots. Le présent lot comprend une tranche ferme et une tranche conditionnelle. La présence de tranche conditionnelle est justifiée par l incertitude dans laquelle se trouve l administration de garantir l exécution précise des prestations ou d en définir précisément les contours. A. Organisation de la Fête de la musique (tranche ferme) Le titulaire s'attachera à : - garantir le respect des principes fondateurs de la manifestation, et en particulier son caractère gratuit pour le public, - mettre en lumière les axes prioritaires choisis chaque année par le Ministre de la culture et de la communication, - fédérer les différents acteurs et partenaires. Il devra, en outre, s attacher à ce que soient optimisées et clairement affichées les qualités intrinsèques et fondatrices de la Fête : la valorisation des amateurs et de leurs pratiques, le rapprochement de ces derniers et des institutions, la célébration de toutes les esthétiques, le renforcement du lien social et 4
intergénérationnel. Ceci afin de conforter la mission de la Fête de la musique au service de la politique culturelle de l'état, et notamment de la démocratisation de la culture, objectif majeur du Ministère. Les missions du prestataire sont les suivantes : 1. Incitation, suivi de projets et aide à la programmation Proposer en amont une thématique de la manifestation en lien avec le Ministère. Inciter et fédérer les projets des différents acteurs et partenaires, en veillant à ce que toutes les initiatives puissent trouver leur place et conseiller en terme de projets et de programmation. Mobiliser et conseiller l ensemble des institutions et des structures musicales, les collectivités et le monde associatif, en étroite relation avec les conseillers des directions régionales des affaires culturelles et les associations régionales et départementales (ARDM, ADDM, etc.). Susciter des initiatives qui s intègrent dans le cadre des thématiques de l édition et encourager la mise en œuvre de projets innovants sur les plans de : - la relation au public des institutions musicales ; - la collaboration entre musiciens amateurs et professionnels ; - les rencontres de différents styles musicaux. Élargir le réseau des structures culturelles et des partenaires concernés et impliquer de nouveaux réseaux, qu ils soient professionnels ou de pratiques amateurs. Veiller à la diffusion, dans les délais nécessaires, de l information sur l organisation de la Fête et des grands axes retenus par le Ministère à l ensemble des contacts concernés. A Paris Le titulaire assurera un rôle de relais entre les musiciens isolés, les jeunes groupes, les compagnies discographiques (indépendantes principalement) et les lieux susceptibles d accueillir des concerts (cafés, musées, institutions musicales, etc.). Il sera chargé d informer et de transmettre les informations pratiques aux intéressés, en s appuyant sur le fichier régulièrement actualisé qu il aura constitué. Il sera en relation régulière avec la Préfecture de Police et la Mairie de Paris, pour les autorisations d emplacement, les questions de sécurité, etc. En région Le titulaire devra instaurer un échange régulier d information avec les conseillers des DRAC, les ARDM, et les ADDM. Il aura la charge de mobiliser les réseaux musicaux locaux et régionaux, les institutions musicales et culturelles et de conseiller les collectivités locales et territoriales pour la préparation de la Fête. Il pourra être amené à organiser des réunions régionales d information, avec les DRAC. 5
Il sera chargé d informer et de transmettre les informations pratiques aux intéressés, en s appuyant sur le fichier qu il aura constitué. Sur le plan international Le titulaire incitera au développement des manifestations menées par le réseau des services culturels français à l étranger et les alliances françaises. Il participera, en étroite collaboration avec les partenaires du réseau de la Fête européenne de la musique, à la coordination et au développement de celle-ci. Il sera chargé d informer et de transmettre les informations pratiques aux intéressés, en s appuyant sur le fichier régulièrement actualisé qu il aura constitué. 2. Élaboration d un plan de coordination Le prestataire devra proposer un dispositif de coordination de l organisation de la manifestation comportant un calendrier précis des interventions et les moyens mobilisés notamment en terme de personnels et de matériels. 3. Collecte, mise en valeur et actualisation des informations Le titulaire devra également assurer la collecte des informations : elle s opèrera auprès des DRAC, des ADDM/ARDM, des collectivités territoriales, des réseaux musicaux et culturels, du réseau culturel français à l étranger et des partenaires européens. Il devra assurer le suivi et l actualisation du fichier correspondant. a) Réalisation de l avant-programme de la fête La réalisation de l avant-programme est destinée à informer le plus large public de l ensemble des manifestations connues du titulaire et de ses partenaires et relais régionaux, nationaux et internationaux. Les données devront être saisies sur un logiciel de traitement de données EVE mis en place par le ministère de la culture et de la communication. Il présente de manière exhaustive les manifestations recensées et les organise selon des axes thématiques et/ou géographiques. Cet avant-programme est prévu: Pour être diffusé en ligne sur le site internet de la fête de la musique du ministère de la culture et de la communication (fetedelamusique.culture.fr). Pour la réalisation d un dossier (tirage papier à 200 exemplaires) diffusé aux médias et aux partenaires. Les frais d impression et de diffusion de ce dossier sont pris en charge par le titulaire du présent lot. 6
b) Le prestataire assurera l actualisation des données présentes sur le site Internet en lien avec le titulaire du lot n 2 : Le prestataire assurera la partie éditoriale et l actualisation des données présentes sur le site Internet de la Fête de la musique en lien avec le titulaire du lot n 2 (chargé de son développement, de sa présentation et de son animation). Le site internet de la Fête de la musique est un outil indispensable à la coordination de la Fête et à l information du public : il informe les participants sur l édition en cours et permet une saisie en ligne des manifestations organisées. Le prestataire a donc la charge de l actualisation de ce site. et de son organisation. Il est également un outil indispensable à l information du public concernant la manifestation dans son ensemble et la programmation complète. 4. Recherche et coordination des partenariats institutionnels et privés Le titulaire devra - en étroite collaboration avec le DIC et la DGCA - rechercher et mettre en œuvre les actions de partenariat sur le plan national. Il assistera les DRAC pour toutes les opérations associant les partenaires nationaux aux régions. Les partenariats de la Fête de la musique peuvent être établis à différents niveaux. Les propositions de partenariats sont soumises à l accord préalable de la DGCA et du DIC, elles pourront faire l objet de conventions spécifiques. Il s agit de sensibiliser l ensemble des partenaires institutionnels et privés du Ministère et d élargir et d adapter ce réseau de partenaires, pour notamment organiser des animations spécifiques en harmonie avec le(s) thème(s) choisi(s). 5. Coordination de la fabrication et de la diffusion des supports de communication 5.1. La reproduction du visuel Le prestataire aura la charge de reproduction du visuel de la Fête de la musique (sur CD ou via internet). La conception du visuel est assurée par le studio graphique désigné par les services du Ministère de la culture et de la communication et pris en charge par ce dernier. Le titulaire coordonnera la réalisation des supports de communication de la manifestation (affiches, affichettes et dossiers de presse). Pour ce faire, il travaillera en étroite collaboration avec le prestataire retenu pour le lot n 3 (impression des supports de communication) dont il accompagnera le travail et auquel il fournira un calendrier opérationnel pour l impression des supports. 5.2. La coordination de la diffusion des supports de communication Le titulaire sera responsable de l organisation de la diffusion de l ensemble du matériel de promotion auprès des DRAC et des réseaux institutionnels, en France et à l étranger. Le titulaire travaillera à ce titre en étroite collaboration avec le prestataire retenu pour le lot n 4 (routage) auquel il devra fournir le plan de diffusion dans des délais raisonnables. 7
6. Établissement d un bilan Dans le mois suivant l opération, le titulaire devra établir un document synthétique qui traduira, en termes quantitatifs et qualitatifs, l impact de la manifestation. Ce document devra notamment consigner les données relatives au nombre de manifestations organisées, au nombre estimé de participants, à la fréquentation de ces manifestations et à la réussite des axes thématiques de l édition. Il devra comprendre un bilan financier concernant les opérations engagées : analyse des coûts, bilan des partenariats, données quantitatives sur le matériel de promotion (tirages, formats et tableau des envois réalisés en destinataires et en nombre). B. Communication et suivi des relations presse de la Fête de la musique (tranche ferme) 1. Suivi et relance des relations de presse Le prestataire devra mettre en application le plan d action stratégique qu il aura proposé afin de développer la visibilité de l opération et du Ministère sur les différents médias (nationaux, régionaux et internationaux). Il aura les missions suivantes : Envoyer les supports de communication à la presse (communiqués, dossiers de presse). Suivre et relancer les relations de presse : - avec la presse nationale pour la diffusion des programmes (cahiers spéciaux, sélections, etc.). - avec l'ensemble de la presse régionale - avec les titres phares de la presse internationale - avec les radios et les télévisions pour la valorisation sur des projets d intérêt général. Inviter et relancer les journalistes aux conférences de presse nationales et/ou locales. Susciter les interviews par la presse écrite et audiovisuelle pour des représentants du ministère. Élaborer une stratégie de la relation presse digitale et en assurer le suivi. 2. Rédaction des communiqués et du dossier de presse national Rédaction, mise en forme et impression du contenu du dossier de presse d environ 100 pages en 600 exemplaires (couvrant la presse nationale, régionale, les correspondants parisiens de la presse étrangère ainsi que les institutionnels ciblés). L impression de la couverture du dossier de presse est à la charge du titulaire du lot n 3. Ce dossier de presse devra s articuler en thématiques transversales et présenter clairement les sélections d événements. Rédaction, mise en forme et impression des communiqués de presse destinés à la presse régionale et nationale, les correspondants parisiens de la presse étrangère ainsi que les institutionnels ciblés (2000 exemplaires). Ces tâches seront assurées en étroite collaboration avec le DIC et la mission de la communication de la DGCA. Tous documents devra être validé avant diffusion par le DIC. 8
3. Préparation de la conférence de presse de lancement de la Fête à Paris et/ou en région En étroite collaboration avec le cabinet du Ministre, le DIC et la mission communication de la DGCA, il assurera le suivi et les relances presse de la conférence de presse et réalisera le dossier de presse. 4. Recherche et suivi des partenariats médias Le soutien de l ensemble des médias publics et privés (presse écrite et audiovisuelle) est un objectif nécessaire à la réussite de l opération. Le soutien du service public audiovisuel doit continuer à être organisé et mis en valeur (partenariat traditionnel du réseau Radio France sur l opération et couverture média des chaînes publiques de télévision). Cependant, à côté de ces acteurs traditionnels de l opération, d autres partenaires peuvent être sollicités, y compris sur d autres supports (Internet par exemple). Le concours de partenariats médias privés doit être développé de façon systématique tant en région - en collaboration avec les chargés de communication des DRAC - qu au niveau national, afin d assurer la meilleure diffusion possible des informations. Ils doivent permettre la diffusion la plus large possible des supports de promotion, notamment sur le service public. 5. Élaboration d un bilan qualitatif et quantitatif Le prestataire devra réaliser une revue de presse régionale, nationale et internationale rassemblant l'ensemble des articles (press-book général). Il en dressera une analyse qualitative et quantitative. Livraison en juillet pour la presse nationale, octobre pour la presse régionale et décembre pour la presse internationale. C. Organisation de la soirée de lancement officiel de la manifestation (tranche conditionnelle) : Le Ministre donne le coup d envoi officiel de la Fête de la musique. Le prestataire sera chargé de la soirée pour le lancement «officiel» de la Fête au Palais-Royal, en organisant d'une part le concert dont le cabinet du Ministre en relation avec le DIC et la DGCA définiront la programmation artistique, et d'autre part la réception prévue pour les professionnels et la presse d'environ 300 personnes. LOT N 2 : DEVELOPPEMENT DES OUTILS MULTIMEDIA AUTOUR DE L OPERATION Le site Internet de la Fête de la musique est un outil indispensable à sa coordination et à l information du public. Il informe les participants sur l édition en cours et permet une saisie en ligne des manifestations organisées par ces derniers. Le prestataire a donc la charge de l organisation du site internet : il en assurera le développement, la présentation et la mise en forme graphique. Cette réalisation devra se faire en étroite collaboration avec le titulaire du lot n 1 chargé de l actualisation et de l alimentation en information du site. 9
La charte graphique reprendra le visuel de l année choisi par le ministère pour l opération et commandé auprès d un graphiste ou d un artiste. Le titulaire devra proposer un site complet et organisé en direction de deux publics : Les acteurs de l opération : le site doit leur servir à la fois d outil de référencement et de «boîte à outils» permettant le téléchargement de pièces et documents importants pour l accomplissement de leur action. Le public : le site doit les informer au mieux sur l opération et sa programmation et les fidéliser par le biais d outils multimédias dynamiques et interactifs (images, blogs, animations, spots vidéos, emailing ) afin de toucher le public jeune notamment. Le titulaire devra assurer les missions suivantes : Élaboration d un calendrier de travail et des différentes phases d évolution du site, Élaboration du sommaire et de l arborescence (sélections thématiques), Élaboration d une ligne graphique dynamique adaptée du visuel national, Mise en page des textes, contrôle et actualisation des données. Le site devra comporter un module de presse intégrant les communiqués de presse, le dossier de presse, les images haute résolution des supports de communication, une sélection d images libres de droits, des chroniques et interviews sonores ainsi que des extraits musicaux. Le prestataire devra également prévoir la création et la diffusion d outils multimédia originaux créés pour l opération sur le site mais aussi pour d autres canaux de diffusion (autres sites, réseaux sociaux type Facebook, Daily Motion ou Myspace, blogs, emailing) afin notamment d en améliorer la visibilité, particulièrement auprès du public jeune. LOT N 3 : IMPRESSION DES SUPPORTS DE COMMUNICATION Les quantités de documents à imprimer n étant pas encore évaluables précisément, les quantités minimales garanties sont indiquées ci-après et servent de base à l acte d engagement. Sur ce lot, le marché est par conséquent à bons de commandes. Le présent lot comprend une tranche ferme et une tranche conditionnelle. La présence d une tranche conditionnelle est justifiée par l incertitude dans laquelle se trouve l administration de garantir l exécution de cette prestation. Les fichiers nécessaires à l impression sont fournis par le prestataire retenu pour le lot n 1. Tranche ferme Quantités minimales garanties (selon les volumes commandés en 2010). Pour chaque support, le 10
titulaire proposera dans son offre de prix du mille supplémentaire à l exception de la couverture du dossier de presse pour laquelle il proposera le prix du cent supplémentaire. 1/ Affiches «images» France 40 cm x 60 cm : - 80 000 exemplaires - Quadri recto - Couché moderne satiné 115 g. - Livraison à plat - Livraison 1 point routeur. 2/ Affiches «repiquage» France 40 cm x 60 cm : - 85 000 exemplaires - Quadri recto - Couché moderne satiné 115 g. - Livraison à plat - Livraison 1 point routeur. 3/ Affiches «internationales» 40 cm x 60 cm : - 19 000 exemplaires - Quadri recto - Couché moderne satiné 115 g. - Livraison à plat 4/ Affiches 80x120 : - Livraison 1 point routeur. - 30 000 exemplaires - Quadri recto - Couché moderne satiné 115 g. - Livraison à plat - Livraison 1 point routeur. 5/ Couvertures de dossiers de presse : - 2 x 800 exemplaires de plats de dossiers 21 x 29,7 (dessus/dessous ) - Quadri recto, vernis offset recto - Couché moderne brillant 300 g. - Rendu par sorte non assemblé - Livraison 1 point (prestataire retenu pour le lot n 1). 11
Tranche conditionnelle 6/ Affiches 120x180 : - 5 000 exemplaires - Quadri recto/3 couleurs verso - Couché moderne mat 130 g.. - Livraison à plat - Livraison 1 point routeur. LOT N 4 ROUTAGE DES SUPPORTS DE COMMUNICATION Les quantités de documents à router n étant pas encore évaluables précisément, les quantités minimales garanties sont indiquées ci-après et servent de base à l acte d engagement. Sur ce lot, le marché est par conséquent à bons de commandes. A titre indicatif une annexe à ce cahier des charges présente le plan de routage de l édition 2010 de la Fête de la musique. Le présent lot comprend une tranche ferme et une tranche conditionnelle. La présence d une tranche conditionnelle est justifiée par l incertitude dans laquelle se trouve l administration de garantir l exécution de cette prestation. Les fichiers nécessaires et le plan de diffusion sont fournis au titulaire par le prestataire retenu pour le lot n 1. Détail des prestations à fournir au titre du routage : - Mise des affiches sous rouleaux fournis par vos soins - Réalisation des étiquettes d'adresses à coller - Dépôt en poste et opération d affranchissement NB - Les frais d acheminement et d affranchissement (Poste ou transporteurs) seront à la charge du prestataire retenu pour ce lot et par conséquent inclus dans l offre de prix. Les candidats pourront proposer dans leur dossier de candidature des options de routage ou d acheminement adaptées aux besoins du marché. Tranche ferme Quantités minimales garanties: 1/ Affiches «images» France 40 cm x 60 cm : 80 000 exemplaires 2/ Affiches «repiquage» France 40 cm x 60 cm : 85 000 exemplaires 12
3/ Affiches «internationales» 40 cm x 60 cm : 19 000 exemplaires 4/ Affiches 80x120 : 30 000 exemplaires Tranche conditionnelle Affiches120x180 : 5 000 exemplaires En annexe, le plan de routage de l édition 2010 de la Fête de la musique (3 documents). 13