SOCIETE DE RECHERCHES, D ETUDES, DE RECRUTEMENT ET DE FORMATION EN MARKETING ET EN MANAGEMENT SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE THEME : Devenez un (e) véritable manager du Secrétariat et mettez les TIC au service de la performance de votre Patron et de votre entreprise 1
Devenez un(e) véritable manager du Secrétariat et mettez les TIC au service de la performance de votre Patron et de votre entreprise Cette session représente la clé pour passer du statut d un(e) simple secrétaire exécutante à celui d un(e) super manager de secrétariat Le Secrétariat, aujourd hui, ne se justifie que s il apporte une vraie valeur ajoutée par rapport aux nouvelles technologies correctement maîtrisées par les managers de Secrétariat. Savoir accueillir, renseigner, classer, organiser, assurer le suivi des opérations, faire circuler les informations, prendre des notes et faire un compte rendu autant de savoir-faire qui apportent une réelle valeur ajoutée et qu il est nécessaire de coupler aux technologies de l information et de la communication qui évoluent en même temps que le métier de secrétaire. JUSTIFICATIF La fonction de Directeur d une entreprise ou d une organisation, de coordonnatrice de projet exige de la concentration pour définir et mettre en œuvre des stratégies. Le constat est que les cadres et plus spécifiquement les Directeurs sont si absorbées par les tâches courantes qu elles n arrivent pas à réaliser tous leurs projets. La solution pour elles réside dans la recherche de l efficacité et la performance de leurs collaborateurs, notamment leur secrétaire. Qu elle soit particulière, assistante de Direction, assistante spécialisée ou assistante d équipe, la secrétaire peut contribuer à la réussite de son patron à condition qu elle passe de la simple exécutante experte en dactylographie, en enregistrement de courrier à la collaboratrice capable d assister son patron et de lui faire gagner du temps en le déchargeant des tâches routinières ou secondaires de traitement de courrier, de rédaction, d organisation, de gestion d agenda etc. N est-ce pas ce que vous attendez de votre secrétaire? A la suite de ce séminaire, votre Secrétaire vous reviendra pleine d initiatives et de professionnalisme. 2
LES OBJECTIFS DU SEMINAIRE Ce séminaire vise à doter les participantes de méthodes et de techniques devant leur permettre de : Passer du statut d une simple secrétaire exécutante à celui d une super manager de secrétariat ; Utiliser les outils du Management pour être plus performantes à leur poste et mieux satisfaire leurs clients internes et externes. OBJECTIFS GENERAUX D APPRENTISSAGE A l issue de la formation, les participant(e)s seront capables de : Prendre la mesure des évolutions concrètes de leur métier et des attentes; Accroître leur confiance en soi et leur enthousiasme au travail et mieux cerner leur propre personnalité ; Déterminer et mieux comprendre les missions, les rôles, activités liées à leurs fonctions ainsi que les compétences exigées d eux ; Utiliser efficacement les Technologies de l Information et de la Communication au service de leur performance professionnelle ; Utiliser efficacement les outils de management pour analyser et décider; Organiser et gérer des réunions; Communiquer avec efficacité à l écrit comme à l oral; Gérer efficacement leur temps grâce aux méthodes et outils adéquats ; Gérer efficacement le changement de leur vie professionnelle. 3
LE CONTENU 1. Évolution du métier de Secrétariat : Les missions de la secrétaire ; De la Secrétaire au super manager de secrétariat ; Tableau de bord pour Secrétaire 2. La secrétaire et son développement personnel La maîtrise de soi, la confiance en soi et l estime de soi La créativité et l esprit d initiative ; 3. Les TIC pour Assistante de Direction Le traitement de textes dans l environnement Microsoft Office : Astuces et raccourcis au service du Secrétariat (Word, Excel, PowerPoint ) Publipostage Gestion électronique de courriers agenda électronique Recherche documentaire par Internet 4. La Communication écrite et orale La communication par l analyse transactionnelle ; L accueil et la qualité de service (face à face et au téléphone). La rédaction des documents d information (rapports, compte rendu, etc.) ; 5. Outils de Management pour Assistante de Direction La gestion du temps de l Assistante (Paradigme de l importance et tyrannie de l urgence) Organisation et gestion des réunions Boîtes à outils pour manager (Pareto, CQQCOQP, PDCA ) Le travail en équipe La délégation 4
LA MÉTHODE PÉDAGOGIQUE Privilégiant l apprentissage par la découverte et l action, Afrique Conseil utilisera essentiellement des techniques qui permettront à l apprenant de : S informer Retenir Appliquer ce qu il aura appris. Toute action de formation visant un changement, le schéma ci-dessus présente le processus d intervention de l équipe de formateur. On peut se rendre compte que la phase AVANT FORMATION compte pour 24% dans ce processus de changement ; la phase PENDANT, c est-à-dire la formation elle-même, compte pour 26% dans le processus, tandis que l APRES-FORMATION compte pour 50% dans le processus de changement et constitue le champ d application des acquis de la formation. Cette dernière phase est la plus déterminante dans le processus de changement dans la mesure où elle permet de mettre en place un coaching à distance ou sur site (selon les besoins) pour une réelle implémentation des acquis de la formation. Ainsi, il y aura des diagnostics et des pré-tests avant la formation en vue de faire un état des lieux objectifs des besoins en formations et des attentes; et pendant les cinq (05) jours de formation, il y aura : Des discussions structurées ; Des travaux individuels suivis des travaux en petits groupes et en plénière ; Des études de cas ; Des simulations ou jeux de rôle se basant sur des films ; Audition de cassette audio suivie de discussions. Notre méthode dynamique et interactive se décompose en activités qui se répartissent ainsi : Lectures et exercices individuels 10% Exposés/Séances multi-média et discussions avec l animateur 20% Ateliers en équipes 60% Synthèses en groupe 10% 5
LES PARTICIPANTS Cette formation est destinée aux Secrétaires de Direction, Secrétaires Particulières et toute personne en position d assistant (e) administratif (ve). LES FRAIS 175.000 F CFA par participant Les frais incluent: Diagnostic Animation Pauses-café Dossiers de participant LE LIEU ET LA DATE Durée : Cinq (05) jours Périodes : du 11 au 15 avril 2011 Horaires : 8 h 30 à 14 heures 30 avec une pause-café de 15 minutes à 11h Lieu : Afrique Conseil (Cotonou) 6