1. REMARQUE PRELIMINAIRE. Il ne faut pas confondre la reprise des a nouveaux, qui est la reprise des soldes des comptes à la date de la dernière répartition validée, avec la reprise de la comptabilité de l ancien syndic, qui inclut en plus la reprise de toutes les opérations comptables depuis la dernière répartition. 2. LES DOCUMENTS COMPTABLES NECESSAIRES AU RAN. Une Balance d ouverture ou à défaut il faut en reconstituer une d après le grand livre transmis par le confrère.. Le grand livre des opérations comptables passées depuis la dernière clôture.. Le détail des appels travaux pour la période antérieure à la dernière clôture.. Le détail des factures travaux réglées ou non depuis la dernière clôture.. Les ventilations des fonds de roulement et des fonds de réserve par copropriétaire. 3. REPRISE DES A NOUVEAUX BALANCE D'OUVERTURE Titre Debit Credit Fonds de roulement 2000,00 Fonds de réserve travaux 4000,00 *1 Copropriétaire A 500,00 Copropriétaire B 300,00 EDF 50,00 Peinture cage escalier 150,00 Appel travaux 10000,00 *2 CAT 10000,00 BANQUE COPROPRIETE 6000,00 16500,00 16500,00 *1 Compte à créer *2 Compte à ventiler 3.1 Création des comptes nécessaires à la reprise de la balance. 3.1.1 Création des comptes avances divers. Depuis la loi SRU le compte Fonds de réserve travaux devient un compte avance travaux. Ce type de compte, contrairement au compte fonds de roulement (maintenant baptiser avance de trésorerie) qui lui est systématiquement créer à la saisie de la copropriété, doit être ouvert d une manière spécifique. 3.1.1.1 Chemin d accès. Divers > A nouveaux > Appel avance manuel. Page 1 sur 21
3.1.1.2 Création du compte. Recherchez l immeuble que sur lequel vous avez ce compte à créer. Puis appuyez sur le bouton «sélection». Cliquez ensuite sur le bouton «Création» Page 2 sur 21
Cochez le type de fonds de réserve que vous désirez créer, puis cliquez sur le bouton ««valider». Indiquez ensuite l intituler du compte puis cliquez sur le bouton «valider». Sélectionnez au moyen de l ascenseur la clé de répartition puis cliquez sur le bouton «valider». Cliquez enfin sur le bouton «valider», pour revenir a cet écran. Page 3 sur 21
Votre compte avance réserve est maintenant créé, cliquez ensuite sur le bouton «quitter». 3.1.2 Création des chantiers pour la reprise des appels travaux. 3.1.2.1 Chemin d accès Appel de fonds > appel travaux opérations exceptionnelles. 3.1.2.2 Création du compte et de l échéancier. Page 4 sur 21
Recherchez l immeuble que sur lequel vous avez ce compte à créer. Puis appuyez sur le bouton «sélection». Cliquez ensuite sur le bouton «Création» Page 5 sur 21
Complétez ensuite la zone «Intitulé du chantier» Puis cliquer sur le bouton «valider». Complétez ensuite les différentes zones de l écran puis cliquez sur le bouton «valider». A noter que si le compte que vous souhaitez créer un compte Opération exceptionnelles vous n avez pas à indiquer la date d assemblée générale. Page 6 sur 21
Sur cet écran vous allez pouvoir créer toutes les échéances des appels travaux tant effectués que restant à effectuer. Les échéances antérieures à la date de début de l exercice comptable de la copropriété seront systématiquement considérées comme ayant déjà effectuées. Cliquez ensuite sur le bouton «valider» pour pouvoir permettre la création du ou des comptes de charges de ce chantier. Sélectionnez le type de compte de charges que vous désirez créer puis cliquez sur le bouton «valider» Page 7 sur 21
Cliquez sur le bouton puis renseignez les différentes zones de l écran. Cliquez ensuite sur le bouton «valider». Page 8 sur 21
Indiquez ensuite le montant total des appels à effectuer sur ce compte. Ce montant est celui voté par l assemblée générale. Le bouton création va vous permettre de revenir au programme de création d un compte de charge pour vous permettre de créer un nouveau compte de charge affecté à ce chantier. 3.1.2.3 Mise à jour de l échéancier. Page 9 sur 21
Vous allez maintenant pouvoir, au moyen du bouton «échéancier», pouvoir passer les écritures d appels travaux effectués par l ancien syndic Cliquer sur échéancier Dans notre exemple nous allons considérer que l ancien syndic nous à remis le dossier avec les 2 appels travaux déjà effectués. Sélectionnez une échéance, cliquez sur ADF Page 10 sur 21
La quote par de chaque copropriétaire est calculée automatiquement par le programme. Répétez cette opération autant de fois que nécessaire. La création de votre chantier est maintenant terminée cliquer sur le bouton «Valider» pour revenir à l écran précédent, sur celui-ci cliquez encore sur le bouton «Valider». 3.1.3 Affectation à la copropriété du journal «Banque de reprise». Ce journal va vous permettre de créer un compte 47954599 qui fonctionnera comme un compte financier. Vous passerez dans ce journal toutes les écritures de reprises de la compta de l ancien syndic (Encaissements, dépenses), mais ces écritures ne seront pas reprise dans votre pointe. A la fin de la reprise de la comptabilité de l ancien syndic vous solderez ce compte par la banque de la copropriété. 3.1.3.1 Chemin d accès. Fichiers > Immeubles. 3.1.3.2 Mise en œuvre. Après avoir sélectionné votre immeuble cliquez sur le bouton «trésorerie». Page 11 sur 21
Cliquez ensuite sur le bouton «Ajout». Dans la liste des banques qui se présentent à l écran sélectionnez la banque de reprise puis cliquez sur le bouton «Valider». Saisie du R.I.B. Saturer de «1» les zones Etab. Guichet Compte, saisir «48» dans la clé et «Reprise» dans la domiciliation, puis cliquez sur le bouton «Valider». Page 12 sur 21
4. REPRISE DES A.N COMPTABLES. BALANCE D'OUVERTURE Titre Débit Credit Fonds de roulement 2000,00 Fonds de réserve travaux 4000,00 Copropriétaire A 500,00 Copropriétaire B 300,00 EDF 50,00 Peinture cage escalier 150,00 Appel travaux 10000,00 CAT 10000,00 BANQUE COPROPRIETE 6000,00 16500,00 16500,00 Remarque liminaire : Avant de procéder à la saisie des a nouveaux comptables, vérifiez que tous les comptes nécessaires à celle-ci soient bien créer. Notamment pour les fournisseurs ils doivent impérativement être créés et affectés à la copropriété. 4.1 Chemin d accès. Divers > Saisie des a nouveaux > A nouveaux comptables. 4.2 Mise en œuvre. 4.2.1 Saisie des a nouveaux Page 13 sur 21
Sélectionnez votre immeuble puis cliquez sur le bouton «Sélection». Indiquez le libellé de vos écritures puis cliquez sur le bouton «Valider». La saisie des a nouveaux se fait pour tous les comptes de la balance d ouverture à l exception des comptes financiers. La partie droite de cet écran va vous permettre de saisir en continu les différents soldes présents sur les comptes de votre balance de reprise. Dans notre exemple il va vous falloir créditer les comptes Fonds de roulement, Fonds de réserve travaux, Copropriétaire B, Fournisseur EDF et Peinture cage d escalier, Appel travaux puis débiter le compte Copropriétaire A. La contrepartie de ces écritures est automatiquement comptabilisée sur le compte 47111099 Reprise de solde. A la fin de votre saisie le solde de ce compte doit correspondre au montant des comptes financiers de votre balance. Page 14 sur 21
Dans notre exemple le solde du compte courant et du C.A.T nous donne bien 16.000,00. Une fois votre saisie terminée cliquez sur le bouton «Quitter» puis sur le bouton «Valider». 4.2.2 Solde du compte de reprise de solde. Vous devez ensuite solder le compte reprise de solde par une ou plusieurs recettes (par virement) ou dépenses, en date du 01-01-2007. Dans notre exemple il faudra faire une recette avec comme journal «Banque de reprise» pour le montant du compte courant soit 6.400,00. Puis une recette avec comme journal le «CAT» pour 10.000,00. Vérifiez ensuite que votre compte reprise de solde est bien soldé, puis validez votre brouillard de saisie. La partie comptable de la reprise des a nouveaux est maintenant terminée. 5. VENTILATION DES COMPTES AVANCES Après avoir précédemment repris de manière comptable et globalement les comptes «avances» il va maintenant falloir réaffecter la quote-part de chaque copropriétaire. 5.1 Ventilation automatique des avances. Cette méthode sera utiliser si les «avances» antérieurement appelées l on été faite sur la base de millièmes définis. Attention toute fois aux différences d arrondi de calcul. 5.1.1 Chemin d accès. Comptabilité > Opérations sur avances. 5.1.2 Mise en œuvre. Sélectionnez votre immeuble et le compte d avance sur lequel vous souhaitez intervenir puis, cliquez sur le bouton «Sélection». Page 15 sur 21
Cochez «Compte à créditer» Cochez Contrepartie «autres comptes» Sélectionnez alors le même compte. Indiquez le montant, sélectionnez la clé de répartition, indiquez la date des écritures (en principe la même que celle de la reprise des a nouveaux) et un libellé. Cochez ensuite «Edition du récapitulatif» puis, cliquez sur le bouton «Valider». Vérifier le résultat obtenu et répondre oui au message de demande d injection si celui-ci vous satisfait. 5.2 Ventilation manuelle des avances. Cette méthode sera utiliser si les «avances» antérieurement appelées l on été faite sur une base de répartition inconnu ou si le résultat de la simulation automatique ne vous donne pas satisfaction. 5.1.1 Chemin d accès. Divers > Saisie des A Nouveaux > Avances (Tres./Trx/Aut.) 5.1.2 Mise en œuvre. Sélectionnez votre immeuble et le compte d avance sur lequel vous souhaitez intervenir puis, cliquez sur le bouton «Sélection». Indiquer le montant à ventiler dans la zone montant théorique puis au regard de chacun des lots des copropriétaires indiquez le montant de sa quote-part. Cliquez ensuite sur le bouton «Valider». Page 16 sur 21
Le programme vérifie la concordance entre le montant théorique et les montants saisis. Répondre au message de confirmation. Pensez à valider vos brouillards de saisie. 6. SAISIE DES FACTURES TRAVAUX SUR EXERCICES CLOTURES Comme pour les appels travaux il vous faut reprendre aussi les factures réglées ou non mais saisie par le précédent syndic sur des exercices antérieurs. 6.1 Chemin d accès. Appels de fonds > Appel travaux/op.exp. 6.1.2 Mise en œuvre Sélectionnez votre immeuble, puis cliquez sur le bouton «Sélection». Sélectionnez votre chantier, puis cliquez sur le bouton «Sélection». Cliquez ensuite sur le bouton «Factures exercices clôturés». Page 17 sur 21
Cliquez sur le bouton «Création». Selon le cas laissez la zone facture payée cochée ou cochez facture non payées. Si la facture n est pas réglée au jour de l ouverture de l exercice vous devez l avoir repris en saisie des a nouveaux comptable au crédit d un compte fournisseur. 6.1.2.1 Création d une facture payée. Les zones Date facture, Numéro de facture, Libellé, Mode de règlement, Compte de charge, Montant sont à compléter impérativement. Page 18 sur 21
La zone «Date règlement» qui est automatiquement incrémentée par la date de la facture est modifiable. Cliquez ensuite sur le bouton «Valider». 6.1.2.2 Création d une facture payée. Les zones Date facture, Numéro de facture, Libellé, Mode de règlement, Compte de charge, Montant sont à compléter impérativement. La zone «Date échéance» qui est automatiquement incrémentée par la date de la facture est modifiable. La zone «N de chèque» est facultative. Cliquez ensuite sur le bouton «Valider». Dans ce cas l échéancier fournisseur est créé et la facture est prête à être réglée. 7. MISE A JOUR DE L ECHEANCIER FOURNISSEUR. Pour tous les fournisseurs (autres que les factures travaux voire supra.) sur lesquels vous avez passés des opérations comptables à la saisie des a nouveaux vous devez pour ensuite pouvoir régler les factures reconstituer l échéancier. 7.1 Chemin d accès. Saisie comptable > Fournisseur > MAJ Echanc./Regl. 7.1.2 Mise en œuvre. Cliquez sur la barre Mise à jour de l échéancier. Validez l écran vous proposant de sélectionner le code d activité sans y apporté la moindre modification. Sélectionnez votre immeuble et le fournisseur sur lequel vous souhaitez intervenir, puis cliquez sur le bouton «Sélection»et sur le bouton «Valider». Page 19 sur 21
Cliquez sur le bouton «Création». Complétez les différentes zones de l écran, puis cliquez sur le bouton «Valider». Répétez cette opération autant de fois que vous avez saisie de factures fournisseur à régler dans la phase de la saisie de vos a nouveaux comptables. 8. POUR MEMOIRE D autres opération sont encore à effectuées pour que votre copropriété soit totalement opérationnelle. 8.1 Saisie du budget de l exercice en cours. Budget > Gestion des budgets. 8.1.2 Paramétrage des appels budgets restant à effectuer sur l exercice en cours. Fichiers > Immeubles bouton «Appels budgets». 8.2 Saisie des budgets N+1 N+2 Budget > Gestion des budgets 8.3 Saisie des Budgets et réalisés N-1 et N-2 Divers > Utilitaires > Utilitaire CLIENT > 41 Maj. Budget Réal N-2, N-1 Page 20 sur 21
9. OPERATION ENTRE LE DEBUT D EXERCICE ET LA DATE DE NOMINATION Se munir du grand livre des écritures comptables entre le début d exercice et la date de nomination (dans notre exemple le grand livre du 01/01/2007 au 20/06/2007) 9.1 Opérations de banque Opération de banque effectuées par l ancien syndic entre le début de l exercice et la date de reprise de la copropriété par vos soins (encaissement des règlements des copropriétaires et les dépenses effectuées pour régler les fournisseurs) (prog. Saisie comptable recettes / dépenses) A la date des écritures : 9.1.1. LES REGLEMENTS COPROPRIETAIRES (recettes) Entre le compte copropriétaire (au crédit) et le compte BANQUE DE REPRISE (au débit) 9.1.2. LES REGLEMENTS FOURNISSEURS (dépenses) Entre le compte de charges (au débit) et compte BANQUE DE REPRISE (au crédit) 9.2 LES APPELS DE FONDS BUDGET 9.2.1 Pour les appels budget effectué par l ancien syndic, les saisir en appels manuels (prog. Divers saisie à nouveaux appels budget manuels) Choix de la date d appel ex : Appel 1er Trimestre Rechercher le copropriétaire et saisir sa quote-part d appel budget prévisionnel au débit (par lot si possible) 9.3 SAISIE DUCHEQUE REMIS PAR L ANCIEN SYNDIC Encaisser le chèque sur le compte : 47954599 BANQUE DE REPRISE APRES CES SAISIES, LE COMPTE BANQUE DE REPRISE DOIT ETRE A ZERO SI SE N EST PAS LE CAS, VERIFIEZ VOTRE SAISIE OU RAPPROCHEZ VOUS DE L ANCIEN SYNDIC. 9.4 Mise à jour du rapprochement bancaire de fin d exercice : Au vu de l état de rapprochement bancaire de la banque au 31.12.2004 (Toujours dans notre exemple) Vous devez saisir manuellement toutes les sommes non rapprochées (soit : remises non créditées à la banque, chèques non encore débités ; ne pas s intéresser au solde bancaire ou comptable, ces zones sont renseignées en automatique par le logiciel). (Prog. Divers Saisie des A nouveaux Rapprochement bancaire) mettre le numéro de l immeuble si le compte banque est un compte séparé, le compte banque est un compte unique ou pivot cochez la case. Puis choisir le journal correspondant à votre banque le bouton va vous permettre de créer chaque écriture de votre état de rapprochement. Pour toutes les écritures vous devrez renseigner : la date, le libellé, et la case n chèque (zone obligatoire) pour les remises vous noterez ici le numéro de celle-ci, pour les chèques mettre le numéro du chèque les remises non pointées seront enregistrées en débit les chèques émis et non encore débités seront enregistrés en crédit. Page 21 sur 21