Cahier des clauses particulières réalisation du cahier des charges d un outil informatique de gestion matérielle des collections de la BULAC VERSION DU 19/11/2008 RÉDIGÉ PAR Thomas Jacqueau (thomas.jacqueau@bulac.sorbonne.fr )
TABLE DES MATIÈRES 1. Description du marché...3 1.1. Objet...3 1.2. Mode de passation...3 1.3. Modalités de réponse...3 1.4. Critères de jugement des offres...3 2. Clauses techniques particulières...4 2.1. Environnement de la mission...4 2.1.1. Présentation du GIP BULAC...4 2.1.2. Description de l outil logiciel envisagé...4 2.1.3. Environnement informatique...5 2.2. Objectifs de la mission...6 3. Clauses administratives particulières...7 3.1. Délais de réalisation...7 3.2. Prix...7 3.3. Modalités de paiement...7 3.4. Opérations de vérification et admission...7 3.5. Propriété intellectuelle...7 3.6. Obligations du titulaire...8 VERSION DU 19/11/2008 2
1. Description du marché 1.1. Objet Le groupement d intérêt public «bibliothèque universitaire des langues et civilisations» (GIP BULAC) fait appel à une assistance à maîtrise d ouvrage pour l assister, dans le cadre du développement d un outil informatique de gestion matérielle de ses collections, sur les tâches suivantes : définition précise des besoins ; rédaction du cahier des charges, et de documents de travail tels que comptes rendus de réunions ; étude des scénarios d allotissement et de fractionnement du marché de développement. 1.2. Mode de passation Le présent marché sera passé sous procédure adaptée. 1.3. Modalités de réponse Les réponses (et les demandes de renseignements) sont à adresser avant le 5 décembre 2008, sous forme postale ou électronique, à : Thomas Jacqueau, GIP BULAC, 60, rue de Wattignies, 75012 Paris. Adresse électronique : thomas.jacqueau@bulac.sorbonne.fr. 1.4. Critères de jugement des offres Valeur technique de l offre sur la base d un mémoire : 30 % ; prix des prestations : 30 % ; profil de l intervenant : 20 % ; délai d exécution : 20 %. VERSION DU 19/11/2008 3
2. Clauses techniques particulières 2.1. Environnement de la mission 2.1.1. Présentation du GIP BULAC La vocation de la Bibliothèque universitaire des langues et civilisations (BULAC) qui ouvrira ses portes au public en 2011 est de réunir en un lieu unique les collections de près de 25 bibliothèques d études ou de recherche dispersées, à l heure actuelle, sur plus de 15 sites dans Paris et sa proche banlieue. Ce nouvel établissement regroupera environ 1,5 millions d ouvrages dans un bâtiment neuf comprenant environ 67 km linéaires de rayonnages. Les collections seront réparties entre ouvrages stockés en magasins et ouvrages disponibles en libre-accès : dans les magasins environ 60 km linéaires de rayonnages dont 40 km linéaires de collections. Toutes ces collections devront être regroupées dans les nouveaux magasins selon un ordre qui n est pas forcément celui dans lequel elles se présentent sur les sites de départ. dans ses salles de libre-accès, environ 7 km linéaires de rayonnages dont 5 km linéaires de collections. Pour plus de renseignements, consulter www.bulac.fr. 2.1.2. Description de l outil logiciel envisagé Dans le cadre de la préparation du transfert de ces collections et du suivi de leur déménagement il est envisagé d avoir recours à un outil informatique pour assister et faciliter la gestion des mouvements de collections. Cet outil est destiné : à l étude prévisionnelle de l implantation des ensembles de documents du futur établissement BULAC dans ses futurs magasins et espaces publics, à l édition des documents nécessaires à la préparation de l appel d offres pour le déménagement desdites collections, au suivi du déménagement de ces collections, à la gestion de l implantation des collections et à leur localisation dans le futur établissement en fonctionnement. VERSION DU 19/11/2008 4
A titre indicatif, voici une première liste des fonctionnalités souhaitées. Avant le déménagement : pour les magasins de choisir un mobilier permettant une implantation optimale des collections. de préparer l implantation fine des documents ou de groupe de documents aussi bien dans les magasins d arrivée que dans les futures salles libre-accès, de donner pour chaque groupe de documents une adresse d arrivée (magasin, travées, armoire, tablette), de faciliter la discussion et la communication grâce à des plans offrant une visualisation des lots de documents implantés et des tableaux récapitulatifs très lisibles, de calculer l occupation des magasins (nombre de mètres linéaires occupés, liste des lots, nombre de mètres linéaires libres...) lorsqu une simulation d implantation des lots est effectuée. de permettre au responsable de la BULAC chargé de ce dossier d avoir une grande autonomie d utilisation de l outil. Il faudra par exemple que la modification du fichier de description des rayonnages soit simple. d offrir la possibilité de changer facilement un lot d emplacement et donc, de repositionner l ensemble des lots, de les ré-adresser, de recalculer l occupation des rayonnages et d imprimer des plans et des tableaux récapitulatifs mis à jour. Pendant le déménagement : d éditer les bordereaux de déménagement à remettre aux déménageurs, de rectifier l occupation théorique (très régulièrement, chaque jour ou semaine) en fonction de l occupation réelle, les métrages annoncés n étant pas toujours exacts, d éditer des tableaux récapitulatifs des groupes et lots destinés à un espace physique donné (un magasin, un bloc, une travée ou une armoire). Après le déménagement : de localiser précisément (n de magasin, travée, armoire, tablette) un document aussi bien en magasin que dans les salles de libre-accès, de visualiser la localisation d un document donné dans les plans du libre-accès, de visualiser des collections par étagère, par thématique, par tranche de cote, par mot-matière, etc., ce qui permettrait par exemple de voir ce que l on a en chinois dans le fonds libre-accès. d éditer un plan statique pour voir comment les collections sont implantées, de simuler les éventuels mouvements de collections, de tenir à jour l implantation des collections en accroissement. 2.1.3. Environnement informatique L environnement informatique du GIP BULAC n est pas encore stabilisé. On peut néanmoins souligner les points suivants : Le GIP BULAC souhaite favoriser, pour toutes ses applications informatiques futures, l utilisation de logiciels libres et open source. Les acteurs du «périmètre BULAC» (établissements ou structures appelés à rejoindre le futur établissement) ont chacun leur environnement informatique propre ; l ensemble est hétérogène. VERSION DU 19/11/2008 5
Le GIP BULAC s est équipé du système Web de gestion de contenu TYPO3 (www.typo3.org). La principale application administrée par le GIP BULAC est son système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB) Millennium, développé par la société Innovative Interfaces Inc. (www.iii.com). Ce progiciel devrait à terme (courant 2010) être remplacé par le logiciel libre Koha (www.koha.org). 2.2. Objectifs de la mission 1. Le titulaire s accordera avec le maître d ouvrage sur la méthode de travail à adopter, le rythme des rencontres et la liste détaillée des livrables à fournir. 2. Il procèdera ensuite à l analyse des besoins, réalisée auprès des personnels concernés par l utilisation de ce logiciel (notamment, mais pas uniquement, les personnels impliqués dans la préparation du déménagement et dans la constitution des collections en libre-accès). 3. Il produira enfin un cahier des charges comprenant les spécifications techniques détaillées de l application, et décrivant les prestations de mise en œuvre et d exploitation de celle-ci. Ce cahier des charges fournira la matière du cahier des clauses techniques particulières du marché de développement subséquent, et définira notamment : l architecture technique du logiciel ; les différents profils d utilisateurs ; le programme fonctionnel : distinction entre fonctionnalités de base et fonctionnalités optionnelles, développements spécifiques, interfaces ; l ergonomie, la charte graphique du logiciel ; le pilotage, le paramétrage, les prestations d accompagnement, de formation, de maintenance ; l organisation du projet : dispositif interne et externe, méthodologie de développement, modalités de tests et de réception, planning. VERSION DU 19/11/2008 6
3. Clauses administratives particulières 3.1. Délais de réalisation La mission devra être conduite dans un délai de 2 mois. 3.2. Prix Le marché est rémunéré à prix forfaitaire. Les prix sont réputés inclure l ensemble des frais, sujétions, charges fiscales, parafiscales ou autres inhérentes à l exécution des missions confiées au titulaire du présent marché. 3.3. Modalités de paiement Le paiement sera effectué sous trente jours à compter de l admission des travaux. 3.4. Opérations de vérification et admission Par dérogation à l article 32 dernier alinéa du CCAG PI, le maître d ouvrage dispose d un délai de deux semaines pour procéder à la vérification de chaque document remis par le titulaire du présent marché. Ce délai court à compter de la date de l accusé de réception par le maître d ouvrage de chaque document à réceptionner. Le maître d ouvrage vérifiera que le titulaire a bien respecté les obligations de résultats. A l issue des vérifications, le maître d ouvrage prononce la réception, l ajournement, la réception avec commentaires ou le rejet des documents. Par dérogation à l article 33.1. du CCAG PI, la décision prise doit être notifiée au titulaire du marché. Si le maître d ouvrage ne notifie pas sa décision dans le délai de deux semaines, les prestations sont considérées comme reçues avec effet à compter de l expiration du délai prévu pour la vérification. 3.5. Propriété intellectuelle L option retenue concernant l utilisation des résultats et précisant les droits respectifs de la personne publique et du titulaire est l option A telle que définie au chapitre IV du CCAG Prestations intellectuelles (art. 19 à 31 inclus). Si les prestations ou les résultats de ce marché constituent des œuvres originales, son titulaire concède au maître de l ouvrage les droits d utilisation, de reproduction, de représentation et d adaptation desdites œuvres pour la durée de l étude, de la construction et de l utilisation de l ouvrage ou des ouvrages objet du présent marché et ce à compter de la notification du marché. Cette concession vaut sur le territoire du maître de l ouvrage pour assurer les objectifs de ce marché, notamment de son programme fonctionnel. VERSION DU 19/11/2008 7
3.6. Obligations du titulaire Obligations de résultats Le titulaire du marché devra remettre dans les délais prescrits des livrables satisfaisant aux critères contenus dans le tableau ci-après : Catégorie Nature de l opération et vérification Analyse des besoins Cahier des charges Sur le contenu : exhaustivité du dossier ; compréhension et restitution correcte du contexte, des objectifs et des enjeux ; pertinence et, le cas échéant, pérennité des solutions (fonctionnelles, techniques, économiques et organisationnelles). Sur la forme : qualité rédactionnelle ; lisibilité. Compte rendus de réunions Sur le contenu : restitution exhaustive et exacte des décisions et débats. Sur la forme : qualité rédactionnelle ; lisibilité. Confidentialité et secret Les traitements, fichiers, états de sortie, états intermédiaires et toutes informations traitées par la personne publique doivent être considérés comme confidentiels. Le candidat prend toutes les mesures pour protéger les informations, qu elles soient en cours de traitement, de transfert, en sortie d impression ou archivées. VERSION DU 19/11/2008 8