SOMMAIRE 1- Le DOCUMENT UNIQUE 2- Le PROGRAMME ANNUEL DE PREVENTION 3- Proposition d une méthodologie de suivi et de mise à jour du DU et du PAP Nécessité d utiliser le navigateur internet Mozilla Firefox pour utiliser l application Agirhe.
1- Le DOCUMENT UNIQUE Introduction Récapitulatif de la démarche Page d accueil Page «créer un nouveau lieu» Page «créer un gestionnaire» Page «unité de travail» Page «tâche» Page «création d une nouvelle tâche» Page «modification d une tâche existante» Page «dupliquer une tâche» Page «supprimer une tâche» Page «imprimer le DU» Page «créer un dossier d archivage» Page «archiver le DU» Cliquer sur l onglet MEDECINE Puis, dans le menu déroulant, cliquer sur «Document Unique»
Document unique et prévention à 5 items 1- Le DOCUMENT UNIQUE Introduction Récapitulatif de la démarche Page d accueil Page «créer un nouveau lieu» Page «créer un gestionnaire» Page «unité de travail» Page «tâche» Page «création d une nouvelle tâche» Page «modification d une tâche existante» Page «dupliquer une tâche» Page «supprimer une tâche» Page «imprimer le DU» Page «créer un dossier d archivage» Page «archiver le DU»
Item 1 : Introduction Membres du comité de pilotage : agents de la collectivité préventeur autres accompagnateurs (élus, bénévoles, )
Fiches pratiques à consulter pour la mission évaluation des risques professionnelles : - Rappel de la réglementation - Quelques définitions - Présentation de la méthodologie utilisée - Modalité d actualisation du document unique 1- Le DOCUMENT UNIQUE Introduction Récapitulatif de la démarche Page d accueil Page «créer un nouveau lieu» Page «créer un gestionnaire» Page «unité de travail» Page «tâche» Page «création d une nouvelle tâche» Page «modification d une tâche existante» Page «dupliquer une tâche» Page «supprimer une tâche» Page «imprimer le DU» Page «créer un dossier d archivage» Page «archiver le DU»
Item 2 : Récapitulatif de la mise en œuvre de l EvRP Déroulement de la démarche : Dates de réunion pour l étude de l EvRP Bâtiments visités Filières analysées Dates de réunion pour l élaboration du programme annuel de prévention (PAP)
1- Le DOCUMENT UNIQUE Introduction Récapitulatif de la démarche Page d accueil Page «créer un nouveau lieu» Page «créer un gestionnaire» Page «unité de travail» Page «tâche» Page «création d une nouvelle tâche» Page «modification d une tâche existante» Page «dupliquer une tâche» Page «supprimer une tâche» Page «imprimer le DU» Page «créer un dossier d archivage» Page «archiver le DU» Item 3 : Document Unique à création et mise à jour
Page d accueil du document unique créer un nouveau lieu liste des lieux analysés imprimer le DU historique 1- Le DOCUMENT UNIQUE Introduction Récapitulatif de la démarche Page d accueil Page «créer un nouveau lieu» Page «créer un gestionnaire» Page «unité de travail» Page «tâche» Page «création d une nouvelle tâche» Page «modification d une tâche existante» Page «dupliquer une tâche» Page «supprimer une tâche» Page «imprimer le DU» Page «créer un dossier d archivage» Page «archiver le DU»
Page «créer un nouveau lieu» Cliquer sur «créer un nouveau lieu» Page «créer un nouveau lieu» 1. Sélectionner un gestionnaire existant dans le menu déroulant 2. Indiquer le nom du lieu 3. Cliquer sur «valider»
1- Le DOCUMENT UNIQUE Introduction Récapitulatif de la démarche Page d accueil Page «créer un nouveau lieu» Page «créer un gestionnaire» Page «unité de travail» Page «tâche» Page «création d une nouvelle tâche» Page «modification d une tâche existante» Page «dupliquer une tâche» Page «supprimer une tâche» Page «imprimer le DU» Page «créer un dossier d archivage» Page «archiver le DU» Page «créer un gestionnaire» : si le gestionnaire n est pas dans la liste de ceux existant Cliquer sur «créer un nouveau lieu»
Page «créer un gestionnaire» : si le gestionnaire n est pas dans la liste de ceux existant Cliquer sur «créer un gestionnaire» Page «créer un gestionnaire» : si le gestionnaire n est pas dans la liste de ceux existant Cliquer sur «ajouter un gestionnaire»
Page «créer un gestionnaire» : si le gestionnaire n est pas dans la liste de ceux existant Remplir les champs vierges et valider Retourner à la page «créer un nouveau lieu», sélectionner le gestionnaire, indiquer l intitulé du lieu et valider
1- Le DOCUMENT UNIQUE Introduction Récapitulatif de la démarche Page d accueil Page «créer un nouveau lieu» Page «créer un gestionnaire» Page «unité de travail» Page «tâche» Page «création d une nouvelle tâche» Page «modification d une tâche existante» Page «dupliquer une tâche» Page «supprimer une tâche» Page «imprimer le DU» Page «créer un dossier d archivage» Page «archiver le DU» Page «unité de travail» : liste des unités de travail du lieu La notion d «unité de travail» doit être prise au sens large, afin de recouvrir les situations très diverses d organisation du travail. Son champ peut s étendre d un poste de travail, à plusieurs types de postes occupés par les travailleurs ou à des situations de travail présentant les mêmes caractéristiques. De même, d un point de vue géographique, l unité de travail ne se limite pas forcément à une activité fixe, mais peut aussi bien couvrir des lieux différents (manutention, chantiers, transports, etc.)
Page «unité de travail» : liste des unités de travail du lieu Pour accéder aux unités de travail d un lieu, cliquer sur «détail» au niveau du lieu Page «unité de travail» : liste des unités de travail du lieu Pour ajouter une nouvelle unité de travail, cliquer sur «ajouter une unité de travail»
Sélectionner une unité de travail parmi la liste et valider 1- Le DOCUMENT UNIQUE Introduction Récapitulatif de la démarche Page d accueil Page «créer un nouveau lieu» Page «créer un gestionnaire» Page «unité de travail» Page «tâche» Page «création d une nouvelle tâche» Page «modification d une tâche existante» Page «dupliquer une tâche» Page «supprimer une tâche» Page «imprimer le DU» Page «créer un dossier d archivage» Page «archiver le DU»
Page «tâche» : liste des tâches de l unité de travail Pour accéder aux tâches d une unité de travail, cliquer sur «détail» au niveau de l unité de travail 1- Le DOCUMENT UNIQUE Introduction Récapitulatif de la démarche Page d accueil Page «créer un nouveau lieu» Page «créer un gestionnaire» Page «unité de travail» Page «tâche» Page «création d une nouvelle tâche» Page «modification d une tâche existante» Page «dupliquer une tâche» Page «supprimer une tâche» Page «imprimer le DU» Page «créer un dossier d archivage» Page «archiver le DU»
Page «création d une nouvelle tâche» Pour ajouter une nouvelle tâche, cliquer sur «ajouter une tâche» Page «création d une nouvelle tâche» 1 2 3 4 5 6 7 1. Sélectionner la «tâche» dans la liste déroulante (possibilité de générer un modèle, en cliquant sur consulter/créer modèle», puis en cliquant sur «insérer» si le modèle est rempli) 2. Sélectionner le «risque» dans la liste déroulante 3. Compléter la case «observations» avec la description de la situation dangereuse 4. En cas d établissement d une plaquette photo, indiquer le ou les numéros correspondants 5. Sélectionner la gravité et la fréquence dans la liste déroulante (la criticité brute se calcule toute seule) 6. Sélectionner la maîtrise (la criticité résiduelle se calcule toute seule) 7. Compléter la case «commentaires» en indiquant les éléments de maîtrise du risque présents au moment de l observation C est la criticité «résiduelle» qui compte pour la priorité des actions à planifier.
Page «création d une nouvelle tâche» 8 9 10 11 8. Compléter la case «propositions de mesures correctives» 9. Préciser les fiches pratiques et références réglementaires au besoin 10. Enfin sélectionner les «agents concernés» et les ajouter à la liste 11. valider la tâche 1- Le DOCUMENT UNIQUE Introduction Récapitulatif de la démarche Page d accueil Page «créer un nouveau lieu» Page «créer un gestionnaire» Page «unité de travail» Page «tâche» Page «création d une nouvelle tâche» Page «modification d une tâche existante» Page «dupliquer une tâche» Page «supprimer une tâche» Page «imprimer le DU» Page «créer un dossier d archivage» Page «archiver le DU»
Page «modification d une tâche existante» : mise à jour du DU Pour accéder aux détails d une tâche en vue de la modifier, cliquer sur «détail» au niveau de la tâche concernée Page «création d une nouvelle tâche» 1 2 3 4 5 1. Modifier la case «observations» avec la description de la nouvelle situation dangereuse 2. En cas d établissement d une plaquette photo, indiquer le ou les numéros correspondants 3. Si nécessaire, modifier la gravité et la fréquence dans la liste déroulante (la criticité brute se calcule toute seule) 4. Modifier la maîtrise (la criticité résiduelle se calcule toute seule) 5. Compléter la case «commentaires» en indiquant les éléments de maîtrise du risque présents au moment de la mise à jour de la tâche C est la criticité «résiduelle» qui compte pour la priorité des actions à planifier.
Page «création d une nouvelle tâche» 6 7 8 9 6. Modifier la case «propositions de mesures correctives» (indiquer «A poursuivre» si toutes les mesures de prévention ont été réalisées («maîtrise totale»)) 7. Préciser les fiches pratiques et références réglementaires au besoin 8. Si nécessaire, modifier les «agents concernés» et les ajouter/enlever à la liste 9. valider la tâche 1- Le DOCUMENT UNIQUE Introduction Récapitulatif de la démarche Page d accueil Page «créer un nouveau lieu» Page «créer un gestionnaire» Page «unité de travail» Page «tâche» Page «création d une nouvelle tâche» Page «modification d une tâche existante» Page «dupliquer une tâche» Page «supprimer une tâche» Page «imprimer le DU» Page «créer un dossier d archivage» Page «archiver le DU»
Page «dupliquer une tâche» Pour dupliquer une tâche existante, cliquer sur «dupliquer une tâche» Dupliquer une tâche permet de copier une tâche déjà décrite dans une autre unité de travail. Page «dupliquer une tâche» Sélectionner le lieu puis l unité de travail où se trouve la tâche à dupliquer, et valider
Page «dupliquer une tâche» Sélectionner la ou les tâches à dupliquer en les cochant, puis valider La ou les tâches sélectionnées sont dupliquées, il reste à les compléter (commentaires, nom des agents, etc.) 1- Le DOCUMENT UNIQUE Introduction Récapitulatif de la démarche Page d accueil Page «créer un nouveau lieu» Page «créer un gestionnaire» Page «unité de travail» Page «tâche» Page «création d une nouvelle tâche» Page «modification d une tâche existante» Page «dupliquer une tâche» Page «supprimer une tâche» Page «imprimer le DU» Page «créer un dossier d archivage» Page «archiver le DU»
Page «supprimer une tâche» Si la tâche n est plus réalisée par aucun agent, il est possible de la supprimer en cliquant sur «supprimer» 1- Le DOCUMENT UNIQUE Introduction Récapitulatif de la démarche Page d accueil Page «créer un nouveau lieu» Page «créer un gestionnaire» Page «unité de travail» Page «tâche» Page «création d une nouvelle tâche» Page «modification d une tâche existante» Page «dupliquer une tâche» Page «supprimer une tâche» Page «imprimer le DU» Page «créer un dossier d archivage» Page «archiver le DU»
Page «imprimer le DU» : page d accueil Cliquer sur «imprimer le document unique» Page «imprimer le DU» : page d accueil 1. Choisir un mode d impression : «par lieu» par défaut 2. Choisir un type de sélection : tous les lieux ou sélection de lieux 3. Choisir une organisation des données : «par unité de travail» par défaut 4. Cliquer sur imprimer : une fenêtre apparaît vous proposant d ouvrir ou d enregistrer le DU 5. Puis cliquer sur retour
1- Le DOCUMENT UNIQUE Introduction Récapitulatif de la démarche Page d accueil Page «créer un nouveau lieu» Page «créer un gestionnaire» Page «unité de travail» Page «tâche» Page «création d une nouvelle tâche» Page «modification d une tâche existante» Page «dupliquer une tâche» Page «supprimer une tâche» Page «imprimer le DU» Page «créer un dossier d archivage» Page «archiver le DU» Page «créer un dossier d archivage» : archivage de la mise à jour du DU une fois par an Cliquer sur «archiver» devant le lieu à archiver
Page «créer un dossier d archivage» : archivage de la mise à jour du DU une fois par an Cliquer sur «créer un dossier» La création d un dossier d archivage archive automatiquement le programme annuel de prévention existant (afin qu un nouveau PAP, associé au DU mis à jour, puisse être créé). Il faut donc vérifier, avant de créer le dossier d archivage que le PAP a été mis à jour (date de réalisation et état réalisé pour les actions planifiées menées à bien). Page «créer un dossier d archivage» : archivage de la mise à jour du DU une fois par an Cliquer sur «ajouter un dossier» Liste des dossiers d archivage déjà existant
Page «créer un dossier d archivage» : archivage de la mise à jour du DU une fois par an Compléter les champs : 1. Nom du dossier (ex : «DU février 2014») 2. Année du DU à archiver 3. Date de mise à jour annuelle prévue Cliquer sur valider, le dossier apparaît dans la liste. Puis cliquer sur retour pour revenir à la page d accueil du DU. 1- Le DOCUMENT UNIQUE Introduction Récapitulatif de la démarche Page d accueil Page «créer un nouveau lieu» Page «créer un gestionnaire» Page «unité de travail» Page «tâche» Page «création d une nouvelle tâche» Page «modification d une tâche existante» Page «dupliquer une tâche» Page «supprimer une tâche» Page «imprimer le DU» Page «créer un dossier d archivage» Page «archiver le DU»
Page «archiver le DU» Pour chaque lieu, un par un, cliquer sur «archiver» Page «archiver le DU» Sélectionner le dossier où archiver le lieu et valider. Recommencer pour chaque lieu.
Page «archiver le DU» : page d accueil DU en cours modifiable Dossiers d archivage annuel du DU en lecture seule 2- Le PROGRAMME ANNUEL DE PREVENTION Page d accueil Page «visualisation du PAP» Page «saisir une action» Page «modifier une action» Page «supprimer une action» Page «imprimer le PAP» Page «historique»
2- Le PROGRAMME ANNUEL DE PREVENTION Page d accueil Page «visualisation du PAP» Page «saisir une action» Page «modifier une action» Page «supprimer une action» Page «imprimer le PAP» Page «historique» Item 4 : Programme annuel de prévention (PAP)
Page d accueil du PAP liste des lieux analysés visualisation du PAP imprimer le PAP historique PAP en cours modifiable Dossiers d archivage annuel du PAP en lecture seule 2- Le PROGRAMME ANNUEL DE PREVENTION Page d accueil Page «visualisation du PAP» Page «saisir une action» Page «modifier une action» Page «supprimer une action» Page «imprimer le PAP» Page «historique»
Page «visualisation du PAP» 1. sélectionner un ou plusieurs lieux ou tous les lieux en cliquant sur «tout sélectionner» 2. cliquer sur «visualiser le programme annuel de prévention» Page «visualisation du PAP» 1. sélectionner une ou plusieurs unités de travail à l aide de la touche CTRL 2. cliquer sur «valider»
Page «visualisation du PAP» Visualisation par priorité 2- Le PROGRAMME ANNUEL DE PREVENTION Page d accueil Page «visualisation du PAP» Page «saisir une action» Page «modifier une action» Page «supprimer une action» Page «imprimer le PAP» Page «historique»
Page «saisir une action» En face d une tâche vide, cliquer sur «détail» Page «saisir une action» Rappel du DU : partie non modifiable Cliquer sur «ajouter une nouvelle action» Partie «actions» à compléter
Page «saisir une action» Remplissage d une ou plusieurs actions correctives pour la tâche sélectionnée (les champs marqués d une * sont obligatoires) 1. Compléter la case «actions correctives et/ou préventives» avec le descriptif de l action à réaliser 2. Choisir la nature de l action (organisationnel, technique, humain) (plusieurs choix possibles) 3. Compléter les coûts d investissement et de fonctionnement (le cas échéant laisser «0») 4. Saisir la date d échéance 5. Sélectionner le responsable de suivi et le responsable de mise en œuvre 6. Cliquer sur «valider» 7. Saisir une nouvelle action ou cliquer sur retour Page «saisir une action» Les actions renseignées apparaissent
2- Le PROGRAMME ANNUEL DE PREVENTION Page d accueil Page «visualisation du PAP» Page «saisir une action» Page «modifier une action» Page «supprimer une action» Page «imprimer le PAP» Page «historique» Page «modifier une action» : suivi du PAP En face de l action à modifier, cliquer sur «détail»
Page «modifier une action» : suivi du PAP En face de l action à modifier, cliquer sur «modifier» Page «modifier une action» : suivi du PAP Modifier les champs «date de réalisation» et «état d avancement», puis cliquer sur «mettre à jour». Cliquer sur «retour» pour revenir à la page de visualisation du PAP.
2- Le PROGRAMME ANNUEL DE PREVENTION Page d accueil Page «visualisation du PAP» Page «saisir une action» Page «modifier une action» Page «supprimer une action» Page «imprimer le PAP» Page «historique» Page «supprimer une action» En cas d erreur de programmation d une action, pour la supprimer cliquer sur «annul. Actions coor.»
Page «supprimer une action» OU après avoir cliquer sur «détail» pour visualiser le détail de l action, cliquer sur «supprimer» en face de l action concernée. Cliquer sur «retour» pour revenir à la page de visualisation du PAP. Page «supprimer une action» On ne supprime les actions que si elles ne sont plus planifiées pour l année en cours. Les actions réalisées ne doivent pas être supprimées. Elles seront archivées automatiquement lors de la mise à jour du DU et seront alors supprimées du PAP en cours.
2- Le PROGRAMME ANNUEL DE PREVENTION Page d accueil Page «visualisation du PAP» Page «saisir une action» Page «modifier une action» Page «supprimer une action» Page «imprimer le PAP» Page «historique» Page «imprimer le PAP» : page d accueil Cliquer sur «impression du programme annuel de prévention»
Page «imprimer le PAP» 1. Choisir un mode d impression : «par lieu» par défaut 2. Choisir un type de sélection : tous les lieux ou sélection de lieux 3. Cliquer sur imprimer : une fenêtre apparaît vous proposant d ouvrir ou d enregistrer le PAP 4. Puis cliquer sur retour 2- Le PROGRAMME ANNUEL DE PREVENTION Page d accueil Page «visualisation du PAP» Page «saisir une action» Page «modifier une action» Page «supprimer une action» Page «imprimer le PAP» Page «historique»
Page «imprimer le PAP» : page d accueil Pour visualiser les PAP archivés, cliquer sur «ouvrir dossier» Année du PAP 3- Proposition d une méthodologie de suivi et de mise à jour du DU et du PAP
Rappel Le Document Unique doit être mis à jour : 1 Au moins chaque année ; 2 Lors de toute décision d'aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail, au sens de l'article L. 4612-8 ; 3 Lorsqu'une information supplémentaire intéressant l'évaluation d'un risque dans une unité de travail est recueillie. (article R4121-2 du code du travail) Rappel Sur l application Agirhe, le PAP est généré à partir du Document Unique. La mise à jour du PAP (planification d actions, date de réalisation, état d avancement) ne modifie pas le Document Unique. Il convient donc de mettre à jour le DU avec les actions réalisées pour diminuer la priorité des tâches dans le PAP généré. Pour cela il faut mettre à jour les tâches relatives aux actions réalisées dans l item«document Unique (DU)» sur Agirhe. On ne supprime une tâche du DU que si l agent ne la réalise plus. Afin d éviter une mise à jour du DU fastidieuse, il est nécessaire de suivre régulièrement le PAP et le DU, c est-à-dire de les mettre à jour après chaque action réalisée.
Proposition de méthodologie de suivi sur Agirhe Mois X Année N Mois X+1 Année N Réalisation du document unique (DU) : validation par l autorité territoriale, archivage sur Agirhe de la version «DU mois X année N», puis saisine du comité technique pour avis Elaboration du Programme Annuel de Prévention (PAP) : planification d actions avec date d échéance et pilotes jusqu au mois X année N+1, validation par l autorité territoriale, puis saisine du comité technique pour avis Entre Mois X+1 Année N et Mois X Année N+1 Suivi du PAP : mise à jour de la date de réalisation et de l état d avancement pour chaque action réalisée Suivi du DU: mise à jour des tâches relatives aux actions réalisées du PAP par modification des champs «Observations», «Maîtrise» et «Préconisations de mesures correctives» Mois X Année N+1 Mise à jour annuelle du DU : ajout de nouvelles tâches si nécessaire, puis validation par l autorité territoriale, archivage sur Agirhe de la version «DU mois X année N+1», et saisine du comité technique pour avis Mois X+1 Année N+1 Elaboration du PAP : planification d actions avec date d échéance jusqu au mois X année N+2, validation par l autorité territoriale, puis saisine du comité technique pour avis Reproduire chaque année le même déroulé.