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STRATEGIES MANAGEMENT ACG-INFORMATIQUE PROJET STRATEGIQUE & BUSINESS PLAN Titre du rapport bandeau horizontal Présentation à l Assemblée Générale KPMG ENTREPRISES Gabriel COLOM Richard SPIE 12 juin 2008 KPMG Entreprises Stratégies Management 04 37 64 75 75 1

ACTIONS À METTRE EN ŒUVRE Organiser la relation MOA/MOE Formaliser les processus Formaliser les prestations Organiser les services Les évolutions possibles de l offre Incidences financières de la mise en place des scénarios 2

SOMMAIRE Organiser la relation MOA/MOE Formaliser les processus Formaliser les prestations Organiser les services Les évolutions possibles de l offre Incidences financières de la mise en place des scénarios 3

LA RELATION MOA / MOE Adhérents - MOA Expression des besoins Validation et Coordination Suivi Projets Evolutions Consultants AMOA Etudes Infrastructure Etudes Gestion des projets et évolutions V M Q Support Exploitation Help Desk Formation ACG - MOE 4

FORMALISER LES PROCESSUS > via une organisation cible Adhérents Help Desk Relation Adhérents Etudes Infrastructure Relation Adhérents «Gestion des besoins» Etudes «Analyses» Infrastructure «Sécurité, Système et Réseaux» Formation Relation Adhérents «Conseil» Etudes «Développements» Infrastructure «Exploitation» Etudes «Test/Qualification» Infrastructure «Infogérance» VMQ «Veille Méthodes Qualité» 6

FORMALISER LES PROCESSUS > Résultat de la mise en place des processus Bonnes pratiques ITIL Adhérents ACG TABLEAUX DE BORD GESTION DE SERVICE WORKFLOW GESTION DES CONNAISSANCES GESTION DES INCIDENTS GESTION DES PROBLEMES DEMANDES DE SERVICE GESTION DES CHANGEMENTS GESTION DES MISES EN PRODUCTION GESTION DE LA CAPACITE GESTION DE LA CONTINUITE DE SERVICE GESTION DE LA DISPONIBILITE BASE DE DONNEES DE GESTION DES CONFIGURATIONS 7

FORMALISER LES PRESTATIONS > Cahier des charges des prestations Des missions d ACG au cahier des charges des prestations Article 3 Statuts du GIE ACG : Le groupement a pour objet de faciliter et de développer les systèmes de gestion et de communication de ses membres entrant dans leur objet social. Il s'agit notamment sans que cette énumération soit limitative : - d'assurer pour le compte de membres (ou de clients), toutes prestations de caractère informatique, - d'étudier, d intégrer, de mettre au point des logiciels soit développés par le groupement, soit acquis auprès de prestataires divers, - d'organiser une veille technologique sur les matériels et logiciels de sorte à pouvoir promouvoir toutes adaptations ou évolutions du groupement ou de ses membres en matière informatique, - d'organiser toutes consultations de fournisseurs pour le compte de ses membres. Il est seul habilité à en assurer la commercialisation et la diffusion. En conséquence, les membres s'interdisent toute commercialisation des produits informatiques d'a.c.g. D'ailleurs, les programmes sources ne sont pas diffusés. L'engagement de non-commercialisation des produits du groupement par les membres s'entend y compris après démission du G.I.E. Les services essentiels identifiés du GIE ACG Assistance à Maîtrise d Ouvrage : - Conseil - Analyse fonctionnelle Assistance à Maîtrise d Œuvre : - Déploiement des solutions - Assistance réseau - Assistance système - Assistance applicative (Help Desk) Formation : - Formation correspondant informatique - Formation utilisateur Veille : - Réglementaire - Technologique - Juridique Infogérance : - Disponibilité des matériels et des applications - Gestion incidents - Gestion des changements - Gestion des sécurités - Reporting et tableaux de bord 9

ORGANISER LES SERVICES > Organigramme actuel (rappel) Dir. Générale Qualité Secrétariat Communication Gestion Administrative Comptabilité Direction Commerciale Direction Technique Direction Infrastructure Infocentre Help Desk ACG Jura GIM STI GFC S&R PAT Exploitation Services Externalisés 11

ORGANISER LES SERVICES > Organigramme Cible vision 2009 Dir. Générale Direction Générale Déléguée Gestion Administrative Communication Veille Méthodes Qualité Relation Adhérent Infrastructure Direction Technique Help Desk RH & Formation Dir Commerciale Qualité Secrétariat Comptabilité STI Qualité Dir. Technique Conseil Exploitation STI S&R GIM GFC PAT Infocentre Infogérance ACG Jura Création de services Modification de services Transfert des services à terme Services Externalisés 12

ORGANISER LES SERVICES > Organigramme Cible vision 2010 Dir. Générale Direction Générale Déléguée Gestion Administrative Communication Veille Méthodes Qualité Relation Adhérent Infrastructure Etudes Help Desk RH & Formation Interne Adhérent Secrétariat Comptabilité Veille technique Veille métiers Qualité Normes & méthodes Conseil AMOA Exploitation S & R Sécurité Infogérance GIM GFC PAT Infocentre Analyse Test Qualification Création de services Modification de services Transfert des services à terme Services Externalisés 13

ORGANISER LES SERVICES > Organigramme Cible vision 2011 Dir. Générale Direction Générale Déléguée Gestion Administrative Communication Veille Méthodes Qualité Relation Adhérent Infrastructure Etudes Help Desk RH & Formation Interne Adhérent Secrétariat Comptabilité Veille technique Veille métiers Qualité Normes & méthodes Conseil AMOA Exploitation S & R Sécurité Infogérance Analyse Production logicielle GIM GFC PAT Infocentre Test & Qualification Services Externalisés 14

ORGANISER LES SERVICES > Focus sur la Relation Adhérent MISSIONS Dir. Générale Direction Générale Déléguée Suivi des adhérents Suivi administratif et législatif des appels d offre Suivi des budgets adhérents Animation des démonstrations Prospecter de nouveaux adhérents Recommander la mise en œuvre de solutions adaptées en regard des recommandations de VMQ Conseiller et assister les organismes Auditer les organismes Accompagner les organismes dans la définition de leurs besoins Gestion Administrative RH & Formation Interne Adhérent Communication Secrétariat Comptabilité Veille Méthodes Qualité Veille technique Veille métiers Qualité Normes & méthodes Relation Adhérent Conseil AMOA Infrastructure Exploitation S & R Sécurité Infogérance PLAN D ACTIONS PRIORISE Etudes Analyse Production logicielle GIM GFC PAT Infocentre Test & Qualification Help Desk Communication Relationnel Commercial Maîtrise fonctionnelle Maîtrise des métiers AMOA COMPETENCES 2009 : Création du département à partir de la dir. commerciale Abandon des métiers liés au déploiement de solutions au profit du département infrastructure Transfert de personnels vers VMQ et Infrastructure Formation à l Assistance à Maîtrise d Ouvrage (AMOA) 2010 : Ajout des activités d AMOA 15

ORGANISER LES SERVICES > Focus sur la fonction commerciale Le Directeur Général, le Directeur Général Délégué et le responsable attitré seront chargés de la relation commerciale avec les adhérents et de la prospection auprès d adhérents potentiels. Etablir un planning des visites aux adhérents, en se basant sur un cycle minimum d une visite par an à chaque organisme, conformément au souhait exprimé dans l enquête de satisfaction adhérents. Mettre en valeur les avantages du GIE pour fidéliser les adhérents actuels et éventuellement attirer de nouveaux adhérents : Un socle logiciel métier fort, La mutualisation des frais généraux, L assistance personnalisée grâce à un help-desk bien noté lors de l enquête, L adaptation du logiciel aux demandes spécifiques tout en respectant un cadre de mutualisation minimum, La maîtrise de l évolution de son prestataire SI. Objectifs de croissance: 2009 : organisation et stabilisation 2010 : adhésion d un organisme de 15 000 lots. À partir de 2012, croissance ciblée pour compenser au minimum l inflation. 16

ORGANISER LES SERVICES > GOUVERNANCE du GIE aujourd hui Comités stratégiques : Décider des orientations stratégiques d ACG Formés de responsables SI! Groupes experts : Arbitrer les choix des fonctionnalités à développer Pas d engagement! Journées utilisateurs : Vérifier l avancement des demandes pour chaque module et les prioriser Pas de prise en compte du planning de charge de la DT! Revoir les rôles Remettre en cause la composition des organes de décision Faire des propositions dirigées et arbitrées en amont (ACG) Formaliser les engagements 17

ORGANISER LES SERVICES > GOUVERNANCE du GIE demain Stratégie Thèmes Définir et piloter les grandes orientations stratégiques métiers, fonctionnelles et organisationnelles du GIE Pilotage Deux réunions stratégiques par an R A C I R A C I RACI Président Conseil d Administration Directeur Général Conseil d Administration, Directeurs Généraux des organismes Adhérents et Salariés ACG Président Conseil d Administration Conseil d Administration et Directeurs Généraux des organismes Directeurs Généraux des organismes Adhérents et Salariés ACG 18

ORGANISER LES SERVICES > GOUVERNANCE de l entreprise ACG demain Thèmes RACI Adhérents ACG Informatique Développement de nouveaux besoins R Direction Générale Etudes Réunion du groupe expert en amont de la définition du nouveau besoin avec engagement et accompagnement tout au long du processus A C I Groupes Experts Adhérents Utilisateurs Relation adhérent, Etudes Infrastructure, VMQ Groupes Experts / Services ACG Acquisition des demandes R Direction Générale Relation adhérent / Help Desk Recensement par la Relation Adhérents ou Help Desk des demandes d évolution ou de rectification des adhérents avec filtrage et priorisation de celles-ci par les adhérents A C I Responsable informatique Adhérents Adhérents Etudes Infrastructure, Relation Adhérent Resp. Info. / Services ACG Traitement des demandes R Groupe Expert Etudes Réalisation par les services d ACG des demandes validées par les adhérents A C Responsable informatique Responsable informatique VMQ, Etudes, Infrastructure Services ACG I Adhérents Groupe Expert / Services ACG Evolution des modules existants R Groupe utilisateurs Réflexion sur l évolution fonctionnelle des solutions en place A C Relation adhérents, VMQ Responsables SI I Adhérents 19

ORGANISER LES SERVICES > Planning de réorganisation 20

LES EVOLUTIONS POSSIBLES DE L OFFRE > l infogérance Comparaison des coûts adhérents avec l étude HABSIS 2006 Base : Etude Habsis 2006 du coût informatique global au lot par taille d organisme. L enquête ADHERENTS montre que l infogérance est globalement très attractive Ce coût est très sensible à l effet volume: une augmentation du nombre de logements infogérés rendra cette offre encore plus attractive pour un organisme souhaitant alléger sa charge SI (y compris ses frais de personnel). Spectre de coût sans infogérance Spectre de coût moyen HABSIS Spectre de coût avec infogérance 22

INCIDENCES FINANCIERES DE LA MISE EN PLACE DES SCENARIOS > SCENARIO BAS Coûts au lot Cinq départs actés Arrivée d un organisme de 15 000 lots Les clients deviennent adhérents Les clients ne paient une cotisation complète qu en 2013 24

INCIDENCES FINANCIERES DE LA MISE EN PLACE DES SCENARIOS > SCENARIO HAUT Coûts au lot Cinq départs actés Arrivée d un organisme de 15 000 lots Les clients deviennent adhérents Les clients ne paient une cotisation complète qu en 2013 25

SOMMAIRE Organiser la relation MOA/MOE Formaliser les processus Formaliser les prestations Organiser les services Les évolutions possibles de l offre Incidences financières de la mise en place des scénarios SYNTHESE 26

SYNTHESE Arrêt du flux de demandes d évolution entrant hors réglementaire Décision du CA Reprise du flux de demandes d évolution entrant selon les processus formalisés 2008 2009 2010 2011 Réécriture d ARAVIS Utilisateurs Fin d ACG 400 Exploitation Traitement des demandes prioritaires Mobilité interne Formation Gestion continue des changements et mises en production Privilégier l infogérance Equilibre des coûts : intégrer 45 000 lots tous les 4 ans 2012 Nouvelle réécriture? Mise en place des processus VMQ : Nouvelle techno? A c c o m p a g n e m e n t a u x c h a n g e m e n t s Prise de poste DGD Développement Ressources Commercial Organisation Regroupement Jura & Bourg 27

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