DESTINATAIRE : Toutes les unités administratives Émise le : Révisée le : ÉMISE PAR : Direction des ressources financières et des partenariats économiques APPROUVÉE PAR : Directeur de la DRFPEl Date : BUT Le but de cette procédure est de définir les grandes lignes concernant l achat de produits à l extérieur du Canada et de mieux comprendre les implications et les responsabilités légales qui en découlent. Il est important de se rappeler qu il est de mise de privilégier l achat de produits canadiens ou, à défaut, l'achat de produits hors du Canada par l'intermédiaire de distributeurs canadiens. Ces derniers prennent l entière responsabilité de la livraison des produits jusqu à nos centres de réception ainsi que des formalités douanières, à court et à long terme. 1. PERSONNES VISÉES Toutes les personnes appelées à faire des demandes d achats pour des produits hors du Canada (incluant des demandes de produits sans frais), y compris les chercheurs, ainsi que le personnel du Service des approvisionnements. 2. DÉFINITIONS Augmenter la qualité (conformité douanière) et la rapidité des services pour toute demande d importation ou d exportation de marchandises. Informer les services demandeurs des frais et des responsabilités associés aux commandes à l extérieur du Canada. Définir le rôle et les responsabilités des différents intervenants. Franco à bord : expédition d'un produit dont les frais de port sont payés par l'expéditeur. Certificat d'origine : document qui atteste de la provenance territoriale de certaines marchandises et qui est établi par un organisme officiel du pays d'origine. Page 1 de 5
3. POLITIQUE DE RÉFÉRENCE Cette procédure découle de la Politique d approvisionnement portant le N o 90 522 4. RESPONSABILITÉS Le Service des approvisionnements aide les utilisateurs à développer le réflexe de comparaison du coût total d acquisition en plus d assurer, le cas échéant, un suivi rigoureux de la livraison et de la conformité douanière des importations et des exportations jusqu au paiement de la marchandise au fournisseur ainsi que des services rendus par le courtier en douanes (Kébec Courtier en douanes ltée). Le Service des approvisionnements agit comme intermédiaire pour faciliter l achat hors du Canada. Il est important de comprendre que la réforme des procédures douanières a complètement transféré la responsabilité des déclarations aux importateurs et aux intervenants proches (courtiers en douanes, transporteurs). Les déclarations en douanes doivent être justes et en accord avec toutes les lois régissant le produit importé ou exporté. Pour être conforme dans ses déclarations douanières, le Service des approvisionnements doit avoir une connaissance approfondie des règlements d'autant plus que les autorités se laissent maintenant une période de quatre ans pour réviser nos déclarations. Toutes les imprécisions ou fausses déclarations peuvent être sujettes à des pénalités monétaires non remboursables, et ce, au moment de l importation ou dans les quatre ans de la relâche douanière. En plus de la conformité douanière, la logistique d importation cache souvent des coûts qui sont difficiles à établir avant l importation de la marchandise (exemple : dans certains cas un permis spécial doit être obtenu avant de commander le produit requis). Il est donc de la responsabilité de chacun des demandeurs d être conscients de la nature complexe et des responsabilités reliées à un achat hors du Canada. Le CHUM a sélectionné un courtier en douane (Kébec Courtiers en Douanes Ltée) qui a la responsabilité de déclarer au nom du CHUM toute marchandise importée ou exportée. Encore une fois, la justesse des déclarations du courtier en douanes est directement liée aux informations qu'il a reçues du Service des approvisionnements (informations obtenues par le formulaire de Demande d'achats du demandeur qui est le spécialiste du produit commandé). Page 2 de 5
5. PROCÉDURE 1. Tout d abord, vérifier si le produit demandé est présent dans la base de données de produits (module 4.1.1.2 du progiciel GRM). La présence d un produit dans la base de données vous donnera toutes les informations pertinentes sur la livraison précédente (coûts, service, contrat, etc.). Attention, il est de mise de bien vérifier les informations et de faire les mises à jour nécessaires, le cas échéant. Un produit importé est souvent critique et mérite qu'on le catalogue dans notre base de données. 2. Le Service des approvisionnements doit s assurer que le produit ne peut-être acheté par l'intermédiaire d'un distributeur canadien. Cette responsabilité provient également de la Politique d approvisionnement qui fait la promotion du meilleur coût total d acquisition d un produit; considérant bien entendu les coûts indirects et les responsabilités additionnelles. L acheteur a la responsabilité d informer le service demandeur de tous les frais occasionnés par un achat hors du Canada et le bon de commande doit détailler ces coûts. 3. Si l obligation d acheter hors du Canada demeure ou s il semble y avoir un avantage marqué de le faire sous forme d importation : A. L'utilisateur doit fournir une description spécifique du produit ainsi que son utilisation ultime afin d établir une classification douanière qui nous indiquera les droits de douanes à payer au moment de l importation, le statut de la taxe (TPS) et les permis requis. Les informations de base obtenues sur la demande d achat permettent d établir la suite des informations plus spécialisées. B. Le Service des approvisionnement doit communiquer avec le fournisseur afin de connaître les termes de vente ( responsabilité de paiement: fret, douanes, assurances, certificat d origine, Alena, moment du transfert de propriété). Lui confirmer les instructions à suivre pour l importation au CHUM (documents internes). Préciser le nom du transporteur retenu et la responsabilité reliée au franco bord (FAB) qui détermine entre autres le transfert de propriété : le CHUM privilégie les livraisons Franco de port pour ne pas prendre la responsabilité du colis tant qu il n est pas livré au CHUM. Si le fournisseur assume le coût du transport, lui demander le nom du transporteur ainsi que le numéro de tracking, information permettant de suivre le colis jusqu à la livraison dans nos locaux.). Page 3 de 5
C. Le bon de commande doit comporter toutes les informations pertinentes afin de bien indiquer au fournisseur les conditions d achats acceptées par le CHUM. Le bon de commande est télécopié au fournisseur par le Service des approvisionnements avec des instructions générales et des informations particulières, au besoin. Une copie du bon de commande est acheminée vers le courtier en douanes. Le service des approvisionnements demande aux fournisseurs des certificats d origine pour l obtention d une réduction du taux de droits en douanes (cette réduction s applique en vertu de l accord de libre-échange de l'alena). 4. Lorsqu un colis est destiné au CHUM, le courtier en douanes communique avec le Service des approvisionnements afin de confirmer la destination du colis et de valider les renseignements douaniers indiqués par le fournisseur. Seuls les colis accompagnés d un numéro de bon de commande émis par le Service des approvisionnements sont autorisés et dédouanés par le courtier en douanes. Le Service des approvisionnements reçoit les documents en provenance du courtier en douanes. Au besoin le Service des approvisionnements pourrait contacter l utilisateur pour obtenir des informations additionnelles qui seraient requises ou transmettre au fournisseur une demande pour obtenir un certificat d origine. Il est important de solliciter la collaboration des acheteurs et des utilisateurs pour trouver un dénouement rapide à tout litige qui concerne un dossier en douanes. 5. Tous les services reliés à l importation ou à l exportation font l objet de facturation. Les frais de courtage sont imputés directement à l unité administrative qui a émis la demande. Les frais de courtage tels que : les droits de douanes, la taxe d entrée sur la valeur de l article (TPS), les honoraires professionnels, sont réclamés pour tous les colis qui franchissent les frontières canadiennes. Ces services sont assujettis aux taxes fédérale et provinciale. 6. Le Service des comptes fournisseurs peut ensuite payer la facture du courtier en douanes, la facture du fournisseur et, au besoin, la facture d un transporteur. 7. Un dossier de suivi des transactions douanières est disponible dans le répertoire H:DRFPE/ approvisionnement/commun afin de consigner un certain nombre d informations particulières à titre de références. 8. Beaucoup de travail est effectué avec le courtier en douanes durant le cours des activités reliées aux importations et aux exportations. Sur une base annuelle, une revue des transactions permettra d identifier certains ajustements requis ou pertinents. Page 4 de 5
9. Pour ce qui est de l exportation des marchandises (retour de marchandise importées ou réparation), le service demandeur doit fournir au Service des approvisionnements les renseignements nécessaires à l exportation soit : la description, la valeur (donnée importante qui détermine les droits et les taxes payables), la raison de l exportation, l origine de la marchandise à exporter, les numéros de modèle et de série ainsi que la date d achat si elle est connue. Ces renseignements permettent de remplir les formulaires exigés par le gouvernement canadien et par les gouvernements des pays importateurs. Il est conseillé de demander une approximation du coût de transport et de dédouanement avant de procéder à l'exportation d'une marchandise, car ces coûts peuvent être très onéreux. 10. Le Service des approvisionnements informe le courtier en douanes de la marchandise à exporter et annexe quelques renseignements supplémentaires à l expédition tels que le poids, les dimensions du colis, la valeur de l article et le mode de transport pour l exportation. Pour les réparations d instruments ou d'appareils, il faut prendre soin de préciser le contexte de la demande d exportation ou d'importation (période temporaire car il s agit souvent d une sortie et d une rentrée). Les documents des fournisseurs doivent être bien remplis avec les informations précises car les frais facturés sont basés sur les déclarations effectuées. 11. Le fait d'être importateur ou exportateur désigné dans une transaction confère des responsabilités à court et à long terme. Il est important de comprendre que des frais supplémentaires pourront être débités à l'unité administrative demanderesse comme suite à une révision du dossier effectuée, soit par les autorités gouvernementales, soit par notre courtier en douanes ou notre Service de comptabilité, et ce, pendant une période pouvant aller jusqu' à quatre ans à partir de la date de relâche de la marchandise. 12. Finalement, pour maximiser l'économie et l'efficacité de toute transaction, il est essentiel d'être précis dans toutes les informations transmises, car toute information erronée peut conduire à des pénalités importantes. APPLICATION La présente procédure entre en vigueur le jour de son approbation par le directeur de la Direction des ressources financières et des partenariats économiques, soit le 6 septembre 2007. Centre hospitalier de l Université de Montréal DRFPE - Service des approvisionnements/db (2007-06-12) Page 5 de 5