Déclaration en ligne au Plan de gestion des produits chimiques Guide pratique Dernière révision : Mai 2013
Table des matières Introduction... 3 Déclarations en ligne au Plan de gestion des produits chimiques... 5 Sélection d'une organisation... 6 Commencer une nouvelle soumission... 8 Consulter et enregistrer les formulaires en ligne... 10 Indications de progrès... 14 Remplir une soumission... 17 Sélection des personnes-ressources de l'entreprise...17 Révision de la page «Identification»...19 Déclaration sur les substances...20 Ajout d'un code du SCIAN...29 Ajouter des codes de produits à usage domestique et commercial ou bien des codes de fonction industrielle ou de fonction de la substance...31 Téléchargement de documents...32 Déclaration sur les installations...33 Ajout de données concernant les clients ou les fournisseurs...35 Fournir des données sur une substance au moyen du «téléchargement en masse» (SEULEMENT pour l Avis concernant certaines substances de la Liste intérieure)... 37 Présentation d'une soumission... 38 1. Validation d'une soumission...38 2. Présentation de la soumission...39 3. Réception d'un courriel de confirmation de la soumission...42 4. Génération de la déclaration (afficher, réviser ou imprimer)...43 Annuler la présentation d'une soumission... 44 Suppression d'une soumission... 45 Comment communiquer avec nous... 46 2
Introduction Le Guichet unique d'environnement Canada est un système en ligne de déclaration environnementale. Les intervenants du Plan de gestion des produits chimiques (PGPC) peuvent utiliser ce système pour fournir des données en réponse à l'avis émis en vertu de l'article 71 et aux sollicitations de données volontaires. De plus amples renseignements sur le Plan de gestion des produits chimiques et ces avis se trouvent sur le site Internet Substances chimiques (http://www.chemicalsubstanceschimiques.gc.ca/index-fra.php). Ouvrez une session sur la page du Guichet unique (https://ec.ss.ec.gc.ca) à l'aide de SecureKey Service de Concierge ou du service CléGC du gouvernement du Canada. Pour obtenir de plus amples renseignements sur ces options d'ouverture de session, veuillez consulter les pages suivantes : le site Web de SecureKey Service de Concierge (http://securekeyconcierge.com/fr/); la foire aux questions du service CléGC du gouvernement du Canada (https://clegc-gckey.gc.ca/j/fra/fq-02) Après avoir ouvert une session dans le Guichet unique, les déclarants accèdent au Gestionnaire d'information du Guichet unique (GIGU). Le Gestionnaire d'information permet de simplifier la gestion centralisée des renseignements au sujet des organisations, des installations et des intervenants qui produisent une déclaration au moyen du Guichet unique, de sorte que les données n'ont à être saisies qu'une seule fois pour toutes les déclarations. Cela réduit le fardeau de déclaration lié à la saisie répétée de ces renseignements pour chaque programme ou rapport. Le Gestionnaire d'information permet également aux administrateurs des organisations de gérer les permissions des autres utilisateurs au sein de leur organisation. 3
Par l'entremise du Gestionnaire d'information, les déclarants formulent une demande d'accès aux programmes pour lesquels ils doivent produire une déclaration. Dans le cas des déclarations au Plan de gestion des produits chimiques, les nouvelles organisations doivent faire une demande d'accès au Gestionnaire d'information du guichet unique. Pour obtenir des conseils sur l'utilisation du Gestionnaire d'information, veuillez consulter le document Guichet unique d'environnement Canada Guide de l'utilisateur (disponible sur demande à l'adresse ss_admin@ec.gc.ca). Ce guide comporte des tutoriels détaillés sur l'utilisation du Guichet unique pour les étapes clés suivantes : 1. Accéder au guichet unique pour la première fois 2. Utiliser la fonction de récupération de compte 3. Lier son profil à une organisation 4
Figure 1 : Étapes pour accéder aux déclarations en ligne au Plan de gestion des produits chimiques Déclarations en ligne au Plan de gestion des produits chimiques Après avoir terminé toutes les étapes d'enregistrement dans le Gestionnaire d'information du Guichet unique, vous devez cliquer sur «Accueil» pour que le lien vers le Plan de gestion des produits chimiques apparaisse. Cliquez sur ce lien pour continuer (figure 2). 5
Figure 2 : Accès aux déclarations en ligne au Plan de gestion des produits chimiques Sélection d'une organisation Certains déclarants soumettent des données au nom de plus d'une entreprise. Dans ce cas, le système affiche la liste des entreprises auxquelles le déclarant a accès dans le Gestionnaire d'information et l'invite à sélectionner l'entreprise pour laquelle il souhaite soumettre des données. 6
Figure 3 : Sélection d'une entreprise Pour ajouter d'autres entreprises à la liste, cliquez sur «Accueil» dans le menu du haut pour revenir au Gestionnaire d'information. Pour plus de renseignements sur la façon d'ajouter des entreprises, consultez le Tutoriel 2 : Lier votre profil à une organisation du document Guichet unique d'environnement Canada Guide de l'utilisateur. 7
Commencer une nouvelle soumission Déclaration en ligne au Plan de gestion des Après avoir sélectionné l'organisation et cliqué sur «Continuer», le système affiche le Tableau de bord de déclaration au Plan de gestion des produits chimiques. Les initiatives apparaissent selon l'ordre de publication la plus récente. Pour créer une nouvelle soumission, choisissez l'initiative et sélectionnez le formulaire approprié. À droite du formulaire, sélectionnez l'option «Ajouter» dans le menu déroulant (figure 4). Ensuite, cliquez sur le bouton «Continuer» au bas de la notice. Figure 4 : Création d'une nouvelle soumission Pour l'avis concernant certaines substances de la Liste intérieure, les données peuvent également être transmises au moyen de l'option «Téléchargement en masse». Dans ce cas, ne choisissez pas «Ajouter», mais plutôt «Téléchargement en masse» (figure 5). Pour passer d'une méthode à l'autre après la soumission, sélectionnez «Enlever», puis cliquez sur «Continuer» et recommencez. 8
Figure 5 : Création d'une nouvelle soumission par téléchargement en masse Après le début d'une soumission, le déclarant peut modifier, supprimer, valider et générer le rapport à l'aide des options du menu déroulant (voir figure 6). Figure 6 : Utilisation des options du menu déroulant pour modifier, enlever ou valider un formulaire, ou bien générer un rapport 9
Consulter et enregistrer les formulaires en ligne Menu Supérieur Accueil: «Accueil» retourne sur la page d accueil du GIGU. Aide: «Aide» ouvre un sous-menu avec les options suivantes : a) «Contactez-nous» : les coordonnées de la personne-ressource pour le programme du PGPC b) Guide d utilisation du Gestionnaire d information du Guichet unique c) Déclaration en ligne du PGPC Guide pratique (c.-à-d. ce guide, en format HTML ou PDF) d) Avis publié dans la Gazette du Canada (propre à l initiative) e) Instructions pour remplir le rapport (propre à l initiative) Icône Aide : Certaines pages comportent une icône d'aide dans la partie supérieure droite. Cliquez sur cette icône pour afficher des renseignements supplémentaires à propos de cette page. «Activer/désactiver l aide contextuelle» : 10
Dans l Avis concernant certaines substances ignifuges organiques et les initiatives ultérieures, il y a une option appelée «Activer/désactiver l aide contextuelle» sous l option «Aide» du menu de la partie supérieure. Cliquez sur cette option pour afficher l aide pour chaque page. Déconnexion : «Déconnexion» : Déconnecte l utilisateur du système et le ramène à la page d ouverture de session du système de Guichet unique Pistes de navigation : Les «pistes de navigation» montrent les principales pages que le déclarant a consultées avant d'accéder à la page actuelle. L'utilisateur peut ainsi retourner rapidement à l'une de ces pages en sélectionnant le lien (p. ex. l'organisation, le formulaire ou la substance). 11
Exemple de piste de navigation : Menus de gauche : Dans l'outil de déclaration en ligne au Plan de gestion des produits chimiques, le menu de gauche change selon le contexte. Le menu de gauche du Tableau de bord de déclaration au Plan de gestion des produits chimiques est court, tandis que celui des pages d'un formulaire comporte des liens vers d'autres pages de ce formulaire. Les déclarants peuvent naviguer jusqu'au GIGU (c.-à-d. le Gestionnaire d'information), au Tableau de bord de déclaration au Plan de gestion des produits chimiques ou directement vers d'autres sections du formulaire (s'il y a lieu) en cliquant sur le lien approprié du menu de gauche. Dans le cas des pages comportant des données pour une substance en particulier, le menu de gauche facilite la navigation vers l'ensemble des publications, des guides et des sections connexes du formulaire. Naviguer : Pour naviguer dans les formulaires, utilisez les boutons et les liens de l'application qui sont décrits dans la présente section. Les boutons «Suivant» et «Retour» du navigateur ainsi que les raccourcis clavier ne sont pas pris en charge et peuvent provoquer un comportement inattendu. Sauvegarder : 12
Un bouton «Sauvegarder» apparaît au bas de presque toutes les pages. Lorsqu'une page est remplie, le déclarant doit cliquer sur «Sauvegarder» pour enregistrer les données dans la soumission. Si des champs obligatoires ont été laissés vides ou si des données non valides ont été fournies, le système n'enregistrera pas la page. Il invitera plutôt le déclarant à remplir ou à corriger ces champs. Une fois la page mise à jour, le déclarant doit cliquer de nouveau sur «Sauvegarder». Les pages principales qui ne comportent pas de bouton «Sauvegarder» sont enregistrées lorsque le déclarant clique sur «Continuer». Si le déclarant clique sur le bouton «Revenir» de ces pages, les données ne seront pas sauvegardées. Continuer : Un bouton «Continuer» apparaît au bas de toutes les pages principales. Le système permet la navigation entre presque toutes les pages du formulaire, même si ces pages ne sont pas toutes remplies. Dans certains cas, les données non sauvegardées peuvent être conservées durant la navigation; cependant, elles ne sont pas sauvegardées dans la soumission tant et aussi longtemps que l'utilisateur n'a pas cliqué sur le bouton «Sauvegarder» de cette page. Quitter une page sans avoir sauvegardé les données saisies pourrait entraîner la perte de ces données. Sur les pages principales qui ne comportent pas de bouton «Sauvegarder», l'enregistrement des données ou des sélections se fait au moyen du bouton «Continuer». Ces pages sont conçues différemment parce que le système ne peut afficher les pages suivantes que si l'information sur cette page a été enregistrée. Précédent: 13
Un bouton «Précédent» apparaît au bas de toutes les pages principales. Les déclarants peuvent utiliser ce bouton pour retourner à la page précédente de l'application. Le bouton «Revenir» ne permet pas de sauvegarder l'information; si l'utilisateur ne clique pas sur «Sauvegarder» avant de cliquer sur «Précédent», les renseignements saisis sur la page peuvent être perdus. Enregistrer ou Annuler : Les boutons «Enregistrer» et «Annuler» se trouvent au bas des pages secondaires. Lorsqu'un déclarant peut fournir plus d'une valeur pour une question sur une page principale (p. ex. codes commerciaux et chimiques, installations, documents, etc.), une page secondaire lui permet d'ajouter individuellement autant de valeurs qu'il le souhaite. Pour afficher une page secondaire, cliquez sur le bouton «Ajouter» ou «Modifier» de la page principale. Sur la page secondaire, cliquez sur «OK» ou «Enregistrer» pour confirmer les renseignements saisis sur cette page et les copier sur la page principale, ou cliquez sur le bouton «Annuler» pour revenir à la page principale sans copier les ajouts ou les modifications. Les boutons «Enregistrer», «OK» et «Annuler» n'enregistrent pas les données. S'il veut sauvegarder les données dans la soumission, le déclarant doit cliquer sur le bouton «Sauvegarder» de chaque page principale. Indications de progrès Indicateur de statut de la page : Un indicateur de statut apparaît dans la partie supérieure droite de chaque page principale pour indiquer si le déclarant a fourni au moins une valeur valide pour chaque 14
champ requis et sauvegardé la page. Un statut «Incomplet» apparaît pour les pages dont les données n'ont pas encore été sauvegardées. Le statut par défaut est «Incomplet». Lorsque le déclarant enregistre la page et qu'il n'y a aucune erreur, le statut de la page devient «Complet». Les déclarants peuvent fournir des données supplémentaires sur les pages dont le statut indique «Complet» si la section s'applique à la substance sélectionnée et à leur activité avec cette substance. Les déclarants ont la responsabilité de fournir tous les renseignements pertinents et requis pour chaque page. Cliquez sur «Sauvegarder» chaque fois que des données supplémentaires sont fournies et avant de passer à une autre page. Si un déclarant essaie d'enregistrer une page qui comporte des données non valides ou qui n'a pas été entièrement remplie, des messages d'erreur apparaîtront et les données qui viennent tout juste d'être saisies ne seront pas sauvegardées. Si le statut de la page était «Incomplet», il demeurera ainsi. Si le statut de la page était «Complet», il le restera; les nouvelles données ne remplaceront pas les données valides précédentes, de sorte que le système considérera que le statut est toujours «Complet». De la même manière, si le déclarant supprime des données requises sur une page dont le statut est «Complet» et tente de sauvegarder la page sans fournir de données valides pour les remplacer, le page affichera, au prochain chargement, les données qu'il a tenté de supprimer. Vérifiez chaque page soigneusement après la sauvegarde afin de vérifier si les données ont été supprimées ou modifiées, le cas échéant. Dans l Avis concernant certaines substances ignifuges organiques, chaque section affiche un crochet ou un «x» pour indiquer le statut «Complet». Voir la figure 7. 15
Figure 7 : Indication du statut des sections dans le menu de gauche Sections non remplies pour la substance: Les sections non remplies pour chaque substance sélectionnée seront indiquées à la page «Substances à inclure dans la déclaration». 16
Le déclarant doit enregistrer toutes les pages indiquées. Figure 8 : articles non complétés Remplir une soumission Sélection des personnes-ressources de l'entreprise À la page «Sélectionner les personnes-ressources de l'entreprise» (figure 9), utilisez les menus déroulants pour sélectionner les noms des deux personnes suivantes : 17
1. Personne-ressource pour les avis émis en vertu de l'article 71 de la LCPE (1999) : La personne avec laquelle Environnement Canada peut communiquer pour des questions d'éclaircissement. 2. Déclarant : L'autorité qui déclare que les renseignements soumis sont exacts et complets. Si le nom requis n'est pas dans la zone déroulante, cliquez sur «Accueil» pour revenir au Gestionnaire d'information du Guichet unique et mettre à jour les coordonnées de la personne-ressource de l'entreprise. Pour de plus amples renseignements, consultez le document Guichet unique d'environnement Canada Guide de l'utilisateur (Tutoriel 6 : Gérer les personnes-ressources). Cliquez sur «Continuer» pour passer à la page «Identification». Figure 9 : Sélection des personnes-ressources de l'entreprise 18
Révision de la page «Identification» Déclaration en ligne au Plan de gestion des La page «Identification» fait partie de chaque formulaire. Cette page est préremplie avec les renseignements provenant du Gestionnaire d'information du Guichet unique. Le déclarant peut sélectionner l'option «Accueil» pour revenir au Gestionnaire d'information et mettre à jour les renseignements contenus sur cette page. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez le document d'orientation (Tutoriel 6 : Gérer les personnes-ressources) du Gestionnaire d'information. Une fois les renseignements mis à jour dans le Gestionnaire d'information, ils sont automatiquement mis à jour sur la page «Identification» au prochain chargement du formulaire. Cependant, pour enregistrer les renseignements mis à jour dans la soumission et faire en sorte que le statut de la page soit «Complet», le déclarant doit cliquer sur le bouton «Sauvegarder». 19
Figure 10 : Page «Identification» Déclaration sur les substances Suivez les étapes ci-dessous pour déclarer des substances d'un avis émis en vertu de l'article 71 ou d'un formulaire en ligne de déclaration des parties intéressées : 1. Sélectionnez «Ajouter» ou le symbole à la page «Substances à inclure dans la déclaration» Cliquez sur «Ajouter» ou sur le symbole à la page «Substances à rapporter» pour ajouter des substances à la soumission (figure 11). Un nouvel écran s'affichera. Le 20
déclarant peut y rechercher l'ensemble des substances pouvant être déclarées dans ce formulaire. Figure 11 : Ajout de substances à une soumission 2. Rechercher des substances à ajouter à la soumission Comme le montre la figure 12, utilisez la fonction «Rechercher» pour trouver les substances à ajouter à la soumission. Vous pouvez rechercher un numéro de registre CAS ou un nom de substance en utilisant les paramètres «contient», «débute par», «se termine par» ou «est égal à» un numéro, une lettre ou un groupe de lettres en particulier (p. ex. 92 ou «benz»). Les résultats de la recherche s'afficheront sous la section Critères de recherche (figure 12). Le déclarant peut ensuite sélectionner une ou plusieurs substances à déclarer. Si la case «Confidentielle?» est cochée dans la dernière colonne, cela signifie que l'association de l'entreprise avec la substance devrait être traitée de façon confidentielle. 21
Les résultats de recherche porteront sur les substances qui font partie de l'initiative. Vous pouvez accéder à la liste des substances publiées dans l'avis émis en vertu de l'article 71 en cliquant sur le lien «Gazette du Canada». La fonction «Rechercher» affichera un MAXIMUM de 100 résultats. Si un plus grand nombre de résultats répondent aux critères, ils ne seront pas affichés. Cependant, la saisie de termes de recherche plus précis réduira le nombre de résultats. Si l'initiative porte sur moins de 100 substances, elles s'afficheront toutes. Il est possible de n'indiquer aucun critère de recherche et de cliquer sur «Rechercher». Une substance déjà sélectionnée ne s'affichera pas dans les résultats de la recherche. Cliquez sur «Continuer» au bas de la page pour passer à l'écran suivant, lequel affichera les substances sélectionnées pour la soumission. Le processus de recherche peut être répété autant de fois que nécessaire. 22
Figure 12 : Recherche de substances et résultats de la recherche 23
3. Sélectionner une substance pour laquelle saisir des renseignements La ou les substances sélectionnées dans les résultats de la recherche s'afficheront à la page «Substances à rapporter» (figure 13). Pour remplir le formulaire lié à chaque substance, le déclarant doit sélectionner la substance et cliquer sur «Continuer» au bas de la page. Cliquer sur «Supprimer» ou le symbole «effacer toutes les données déjà saisies pour cette substance.» supprimera la substance de la liste et Cliquer sur «Modifier» ou le symbole permettra au déclarant de changer la réponse à la question «L'implication avec cette substance est considérée confidentielle?» 24
Figure 13 : Saisie des données sur une substance 4. Déterminer les articles applicables Depuis la publication, en décembre 2012, de l'avis concernant certaines substances de la Liste intérieure et portant sur la mise à jour de l'inventaire, le système utilise une nouvelle page «Sections applicables» (figure 15). Cette nouvelle page s'affiche lorsqu'un déclarant a sélectionné une substance à déclarer et cliqué sur «Continuer». À la page «Sections applicables», le système indique les sections applicables, ou potentiellement applicables, pour cette substance. Pour les sections qui peuvent s'appliquer selon l'activité du déclarant avec la substance, ou toute autre condition propre au déclarant, la page affichera des questions auxquelles 25
il doit répondre par oui ou par non afin de savoir quelles sections de l'avis sont requises pour cette substance dans ce cas précis. Selon les réponses fournies pour la substance, chaque section affichera la mention «Cette section s'applique» ou «Cette section NE s'applique PAS». Si une section NE S'APPLIQUE PAS, le statut de la page indiquera «Complet». Il suffit de cliquer sur «Continuer» pour passer à la section suivante. Si la section S'APPLIQUE, le statut de la page indiquera «Incomplet». Saisissez les renseignements requis pour la section, puis cliquez sur «Sauvegarder». Cliquez ensuite sur «Continuer» pour passer à la page suivante. Si vous devez changer une réponse, revenez à la page «Sections applicables» pour la substance. Si vous remplacez un «Oui» par un «Non», le système supprimera toutes les données relatives à la section ou aux sections qui ne sont plus applicables. Toutefois, le système affichera au préalable l'écran suivant afin de demander à l'utilisateur de confirmer le changement : Figure 14 : Message d erreur 26
Pour les initiatives publiées avant l «Avis concernant certaines substances de la Liste intérieure», les déclarants doivent indiquer les Sections qui ne s appliquent pas à la substance ou à leur activité avec cette substance, en cliquant dans la case à cocher «Ne s applique pas», pour cette section. 27
Figure 15 : Exemple d une page «Sections applicables» 28
Ajout d'un code du SCIAN Si la section demande un code du SCIAN, cliquez sur «Ajouter» ou le symbole pour rechercher et sélectionner le ou les codes. De façon similaire à la recherche des substances, vous pouvez utiliser la fonction «Rechercher» pour trouver un code du SCIAN en utilisant les paramètres «contient», «débute par», «se termine par» ou «est égal à» un numéro, une lettre ou un groupe de lettres en particulier du titre de la classe du SCIAN (p. ex. 92 ou «pulpe») [figure 16]. Choisissez le ou les codes du SCIAN appropriés, puis cliquez sur la case «Confidentielle?» dans la dernière colonne afin d'indiquer que la participation de l'entreprise à ce ou ces codes est confidentielle. Cliquez ensuite sur «Ajouter les items» pour ajouter le ou les codes à votre soumission. La fonction «Rechercher» affichera un MAXIMUM de 100 résultats. Si un plus grand nombre de résultats répondent aux critères, ils ne seront pas affichés. Cependant, la saisie de termes de recherche plus précis réduira le nombre de résultats. Si le déclarant mène une recherche à vide, la fonction «Rechercher» n affichera que les 100 premiers résultats. 29
Figure 16 : Recherche de codes du SCIAN et résultats de la recherche Un code du SCIAN déjà sélectionné ne sera pas affiché dans les résultats de la recherche. Le ou les codes du SCIAN sélectionnés seront affichés sous forme de tableau dans la soumission (figure 17). Sélectionnez «Supprimer» ou le symbole pour supprimer un code du SCIAN de la liste. Sélectionnez «Modifier» ou le symbole pour ouvrir un écran permettant de changer le statut de confidentialité associé au code du SCIAN. 30
Figure 17 : Les codes du SCIAN sélectionnés qui s affichent à la page principale d une soumission Ajouter des codes de produits à usage domestique et commercial ou bien des codes de fonction industrielle ou de fonction de la substance Si la section requiert la déclaration de codes de produits à usage domestique et commercial ou bien de codes de fonction industrielle ou de fonction de la substance, cliquez sur «Ajouter» ou le bouton à côté du titre pour les codes. Une page secondaire comportant une liste déroulante de codes s'affichera. Sélectionnez un code, saisissez tout renseignement qui s'applique à ce code pour la substance en question, puis cliquez sur «enregistrer» ou «Ok» pour revenir à la page principale. Répéter le processus pour chaque code qui s'applique à la substance. Dans le cas de la déclaration de nombreux codes, il est recommandé de cliquer périodiquement sur le bouton «Sauvegarder» de la page principale afin de ne pas perdre de données advenant une perte de connectivité ou une autre interruption. 31
Téléchargement de documents Certains formulaires demandent ou exigent des documents justificatifs. Ces documents peuvent être chargés directement dans le cadre de la déclaration en ligne. Certains formulaires de déclaration des parties intéressées permettent de télécharger des données additionnelles ou facultatives. Pour télécharger un document, sélectionnez l'option «Ajouter un document», s il y a lieu. Dans la page secondaire qui s'ouvre, cliquez sur «Browse» pour repérer le document (figure 18). Les formats de document suivants sont pris en charge : Word (doc, docx), Excel (xls, xlsx) et PDF. Si la taille du fichier excède 10 Mo ou si le type de document n'est pas pris en charge, le ou les documents doivent plutôt être envoyés séparément (c.-à-d. autrement que par la soumission en ligne). Le reste de la soumission peut se faire en ligne. 32
Figure 18 : Ajout d'un document à une soumission Déclaration sur les installations Certaines sections du formulaire peuvent exiger des renseignements au sujet des installations. La première étape de la déclaration pour une installation consiste à trouver l'installation (figure 19). Seules les installations saisies dans le Gestionnaire d'information peuvent faire l'objet d'une déclaration. Des installations peuvent être ajoutées en tout temps en cliquant sur «Accueil» dans le menu du haut afin de revenir au Gestionnaire d'information. L'information relative à l'installation peut ensuite servir à produire une déclaration au moyen du Guichet unique pour toute initiative du Plan de gestion des produits chimiques ou tout autre programme. 33
Figure 19 : Recherche d'installations Le déclarant peut effectuer une recherche d'installation à vide pour l Avis concernant certaines substances ignifuges organiques. Une fois que le nom de l'installation a été trouvé, il peut être ajouté au formulaire en cochant la case à côté du nom de l'installation et en cliquant sur «Ajouter les items» Plusieurs installations peuvent être sélectionnées en même temps. Remarque : Pour les initiatives antérieures à l Avis concernant certaines substances de la Liste intérieure, le déclarant ne peut pas mener une recherche à vide concernant les installations. 34
Remarque : Si une mise à jour des renseignements sur l'installation est effectuée dans le Gestionnaire d'information après l'ajout de l'installation dans la soumission, il faut supprimer l'installation de la soumission, puis la sélectionner de nouveau. Ajout de données concernant les clients ou les fournisseurs Certaines initiatives demandent ou exigent des renseignements au sujet du client ou du fournisseur. Un déclarant peut choisir de saisir ces renseignements sur demande (c.-àd. pour chaque formulaire et pour chaque substance qui s'appliquent au client ou au fournisseur). Il peut aussi ajouter un client ou un fournisseur (avec l'adresse complète de celui-ci) à une «liste de sélection». Une «liste de sélection» n'est accessible que par l'organisation déclarante. Les autres organisations ne le verront pas. L'ajout de renseignements à une «liste de sélection» permet au déclarant de resélectionner le client ou le fournisseur pour une autre substance dans le même formulaire ou encore dans une autre initiative ou un autre formulaire du Plan de gestion des produits chimiques sans avoir à saisir toute l'adresse de nouveau. Pour ajouter un client ou un fournisseur à une liste de sélection, saisissez le nom complet et l'adresse du client ou du fournisseur et cochez la case «Ajouter à la liste de sélection» comme l'indique la figure 20. Une fois qu'un client ou un fournisseur a été ajouté à la liste de sélection, il peut être ajouté pour une autre substance en sélectionnant l'option «Sélection à partir d'une liste». Dans la page secondaire qui s'affiche, sélectionnez le client ou le fournisseur et cliquez sur «Ajouter les items» (figure 20). Pour supprimer des éléments de la liste de sélection, accédez à la liste en cliquant sur «Sélection à partir d'une liste» quelle que soit l'initiative. Dans la page secondaire qui s'affiche, cliquez sur bouton «Supprimer» à côté de chaque élément de la liste de sélection qui doit être supprimé. 35
Figure 20 : Sauvegarde des renseignements concernant un client à l'aide de la fonction «Ajouter à la liste de sélection» 36
Fournir des données sur une substance au moyen du «téléchargement en masse» (SEULEMENT pour l Avis concernant certaines substances de la Liste intérieure) Les données transmises par les déclarants qui utilisent le téléchargement en masse doivent être au format XML. Le langage de balisage extensible (XML pour «Extensible Markup Language») est un langage couramment utilisé pour transporter et stocker des données, particulièrement sur Internet. Il utilise un format de données de type texte, lisible à la fois par l'humain et l'ordinateur, soit un fichier «.xml». Pour des instructions détaillées sur l'utilisation de la fonction de téléchargement en masse, veuillez consulter le Guide de téléchargement en masse pour l'avis concernant certaines substances de la Liste intérieure émis en vertu de l'article 71 pour la deuxième phase de la mise à jour de l'inventaire de la liste intérieure des substances. Vous pouvez recevoir ce guide en envoyant une requête par courriel à l'adresse substances@ec.gc.ca. Vous pouvez également le consulter dans le système de déclaration en ligne au Plan de gestion des produits chimiques en procédant comme suit : 1. Dans le Tableau de bord de déclaration au Plan de gestion des produits chimiques, choisissez le formulaire de l'avis émis en vertu de l'article 71 pour la mise à jour de l'inventaire de la Liste intérieure des substances (LIS), puis dans la liste «Action», cliquez sur «Téléchargement en masse». 2. Sélectionnez les personnes-ressources et remplissez le formulaire d'identification. Ensuite, la page «Téléchargement en masse» s'affichera. Vous y trouverez d'autres directives et un lien vers le guide. 37
Présentation d'une soumission 1. Validation d'une soumission Une fois que toutes les données ont été enregistrées, la soumission doit être validée avant d'être présentée. À partir du Tableau de bord de déclaration au Plan de gestion des produits chimiques, sélectionnez le formulaire à valider, puis l'action «Valider». Cliquez ensuite sur «Continuer» (figure 21). Figure 21 : Validation de la soumission Une page indiquant toute erreur affichera (figure 22). Les «erreurs» sont en fait les pages et les sections qui n'ont encore été enregistrées pour chaque substance. Si des erreurs ont été décelées, le déclarant doit revoir la soumission, remplir les champs obligatoires et valider la soumission de nouveau avant de la présenter. 38
Figure 22 : Erreurs dans la soumission 2. Présentation de la soumission La soumission doit être présentée électroniquement afin de transmettre les données au Plan de gestion des produits chimiques. Sélectionnez le formulaire et choisissez «Soumettre» à partir du menu déroulant du Tableau de bord de déclaration au Plan de gestion des produits chimiques (figure 23). Cliquez ensuite sur «Continuer». 39
Figure 23 : Sélection de l'option «Soumettre» à partir du menu déroulant Si l'option «Soumettre» ne s'affiche pas, c'est que la soumission n'a pas encore été validée sans erreur. Choisissez «Valider», corrigez toute erreur qui s'affiche, puis retournez au Tableau de bord de déclaration au Plan de gestion des produits chimiques pour présenter la soumission. Après avoir choisi «Soumettre», l'utilisateur sera dirigé vers la page «Présentation d'une soumission». Vérifiez cette page et cliquez sur «Soumettre». La page se chargera de nouveau en affichant une confirmation de la date et de l'heure de la soumission (figure 24). 40
Figure 24 : Confirmation de soumission Pour les avis publiés en vertu de l'article 71 avant décembre 2012 : Les répondants étaient tenus d'imprimer, de signer et d'envoyer un rapport complet de la soumission en ligne. Retournez au Tableau de bord du Plan de gestion des produits chimiques, sélectionnez le formulaire, puis choisissez l'action «Générer le rapport». Développez 41
toutes les sections et imprimez le rapport ou la version électronique en format PDF. Envoyez-le rapport au coordonnateur de la gestion des substances après l'avoir signé à la page de signature. Pour les avis publiés en vertu de l'article 71 en décembre 2012 (et les prochains avis nécessitant une déclaration en ligne) : Les déclarants doivent uniquement signer une copie papier de la page de confirmation. Après avoir cliqué sur «Soumettre», assurez-vous que les sections «Identification» et «Déclaration» sont développées, imprimez la confirmation de la soumission, signez-la puis envoyez-la au coordonnateur de la gestion des substances avant la date limite de déclaration. Coordonnateur de la gestion des substances, Plan de gestion des produits chimiques 200, boulevard Sacré-Cœur Gatineau (Québec) K1A 0H3 Téléphone : 1-800-567-1999 (sans frais au Canada) ou 1-819-953-7156 (à l'extérieur du Canada) Télécopieur : 819-953-7155 Courriel : substances@ec.gc.ca Pour une déclaration des parties intéressées ou une déclaration de nonimplication : Les déclarants ne sont pas tenus d'imprimer, de signer et d'envoyer une copie papier du rapport au moment de la soumission en ligne. Ils ont simplement à cliquer sur «Soumettre», à consulter la page de confirmation et à en imprimer une copie pour leurs dossiers, s'il y a lieu. 3. Réception d'un courriel de confirmation de la soumission Le système envoie un courriel pour confirmer que la soumission a été reçue. La figure 25 présente un exemple de courriel. 42
English follows À : Utilisateur (test) Le but de ce courriel est de vous informer que la déclaration suivante a été soumise avec succès dans le Guichet unique d'environnement Canada en date du 02/20/2013 23:24:19 : Programme : Plan de gestion des produits chimiques Nom de l'entreprise : Environnement Canada (test) Adresse : 15, rue St-René Est, Gatineau (Québec) Rapport : Avis concernant certaines substances pétrolières de priorité élevée sur la Liste intérieure des substances Formulaire : Avis émis en vertu de l'article 71 Pour visualiser ou mettre à jour la déclaration, veuillez ouvrir une session dans le Guichet unique d'environnement Canada (https://ec.ss.ec.gc.ca). Figure 25 : Exemple de courriel «Confirmation de la soumission» Si vous ne recevez pas ce courriel (les courriels qui sont générés par le système sont quelques fois bloqués par les serveurs de courriels des entreprises), vous pouvez confirmer le statut sur le Tableau de bord de déclaration au Plan de gestion des produits chimiques. 4. Génération de la déclaration (afficher, réviser ou imprimer) Un déclarant peut en tout temps afficher ou imprimer la soumission en sélectionnant «Générer le rapport» à partir du menu déroulant du Tableau de bord de déclaration au 43
Plan de gestion des produits chimiques (figure 26). Certains navigateurs offrent les options «Enregistrer en fichier PDF» ou «Imprimer dans un PDF», ce qui peut faciliter l'enregistrement d'une version électronique de la déclaration pour la tenue de dossiers ou la présentation de la soumission. Figure 26 : Génération de la déclaration Sur la page de visualisation du rapport, développez les sections afin d'afficher les données en cliquant sur les signes «+» ou en choisissant les options «Développer tout». Annuler la présentation d'une soumission Une fois qu'une soumission a été présentée, elle ne peut être modifiée à moins d'avoir été annulée. Pour annuler une soumission, sélectionnez la soumission appropriée dans le Tableau de bord de déclaration au Plan de gestion des produits chimiques, puis sélectionnez l'option «Désoumettre» à partir du menu déroulant. Une justification est requise pour annuler la présentation d'une soumission. Avant qu'une soumission ne puisse être présentée de nouveau, elle doit passer par le processus de la validation. Si vous ne voyez pas l'option «Désoumettre» dans le menu déroulant, alors la soumission n'a pas été présentée. 44
Suppression d'une soumission Déclaration en ligne au Plan de gestion des Tout formulaire qui n'a pas encore été soumis peut être supprimé. Sélectionnez le formulaire dans le Tableau de bord de déclaration au Plan de gestion des produits chimiques, puis l'option «Supprimer» à partir du menu déroulant. Un avertissement invitera le déclarant à confirmer la suppression de la soumission et de tout son contenu. (figure 27.) Figure 27 : Message d attention Une fois qu'un formulaire a été supprimé, toute l'information qu'il contient est effacée et ne peut être récupérée. Lorsque la suppression est terminée, le formulaire peut être repris en sélectionnant «Ajouter». Tout formulaire qui a déjà été soumis peut aussi être supprimé, mais il doit d'abord être annulé. Une fois cette étape accomplie, supprimez le formulaire de la même façon que vous le feriez pour des données qui n'ont pas été soumises. Lorsque vous supprimez un formulaire qui a déjà été soumis, veuillez fournir une justification claire pour expliquer pourquoi vous supprimez les données soumises antérieurement. 45
Comment communiquer avec nous Déclaration en ligne au Plan de gestion des Si vous souhaitez de l'aide supplémentaire, veuillez communiquer avec nous à l'adresse suivante : Adresse : Coordonnateur de la gestion des substances Plan de gestion des produits chimiques 200, boulevard Sacré-Cœur, 8 e étage Gatineau (Québec) K1A 0H3 Téléphone : 819-953-7156 Numéro sans frais : 1-800-567-1999 (au Canada seulement) Télécopieur : 819-953-7155 Courriel : substances@ec.gc.ca Le document Guichet unique d'environnement Canada Guide de l'utilisateur, qui offre de l'aide sur l'utilisation du Gestionnaire d'information du Guichet unique, peut être obtenu sur demande à l'adresse suivante : Courriel : ss_admin@ec.gc.ca 46