Manuel utilisateurs Déclaration de labase de l Assurance Assurances des collectivités territoriales et des établissements hospitaliers
Sommaire 1 INTRODUCTION... page 3 1-1 RECOMMANDATIONS IMPORTANTES... page 3 1-2 CONFIGURATION DE L APPLICATION... page 3 1-3 OBJECTIFS DE L APPLICATION... page 3 1-4 CAS PARTICULIERS... page 4 1-5 CONNEXION SUR INTERNET... page 4 2 BASE DE L ASSURANCE... page 5 2.1 SAISIE... page 5 2.2 DEFINITION DES DIFFERENTES ZONES DE SAISIE... page 6 2.3 VISUALISATION DU DOCUMENT SAISI... page 7 3 GESTION DES ANOMALIES... page 8 4 ETAT DES AGENTS AFFILIES CNRACL... page 9 5 LISTE NOMINATIVE DES AGENTS... page 11 SOFCAP-SOFCAH Groupe Sofaxis 2
1. INTRODUCTION 1.1 RECOMMANDATIONS IMPORTANTES - Il est vivement conseillé d imprimer et de lire attentivement ce manuel avant toute utilisation de l application. - Munissez-vous, lors de la saisie, du (des) formulaire(s) Base de l Assurance papier qui vous ont été adressé(s) par courrier. Ils vous permettront d effectuer votre déclaration de manière logique et d éviter tout oubli. - Vous pouvez modifier ou supprimer votre saisie (même validée) dans la journée uniquement. Au delà, il est impératif de prendre contact avec votre gestionnaire habituel. 1-2 CONFIGURATION DE L APPLICATION Ce manuel d utilisation présente toutes les possibilités de saisie proposées par l application. Vous ne serez pas spécifiquement concernés par l ensemble des fonctionnalités décrites dans ce manuel. L application est effectivement configurée en fonction du profil-type de votre collectivité (déjà assurée, nouvelle adhésion ) et de la compagnie qui assure le contrat. 1-3 OBJECTIFS DE L APPLICATION Ce manuel a pour objectif de vous guider dans la déclaration électronique de votre Base de l Assurance. L application propose dans un premier temps de déclarer les données permettant d effectuer un réajustement de l appel de cotisation de l année écoulée conformément à votre choix d assiette sur cet exercice. Cette première partie de la saisie permet ainsi de réaliser un appel de cotisation conforme à votre assiette de remboursement. - Dans la zone Commentaires de l application, on parle d appel de cotisation complémentaire. Dans la seconde partie, si elle vous est proposée, vous devrez saisir d autres éléments d information afin de déterminer votre choix d assiette de remboursement pour l année à venir. - Dans la zone Commentaires de l application, on parle d assiette de remboursement des prestations. Pour les nouveaux contrats, la saisie des données qui vous sont demandées permet de réaliser un appel de cotisation provisionnelle en vue de déterminer votre base de remboursement. - Dans la zone Commentaires de l application, on parle d appel de cotisation provisionnelle. SOFCAP-SOFCAH Groupe Sofaxis 3
1-4 CAS PARTICULIERS Que faire? si le contrat a été souscrit en cours d année? Déclarez la rémunération des agents sur 12 mois. La collectivité ou une nouvelle catégorie d agents venant d être créée, il faut multiplier par 12 le mois de traitement pour chaque agent. Le montant de cotisation sera automatiquement calculé au prorata temporis en fonction de la date d effet de votre contrat. si un agent est rattaché à plusieurs collectivités? Dans quelle catégorie doit-on l inscrire? Vous devez calculer le nombre d'heures effectuées par cet agent dans toutes les collectivités y compris dans le secteur privé et l inscrire dans la catégorie correspondant au nombre total d heures effectuées (inférieur ou supérieur à 200 h par trimestre).vous indiquerez la rémunération correspondant au nombre d heures effectuées dans votre collectivité. si un agent a changé de catégorie et/ou de budget en cours d année? Ce formulaire est établi par catégorie d agents et/ou budget. Par conséquent l agent devra apparaître dans chacun des formulaires. Sa rémunération sera ainsi répartie sur chaque formulaire en fonction de sa période de présence effective sur chaque catégorie et/ou budget. Exemple : Mme Y perçoit un traitement total annuel de 10 000. Cet agent est non CNRACL du 1 er janvier au 28 février et perçoit 1 000 sur cette période. Cette somme doit être mentionnée dans le formulaire non CNRACL. Elle devient CNRACL à compter du 1 er mars et perçoit 9 000 jusqu au 31 décembre. Cette somme doit être mentionnée dans le formulaire CNRACL. si vous devez déclarer des agents : - en CPA (Cessation Progressive d Activité) : il ne faut déclarer que 50 % du Traitement Indiciaire Brut annuel. Si l indemnité CPA était assurée l année précédente, n englobez que 10 % du Traitement Brut de ces agents dans le montant total des indemnités. 1-5 CONNEXION SUR INTERNET Dès la connexion établie, vous arrivez sur l écran ci-dessous : Cliquez sur le bouton «Accepter» SOFCAP-SOFCAH Groupe Sofaxis 4
La zone «Formulaires à saisir» vous donne la liste des documents que vous devez obligatoirement renseigner. La zone «Quittances» correspond aux factures liées à vos contrats. La zone «Formulaires renseignés» correspond aux formulaires que vous avez saisis. La zone «Etat» correspond à l avancement de votre dossier. 2. BASE DE L ASSURANCE Si des messages d alerte apparaissent au cours de la saisie, veuillez vous reporter au paragraphe 3 Gestion des anomalies. 2.1 SAISIE 1- La zone «Commentaire» vous donne des indications sur votre contrat d assurance ou sur les actions devant être réalisées dans la page. 2- La zone «Base de l assurance» reprend par ordre de saisie les éléments déclarés, en fonction du profil de la collectivité. 3- Saisissez l effectif de la catégorie concernée (précisée dans la zone Commentaire ). 4- Saisissez votre Traitement Annuel (traitement de base + NBI si affichée), sans indemnités. 6- Vous pouvez estimer votre cotisation avant de valider le formulaire. 5- Saisissez les montants des éléments optionnels souscrits SOFCAP-SOFCAH Groupe Sofaxis 5
Info Bulles : lorsque vous positionnez le curseur le point d interrogation, un message d explication pour remplir la zone apparait 2.2 DEFINITION DES DIFFERENTES ZONES DE SAISIE Zone «Commentaire» Lorsque vous naviguez dans l application, cette zone indique des informations relatives à votre contrat. Elle est personnalisée en fonction du profil de la collectivité et change à chaque écran. Avant chaque saisie, il est impératif de vérifier que les éléments que vous déclarez correspondent au contrat indiqué dans la zone «Commentaire». Zone «Base de l assurance» Les informations notées en noir indiquent que vous êtes sur la page de saisie et que des actions sont possibles. Effectif de l exercice écoulé Nombre d agents de la catégorie concernée, rémunérés au cours de l exercice écoulé (en tenant compte des mouvements de personnel tout au long de l année et non pas uniquement de l effectif au 31.12 de l année N-1) Ne déclarez pas les Elus et les catégories d emploi, CES, CEC, emplois jeunes et autres emplois aidés. Traitement de l exercice écoulé En fonction de votre contrat, vous devez saisir soit : - le traitement de base annuel (qui correspond à la première ligne du bulletin de salaire) - le traitement brut annuel (traitement de base + NBI) Eléments optionnels souscrits (selon les modalités contractuelles) (Indemnités et/ou charges patronales versées sur l exercice écoulé) SOFCAP-SOFCAH Groupe Sofaxis 6
Exprimées en pourcentage : Pour les contrats en cours : si vous déclarez un pourcentage de Traitement Annuel, ce taux est mentionné par nos services. Exprimées en montant : Pour les contrats en cours : si vous déclarez une liste d indemnités, indiquez le montant. Indemnité de Résidence (+ majoration Vie Chère pour les DOM TOM uniquement) : Pour les contrats en cours : si vous déclarez cette indemnité, indiquez le montant. Pour les nouveaux contrats : mentionnez le montant de cette indemnité si vous choisissez de l assurer. Supplément Familial : Pour les contrats en cours : si vous déclarez cette indemnité, indiquez le montant. Pour les nouveaux contrats : mentionnez le montant de cette indemnité si vous choisissez de l assurer. Charges patronales : Pour les contrats en cours : si vous déclarez des charges patronales, ce taux est déjà mentionné par nos services. Pour les nouveaux contrats : mentionnez le taux retenu. En cas d erreurs de saisie, un message d alerte vous indiquera la fourchette autorisée. Autres types d indemnités : En fonction de votre contrat, d autres types d indemnités peuvent vous être proposées dans le cadre de votre assiette de remboursement. Mentionnez le(s) montant(s) si vous souhaitez les assurer, ainsi que la nature correspondante (ex : indemnité d administration et de technicité, indemnité sujétion spéciale, etc. ) - Validation du document Une fois le formulaire validé, vous revenez sur les listes des formulaires. Le document que vous venez de valider passe dans la zone «Formulaires renseignés». 2.3 VISUALISATION DU DOCUMENT SAISI Après validation, vous avez toujours la possibilité de modifier ou de supprimer votre saisie dans la journée Vous pouvez visualiser votre saisie tant que le document n est pas à l état traité Vous pouvez supprimer le document le jour de la saisie uniquement SOFCAP-SOFCAH Groupe Sofaxis 7
Vous pouvez enregistrer le document 3. GESTION DES ANOMALIES Et l imprimer Des messages d alerte «Erreur de saisie» sont indiqués en haut du formulaire lorsque des anomalies apparaissent. Vérifiez que les éléments saisis sont corrects, répercutez vos modificationset validez. Des messages d alerte sont indiqués en haut du formulaire lorsque des données sont incohérentes au regard des données déclarées l année précédente. Si vous êtes sûr de votre saisie, cliquez sur «Justifier». SOFCAP-SOFCAH Groupe Sofaxis 8
Cochez le justificatif qui correspond à votre cas de figure puis validez. Si vous cochez la case «autre» n oubliez pas de mettre un commentaire, vous pouvez cocher plusieurs cases simultanément pour un même message. Lorsque que tous les formulaires sont passés dans la liste des «Formulaires renseignés», c est qu ils ont bien été validés et enregistrés par nos services. 4. ETAT DES AGENTS AFFILIES CNRACL La zone «Répartition d agent» vous indique que vous devez compléter le tableau de droite. Calcul automatiquement le nombre total d agents Après validation vous revenez sur les listes des formulaires. Pour visualiser l état des agents il faut cliquer sur «Visualisation» en prenant la rubrique correspondant à l Etat des Agents. SOFCAP-SOFCAH Groupe Sofaxis 9
Complétez le tableau en répartissant votre effectif par âge, par sexe et par filière. Si l état des agents est saisi avant la Base de l Assurance, celui-ci est sauvegardé mais non validé. Il faudra le valider dès la saisie de la Base de l Assurance effectuée. SOFCAP-SOFCAH Groupe Sofaxis 10
5. LISTE NOMINATIVE DES AGENTS Cette liste permet de valider dans notre système d information les données relatives aux agents assurés, afin d effectuer des remboursements de prestations conformes à votre contrat d assurance. Elle peut, une fois saisie et validée, être modifiée ou supprimée uniquement dans la journée. 3 modèles sont mis à disposition. Le formulaire saisit cette année permettra la préalimentation l année suivante. Vous n aurez à faire que les mises à jour nécessaires. Si vous avez plus de 20 agents, merci de joindre un fichier informatique dressant une liste exhaustive de vos agents (dans la catégorie d agents concernés), en cliquant sur leäçìíçåm~êåçìêáê m~êåçìêáê. Ce fichier est sur votre poste de travail et vous pouvez le renommer. Saisissez la liste de vos agents à l aide des modèles fournis Ne rien inscrire dans la zone blanche SOFCAP-SOFCAH Groupe Sofaxis 11