MINISTÈRE DE L ÉDUCATION, DU LOISIR ET DU SPORT OFFRE DE PRÊT DE SERVICES Vous occupez un poste permanent dans une commission scolaire ou un établissement collégial public? Si les grands enjeux du domaine de l éducation vous interpellent, des mandats sont actuellement disponibles dans plusieurs régions du Québec pour l automne 2012. Période d inscription du 18 au 29 juin 2012 Pour information : www.mels.gouv.qc.ca/pret_de_services
Direction des ressources humaines DESTINATAIRES : Directeurs généraux des commissions scolaires et des établissements d enseignement collégial publics DATE : 14 juin 2012 OBJET : Prêt de services En vertu de sa loi constitutive, le Ministère est investi de la responsabilité d'élaborer et de proposer au gouvernement des politiques relatives aux domaines de l'éducation, du loisir et du sport. De ce fait, il travaille en étroite collaboration avec ses partenaires, avec le souci constant d adapter ses mesures et ses programmes aux besoins économiques, sociaux et culturels des régions ainsi que des différentes communautés. Le système d éducation du Québec repose sur un partage de responsabilités entre le Ministère, les universités, les collèges, les commissions scolaires et les écoles. Pour l assister dans sa mission, le Ministère a, en plus de son personnel régulier et occasionnel qui est nommé selon la Loi sur la fonction publique, parfois besoin des personnes provenant du milieu scolaire pour réaliser un mandat de travail temporaire et spécifique qui requiert une connaissance particulière dans un des domaines reliés à l éducation, au loisir ou au sport ou une vaste expérience du fonctionnement des composantes et des processus des réseaux. Le Ministère peut donc procéder pour de tels mandats à l engagement de personnes sous la forme de prêt de services. Une nouvelle règle de gestion a été adoptée afin d assurer une gestion transparente et équitable dans l'engagement temporaire et la gestion du personnel en prêt de services au ministère de l'éducation, du Loisir et du Sport. L attraction des candidats potentiels se réalisera par la publication des mandats à compter du 13 juin 2012 sur le site Internet du Ministère dont voici l adresse : http://www.mels.gouv.qc.ca/pret_de_services/. Aussi, une publication aura lieu sur le site «Le Réseau Info Éducation AMEQ» en ligne du 13 au 29 juin 2012. Il est important de mentionner que la période d inscription pour les personnes intéressées à poser leur candidature est du 18 au 29 juin 2012. Les prêts de services s adressent au personnel enseignant ainsi qu au personnel professionnel et de direction. Nous sollicitons votre collaboration pour informer le personnel de votre organisation de ces occasions et nous joignons à la présente, une affiche que vous pourrez imprimer et placer dans les endroits qui assureront sa visibilité. Si vous avez des questions relatives à la publication des prêts de services, je vous invite à communiquer avec madame Yola Dubé au 418 643-8983, poste 2054 ou à yola.dube@mels.gouv.qc.ca. La directrice, Yola Dubé p. j. Règle de gestion Affiche 1035, rue De La Chevrotière, 27 e étage Québec (Québec) G1R 5A5 Téléphone : 418 643-8983 Télécopieur : 418 643-8651 www.mels.gouv.qc.ca
RÈGLE DE GESTION MINISTÉRIELLE ENGAGEMENT DU PERSONNEL EN PRÊT DE SERVICES Champ d'application La présente règle établit le cadre de gestion auquel se réfèrent les gestionnaires du Ministère qui, pour réaliser un mandat de travail temporaire et spécifique qui requiert une connaissance particulière dans un des domaines reliés à l éducation, au loisir ou au sport ou une vaste expérience du fonctionnement des composantes et des processus des réseaux, doivent recourir à l engagement par prêt de services, de personnel permanent, venant des établissements des réseaux à l exception des universités. Cette règle est complémentaire aux différentes lois et directives qui s'appliquent en la matière. Objectif de la règle de gestion Assurer une gestion transparente et équitable dans l'engagement temporaire et la gestion du personnel en prêt de services au ministère de l'éducation, du Loisir et du Sport. Principes directeurs Le Ministère embauche son personnel régulier et occasionnel dans le respect de la Loi sur la fonction publique. Lorsqu'il y a recours à du personnel en prêt de services, les principes suivants doivent être respectés : 1. Le prêt de services contribue à l établissement d un partenariat efficace en matière de prêts de ressources humaines entre le Ministère et ses partenaires des réseaux; 2. Le recours à ce type d'engagement est prévu dans un plan d embauche global approuvé par la sous-ministre; 3. Le mandat à réaliser requiert une connaissance particulière dans un des domaines reliés à l éducation, au loisir ou au sport ou une vaste expérience du fonctionnement des composantes et des processus des réseaux; 4. Les services des personnes provenant des réseaux sont requis pour exercer une fonction temporaire et spécifique; 5. Au terme du prêt de services et si cela s avère pertinent, un transfert d expertise à du personnel régulier du Ministère a été réalisé; 6. Le personnel en prêt de services ne peut coordonner le travail du personnel professionnel régulier du Ministère. 1
Modalités 1. Engagement L'engagement se réalise par la signature d'un contrat tripartite liant le Ministère, l'établissement et la personne concernée. Un contrat de prêt de services ne peut être conclu pour une période excédant trois ans. De plus, la période maximale prévue pour l'engagement d'une même personne est de trois ans, à moins d'une autorisation de la sous-ministre. Les critères guidant la décision de la sous-ministre sont notamment que la personne possède une expertise unique au Québec ou que l absence de prolongation entraînerait la mise en péril d un programme ou d une activité stratégique ou prioritaire du Ministère. 2. Suivi budgétaire De façon générale, un mandat au plan d embauche du personnel en prêt de services doit être identifié dans un programme budgétaire lorsque celui-ci est en lien direct avec l éducation, les loisirs ou les sports et dont des connaissances particulières ou une vaste expérience du fonctionnement des composantes et des processus des réseaux sont requises. 3. Recrutement et sélection L'attraction des candidats potentiels se réalise par un appel de candidatures auprès du personnel des réseaux. Cet appel énonce les conditions d'exercice de l'emploi, les modalités de transfert d expertise lorsque pertinent ainsi que les qualifications requises. Les gestionnaires concernés mettent en place les mécanismes d'évaluation propres à identifier la candidature la plus appropriée. 4. Classement et rémunération À moins d exception, le Ministère convient d embaucher l employé en prêt de services selon le même classement, ou son équivalent, que le classement de l emploi à combler et à lui verser la rémunération correspondante. De plus, le Ministère s engage à ne pas octroyer à l employé visé par le prêt de services une rémunération supérieure à celle qu il recevrait s il avait été à son emploi à moins qu il n occupe un emploi de niveau plus élevé. 5. Prestation de travail La personne en prêt de services doit fournir la même prestation de travail que celle fournie par le personnel régulier et occasionnel du Ministère au regard du nombre d'heures de travail par semaine, de l'horaire de travail et du calcul des heures supplémentaires. Les heures supplémentaires effectuées par la personne en prêt de services devront avoir préalablement été autorisées et ne pourront lui être rémunérées. Elles devront être compensées par du temps pris à même le temps normal de travail. S il y a accord entre les parties, le contrat de prêt de services peut prévoir que le nombre de jours de vacances soient ceux en vigueur au sein de la fonction publique. 2
6. Frais de déplacement et d assignation La personne en prêt de services peut se voir rembourser des frais de déplacement si ceux-ci sont encourus pour un déplacement autorisé et effectué dans l exercice des fonctions pour lesquelles elle est prêtée. Elle peut également bénéficier de frais d assignation. Le remboursement de ces frais s effectue conformément à la Directive sur les frais remboursables lors d un déplacement et autres frais inhérents de la fonction publique. 7. Frais d administration À moins d exception, pour des personnes qui travaillent dans les locaux de la commission scolaire et dont l exécution du mandat entraîne des coûts supplémentaires pour cette dernière, aucun frais d administration ne peut être chargé au Ministère par les réseaux. 8. Montant pour avantages sociaux Le montant forfaitaire pour les avantages sociaux versé à l employeur permanent est limité à un maximum de 12,30 % du salaire versé. Ce montant est établi dans les crédits détaillés 2011-2012 par le gouvernement et comprend la part employeur versée à la Régie des rentes du Québec, le Fonds des services de santé, la Commission de la santé et de la sécurité au travail, l assurance-emploi et l assurance-parentale Responsabilités des intervenants 1. La sous-ministre i. Approuve la règle de gestion concernant l'engagement du personnel en prêt de services. ii. Approuve annuellement le plan d'embauche du personnel en prêt de services et tout ajout subséquent à celui-ci. 2. Les responsables de secteur (sous-ministres adjointes, sous-ministres adjoints) i. Recommandent le plan d'embauche sectoriel selon les principes et les éléments édictés à la présente règle de gestion. ii. Transmettent le plan d'embauche sectoriel à la Direction des ressources humaines, en avril de chaque année. iii. Signent les contrats tripartites de prêt de services. iv. S assurent de la conformité de la réalisation des mandats tels qu approuvés au plan d embauche sectoriel du personnel en prêt de services. v. Effectuent une reddition de comptes annuelle et transmettent à la Direction des ressources humaines un bilan du plan d embauche sectoriel en septembre de chaque année (voir annexe). 3. Les gestionnaires i. Préparent les mandats de prêt de services selon les principes et les éléments édictés à la présente règle de gestion en vue de constituer le plan d embauche sectoriel. ii. Effectuent la sélection du personnel en prêt de services. iii. Procèdent à l'engagement du personnel en prêt de services, au moyen d un contrat de prêt de services, et s assurent du respect de l application des dispositions qui y sont prévues. 3
iv. Conservent et mettent à jour un dossier du personnel visé par la présente règle de gestion comprenant notamment l appel de candidature, le curriculum vitae de la personne, le contrat de prêt de services, les pièces justificatives liées aux frais de déplacement et les permis d absence. 4. La Direction des ressources humaines i. Certifie la conformité des plans d embauche sectoriels au regard de la règle de gestion ministérielle. ii. Prépare et diffuse un appel de candidatures à l intention du personnel des réseaux. iii. S'assure que les contrats pour prêt de services respectent la règle de gestion ministérielle et assure le suivi auprès du responsable de secteur. iv. Informe le syndicat, conformément aux dispositions de la convention collective, dans le cadre du Comité ministériel des relations professionnelles. v. Prépare et soumet à la sous-ministre le bilan annuel de reddition de comptes des plans d embauche sectoriels. vi. Évalue l'efficacité et l'efficience des mécanismes mis en place dans le cadre de la présente règle de gestion et propose les ajustements appropriés. Elle en fait rapport à la sous-ministre tous les trois ans à compter de la date d entrée en vigueur de la règle de gestion. 5. La Direction des ressources financières i. Conseille et assiste les gestionnaires quant aux ressources financières requises et disponibles. ii. Certifie les disponibilités budgétaires. iii. Produit annuellement un rapport pour la Commission des engagements financiers. 6. La Direction des ressources matérielles i. Soutient les gestionnaires dans leur démarche visant à rendre disponibles un lieu de travail et le mobilier requis. 7. Le personnel en prêt de services i. Réalise le mandat qui lui est confié dans le respect des dispositions du contrat de prêt de services. ii. Respecte les politiques en vigueur au Ministère notamment celles sur l éthique dans la fonction publique et sur la sécurité de l information. 4
Entrée en vigueur Cette règle de gestion entre en vigueur le jour de son approbation par la sous-ministre et remplace la règle antérieure datée du 25 avril 2005. Mesures transitoires Les prêts de services en vigueur au moment de la prise d effet de cette nouvelle règle de gestion demeurent valides aux conditions qu ils ont été octroyés. Approbation La sous-ministre Période de validité : Jusqu à la prochaine révision Révision : La Direction des ressources humaines Approbation : La sous-ministre Date : Le 10 octobre 2011 5