Dossier de candidature Prix Excellence publique 2015 Jobs d été en Ville de Genève Une interface entre les jeunes et leur commune Conception RH Anne Cifali Yolande Schaller Développement informatique Hoang Nguyen Gian-Luca Corbo Patrick Guenther Raphaël Heckel Rédaction / Contact Romain Bischoff Direction des ressources humaines Entité formation et recrutement Case postale 5125 1211 Genève 11 022 418 36 30 / 38
1 Contenu et importance du projet, situation de départ et objectif poursuivi Des candidatures en augmentation constante A l instar de plusieurs communes, la offre chaque été la possibilité à plus de 150 jeunes de décrocher un job durant leurs vacances. Depuis quelques années, le nombre de postulations pour des jobs d été a fortement augmenté en. En effet, le ralentissement de la conjoncture économique couplé à la concurrence d autres types de stages (stages obligatoires, civilistes, chômeurs, etc.) a fait chuter l offre pour ce genre de postes dans le secteur privé et reporté la demande vers les services publics, plus spécialement les administrations des villes et communes genevoises 1. La est ainsi passée d une moyenne de 400 dossiers reçus en 2002 à plus de 1 500 trois ans plus tard 2. Ces candidatures étaient alors recensées au moyen de bulletins d inscription saisis manuellement dans une vaste base de données Excel de 22 000 cellules qui nécessitait d être fortement documentée pour la suite de la procédure. Par ailleurs, les services demandaient des profils de plus en plus qualifiés alors que l opération s adresse à un public non diplômé (15 22 ans). Une réponse innovante Face à la complexité de la sélection et à l augmentation constante de la charge de travail de cette opération ainsi qu aux nombreux risques qu elle présentait (erreurs de saisie, respect des délais de réponse et de placement, instabilité du fichier, etc.), la Direction des ressources humaines (ci-après DRH) a cherché un moyen de non seulement rationaliser l ensemble du processus mais également de le rendre plus équitable, transparent et adapté au public cible. Peu à peu, l idée d un développement informatique a pris forme. Ses objectifs étaient les suivants : Raccourcir et accélérer les délais de sélection et de traitement des dossiers Limiter le risque d erreurs Baisser le coût total de l opération Optimiser les ressources Offrir des postes mieux adaptés aux besoins des jeunes et des services recruteurs Garantir l égalité de traitement Renforcer l attractivité de la comme employeur En collaboration avec la Direction des systèmes d information et de communication (ci-après DSIC), une plateforme a été mise en production en 2006. Cette application possède deux interfaces; celle réservée au personnel de l administration en charge de la gestion de ce projet et celle dédiée aux jeunes pour leur permettre de s inscrire et de suivre l évolution de leur dossier. Depuis sa mise en production, l application a constamment évolué afin d offrir de nouvelles fonctionnalités qui répondent toujours davantage aux besoins des jeunes et des services de la. 1. 2. Source : enquête diffusée par l émission télévisée Toutes taxes comprises (TTC) en août 2012. En mars 2015, la a enregistré 2 219 postulations en ligne 1
2 Groupe cible et utilité pour la clientèle Un pont entre les jeunes et leur commune L équipe de projet a modernisé la procédure de recrutement des jobs d été et repensé en profondeur l ensemble des modalités de cette prestation. La durée des stages a été ramenée de quatre à trois semaines afin d augmenter le nombre de bénéficiaires. Les salaires sont désormais définis en fonction de l âge et calqués sur les tarifs d une association active dans l insertion professionnelle des jeunes 3. De cette manière, la rémunération est adaptée au marché et cohérente avec les engagements pris en la matière par la (voir annexe 6). La définition du public cible a elle aussi fait l objet d une réflexion. A l origine, et comme cela se pratique encore fréquemment ailleurs, les jobs d été étaient majoritairement attribués à des enfants d employé-e-s qui, de surcroît, pouvaient postuler plusieurs années consécutivement. A présent, ces postes sont ouverts à tous les jeunes âgés de 15 révolus à 22 ans qui étudient à plein temps. Comme dans de nombreuses autres communes, une priorité est accordée aux communier-ère-s, c est-à-dire à celles et ceux qui habitent sur le territoire de la. Les enfants d employé-e-s qui répondent à ces critères peuvent continuer à postuler mais leur candidature est traitée comme les autres. En effet, le choix des candidat-e-s se fait lors d une sélection électronique aléatoire effectuée en présence d un huissier judiciaire. Elle a lieu environ 10 jours après la clôture des inscriptions. Toutes les phases du cycle de recrutement font l objet d un rapport détaillé qui est remis chaque année à l huissier judiciaire (listes, tirage au sort, désistements, rocades, nouveaux tirages au sort, etc). Du point de vue de leur utilité, les jobs d été constituent une excellente opportunité pour les jeunes d acquérir une première expérience professionnelle, de découvrir les exigences du monde du travail et de gagner un peu d argent pendant les vacances scolaires. Afin de valoriser ces trois semaines de stage, la Direction des ressources humaines leur délivre systématiquement un certificat de travail à condition qu elles ou ils respectent leur contrat d engagement. La plateforme accroît la visibilité et facilite l accès à ces emplois estivaux. L opération est tout autant précieuse pour l administration municipale car les jobs d été prêtent main forte aux équipes de terrain, contribuant ainsi à délivrer des prestations de qualité à la population. La peut ainsi faire découvrir toute une série de métiers, voire susciter des vocations. A titre d exemple, l édition 2014 proposait des postes tels que : Aide gardien-ne d installations sportives Aide horticulteur-trice Surveillant-e-s de salle Aide bibliothécaire Aide de bureau Aide responsable de bâtiment scolaire 3. Voir le site de la Boîte à Boulots. 2
3 Aspect novateur du projet Une plateforme E-recrutement Durant la période des inscriptions, le site Internet des jobs d été de la affiche les descriptifs des postes et activités offerts. Ces brefs cahiers des charges sont élaborés en collaboration avec les services afin de répondre aux besoins du terrain pendant les vacances d été. Ils se répartissent dans quatre domaines d activité : Administration et logistique Maintenance et entretien Nature et environnement Surveillance et techniques Lors de leur connexion, les candidat-e-s commencent par créer un compte puis s enregistrent dans l espace membre en saisissant leurs données personnelles (voir annexe 1). Pour postuler, elles et ils renseignent plusieurs champs qui constitueront leur profil (lieu d habitation, période et horaires de disponibilité, âge, connaissances bureautiques, permis de conduire). Puis, elles ou ils choisissent deux domaines d activités à prioriser et qui leur permettent d accéder ensuite à une liste de postes parmi lesquels trois au maximum peuvent être sélectionnés. La publication des postes présente de nombreux avantages : les jeunes s engagent en connaissance de cause et ne sont pas mis-e-s devant le fait accompli. Dès lors, les services disposent de forces de travail motivées à effectuer les tâches prescrites, ce qui réduit considérablement le taux d abandon. Une approche service public dynamique Le processus de recrutement des jobs d été actuel prend en compte la facilité des jeunes à naviguer sur le Web. En effet, les candidat-e-s s inscrivent en ligne puis sont averti-e-s instantanément par SMS et par email dès la sélection aléatoire opérée. Les résultats sont alors disponibles depuis l espace membre de la plateforme. Si leur dossier a été sélectionné, elles ou ils peuvent télécharger plusieurs documents utiles pour la suite de la procédure d engagement et prendre connaissance des pièces à fournir pour compléter leur dossier. Les candidat-e-s reçoivent ensuite régulièrement des alertes lors des principales étapes de traitement de leur dossier. Elles ou ils sont finalement contacté-e-s par téléphone directement par le service recruteur afin de procéder à la signature de leur contrat. Ce système permet d assurer que chaque personne inscrite peut télécharger une réponse positive ou négative trois semaines après la clôture des inscriptions. En devant se connecter à la plateforme pour connaître les résultats de la sélection, les jeunes sont ainsi responsabilisé-e-s par cette démarche. De son côté, la réduit de manière considérable les échanges par courrier et téléphone, ce qui a un effet certain sur l utilisation des ressources à disposition. 3 La même chance pour toutes et tous Outre des avantages évidents en matière de communication et de gestion documentaire, ce processus offre la particularité d être totalement transparent pour les candidat-e-s et de leur garantir une parfaite égalité de traitement. En effet, le programme informatique qui procède à la sélection est paramétré pour choisir indifféremment du poste une fille ou un garçon favorisant ainsi l accès de chacun-e au travail qu il recherche, indépendamment de son genre. Pour ce faire, le système choisit en alternance et de manière continue une fille puis un garçon. Le dispositif étant parfaitement aléatoire, toute forme de favoritisme ou de népotisme est exclue et la surreprésentation d un sexe, voire la mise à l écart de certains profils moins qualifiés, est impossible (voir annexe 5).
La qualité comme enjeu stratégique Depuis 2013, des évaluations croisées sont effectuées à l issue de l opération des jobs d été (voir annexe 3). A la fin du stage, chaque jeune reçoit un lien qui le redirige vers une enquête de satisfaction en ligne. En treize questions, elle ou il est invité-e à évaluer trois périodes de l opération : avant le job d été, pendant et au final. Les questions sur la période avant le job d été visent à déterminer si les candidat-e-s bénéficiaient déjà d une petite expérience professionnelle au moment de postuler, à comprendre quelles étaient leurs attentes vis-à-vis de cet emploi et à savoir si elles ou ils ont hésité avant d accepter le poste. Les jeunes sont ensuite interrogé-e-s sur le déroulement de leur stage à travers des thématiques comme l ambiance de travail, la clarté des consignes, l encadrement et la charge de travail. Enfin, le questionnaire cherche à mesurer leur satisfaction globale et à déterminer si elles ou ils ont eu le sentiment de découvrir un nouveau métier durant leurs trois semaines de stage. En plus des questions fermées, les jeunes disposent d un champ de texte pour consigner leurs commentaires personnels. Ces derniers sont ensuite consolidés et synthétisés de manière anonyme. La mise en place du suivi qualité ne serait pas complète si les services participants à l opération n étaient pas également sondés. C est pourquoi, chaque service télécharge un questionnaire d évaluation par le biais de l application. Ce document est rempli par la personne qui encadre la ou le jeune lors d un entretien avant le terme du contrat. Ces responsables évaluent leur stagiaire en renseignant sept rubriques : respect des horaires et des consignes, attitude, présentation, travail en équipe, qualité du travail fourni et motivation. Finalement, l utilité du job d été pour les services et leur souhait de réengager un-e jeune l année prochaine sont également questionnés. Grâce à l ensemble de ces données, la dispose d une véritable analyse qualitative de l opération des jobs d été. Ce tableau de bord lui permet d explorer des pistes d améliorations pour les éditions suivantes. Gestion intégrée et efficiente La gestion interne des jobs d été est assurée par deux applications bien distinctes qui puisent dans la même base de données. La première est destinée aux services de l administration qui désignent un-e répondant-e bénéficiant de droits d accès spécifiques pour l ensemble de l opération (voir annexe 2). Cette personne peut procéder en tous temps aux diffférentes actions nécessaires comme afficher les budgets mis à disposition par le service en complément de ceux octroyés par la DRH, lister les différents postes offerts en mentionnant leur degré de priorité ou compléter les cahiers des charges y relatifs. A chaque poste et pour chaque candidat-e, le système détermine automatiquement les coûts de l engagement qui sont définis en fonction de l âge. Les services peuvent également consulter des brochures d informations et générer automatiquement un grand nombre de documents tels que les contrats ou les demandes de carte AVS (pour les candidat-e-s qui ont 18 ans révolus). La seconde application est utilisée uniquement par l entité formation et recrutement de la DRH. Elle permet de contrôler et tenir à jour les données du dossier des candidat-e-s, envoyer des courriers électroniques aux jeunes comme aux services sans devoir sortir de l interface, appliquer des filtres pour «éliminer» les dossiers ne respectant pas les conditions d inscriptions (âge, adresse et double inscriptions), publier des messages sur la plateforme, contrôler le budget prévisionnel et effectif des jobs d été, effectuer le tirage au sort, gérer les désistements des jeunes et enfin produire les certificats de travail. Ces deux applications constituent par conséquent un outil de travail collaboratif RH interne à l administration très utile pour exporter des données, partager, centraliser et afficher des informations en évitant d innombrables échanges électroniques ou téléphoniques. Le contrôle et le suivi budgétaire sont également assurés et facilités grâce à ce dispositif qui intègre en continu l évolution des dépenses. 4
4 Possibilités de généraliser son application Un concept à mutualiser La plateforme de gestion des jobs d été a été conçue entièrement à l interne grâce au savoir-faire de collaborateurs et collaboratrices de la DSIC. L outil a été spécialement développé sur la base des besoins exprimés par la DRH ainsi que ceux des services participant à l opération des jobs d été. Certaines fonctionnalités de l outil pourraient tout à fait être transposées à d autres contextes ou à d autres administrations afin de renforcer une approche orientée client : pour le recrutement des apprenti-e-s ou des stagiaires, ce modèle en ligne pourrait être repris afin de diminuer le nombre de dossiers incomplets et les échanges de courriers. pour évaluer la satisfaction d autres types de stagiaires tels que les civilistes. Le système de question naires croisés serait sans doute utile à la pour bénéficier d un retour de la part du personnel qui encadre ces personnes. pour les inscriptions des enfants aux écoles de sports. pour la gestion des cours ou activités offerts par Cité senior. En résumé, cet outil pourrait être aisément généralisé par la DSIC afin d offrir une solution de «gestion d inscriptions pour une activité». Une version mobile (pour smartphone et tablette) de l application d inscription aux jobs d été est actuellement à l étude. La travaille à l élaboration d une plateforme qui permettra de généraliser le recrutement en ligne. L interface jobs d été s inscrit donc dans une démarche de modernisation globale de l administration municipale et prend en compte le principe de développement durable. 5
5 État actuel de sa mise en œuvre au sein de l organisation Une opération plébiscitée d année en année Si l opération des jobs d été suscite depuis de nombreuses années un fort engouement de la part des jeunes genevois-e-s, son succès ne se dément pas non plus au sein de l administration municipale. En 2015, 29 services sur 46 ont participé à l opération. Ce chiffre démontre que l engagement de jeunes durant la période estivale répond toujours autant à un besoin et continue d être fortement apprécié. D ailleurs, si l on observe le nombre de places proposé par les services, celui-ci reste stable et oscille entre 160 et 180 postes depuis 2007. La mise en place de la plateforme de gestion des jobs d été a permis de pérenniser cette opération en facilitant sa mise en oeuvre à l interne et en augmentant sa visibilité à l externe. Un gain de temps pour l ensemble des partenaires Au niveau organisationnel, le processus des jobs d été est piloté par l entité formation et recrutement de la Direction des ressources humaines. Un soutien technique continu est assuré par la DSIC. L entité formation et recrutement dispose des accès «administrateurs» à la plateforme ainsi qu à l interface pour les services. Ce rôle de coordination RH permet d ajuster l offre en continu ainsi que de procéder à des remplacements lors de désistements, voire à un nouveau tirage au sort lorsque c est nécessaire. Une seule personne de la DRH est mobilisée pour toutes les phases. Avant le développement de la plateforme, cette collaboratrice devait consacrer 80% de son temps de travail à cette tâche entre février et juillet. Désormais, cette même charge correspond à 20% de son activité. Le gain de temps est par conséquent tout à fait significatif. La planification du projet se déroule généralement de la manière suivante : sondage des besoins de l administration (janvier) validation des postes proposés (fin janvier) ouverture des inscriptions et mise en ligne des postes (mi-février) tirage au sort (mi-mars) communication des résultats aux jeunes et aux services (fin mars) finalisation des engagements lors d entretiens dans les services (mai juin) intégration, coordination et suivi des jobs d été avec les services (juillet août) analyse qualitative, bilan, propositions d améliorations et ajustements (septembre décembre) L ensemble de l opération s étend donc de manière cyclique sur une année entière et implique une communication permanente avec toutes les parties prenantes. Cette dernière s effectue directement via la plateforme qui est reliée tant au site Internet de la qu à la messagerie électronique du personnel de l administration. 6
6 Évaluation des résultats et estimation de sa durabilité Le développement d une plateforme de gestion des jobs d été a non seulement amélioré l extraction de statistiques et le suivi de l opération, mais il a aussi et surtout permis de dynamiser l ensemble du processus tout en générant des effets collatéraux positifs : Un succès en chiffres La refonte du processus a permis d obtenir des résultats probants. On constate sur le tableau suivant que la typologie des engagements et le nombre de candidatures ont considérablement évolué depuis 2005 (voir annexe 4). 2005 2006 2014 Candidatures 1 466 1 702 2 245 Engagements 244 268 169 Communier-ère-s Enfants d employé-e-s Salaire moyen (en CHF) Budget global (en CHF) 42 % 67 % 89 % 8 % 97 % (plus comptabilisé) 3 090. 754 172. 2 365. 633 762. 2 646. 447 278. La sélection électronique a non seulement fait augmenter le nombre de communier-ère-s mais elle a surtout permis d atteindre la parité entre filles et garçons. L engagement d enfants d employé-e-s a chuté de manière significative et il n est actuellement plus comptabilisé du fait du caractère parfaitement aléatoire de la sélection. Le raccourcissement de la durée des stages a quant à lui fait baisser le salaire moyen, ce qui a permis d augmenter le nombre des engagements tout en maîtrisant les coûts globaux de l opération. Il est par ailleurs intéressant de noter que les outils informatiques qui ont été développés par la DSIC proviennent de solutions open source et ne génèrent par conséquent aucun frais de maintenance ou de licences supplémentaires pour l administration. En terme de qualité, les résultats des évaluations croisées permettent de dresser un bilan global et critique de chaque édition. Outre des données statistiques précises, ce bilan sert à recueillir les impressions des participant-e-s et des personnes qui les encadrent afin d améliorer l ensemble du dispositif d une année à l autre. Certaines données recueillies lors de la dernière édition en 2014 sont très encourageantes : 97% des jeunes interrogé-e-s se disent satisfait-e-s ou plutôt satisfait-e-s de leur stage 88% estiment avoir découvert un nouveau métier 99% recommanderaient à un-e ami-e de s inscrire l année prochaine Les évaluations des responsables offrent également des perspectives réjouissantes : 84% des responsables estiment que cet engagement a été utile à leur service 84% recommanderaient le jeune à un employeur 98% envisagent d engager à nouveau des jobs d été l année suivante 7
Un avenir assuré Sur la base de ces résultats, de la simplicité et de la souplesse de la plateforme, de ses possibilités de développement et d ajustements et enfin de la maîtrise à l interne de l ensemble du processus, l opération des jobs d été en est pérennisée. Rapidité Ecologie Pédagogie Plus de 2 200 inscriptions traitées sur une période courte Format numérique privilégié, moins de gaspillage de papier Opportunité de susciter des vocations Coûts Confort Souplesse Gestion facilitée et transpa rente du budget, coûts réduits de 43% entre 2005 et 2014 Postulations simples, rapides et efficaces Possibilité de remplacer rapidement un-e candidat-e Réactivité Efficience Image Communication uniquement par mail (plus de 1 000 échanges) Bon rapport coût/qualité, disparition des dossiers incomplets Mise en valeur de la diversité des prestations municipales Egalité Intégration Précision Ancrage local Même les moins bien formé-e-s peuvent décrocher un job d été Paramétrages précis des profils souhaités en fonction des postes Priorité aux communier-ère-s 8
7 Annexes Annexe 1 Annexe 4 Interface pour les jeunes Evolution des candidatures et des engagements Annexe 2 Annexe 5 Interfaces pour l administration Evolution des engagements par genre Annexe 3 Annexe 6 Enquête de satisfaction 2014 Informations et grille salariale 9