PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE
SOMMAIRE Futur a fait évoluer son service de messagerie professionnel Futur Office. Le présent document va vous accompagner pas à pas vers la récupération de vos divers éléments de messagerie suite à la migration de notre plateforme. Compatible avec les OS Windows XP, Windows Vista, et Windows 7 et les packs offices 2007 ou 2010. Non compatible avec Windows 8. ÉTAPES OBLIGATOIRES Récupérer le connecteur 1. Désactiver l antivirus 2. Récupérer le connecteur qui vous correspond 3. Installer le connecteur 4. Réactiver l antivirus Création du compte de messagerie Paramètres de messagerie Récupération des fichiers d archives Signature de messagerie Carnet d adresse société 3 3 3 4 5 6 9 12 13 15 ÉTAPES FACULTATIVES Mise à jour des règles Reparamétrage des calendriers partagés Configuration des boîtes de service Configuration des Smartphones, Ipad... Utilisation de Zimbra Desktop Utilisation d une autre messagerie 17 18 19 27 28 30 2
RÉCUPÉRER LE CONNECTEUR Si vous n avez pas d antivirus, passez à l étape «Installer le connecteur» page 4. 1. DÉSACTIVER L ANTIVIRUS Pensez après avoir installé le connecteur à réactiver l Antivirus. En bas à droite de votre ordinateur, à coté de l horloge, retrouvez le logo de votre antivirus. Une fois retrouvé, effectuez un clic droit sur l icône de votre Antivirus et désactivez-le, le temps de l installation du connecteur. 2. RÉCUPÉRER LE CONNECTEUR QUI VOUS CORRESPOND IDENTIFIER VOTRE SYSTÈME : Au préalable, vous avez besoin de connaître les spécificités techniques de votre système : Savoir si votre système fonctionne en 32 Bits ou en 64 bits. Comment trouver cette information : Cliquez sur le logo Windows, et clic droit sur «ordinateur» et choisir «propriétés». PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - RÉCUPÉRER LE CONNECTEUR 3
3. INSTALLER LE CONNECTEUR Maintenant, téléchargez le connecteur qui correspond à votre système. Vous avez besoin d un logiciel spécifique «connecteur» pour qu Outlook puisse fonctionner avec votre nouveau système de messagerie. Rendez vous sur la page http://www.futuroffice.info/espace-telechargement.html Une fenêtre va s ouvrir sur cette page, et vous proposera le téléchargement du connecteur (sur la pop up) : Votre système fonctionne en 32 bit : cliquez ici. Votre système fonctionne en 64 bit : cliquez ici. VOICI LES ÉTAPES À SUIVRE POUR INSTALLER LE CONNECTEUR : 1 ) Une fois téléchargé, double cliquez sur le logiciel. Voici la première fenêtre qui apparaît : Cliquez sur «Suivant». 2 ) Cliquez sur : «J accepte les termes du Contrat de licence» après l avoir lu. PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - RÉCUPÉRER LE CONNECTEUR 4
3 ) Cliquez sur «Suivant» pour confirmer l installation. 4 ) Laissez la barre de défilement aller au bout et cliquez sur «Fermer». Réactiver l antivirus 4. RÉACTIVER L ANTIVIRUS En bas à droite de votre ordinateur, à coté de l horloge, retrouvez le logo de votre antivirus. Une fois votre logo retrouvé, effectuez un clic droit sur l icône de votre Antivirus et activez-le. PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - RÉCUPÉRER LE CONNECTEUR 5
CRÉATION DU COMPTE DE MESSAGERIE COMME ACTUELLEMENT, VOUS AUREZ DEUX ACCÈS POUR UTILISER VOTRE MESSAGERIE : EN WEBMAIL ET VIA OUTLOOK. L objectif de cette étape est de configurer votre nouveau compte de messagerie pour pouvoir l utiliser via Outlook. En prérequis du paramétrage : - Nous devons vérifier si le connecteur pour Outllook a bien été installé sur votre poste. - Nous devons identifier où se trouvent vos fichiers d archives (.pst). PRÉREQUIS 1 : VÉRIFIEZ QUE VOTRE CONNECTEUR EST BIEN INSTALLÉ. Cliquez sur «Démarrer» puis «Panneau de configuration». Cliquez sur «Programmes et fonctionnalités». PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - CRÉATION DU COMPTE DE MESSAGERIE 6
Merci de vous rendre à la page 3 afin de suivre la procédure globale pour récupérer le connecteur. PRÉREQUIS 2 : ALLEZ RÉCUPÉRER L EMPLACEMENT DE VOS ARCHIVES. Cliquez sur «Démarrer» puis «Panneau de configuration». PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - CRÉATION DU COMPTE DE MESSAGERIE 7
Cliquez sur «Courrier», si vous n avez pas cette option, c est qu il doit y avoir un filtre sur catégorie, sélectionnez le mode «Grandes icones». Cliquez sur «Courrier» et enfin sur «Fichiers de données...». Dans «Fichier de données» se trouve la liste de tous vos fichiers d archives ( extension.pst ), notez les noms et emplacements, faites un imprime écran si nécessaire. Cliquez sur «OK». PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - CRÉATION DU COMPTE DE MESSAGERIE 8
PARAMÈTRES DE MESSAGERIE MAINTENANT, NOUS ALLONS DÉMARRER LE PARAMÉTRAGE DE VOTRE COMPTE. Fermez Outlook si ce n est pas déjà fait. Cliquez sur «Démarrer», «Panneau de configuration» et enfin sur «Programmes et fonctionnalités». Cliquez sur «Courrier», si vous n avez pas cette option, c est qu il doit y avoir un filtre sur «Catégories», sélectionnez le mode «Grandes icones». Cliquer sur «Afficher les profils». PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - PARAMÈTRES DE MESSAGERIE 9
Cliquez sur «Ajouter» : Saisissez un nouveau nom de profil : «Futuroffice», et cliquez sur «OK». Cliquez sur «Configurer manuellement les paramètres» et «Suivant». Cochez la case «Autre» et sélectionnez le serveur «Zimbra Collaboration Server» et «Suivant». PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - PARAMÈTRES DE MESSAGERIE 10
La fenêtre suivante apparaît : - Nom du serveur : futuroffice.fr :443 - Adresse mail : Saisir votre adresse mail - Password : (inchangé) Renseignez ici le mot de passe communiqué par Futur début et mi juin. Si vous ne retrouvez pas votre mot de passe, rapprochez vous de votre gestionnaire de messagerie. Lors de votre première connection, il vous sera demandé de changer de mot de passe en respectant le niveau de sécurité maximum de : «7 caractères, 1 chiffre, 1 minuscule et 1 majuscule». La fenêtre suivante apparaît : Sélectionnez le compte «Futuroffice» et cochez la case «Toujours utiliser ce profil». Cliquez sur «Appliquer» puis sur «OK». L étape est terminée. PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - PARAMÈTRES DE MESSAGERIE 11
RÉCUPÉRER LES FICHIERS D ARCHIVES Lancez Outlook. Cette étape permet de récupérer vos fichiers d archives de mail (.pst). Vos.pst se trouvent aux emplacements notés précédemment. ( cf procédure prérequis n 2 page 9 ). Cliquez sur «Fichier», «Ouvrir» et cliquez sur «Ouvrir le fichier de données Outlook». Sélectionnez votre pst ( reprendre l emplacement où vous avez noté précédemment vos archives «.pst», et cliquez sur «OK». ( cf procédure prérequis n 2 page 9 ). Pour des version antérieures d Outlook : Cliquez sur «fichier», puis cliquez sur «Gestion des fichiers de données», puis sur «Ajouter» et Sélectionnez l archive que vous souhaitez intégrer à votre messagerie. RENOUVELLEZ CES OPERATIONS POUR TOUTES LES ARCHIVES QUE VOUS VOULEZ INTÉGRER. Attention : Rassurez vous, les éléments historique ( emails / calendrier ) de votre messagerie seront chargés progressivement durant la semaine de migration. PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - RÉCUPÉRER LES FICHIERS D ARCHIVES 12
SIGNATURE DE MESSAGERIE L objectif de cette étape est de reconfigurer votre signature. 2 OPTIONS : Si il y a une image dans votre signature, nous vous conseillons de la recréer complétement. S il n y a pas d image, il suffira de mettre votre signature comme signature par défaut. SUR OUTLOOK 2010 : Allez dans Outlook, Cliquez sur «Fichier», puis «Options». Sélectionnez l item «Courrier», cliquez sur «Signatures...». PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - SIGNATURE DE MESSSAGERIE 13
SUR OUTLOOK 2007 : Dans Outlook, cliquez sur «Outils», «Options», onglet «format du courrier», cliquez sur «Signatures». SUR OUTLOOK 2007 ET OUTLOOK 2010 : Par défaut, la valeur «Aucune» est selectionnée dans les menus déroulant. Sélectionnez le nom de votre signature (créée et enregistrée au préalable) pour les «Nouveaux messages» et les «Réponses & Transferts». PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - SIGNATURE DE MESSSAGERIE 14
CARNET D ADRESSE SOCIÉTÉ L objectif de cette étape est de mettre le carnet d adresse de la société comme carnet d adresse par défaut. SUR OUTLOOK : Cliquez sur «Carnet d adresse», une fenêtre s ouvre, cliquez sur «Outils» puis «Options». Cliquez sur «Commencer avec la liste d adresses globale», et cliquez sur «OK». SUR OUTLOOK 2010 : Cliquez sur «Personnalisé», sélectionnez «Global Address List», et dans la sélection «Lors de l ouverture du carnet d adresse» sélectionnez «Global Adress List» également. SUR OUTLOOK 2007 : Sélectionnez «Liste d adresses globale», puis le nom de votre carnet d adresse. VOUS VENEZ DE PARAMÉTRER LES ÉLÉMENTS ESSENTIELS DE VOTRE MESSAGERIE. PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - CARNET D ADRESSE SOCIÉTÉ 15
ÉTAPES FACULTATIVES
MISE À JOUR DES RÈGLES Création des règles : Nous vous conseillons de créer vos règles sur le webmail de votre messagerie.allez sur le webmail pour recréer vos différentes regles. Pour accéder à votre webmail, connectez vous via : www.futuroffice.fr Afin d accéder à votre messagerie personnelle, vous devez vous identifier par votre adresse mail et votre mot de passe : 1. Utilisateur : email@entreprise.fr 2. Mot de passe : xxxxxx 3. Cliquez sur connexion SUR OUTLOOK 2010 : Allez dans «Fichier», «Informations» et onglet «Gérer les règles et les alertes». SUR OUTLOOK 2007 : Allez sur «Outils» «Règles et alertes». PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - MISE À JOUR DES RÈGLES 17
REPARAMÉTRAGE DES CALENDRIERS PARTAGÉS Cette étape consiste à reconfigurer vos calendriers partagés. Allez dans le webmail et reconfigurez vos partages. Cliquez sur «Calendrier», puis dans l arborescence de gauche, faites un clic droit et sélectionnez «Partage de calendrier». USER1 : L utilisateur qui doit partager son calendrier va dans son webmail, onglet «Préférence», sélectionne «Partage» dans le menu de droite, et crée un partage avec l utilisateur de son choix, en sélectionnant le niveau d autorisation (visionneur ou gestionnaire) : USER2 : L utilisateur qui veut avoir le calendrier de «User1» visible dans son calendrier d Outlook, doit l ouvrir depuis son Outlook : - SUR OUTLOOK 2007 : Fichier / Ouvrir / «Boite aux lettres d un autre utilisateur» - SUR OUTLOOK 2010 : Onglet Zimbra / «Ouvrir la boite aux lettres d un autre utilisateur» Les rendez-vous privés apparaîssent masqués. PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - REPARAMÉTRAGE DES CALENDRIERS PARTAGÉS 18
CONFIGURATION DES BOÎTES DE SERVICE DÉFINITION : UNE BOÎTE AUX LETTRES DE SERVICE EST UNE BOÎTE AU LETTRES GÉNÉRIQUE DU TYPE : ( SERVICE CLIENT, SERVICE TECHNIQUE, CONTACT, PRESSE ) UTILISÉE ET/OU ACCESSIBLE PAR PLUSIEURS UTILISATEURS. L objectif est de configurer les boîtes de service afin de pouvoir envoyer des mails en tant que «Service client» ou autre - SUR OUTLOOK 2007 : Allez sur Outlook, «Fichier», et cliquez sur «Paramètres du compte». - SUR OUTLOOK 2010 : Allez sur Outlook, «Outils», «Options» et cliquez «Paramètres du compte». Cliquez sur «Nouveau». Cochez «Compte de messagerie» ou «Microsoft Exchange, POP 3, IMAP ou SMTP», et cliquez sur «Suivant». PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - CONFIGURATION DES BOÎTES DE SERVICE 19
Cochez la case «Configurer manuellement les paramètres», cliquez sur «Suivant». Cochez «Messagerie Internet», puis «Suivant» SAISIR : - Le nom de la boite de service (exemple : service.client) - L adresse de messagerie de la boite de service (ex.: service.client@futur.fr) - Type de compte : IMAP - Adresse de courrier entrant : futuroffice.fr - Adresse de courrier sortant : futuroffice.fr - Nom d utilisateur : adresse de messagerie de la boite de service (ex.: service.client@futur.fr) - Le mot de passe de la boite de service - Cocher «Mémoriser le mot de passe» PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - CONFIGURATION DES BOÎTES DE SERVICE 20
CLIQUEZ SUR «PARAMÈTRES SUPPLÉMENTAIRES» : 1 ) Allez dans «Serveur sortant», cochez «Mon serveur sortant (SMTP) requiert une authentification», puis utilisez les mêmes paramètres que «Mon serveur de courrier entrant». 2 ) Allez dans «Options avancées», renseignez «Serveur entrant (IMAP)» = 993 avec SSL et «Serveur de courrier sortant (SMTP)» = 465 avec SSL, Cliquez sur «OK», «Suivant» et «OK», la deuxième boîte apparaît dans Outlook. Ensuite, allez dans «Serveur sortant», et cochez la case «Mon serveur sortant (SMTP) requiert une authentification», puis cliquez sur «OK». PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - CONFIGURATION DES BOÎTES DE SERVICE 21
Faites un clic droit sur la BAL de service concerné, puis «dossiers IMAP Décochez «Lors de l affichage» puis cliquez sur «OK». PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - CONFIGURATION DES BOÎTES DE SERVICE 22
SIGNATURE DE VOTRE BOITE AUX LETTRES DE SERVICE Pour éviter de sélectionner votre signature à chaque envoi depuis une BAL de service, voici la manipulation. Se rendre dans «Outils / Options / Format courrier», puis «Signatures...». Sélectionnez votre BAL de service. PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - CONFIGURATION DES BOÎTES DE SERVICE 23
Puis modifiez avec votre nom via le menu déroulant, pour «Nouveaux messages» et «Réponses/transferts». Pour envoyer un mail : Cliquez sur «Compte» et sélectionnez le compte émetteur du mail. PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - CONFIGURATION DES BOÎTES DE SERVICE 24
Pour éviter que les mails supprimés restent barrés dans votre boîte de service, appliquez la procédure ci-dessous : Lorsque vous marquez un élément sur un serveur de messagerie IMAP pour suppression, l élément apparaît barré dans la liste d en-tête. Cependant, l élément n est pas supprimé du serveur de messagerie IMAP tant qu une commande de purge n a pas été utilisée. Remarque : Vous pouvez modifier l affichage d un dossier IMAP de manière à ce que les éléments marqués pour suppression ne s affichent pas. Dans le menu Affichage, pointez sur Affichage actuel, puis cliquez sur Masquer les messages marqués pour suppression. Si vous utilisez le volet de lecture, vous devez l activer à nouveau après avoir utilisé cette commande. Dans le menu Affichage, pointez sur Volet de lecture, puis cliquez sur Droite ou Bas. Si vous ne purgez pas périodiquement les éléments supprimés, vous pouvez atteindre et dépasser l espace disque alloué par le serveur de messagerie électronique. Si vous dépassez l espace disque alloué, vous ne pouvez plus recevoir de messages ou vous risquez de payer des taxes supplémentaires facturées par votre fournisseur de services Internet. PURGER MANUELLEMENT LES ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS Pour supprimer définitivement les éléments marqués pour suppression : 1. Cliquez sur un dossier dans le compte de messagerie IMAP. 2. Dans le menu Edition, pointez sur Purger le dossier «Éléments supprimés». 3. Effectuez l une des opérations suivantes : Pour supprimer définitivement les éléments marqués pour suppression : 1. Cliquez sur un dossier dans le compte de messagerie IMAP. 2. Dans le menu Edition, pointez sur Purger le dossier «Éléments supprimés». 3. Effectuez l une des opérations suivantes : Remarque : Vous devez travailler en ligne avec le serveur de messagerie pour que la fonctionnalité soit opérationnelle. Conseil : Ajout de la commande Vider à une barre d outils. Dans le menu Outils, cliquez sur Personnaliser. Dans l onglet Commandes, sous Catégories, cliquez sur Modifier. Sous Commandes, faites glisser la commande Vider dans une barre d outils. PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - CONFIGURATION DES BOÎTES DE SERVICE 25
PURGER AUTOMATIQUEMENT LES ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS Vous pouvez configurer Microsoft Outlook de sorte que lorsque vous permutez entre des dossiers, les éléments marqués pour suppression soient purgés sur le serveur de messagerie IMAP. 1. Cliquez sur un dossier dans le compte de messagerie IMAP. 2. Dans le menu Edition, pointez sur Purger le dossier «Éléments supprimés». 3. Cliquez sur Options de purge. La boîte de dialogue «Paramètres de messagerie» Internet s affiche. 4. Sur l onglet Général, sous l option Options de vidage, cochez la case «Vider les éléments en changeant de dossier en ligne». Remarque : Vous devez travailler en ligne avec le serveur de messagerie pour que la fonctionnalité soit opérationnelle. Pour avoir uniquement accès à la boîte, cliquez sur «Fichier / Ouvrir / Boîtes aux lettres d un autre utilisateur», et choisissez la boîte concernée dans le carnet d adresse. PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - CONFIGURATION DES BOÎTES DE SERVICE 26
CONFIGURATION DES SMARTPHONES, IPAD... Pour les personnes utilisant leur messagerie sur des Smartphones, Ipad Il va falloir reparamétrer votre terminal. L URL ci-après explique comment faire : www.futuroffice.info Cliquez sur «Après la migration» puis sur «Mise à jour sur smartphones & tablettes» et laissez vous guider. Choisir Email pour Nom de domaine + services collaboratifs, puis son OS mobile. De manière générale, voici les informations à renseigner : - Adresse : Saisir votre adresse mail - Serveur : futuroffice.fr - Domaine : Laisser ce champ vide - Nom d utilisateur : Saisir à nouveau votre adresse mail - Mot de passe : Saisir votre mot de passe de messagerie Accepter tous les types de certificats si on vous le demande. SI vous n arrivez pas à faire fonctionner votre messagerie sur votre Smartphone en modifiant ces données, nous vous conseillons alors d effacer ce compte et de le recréer. ( Le fait d effacer ce compte ne vous fera perdre aucune information ). PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - CONFIGURATION DES SMARTPHONES, IPAD... 27
UTILISATION DE ZIMBRA DESKTOP COMMENT UTILISER ZIMBRA DESKTOP? SI vous décidez de ne plus utiliser Outlook, nous vous proposons un outil de gestion de votre messagerie à télécharger gratuitement sur «l espace de telechargement» accessible via www.futuroffice.info Laissez charger le logiciel et laissez vous guider. PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - UTILISATION DE ZIMBRA DESKTOP 28
Une fois chargé, on vous demande d exécuter le programme : Cliquez sur «Exécuter». PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - UTILISATION DE ZIMBRA DESKTOP 29
UTILISATION D UNE AUTRE MESSAGERIE VOUS UTILISEZ UN AUTRE CLIENT DE MESSAGERIE ( THUNDERBIRD, MAIL... ) Vous devez paramétrer en IMAP votre Boîte. Attention, avec ces clients messagerie, vous n aurez pas accès à toutes les fonctionnalités que peut proposer ZIMBRA avec son desktop ou en mode connecté «Webmail». - Adresse de courrier sortant : futuroffice.fr - Nom d utilisateur : adresse de messagerie @ nomdedomaine.fr - Le mot de passe (envoyé courant du mois de juin par Futur) - Cocher «Mémoriser le mot de passe» Cliquez sur «Paramètres supplémentaires» : 1 ) Allez dans «Serveur sortant», cochez «Mon serveur sortant (SMTP) requiert une authentification», puis utilisez les mêmes paramètres que «Mon serveur de courrier entrant». 2 ) Allez dans «Options avancées», renseignez «Serveur entrant (IMAP)» = 993 avec SSL et «Serveur de courrier sortant (SMTP)» = 465 avec SSL, cliquez sur «OK». PROCÉDURE D AIDE AU PARAMÉTRAGE - UTILISATION D UNE AUTRE MESSAGERIE 30