Formation des salariés : construisez de façon efficace votre plan de formation 2015! Qu est-ce que le plan de formation? Le plan de formation est un document qui regroupe les besoins de formation établi dans le cadre de la politique de gestion des ressources humaines de votre entreprise. Il est annuel et s élabore généralement en fin d année. Attention : ce n est pas la même chose que le Droit Individuel à la Formation ou DIF (qui deviendra le Compte Personnel de Formation à compter du 1er janvier 2015 : voir Information Sociales du 2ème trimestre). Le DIF est personnel au salarié, il est utilisé lorsque c est le salarié qui souhaite de sa propre initiative suivre une formation (avec votre accord). Les deux dispositifs sont compatibles : le salarié suit une ou les formations que vous avez prévue (s) dans le plan de formation et demande à utiliser son DIF pour suivre une autre formation. J ai une petite structure, je n ai pas beaucoup de temps à consacrer aux «tâches administratives» : est-ce obligatoire d établir ce plan? Obligation de veiller à l employabilité de vos salariés.. Vous avez une réelle obligation de formation professionnelle vis-à-vis de vos salariés. A savoir! La Cour de Cassation a jugé récemment que l employeur avait l obligation de veiller au maintien de la capacité des salariés à occuper un emploi : c est ce qu on appelle l employabilité. Cette obligation relève de l initiative de l'employeur, même si les salariés n'émettent aucune demande de formation au cours de l'exécution de leur contrat de travail (Arrêt du 18 juin 2014)... mais aucun formalisme imposé L établissement d un «plan de formation» au sens d un document regroupant les besoins en formation n'est pas obligatoire. 1
Dans vos petites structures, la formation est souvent réalisée sur le poste de travail, de façon informelle, sans programme, sans objectif pédagogique explicite. Cette méthode vous conduit à assumer le financement de la formation sur vos fonds propres sans aide financière externe! Formaliser cette obligation dans un plan de formation, c est apporter un contenu à votre OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé) qui vous aidera notamment à mettre en place des financements! Former mes salariés : quelle valeur ajoutée sur mon activité? vous vous assurez de l adaptation de vos salariés aux évolutions des métiers vous anticipez vos besoins en emplois et compétences vous renforcez votre avantage concurrentiel en développant de nouvelles compétences vous motivez et fidélisez vos salariés et facilitez l intégration de nouveaux salariés Quels types de formations dois-je prévoir pour mes salariés? Le plan de formation peut comporter deux types d actions : Catégorie 1 : les formations d'adaptation au poste de travail ou liées à l'évolution ou au maintien dans l'emploi Ces formations relèvent des obligations de l employeur. Ce sont toutes les actions de formation indispensables aux salariés : pour remplir les missions et les tâches liées à leur poste de travail pour maintenir leurs capacités à occuper un emploi au regard notamment de l'évolution des emplois, des technologies et des organisations pour leur permettre également d'évoluer vers d'autres postes relevant de sa qualification Concrètement, il s agit des formations suivantes : Vente/Accueil, Etalage/Merchandising, Gestion des stocks informatisée/ Plan d achats, Caisse enregistreuse informatisée, Conseil look client, Connaissance des produits, Gestion, Fiscalité, Langues, Informatique. Le salarié est dans l'obligation de suivre les actions de formation décidées par l employeur. Ces actions sont considérées comme du temps de travail effectif et s'effectuent toujours pendant le temps de travail. Elles donnent lieu au maintien de la rémunération habituelle du salarié. 2
A noter! Les formations peuvent être organisées en externe, par un organisme de formation ou en interne, par un salarié de l entreprise (si elle a un effectif de 10 salariés et plus). Catégorie 2 : les formations liées au développement des compétences Ces formations vont au-delà de l obligation de l employeur et sont facultatives. Elles ont pour objectif : soit le développement de compétences pour élargir le champ de compétences du salarié, dans son emploi actuel soit le développement de compétences pour permettre au salarié d évoluer vers une nouvelle qualification Former ses salariés, c est un budget conséquent : comment financer la formation? Vous participez au financement de la formation professionnelle continue de vos salariés en payant une cotisation annuelle à AGEFOS PME qui est l OPCA de la branche du Commerce de détail de l habillement et articles textiles. En contrepartie, un «budget» formation vous est alloué. AGEFOS PME vous apporte donc des financements en contrepartie de la cotisation versée. L OPCA peut également mobiliser d autres financements (régionaux, nationaux ou européens). Dans le cadre du plan de formation, la prise en charge des coûts pédagogiques par AGEFOS PME est fixé à 40, 30 ou 20 euros de l heure par salarié selon le type de formation (taux en vigueur en juin 2014 susceptibles d évoluer). En fonction du coût de la formation, la prise en charge par AGEFOS PME pourra être totale ou partielle. En tout état de cause, compte tenu des financements mobilisables, même si la prise en charge est partielle, le coût sera moins élevé qu un financement sur vos fonds propres. Il est donc indispensable de contacter votre conseiller AGEFOS PME qui non seulement vous aidera dans votre réflexion sur vos besoins en compétences mais vous aidera à mettre en œuvre les financements nécessaires. A noter! Lorsqu AGEFOS PME vous donne son accord de prise en charge financière (accord total ou partiel), c est lui qui règle directement l organisme de formation : c est ce qu on appelle la subrogation. 3
Concrètement, comment construire le plan de formation? Il faut commencer à construire votre plan de formation dès le mois de septembre. Les fonds disponibles ne sont pas les mêmes en début, en milieu ou en fin d année. Plus vous retarderez la construction de votre plan, moins le financement sera aisé! Recueillir les besoins : septembre Ils sont recueillis directement auprès des salariés (ou des responsables de services si vous en avez). Il n y a aucun formalisme particulier à respecter : vous pouvez envoyer un e-mail à vos salariés en leur indiquant que dans le cadre de l élaboration du plan de formation 2015, vous souhaitez recueillir leur(s) besoin(s) en formation tout en précisant le caractère indicatif de leurs réponses! Un arbitrage sera fait, certaines formations seront prioritaires cette année par rapport à d autres. Les salariés dont les demandes auraient été écartées peuvent être orientés vers le DIF. Nous vous conseillons de leur indiquer quels types de formation peuvent être inscrits dans le plan de formation de l entreprise et quelles formations nécessitent au contraire l utilisation de leurs droits personnels (notamment le DIF). A noter! La loi du 5 mars 2014 a mis en place une obligation d entretien professionnel tous les 2 ans (voir Informations Sociales du 2ème trimestre 2014) afin de créer des échanges entre l employeur et le salarié sur son évolution professionnelle : cet entretien est l occasion de recueillir les souhaits individuels de vos salariés! (A venir : un kit méthodologique sur l entretien professionnel). Attention : ce n est pas la même chose que l entretien d évaluation ou entretien annuel : son but est d évaluer les salariés sur les résultats de l année écoulée (performance, objectifs, résultats ) et de fixer des objectifs pour l année suivante. Construire votre projet : octobre A noter! Le comité d entreprise ou, à défaut, les délégués du personnel s il y en a dans l entreprise doit être consultés sur le projet de plan. Arbitrer / prioriser! A ce stade, vous avez d un côté les souhaits de formation de vos salariés et d un autre côté les besoins en formation que vous aurez identifiés (compte tenu des perspectives économiques de votre entreprise) : vous pouvez alors commencer à construire un projet de plan de formation pour l année à venir. 4
Vous devrez faire les arbitrages nécessaires en fonction des demandes de vos salariés et des nécessités de votre entreprise! Trouver un organisme de formation! Pensez à la FNH! La FNH organise régulièrement des sessions de formation. Nous vous tiendrons informés des prochaines dates. Recourir à un organisme de formation externe (on parle de formation «externe») Demandez des devis à plusieurs afin de pouvoir comparer les prix! L idée n est pas d aller «au moins cher» à tout prix mais de sélectionner soigneusement vos organismes afin de garantir la qualité des formations et d optimiser les dépenses. Agefos PME peut vous aider dans vos recherches d organismes de formation. Pensez à la formation «interne» (on parle de formation «interne») Vous avez plus de 10 salariés dans l entreprise? La formation interne est un bon moyen pour diffuser les savoir-faire métiers et transmettre la culture d entreprise! Elle est conçue et réalisée par l entreprise, avec ses propres ressources pour ses salariés. Le formateur (sous condition d expérience professionnelle minimale) est choisi parmi les salariés de l entreprise. Les couts salariaux du formateur et du salarié formé peuvent être pris en charge par AGEFOS PME. La Formation ouverte à distance (FOAD) Des cours peuvent être dispensés par correspondance, par téléphone ou via Internet. En pratique, une fois l arbitrage effectué et les devis reçus, nous vous invitons : à inscrire les formations envisagées (bénéficiaires, intitulé de la formation, durée, coût ) dans le tableau Excel téléchargeable à cette adresse : http://www.agefos-pmeiledefrance.com/site-ile-de-france/employeur/acces-rh/ et, à partir de cette 1 ère version de votre plan, prendre contact avec votre conseiller AGEFOS PME qui vous précisera les actions pouvant être prises en charge et vous aidera à optimiser votre budget 5
Mettre en œuvre le plan de formation : novembre et décembre Une fois le plan de formation et les financements validés, vous pourrez réaliser vos formalités (demandes de prise en charges financières ) et programmer vos formations. Vous avez des questions sur les autres dispositifs de formation (contrat de professionnalisation, congé individuel de formation...)? Contactez votre conseiller AGEFOS PME! Céline CAVELIER Responsable juridique des affaires sociales 6