Tutoriel Chorus DT Personnels itinérants Sommaire Préambule : connexion à Chorus DT... page 2 La fiche profil : A / Présentation de la fiche profil... page 4 B / Créer son véhicule personnel... page 4 L ordre de mission permanent : A / Créer son ordre de mission permanent... page 6 B / Remplir son ordre de mission permanent... page 7 1 / Modifications préalables obligatoires... page 8 2 / Saisie de l ordre de mission permanent... page 9 3 / Soumettre son ordre de mission permanent à validation... page 10 L ordre de mission mensuel : A / Créer son ordre de mission mensuel... page 11 B / Remplir son ordre de mission mensuel... page 13 1 / Onglet «Général»... page 13 2 / Onglet «Indemnités kilométriques»... page 16 3 / Onglet «Frais prévisionnel»... page 18 4 / Onglet «Historique»... page 19 C / Contrôler son ordre de mission... page 20 D / Soumettre son ordre de mission à validation... page 20 E / En cas d erreur : révision de l ordre de mission... page 22 F / suppression d un ordre de mission... page 23 G / Cas particulier des pièces justificatives.... page 24 Rappel succinct de la procédure : En début d année scolaire, création de l ordre de mission permanent (OMP) sur Chorus DT par l agent et envoi au valideur hiérarchique Validation de l OMP par le rectorat => Envoi automatique d un courriel Tous les mois, saisie par l agent de l ordre de mission (OM) mensuel sur Chorus DT et envoi au valideur hiérarchique Validation de l OM par le rectorat => Envoi automatique d un courriel Création automatique de l état de frais (EF) mensuel sur Chorus DT par le rectorat, et validation par le rectorat Mise en paiement sur le compte bancaire de l agent 1
Préambule : connexion à Chorus DT L accès à l application Chorus DT se fait via le Portail Intranet Académique (PIA), à cette adresse : https://pia.ac-dijon.fr N.B. : le PIA a un fonctionnement optimum avec Mozilla Firefox, les autres navigateurs peuvent engendrer des blocages. Vous accédez alors à la page d authentification. L identifiant et le mot de passe sont les mêmes que ceux de votre messagerie académique. Placez votre curseur sur «Quel est mon identifiant?» pour plus de renseignement. Après authentification, vous arrivez sur la page d accueil du PIA. Cliquez sur «Métiers» dans la zone «Services pratiques» 2
Puis, cliquez sur l icône intitulée «ARENA réseau interne» ou sur celle nommée «ARENA par OTP», qui vous enverra sur la page d accueil ARENA. A gauche de cette page d accueil, cliquez d abord sur «Gestion des personnels», pour atteindre le lien vers Chorus DT, puis sur «Déplacements Temporaires». 1 2 Ca y est! Vous êtes arrivé dans Chorus DT! 3
La fiche profil N.B. : les informations de la fiche profil sont reprises à partir de la base SIRH (Système Informatique des Ressources Humaines). Par conséquent, en cas de changement de situation (état civil, banque, adresse), il convient de s adresser au service des ressources humaines du rectorat de Dijon pour effectuer les modifications. A / Présentation de la fiche profil La fiche profil se compose en plusieurs onglets : «Infos générales» : état civil de l agent, rattachement administratif, «Coordonnées» : courriel académique et personnelle de l agent, résidence administrative et familiale. «Préférences voyageur» : en cas de réservation de billets de train ou d avion, l agent à la possibilité de choisir sa place et d inscrire les éventuelles cartes d abonnement (grand voyageur ) «Véhicules» : dans le cas où l agent demande une autorisation d utilisation du véhicule personnel (personnel itinérant), il convient de renseigner le véhicule, l assurance de ce dernier (voir infra) «Habilitations» et «Délégation d habilitations» : indication des habilitations accordées par le rectorat «Infos banque» : informations bancaires (compte sur lequel le traitement est versé) A noter : Dans l onglet «Infos générales», les indications telles que l enveloppe de moyens ainsi que le centre de coûts CHORUS sont les informations financières nécessaires pour le paiement des frais de déplacement. Elles sont à saisir à chaque création d un ordre de mission. Cependant, pour les personnes qui ont des missions itinérantes, ces informations (enveloppe budgétaire et centre de coût chorus) peuvent être renseignées par défaut dans la fiche profil pour simplifier la saisie des ordres de mission. Il est aussi possible de saisir le nom du valideur VH1. B / Créer son véhicule personnel L onglet «Véhicules» permet aux personnels qui ont une mission itinérante de saisir leur véhicule personnel. N.B. :, vous devez au préalable transmettre à la DSDEN de Saône-et-Loire une copie de la carte grise du véhicule et une copie de votre carte d assurance à jour. Cliquez sur l onglet «Véhicules», la liste des véhicules rattachés à votre profil apparaît. Par défaut, des informations relatives à la SNCF sont pré inscrites. Elles permettent d être remboursé sur le tarif SNCF 2 e classe. 4
1 2 Cliquez sur «Créer», la fenêtre «Véhicules personnels» s affiche : Certains champs sont à renseigner obligatoirement. Sur l image ci-dessus, ils sont accolés d un sens interdit. Saisissez le numéro d immatriculation de votre véhicule, sa marque, son modèle et sa puissance fiscale, ainsi que le nom de votre assureur, le numéro de police et les dates de validité de votre assurance. Cliquez sur la loupe à côté de la ligne intitulée «Barème» et sélectionnez dans la liste «IKSTD Barème IK standard». Vous serez ainsi remboursé sur la base des taux de l arrêté du 24 avril 2006. N.B. : en cas de changement de véhicule (cession), inscrivez une date de fin d utilisation sur l ancien véhicule et créez le nouveau véhicule. Dans ce cas, n oubliez pas de transmettre une copie de votre nouvelle carte grise et de votre carte d assurance à la DSDEN de Saône-et-Loire. Une fois la fenêtre «Voitures personnelles» remplie, cliquez sur «Confirmer» en bas à droite pour enregistrer votre véhicule. Vous revenez alors dans l onglet «Véhicules». Cliquez sur «Enregistrer» en bas à gauche de votre écran pour mettre à jour votre profil. 5
L ordre de mission permanent A / Créer son ordre de mission permanent Pour créer un ordre de mission permanent (OMP), cliquez sur «Ordre de mission» dans la zone «Menu Chorus DT» sur la page d accueil de l application. L écran suivant apparaît : Cliquez sur «Créer un nouvel Ordre de mission pour» Une nouvelle fenêtre s ouvre : Cliquez sur «Autre». La fenêtre se complète ainsi : Cliquez sur «Document vierge». L OM est alors créé : 6
B / Remplir son ordre de mission permanent Les informations à saisir dans chaque OM, que ce soit un OMP ou un OM mensuel, sont organisées en onglets : «Général», «Prestations», etc. Tous ne vous seront pas utiles. Pour renseigner un OM, il convient de toujours commencer par l onglet «Général», contenant les informations générales et administratives de la mission. En effet, certaines indications sont reprises automatiquement pour alimenter d autres onglets. Vous trouverez en haut de l OM divers renseignements, et, en bas, des boutons de commande. Onglets Référence de l OM Statut de l OM Coût de l OM Pour revenir à la page d accueil de Chorus DT Pour rechercher un OM ou créer un nouvel OM Pour enregistrer l OM en cours de saisie Permet d imprimer l OM (ouverture d un document pdf) Pour transmettre l OM au valideur VH1 Pour supprimer l OM en cours de saisie Certains champs sont à renseigner obligatoirement. Sur l image ci-dessus, ils sont accolés d un sens interdit. N.B : Tant que votre OM comporte un ou plusieurs de ces signes, vous ne pourrez pas le transmettre pour validation. Par contre, le panneau triangulaire jaune n est qu un avertissement. 7
Quand plusieurs choix sont possibles, il faut choisir parmi les propositions en cliquant sur la petite loupe à côté du champ à renseigner, ou sur la flèche Il est nécessaire de suivre un certain ordre dans la saisie. 1 / Modifications préalables obligatoires de l OMP Avant toute chose, commencez par modifier le type de mission en cliquant sur la flèche Sélectionnez «OM Permanent». 2 1 Un avertissement apparaît. Cliquez sur «Oui». Les onglets (catégories) cités dans le message d avertissement disparaissent. 8
2 / Saisie de l OMP Renseignez les champs suivants : - Destination principale : Académie de Dijon (commencez à saisir «aca» dans la zone idoine, une fenêtre s ouvre et vous propose les diverses académies ; cliquez sur «Académie de Dijon» 1 2 - objet de la mission (exemple : «Personnel RASED, secteur Louhans» ou «Conseiller pédagogique, circonscription du Creusot») - date de début et de fin de l OM : en général les dates de l année scolaire en cours (exemple : 01/09/2014 et 31/08/2015) ; pour les horaires, vous pouvez indiquer 8h00 et 17h00 Vous pouvez aussi sélectionner la date en cliquant sur l icône calendrier. - enveloppe de moyens : il s agit de votre enveloppe de frais de déplacement ; saisissez 0140IA71, une fenêtre s ouvre et vous propose toutes les enveloppes disponibles ; sélectionnez la vôtre en faisant défiler les écrans 9
1 2 - centre de coût Chorus : saisissez «IACFINA071» - lieu de départ et lieu d arrivée : saisissez «ADM» (résidence administrative) Dans la zone «Autorisation de véhicule» : - cliquez sur le bouton «Personnel pour besoin de service» et - sélectionnez le véhicule que vous allez utiliser et que vous avez enregistré précédemment dans votre fiche profil 1 2 3 Cliquez sur «Enregistrer» en bas au milieu 3 / Soumettre son OMP à validation Quand toutes les informations obligatoires ont été renseignées et que l OMP ne comporte plus d anomalie bloquante, vous pouvez l envoyer pour validation. 10
Cliquez sur le bouton «Valider / Modifier» en bas à droite de l écran L écran suivant apparaît : Cliquez sur «Passer au statut : 2 Attente de validation VH1» Une nouvelle fenêtre s ouvre : Dans le champ «Destinataire», saisissez le nom de votre valideur Laissez cochée la ligne «Prévenir le destinataire par un e-mail», afin que votre VH1 soit averti qu il doit donner suite à votre OMP. Cliquez sur «Confirmer le changement de statut». Chorus DT modifie automatiquement le statut du document en cours qui n est alors plus modifiable directement. 11
L ordre de mission Une fois votre OMP validé par le rectorat, vous pouvez saisir mensuellement vos ordres de mission. A / Créer son ordre de mission Rappel : il est préférable de saisir l OM une fois que vous avez effectué tous les déplacements du mois concerné. Pour créer un ordre de mission (OM), cliquez sur «Ordre de mission» dans la zone «Menu Chorus DT». L écran suivant apparaît : Cliquez sur «Créer un nouvel Ordre de mission pour» Une nouvelle fenêtre s ouvre : Cliquez sur «Autre». La fenêtre se complète ainsi : 12
Cliquez sur «Document vierge». L OM est alors créé : B / Remplir son ordre de mission 1 / Onglet «Général» Certains champs sont à renseigner obligatoirement. Sur l image ci-dessus, ils sont accolés d un sens interdit. N.B : Tant que votre OM comporte un ou plusieurs de ces signes, vous ne pourrez pas le transmettre pour validation. Par contre, le panneau triangulaire jaune n est qu un avertissement. Quand plusieurs choix sont possibles, il faut choisir parmi les propositions en cliquant sur la petite loupe à côté du champ à renseigner, ou sur la flèche Il est nécessaire de suivre un certain ordre dans la saisie. Modifications préalables obligatoires Avant toute chose, commencez par modifier le type de mission en cliquant sur la flèche Sélectionnez «OM Personnels itinérants». Ceci permet de s affranchir de la saisie d un état de frais par la suite, celui-ci étant créé automatiquement dès la validation définitive de l OM par le rectorat. 13
1 2 Un avertissement apparaît. Cliquez sur «Oui». Les onglets «Prestations», «Saisie des étapes» et «Avances» disparaissent. 14
Ensuite, sélectionnez l OM permanent de référence en cliquant sur la loupe La liste des OM permanents validés s affiche. Cliquez sur celui dont la date de début correspond à l année scolaire en cours. L onglet «Frais prévisionnel» réapparaît. Il vous sera nécessaire pour saisir vos repas. Les champs «Objet de la mission», «Enveloppes de moyens», «Centre de coût Chorus», «Lieu de départ» et «Lieu de retour» sont automatiquement remplis. Les informations proviennent de l OM permanent et de votre fiche profil. Il en va de même pour la partie «Autorisation de véhicule» au bas de l écran. De plus, l onglet «Indemnités kilométriques» apparaît. 15
A renseigner obligatoirement dans l onglet «Général» : Destination principale Saisissez en texte : «mois + année concernée» (exemple : «novembre 2014») ; Appuyez sur la touche «Entrée» de votre clavier. Saisissez «FR» dans la zone pays, qui est apparue en dessous. Dates de début et de fin Inscrivez dans le 1 er champ le jour de début de mission (= le 1 er jour du mois concerné) et dans le 2 e champ l heure de début du déplacement (par défaut 08h00). Vous pouvez aussi sélectionner la date en cliquant sur l icône calendrier. Inscrivez dans le 1 er champ le jour de fin de mission (= le dernier jour du mois concerné) et dans le 2 e champ l heure de fin du déplacement (par défaut 17h00). Une fois tous les champs de l onglet «Général» complétés, cliquez sur «Enregistrer», au milieu du bas de l écran. Un bref message, en bas à droite de l écran, vous avertit que l enregistrement s est bien déroulé. Complétez maintenant l onglet «Indemnités kilométriques». 2 / Onglet «Indemnités kilométriques» Pour créer une indemnité kilométrique, cliquez sur «Ajouter une indemnité» Un nouvel affichage apparaît. 16
Vous devez ensuite renseigner : - la date de déplacement - le trajet effectué (de ville à ville) - les kilomètres remboursés - le nombre de trajets : 1 pour un aller simple et 2 pour un aller-retour Vous disposez d un lien pour vous rendre sur un site de calcul d itinéraire. N.B. : le calcul du trajet se fait toujours de ville à ville en choisissant comme option le trajet le plus court. Une fois l onglet «Indemnités kilométriques» complété, cliquez sur «Enregistrer», au milieu du bas de l écran. Un bref message, en bas à droite de l écran, vous avertit que l enregistrement s est bien déroulé. Attention : une fois l enregistrement fait, vous ne pourrez plus modifier ni les trajets, ni leur nombre. Aussi, assurezvous qu il n y a pas d erreur de saisie. Si vous avez déjà enregistré les données et que vous vous apercevez d une erreur, cliquez sur l icône «poubelle» en haut à droite, cliquez sur «oui» dans la fenêtre de mise en garde et recommencez la saisie de vos trajets Cas particulier des circuits Par exemple : établissement principal établissement secondaire 1 le matin, puis établissement secondaire 2 l aprèsmidi Renseignez la date. Dans «Trajet», saisissez la ville de départ la ville du 1 er établissement la ville du 2 e établissement la ville de retour. Dans «Nombre de trajets», indiquez «1» car il s agit d un circuit, et dans «Km remboursé» le nombre de kilomètres total du circuit. Dans «Commentaire», écrivez «circuit». 17
3 / Onglet «Frais prévisionnels» Cliquez sur le bouton «Créer» et sélectionnez «Repas personnel itinérant avec restaurant ADM», codé «RPA», si vous avez pris votre repas dans un restaurant administratif (comme un restaurant scolaire, taux réglementaire de 7,63 ), ou sélectionnez «Repas personnel itinérant», codé «RPI», pour tout autre repas (taux de 15,25 ). Une fenêtre intitulée «Détail des frais saisis» s ouvre à droite de votre écran. Les 4 premiers champs («Date», «Type de frais», «Ville» et «Pays») sont déjà renseignés d après les données figurant dans l onglet «Général». Saisissez le nombre de repas autorisés par la réglementation pour la période écoulée, c est à dire si vous vous trouvez en mission pendant la totalité de la période comprise entre 11 heures et 14 heures et en dehors de vos résidences administrative et familiale. Précisez dans «Commentaire» les jours concernés. 18
Une fois l onglet «Frais prévisionnel» complété, cliquez sur «Enregistrer», au milieu du bas de l écran. Un bref message, en bas à droite de l écran, vous avertit que l enregistrement s est bien déroulé. 4 / Onglet «Historique» Cet onglet vous permet de suivre l évolution de votre ordre de mission : - statut «1 Création» : votre OM est modifiable à volonté et supprimable ; - statut «2 Attente de validation VH1» : vous avez envoyé votre OM à votre valideur, vous ne pouvez plus le modifier, mais votre valideur le peut ; - statut «G Attente de validation Gestionnaire» : votre valideur a envoyé l OM au rectorat (le service gestionnaire) pour validation définitive, seul le rectorat peut le modifier ; - statut «V Validé» : l OM a été validé définitivement, l état de frais correspondant est automatiquement créé dans Chorus DT, ce qui est matérialisé par le statut «T Traité». Nombre de jours durant lesquels l OM est resté au statut correspondant Nom de l auteur du changement de statut (l émetteur) Nom du destinataire choisi par l émetteur 19
Voici l historique de l état de frais correspondant à l OM ci-dessus. Vous remarquerez que la date et l heure de création de l état de frais (01/03/2015 18:08, au statut «GC Attente de contrôle Gestionnaire») sont identiques à celles de la validation de l ordre de mission. C / Contrôler son ordre de mission Pour pouvoir envoyer l OM à validation, le document ne doit comporter aucune anomalie bloquante. Celles-ci sont signalées par un panneau de sens interdit rouge. Il faut obligatoirement les corriger pour pouvoir transmettre l OM. Le signal apparaît sur l onglet comportant l anomalie et, dans cet onglet, sur la ligne détaillant l objet de l anomalie. Exemple : Les anomalies avec un panneau triangulaire orange ne sont pas bloquantes, elles n ont qu une valeur informative. D / Soumettre son ordre de mission à validation Quand tous les onglets et informations obligatoires ont été renseignés et que l ordre de mission ne comporte plus d anomalie bloquante, vous pouvez l envoyer pour validation. Cliquez sur le bouton «Valider / Modifier» en bas à droite de l écran L écran suivant apparaît : 20
Cliquez sur «Passer au statut : 2 Attente de validation VH1» Une nouvelle fenêtre s ouvre : Dans le champ «Destinataire», saisissez le nom de votre valideur Laissez cochée la ligne «Prévenir le destinataire par un e-mail», afin que votre VH1 soit averti qu il doit donner suite à votre OMP. Cliquez sur «Confirmer le changement de statut». Chorus DT modifie automatiquement le statut du document en cours qui n est alors plus modifiable directement. 21
E / Révision de l ordre de mission Vous pouvez modifier votre OM tant qu il est au statut «2 Attente de validation VH1». Pour cela, vous devez revenir en arrière en faisant passer l OM au statut «1 Création». Cliquez sur le bouton «Valider / Modifier» en bas à droite de l écran Cliquez sur «Passer au statut : R - Révision» pour pouvoir modifier l OM Puis cliquez sur «Confirmer le changement de statut». Vous pouvez alors modifier votre OM à volonté. Notez que le statut de l OM a changé : Une fois l OM modifié, relancez l OM dans le circuit de validation comme indiqué au point D, en cliquant sur «Passer au statut : 2 Attente de validation VH1». 22
F / Suppression ou annulation d un ordre de mission Un OM au statut «1 Création» peut être supprimé. Pour cela, cliquez sur le bouton «Supprimer» en bas à droite de l écran et confirmez sa suppression : Attention : si votre OM est au statut «2 En attente de validation hiérarchique», il ne sera plus possible de le supprimer. Il ne peut être qu annulé. Par conséquent, Chorus DT en gardera trace. Cliquez sur «Passer au statut : R - Révision» pour pouvoir modifier l OM, et confirmez le changement de statut. 23
G / Cas particulier des pièces justificatives Malgré une procédure dématérialisée de remboursement des frais de déplacement, l utilisation de Chorus DT ne vous dispense pas de faire parvenir à la DSDEN de Saône et Loire les pièces justificatives de vos frais, s il y en a. Rappel : pour tout déplacement pris par un moyen de transport en commun, la pièce justificative (billet de train ou de bus) doit être fournie à l appui de l état de frais, que vous devez alors imprimer. 1 2 Pour retrouver un état de frais, saisissez le numéro de l OM (5 caractères) suivi de 01 (zéro un), et cliquez sur «Go». L état de frais imprimé comprend son numéro sur 7 caractères. C est ce numéro qui permettra au rectorat de recouper votre EF sur Chorus DT et vos pièces justificatives. N.B. : il n y aura pas de mise en paiement de l EF tant que les pièces justificatives nécessaires ne seront pas parvenues au rectorat via la DSDEN de Saône et Loire. 24