COMMUNAUTE DE COMMUNES DES TROIS-PAYS 14 rue Clémenceau 62340 Guînes Tél : 03 21 00 83 33 Fax : 03 21 00 83 30 ACQUISITION D UN LOGICIEL DE GESTION DES MARCHES PUBLICS ET PRESTATIONS DE MAINTENANCE ASSOCIEES CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES
ARTICLE 1. Objet du marché Les stipulations du présent cahier des clauses particulières (C.C.T.P.) concernent : l acquisition d un logiciel de gestion de marchés publics et prestations de maintenance associées Ce marché comprend la fourniture, l installation, le paramétrage, la personnalisation des documents, la formation, l assistance, et la maintenance du logiciel. Le logiciel doit permettre : - de rédiger les différentes pièces de consultation, - de rédiger les différents documents de gestion des commissions (convocation, CR et PV, etc. ), - la passation des contrats, marchés et accords-cadres, - de rédiger les différents documents pour la gestion de l exécution (décomptes, avenants, factures, calcul des pénalités, ) - - la gestion administrative et financière des contrats, marchés et accords-cadres pour les besoins du pouvoir adjudicateur L Administration attend de ce logiciel une solution complète, permettant la gestion des «A à Z» des marchés publics, sans achat de modules additionnels. La solution doit apporter aux utilisateurs une vue d ensemble et chronologique des procédures passées, en cours de passation et à venir.
ARTICLE 2. Caractéristiques fonctionnelles du logiciel ARTICLE 2.1 Objectifs attendus Le logiciel devra assurer à chaque utilisateur de : - respecter la réglementation de la commande publique nationale et européenne - assurer une gestion sécurisée des procédures - homogénéiser les documents et les procédures - assister l utilisateur à chaque étape de la procédure - optimiser le processus de passation des marchés - assurer un suivi complet et précis des marchés - suivre l exécution des marchés - éditer des rapports apportant une vue d ensemble des marchés. ARTICLE 2.2 Fonctionnalités attendues a. Rédaction des pièces administratives du marché Objectif attendu : harmonisation des documents / Facilitation de la génération des documents Gestion de tous les types de marchés Le logiciel doit permettre la gestion de tous les types de marché et de toutes les procédures. Type de procédure* Type de marché Nature du marché* Appel d offres ouvert Appel d offres restreint Concours Procédure adaptée Dialogue compétitif Procédure négociée Délégation service public Marché de services relevant de l article 30 du Code des marchés publics Accord-cadre Marché à bons de commande Gestion des tranches de subvention/tiers payant Travaux Fournitures Services Prestations intellectuelles Maîtrise d œuvre Marchés de techniques de l information et de la communication Coordination SPS Contrôle technique * liste non exhaustive Production de toutes les pièces administratives du DCE Le logiciel devra permettre la rédaction des pièces administratives (DCE) des différents types de marchés décrits dans le Code des marchés publics 2006. Le logiciel devra permettre la gestion et la production sécurisée des pièces administratives du Dossier de Consultation des Entreprises : - Acte d engagement - Cahier des Clauses Administratives Particulières - Règlement de la consultation - Documents simplifiés pour les MAPA
- Marchés subséquents - Lettre de consultation (pour le marché subséquent) - Edition des formulaires types des candidatures Saisie unique Le logiciel doit permettre aux utilisateurs de ne saisir les données qu une seule fois. Les données seront ensuite reprises dans l ensemble des documents du marché. Cette automatisation doit permettre un gain de temps aux utilisateurs mais aussi d éviter les incohérences entre les différents documents générés. La solution devra également permettre de copier les données depuis un marché existant. Personnalisation des documents Le titulaire devra créer des documents entièrement sur mesure et personnalisés en fonction des attentes de l administration. Il doit être possible d insérer des clauses spécifiques à l administration mais aussi de reprendre charte graphique et logo. Les documents générés pourront être modifiés par l utilisateur, au besoin. En cas d évolutions, le paramétrage et la personnalisation devront être revus par le titulaire, sans frais additionnels. Assistance de l utilisateur Le logiciel doit assister le titulaire dans toutes les étapes de la rédaction des documents du marché. Il devra disposer d une assistance réglementaire en ligne, directement accessible depuis la solution. L assistance devra s adapter en fonction du type de marché et devra proposer les informations nécessaires à l utilisateur en fonction de la phase de marché dans laquelle il se trouve. Le logiciel devra également lui signaler toute erreur de saisie et incohérence, en fonction du mode de passation choisi au préalable. Des astuces et points d informations viendront également guider l utilisateur. Enfin, un rapport reprendra les points d attention par marché ou pour tous les marchés et pourra être envoyé au Responsable des Marchés. DPFG / DQE La génération des DPGF et DQE doit être optimisée par le logiciel. Le soumissionnaire devra proposer une méthodologie adaptée permettant de travailler avec des documents en format Excel, fournis par des Responsables extérieurs à l utilisation du logiciel. Les modèles de documents Excel devront être exportables directement depuis le logiciel proposé. Ils pourront ainsi être complétés et importés dans le logiciel de gestion des marchés, sans double encodage. Autres documents Le logiciel devra proposer une bibliothèque de documents conséquentes pré-remplis en fonction des données encodées dans le logiciel et reprenant par exemple : Les documents OUV et notamment le registre des dépôts et le procès-verbal d ouverture des plis Les documents financiers et notamment le bon de commande et l admission de visa Les modèles de lettre et notamment la demande de justification de prix anormal, l accusé de réception de candidature et l ordre de commencer Les documents NOTI b. Gestion sécurisée des procédures Objectif attendu : optimiser la gestion de la passation des marchés Gestion de A à Z des marchés Une fois la consultation engagée, le logiciel doit permettre d avoir une vue d ensemble des marchés et connaître l état d avancement de la procédure à tout instant.
Le logiciel doit également permettre de publier les Avis d Appel à a Concurrence sur le profil acheteur de l Administration, au BOAMP et au JOUE, sans double saisie des informations. Le logiciel devra proposer un système d échéancier complet permettant un suivi planning marché par marché, ainsi qu un suivi global, reprenant toutes les étapes de la procédure. L utilisateur pourra également travailler sous forme de rétro planning en éditant les dates clés de la procédure à venir. Le logiciel proposé devra être capable de gérer les différents types de commissions et de générer les documents nécessaires. L utilisateur devra être par ailleurs capable de générer tous les documents et courriers liés à la procédure (liste non exhaustive): PV de commission Rapport d analyse des offres/des candidatures Notification d attribution Registre des dépôts Fiche de recensement Lettre aux candidats non retenus Délibération Rapport de présentation (Art 79 du CMP) Ces documents seront personnalisés en fonction des demandes spécifiques de l administration et générés en format modifiable. Par ailleurs, le titulaire devra fournir une liste de modèles prédéfinis, disponibles depuis l application. Le logiciel devra permettre d extraire la liste des marchés passés l année précédente conformément à l article 133 du CMP et son arrêté d application. c. Suivi administratif et financier Objectif attendu : gestion du budget dès l estimation Le logiciel devra proposer un suivi budgétaire complet, avec les éléments suivants : une vue globale du budget annuel de l administration (investissement et fonctionnement. Cette vue en temps réel permettra de visualiser le montant estimé, dépensé, liquidé et de prévoir les modifications budgétaires). Un métré-progression pour estimer au mieux les prochains marchés Une comparaison entre le montant de commande et le montant dépensé, par rapport à l estimation en interface avec le logiciel financier est souhaitée, Un outil Aperçu des prix unitaires, Un outil de contrôle des prix anormaux (globaux et unitaires) L aperçu d un marché et de tous les marchés. Enfin, L Administration souhaite disposer d un module de partage de marchés permettant de mettre en commun les données d un marché avec d autres administrations en cas de groupement de commande, par exemple. L objectif est de donner accès à un marché de sa base de données à un autre utilisateur de la solution dans une autre organisation. Les différentes personnes ayant accès au marché travaillent donc sur le même marché et ont donc accès aux dernières informations relatives au marché.
d. Suivi technique Objectif attendu : Suivi de l exécution complet Le logiciel proposé permettra aux utilisateurs de suivre l exécution des marchés de façon précise et détaillé en travaillant : Le calcul des paiements Les décomptes et états d avancements, Le calcul automatique des pénalités, Les avenants, Les ordres de service, Le calcul automatique de la révision des prix, L ajout et la libération de garantie et avances Le logiciel proposera un module permettant d enregistrer les jours travaillés, les jours d intempéries, les jours de congés et calculera sur cette base la date de fin réelle du marché. Il sera possible à l utilisateur de comparer cette date avec la date de fin contractuelle. Un module permettra d évaluer la prestation des fournisseurs/prestataires de service/entrepreneurs. Il devra être possible d identifier les fournisseurs/prestataires de service. A l inverse, les fournisseurs/prestataires de service/entrepreneurs proposant des prestations de qualité seront rapidement identifiables afin de pouvoir par exemple les inviter à soumissionner dans le cadre de procédures négociées sans publicité ni mise en concurrence. ARTICLE 3. Caractéristiques techniques du logiciel Le logiciel proposé devra être entièrement compatible avec l environnement informatique et technologique de l Administration. Le logiciel devra être convivial et facile d utilisation. Ainsi, le logiciel devra : Proposer des vues chronologiques des différentes étapes du marché encodé Assurer la possibilité de revenir en arrière sans aucune difficulté ni contrainte particulière Etre rapide. L Administration recherche un logiciel sans temps d attente lié aux téléchargements de documents La mise en place du logiciel devra respecter les contraintes administratives et techniques, notamment en ce qui concerne l intégration dans le réseau, l intégration dans l environnement de sécurité, le respect de la charte graphique. Dans son offre, le soumissionnaire communiquera les prérequis technique de son logiciel. Le Pouvoir Adjudicateur préfèrera une solution hébergée directement sur ses serveurs. Ce choix s explique par le besoin d une application rapide et complètement intégrée avec les logiciels déjà installés sur les PC des utilisateurs : Excel, Word, Messagerie. Cela assure également à l Administration une sécurisation complète de ses données et une facilité d accessibilité.
ARTICLE 3.1 Environnement technique Intégration des budgets via Excel Le logiciel devra proposer une intégration des données financières via un import Excel des crédits relatifs aux sections de fonctionnement et d investissement de l Administration. Echange avec la plateforme de publication Le logiciel devra prévoir une interface fonctionnelle avec la plateforme de publication de l Administration dans l objectif de favoriser la saisie unique des données. A cette fin, le titulaire prendra contact avec l éditeur de ce produit afin de travailler à l interfaçage des deux plateformes. Synchronisation avec la messagerie Le logiciel doit être synchronisé avec les messageries électroniques des différents utilisateurs et ainsi permettre un envoi d email depuis l application. ARTICLE 3.2 Installation et formation Installation sur le serveur de l Administration L installation, l intégration et le déploiement du logiciel dans le système d information de l Administration sont du ressort du titulaire du marché. Le titulaire effectuera toutes les opérations de paramétrage du logiciel nécessitées par l adaptation du logiciel aux spécificités et besoins du maître d ouvrage. Le titulaire du marché assurera la mise en service régulier du logiciel et du matériel, après une assistance au démarrage. Les mises à jour du logiciel ne doivent pas demander d interventions particulières du service informatique de l Administration. Possibilité de créer des profils utilisateurs Le logiciel devra permettre la mise en place de différents profils utilisateur : Administrateur ; Rédacteur ; Profil restreint ; Profil lecture seul sans modification. Etc. L Administration pourra définir des profils utilisateurs en fonction des droits d accès définis au préalable. Ces profils pourront être évolutifs. Formation des utilisateurs Pendant la période de mise en œuvre de la solution le titulaire assurera l ensemble des formations des utilisateurs du logiciel marchés, dans les locaux de l administration. Les utilisateurs devront bénéficier d une formation complète sur les fonctionnalités du logiciel étayé par des cas pratiques ; à l issue de cette formation, les utilisateurs devront être capables de façon autonome de rédiger et d éditer des cahiers des charges et D.C.E. de marchés et de suivre la totalité du cycle de vie d un marché. Le titulaire du marché fournira tous les supports de formation nécessaire en autant d exemplaires que de participants aux formations.
Le candidat proposera le nombre de jours de formation nécessaires ainsi que le contenu et les modalités de la formation des utilisateurs. ARTICLE 3.3 Assistance et maintenance Maintenance et assistance La maintenance et l assistance fournies par le titulaire devront être comprises dans l offre de base. L assistance devra être gratuite et illimitée via un système de support par téléphone et par email. Ce service devra être assuré les jours ouvrables, de 9h à 18h. Une personne de contact devra être nommée et sera la personne de référence de l Administration. Ainsi, l ensemble des modifications demandées, questions supports, bugs rencontrés ne se feront qu auprès d une seule personne de référence. Un service support par email devra aussi être proposé. Mise à jour en fonction de la législation Toutes les mises à jour sont comprises dans l offre de base et aucune facturation ne devra être demandée au soumissionnaire. Mise à disposition des nouvelles fonctionnalités sans frais En cas d évolution de l application ou pour tout développement de l application, l Administration pourra en profiter sans frais additionnels ou facturation.