ONG/A.DE.S.CO. Appui au DEveloppement et à la Santé COmmunautaire Centre Médiico--Sociiall «Bon Secours» BP : 322 Tél /Fax: (00228) 550 09 90 Portable : (00228) 914 68 75 E-mail : adescoadesco@yahoo.fr adesco@ong-adesco.org Site Web : www.ong-adesco.org Compte BTCI 9037632021095 Attestation N 149/MPD/99 SOKODE - TOGO PROCES VERBAL DE LA REUNION DE PREPARATION DE L ASSEMBLEE GENERALE CONSTITUTIVE DE LA MUTUELLE DE SANTE DE TCHAOUDJO AFFAIRES SOCIALES SOKODE, le 09.05.08
L an deux mil huit et le vendredi neuf mai à neuf heures, s est tenue aux Affaires Sociales de Sokodé, une réunion préparatoire de l Assemblée Générale Constitutive de la mutuelle de santé de Tchaoudjo. Etaient présents : Cinquante neuf participants : (zone Centre Ouest Nord, 9 participants, zone Sud, 11 participants, zone Nord 8 participants et 31 candidats issus des adhérents ; les CI/D candidats sont au nombre de 11.) UGP/LD: Responsable l UGP (Gery) et Sanounou ADESCO : DE, Ernest, Didier, Afi, Soulé. Les points suivants étaient inscrits à l ordre du jour : 1- Définition et adoption des critères de candidature aux postes clefs (Président, Secrétaire, Trésorier) 2- Recensement des candidatures par organes et par poste 3- Présélection des candidats par organes et par peste (3 au maxi par poste) 4- Statuer sur les points suivants : Siège, Période d observation chez / femmes enceinte et autres, Période de collecte, Le slogan, Le logo, Photo 5- Rappeler les points suivants : Dénomination, Franchise, Couple cotisation / prestation, Cotisation par noyau, Mode de représentation / Procuration 6- Présentation du programme de l AGC : Présentation du programme, Identification le CI/D intervenant à l AGC, Définition du contenu des interventions du CI/D : et président du CA 7- Organisation matérielle de l AGC Déplacement des participants La restauration des participants Dispositions pratiques : mettre en place des commissions chargées de : Préparation des lieux, Montage des apatams, Restauration, Accueil et installation, Bureau des élections 8- Remettre des lettres d invitation et autres documents aux CI/D Les participants ont été accueillis et installée entre 08 :30 et 09 :15. Les travaux proprement dits ont débuté à 09 :30 avec le mot d ouverture du Responsable l UGP. Il a rappelé les objectifs de la réunion qui consistent essentiellement à préparer l Assemblée Générale Constitutive de la mutuelle de santé de Tchaoudjo. Il a exhorté les participants à s approprier la mutuelle et à s engager effectivement pour pérenniser cette initiatives qui contribue régler les problèmes des soins de santé dans la préfecture. Un bref aperçu de la situation des cotisations a été rappelé avec un accent particulier sur le cas du village de Tchalo qui a fait un effort remarquable dans les cotisations. Ce village est passé à plus de cent vingt (120) bénéficiaires contrairement au grand retard qu il avait accusé. Par rapport au premier point de l ordre du jour, les participants ont défini et précisé quelques critères à remplir avant de postuler pour les postes clés des organes de gestion, notamment la présidence, le secrétariat et la trésorerie. Ces critères portent entre autres, sur le niveau d étude, la connaissance du concept mutualiste, la disponibilité, etc. voir annexe 1. Après la définition des critères, les candidatures ont été enregistrées en éliminant bien sûr celles qui ne répondent pas aux normes. Mais avant de passer à la présélection, les travaux se sont poursuivis avec les autres points à l ordre du jour.
L AGC a statué sur un certain nombre de points. Notamment le siège de la mutuelle qui restera à Tchalo comme convenu. Les périodes d observations ont été précisées. Cette période est de six (6) mois chez les femmes enceintes et de trois (3) mois chez les autres mutualistes. La période de collecte des cotisations est fixée entre les mois de décembre à avril, avec la possibilité de les faire plutôt. Le choix du slogan a fait l objet d un débat houleux. Plus de dix propositions ont été enregistrées dont les suivantes. «ALAFIA DE NODAKA : ASSE DAMA TEM» «DITE DAMA : ZAMO WEFEZI» «DITE DAMA : BIKA DIFEZI» «DITE DAMA : NA DIYOU ALAFIA BA N GBEERE» Après plusieurs échanges les participants ont retenu la dernière proposition. La mutuelle de santé de Tchaoudjo à donc pour slogan : «DITE DAMA : NA DIYOU ALAFIA BA N GBEERE». Ce qui signifie : «DITE DAMA : POUR PROMOUVOIR NOTRE SANTE». Les participants ont ensuite choisi le logo de la mutuelle. Il est décrit en image comme plusieurs personnes (des mutualistes) soutenant de leurs bras une personne malade et physiquement trop faible pour se tenir debout tout seul. Ainsi, les mutuellistes l entourent et le soutiennent. En ce qui concernant les photos, elles seront prises par village et par noyaux familiaux en prenant d avance les rendez-vous dans chaque localité afin de favoriser le regroupement des différents noyaux. Deux pauses sont prévues par personnes à raison de 35 f l une, soit 70 f pour les deux. Poursuivant les travaux, les participants ont rappelé les points suivants de la mutuelle : Dénomination : DITE DAMA Franchise : 500 F Couple cotisation / prestation : 2040 F Cotisation : exclusivement par noyau familiale Mode de représentation / procuration : la procuration est obligatoire pour toutes personne représentant un adhérent absent. Elle doit être remise à l une de ses personnes à charges (issue du noyaux) ou à tout autre mutualiste âgé de 18 ans au moins. Après ces rappels, les participants sont revenus au point le plus important de la réunion, à savoir la présélection des candidats aux différents postes du Conseil d Administration (CA) et du Comité de Contrôle (CC). Les CA et CC comptent respectivement sept (7) et trois (3). Pour des raisons d équité genre les candidatures féminines ont été beaucoup encouragées. Des dispositions ont été prises pour que les femmes occupent au moins le tiers des postes au niveau de chaque organe. Ainsi, certains postes leur ont été attribués. Pour l ensemble des postes des deux organes, trente candidats ont été enregistrés et les participants sont passés au vote pour retenir deux candidats par poste. 3
Le tableau suivant présente les résultats de la présélection. Conseil d Administration Comité de Contrôle Postes Candidats Postes Candidats Président 1. OURO-ALAKPAÏ Essofa 2. ALAGBE Diklouba CC1 1. KOMBETI Marise 2. BOKOBOSSO Vice- 1. KPATCHA Marguerite Koumbéroubélou Présidente 2. OURO-BOSSI Alawè Secrétaire 1. SIMTI Komna 2. OURO-KOURA Zouroukénéni CC2 Secrétaire Adjoint 1. TCHAKEKPEÏ Djabarou 2. ALI Agoro Trésorière 1. KPAKPABIA Assana 2. DJABAL Adjoa Yaba CC3 Trois Conseillers 1. ADAM Awaou 2. ISSIFOU Afizétou 3. TCHADJERI Idrssou 4. MEDJI Baba 5. AGUEI Badjamtom Mahidekouya 1. OURO-AKPO Moutarou 2. SIMYELI Essossamame 1. OURO-DJOBO Is-Haaka 2. KPEKPASSI Zibilila Issaka Après la présélection des candidats, les participants ont mis en place le Commission chargée de diriger les élections le jour de l Assemblée Générale Constitutive ainsi trois autres commissions chargée de l entretien du lieu de l AGC, de la restauration, de l accueil et de l installation des participants. La Commission électorale est composée de trois membres : Président : ALI Kpapo Napo Rapporteur-1 : TCHANILE Difezi Rapporteur-2 : OURO-AMAOU Nouroussi Les tableaux suivants résument la composition de ces différentes commissions chargées de l organisation matérielle : Commission entretien du lieu TADJONA Hodabalo TCHAKORIKO Awali KOUGNERMA Bassoti Commissions restauration TCHAKOURA Momodou KERIM Djafarou YODO Issodina Adam Commission accueil et installation TCHASSANTI Roukéa KOTANGORA Kondéhalo ALIDOU Bérétchissou La mise en place des commissions a été suivie de la présentation du programme de l AGC de la mutuelle de Tchaoudjo qui aura lieu le samedi 17 mai 2008 à Tchalo, voire annexe 2. Pour assurer la mobilisation de tous les adhérents et des leaders locaux, des invitations personnalisées leur ont été adressées par l intermédiaire des participants qui sont repartis avec les documents suivants : Les lettres d invitation adressées aux chefs de cantons. 4
1829 lettres d invitation adressées aux adhérents, voir annexe 3. 78 lettres d invitation (annexe 4) et programmes (ANNEXE 5) de l AGC adressées aux chefs de villages,. Les attestations de procuration pour tous les villages, annexe 6. Les travaux ont pris fin vers 17 heures sur diverses notes de satisfactions des participants qui ont salué cette initiative anticipée. Elle a permis de préparer suffisamment les mutualistes qui sont repartis avec une méthode précise pour conduire les travaux de l Assemblée Générale Constitutive de la mutuelle de santé de Tchaoudjo. Le président de la séance a remercié les participants pour leur ferme engagement et leur participation active aux travaux. Fait à Sokodé, le 09.05.08 Les rapporteurs Didier K. NAKPANE-TANTE Ernest N BOMA 5
ANNEXE 1 : CRITERES D ELIGIBILITE DES MEMBRES CA ET CC (PRESIDENT-SECRETAIRE-TRESORIER-[CA] PRESIDENT ET SECRETAIRE [CC]) Les 03 postes stratégiques du CA et les 2 du CC doivent être brigués par des personnalités dont les profils suivent : 1. Avoir un niveau d étude acceptable (BEPC) 2. Avoir une longue expérience dans le travail et la collaboration avec les ONG 3. Etre disponible 4. Avoir joué un rôle dans la mise en œuvre du processus dans la communauté 5. Etre issue de la communauté 6. Parler couramment Tem ou Kabyè 7. Etre souple, capable de parler en public, 8. Etre libre de tout contrat de travail officiel ou privé, 9. Avoir un contact sûr 10. Avoir une bonne connaissance du concert mutualiste (la formation sur le concept MUSA est un atout) 11. Avoir un noyau familial étendu (au moins 5 bénéficiaires) 12. Disposer d un moyen de déplacement est un atout. ANNEXE 2 :