Le 11 mars 2016 Madame, Monsieur, Objet : Consultation de l ACOR concernant les modifications apportées à la Ligne directrice sur la gouvernance des régimes de retraite Au nom de l Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR), nous sommes heureux de vous soumettre pour consultation les versions à l étude de la Ligne directrice n 4 : Gouvernance des régimes de retraite, du questionnaire d autoévaluation connexe ainsi que d une Foire aux questions. La présente consultation s inscrit dans l initiative stratégique de l ACOR de revoir les documents afférents à la ligne directrice visant la gouvernance des régimes de retraite de l ACOR et de déterminer si des changements sont nécessaires. La ligne directrice aide les administrateurs de régime dans la mise en œuvre et le maintien d une bonne gouvernance de leur régime de retraite. L ACOR invite tous les interlocuteurs sectoriels à envoyer leurs commentaires sur la ligne directrice, sur le questionnaire d autoévaluation ainsi que sur la foire aux questions. Contexte Publiée en octobre 2004, la Ligne directrice n 4 de l ACOR : Gouvernance des régimes de retraite et le questionnaire d autoévaluation ont été élaborées pour aider les administrateurs de régimes au Canada à mettre en place et à maintenir des pratiques de gouvernance efficaces. Il s agit de la publication de l ACOR la plus demandée et la plus utilisée par les administrateurs de régime. Pour son élaboration, l ACOR a procédé à d importantes consultations auprès d interlocuteurs du secteur des régimes de retraite pour s assurer que les directives soient claires, compréhensibles et utilisables par tous les administrateurs de régimes. Parmi les mesures adoptées entre 2001 et 2005, mentionnons la mise à contribution d un groupe de travail sectoriel à chaque étape de l ébauche, la réalisation d un exercice «sur le terrain» auprès de dizaines d administrateurs de régimes pour une mise en œuvre pilote et la collecte de commentaires auprès du public. Secrétariat de l Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite, 5160, rue Yonge, 18 e étage, C. P. 85, Toronto (Ontario) M2N 6L9 Tél. : 416 590-7081 Télécopieur : 416 226-7878 Courriel : capsa-acor@fsco.gov.on.ca
Page 2 de 3 Dans le cadre du plan stratégique 2012-2015 de l ACOR, il a été déterminé qu il était temps de réviser la ligne directrice sur la gouvernance. Ainsi, le Comité de gouvernance des régimes de retraite a été remis sur pied avec pour mandat d examiner les faits nouveaux en terme de réglementation et de normes sectorielles, de revoir les meilleures pratiques à l échelle internationale et de conseiller l ACOR sur les modifications qui pourraient être apportées à cette ligne directrice. En avril 2014, le Comité a mis sur pied un groupe de travail sectoriel composé d experts en gouvernance de régimes de retraite nommés par des associations nationales du domaine. Travaillant de concert, les membres du Comité et du groupe de travail sectoriel ont préparé des versions à étudier de la Ligne directrice n 4 : Gouvernance des régimes de retraite, du questionnaire d autoévaluation connexe ainsi que d une foire aux questions, qui sont joints à la présente. L ACOR tient à remercier le groupe de travail sectoriel pour le dévouement et la perspicacité dont ses membres ont fait preuve. Aperçu des versions à l étude Les versions à l étude de la Ligne directrice n 4 : Gouvernance des régimes de retraite, du questionnaire d autoévaluation connexe ainsi que de la foire aux questions ont pour but d aider les administrateurs de régime en : - clarifiant les situations où une obligation fiduciaire existe et les devoirs découlant de cette obligation, notamment le fait que l obligation fiduciaire demeure lorsque des activités sont déléguées à un tiers; - favorisant la mise en place d un cadre de gouvernance, grâce auquel l information sur les méthodes et activités de gouvernance est documentée; - leur fournissant des outils additionnels pour déterminer les différents rôles et pour attribuer des responsabilités aux parties prenantes du processus de gouvernance concernées; - élargissant la portée de l évaluation du rendement pour qu elle comprenne toutes les parties prenantes de l administration du régime; - saisissant les meilleures pratiques liées à la détermination et à la gestion, dans la mesure du possible, des risques auxquels est exposé le régime. Commentaires des intervenants Nous vous saurions gré de nous faire parvenir vos commentaires sur les versions à l étude des documents afférents à la ligne directrice sur la gouvernance des régimes de retraite de l ACOR. Nous vous demandons de nous fournir des commentaires aussi précis que possible. Veuillez envoyer vos commentaires (par voie électronique de préférence) au Secrétariat de l ACOR : Secrétariat de l Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite, 5160, rue Yonge, 18 e étage, C. P. 85, Toronto (Ontario) M2N 6L9 Tél. : 416 590-7081 Télécopieur : 416 226-7878 Courriel : capsa-acor@fsco.gov.on.ca
Page 3 de 3 Neil Mohindra Chef des politiques par intérim Secrétariat de l ACOR 5160, rue Yonge, C. P. 85 Toronto (Ontario) M2N 6L9 Courriel : capsa-acor@fsco.gov.on.ca Nous aimerions recevoir vos commentaires au plus tard le 10 juin 2016. Tous les commentaires reçus seront rendus publics sur le site Web de l ACOR à la fin de la période de consultation. Toute question concernant cette consultation peut être envoyée au Secrétariat de l ACOR, dont les coordonnées figurent ci-dessus. Les versions à l étude des documents ne traduisent pas la position officielle d un quelconque gouvernement ou organisme provincial ou fédéral. Nous vous remercions de votre participation à cette consultation. Tous les commentaires seront pris en compte dans le cadre des travaux de finalisation de la ligne directrice sur la gouvernance des régimes de retraite de l ACOR. Veuillez agréer l expression de nos sentiments les meilleurs. Angela Mazerolle Présidente, ACOR Surintendante des régimes de retraite, Nouveau-Brunswick Tamara DeMos Présidente, Comité de gouvernance des régimes de retraite de l ACOR Directrice générale, Division des régimes de retraite privés, BSIF Secrétariat de l Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite, 5160, rue Yonge, 18 e étage, C. P. 85, Toronto (Ontario) M2N 6L9 Tél. : 416 590-7081 Télécopieur : 416 226-7878 Courriel : capsa-acor@fsco.gov.on.ca
Version provisoire aux fins de consultation - Ligne directrice Ligne directrice n 4 : Gouvernance des régimes de retraite (version modifiée) Version provisoire aux fins de consultation Ligne directrice (mars 2016) 1
Version provisoire aux fins de consultation - Ligne directrice Contexte de la ligne directrice L Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (ACOR) a conçu la présente ligne directrice pour aider les administrateurs de régime à s acquitter de leurs responsabilités de gouvernance *. D abord publiée en 2004, la présente ligne directrice est largement suivie par les régimes de retraite du Canada. La version actuelle actualise et précise les principes et les consignes sur la mise en œuvre de ces principes. Gouvernance des régimes de retraite La gouvernance des régimes de retraite est liée au respect de la promesse d une prestation de retraite qui soit conforme aux documents du régime et à la législation en matière de retraite. Cette législation stipule que l administrateur du régime est le responsable de la gouvernance du régime. La gouvernance du régime de retraite désigne la structure et les processus d administration efficace du régime qui sont nécessaires afin que les obligations fiduciaires et autres obligations de l administrateur du régime soient satisfaites. L ACOR est d avis qu une saine gouvernance des régimes de retraite est essentielle pour faire en sorte que les participants et bénéficiaires des régimes reçoivent les prestations auxquelles ils sont admissibles et comprennent les droits et les responsabilités que le régime leur confère. Administrateur du régime de retraite La législation en matière de retraite précise qui peut être administrateur d un régime, de même que les responsabilités de ce dernier. Peut être l administrateur d un régime : l employeur qui a établi le régime, un comité de retraite, un conseil de fiducie, une société d assurances, un agent de négociation, tout autre organe établi en vertu d une loi. La partie qui est nommée à l administration d un régime est habituellement mentionnée dans les documents du régime. L administrateur du régime peut faire appel à un mandataire pour l aider à s acquitter de ses obligations de gouvernance. Les mandataires peuvent être des employés de l administrateur du régime ou des tiers fournisseurs de services. * Les termes définis à la fin de la présente ligne directrice apparaissent en italiques et en gras la première fois qu ils sont employés dans le présent document. 2
Version provisoire aux fins de consultation - Ligne directrice Système de gouvernance des régimes de retraite Un système efficace de gouvernance des régimes de retraite : établit un cadre pour définir les fonctions ainsi que les responsabilités et les obligations de reddition de compte qui y sont associées entre toutes les parties impliquées dans le processus de gouvernance, tient compte de toutes les facettes de la gestion des régimes de retraite, y compris la communication, le financement, les placements et l administration des prestations, permet d exercer une surveillance minutieuse, tout en améliorant la protection des participants et des bénéficiaires. Une saine gouvernance des régimes de retraite : est essentielle à l exécution des obligations fiduciaires et autres, minimise le risque tout en maximisant l efficience, favorise le service des prestations de retraite de manière exacte et rentable et en temps opportun, appuie l administration uniforme des régimes dans l intérêt des participants et des bénéficiaires, exige des mécanismes de contrôle qui favorisent la prise de décisions judicieuses, des pratiques adéquates et efficientes, une reddition de compte claire de même que l examen et l évaluation périodiques du fonctionnement des régimes, contribue au rendement positif des régimes, montre que l administrateur du régime fait preuve d une saine diligence. Ligne directrice sur la gouvernance La ligne directrice de l ACOR sur la gouvernance des régimes de retraite présente une vue d ensemble générale et souple des grands principes de gouvernance. Ces pratiques peuvent toutefois varier selon la taille et le type de régime. Même si les administrateurs doivent adapter leurs pratiques de gouvernance à des circonstances particulières et aux ressources disponibles, nous leur recommandons fortement d adopter une structure et des processus de gouvernance conformes aux principes décrits ci-après. La ligne directrice recommande des principes axés sur la gouvernance efficace des régimes de retraite. Elle ne définit le rôle et les obligations du répondant a que dans la mesure où ce dernier agit en qualité d administrateur du régime. Elle ne traite pas de son rôle ni des obligations que les principes généraux de gouvernance des sociétés confèrent à l administrateur du régime. Les personnes ayant des responsabilités liées à la gouvernance des régimes ont aussi souvent des obligations envers le répondant, et doivent donc bien comprendre leurs différents rôle et responsabilités. En outre, lorsqu elles prennent des mesures qui influent sur les régimes, les personnes ayant des responsabilités liées à la gouvernance des régimes doivent soigneusement documenter ces mesures en fonction de ces deux séries d obligations. Lorsque les deux rôles de l administrateur donnent lieu à un conflit d intérêts, c est l intérêt des participants et des bénéficiaires du régime qui prévaut. a À noter que certains organismes utilisent le terme promoteur de préférence à répondant. 3
Version provisoire aux fins de consultation - Ligne directrice L ACOR encourage tous les administrateurs de régimes de retraite du Canada à vérifier si la structure actuelle de gouvernance et les processus connexes de leur régime de retraite sont efficaces et à s efforcer d appliquer les pratiques exemplaires énoncées à la présente ligne directrice. Notons toutefois que cette ligne directrice n est pas conçue pour conférer à toute partie à un régime des droits ou des obligations supplémentaires. Bien que son application soit volontaire, elle vise à aider les administrateurs à élaborer et à maintenir de bonnes méthodes de gouvernance des régimes de retraite. Ligne directrice de l ACOR La ligne directrice de l ACOR sur la gouvernance des régimes de retraite offre des consignes générales pour aider les administrateurs des régimes, peu importe le type et la taille de leur régime, à élaborer et maintenir de bonnes méthodes de gouvernance. Les administrateurs de régime et autres intervenants au processus de gouvernance peuvent aussi consulter les autres lignes directrices et publications de l ACOR, selon leur situation. Les lignes directrices et les publications de l ACOR se trouvent sur le site Web de l organisme (www.capsaacor.org), sous «Lignes directrices de l ACOR». Principes de l ACOR sur la gouvernance des régimes de retraite Principe 1 : Obligation fiduciaire L administrateur du régime a des obligations fiduciaires envers les participants et les bénéficiaires du régime, et peut-être envers d autres intervenants. Principe 2 : Cadre de gouvernance L administrateur du régime doit mettre en place un cadre de gouvernance pour l administration du régime, et le documenter. Principe 3 : Rôles et responsabilités L administrateur du régime doit décrire clairement et documenter les rôles, les responsabilités et les obligations de reddition de compte de toutes les parties prenantes du processus de gouvernance du régime. Principe 4 : Suivi du rendement L administrateur du régime doit mettre en place et documenter des mesures du rendement afin de pouvoir suivre attentivement le rendement des parties prenantes du processus de gouvernance et d administration du régime. Principe 5 : Connaissances et compétences L administrateur du régime doit appliquer, directement ou par l intermédiaire des mandataires, les connaissances et les compétences nécessaires à l exécution de ses obligations d administration. 4
Version provisoire aux fins de consultation - Ligne directrice Principe 6 : Accès à l information L administrateur du régime doit mettre sur pied et documenter un processus permettant d obtenir et de fournir l information nécessaire pour lui permettre de remplir ses obligations fiduciaires et autres. Principe 7 : Gestion des risques L administrateur du régime doit mettre en place et documenter un cadre et des processus continus, qui conviennent au régime, pour déterminer et gérer, dans la mesure du possible, les risques auxquels fait face le régime. Principe 8 : Supervision et conformité L administrateur du régime doit mettre en place et documenter des processus appropriés pour assurer le respect des exigences prévues par la loi et des documents régissant le régime de retraite. Principe 9 : Transparence et reddition de compte L administrateur du régime doit mettre en place et documenter un processus de communication dans le but d assurer la transparence et la reddition de compte auprès des participants et des bénéficiaires du régime et des autres intervenants. Principe 10 : Code de conduite et conflit d intérêts L administrateur du régime doit mettre en place et documenter un code de conduite assorti d une politique de gestion des conflits d intérêts. Principe 11 : Examen de gouvernance L administrateur du régime doit mettre en place et documenter un processus d examen périodique du cadre de gouvernance et des processus connexes du régime de retraite. 5
Version provisoire aux fins de consultation - Ligne directrice Lignes directrices de l ACOR sur la gouvernance des régimes de retraite Principe 1 : Obligation fiduciaire L administrateur du régime a des obligations fiduciaires envers les participants et les bénéficiaires du régime, et peut-être envers d autres intervenants. Une relation fiduciaire est un lien de confiance entre au moins deux parties, dont l une (ou plusieurs) (le[s] fiduciaire[s]) a l obligation d agir dans le meilleur intérêt de l autre partie. a) Obligations fiduciaires La législation impose des obligations fiduciaires lorsque : i. l administrateur du régime, ou son mandataire, peut exercer un pouvoir discrétionnaire sur les intérêts des participants ou des bénéficiaires du régime; ii. l administrateur du régime, ou son mandataire, peut unilatéralement exercer ce pouvoir sur les intérêts des participants ou des bénéficiaires du régime; iii. les participants et les bénéficiaires ne peuvent que s en remettre à l administrateur du régime ou son mandataire. Les obligations fiduciaires de l administrateur du régime, et de ses mandataires, les somment d agir avec honnêteté et de bonne foi dans e meilleur intérêt des participants et des bénéficiaires du régime. En qualité de fiduciaire, l administrateur du régime doit notamment : traiter les participants et les bénéficiaires avec impartialité, faire preuve d autant de soin, de compétence et de diligence qu une personne prudente, interpréter les modalités du régime avec équité et impartialité et de bonne foi, gérer les conflits d intérêts, veiller, dans la mesure des attributions et des pouvoirs qui lui sont conférés, à ce que les participants et les bénéficiaires reçoivent les prestations promises. Le processus de gouvernance du régime doit aider l administrateur à assumer ses obligations, fiduciaires ou autres. Bien que l administrateur puisse déléguer certaines tâches à des tiers, il est l ultime responsable des obligations fiduciaires. b) Obligations autres L administrateur du régime peut aussi avoir des obligations envers d autres intervenants. L employeur, l agent de négociation ou leur mandataire qui agit en qualité d administrateur du régime doit comprendre la différence entre son rôle d administrateur et ses autres fonctions, et agir en conséquence. L employeur ou l agent de négociation doit suivre les principes énoncés dans les présentes lignes directrices lorsqu il joue le rôle d administrateur du régime. 6
Version provisoire aux fins de consultation - Ligne directrice Principe 2 : Cadre de gouvernance L administrateur du régime doit mettre en place un cadre de gouvernance pour l administration du régime, et le documenter. Le cadre de gouvernance doit : i. définir les tâches et les fonctions de l administrateur du régime afin qu il puisse remplir ses obligations, fiduciaires et autres; ii. déterminer et expliquer régulièrement de quelle façon l administrateur du régime assumera ses obligations, fiduciaires et autres. Principe 3 : Rôles et responsabilités L administrateur du régime doit décrire clairement et documenter les rôles, les responsabilités et les obligations de reddition de compte de toutes les parties prenantes du processus de gouvernance du régime. L administrateur du régime : doit assumer la responsabilité de la gestion du régime; peut déléguer des tâches de gestion du régime, mais doit en assurer la supervision pour s assurer que ses obligations sont satisfaites; est responsable de la sélection de ses mandataires et de leur supervision; est responsable de la gestion des conflits d intérêts; doit veiller à ce que la structure de gouvernance du régime, les rôles, responsabilités et obligations connexes et les rapports hiérarchiques (la chaîne de délégation) soient clairement documentés et communiqués à toutes les parties prenantes du processus de gouvernance du régime. Si une personne s acquitte à la fois de tâches de gouvernance du régime et de fonctions de gestion, elle doit clairement reconnaître, comprendre et documenter les rôles et les obligations découlant de chacune de ses fonctions. Lorsqu une décision est prise, elle doit être clairement documentée, ce qui comprend une mention des éléments justificatifs et le rôle au titre duquel cette décision a été prise. Principe 4 : Suivi du rendement L administrateur du régime doit mettre en place et documenter des mesures de rendement afin de pouvoir suivre attentivement le rendement des parties prenantes du processus de gouvernance et d administration du régime. 7
Version provisoire aux fins de consultation - Ligne directrice L administrateur du régime doit notamment : établir et documenter des mesures du rendement appropriées; superviser périodiquement le rendement de toutes les parties prenantes du processus de gouvernance, dont son propre rendement, celui du personnel interne et des mandataires; revoir régulièrement la pertinence de telles mesures; établir des procédures et en assurer le suivi pour corriger tout rendement inadéquat. Puisque les évaluations de rendement doivent reposer sur des appréciations objectives et impartiales, l administrateur du régime peut devoir demander des évaluations professionnelles indépendantes. Principe 5 : Connaissances et compétences L administrateur du régime doit appliquer, directement ou par l intermédiaire des mandataires, les connaissances et les compétences nécessaires à l exécution de ses obligations d administration. Il incombe à l administrateur du régime d assurer la responsabilité de la gouvernance et de l administration du régime de retraite. Il doit soit obtenir de l aide directe pour remplir son rôle d administrateur, soit déléguer la tâche à des experts externes. En termes de gouvernance, autant l administrateur du régime que ses mandataires doivent avoir les connaissances et les compétences requises pour administrer le régime. L administrateur doit veiller à ce que, au moment de leur nomination, les mandataires aient les qualifications, les ressources et l expérience requises par leurs fonctions et doit le vérifier régulièrement afin de pouvoir leur offrir la formation nécessaire, s il y a lieu. Principe 6 : Accès à l information L administrateur du régime doit mettre sur pied et documenter un processus permettant d obtenir et de fournir l information nécessaire pour lui permettre de remplir ses obligations fiduciaires et autres. Il faut des procédures devant permettre à l administrateur d obtenir l information qui lui permettra de prendre des décisions et d assumer ses obligations, fiduciaires et autres. L administrateur du régime doit fournir à ses mandataires toute l information dont ils ont besoin pour s acquitter de leurs obligations. 8
Version provisoire aux fins de consultation - Ligne directrice Principe 7 : Gestion des risques L administrateur du régime doit mettre en place et documenter un cadre et des processus continus, qui conviennent au régime, pour déterminer et gérer, dans la mesure du possible, les risques auxquels fait face le régime. Un cadre de gestion des risques doit offrir l assurance raisonnable que les objectifs du régime seront atteints, comme suit : a) détermination des risques; b) évaluation et hiérarchisation des risques; c) assurance d une bonne compréhension des obligations de gestion des risques; d) acceptation des risques ou élaboration et mise en place de mesures d atténuation des risques; e) suivi et évaluation des risques ainsi que de l efficacité des mesures d atténuation et des processus de gestion des risques dans leur ensemble; f) documentation des processus de gestion des risques. Principe 8 : Supervision et conformité L administrateur du régime doit mettre en place et documenter des processus appropriés pour assurer le respect des exigences prévues par la loi et des documents régissant le régime. Tout régime de retraite doit reposer sur des processus documentés pour en garantir la conformité avec les exigences législatives et pour s assurer que les fonctions administratives et de gouvernance afférentes sont conformes aux modalités et aux politiques administratives du régime, ainsi qu aux lois. Principe 9 : Transparence et reddition de compte L administrateur du régime doit mettre en place et documenter un processus de communication dans le but d assurer la transparence et la reddition de compte auprès des participants et des bénéficiaires du régime et des autres intervenants. Dans le cadre de ses obligations fiduciaires et autres, l administrateur du régime doit établir un processus de communication pour que les participants et les bénéficiaires du régime, ainsi que les autres intervenants, aient accès aux lois pertinentes et à l information propre au régime. L administrateur doit informer les participants et les bénéficiaires du processus de communication servant à transmettre des questions ou à faire part de commentaires. Lorsqu il communique avec les participants du régime, l administrateur du régime doit : a) les informer du processus décisionnel; b) les informer des risques, avantages, options et obligations liés à leur participation au régime. 9
Version provisoire aux fins de consultation - Ligne directrice Principe 10 : Code de conduite et conflit d intérêts L administrateur du régime doit mettre en place et documenter un code de conduite assorti d une politique de gestion des conflits d intérêts. L administrateur du régime doit établir un code de conduite, le documenter et le revoir périodiquement, pour gérer les conflits d intérêts, perçus ou réels. Le code de conduite doit définir les comportements attendus et les procédures de constatation, de surveillance et de résolution des conflits d intérêts importants. Les mandataires de l administrateur du régime doivent avoir un code de conduite assorti d une politique de gestion des conflits d intérêts, ainsi que des processus de déclaration des conflits et de toute violation du code de conduite. Principe 11 : Examen de gouvernance L administrateur du régime doit mettre en place et documenter un processus d examen périodique du cadre de gouvernance et des processus connexes du régime de retraite. Le Questionnaire d autoévaluation sur la gouvernance du régime de retraite vise à aider l administrateur du régime à procéder à un examen de la gouvernance. L examen de la gouvernance pourrait amener à la définition d objectifs et de méthodes pouvant corriger toute lacune à la gouvernance. L administrateur du régime pourrait aussi modifier ses politiques et pratiques en fonction des résultats de l examen en vue d améliorer la gouvernance du régime dans son ensemble. Il pourrait même en communiquer les résultats aux participants et aux bénéficiaires du régime ainsi qu aux autres intervenants. 10
Version provisoire aux fins de consultation - Ligne directrice Glossaire administrateur du régime administration Personne, groupe ou entité ayant la responsabilité de la surveillance, de la gestion et des activités d un régime de retraite et de son fonds de retraite. La surveillance, la gestion et les activités d un régime de retraite et de son fonds de retraite, notamment l investissement des actifs du fonds de retraite. bénéficiaire Personne, groupe, organisme ou entité, autre qu un participant au régime, admissible à une prestation conformément aux modalités d un régime de retraite. intervenant mandataire participant répondant (promoteur) tiers fournisseurs de services Quiconque a un intérêt dans les décisions et les mesures prises à l égard du régime de retraite. Comprend les participants et les bénéficiaires, ainsi que d autres personnes pouvant être admissibles à des prestations prévues par le régime de retraite dans des circonstances comme une rupture du mariage. Selon les modalités du régime de retraite, peut aussi inclure l administrateur du régime, les employeurs, les agents de négociation, les associations d employés ou d employeurs, entre autres. Personne qui s acquitte de certains aspects de l administration du régime et de l investissement du fonds de retraite (y compris un comité). Employé ancien ou actuel y compris un employé retraité, admissible aux prestations de retraite du régime. Personne ou entité ayant la responsabilité de la conception d un régime de retraite, de la définition de la structure des prestations selon les différentes catégories de participants, et de l établissement, de la modification et de la terminaison d un régime de retraite. Entité(s) ou personne(s) dont les services ont été retenus par l administrateur du régime qui lui délègue des tâches à exécuter, en tout ou en partie, en lien avec le régime de retraite et le fonds de retraite. * Au Québec, il existe également une notion de «délégataire» distincte de celle de «mandataire». Ce délégataire a, au regard des tâches déléguées, la même responsabilité que l administrateur. 11
Version provisoire aux fins de consultation Questionnaire d autoévaluation Ligne directrice n 4 : Gouvernance des régimes de retraite (version modifiée) Version provisoire aux fins de consultation Questionnaire d autoévaluation (mars 2016) L ACOR a élaboré le présent questionnaire pour vous aider à déterminer dans quelle mesure votre régime est conforme aux principes de bonne gouvernance. Vous pouvez utiliser ce questionnaire pour recenser les principes que vous appliquez déjà et les mesures à prendre pour rehausser la gouvernance de votre régime de retraite. Par souci d utilisation optimale du questionnaire, notez les raisons pour lesquelles vous répondez Oui à une question donnée. Lorsque vous répondez Non, notez les aspects à approfondir et ce que vous devez faire afin de pouvoir remplacer votre réponse à cette question par Oui. Les administrateurs des régimes peuvent adapter le questionnaire en fonction des besoins de leur régime de retraite. Le questionnaire devrait être rempli puis revu régulièrement en vue d une amélioration constante. Vous voudrez peut-être charger quelqu un de coordonner les réponses aux questions. Cette personne voudra peut-être demander l aide de spécialistes. Toutefois, il est de votre responsabilité de veiller à ce que le questionnaire soit rempli. Vous devriez approuver le questionnaire rempli. Nous vous recommandons de le remplir ou de le mettre à jour chaque année. Vous n avez pas à transmettre le questionnaire à votre organisme de réglementation, mais vous devriez le conserver aux fins de consultation ultérieure. (Dans le présent questionnaire, le terme «vous» désigne l administrateur du régime.) Publié aux fins de consultation en mars 2016 1
Version provisoire aux fins de consultation Questionnaire d autoévaluation Questionnaire d autoévaluation Principe 1 : Obligation fiduciaire a) Avez-vous informé les participants et les bénéficiaires de vos obligations fiduciaires et autres? b) Avez-vous informé d autres intervenants de vos obligations? c) Certains mandataires ont-ils des obligations fiduciaires? Si oui, le rôle de fiduciaire a-t-il été clairement défini? d) Le rôle de l administrateur de régime est-il clairement défini par rapport aux autres rôles? Réponse Commentaires / Mesures / Endroit de consignation Calendrier : Mise en place / Dernier examen Principe 2 : Cadre de gouvernance Avez-vous défini un cadre de gouvernance bien documenté pour l administration du régime de retraite? Réponse Commentaires / Mesures / Endroit de consignation Calendrier : Mise en place / Dernier examen Principe 3 : Rôles et responsabilités a) Avez-vous recensé vos rôles et responsabilités, notamment les délégations de pouvoir requises, pour la gouvernance efficace du régime de retraite? b) Avez-vous clairement documenté les attentes envers chacun de vos mandataires et vous? Réponse Commentaires / Mesures / Endroit de consignation Calendrier : Mise en place / Dernier examen Publié aux fins de consultation en mars 2016 2
Version provisoire aux fins de consultation Questionnaire d autoévaluation Principe 4 : Suivi du rendement a) Avez-vous établi et documenté des mesures claires pour évaluer le rendement de toutes les parties prenantes du processus de gouvernance? b) Avez-vous adopté un processus de supervision et d examen périodiques et d amélioration du rendement pour toutes les parties prenantes du processus de gouvernance? Réponse Commentaires / Mesures / Endroit de consignation Calendrier : Mise en place / Dernier examen Principe 5 : Connaissances et compétences a) Avez-vous adopté un mécanisme permanent pour recenser les connaissances et les compétences nécessaires à la gouvernance efficace du régime, et pour combler les lacunes? b) Savez-vous si tous les mandataires ont les qualifications, les ressources et l expérience nécessaires pour s acquitter de leurs fonctions? Réponse Commentaires / Mesures / Endroit de consignation Calendrier : Mise en place / Dernier examen Principe 6 : Accès à l information Avez-vous élaboré et documenté un processus permettant d obtenir et de fournir l information nécessaire à l exécution de vos obligations fiduciaires et autres? Réponse Commentaires / Mesures / Endroit de consignation Calendrier : Mise en place / Dernier examen Principe 7 : Gestion des risques a) Avez-vous cerné, évalué et hiérarchisé les risques auxquels le régime est exposé? Réponse Commentaires / Mesures / Endroit de consignation Calendrier : Mise en place / Dernier examen Publié aux fins de consultation en mars 2016 3
Version provisoire aux fins de consultation Questionnaire d autoévaluation b) Avez-vous établi un processus permanent de surveillance et de gestion de ces risques? Principe 8 : Supervision et conformité a) Avez-vous recensé les exigences prévues par la loi, les documents du régime et toute politique réglementaire ou spécifique applicables au régime? b) Avez-vous adopté et documenté un processus pour garantir le respect des exigences prévues par la loi, des documents et des politiques administratives relatifs au régime? Si oui, ce processus fait-il régulièrement l objet d un examen servant à déceler tout changement, afin de toujours assurer la conformité? Réponse Commentaires / Mesures / Endroit de consignation Calendrier : Mise en place / Dernier examen Principe 9 : Transparence et reddition de comptes Avez-vous élaboré et documenté un processus de communication qui : a) renseigne les participants, les bénéficiaires et les autres intervenants sur les lois et autres aspects afférents au régime? b) guide les participants et les bénéficiaires du régime qui souhaitent poser des questions ou faire part de leurs commentaires? Réponse Commentaires / Mesures / Endroit de consignation Calendrier : Mise en place / Dernier examen c) explique le processus décisionnel? d) informe les membres sur les risques, les avantages et les options du régime ainsi que sur leurs responsabilités? Publié aux fins de consultation en mars 2016 4
Version provisoire aux fins de consultation Questionnaire d autoévaluation Principe 10 : Code de conduite et conflit d intérêts a) Avez-vous adopté un code de conduite décrivant les comportements que l on attend de vous, comme administrateur du régime, et de vos mandataires? b) Votre code de conduite comprend-il une politique qui définit et règle les conflits d intérêts, réels ou perçus, pouvant découler de situations propres à votre régime? c) Vos mandataires ont-ils un code de conduite assorti d une politique sur les conflits d intérêts? Un processus de déclaration de conflit d intérêts ou de violation du code de conduite à votre endroit est-il en place? Réponse Commentaires / Mesures / Endroit de consignation Calendrier : Mise en place / Dernier examen Principe 11 : Examen de gouvernance Avez-vous établi et documenté un processus pour revoir périodiquement la gouvernance du régime? Réponse Commentaires / Mesures / Endroit de consignation Calendrier : Mise en place / Dernier examen Rempli par : Approuvé par : (s il s agit d une autre personne) Nom Nom Titre Titre Date Date Publié aux fins de consultation en mars 2016 5
Ligne directrice n 4 : Gouvernance des régimes de retraite (version modifiée) (mars 2016) La foire aux questions (FAQ) qui suit a été préparée par le Comité de gouvernance des régimes de retraite de l ACOR, avec l aide de son groupe de travail d intervenants sectoriels. Cette foire aux questions fournit aux administrateurs de régime de retraite des consignes générales, des éclaircissements et des exemples en lien avec la version modifiée de la Ligne directrice n 4 : Gouvernance des régimes de retraite, publiée aux fins de consultation en mars 2016. Cette FAQ pourrait être mise à jour de façon périodique pour que des questions posées par des intervenants puissent y être ajoutées. Toute question concernant la Ligne directrice n 4 : Gouvernance des régimes de retraite de l ACOR doivent être envoyées à l adresse qui suit : Secrétariat de l ACOR 5160, rue Yonge, C. P. 85 Toronto (Ontario) M2N 6L9 Courriel : capsa-acor@fsco.gov.on.ca Téléphone : 416 590-7081 Téléc. : 416 226-7878 1
Principe 1 : Obligation iduciaire L administrateur du régime a des obligations fiduciaires envers les participants et les bénéficiaires du régime, et peut-être envers d autres intervenants. Question 1.1 Qu est-ce qu une obligation fiduciaire? En tant qu administrateur de régime, quelles sont mes obligations fiduciaires? Réponse : Règle générale, il y a obligation fiduciaire lorsqu une partie (l administrateur du régime) a un pouvoir discrétionnaire sur les intérêts d une autre partie (participant au régime ou bénéficiaire) et qu elle a l obligation d utiliser ce pouvoir au mieux des intérêts de l autre partie. La partie qui a un pouvoir discrétionnaire est le fiduciaire. Une obligation fiduciaire se reconnait par le pouvoir discrétionnaire du fiduciaire et la vulnérabilité du bénéficiaire à l utilisation abusive de ce pouvoir. Les lois sur la fiducie régissent l utilisation du pouvoir discrétionnaire par le fiduciaire pour s assurer qu il n en abuse pas en imposant une norme de conduite rigoureuse (souvent désignée par les responsabilités ou les attributions d un fiduciaire). L obligation fiduciaire entraîne deux principales responsabilités : l obligation de diligence et l obligatoire de loyauté. L obligation de diligence d un administrateur est définie dans la législation régissant les normes de prestations de retraite du Canada et exige, habituellement, que l administrateur exerce le même niveau de diligence qu une personne raisonnablement prudente exercerait en s occupant des biens d une autre personne. On s attend à ce qu un fiduciaire soit plus prudent lorsqu il s occupe des biens d une autre personne que lorsqu il s occupe de ses propres biens. L obligation de loyauté d un administrateur signifie que l administrateur doit agir uniquement dans le meilleur intérêt de l ensemble des participants et bénéficiaires d un régime de retraite et qu il doit faire preuve d impartialité et d équité. L obligation d impartialité et d équité implique notamment que l administrateur doit traiter les participants et les bénéficiaires de façon équitable et dans le respect total de leurs différents intérêts, et qu il ne doit pas favoriser certains bénéficiaires au détriment des autres; cependant, cette obligation n en est pas une de parité dans la façon de traiter les gens. En résumé, en tant que fiduciaire, un administrateur de régime doit : exercer le même niveau de diligence qu une personne raisonnablement prudente exercerait en s occupant des biens d une autre personne; agir dans le meilleur intérêt de l ensembledes participants et bénéficiaires d un régime de retraite; faire preuve d impartialité et d équité dans la façon dont il traite tous les participants et bénéficiaires d un régime; retenir les services de conseillers ou d agents experts qui s acquitteront des tâches pour lesquelles il ne possède ni les aptitudes ni les compétences requises; gérer les conflits d intérêts; 2
respecter pleinement les différents intérêts des participants et bénéficiaires; s assurer de ne pas faire preuve de favoritisme envers qui que ce soit. Question 1.2 Je suis à la fois l employeur et l administrateur du régime de retraite de mon entreprise. Pouvez-vous me donner quelques exemples de mes obligations en tant qu employeur et en tant qu administrateur du régime de retraite? Réponse : En tant qu employeur, vous devriez normalement : déterminer les dispositions du régime de retraite; apporter les modifications nécessaires à ces dispositions; cotiser au régime de retraite. En tant qu administrateur, vous devriez : faire en sorte que le régime soit administré selon ses dispositions et conformément aux exigences prévues par la loi ainsi qu aux politiques portant sur le régime, notamment aux politiques en matière de financement; déposer toute modification apportée au régime ou tout document obligatoire aux organismes de réglementation concernés; veiller à ce que les cotisations au régime requises soient versées au moment opportun et au bon compte. Voir aussi la question 10.1. Principe 2 : Cadre de gouvernance L administrateur du régime doit mettre en place un cadre de gouvernance pour l administration du régime, et le documenter. Question 2.1 Qu est-ce qu un cadre de gouvernance? Réponse : Un cadre de gouvernance est une structure documentée qui (i) détermine clairement les éléments que l administrateur de régime doit prendre en considération dans l administration du régime afin de respecter ses obligations fiduciaires et autres, et qui (ii) explique comment l administrateur entend respecter ces obligations. 3
Une approche à adopter par l administrateur de régime pour documenter un cadre de gouvernance consiste à créer et à tenir à jour un dossier de gouvernance en format électronique qui contient tous les documents relatifs au régime, répartis dans des sous-dossiers. Par exemple, il pourrait s agir des sous-dossiers qui suivent : 1. Contexte 2. Documents relatifs au régime 3. Documents de référence sur la gouvernance (notamment les lignes directrices de l ACOR) 4. Procès-verbaux de réunions 5. Contrats conclus avec des fournisseurs de services 6. Communications avec les bénéficiaires du régime 7. Politiques et procédures de gouvernance a. Obligation fiduciaire b. Rôles et responsabilités c. Suivi du rendement d. Connaissances et compétences e. Accès à l information f. Gestion des risques g. Supervision et conformité h. Transparence et reddition de compte i. Code de conduite et conflit d intérêts j. Examen de la gouvernance Pour chaque sous-dossier de gouvernance, l administrateur devrait adopter et documenter un processus, une procédure, une politique ou d autres ressources connexes pour l aider à se conformer au principe énoncé. Principe 3 : Rôles et responsabilités L administrateur du régime doit décrire clairement et documenter les rôles, les responsabilités et les obligations de reddition de compte de toutes les parties prenantes du processus de gouvernance du régime. Question 3.1 Veuillez donner un exemple d outil d évaluation qui mentionne les diverses obligations et responsabilités de chacun des rôles et que mon organisation pourrait utiliser comme point de départ. Réponse : Vous trouverez ci-dessous un exemple d outil pour des régimes à prestations déterminées et des régimes à cotisations déterminées d employeur unique. Comme il est mentionné dans la ligne directrice, les rôles et responsabilités doivent être clairement définis, compris et documentés lorsque la même personne ou entité assume à la fois la gouvernance du régime et des fonctions organisationnelles. Lorsqu une décision est prise, elle doit être clairement documentée, ce qui comprend une mention des éléments justificatifs et le rôle au titre duquel cette décision a été prise. Bien que l administrateur de régime n accomplisse pas forcément toutes les tâches liées à la 4
gouvernance du régime de retraite, il reste le responsable de la gestion du régime et de la reddition de compte. 5
Exemple d outil relatif aux rôles et responsabilités dans le cadre d un régime de retraite d un employeur unique 1 Fonction 2,3 Responsable, gestion des documents Conseiller juridique Dépositaire ou fiduciaire Actuaire Conseiller en placements ou gestionnaire de placements Service des ressources humaines Service des finances Comité de retraite Conseil d administration (1) Conception du régime - Établissement et résiliation du régime - Modification au régime (modification importante) - Modification au régime (entretien et conformité aux règlements) (2) Financement du régime - Réconciliation des cotisations payables ou payées au régime - Méthodes et hypothèses actuarielles - Politique de financement 1 Dans chaque colonne qui s'applique, indiquer si le titulaire du poste, le service, le comité ou le conseil (conformément à une structure de gouvernance donnée) assure la responsabilité (R), la reddition de compte (RC) ou s'il est consulté (C) ou informé (I). 2 Les fonctions ayant un rapport avec le régime énumérées dans cet outil reflètent les fonctions du promoteur (non fiduciaire) et de l'administrateur (fiduciaire). Elles sont mentionnées à titre d'exemple seulement et leur énumération n'est pas exhaustive. Les fonctions seront différentes selon la nature des régimes parrainés ou administrés (à cotisations déterminées, à prestations déterminées, à prestations cibles, etc.). 3 Les renvois aux services des ressources humaines ou des finances mentionnés ci-dessus sont fournis à titre d'exemple seulement. Ce tableau devrait être adapté selon les services, les postes (conseiller juridique ou conseiller en placements, directeur général des finances ou directeur des ressources humaines), les comités et les entités qui font partie de la structure de gouvernance et qui jouent un rôle dans l'administration et le parrainage du régime de retraite. 6
Fonction (3) Placement des actifs du régime de retraite - Énoncé des politiques, des procédures et des lignes directrices en matière de placements - Sélection du ou des conseillers en placements - Sélection des options de placement et de cotisations déterminées - Supervision du rendement des placements (examen des rapports compris) (4) Administration - Nomination du ou des conseillers en placements - Nomination d un conseiller juridique - Nomination d un actuaire - Nomination d un responsable, gestion des documents, d administrateurs et d un dépositaire - Supervision du ou des conseillers en placements Responsable, gestion des documents Conseiller juridique Dépositaire ou fiduciaire Actuaire Conseiller en placements ou gestionnaire de placements Service des ressources humaines Service des finances Comité de retraite Conseil d administration 7
Fonction - Supervision du conseiller juridique - Supervision de l actuaire - Supervision du responsable, gestion des documents, des administrateurs et du dépositaire - Stratégie pour les communications - Contenu des communications - Documents relatifs au régime, ententes avec les fournisseurs de services - Documents relatifs au régime, consignation - Surveillance de la jurisprudence et de la conformité législative - Interprétation des dispositions du régime - Formation du fiduciaire - Assurance du fiduciaire - Traitement des cas inhabituels - Demandes des participants - Inscription - Paiement des prestations - Retenues salariales Responsable, gestion des documents Conseiller juridique Dépositaire ou fiduciaire Actuaire Conseiller en placements ou gestionnaire de placements Service des ressources humaines Service des finances Comité de retraite Conseil d administration 8
Fonction - Autres dépôts (déclaration annuelle de renseignements) - États financiers audités du régime de retraite (5) Gouvernance - Examen de la structure de gouvernance - Conformité aux lignes directrices de l ACOR - Rapport sur la gouvernance à l intention du conseil Responsable, gestion des documents Conseiller juridique Dépositaire ou fiduciaire Actuaire Conseiller en placements ou gestionnaire de placements Service des ressources humaines Service des finances Comité de retraite Conseil d administration 9
Question 3.2 Quels sont les rôles et responsabilités «typiques» d un administrateur? Réponse : Les parties prenantes du processus de gouvernance, ainsi que leurs rôles et responsabilités, peuvent varier d un type de régime de retraite à un autre et selon la façon dont le régime est administré. Vous trouverez ci-dessous des exemples de rôles «typiques» dans le processus de gouvernance d un régime de retraite interentreprises, à cotisations déterminées et à prestations déterminées. La liste de ces rôles n est pas exhaustive. A) Régime à prestations déterminées Pour ce type de régime, les rôles et responsabilités sont entre autres les suivants : Rôle : Obligations de premier ordre dans l administration du régime de retraite Avoir reçu la formation nécessaire et continuer à suivre des formations pour assumer ses obligations fiduciaires et autres. Mettre sur pied, mettre en œuvre et tenir à jour le cadre de gouvernance pour l administration du régime de retraite. Attribuer les rôles et les responsabilités à divers intervenants dans l administration du régime. Choisir, engager et surveiller le ou les fournisseurs de services. Faire rapport à l administrateur du régime, habituellement le conseil d administration, quant à l administration du régime et au placement des actifs du régime. Veiller à ce que le texte régissant le régime et son administration soient conformes aux lois applicables. Consulter les politiques et lignes directrices réglementaires et de l ACOR qui s appliquent. Rôle : Surveiller le placement des actifs du régime de retraite Établir et revoir régulièrement (au moins une fois par an) la politique relative au placement des actifs du régime de retraite, la modifier au besoin, et veiller à ce que la politique soit transmise aux parties intéressées (par exemple à l actuaire du régime). Choisir et maintenir en poste les gestionnaires de placements, surveiller leur rendement et recommander ou superviser les changements de gestionnaires, le cas échéant. Rôle : Gestion quotidienne de l administration du régime de retraite (diverses tâches peuvent être accomplies par des mandataires) Veiller à ce que tous les documents et formulaires requis soient déposés auprès des organismes de réglementation concernés (déclarations de renseignements annuelles, rapports d évaluation actuarielle et modifications apportées au régime). 10