Note d accompagnement pour l envoi dématérialisé d une demande d avis sur la désignation des commissaires aux comptes 1 Les éléments constitutifs d un dossier de demande d avis La procédure d envoi d une demande d avis sur la désignation de commissaires aux comptes est dématérialisée à compter du mois de décembre 2013. Les éléments suivants 1 prévus par l instruction et ses annexes doivent être servis et transmis à l Autorité de contrôle prudentiel et de résolution pour chaque commissaire aux comptes pressenti à la désignation : 1. un état déclaratif sous format Excel.xls 2 (annexe I) ; 2. une version scannée de cet état déclaratif signée par un dirigeant responsable ; 3. une fiche 1 correspondant à la déclaration du commissaire aux comptes (annexe II ou III) ; 4. une fiche 2 relative à l expérience professionnelle du commissaire aux comptes ou du contrôleur spécifique (annexe IV) : cette fiche doit être transmise à l occasion d une nouvelle désignation ou d un renouvellement auprès d une personne assujettie si la précédente fiche communiquée date de plus de douze mois ; 5. une fiche 3 décrivant l organisation interne de la structure d exercice professionnel (annexe V) : la fiche doit être transmise à l occasion d une nouvelle désignation auprès d une personne assujettie. Par la suite, elle ne devra être communiquée que si des changements sont intervenus dans l organisation interne de la structure d exercice professionnel. Si les commissaires aux comptes publient annuellement un rapport de transparence, seules les informations ne figurant pas dans ce rapport doivent être communiquées à l Autorité. Tous ces documents doivent être transmis par mail 3 à l adresse suivante : demande-avis-cac@acpr.banque-france.fr Si le formulaire est correctement renseigné, un accusé de réception de votre dossier de demande d avis vous sera envoyé avec le numéro attribué à votre dossier. Ce numéro devra être rappelé dans toute correspondance avec l unité CAC. Si les informations renseignées dans le formulaire sont incomplètes, vous recevrez un mail précisant les champs à corriger pour la prise en compte de votre dossier de demande d avis. Les conseils suivants vous permettront de renseigner au mieux l état déclaratif. 1 Disponibles sur notre page Internet : http://www.acpr.banque-france.fr/agrements-et-autorisations/commissaires-aux-comptes.html 2 Les formulaires sous format «.xlsx» et les envois sous format «.zip» ne sont pas pris en compte. 3 La taille du fichier envoyé ou de l ensemble des documents adressés doit être inférieure à 10MO ; si fichiers importants, faire plusieurs envois.
Note d accompagnement Avis CAC 2 Comment bien remplir l état déclaratif? Utilisez les listes déroulantes indiquées par une flèche : il faut cliquer sur la cellule à gauche de la flèche pour ouvrir le menu de la liste déroulante ; Les cellules avec un astérisque «*» sont des champs obligatoires à renseigner ; Pour copier-coller un champ, cliquez deux fois dans la cellule et collez, ou bien collez votre texte copié dans la barre de formule d Excel (en haut de l écran) plutôt que directement dans la cellule destinataire ; Les numéros de téléphone doivent comporter entre 1 à 10 caractères numériques sans espace blanc ; Les codes postaux doivent comporter 5 caractères numériques sans espace blanc ; Les dates ont pour format obligatoire : JJ/MM/AAAA. Paragraphe A : Identité de la personne assujettie Pour les établissements exerçant dans le domaine bancaire et financier, le CIB (Code interbancaire) comporte 5 caractères numériques sans espace blanc et sans la clé d identification (lettre); Pour les organismes d assurance et les mutuelles, le SIREN comporte 9 caractères numériques sans espace blanc. Secrétariat général de l Autorité de contrôle prudentiel et de résolution 2
Paragraphe B : Obligations de la personne assujettie Note d accompagnement Avis CAC Les parties B et C ne sont pas à renseigner si le motif de la désignation du commissaire aux comptes ou du contrôleur spécifique est «changement d un (des) signataire (s) désigné (s) dans le cadre d un mandat en cours» ou «désignation d un second signataire dans le cadre d un mandat en cours» ; Pour les établissements du domaine bancaire et financier qui n ont pas l obligation de publier des comptes consolidés ou combinés, le total du bilan en milliers d euros doit être renseigné ; Pour les personnes assujetties dont les titres sont admis à la négociation sur un marché réglementé, l obligation d information de l AMF doit être précisée, ainsi que son motif. Secrétariat général de l Autorité de contrôle prudentiel et de résolution 3
Note d accompagnement Avis CAC Paragraphe C : Mandat Les années d exercice du mandat doivent être renseignées en AAAA. La date de dernière année d exercice du mandat est le dernier exercice comptable certifié par les commissaires aux comptes, et non l année du renouvellement en AG. A titre d exemple, «2014» et «2019» seront les années à indiquer pour un mandat de six exercices décidé lors de l assemblée générale de 2014 et qui prendra fin lors de l AG se tenant en 2020, pour statuer sur les comptes de l exercice 2019 ; Les informations relatives au budget sont à indiquer en caractère numérique, en milliers d euros et en heures ; Si l établissement désigne plusieurs commissaires aux comptes titulaires, les budgets en euros et en heures alloués à chaque commissaire aux comptes doivent être précisés. Secrétariat général de l Autorité de contrôle prudentiel et de résolution 4
Note d accompagnement Avis CAC Paragraphe D : Commissaires aux comptes/ contrôleurs spécifiques dans le cas de SCF ou SFH Les données relatives au commissaire aux comptes, tel que son adresse, ou bien le numéro d inscription CNCC 4, sont disponibles sur la fiche 1 remplie par le commissaire aux comptes. Un même état déclaratif ne peut être utilisé pour le commissaire aux comptes Personne Physique et le commissaire aux comptes Personne Morale ; Dans le cas de commissaire aux comptes exerçant une mission au nom d une société de commissariat aux comptes, la date de début de sa mission peut être différente de celle du mandat exercée par la société. Exemple pour un changement de responsable de mission Vous nommez en 2013 des commissaires aux comptes sur la période de 2013 à 2018, mais en 2014, le cabinet vous informe d un changement de responsable de mission (ou ajout de co-signataire) pour l exercice 2014, il faudra veiller à renseigner la case «Date de début de mission» : 4 Également disponible sur le site de la CNCC : http://annuaire.cncc.fr/ Secrétariat général de l Autorité de contrôle prudentiel et de résolution 5
Exemple pour la désignation d une Personne Physique Note d accompagnement Avis CAC Seule la rubrique «Si le commissaire aux comptes dont la désignation est envisagée est une personne physique, préciser» doit être renseignée. Exemple pour la désignation d une Personne Morale Les rubriques «Si le commissaire aux comptes dont la désignation est envisagée est une personne morale, préciser» et «Premier commissaire aux comptes exerçant la mission au nom de la société de commissaires aux comptes», ainsi que le cas échéant «Si la désignation d un cosignataire est envisagée, préciser pour le deuxième commissaire aux comptes» doivent être renseignées. Secrétariat général de l Autorité de contrôle prudentiel et de résolution 6