Utiliser un tableau de données OBJECTIFS : - Définir une Base de Données. - Présentation : tableau de données. - Création d un tableau de données - Gestion d un tableau de données. - Trier et Filtrer des données. - Extraction des données. - Utiliser des fonctions liées aux données. - Importer des données d ACCESS. Une base de données est un ensemble de données structurées. Cet ensemble de données, doit répondre aux besoins des utilisations : création des listes, édition, extraction Chacun des éléments est un type précis de donnée. La présentation générale est sous forme d un tableau : - chaque ligne représente une fiche, - chaque colonne représente un élément de chaque fiche, - chacune des colonnes représente le même type d élément de l ensemble des fiches. Pour gérer de petites listes, Excel répond très bien à ce type de souhait. Le tableur permet la construction et la manipulation de tableaux tout en donnant la possibilité de rechercher, d interroger et d extraire des données de ce tableau. Les notions de création, d exploitation, d extraction, d interrogation d une base de données seront considérées par Excel comme une gestion de listes de données. Excel n est pas un SGBDR (Système de Gestion de Base de Données Relationnel) type ACCESS. Sont utilisation est donc limité : en terme d exigence, de gestion Excel ne pourra jamais en l occurrence remplacer les capacités d un SGBDR. Dans un tableau de données, les données sont présentées en colonnes et en lignes. Le titre de la colonne est appelé : champ. Le contenue d une ligne est appelé : enregistrement ou fiche. Reprenons notre exemple créé dans le thème précédent, où nous avions créé la table ci-dessous : 1 - Présentation Les colonnes : champs Les lignes : enregistrements Une ligne constitue une Fiche Utiliser un tableau de données Remarque : Excel 2007 ne parle plus de Liste mais de Tableau. 79
2 - Création/Suppression d un tableau de données Création, marche à suivre : - pour chaque colonne un nom constitue le champ (appelé également : titre), - pour chaque ligne les enregistrements (un enregistrement est composé de différentes valeurs), - indiquer la plage ou zone du tableau (plage comprenant les champs et les enregistrements : colonnes et lignes), - cliquer sur Ok pour ouvrir le Ruban Outils de Tableau. Cliquer sur le bouton Ok pour ouvrir le Ruban ci-dessous Nouveau Tableau de données Menu à sélectionner pour supprimer un tableau de données à partir de l onglet Création. Suppression, marche à suivre : - sélectionner le tableau (l onglet Outils de tableau s ouvre), - cliquer sur l onglet Création, - dans le bloc Outils, sélectionner le menu Convertir en plage puis valider. 80
3 - Gestion du tableau La gestion d un tableau consiste : - à renommer le tableau, - insérer des colonnes ou des lignes, - redimensionner le tableau, - modifier le style de tableau, - Pour gérer un tableau il faut au préalable activer le Ruban Outils de tableau. Pour cela : - soit sélectionner la zone constituant le tableau, - soit sélectionner le nom du tableau dans la zone de nommage (ou d identification de cellules). Cliquer dans cette zone pour modifier le nom du tableau puis appuyer sur la touche Entrée (du clavier). Permet de redimensionner le tableau. Important lorsque vous avez oublié une ou + colonnes ou lignes. Cocher ou décocher les options Permet de modifier le Style de présentation du tableau. Visualiser le style en glissant la souris sur le style puis valider votre choix La colonne Origine a été ajoutée Remarque : l ajout d une colonne contiguë ou d une ligne contiguë (au tableau) redimensionne automatiquement le tableau. Colonne ajoutée Ligne ou enregistrement ajouté Utiliser un tableau de données 81
4 - Trier et ou Filtrer des données Remarque pour les points a, b, c : nous utiliserons le Ruban Accueil sachant qu il est également possible d utiliser le Ruban Données afin de réaliser l ensemble de ces opérations de Tri de Filtrage. a - Trier des données à partir d un critère Lorsque l on ajoute, supprime des données il est utile de trier à nouveau son tableau. En effet, un tableau de données dans le désordre interdit toute manipulation rationnelle des données. Il peut également être utile de trier les données de son tableau pour divers besoins. Exemple : j ai besoin de classer les élèves en fonction de leur origine. Marche à suivre : - sélectionner le tableau de données (permet d activer le Ruban Outils de tableau), - dans la colonne choisie cliquer sur le bouton représentant une flèche, - sélectionner un ordre de tri, - cliquer sur OK. Colonne choisie Flèche déroulante de sélection d ordre Critère prédéfini de tri Résultat : en fonction du tri sur la colonne Origine Trier de A à Z (ordre croissant) On remarque que tous les enregistrements ont été reclassés donc triés en fonction du critère sélectionné b - Trier des données à partir de plusieurs critères Il peut être intéressant ou important de réaliser un tri sur plusieurs critères. Par exemple : trions les élèves, en fonction de l origine et dans l ordre alphabétique des noms. Marche à suivre : - sélectionner le tableau de données (permet d activer le Ruban Outils de tableau), - afficher l onglet Accueil, - cliquer sur l icône Trier et Filtrer du bloc Edition, - sélectionner le sous menu Tri personnalisé Onglet accueil Ruban Outils de Tableau 82 Tableau de données sélectionné
- sélectionner le 1 er critère de tri, - cliquer sur le bouton ajouter un niveau, - sélectionner le 2 e critère de tri, idem pour autres critères (niveaux), - cliquer sur le bouton OK. Champs sélectionnés dans la zone de liste déroulante On remarque une flèche dans la zone déroulante. Cette flèche indique qu un tri est pratiqué sur le champ. c - Filtrer des données avant de procéder à un tri Le tri peut s effectuer sur l ensemble des données du tableau ou simplement sur une partie du tableau de données. Dans ce cas, il est nécessaire de poser un Filtre sur les données puis de trier les données filtrées. Exemple : nous souhaitons trier exclusivement les élèves d origine 1STG1 par nom. Marche à suivre : - sélectionner le tableau de données (permet d activer le Ruban Outils de tableau), - afficher l onglet Accueil, - vérifier la présence des zones déroulantes dans chaque colonne du tableau, sinon cliquer sur l icone Trier et Filtrer du bloc Edition et sélectionner Filtrer, - cliquer sur la flèche du champ à retenir pour le Filtre, - désactiver les éléments non retenus, - procéder à un tri simple ou un tri multiple critères. Décocher les éléments à ne pas retenir pour le tri Icône indiquant la réalisation d un tri Utiliser un tableau de données Icône indiquant la pose d un filtre 83
d - Filtrage personnalisé des données Cette option offre de multiples avantages par rapport au filtrage automatique des données. En effet, il sera possible de personnaliser son filtrage. Par exemple : - retenir les élèves dont le prénom commence par D et par P, - retenir le chiffre d affaires des commerciaux réalisé entre le 01/01/2008 et le 31/01/2008, - Marche à suivre (exemple : retenir les élèves dont le prénom commence par D et par P) : - sélectionner le tableau de données (permet d activer le Ruban Outils de tableau), - afficher l onglet Accueil, - vérifier la présence des zones déroulantes dans chaque colonne du tableau, sinon cliquer sur l icone Trier et Filtrer du bloc Edition et sélectionner Filtrer, - cliquer sur la flèche du champ à retenir pour le Filtre, - sélectionner Filtres Textuels puis Filtre personnalisé, - compléter la boite de dialogue puis cliquer sur OK. Filtre sur le champ Prénom élève Eléments de filtrage Seules les élèves dont le prénom commence par D ou par P sont affichés Remarque : il existe de nombreux Filtres proposés par Excel en fonction de la nature des enregistrements du champ sélectionné. Exemple : si les enregistrements du champ sont constitués de date, Excel vous proposera un Filtre de type Chronologique. Voir : À votre Tour. 84
5 - Extraction des données L intérêt d un tableau de données réside dans le fait de pouvoir accéder (extraire) à un ou à plusieurs enregistrements en fonction d un critère ou de plusieurs critères. Principe de mise en œuvre : - activer le tableau de données, - créer une zone de critère, - indiquer une zone recevant le résultat de l interrogation appelée zone d extraction. Remarque : la zone de critère(s) et la zone de résultat faisant suite à une extraction de données, peuvent être situées sur des feuilles de calculs distinctes. a - Extraction : simple critère Remarque : par souci de simplification au niveau de la visualisation nous travaillerons sur une feuille de calcul unique. Exemple : extraire la liste des élèves d origine 1 er STG1. Marche à suivre : - sélectionner le champ composant le critère puis cliquer sur Copier, - coller ce champ en dessous du tableau (ou sur une autre feuille), - indiquer la valeur du critère, - activer le tableau des données (utiliser la zone de nommage), - sélectionner l onglet Données, - dans le bloc Trier et Filtrer, sélectionner l icône Avancé, - compléter la boite de dialogue, puis cliquer sur le bouton OK. Mais pourquoi un Copier/Coller : Le copier/coller des champs évite les erreurs de syntaxe. Exemple Nom élève est différent de Nom eleve Zone de nommage pour activer le tableau de données : Classe_TGSI. Après avoir sélectionné le tableau de données un Ruban Outil de tableau s ouvre. Zone de critère à créer soit par un copier/coller soit part une saisie. Cette zone doit comprendre le champ et une valeur existante dans la liste des données. Remarque : la plage doit comprendre les en-têtes de votre tableau. À savoir dans l exemple : point de départ A1 et point final D10 Sélectionner l option Copier vers un autre emplacement. L option Filtrer la liste sur place, cache les données non retenues Plages : sélectionné automatiquement après sélection du tableau de données Zone de critère : sélectionner la plage champ et donnée Copier vers : sélectionner une cellule (exemple A17) 85 Utiliser un tableau de données
Résultat de l extraction : Zone de critère Zone d extraction Remarque : suite à une extraction, il est possible d ajouter des lignes et/ou des colonnes pour réaliser par exemple des statistiques. Fonction appliquée à la cellule B23 : =NB(A18:A22) b - Extraction : critères multiples Remarque : par souci de simplification au niveau de la visualisation nous travaillerons sur une feuille de calcul unique. La marche à suivre est identique pour un critère unique d extraction ou pour un ensemble de critères. Observons les divers exemples ci-dessous : 86 Tableau de données : J ai modifié certaines données au niveau des noms et des origines afin de présenter diverses situations. On souhaite retenir les élèves de 1 er STG1 ET dont le nom commence par la lettre D. Les critères sont sur une seule ligne. On souhaite retenir les élèves de 1 er STG1 OU dont le nom commence par la lettre D. Les critères sont sur des lignes distinctes. Une petite combinaison du ET mais on introduit une * (* étoile) à l intérieur. Signification le nom commence par la lettre D et se termine par la lettre U. Il est possible d utiliser le même principe au niveau du OU. Extraction des données : Seuls les élèves de 1 er STG1 dont le nom commence par la lettre D sont extrait. Extraction des données : extraction des élèves de 1 er STG1 OU ayant un nom commençant par la lettre D. Extraction réalisée : 2 élèves apparaissent.
On souhaite retenir les élèves dont le nom commence par la lettre D OU la lettre J. Dans ce cas il faut dupliquer le critère. Attention : indiquer les critères sur 2 lignes. En effet il ne peut y avoir d élève ayant un nom qui commence par D et par J Il est également possible d utiliser des opérateurs dans la zone de critère. Les opérateurs sont les opérateurs habituels d Excel. À savoir : supérieur > supérieur ou égal => inférieur < inférieur ou égal => égal = différent de <> * (étoile) Remplace tous les caractères? (point d interrogation) Remplace un caractère Colonne ajoutée pour les besoins de l exemple Critère proposé avec l opérateur > (supérieur) Extraction des élèves de plus de 18 ans. Critères proposés avec l opérateur >à 18 ET l opérateur <= 19 Remarque : si vous ajoutez une colonne à votre tableau de données, il faut absolument vérifier dans la boite de dialogue Filtre avancé l élément Plages. En effet, si aucune redéfinition du tableau de données n a été effectuée la Plage de données sera erronée. Utiliser un tableau de données 87
6 - Utiliser des fonctions liées aux données Microsoft Excel fournit des fonctions de feuille de calcul pour analyser des données stockées dans des tableaux de données. Chacune de ces fonctions, regroupées sous l appellation fonctions de base de données, utilise trois arguments : base de données, champ et critères. Ces arguments font référence aux plages de feuille de calcul utilisées par la fonction. Excel propose tout un lot de fonction très utile lorsque l on travail sur un ensemble de données. On peut citer quelques fonctions : =BDSOMME : ajoutent les nombres dans la colonne de champ des enregistrements de la base de données, qui répondent au(x) critère(s). =BDMOYENNE : renvoie la moyenne des nombres dans la colonne de champ des enregistrements de la base de données, qui répondent au(x) critère(s). =BDMNB : compte le nombre de cellules d une base de données qui contiennent des nombres en fonction du ou des critère(s). =BDMAX : renvoie la valeur maximum des nombres dans la colonne de champ des enregistrements de la base de données, qui répondent au(x) critère(s). =BDMIN : renvoie la valeur minimum des nombres dans la colonne de champ des enregistrements de la base de données, qui répondent au(x) critère(s). Exemple : indiquer l âge moyen des élèves ayant pour origine la classe de 1erSTG1. Marche à suivre : - créer une zone de critère en indiquant sa valeur, - dans une cellule attenante au résultat indiquer sa signification, - saisir la formule puis valider. E1 est la cellule de calcul sur laquelle la moyenne est effectuée. Phrase précisant le résultat A14:A15 Zone de critère (champs et valeur) Fonctions utilisées 88
7 - Importer des données en provenance d ACCESS Il est peut être intéressant d importer dans une feuille de calcul des données en provenance d une base de données externe. Cette technique permet de récupérer des données sans avoir à ressaisir les informations. Marche à suivre : - sélectionner l onglet Données, - sélectionner dans le bloc Données externes l icône A partir du fichier Access, - sélectionner la base de données, - indiquer l emplacement de l importation puis cliquer sur OK. Sélection de la base de données. Le fichier exemple est disponible sur le CD dans le dossier Corrigés À votre tour : base élève.mdb Ouverture de la boite de dialogue après avoir cliqué sur le bouton Ouvrir Préciser la destination Résultat directement sous forme de Tableau de données. Voir le résultat dans Corrigés À votre Tour : le fichier Import_élève.xlsx Utiliser un tableau de données 89
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