Procédure de gestion de l information : le site internet et les applications mobiles Référence de la procédure : CDP/PRO/02 Version 2 Date création procédure : 24/02/2013 Diffusion : Pôles Communication & développement, Publication Rédaction : Sandrine Nguyen Pôle Com. & Dév. Date et historique de révision : 06/03/2014 Validation : Florian Raoux Vérification: Sandrine Nguyen Chemin d accès : \\Serv01\tourisme\SANDRINE_NF\QUALITE TOURISME\PROCEDURES\PROCEDURES POLES COM. & DEV. ET PUBLICATION Objet : Cette procédure a pour objet de définir les modalités inhérentes à la gestion de l information diffusée par l Office de Tourisme auprès de ses visiteurs et concerne le site internet et les applications mobiles. La réactualisation du site internet officiel de l Office de Tourisme www.sainte-maxime.com est sous la responsabilité du Pôle Communication & Développement. Le site internet reprend la charte graphique des éditions et il est alimenté par 2 bases de données : - la base SPIP, pour les prestataires de loisirs et l agenda, - la base ADMIN, pour les hébergements, restaurants et commerces. 1. Fréquence de mise à jour 1.1 Mise à jour annuelle Une mise à jour est effectuée annuellement pour les hébergements, restaurants, prestataires de loisirs, les commerces et les services. L insertion des animations se fait selon le calendrier de la programmation. L Assistante Communication récupère les questionnaires transmis par l Assistante Commerciale pour les questionnaires «Formule Premium» et par la Responsable des Editions pour les questionnaires «Insertions Publicitaires». L Assistante Communication reporte les informations du questionnaire sur les supports numériques et ajoute les visuels (visuels à récupérer sur la DropBox). Pour les questionnaires «loisirs», l Assistante Communication attend de recevoir la maquette définitive ainsi que le fichier PDF définitif du guide «Destination» pour faire un copier/coller du texte descriptif du prestataire de loisir sur les supports numériques. L Assistante Communication envoie un mail «type» au partenaire pour lui indiquer la mise en ligne de ses informations sur les supports numériques. Si aucun visuel n est disponible pour ajouter à la fiche, indiquez au partenaire sur le mail que nous ne détenons aucun visuel et qu il peut en envoyer jusqu à 4 photos au format 1 Procédure de gestion de l information : le site internet_cdp/pro/02_v2
paysage par mail à johanna.vitrant@sema83.fr qui les transmettra après enregistrement à l Assistante Communication. Sur la fiche de partenariat, dans les cases «Admin» au verso, l Assistante Communication indique en rouge ses initiales sur la première ligne puis la date de saisie sur la deuxième ligne. L Assistante Communication rend ensuite la pochette des questionnaires «Formules Premium» à l Assistante Commerciale pour les ranger dans le classeur «L Essentiel année N : Formule Premium» et rend la pochette des questionnaires «Insertions Publicitaires» à la Responsable des Editions pour les ranger dans le classeur «L Essentiel année N : Commerce / Restaurant». 1.2 Suivi Un suivi est réalisé une fois par semaine afin d intégrer les modifications demandées par les partenaires sur leurs fiches, à la fois sur le site Internet via l ADMIN pour les commerces / restaurants / hébergements et directement dans un article créé via SPIP pour les informations partenaires Loisirs et les animations. Chaque demande émanant d un partenaire doit être reportée sur le Back Office, Demandes inter-pôles, Pôle Communication & Développement : modification des outils numériques. Un courriel d avertissement automatique est envoyé au Pôle Communication & Développement et pour information au Pôle Publication pour l avertir qu une demande de modification a été enregistrée. 2 Procédure de gestion de l information : le site internet_cdp/pro/02_v2
2. Base ADMIN (commerces, restaurants, hébergements) - Aller sur le Back Office su site internet, Liens, Quelques Liens, Les accès aux Back Office, Base de données - Entrer les identifiants - Arrivée sur la page d accueil de la base : Clic sur la catégorie désirée - Puis modifier les informations nécessaires depuis le tableau de bord. Clic sur la catégorie désirée 3 Procédure de gestion de l information : le site internet_cdp/pro/02_v2
La fiche détaillée du prestataire apparaît : Poss A partir de cette fiche, possibilité de modifier, supprimer des informations concernant les partenaires. 4 Procédure de gestion de l information : le site internet_cdp/pro/02_v2
Modalités de saisie de la fiche détaillée : SAINTE- MAXIME en majuscules Pictogrammes à cocher Téléphone sans espace 5 Procédure de gestion de l information : le site internet_cdp/pro/02_v2
La fiche détaillée permet d inclure (les champs précédés d une * sont obligatoires) : - Les coordonnées - De 1 à 4 photos : le champ «image 1» doit obligatoirement contenir une image au format 454x170 pour les fiches hébergements et restaurants, et 292x130 pour les fiches commerces. Les champs «image 2,3 et 4» contiennent, quant à eux, des photos au format 454x280. - Un lien vers le site Internet du partenaire, commençant obligatoirement par http://www - L e-mail du partenaire - Le texte descriptif fourni par le partenaire. Attention, il faut parfois centrer le texte face à l image. Pour ce faire, utiliser la balise <br> pour effectuer un retour à la ligne du texte : Le texte apparaît alors comme ceci sur le site : 6 Procédure de gestion de l information : le site internet_cdp/pro/02_v2
Pour intégrer des visuels à la fiche : - Cliquer sur «images» puis «parcourir» : sélectionner l image voulue dans les fichiers de votre ordinateur et cliquer sur «envoyer» L image est alors automatiquement renommée : copier le numéro qui lui est attribué et le coller à l endroit désiré Coller le nom de l image à l endroit désiré : 7 Procédure de gestion de l information : le site internet_cdp/pro/02_v2
3. Base SPIP (prestataires de loisirs) - Aller Back Office su site internet, Liens, Quelques Liens, Les accès aux Back Office, SPIP - Entrer les identifiants procurés par l Office de Tourisme - Modifier les informations nécessaires depuis le tableau de bord. Attention : n effectuer des modifications que dans l onglet «Accueil». Si les modifications effectuées ne sont pas visibles en ligne même après actualisation de la page, aller dans le tableau de bord SPIP, cliquer sur «Maintenance» > «Vider le cache» > «Désactiver temporairement le cache». Retourner sur l article en ligne sur le site www.saintemaxime.com et actualiser la page pour apercevoir les changements. Choisir la rubrique où est situé l article à modifier Cliquer sur la sous-rubrique où est l article 8 Procédure de gestion de l information : le site internet_cdp/pro/02_v2
Entrer dans l article concerné par les modifications : cliquer sur «modifier» pour effectuer la saisie. 9 Procédure de gestion de l information : le site internet_cdp/pro/02_v2