nombre d opérations comptables : voyages scolaires, carnets de correspondance, photocopieurs, cafétéria, dégradations, Sécurité sociale, etc.

alise actualités Opérations à réaliser chaque jour dans Arc-en-Self Perf+ Encaisser les convives à la présentation Finance/Encaissements ou Gestion/Comptes/ onglet Opérations financières/onglet Encaissements Finance/Vente jetable Gestion/Comptes/onglet Badges et identifiants Gestion/Comptes/onglet Passages aux selfs/opposition Et pour les versions Gestion : Gestion/Opérations groupées/ Remises d ordres ou depuis le compte, dans la partie Droits constatés + clic droit Ajout d une remise d ordre Module Repas lancé sur le PC pilote Encaisser la vente des cartes jetables Remplacer les badges perdus Ajouter les oppositions et remises d ordres incluant la journée Tester les bornes avant l heure d affluence Exporter une édition d Alise sous Excel Sur le front de la solidarité Après le repas Basculer les cartes passe Éditer les repas pris Éditer les absents et les refus Afficher le brouillard de l annexe à la FQE, vérifier les encaissements Sortir le bordereau des encaissements, vérifier et valider Annexe à la FQE, vérifier et valider Sauvegarder en fin de journée Badges et identifiants/carte passe Fichier/Éditions/Suivi des passages/repas pris Fichier/Éditions/Suivi des passages/absence entre deux dates et refus lors du passage Finance/Annexe à la FQE/FQR/clic droit Ajouter/Édition en brouillard Finance/Bordereaux/Onglet Encaissements/bouton Ajouter Éditions/Annexe à la FQE/FQR/bouton Ajouter Touche raccourci F2 Pour transférer les résultats d une édition Arc-en-Self au format Excel, il suffit de cliquer sur le bouton Exporter. Choisir le format d exportation et cliquer sur Exporter. Sous Windows 7 ou 8, afficher l icône Repas dans la zone de notification à côté de l heure. Certaines icônes apparaissent à l extrémité droite de la barre des tâches, juste à côté de l horloge. Depuis Windows 7, cette zone est de dimension réduite, et Repas est masqué. Pour y afficher en permanence l icône Repas : Cliquer sur la flèche placée à gauche de la zone de notification. Alise génère par défaut l export Excel dans le dossier Mes Documents. Valider enfin par OK. Cliquer sur Personnaliser. Dans la fenêtre qui s affiche, sélectionner, pour le Repas, l option Afficher l icône et les notifications. Retrouver sur quel élève un chèque a été saisi par erreur (avec le nom du tiré) Sur le bordereau d encaissement, chercher le nom du tiré du chèque. Le n de pièce de l encaissement pourra ainsi être identifié. Dans la fenêtre Encaissement, saisir le n de pièce de l encaissement. Double-cliquez sur l encaissement. Vous connaîtrez alors le compte sur lequel le chèque a été encaissé par erreur. Imprimer des étiquettes avec les jours de passages autorisés Très utile en cas d oubli de carte : la possibilité d imprimer des étiquettes avec les jours de passage des élèves (à apposer, par exemple, sur le carnet de correspondance). Aller dans le Menu Fichier/Éditions et dans le dossier Comptes. Sélectionner Étiquettes des badges. Choisir Suivant. Pour afficher les jours de passages, sélectionner, dans Type d étiquettes, l option Édition du nom de la classe et du tarif. En ce début d année 2014, Alise fait feu de tout bois et sur tous les fronts Connaître la date et l heure du changement de situation d un compte alise LE JOURNAL D INFORMATION D ALISE - CONTRÔLE D ACCÈS PAR CARTE ET BIOMÉTRIE RCM ACTUALITÉS\\06 FÉVRIER-MARS//14 UNE PRÉSENCE NATIONALE POUR MIEUX VOUS SERVIR ASNIÈRES (92) VENELLES (13) PASS En renouvelant notre contribution aux Restaurants du Cœur et à l association Wakareye, basée à Mennecy (91), qui travaille depuis août 2000 pour le soutien de l école agricole pilote de Wakareye (un village de brousse de 2 000 habitants près de Gao, au Mali). Puis en y ajoutant la Fondation Abbé Pierre, dont les efforts en faveur du mal-logement notamment ne sont plus à démontrer. Tant que ses clients permettront à Alise de faire rimer rentabilité avec solidarité, elle ne s en privera pas. Dons sur www.restosducoeur.org www.fondation-abbe-pierre.fr www.wakareye91.free.fr Sur le front des installations Dans le cadre de marchés publics remportés, Alise poursuit ses installations dans les collèges de la Somme, avec, pour donneur d ordre, le conseil général. À ce jour, 25 collèges du département sont équipés de nos solutions pour leur restaurant. Le département du Doubs nous a également choisi pour assurer toutes ses installations nouvelles en 2013. Quinze autres collectivités territoriales nous font également confiance le détail sur notre site www.alise.net. Sur le front de la communication Dans le cadre des réunions régionales 2014 du Club Arc-en-Self, Au Salon 2014 de l AJI réservées aux adhérents de l association Aix-en-Provence le 5 février Paris les 12 et 13 février Toulouse le 19 février Lyon le 25 février Gouvieux le 11 mars Macon le 14 mars Nantes le 18 mars Strasbourg le 26 mars Bordeaux le 1er avril Des ingénieurs y recenseront les nouvelles demandes des utilisateurs et apporteront les éclaircissements nécessaires quant au fonctionnement des systèmes utilisés. Comme depuis quatre ans maintenant, à Paris, puis à Lyon, Alise sera présent au Salon de l Intendance organisé par l AJI, qui se tiendra cette année à Bordeaux, le 2 avril. Nos équipes seront là pour présenter une nouvelle gamme de produits et répondre aux demandes de nos clients actuels et futurs. É l ditorial Gestion des accès au restaurant, et si on parlait logiciel? EN FAIRE PLUS POUR LA DIFFUSION DE NOTRE LOGICIEL REVIENDRAIT À TUTOYER UNE FORME DE PROSÉLYTISME QUE L ON NE MANQUERAIT PAS DE NOUS REPROCHER Pour connaître la date et l heure du changement de situation d un compte, pensez à consulter l onglet Historique. N 33 ALISE PASS est édité par la société ALISE 2, avenue Madeleine Bonnaud 13770 Venelles Tél. : 04 42 54 12 12 Fax : 04 42 54 12 22 Internet : www.alise.net Courriel : aes@alise.net Rédacteur en chef : Pierre Benguigui Conception, réalisation :, Venelles Illustration : Bélom Photos: Alise, Fotolia.com, et DR Impression : Vallière, Miramas Dépôt légal : à parution Vos solutions à portée de main 100% Pierre BENGUIGUI Profane À lire dans ce numéro Sur dix appels enregistrés par notre SAV téléphonique, huit concernent le logiciel Arc-en-Self et deux, le matériel. À première vue, on pourrait penser que cet écart entre hard et soft plaide pour une fiabilité du matériel et une relative difficulté des utilisateurs à assimiler une interface obscure. Si on peut en déduire, compte tenu du volume du parc installé, que le faible nombre d appels concernant le matériel lecteur de cartes, reconnaissance de la main, distributeur de plateaux, tourniquet, borne interactive, etc. est un gage de fiabilité des équipements en fonctionnement quotidien dans les établissements scolaires, le grand nombre d appels concernant l application elle-même trouve son origine ailleurs. Arc-en-Self n a pas pour vocation unique de gérer les accès au self. Il constitue, pour la plupart des utilisateurs, une centrale d encaissements et de suivis du nombre d opérations comptables : voyages scolaires, carnets de correspondance, photocopieurs, cafétéria, dégradations, Sécurité sociale, etc. Il permet, dans sa version Gestion, d identifier les convives du restaurant, mais aussi, et surtout, de gérer leur compte financier à partir de données spécifiques et parfois complexes : tarification au forfait ou à la prestation, taux et part de bourses des collèges et des lycées, aides départementales ou régionales, FSL, quotient familial, etc. Les intégrer, les appliquer est une tâche souvent ardue pour des utilisateurs parfois novices dans le métier, et pour lesquels une aide de notre SAV s avère parfois précieuse. Il est d ailleurs piquant de constater que durant le processus décisionnel d achat d un tel système, l étude approfondie et comparée des fonctionnalités réelles DOSSIER\\P.02 des logiciels concurrents est très rarement menée, alors qu une fois en place, les manques peuvent être un obstacle sérieux à la mise en œuvre de ses problématiques. Outre un appel téléphonique permettant de joindre, en direct, un de nos spécialistes, tous les jours ouvrables de 8h30 à 18h, Alise propose à ses clients une banque de données, sous forme de foire aux questions (FAQ), disponible 24h/24 et 7 jours/7, sur l espace réservé de son site internet Alise.net Dans l arsenal des outils de formation ou de diffusion d informations d Alise, les adhérents stakhanovistes, pros ou simples curieux du logiciel, pourront également participer aux réunions régionales du Club des utilisateurs, et les gestionnaires fraîchement nommés dans leur établissement, participer à des formations groupées, organisées par le Club et animées par des formateurs Alise. ACTUALITÉS\\P.06

Arc-en-Self Perf+, un logiciel qui répond à toutes vos questions ou presque Effectuer des prélèvements en mode Sepa, espace unique de paiement en euros Pour effectuer des prélèvements conformes au mode Sepa, deux nouveaux champs sont à renseigner : les identifiants ICS et DFT. La gestion des mandats de prélèvements s effectue via : Menu > Finance > Mandats de prélèvements Sepa. Pour les nouveaux comptes à prélever, l envoi de cet état est obligatoire, au moins 14 jours avant la date d échéance du premier prélèvement. Pour cela, aller dans le Menu Éditions > Comptes > Responsables légaux et financiers > Mandat de prélèvement Sepa. Sélectionner les comptes à informer, puis cliquer sur Suivant. Une page est générée pour chaque responsable financier prélevé. Mécanisme de fonctionnement : créances exportées sont issues du bordereau des droits constatés ou reconstatés. Les fichiers exportés doivent être fournis (par courriel, par exemple) à l agence comptable, qui les réceptionne dans GFC. L agence comptable envoie alors un fichier des créances à son établissement rattaché à réceptionner dans GFC Régie. Les encaissements de ces créances sont alors à gérer dans la Régie ou GFC, avec un système de transfert entre les deux établissements, et ce, afin d assurer l intégrité des créances. 2 Les Lors d un encaissement, il est possible d afficher en un clic le montant de la créance. Cliquer sur l icône Payer le montant de la créance. Avis de prélèvement Menu Opérations groupées > Avis aux familles Un nouvel avis de paiement doit être utilisé en lieu et place de l avis de paiement classique. Exporter les créances vers GFC : modalités et répercussions Encaisser, d un simple clic, le montant d une créance L un des avantages reconnus d Arc-en-Self Perf+, logiciel de gestion des encaissements et des accès au self, c est son aptitude à apporter des solutions simples à la plupart des problématiques qui se posent aux services de gestion. Nous avons sélectionné 14 exemples, un heureux hasard en ce début d année. Les opérations comptables de forfait et d avance repas sont automatiquement regroupées sur l activité Service repas hébergement. Les autres opérations comptables sont regroupées sur l activité Divers. Pour modifier l activité (ex. : pour les voyages), aller dans le Menu Paramétrage > Comptabilité > Opérations comptables > Modifier l opération. Voir d un coup d œil l ensemble des consommations d un compte Sélectionner le bordereau des droits constatés des créances à exporter : Accès depuis le Menu Finance / Bordereaux / Droits constatés, sélectionner le bordereau validé précédemment. Cet avis informe les familles de la Référence unique de mandat (RUM) et du compte bancaire à prélever, au format Sepa. Autoriser les passages journée portes ouvertes Très pratique quand on est plusieurs à utiliser Arc-en-Self : on peut ainsi visualiser l ensemble des modifications réalisées sur un compte grâce à l onglet Historique. Cliquer alors sur le bouton Export GFC Fond orange = jour inactif. Fond blanc : jour actif. Ce mécanisme implique alors que : suivi des créances s effectue uniquement sur GFC Agence comptable, ou GFC Régie, Les lettres de rappel de créances doivent être effectuées depuis GFC, En fin de trimestre, les créances seront automatiquement supprimées dans Arc-en-Self, car elles ne sont suivies que sur GFC. DOSSIER\\P.02-03-04-05-06 Lors d'un reversement, il est possible d afficher en un clic le montant d'un trop-perçu. Cliquer sur l'icône Payer le montant. Génération des fichiers depuis Arc-en-Self : 1 Valider le bordereau des droits constatés (ou reconstatés) Sélectionner dans le Menu Finance / Bordereaux / Droits constatés Cliquer sur le bouton Ajouter, sélectionner l établissement Enfin cliquer sur le bouton Génération, afin de générer le bordereau des droits constatés. A la fin de la génération, l imprimer et le vérifier. Cliquer alors sur le bouton Valider le bordereau, afin de l enregistrer. Voir les modifications réalisées sur un compte Exemple : l établissement sera fermé le vendredi 10 mai 2013. Vous rattrapez cette journée un mercredi. Il faut d abord vérifier que la journée est active dans le menu Paramètres > Jours de service. Si le jour est orange (inactif), cliquer dessus pour l activer (ici, le 20 mars). Appuyer ensuite sur OK. Le Reverser, d'un simple clic, un trop-perçu Très pratique et visuel : pensez à utiliser l onglet Historique des consommations d un compte. Menu Gestion > Comptes, onglet Passages aux selfs et Historique des consommations. Vraiment très utile quand une famille arrive à l improviste pour contester des repas pris Avant le repas, aller dans Paramètres > Tarification > Tarif. Choisir les tarifs à autoriser. Cliquer sur le bouton Modifier. Cocher Désactiver temporairement le contrôle des jours de passage en bas à droite puis Valider. Important : relancer le Repas pour qu il détecte la modification. Visualiser l ensemble des encaissements supprimés Les fichiers sont alors générés. En fin d export, enregistrer les fichiers dans le dossier de son choix. 3 Faire parvenir les fichiers à l agence comptable. Les fichiers générés sont : FME.DBF et FMEDK.DBF pour une constatation, RECONSTAT_FME.DBF et RECONSTAT_FMEDK.DBF pour une reconstatation. Les transmettre à l agence comptable par courriel en pièces jointes, ou bien à l aide d une clé USB. À la fin du repas, décocher à nouveau Désactiver temporairement le contrôle des jours de passage. Il est possible de visualiser les encaissements supprimés grâce à un filtre sur la colonne Valide de la liste des encaissements.

alise actualités Opérations à réaliser chaque jour dans Arc-en-Self Perf+ Encaisser les convives à la présentation Finance/Encaissements ou Gestion/Comptes/ onglet Opérations financières/onglet Encaissements Finance/Vente jetable Gestion/Comptes/onglet Badges et identifiants Gestion/Comptes/onglet Passages aux selfs/opposition Et pour les versions Gestion : Gestion/Opérations groupées/ Remises d ordres ou depuis le compte, dans la partie Droits constatés + clic droit Ajout d une remise d ordre Module Repas lancé sur le PC pilote Encaisser la vente des cartes jetables Remplacer les badges perdus Ajouter les oppositions et remises d ordres incluant la journée Tester les bornes avant l heure d affluence Exporter une édition d Alise sous Excel Sur le front de la solidarité Après le repas Basculer les cartes passe Éditer les repas pris Éditer les absents et les refus Afficher le brouillard de l annexe à la FQE, vérifier les encaissements Sortir le bordereau des encaissements, vérifier et valider Annexe à la FQE, vérifier et valider Sauvegarder en fin de journée Badges et identifiants/carte passe Fichier/Éditions/Suivi des passages/repas pris Fichier/Éditions/Suivi des passages/absence entre deux dates et refus lors du passage Finance/Annexe à la FQE/FQR/clic droit Ajouter/Édition en brouillard Finance/Bordereaux/Onglet Encaissements/bouton Ajouter Éditions/Annexe à la FQE/FQR/bouton Ajouter Touche raccourci F2 Pour transférer les résultats d une édition Arc-en-Self au format Excel, il suffit de cliquer sur le bouton Exporter. Choisir le format d exportation et cliquer sur Exporter. Sous Windows 7 ou 8, afficher l icône Repas dans la zone de notification à côté de l heure. Certaines icônes apparaissent à l extrémité droite de la barre des tâches, juste à côté de l horloge. Depuis Windows 7, cette zone est de dimension réduite, et Repas est masqué. Pour y afficher en permanence l icône Repas : Cliquer sur la flèche placée à gauche de la zone de notification. Alise génère par défaut l export Excel dans le dossier Mes Documents. Valider enfin par OK. Cliquer sur Personnaliser. Dans la fenêtre qui s affiche, sélectionner, pour le Repas, l option Afficher l icône et les notifications. Retrouver sur quel élève un chèque a été saisi par erreur (avec le nom du tiré) Sur le bordereau d encaissement, chercher le nom du tiré du chèque. Le n de pièce de l encaissement pourra ainsi être identifié. Dans la fenêtre Encaissement, saisir le n de pièce de l encaissement. Double-cliquez sur l encaissement. Vous connaîtrez alors le compte sur lequel le chèque a été encaissé par erreur. Imprimer des étiquettes avec les jours de passages autorisés Très utile en cas d oubli de carte : la possibilité d imprimer des étiquettes avec les jours de passage des élèves (à apposer, par exemple, sur le carnet de correspondance). Aller dans le Menu Fichier/Éditions et dans le dossier Comptes. Sélectionner Étiquettes des badges. Choisir Suivant. Pour afficher les jours de passages, sélectionner, dans Type d étiquettes, l option Édition du nom de la classe et du tarif. En ce début d année 2014, Alise fait feu de tout bois et sur tous les fronts Connaître la date et l heure du changement de situation d un compte alise LE JOURNAL D INFORMATION D ALISE - CONTRÔLE D ACCÈS PAR CARTE ET BIOMÉTRIE RCM ACTUALITÉS\\06 FÉVRIER-MARS//14 UNE PRÉSENCE NATIONALE POUR MIEUX VOUS SERVIR ASNIÈRES (92) VENELLES (13) PASS En renouvelant notre contribution aux Restaurants du Cœur et à l association Wakareye, basée à Mennecy (91), qui travaille depuis août 2000 pour le soutien de l école agricole pilote de Wakareye (un village de brousse de 2 000 habitants près de Gao, au Mali). Puis en y ajoutant la Fondation Abbé Pierre, dont les efforts en faveur du mal-logement notamment ne sont plus à démontrer. Tant que ses clients permettront à Alise de faire rimer rentabilité avec solidarité, elle ne s en privera pas. Dons sur www.restosducoeur.org www.fondation-abbe-pierre.fr www.wakareye91.free.fr Sur le front des installations Dans le cadre de marchés publics remportés, Alise poursuit ses installations dans les collèges de la Somme, avec, pour donneur d ordre, le conseil général. À ce jour, 25 collèges du département sont équipés de nos solutions pour leur restaurant. Le département du Doubs nous a également choisi pour assurer toutes ses installations nouvelles en 2013. Quinze autres collectivités territoriales nous font également confiance le détail sur notre site www.alise.net. Sur le front de la communication Dans le cadre des réunions régionales 2014 du Club Arc-en-Self, Au Salon 2014 de l AJI réservées aux adhérents de l association Aix-en-Provence le 5 février Paris les 12 et 13 février Toulouse le 19 février Lyon le 25 février Gouvieux le 11 mars Macon le 14 mars Nantes le 18 mars Strasbourg le 26 mars Bordeaux le 1er avril Des ingénieurs y recenseront les nouvelles demandes des utilisateurs et apporteront les éclaircissements nécessaires quant au fonctionnement des systèmes utilisés. Comme depuis quatre ans maintenant, à Paris, puis à Lyon, Alise sera présent au Salon de l Intendance organisé par l AJI, qui se tiendra cette année à Bordeaux, le 2 avril. Nos équipes seront là pour présenter une nouvelle gamme de produits et répondre aux demandes de nos clients actuels et futurs. É l ditorial Gestion des accès au restaurant, et si on parlait logiciel? EN FAIRE PLUS POUR LA DIFFUSION DE NOTRE LOGICIEL REVIENDRAIT À TUTOYER UNE FORME DE PROSÉLYTISME QUE L ON NE MANQUERAIT PAS DE NOUS REPROCHER Pour connaître la date et l heure du changement de situation d un compte, pensez à consulter l onglet Historique. N 33 ALISE PASS est édité par la société ALISE 2, avenue Madeleine Bonnaud 13770 Venelles Tél. : 04 42 54 12 12 Fax : 04 42 54 12 22 Internet : www.alise.net Courriel : aes@alise.net Rédacteur en chef : Pierre Benguigui Conception, réalisation :, Venelles Illustration : Bélom Photos: Alise, Fotolia.com, et DR Impression : Vallière, Miramas Dépôt légal : à parution Vos solutions à portée de main 100% Pierre BENGUIGUI Profane À lire dans ce numéro Sur dix appels enregistrés par notre SAV téléphonique, huit concernent le logiciel Arc-en-Self et deux, le matériel. À première vue, on pourrait penser que cet écart entre hard et soft plaide pour une fiabilité du matériel et une relative difficulté des utilisateurs à assimiler une interface obscure. Si on peut en déduire, compte tenu du volume du parc installé, que le faible nombre d appels concernant le matériel lecteur de cartes, reconnaissance de la main, distributeur de plateaux, tourniquet, borne interactive, etc. est un gage de fiabilité des équipements en fonctionnement quotidien dans les établissements scolaires, le grand nombre d appels concernant l application elle-même trouve son origine ailleurs. Arc-en-Self n a pas pour vocation unique de gérer les accès au self. Il constitue, pour la plupart des utilisateurs, une centrale d encaissements et de suivis du nombre d opérations comptables : voyages scolaires, carnets de correspondance, photocopieurs, cafétéria, dégradations, Sécurité sociale, etc. Il permet, dans sa version Gestion, d identifier les convives du restaurant, mais aussi, et surtout, de gérer leur compte financier à partir de données spécifiques et parfois complexes : tarification au forfait ou à la prestation, taux et part de bourses des collèges et des lycées, aides départementales ou régionales, FSL, quotient familial, etc. Les intégrer, les appliquer est une tâche souvent ardue pour des utilisateurs parfois novices dans le métier, et pour lesquels une aide de notre SAV s avère parfois précieuse. Il est d ailleurs piquant de constater que durant le processus décisionnel d achat d un tel système, l étude approfondie et comparée des fonctionnalités réelles DOSSIER\\P.02 des logiciels concurrents est très rarement menée, alors qu une fois en place, les manques peuvent être un obstacle sérieux à la mise en œuvre de ses problématiques. Outre un appel téléphonique permettant de joindre, en direct, un de nos spécialistes, tous les jours ouvrables de 8h30 à 18h, Alise propose à ses clients une banque de données, sous forme de foire aux questions (FAQ), disponible 24h/24 et 7 jours/7, sur l espace réservé de son site internet Alise.net Dans l arsenal des outils de formation ou de diffusion d informations d Alise, les adhérents stakhanovistes, pros ou simples curieux du logiciel, pourront également participer aux réunions régionales du Club des utilisateurs, et les gestionnaires fraîchement nommés dans leur établissement, participer à des formations groupées, organisées par le Club et animées par des formateurs Alise. ACTUALITÉS\\P.06