Réaliser un publipostage Introduction au publipostage Le publipostage est la fusion d un document type (appelé document principal) avec un fichier qui représente un tableau (appelé source de données). Il permet d obtenir automatiquement des documents personnalisés (lettres, étiquettes, ) La source de données : Elle contient les variables permettant de personnaliser les documents lors de la fusion. Elle peut être créée dans Word, Excel, Access. Chaque intitulé de colonne est appelé un champ. Chaque ligne est appelé un enregistrement. Le document principal : Il contient le texte standard, identique à toutes les versions du document. Les champs sont insérés à l endroit où devront s imprimer les variables. La fusion : Lors de la fusion, les noms des champs dans le document principal, sont remplacés par les informations correspondantes issues de la source de données. - 29 -
Sélectionner le type de document Menu Outils, Letttres et publipostage, Assistant fusion et publipostage RETENIR Menu Outils, Lettres et publipostage, Assistant fusion et publipostage Le volet office s affiche à droite de l écran. 1ère étape : Sélectionner le type de document que vous souhaitez faire. Passer à l étape suivante Pour passer à l étape 2 Cliquez sur Document de base Sélectionner le document de départ 2ème étape : Indiquer l emplacement de la future lettre pour écrire le texte. Cliquer pour passer à la 3ème étape : Sélection des destinataires Pour passer à l étape 3 Cliquez sur Sélection des destinataires - 30 -
Sélectionner les destinataires 3ème étape : Permet de choisir une source de données existante qui est composée d une liste de personnes déjà saisie. Cliquer sur Parcour ir pour choisir le fichier existant Permet de choisir une liste de personnes parmi les personnes créées dans Outlook express (logiciel de messagerie) Permet de créer une source de données dans un nouveau fichier. Si vous choisissez cette option, à la place de voir le mot Parcourir, le mot Créer apparaît Permet de rechercher la source de données dans l explorateur Windows Ajouter des enregistrements à la source de données Pour créer une source de données Cliquez sur Saisie d une nouvelle liste Cliquer sur le mot Créer Cliquez sur le mot Créer Une autre fenêtre s ouvre pour écrire les noms et les adresses des personnes. - 31 -
La fenêtre ci-dessous apparaît. Les intitulés de colonnes se nomment des champs Rechercher un enregistrement Saisir une nouvelle personne Supprimer un enregistrement Permet d accéder à l enregistrement précédent ou suivant Critères de tri sur les enregistrements La liste des informations correspond à un enregistrement Permet d ajouter ou de supprimer un ou plusieurs champ(s). Cliquer sur le bouton Fermer lorsque la saisie est finie Cliquez sur Fermer Champs= intitulés de colonnes Permet d accéder au 1 er ou au dernier enregistrement Pour supprimer ou rajouter un champ Cliquez sur le bouton Personnaliser. Cliquez sur le bouton pour modifier des champs La fenêtre ci-dessous s ouvre. Permet de rajouter un champ à la liste Permet de supprimer un champ de la liste Permet de donner un nouveau nom à un champ Permet de changer la disposition des champs Cliquez sur le bouton Ok pour valider Permet de valider le changement - 32 -
Après avoir saisi la liste des personnes, cliquer sur le bouton Fermer. Enregistrer votre source de données sous un nom et dans un emplacement précis. La fenêtre ci-dessous s ouvre avec la liste des personnes saisie. Cliquer sur le triangle pour filtrer des données Intitulés de colonnes = champs A cocher pour sélectionner les enregistrements Permet de modifier un enregistrement Ces lignes représentent des enregistrements Cliquer sur le bouton OK pour valider Cliquez sur le bouton Ok pour valider la source de données Les enregistrements sont saisis. La source de données existe. La source de données se nomme test1.mdb Permet de rajouter, de modifier ou de supprimer des enregistrements à l intérieur de la source de données Cliquer sur Ecriture de votre lettre pour passer à l étape suivante. - 33 -
Ecrire votre courrier Utilisez l assistant office situé à droite de l écran 4 ème étape : Permet d ajouter l adresse complète d une personne, il s agit d un enregistrement Permet d ajouter des lignes de salutation à la lettre Permet d insérer un par un les champs existants Pour passer à l étape 5 Cliquez sur Aperçu de vos lettres Cliquer sur Aperçu de vos lettres pour passer à l étape suivante. 5ème étape : Permet de passer d un enregistrement à un autre dans la lettre Pour passer à l étape 6 Cliquez sur Fin de fusion - 34 -
Fusionner le document Dernière étape : Permet d imprimer les lettres fusionnées Permet de fusionner les lettres dans un nouveau document Lorsque vous cliquez sur Modifier les lettres individuelles, la fenêtre ci-dessous s ouvre. Tous les enregistrements sont pris en compte pour la fusion Seuleme nt l enregistrement en cours est pris en compte pour la fusion Sélectionner une partie des enregistrements qui sera prise en compte lors de la fusion - 35 -
La barre d outils du publipostage Présentation de la barre d outils du publipostage Si la barre d outils du publipostage ne s affiche pas. Menu Affichage, Barres d outils, Fusion et publipostage Menu Affichage, Barres d outils, Fusion et publipostage Préparation du document principal Ouvrir la source de données Rechercher une entrée Vérifier la fusion Fusion et publipostage Destinataires : Fusionner vers un nouveau document Insérer le bloc d adresse Insérer la ligne de salutations Insérer les champs de fusion Fusionner vers l imprimante Fusionner avec un message électronique Fusionner avec une télécopie Insérer un mot clé Mode publipostage Mettre les champs de fusion en surbrillance Faire correspondre les champs Propager les étiquettes Premier Précédent Suivant Dernier Cette barre d outils permet d exécuter des commandes pour le publipostage au lieu d utilise l assistant. - 36 -
Créer et utiliser des étiquettes Menu Outils, Lettres et publipostage, Assistant Fusion et publipostage Menu Outils, Lettres et publipostage, Assistant Fusion et publipostage Cocher l option Etiquettes Cliquer sur Document de base pour passer à l étape suivante Cliquer sur Options d étiquettes La fenêtre ci-dessous s affiche. Liste des étiquettes existantes Informations sur les dimensions des étiquettes Informations sur les dimensions des étiquettes ainsi que le nombre d étiquettes qui se trouve sur un format A4-37 -
La fenêtre ci-dessous apparaît. Il est possible de modifier des paramètres d une étiquette. Ce sont les dimensions de l étiquette sélectionnée Nombre d étiquettes que peut contenir une feuille de format A4 Marges du haut et de gauche sont présentes Espacement entre les étiquettes, de gauche à droite mais aussi de haut en bas Cliquez sur le bouton Ok. Le document principal apparaît avec des encadrés d étiquettes déjà tracés. Pour passer à l étape 3, cliquez sur Sélection des destinataires. Ensuite, la démarche est la même que pour créer une lettre. Cliquer sur un des éléments que vous souhaitez insérer dans les étiquettes - 38 -
Utiliser le mot clé «si alors sinon» Cliquez sur le bouton de la barre d outils du publipostage. Cliquez sur le bouton Cliquer sur l option Si Alors Sinon Puis Sur l option Si...Alors Sinon La fenêtre ci-dessous s ouvre Choisir le champ où vous voulez faire le critère Elément de comparaison Le critère Affichage du mot «Cher», dans le cas où l on trouve le mot «Mr» Affichage du mot «Chère», dans tous les autres cas. (M elle ou M me ) Le mot clé Si se traduit : Si dans le champ Titre, je trouve le mot «Mr», alors j affiche le mot «Cher», sinon j affiche le mot «Chère». On retrouve le mot «Cher». Si vous voulez que le mot «Cher» change d orthographe suivant si la personne concernée par la lettre est une femme ou un homme, le changement se ferait automatiquement - 39 -
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Utiliser une source de données existante Cochez l option Utilisation d une liste existante Cocher cette option pour rechercher une source de données existante. Cliquez sur Parcourir Cliquer sur Parcourir pour aller chercher dans l exploreur Windows, la source de données Cliquez sur Parcourir, la fenêtre ci-dessous s affiche. Sélectionner le fichier qui possède la source de données que vous avez besoin Sélectionner le type de fichier (par exemple un fichier word, excel, ) pour rechercher plus facilement le bon fichier Choisissez le type de fichiers Sélectionner le type de fichier (par exemple un fichier word, excel, ). - 41 -