SYNDIC ET CONSEIL SYNDICAL LES DEUX ROUAGES DE LA COPROPRIÉTÉ Toute copropriété, quelle que soit sa taille, doit avoir un syndic. Sa mission consiste à gérer l immeuble et à veiller à l exécution des décisions prises en assemblée générale (AG). Même si de rares copropriétés souvent de petite taille optent pour un syndic bénévole choisi parmi les copropriétaires, c est en général un professionnel qui assume cette fonction. Afin de choisir un syndic : - Faites jouer le bouche à oreille ou repérez des copropriétés bien entretenues dans votre quartier dont vous interrogerez un des occupants. - Ensuite rencontrez plusieurs professionnels de l administration de biens à qui vous demanderez, entre autres, les références de quelques copropriétés gérées. - Une fois sélectionnés un ou deux candidats, vérifiez qu ils ont leur carte professionnelle, une garantie financière (demandez à voir l attestation) permettant le remboursement des fonds versés par les copropriétaires en cas de faillite et enfin, qu ils ont souscrit une assurance responsabilité civile professionnelle. Les candidats doivent vous soumettre un contrat et une proposition d honoraires. Gardez à l esprit que le syndic n est pas livré à lui même. L article 21 de la loi de 1965 prévoit en effet qu il peut-être assisté dans sa tâche par le conseil syndical. Celui-ci assure l interface entre les copropriétaires et le syndic LES NOUVEAUX CONTRATS DE SYNDIC Le décret n 2015-342 du 26 mars 2015 pris en application de la loi pour l Accès au logement et un urbanisme rénové (Alur) du 24 mars 2014 impose un contrat type obligatoire. Désormais toutes les copropriétés auront un contrat formulé dans les mêmes termes. Les honoraires, quant à eux, restent libres et varieront d une copropriété à l autre en fonction des caractéristiques de cette dernière. Les syndics non professionnels (syndics bénévoles) doivent également proposer ce document au vote des copropriétaires. Le contenu de ce contrat reprend en grande partie un arrêté du 19 mars 2010, baptisé l arrêté Novelli, qui recense les prestations de gestion courante comprises dans le forfait annuel. Ce qui relève de la gestion particulière facturée en plus du forfait doit également être parfaitement défini dans le contrat de syndic. Le contrat type comprend :
- une première partie administrative comportant notamment les informations sur la carte professionnelle du syndic et son assurance en responsabilité civile professionnelle ainsi que des informations pratiques comme les horaires d ouverture du syndic ou les modalités de sa rémunération. La durée du contrat (en général un an mais pouvant aller jusqu à trois ans) est également indiquée. - un deuxième grand chapitre : les honoraires de gestion courante. Une liste détaillée des tâches incluses dans le forfait est indiquée dans une annexe au décret et doit être jointe au contrat. Cette liste est très proche de celle fixée par l arrêté Novelli du 19 mars 2010. On peut noter que la tenue d un compte séparé, devenue obligatoire sauf pour les petites copropriétés de moins de 15 lots, est ainsi incluse dans le forfait. En revanche, l archivage des documents de la copropriété qui avait fait l objet de débats, peut être facturé en plus puisque le contrat type précise que l assemblée peut décider ou pas de faire appel à une société d archivage. La loi du 6 août 2015 pour la croissance, l activité et l égalité des chances économiques dite "loi Macron", oblige désormais, tous les trois ans, le conseil syndical à procéder à une mise en concurrence du contrat de syndic avant la tenue de l assemblée. Si un problème survient avec le syndic dans l intervalle, rien n empêche au conseil syndical ou à un copropriétaire de proposer l inscription d un autre contrat de syndic à l ordre du jour. Enfin, en troisième partie, viennent les prestations particulières qui peuvent donner à rémunération supplémentaire. Il s agit ainsi de : - tout ce qui concerne la vente d un lot (réponse au questionnaire de notaire par exemple pour l état daté) ; - la préparation de la convocation et de la tenue d une assemblée générale supplémentaire de la copropriété ; - les prestations relatives à la modification du règlement de copropriété ; - la gestion administrative et matérielle relative aux sinistres (déplacement sur les lieux, suivi du dossier) ; - le suivi des travaux votés en dehors du budget courant. Ces honoraires sont votés en même temps que le vote des travaux ; - les contentieux comme la mise en demeure d un tiers par lettre recommandé en cas d impayé ; - les diligences liées à la préparation des décisions d acquisition ou de vente des parties communes ; - la reprise de la comptabilité des exercices antérieurs. Attention, la déclaration des sinistres ne peut pas faire l objet d une facturation supplémentaire.
LE DÉBUT ET LA FIN DU MANDAT DU SYNDIC Le syndic est élu pour une durée maximale de trois ans par l AG. Sa nomination, la plupart du temps pour une durée annuelle comme plus tard la décision de renouveler ou non son mandat est prise à la majorité absolue de l article 25 (majorité des voix de tous les copropriétaires), avec possibilité d un deuxième vote à la majorité simple de l article 24. Lorsque le syndic est élu pour la première fois ou renouvelé dans ses fonctions, un projet de contrat, précisant notamment la durée du mandat, sa date de prise d effet, ses honoraires, etc., doit être annexé à la convocation à l AG. Depuis la loi Alur de 2014, le syndic qui démissionne doit obligatoirement réaliser un préavis de 3 mois. Si votre syndic ne vous donne plus satisfaction, vous pouvez le révoquer en cours de mandat. Mais vous êtes, dans ce cas, obligé de motiver cette décision et d invoquer des motifs graves et légitimes (malversations, négligences répétées, etc.). Faute de quoi le syndic éconduit est en droit de vous réclamer des dommages et intérêts. La révocation se fait en AG à la majorité de l article 25. En pratique, ce n est pas le syndic qui convoque de lui-même l AG chargée de le révoquer ; c est le conseil syndical ou un groupe de propriétaires représentant au moins 25 % de l ensemble des millièmes qui le mettent en demeure de le faire, ou encore le président du conseil syndical. L ordre du jour de cette AG de révocation doit mentionner trois points : la révocation du syndic actuel bien sûr, mais surtout la nomination d un nouveau syndic et l approbation de son contrat ; vous risqueriez sinon de vous retrouver sans syndic et avec un administrateur provisoire nommé par la justice. Sauf manquements graves à ses obligations, le plus simple est d attendre la fin du contrat du syndic en place et de ne pas le renouveler ; vous n êtes alors pas obligé de justifier votre décision. Dans ce cas, vous devez faire inscrire à l ordre du jour la question de l élection d un nouveau syndic. Cette demande doit être faite par lettre recommandée avec accusé de réception suffisamment tôt avant la date de l AG et doit comporter en annexe les projets de contrats du (ou des) candidat(s) en lice. L ancien syndic doit transmettre au nouveau, dans un délai d un mois à compter de sa nomination, les fonds et les archives de la copropriété. Celles-ci comprennent notamment le règlement de copropriété, la liste des copropriétaires, les procès-verbaux d AG, les différents contrats de maintenance et le carnet
d entretien de l immeuble. S il ne le fait pas, son successeur ou le président du conseil syndical peuvent saisir le TGI (tribunal de grande instance) en référé afin d obtenir la remise des fonds et des documents sous astreinte. TROIS MISSIONS PRINCIPALES POUR LE SYNDIC Le syndic à une triple mission : Administrer la copropriété et gérer ses finances. Il veille notamment à la bonne exécution des décisions prises en AG, assure le secrétariat (conservation des archives, préparation des AG, etc.), tient la comptabilité, établit chaque année le budget prévisionnel ; enfin, il est chargé du recouvrement des charges ; Assurer la sauvegarde de l immeuble. Il tient à jour le carnet d entretien de l immeuble. Il veille au respect du règlement de copropriété, se charge des menus travaux et assure l immeuble notamment contre l incendie, les dégâts des eaux, le vol, le vandalisme et les catastrophes naturelles. Attention, lors de la réalisation de travaux importants sur le gros œuvre des bâtiments, le syndic est tenu de souscrire une assurance dommage ; Représenter l ensemble des copropriétaires ou syndicat des copropriétaires. C est le syndic qui représente le syndicat vis-à-vis des tiers : signature des contrats de maintenance avec les fournisseurs, des contrats de travail avec le personnel et souscription des assurances. C est aussi le syndic qui représente la copropriété en justice après toutefois avoir obtenu l accord de l AG (excepté pour le recouvrement des charges impayées). Il a aussi des nouvelles missions comme : - immatriculer la copropriété dans un nouveau registre national ; - fournir un accès en ligne aux copropriétaires sur les documents importants de la copropriété avec un accès différencié entre le conseil syndical et le reste des copropriétaires ; - réaliser une nouvelle fiche synthétique regroupant les données techniques essentielles à partir du 31 décembre 2016 pour les immeubles de plus de 200 lots, à partir du 31 décembre 2017 pour les immeubles de plus de 50 lots et à partir du 31 décembre 2018 pour les autres. LA NOMINATION DU CONSEIL SYNDICAL Tout copropriétaire, même possesseur d une simple cave ou d un parking, peut être membre du conseil syndical. Une seule exception toutefois : même s ils sont copropriétaires, le syndic, son conjoint ou partenaire de pacs, ses ascendants ou descendants ou encore ses collaborateurs, ne peuvent être membres de conseil syndical! Ces derniers sont élus pour une durée maximale de trois ans, par l AG à la majorité absolue de l article 25. Ils peuvent se présenter à tout moment, y compris quelques minutes avant le vote A noter : ce sont les
membres du conseil syndical, et non pas l assemblée, qui élisent leur président. Ce sera notamment à lui qu il incombera d animer les réunions du conseil syndical. La loi étant muette sur le fonctionnement du conseil syndical, c est au règlement de copropriété qu il faut se référer. Si celui-ci ne prévoit rien, les modalités de fonctionnement du conseil seront fixées en AG, à la majorité simple de l article 24. Le président, les conseillers et le syndic mais sa présence n est pas obligatoire se réunissent à intervalles réguliers avec un ordre du jour précis. Une fois par an, lors de l AG, le conseil syndical rend compte de sa mission. La loi de simplification du droit du 12 mai 2009 (paru au Journal officiel du 13) autorise les partenaires de Pacs des copropriétaires et les propriétaires usufruitiers à être élus au conseil syndical, comme pouvaient déjà l être leurs conjoints, leurs représentants légaux (tuteurs ) ainsi que les nus-propriétaires. LE CONSEIL SYNDICAL : CONTRÔLE LA GESTION DU SYNDIC L une des principales tâches du conseil syndical est de contrôler la gestion du syndic. Il peut consulter, sur rendez-vous, la totalité des documents factures, devis, contrats de maintenance et en faire des copies. Cela lui permettra de vérifier l adéquation entre devis, prestation réalisée et prestation facturée et de s assurer que les dépenses ont été correctement ventilées entre les copropriétaires, etc. Le conseil syndical est aussi associé à l élaboration du budget prévisionnel. Par ailleurs, le syndic est tenu de consulter les membres du conseil syndical dans deux cas de figure : lorsqu il prévoit de conclure un contrat pour un montant excédant le plafond fixé en AG ou lors de la réalisation de travaux urgents. Un syndic peut être bénévole : en lieu et place d un professionnel, vous pouvez choisir comme syndic un copropriétaire ou son conjoint (mais pas son concubin ou son partenaire «pacsé») ; une option retenue par les petites copropriétés. Ce syndic bénévole assume les mêmes tâches qu un syndic professionnel. S il n est bien sûr pas tenu d avoir une carte professionnelle ou de justifier d une garantie financière, mieux vaut en revanche qu il souscrive une assurance responsabilité civile. Attention, il est tenu d ouvrir un compte séparé au nom du syndicat, une obligation dont un syndic professionnel peut être dispensé par un vote de l AG. Enfin, même si c est rarement le cas, il peut être rémunéré ; on ne parle alors plus de syndic bénévole mais de syndic «non professionnel»! Le carnet d entretien Depuis juin 2001, le syndic est obligé de tenir à jour un carnet d entretien de l immeuble. Sur ce
document doivent notamment figurer les contrats d entretien des équipements communs (ascenseur, par exemple) et les travaux importants réalisés. Pour ces derniers, le syndic doit préciser l année de leur réalisation, le nom des entreprises qui sont intervenues ainsi que, le cas échéant, les références des contrats d assurance dommage ouvrage attachés à ces travaux UNI-ÉDITIONS - JANVIER 2016