APLON FRANCE PAIE VB PAIE VB
SOMMAIRE N de pages I II III IV Généralités...I-1 Choix de la Société de Travail...I-1 Paramétrage Général...I-2 Editions...I-5 Boutons...I-7 Paramétrage de la Paie...II-1 Constantes...II-1 Tables Libres...II-2 Dictionnaire...II-4 Valeurs Générales... II-4 Rubriques... II-9 Tables d échelons... II-13 Services... II-14 Conventions Collectives... II-15 Organismes Sociaux... II-16 Profils... II-17 Opposition sur salaires... II-18 Bulletins... II-19 Jours fériés... II-20 Paramétrage du Dossier...III-1 Fichiers de Base...III-1 Société... III-1 Caisses... III-10 Rattachements aux caisses... III-14 Les affectations comptables... III-17 Autres Paramétrages...IV-1 Prêt... IV-1 Acompte... IV-2 Opposition... IV-3 Sanctions... IV-4 Visites Médicales... IV-5 Mise à jour en Tableau... IV-6 Faites votre sélection... IV-7 Effectuez les modifications... IV-8 Quittez en validant votre travail... IV-9 Mise à jour par Assignation...IV-10 Augmentation des Salaires...IV-12 Mise à jour automatique des Tables d échelon...iv-13 Mise à jour automatique des Tables de saisie et cession sur salaires...iv-14 V Le Personnel... V-1 Menu Général... V-1 Salariés... V-2 Enseignants...V-10 Autres Personnels...V-15 Personnels Partis...V-17 Honoraires...V-17 Boutons...V-18 Calendrier de Modulation... V-18 Sanctions / Visites Médicales... V-21 Caisses... V-22 Rubriques... V-23 Libre... V-24 Historique... V-25
VI VII Bulletins / Relevés...VI-1 Eléments Individuels... VI-1 Par Salarié ou enseignant... VI-1 Par Rubrique... VI-3 Affectation Rapide... VI-4 Contrôle des Affectations... VI-6 Calcul d un Salaire Brut/Net... VI-7 Visualisation... VI-8 Edition... VI-10 Editions.. VII-1 Les Etats de Paie...VII-1 Registre Mensuel des Salaires / des Cotisations... VII-3 Ventilation des Nets de Paie / des Paiements... VII-3 Ordre de Virement / de Prélèvement... VII-4 Fiches Individuelles... VII-4 Déclarations aux Caisses... VII-5 Registre du Personnel / des Enseignants... VII-5 Indemnités et Retenues Nets... VII-6 Abattements sur Bas Salaires... VII-6 Registre Retraite / Prévoyance... VII-7 Les Listes Standards du Personnel...VII-8 Etiquettes... VII-8 Trombinoscopes... VII-9 Déclarations Périodiques... VII-9 Etats nominatifs Périodiques... VII-10 Récapitulatif des Bruts Etat... VII-10 Synthèse Sectorielle... VII-11 Liste des Changements d Indice... VII-11 Provision pour Congés Payés... VII-12 Provision pour Départ à la Retraire... VII-14 Fiche de Renseignement... VII-15 Déclaration Caisse Individuelle... VII-16 Sectoriel... VII-16 Etats Synthèse des Calendrier... VII-17 Les Déclarations Standards...VII-18 ASSEDIC... VII-18 Attestation URSSAF... VII-18 Main d oeuvre... VII-19 Multi Employeur... VII-19 Unique d embauche... VII-20 Travailleur Handicapé... VII-20 Accident du Travail... VII-21 C.N.A.S.E.A... VII-21 Autres Editions Standards...VII-22 Effectif... VII-22 Annuaire... VII-23 Statistiques... VII-23 Bilan Social... VII-28 Les Listes Libres (en tableau)...vii-29 Les Listes Libres (statistiques)...vii-34 Les Listes Libres (traitement de texte)...vii-37 Création d une Fusion avec Word... VII-38 Les Listes Libres (étiquettes libres)...vii-40
VIII IX Importations / Exportations..VIII-1 Banques...VIII-1 DADS-TDS Normes...VIII-2 DADS-Accident de Travail... VIII-4 DADS Générale... VIII-4 DADS Individuelle... VIII-7 Documentations Préparatoires UDOGEC...VIII-8 Prud hommes...viii-10 Importation des Bruts Rectorat...VIII-11 Extraction / Fusion...VIII-12 Extraction Fichier Texte...VIII-13 Comptabilité (Exportation des Tiers)...VIII-14 Comptabilité (Exportation des Ecritures)...VIII-17 Importation Heures de Pointeuses...VIII-19 Clôture...IX-1 X Autres traitements... X-1 Evénements... X-1 Arrêt de travail... X-2 Avantage en nature repas... X-5 Congés... X-8 Formation... X-11 Salaires Etat... X-13 Nouveau salarié... X-16 Départ d un salarié... X-21 Modification / Annulation d un événement... X-26 Archivage des événements... X-26 Simulation... X-27
Généralités CHOIX DE LA SOCIETE DE TRAVAIL Menu : Fichier/ Choix d une société Ainsi qu à chaque lancement du logiciel de paie si vous gérez plusieurs sociétés. Sélectionnez dans ce tableau la société sur laquelle vous souhaitez travailler. Vous pouvez, le cas échéant, vous aider de la fonction de tri en cliquant sur les entêtes de colonnes. Cliquez sur le bouton OK pour valider votre sélection. Société traitée Périodes en cours Paie Relevés de cotisations enseignants Menu déroulant Raccourci menu Anniversaires du personnel à souhaiter Astuces sur l'application Données de paie sur la société traitée Informations internes propres à l'établissement Informations du centre APLON Généralités I-1
Généralités PARAMETRAGE GENERAL Menu : Fichier/ Paramètres Les fichiers de "paramètres" sont destinés à régler certaines notions techniques de la paie (imprimantes, liens avec la comptabilité que vous utilisez ) ; ils sont en principe positionnés lors de la mise en place de l'application, et ne sont modifiés par la suite qu'à de rares occasions (vous changez de logiciel de comptabilité ou d'imprimantes, par exemple). Ils n'agissent pas directement en paie, mais peuvent occasionner quelques désagréments s'ils sont mal positionnés (problèmes d'impression, impossibilité de transférer les écritures dans la comptabilité etc. ). 1. Documents par défaut Ce tableau vous permet de sélectionner, à l aide du combo box, le document que vous voudrez voir apparaître par défaut lors des éditions de vos événements. Les lettres proposées en standard sont modifiables. Vous pourrez, grâce au module des listes libres/ liaison vers le traitement de texte, créer, dupliquer et modifier ces dernières. 2. Comptabilité Ce module va permettre de paramétrer le format d intégration en comptabilité de fichiers (écritures et tiers : salariés et enseignants). Généralités I-2
Généralités Si la comptabilité que vous utilisez sait intégrer des données par le biais d un fichier Ascii, vous pouvez indiquer ici le format de ce fichier. Si ce n est pas le cas ou si le comptable préfère saisir lui-même les écritures, l état comptable «registre du sectoriel» qui s édite au moment du calcul des états de paie lui sera utile. Si vous ne souhaitez pas utiliser le transfert de fichier, laissez la coche sur Sage. Vous devez cocher le logiciel de comptabilité que vous utilisez. Le fichier Ascii sera créé en fonction des paramètres indiqués dans la partie droite. Pour les logiciels Progress et Sage ligne 500 pack les formats d intégration des fichiers sont préparamétrés. Cette partie n est accessible que si vous avez coché Autre au niveau du point n Dans le cas où votre comptabilité accepterait d intégrer des écritures à partir d un fichier Ascii, et que cette comptabilité n est ni Sage ni Progress, vous devez indiquer le format de celui-ci. Deux types de format sont proposés : Un fichier dont les champs sont fixes : Le principe est que pour chaque champ sélectionné, vous devez indiquer la position du premier caractère du champ et sa longueur. Deux champs ne peuvent pas se chevaucher. Vous devez indiquer la position du premier caractère et la longueur des champs qui figurent dans le fichier. Des formats vous sont proposés pour les champs Date, Montant et Signe. Vous devez indiquer le nom du fichier. Si la comptabilité ne sait lire des données qu au format Dos, cochez cette case pour obtenir des accents corrects. Généralités I-3
Généralités Un fichier dont la position des champs est variable : Ici peu importe de savoir si le premier caractère d un champ doit commencer à la position 1,8 ou autre. On distingue chaque champ par un caractère délimitateur et/ou un séparateur. En revanche l ordre d apparition des champs dans le fichier doit être indiqué. Vous devez indiquer l ordre dans lequel les champs doivent figurer dans le fichier. Vous devez obligatoirement indiquer le délimitateur, le séparateur et le caractère de fin d enregistrement utilisé pour le fichier. Généralités I-4
Généralités EDITIONS Lorsque vous cliquerez sur le bouton EDITER, dans les différentes fenêtres qui se présenteront à vous, le logiciel vous permettra à chaque fois d obtenir une pré visualisation écran. Cette dernière vous évite d éditer sur papier la plupart des éditions de contrôle. 1. 1 ère possibilité d écran de pré visualisation Permet de se déplacer dans l édition Permet d imprimer Permet d agrandir ou de réduire la page en aperçu Edition partielle d un fichier : Cliquez sur le sous total à éditer, dans la colonne APERCU, Placez le curseur sur l encadré rouge (la souris se transforme en loupe) et double cliquez sur cette zone, Le logiciel a créé un onglet supplémentaire au nom du sous total. Il ne vous reste plus qu à cliquer sur l icône d impression. Généralités I-5
Généralités 2. 2 ème possibilité d écran de prévisualisation Permet de se déplacer dans l édition Permet d agrandir ou de réduire la page en aperçu Permet de choisir ce que l on veut imprimer Généralités I-6
Généralités BOUTONS Permet de valider la saisie en sortant. Permet de sortir sans valider vos modifications. Permet de sortir d un menu. Permet d imprimer vos données. Une pré visualisation vous sera proposée avant l édition afin de n éditer que les pages que vous désirez. Permet d accéder à l enregistrement sélectionné à modifier ou à consulter. Permet de créer de nouvelles valeurs. Permet de détruire l enregistrement sélectionné. Permet d extraire des données du logiciel pour les transmettre à une autre personne. Permet de récupérer un fichier transmis par une autre personne. Permettent de reporter des informations, à l identique, sur une autre sélection (onglets, sociétés ) sans risque d erreur contrairement à la saisie manuelle. Généralités I-7
Paramétrage de la paie Pour les dossiers multi-société, ces menus reprennent des valeurs qui s appliqueront à tous vos dossiers de paie. CONSTANTES Menu : Fichier/Constantes Les constantes sont des fichiers d'aide, car ils seront utilisés tout au long de la paie, lors de la création de caisses, de salariés, d'enseignants, de sociétés (en général, lors de la création d'enregistrements au niveau des structures). Bien que n'évoluant pas souvent, ils sont d'une grande utilité car ils vous permettent de ne pas avoir à consulter la documentation. Catégorie socioprofessionnelle, Situation de travail, Code URSSAF liaisons, Régime de cotisation, Motifs d entrée, Motifs de sortie, Professions normalisées. Les seules sur lesquelles vous pouvez intervenir en modification et/ou en création sont : Les sanctions, Les absences. Paramétrage de la paie II-1
Paramétrage de la paie TABLES LIBRES Menu : Fichier/Tables libres Le personnel de l'établissement est composé des salariés, des enseignants, des sortis (qui peuvent toujours être rappelés pour une paie ou un relevé de cotisations) et d'autres personnes traitées uniquement lors des consultations prud'homales (président d'ogec ) ; leur fiche est un ensemble de zones standards fixées par l'application. A ce standard, l'utilisateur peut créer des zones qui lui semblent importantes et qui n'ont pas été prévues par le concepteur du produit ; il s'agit en fait des tables libres. Elles sont regroupées en cinq tables avec, pour chacune, la possibilité d'y inclure des zones "texte", "nombre", "logique" (oui/non), "dictionnaire" (constituant un dictionnaire) ou "date". Chaque table peut servir à un service de l'établissement "Infirmerie", "Secrétariat" Chaque table est indépendante et personnalisable au niveau des droits d accès. Exemple : Vous pouvez créer une fiche de renseignement complémentaire. Onglets Nom de la table Libellé Champ de la variable Paramétrage de la paie II-2
Paramétrage de la paie Icône Signification Insérer une zone de texte Insérer une zone de texte avec dictionnaire (liste déroulante ) Insérer une zone au format nombre Insérer une zone au format date Insérer une zone oui/non Insérer un libellé Modifier la zone sélectionnée Supprimer la zone sélectionnée Aligner les zones Valider la table libre Annuler les modifications Démarche à suivre : 1. Cliquez sur un onglet, nommez votre table si ce n est pas déjà fait. 2. Cliquez sur une de ces icônes ou choisissez le menu Insérer pour définir le type de zone à insérer. L icône en gris clair indique qu elle est sélectionnée. 3. Cliquez sur l espace de travail de la table à l endroit où la zone doit se situer (sachant que la zone pourra toujours être déplacée par la suite). 4. Indiquez le nom de la zone. S il s agit d un champ de variable texte avec ou sans dictionnaire, indiquez la taille de la zone que vous voudrez à la saisie (40 caractères maximum). Attention : Ne jamais donner au libellé et au champ le même nom. Exemple : Zone de type Libellé nommée «Portable :» Suffit à différencier les 2 types de zone Zone de type Champ nommée «Portable» Paramétrage de la paie II-3 -
Paramétrage de la paie DICTIONNAIRE Menu : Mise à jour/ Dictionnaire Les dictionnaires sont des données qui ne vont nécessiter que peu de mise à jour de votre part. Ces dernières n évolueront qu avec la législation sociale, comme les valeurs générales, et d autres avec les modifications structurelles de votre établissement ou de vos paies. 1. Valeurs générales Le tableau qui vous est présenté en ligne reprend toutes les valeurs sociales qui vous pourrez modifier en cliquant sur le bouton ATTEINDRE LE DETAIL. 1.1. Plafonds Vous retrouvez dans cet onglet les différents plafonds qui seront appliqués lors du paramétrage de vos caisses de paie et de cotisations enseignants. Les plafonds X, Y, Z ne sont pas à renseigner avec la législation actuelle. Pour plus de renseignements sur la définition d une caisse et son utilisation, reportez-vous au lexique : «PLAFONDS, BRUT, TRANCHES». Paramétrage de la paie II-4 -
Paramétrage de la paie 1.2. Valeur annuelle du point d indice et garantie minimum en point Ces zones permettent à l ordinateur de calculer les salaires bruts du personnel rattaché à une grille indiciaire (ECHELON), ainsi que du personnel à l INDICE ou au POINT. Il a été prévu quatre valeurs du point. Sachant que la plupart des établissements n en utilisent qu une seule (celle de la fonction publique), il vous est conseillé de renseigner la même valeur dans les zones : A, B, C, D afin de vous laisser plus de choix dans l utilisation de vos rubriques de paie. En effet, chacune de ces valeurs est utilisée par des rubriques différentes. Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique : ELEMENTS INDIVIDUELS/RUBRIQUES QUI DONNENT DROIT A UN TAUX PAR DEFAUT. Cette zone est utilisée dans le calcul de la cotisation de retraite complémentaire des cadres (AGIRC). Elle permet au salarié cadre qui n atteigne pas le plafond minimum (plafond A cadre + base mensuelle G.M.P.) de cotiser sur une valeur plancher et donc de s assurer, davantage de points retraite. Ce plafond sera à renseigner dans la fiche de chaque salarié cadre. Pour plus de renseignements reportez-vous au lexique : GMP. Paramétrage de la paie II-5 -
Paramétrage de la paie 1.3. Valeurs générales Le Salaire Minimum Interprofessionnel Garanti correspond au prix du repas pour les avantages en nature. Le logiciel vous propose 4 valeurs possibles. Dans la zone A vous renseignerez la valeur applicable aux salariés dont le salaire ne dépasse pas le plafond A de l URSSAF et dans la zone B la valeur pour ceux qui le dépassent. Les zone C et D restent à votre disposition pour renseigner d autres valeurs. Cette valeur sera à renseigner dans la fiche de chaque salarié ayant des avantages en natures. Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique de paie : ELEMENTS INDIVIDUELS/ELEMENTS PARTICULIERS/AVANTAGES EN NATURE. Le Salaire Minimum Interprofessionnel de Croissance correspond au prix unitaire minimum horaire. Cette valeur interviendra dans plusieurs calculs : Brut des salariés payés au SMIC, Abattement sur bas salaire Ces 4 zones vont vous permettre de gérer les différents horaires mensuels de travail de vos salariés. Vous retrouverez ces informations au niveau du paramétrage de la qualification de chaque salarié ainsi que dans l entête de vos bulletins de paie. Cette valeur sert au calcul de l abattement sur bas salaire. L horaire mensuel légal que vous indiquerez dans cette zone prendra la priorité à l horaire légale indiqué dans la qualification du salarié. Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique de paie : ABATTEMENTS Paramétrage de la paie II-6 -
Paramétrage de la paie 1.4. indemnité résidence et supplément familiale A l heure actuelle, il n existe que 2 taux : 3% pour la région parisienne et 1 % pour certaines zones de province. Pour plus de renseignements, nous vous conseillons de vous reporter à la DOCOGEC. Ces valeurs seront à affecter dans la fiche de chaque salarié bénéficiant de cette indemnisation afin d automatiser la rubrique de paie 19 «indemnité de résidence». La VALEUR PLANCHER correspond au nombre minimal de points sur lequel se calcule cette indemnité. Exemple : Si un salarié, bénéficiant de cette rubrique, a un salaire inférieur à celui représenté par ce nombre de points, l indemnité sera calculée sur cette base et non sur son salaire. Ce tableau permet d automatiser le calcul du supplément familial sur tous les salariés qui auront leur fiche paramétrée (les personnes à charges renseignées et la zone suppl. familiale coché). Si vous souhaitez avoir plus de renseignements, nous vous conseillons de vous reporter à la DOCOGEC. Les VALEUR PLANCHER et PLAFOND permettent, là encore, de cibler les salaires minima et maxima pour le calcul du supplément. Pour les personnes bénéficiant du supplément familial, la partie fixe de la cotisation sera calculée au prorata de l horaire contractuel et la partie variable est un pourcentage qui sera appliqué au salaire de base. Le supplément familial se servant à la fois d une base fixe et d un pourcentage vous ne pourrez voir dans la colonne TAUX de votre bulletin de paie qu une simulation en pourcentage des deux variables fusionnées. PRIMES EN POURCENTAGE : Si vous n utilisez pas l indemnité de résidence, vous pouvez vous servir de ces éléments pour affecter des primes en pourcentages. Pour cela il ne faudra pas oublier de mettre la VALEUR PLANCHER à 999 et de modifier le libellé de la rubrique 19 dans le menu Mise à jour/dictionnaire/rubriques. Paramétrage de la paie II-7 -
Paramétrage de la paie 1.5. Taux de base Ce tableau n est destiné qu aux établissements monégasques. Il permet de saisir des taux horaires annuels pour le calcul des heures supplémentaires budgétés. Ces zones sont liées aux rubriques de paie 126 à 130 «heures supplémentaires». Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique : ELEMENTS INDIVIDUELS/ELEMENTS PARTICULIERS/HEURES SUP. A TAUX BUDGETE. Paramétrage de la paie II-8 -
Paramétrage de la paie 2. Rubriques Une rubrique de paie est une ligne qui apparaît sur vos bulletins de paie et de cotisation. Toutes les rubriques utilisables sont fournies avec le logiciel. Il vous est impossible d en créer de nouvelles ou de supprimer des rubriques non utilisées. Par contre, il vous est possible de personnaliser certaines d entre elles si ces dernières ne sont pas encore utilisées. Son numéro vous indiquera sa position par rapport aux autres rubriques sur le bulletin. Cet écran ne permet que de visualiser la liste de vos rubriques. Nous vous rappelons qu en cliquant sur les entêtes de colonne vous pouvez trier vos données. Permet de savoir si la rubrique est soumise à impôt. Permet de savoir si la rubrique est utilisée par le module enseignant. RECHERCHE D UN NUMERO DE RUBRIQUE : Après avoir trié vos données, en sélectionnant l entête de la colonne LIBELLE, saisissez le début du libellé de la rubrique recherchée. Vous remarquerez que votre curseur se placera sur le premier libellé correspondant à votre saisie. En cas d erreur de frappe, n hésitez pas à refaire un tri de colonne avant de ressaisir votre libellé. Faites attention, certaines rubriques portent le même numéro. Vous pouvez les différencier grâce à la coche de la colonne ENSEIGNANT. En effet, la gestion des salariés et des enseignants étant indépendante, toutes deux peuvent utilisées un même numéro pour des rubriques différentes. Exemple : rubrique 148 est une rubrique libre en PAIE et le plafond A URSSAF pour les COTISATIONS ENSEIGNANT. Ce type de tri et de recherche ne fonctionne pas dans le tableau de modification (ci dessous). Si vous effectuez un tri avant de cliquer sur le bouton ATTEINDRE LE DETAIL vous perdrez votre sélection. Paramétrage de la paie II-9 -
Paramétrage de la paie Pour modifier une rubrique, double cliquez dans le tableau ou cliquez sur le bouton ATTEINDRE LE DETAIL. Les lignes bleues mettent en avant les rubriques non modifiables. Les lignes blanches sont, qu en à elles, personnalisables au niveau des zones LIBELLE et IMPOSABLE. Si vous décochez cette zone pour une rubrique, les montants affectés au salarié à l aide de cette rubrique ne seront pas pris en compte dans le bulletin au niveau du BRUT et du NET IMPOSABLE. Les différentes colonnes (URSSAF, RETRAITE ) correspondent au type de cotisation auquel la rubrique sera soumise. Ces dernières sont liées au régime appliqué à vos caisses. L affectation de ces rubriques aux salariés s effectue à partir du menu : Bulletins- Relevés/ Eléments individuelles, Mise à jour/salariés et enseignants/rubriques, Bulletins- Relevés/ Visualisation/ Rubriques. Seules quelques rubriques, spécifiées lors de l édition de ces dernières dans la colonne NON AFFECTABLE, gérées automatiquement par le logiciel, ne peuvent faire l objet d une affectation. Paramétrage de la paie II-10 -
Paramétrage de la paie DECOUPAGE DES RUBRIQUES DE PAIE Numéro Type 001 à 149 Brut 150 à 164 Calcul 165 à 339 Cotisations salariales déductibles 340 à 379 Net 380 à 479 565 à 879 Cotisations salariales non déductibles Cotisations patronales Détail Numéro Impôt URSSAF Retraite Prévoyance Taxe Autres 001 à 123 126 à 140 Oui Oui Oui Oui Oui Oui 124 Oui Oui Oui/Non Oui Oui Oui 125 Oui Oui Oui Non Oui Oui 141 à 143 Oui Oui Non Non Oui Non 144 à 146 Non Oui Non Non Non Non 147 à 149 Oui Non Non Non Non Non Les rubriques de calcul correspondent aux différents plafonds et types de brut qui permettent de définir les tranches de calcul pour chaque cotisation. Ces rubriques sont non modifiables. Les rubriques de cotisations salariales et patronales sont créées automatiquement pour chaque caisse créée en fonction de son numéro. Numéro Type 340 à 360 Primes non imposables 361 à 379 Retenues non déductibles Les rubriques de cotisations salariales et patronales sont créées automatiquement pour chaque caisse créée en fonction de son numéro. Les rubriques de cotisations salariales et patronales sont créées automatiquement pour chaque caisse créée en fonction de son numéro. RUBRIQUE 124 I.J.S.S. : Comme vous pouvez le remarquer dans le tableau, la rubrique qui s apparente au traitement des indemnités journalières de sécurité sociale est la seule dont la prise en compte dans le calcul des cotisations de retraites est à OUI/NON. En effet, l assiette de cotisation est la même pour toutes les rubriques sociales et fiscales à l exception du régime ARRCO qui limite son assiette, pour les non cadre, au seul salaire complémentaire assuré par l employeur. Pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique : ELEMENTS INDIVIDUELS /ELEMENTS PARTICULIERS/IJSS. RUBRIQUE 563 TRANCHE A ETAT : Auparavant l état utilisait le mode linéaire pour calcul ses tranches de cotisations (pour plus de renseignements, reportez-vous au lexique de paie : LES CAISSES/MULTI-EMPLOYEURS. Vous utilisiez donc la rubrique 163 BRUT ETAT pour faire de même. Depuis quelques temps l état a changé sa méthode de calcul en pratiquant le prorata horaire. Pour éviter de léser vos salariés enseignants, vous avez la possibilité d utiliser en plus de la rubrique 163 la rubrique 563 TRANCHE A ETAT. Cette dernière remplacera alors la rubrique 163 dans le calcul de la tranche a de l établissement. Paramétrage de la paie II-11 -
Paramétrage de la paie DECOUPAGE DES RUBRIQUES ENSEIGNANTS Numéro Type 148 à 164 Calcul 165 à 339 Cotisations salariales déductibles 340 à 379 Net 380 à 479 565 à 879 Cotisations salariales non déductibles Cotisations patronales Détail Les rubriques de calcul correspondent aux différents plafonds et types de brut qui permettent de définir les tranches de calcul pour chaque cotisation. Ces rubriques sont non modifiables Les rubriques de cotisations salariales et patronales sont créées automatiquement pour chaque caisse créée en fonction de son numéro. Numéro Type 340 à 360 Avoir à faire à l enseignant 361 à 379 Solde à lui rajouter Les rubriques de cotisations salariales et patronales sont créées automatiquement pour chaque caisse créée en fonction de son numéro. Les rubriques de cotisations salariales et patronales sont créées automatiquement pour chaque caisse créée en fonction de son numéro. RUBRIQUES PATRONALES : A chaque rubrique de cotisation salariale correspond une rubrique de cotisation patronale. Pour trouver le numéro de cette dernière il suffit de rajouter 400 au numéro de la rubrique salariale. Exemple : rubrique salariale de cotisation brut URSSAF = 166 rubrique patronale de cotisation brut URSSAF = 566 Paramétrage de la paie II-12 -
Paramétrage de la paie 3. Tables d échelons Les tables d échelons sont des grilles fixées par les conventions collectives. Ces dernières sont exprimées en points. Les tables de l enseignement vous sont fournies par défaut avec le logiciel mais leur mise à jour reste de votre ressort. Ces tables seront à affecter à chaque salarié rémunéré à l échelon dans l onglet «Contrat de travail» de leur fiche. Création d une nouvelle table : 1- cliquez sur le bouton NOUVEAU, 2- saisissez un code ainsi qu un libellé explicite, 3- laissez la coche dans INDICIAIRE, 4- si cette table doit servir pour des professeurs stagiaires vous pouvez vous servir des 2 premières lignes pour gérer leur classification sinon tabulez jusqu à positionner votre curseur dans la colonne MOIS MAX de l échelon 1, 5- saisissez le nombre de mois ainsi que le nombre de point se référent à cet échelon, 6- Le nombre MOIS MIN reprenant la valeur de MOIS MAX de la ligne supérieure il ne vous reste plus qu à reprendre l étape 5 jusqu à la fin de votre tableau. Ce dernier devra obligatoirement se terminer par un nombre de MOIS MAX = 999 (voir photo ci-contre). GESTION DES TABLES D ANCIENNETE : Le module de gestion des tables d échelon permet en plus de gérer les tables d ancienneté des personnels rémunérés à l indice, à l horaire ou au forfait. Il vous suffit de sélectionner la zone POURCENTAGE au lieu d INDICIAIRE. Ces dernières seront, comme les tables d échelons, à affecter dans l onglet «contrat de travail» de la fiche de chaque salarié. Paramétrage de la paie II-13 -
Paramétrage de la paie 4. Services Les services servent à analyser votre dossier de paie et de cotisations enseignants. En effet, ils permettent de dissocier les secteurs d activités de l établissement. Exemple : administration, entretien, cuisine, collège Ils vous permettront ainsi, si vous le désirez, d éditer vos journaux de paie par services. De plus ces derniers servent de base pour le traitement des affectations comptables et analytiques. Dans tous les cas, la section 1 est obligatoire. Seule le service 999 est réservé aux anomalies de traitement et ne pourra donc pas par conséquent être créé manuellement. Cette zone permet d exonérer un service de la taxe sur salaire sur le bulletin des salariés concernés. Exemple : la restauration. Paramétrage de la paie II-14 -
Paramétrage de la paie 5. Conventions collectives Ce menu recense toutes les conventions collectives qui s appliquent aux salariés de votre établissement. Ces dernières seront à affecter à chaque salarié dans l onglet «Contrat de travail» de la fiche salarié. - Cette coche permet de plafonner l assiette des cotisations URSSAF et ASSEDIC même s il s agit d une assiette sur le BRUT. Les plafonds correspondant au barème seront à renseigner dans les éléments individuelles, pour chaque salarié concerné, au niveau des rubriques 151 PLAFOND A URSSAF et 152 PLAFOND B URSSAF. Exemple : La convention des formateurs occasionnels prévoit un plafonnement sur toutes les cotisations du régime URSSAF (URSSAF et ASSEDIC), selon un barème fixé chaque année par les organismes URSSAF. - Cette zone permet de plafonner le montant total de l ancienneté (rubriques : 6, 12 et 18) pour tous les salariés liés à une convention collective. Exemple : un salarié est rattaché à la convention X qui est limitée à 457.35 au niveau de l ancienneté. Ce dernier a deux qualifications : aide comptable pour 20/35 d heures par semaine avec 228.67 d ancienneté, secrétaire pour 15/35 d heures par semaine avec 198.18 d ancienneté. Vérification des plafonds d ancienneté par le logiciel Plafond de l ancienneté Qualification 1 : 457.35 * 20/35 = 261.34 Qualification 2 : 457.35 * 15/35 = 196 Ancienneté non plafonnée 228.67 198.18 Traitement effectué par le logiciel Le logiciel affichera bien 228.67 au niveau de la rubrique 6 sur le bulletin de paie Le logiciel affichera 196 à la place de 198.18 au niveau de la rubrique 12. - Cette colonne permet d indiquer le nombre de jours (ouvrables ou ouvrés) de congés payés mensuel auxquels ont droit les salariés de chaque convention. Le choix entre jours ouvrés ou ouvrables doit être en adéquation avec votre saisie dans le menu Structure/ Société/Valeur mois paie/nombre de jours. Exemple : 2.5 jours ouvrés ou 3 jours ouvrables pour la convention des AES. Cela permettra au logiciel, lors de chaque clôture, d incrémenter la zone «Solde congé» de la fiche de chaque salarié. Paramétrage de la paie II-15 -
Paramétrage de la paie 6. Organismes sociaux Les organismes sociaux sont les institutions à qui vous versez les cotisations salariales et/ou patronales. Un dictionnaire est installé par défaut avec votre logiciel. Il est néanmoins vivement conseillé de l adapter à votre établissement : soit en modifiant le libellé du dictionnaire qui vous est proposé, soit en créant de nouveaux organismes. Les organismes servent, lors de l édition des déclarations aux caisses, à labelliser les pages éditées. Ils sont aussi utilisés pour l ordre d édition (alphabétique sur le code organisme). Paramétrage de la paie II-16 -