FirstW@ve Comptabilité financière
ENVIRONNEMENT Fonctionne sous «Windows/NT» Base de données «SQL/Server» Outil de développement «MAGIC 8.3» Fonctionne en mono-poste ou multi-postes réseaux Licences nécessaires : Windows/NT SQL/Server Run-Time MAGIC Page - 1 -
GESTION DES FICHIERS DE BASE FICHIER DES SOCIETES Permet de gérer toutes les informations et paramètres permettant de définir les sociétés traitées par le système. La gestion de ces données est classée à l intérieur d onglets. Les paramètres sont référencés dans des tables pouvant être personnalisées. Les paramètres ainsi définis sont également utilisés par les autres modules d applications (comptabilité des débiteurs, créanciers et salaires). Page - 2 -
FICHIER PLAN COMPTABLE Chaque société possède son propre plan comptable. La structure et la numérotation des comptes sont entièrement libre. Un système de soustotalisation à plusieurs niveaux permet de regrouper et de totaliser les comptes. Des programmes utilitaires permettent de copier un plan comptable d une société sur une nouvelle ou de copier un ou plusieurs comptes dans d autres plans comptables. Des «catégories» de comptes peuvent être définis afin de faciliter la saisie des écritures. Par exemple : - Comptes impliquant obligatoirement une transaction TVA lors de la saisie des écritures. - Comptes collectifs débiteurs ou créanciers. - Comptes bloqués ne pouvant en aucun cas faire l objet d une transaction manuelle. Page - 3 -
Un système simple de paramétrage permet également d attribuer des niveaux de sécurité sur les comptes. Ces niveaux de sécurité seront comparés aux codes de sécurité attribués aux utilisateurs afin de déterminer les droits d accès à ces comptes. Des paramètres de regroupement des écritures comptables sont également définis au niveau de chaque compte. Chaque comptabilité peut être consolidée sur un plan comptable général. La consolidation s effectue au niveau de chaque compte. FICHIER DES BANQUES Le logiciel de comptabilité financière est livré avec un fichier contenant toutes les adresses et références des banques suisses. Ce fichier peut par la suite être modifié ou maintenu par les utilisateurs. Il correspond au standard " Télékurs". FICHIER DES DEVISES Pour les comptabilités gérées en monnaies étrangères, une table contenant les différentes devises avec leurs cours est gérée. Ces paramètres permettront de calculer et imputer les gains et pertes de changes. FICHIER DES PARAMETRES TVA L utilisateur définit lui-même les codes et taux TVA à utiliser dans la société. Chaque enregistrement contient un descriptif, la valeur du taux actuel en %, la part de récupération admise pour certains frais généraux ainsi que la date de validité. Cette date permet aux applications concernées d appliquer le taux chronologiquement en vigueur. Un système extrêmement simple et convivial permet de définir la structure et la présentation du décompte TVA trimestriel. Page - 4 -
IMPRESSION DES FICHIERS DE BASE Chaque fichier de base peut être édité. L utilisateur a le choix de l imprimante à utiliser lors de chaque exécution d une impression. Page - 5 -
GESTION DES ECRITURES SAISIE DES ECRITURES COMPTABLES Les écritures comptables sont enregistrées dans des lots qui peuvent par la suite être comptabilisés séparément. Un lot contient une ou plusieurs écritures comptables. Pour chaque lot d écritures, il est possible de personnaliser la saisie. Par exemple : - Dupliquer la date de valeur automatiquement pour chaque écrit - Attribuer toujours le même n de pièce comptable - Débiter ou créditer toujours le même compte - Dupliquer les libellés - etc. Page - 6 -
La saisie des écritures peut s effectuer de diverses manières : - écritures doubles (compte à compte) - écritures groupées (une écriture avec plusieurs contreparties). Dans le cas de saisie d écritures groupées, le montant du solde à ventiler est affiché en permanence sur l écran, ce qui facilite le travail et le contrôle de l utilisateur. Les libellés d écritures peuvent être définis et mémorisés dans une table, et être ensuite réutilisés à partir d un code défini par l utilisateur. L utilisation d un compte lié par défaut à un code TVA provoque automatiquement le calcul et la génération d une écriture comptable correspondante. Page - 7 -
JOURNAL PROVISOIRE L édition d un journal provisoire des écritures enregistrées permet à l utilisateur de contrôler son travail. Il permet également l impression d une récapitulation des montants par comptes utilisés. Le journal provisoire peut être édité autant de fois qu il est nécessaire. IMPUTATION DEFINITIVE L exécution de ce programme provoque la comptabilisation définitive des lots d écritures saisies. Un journal de comptabilisation numéroté est édité, et les écritures comptabilisées sont éliminées des lots d écritures en saisie. Sous certaines conditions, il est possible de corriger certaines informations d écritures comptabilisées. GESTION DES ECRITURES AUTOMATIQUES Des lots d écritures automatiques peuvent être créés. Ces lots contiendront des écritures dont la comptabilisation est répétitive (mensuelle, trimestrielle, annuelle). Ces écritures peuvent contenir par exemple : - les loyers des locaux de l entreprise - des paiements périodiques de primes d assurances - des honoraires fixes et répétitifs - etc. Une fois enregistrées, ces écritures seront traitées systématiquement lorsque les échéances de comptabilisation des lots sont atteintes ou dépassées. Page - 8 -
INTERROGATIONS INTERROGATION DES SOLDES Ce programme permet très rapidement à l utilisateur d afficher les soldes de chacun des comptes du plan comptable. Page - 9 -
INTERROGATION DES COMPTES Permet de visualiser toutes les écritures d un compte sélectionné. RECHERCHE D'ECRITURES Sur la base de critères de recherche définis par l utilisateur, il est possible de retrouver et d afficher toutes les écritures répondant à ces critères. Par exemple : - recherche sur une date de valeur, un n de pièce, un montant - recherche sur des critères multiples. La formulation des critères de recherches est extrêmement simple à réaliser, et elle peut combiner des expressions arithmétiques et/ou logiques portant sur tous les champs utilisés dans la base de données. Page - 10 -
IMPRESSIONS ET EXPORTATIONS Comme pour toute application de comptabilité, il est possible d éditer un certain nombre de documents classiques, parmi lesquels : - Liste des soldes à nouveau - Grand-livre des écritures comptables - Balances détaillées et groupées - Bilans et comptes d exploitation - Pertes et profits - Réédition d un journal comptable. Certaines données peuvent également être extraites de la base de données comptable pour ensuite être exportées dans un tableur (EXCEL) ou un fichier de traitement de textes (WORD). Page - 11 -
DECOMPTE TVA La préparation et l édition du décompte trimestriel TVA est entièrement automatisée. Le décompte est édité conformément à la présentation du document officiel exigé par la TVA. Des paramètres permettent de gérer la présentation de ce décompte et de mettre en correspondance les différents codes TVA définis dans l entreprise. Une liste détaillée des factures débiteurs et créanciers est également imprimée. BUDGETS Un contrôle budgétaire peut être réalisé avec ce logiciel. Il permet d attribuer à chaque compte un budget annuel, qui peut être réparti automatiquement sur chaque période avec la possibilité, naturellement, d intervenir manuellement sur les variations saisonnières. Le programme permet d éditer une liste des comptes budgétés, et également une balance comparative entre les soldes effectifs et budgétés par période comptable. BOUCLEMENTS Le bouclement comptable d un exercice peut être réalisé de manière provisoire et/ou définitive. Le report des soldes à nouveau dans le nouvel exercice est automatique. En cas d erreur, il est possible d annuler un bouclement définitif et de revenir sur la comptabilité de l exercice ainsi récupéré. Page - 12 -