Cahier des charges en vue de l organisation de formations sur le nouveau cadre réglementaire budgétaire et comptable (GBCP) Sébastien Mescolini chargé de projet formation : 01-49-77-24-39 sebastien.mescolini@anses.fr Anses GBCP V1 Page 1
1. Présentation de l ANSES L Agence nationale chargée de la sécurité sanitaire de l alimentation, de l environnement et du travail est issue de la fusion entre l Agence française de sécurité sanitaire des aliments (l Afssa) et l Agence française de sécurité sanitaire de l environnement et du travail (Afsset). Devenu juridiquement opérationnel au 1er juillet 2010, ce nouvel établissement de santé, qui est désigné par l acronyme Anses reprend les missions, les moyens et le personnel de l Afssa et de l Afsset. Il en reprend également les acquis et les valeurs - compétence scientifique, indépendance dans l évaluation des risques, ouverture de l expertise - pour les mettre au service d une lecture plus globale et transversale des questions sanitaires L Anses assure des missions de veille, d expertise, de recherche et de référence sur un large champ couvrant la santé humaine, la santé et le bien-être animal et la santé végétale. Elle offre une lecture transversale des questions sanitaires. L Agence couvre ainsi de manière globale l'ensemble des expositions (particules, ondes, inhalation, ingestion...) auxquelles un individu peut être sujet, volontairement ou non, à tous les âges et moments de sa vie qu il s agisse d expositions au travail, pendant ses transports, ses loisirs, ou via son alimentation. L Anses évalue ainsi de manière transverse les risques et les bénéfices sanitaires en y intégrant l apport des sciences humaines et sociales, transmet ses avis et recommandations aux pouvoirs publics et rend systématiquement publics ses travaux. C est un établissement public à caractère administratif placé sous la tutelle des ministères chargés de la Santé, de l'agriculture, de l'environnement, du Travail et de la Consommation. L Agence s appuie sur un réseau de 11 laboratoires de référence et de recherche, répartis sur 16 implantations géographiques sur le territoire et reconnus au niveau international dans plusieurs domaines ou disciplines. Elle compte près de 1350 agents et mobilise environ 800 experts extérieurs via ses collectifs d experts. 1. Description de l organisation budgétaire et comptable au sein de l Etablissement. Le processus de gestion budgétaire et comptable est transverse à l ensemble de l Etablissement et s organise autour d une agence comptable et d un ordonnateur qui prescrit et exécute les recettes et les dépenses de l Agence. L agence comptable a pour mission de : - contrôler la régularité des opérations de dépenses ; - payer les dépenses ; - prendre en charge et assurer le recouvrement de l ensemble des recettes de l Agence ; - tenir la comptabilité de l Agence ainsi que la confection du compte financier sur pièces destiné au juge des comptes. La fonction d ordonnateur est exercée par le directeur général et les personnes auxquelles il a délégué sa signature. Ces personnes sont réparties au sein des différentes directions et entités de l Etablissement. Elles ont en charge l indentification, l exécution et le suivi des dépenses en cohérence avec les programmes de travail définis par la direction générale. La fonction d ordonnateur s appuie, par ailleurs, sur : - une direction financière (DF) en charge de l élaboration, de l exécution et du contrôle du budget de l agence et de la comptabilité analytique. L organisation de la direction financière s appuie sur les dispositions de l article 188 du décret du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, qui prévoient que l agent comptable peut exercer, à la demande de l autorité exécutive de l organisme, des fonctions de chef de services financiers. Anses GBCP V1 Page 2
- une direction des achats (DA) en charge de déployer l ensemble des procédures, des moyens et des outils pour moderniser et professionnaliser la fonction achat au sein de l Agence. Elle repose sur une identification claire des responsabilités en matière d achats, d approvisionnements et de gestion des stocks. - un réseau de responsable administratif et financier (RAF) présent dans chaque entité de l Agence (sauf le siège) qui ont pour fonction de prévoir et piloter leur budget et suivre et exécuter la dépense. 2. Identification du besoin de formation L évolution réglementaire liée à la mise en place du décret n 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) au sein de l ANSES impose une nouvelle manière d appréhender la construction budgétaire et comptable d un Etablissement public. Dans cette perspective, l ensemble des acteurs du processus de gestion budgétaire et comptable sont impactés par cette nouvelle manière d appréhender la comptabilité publique. Comme tout établissement public, l Anses doit se conformer au nouveau cadre budgétaire et comptable à partir de 2016. A ce titre, l Agence souhaite accompagner ses agents au regard des moments fort du calendrier de transition qui se décline par : - La création du budget 2016 qui se décline en deux étapes : La présentation du budget primitif au conseil d administration en septembre 2015 La mise en place d un dialogue de gestion réalisé avec chaque entité / direction à l occasion de conférences budgétaire -> Automne 2015 - La clôture de gestion 2015 (recettes, dépenses, charge à payer, investissement) -> A partir de novembre 2015 Plusieurs publics au sein de l établissement ont été identifiés pour participer au dispositif de formation : Côté Agence comptable 1 - Les agents en charge des recettes (P1) ; - Les agents en charge du contrôle et du paiement des dépenses (P2). - Les managers en charge de la direction financière (P3) ; Côté Ordonnateur Direction financière - Les managers en charge de la direction financière (P3) ; - Les agents en charge du budget de l Etablissement (P4). Direction des achats - Les managers en charge de la direction des achats (P5) ; - Les chargés de marchés publics (P6) ; - Les agents en charge de commander et liquider une dépense (P7). Au sein des directions et entités de l Etablissement - Les agents en charge de commander et liquider une dépense (P8) ; - Les directeurs (P9) ; - Les responsables administratifs et financiers (P10) ; - Les agents responsables d une ligne budgétaire au siège (P11) ; 1 Pour mémoire l agence comptable est intégrée à la direction financière. Cf. paragraphe 1 Anses GBCP V1 Page 3
3. Définition du périmètre de la prestation Le prestataire aura la charge de réaliser la préparation et l animation des formations GBCP. Il fournira également à l Anses les supports de formation ainsi que les attestations de formation. 4. Présentation du dispositif de formation «GBCP» Afin de concourir à un accompagnement optimum au regard du besoin de formation, l Anses souhaite mettre en place un dispositif de formation modulaire qui s articule autour de quatre thématiques : - Budget ; - Dépenses ; - Recettes ; - Comptabilités. L agent s inscrit dans un parcours individualisé en correspondance avec les activités qu il exerce au quotidien. Dans la mesure du possible, à l occasion de la constitution des groupes, une cohérence par public sera respectée de manière à pouvoir homogénéiser les attentes (exemple : P4 puis P5 puis P11). Les groupes seront déterminés par l Anses en amont de la formation. En considérant les disponibilités et les enjeux spécifiques aux directeurs un module propre, mixant les quatre thématiques, sera intégré au dispositif de formation. Modules Durée Comptabilités ½ journée Recettes Dépenses ½ journée 1 journée En fonction des besoins Spécifi que ½ journé e Budget ½ journée P1 P4 P6 Public P2 P3 P11 P5 P10 P8 P7 P9 Anses GBCP V1 Page 4
L Anses étant un Etablissement déconcentré, les modules de formation pourront être réalisés à la suite afin d optimiser les déplacements des agents localisés en région. Au regard de la durée estimée des différents modules et du nombre d agent à former, le nombre de sessions prévisionnelles serait de : - Quatre modules «budget» soit 2 jours de formation pour l ensemble des sessions ; - Neuf modules «dépenses» soit 9 jours de formation ; - Trois modules «recettes» soit 1.5 jours de formation ; - Deux modules «comptabilités» soit 1 jour de formation ; - Deux modules spécifiques «directeurs» soit 1 jour de formation. 197 stagiaires potentiels ont été identifiés pour participer au dispositif de formation «GBCP». 5. Identification des objectifs pédagogiques de chaque module Le dispositif de formation doit permettre à chaque acteur du processus budgétaire et financier de l Anses de : - maîtriser un vocabulaire commun ; - connaître et comprendre les enjeux et finalité du nouveau cadre GBCP ; - connaître et comprendre les différents référentiels comptables ; - mieux appréhender son rôle, son activité dans le processus budgétaire et comptable de l Etablissement ; - Connaître et comprendre les nouveaux concepts budgétaires. Plus spécifiquement chaque module doit répondre à des objectifs spécifiques liés aux activités quotidiennes des participants. A l issu des modules de formation les agents auront la capacité de comprendre et mettre en œuvre les activités suivantes : Module «Budget» Gérer et suivre les AE / CP ; Présenter les Etats Budgétaires ; Concevoir et mettre en œuvre une démarche de programmation ; Elaborer, allouer et mettre à disposition un budget ; Comprendre l articulation entre les comptabilités. Module «Dépenses» Comprendre les processus de la dépense ; Réaliser un engagement juridique dans le cadre d un marché / hors marché ; Réaliser le service fait ; Réaliser une demande de paiement sur un engagement juridique / hors engagement juridique ; Mettre en paiement ; Réaliser une retenue de garantie ; Gérer les avances et les acomptes ; Module «Recettes» Comprendre le processus standard de la recette ; Gérer les recettes globalisées et fléchées ; Gérer les titres de recette ; Gérer les recettes au comptant. Anses GBCP V1 Page 5
Module «Comptabilités» Connaître et comprendre les différents éléments de comptabilités ; Comprendre l articulation entre les comptabilités. Comprendre et savoir réaliser des opérations pour compte de tiers ; Gérer la trésorerie ; Savoir identifier les cas particuliers et agir en conséquence. Module spécifique «Directeurs» Afin de garantir la qualité du dialogue budgétaire, l Anses souhaite que ses directeurs puissent bénéficier d une formation 1/2 journée sur les grands principes du nouveau cadre GBCP. Outre les objectifs commun décrits en introduction du paragraphe 5, les participants auront la capacité de : - présenter et argumenter leur budget 2016 sous format GBCP ; - s inscrire dans une démarche pluriannuelle de programmation budgétaire notamment en terme de dépense et d investissement ; - Identifier et anticiper les risques liés à la mise en place du nouveau cadre GBCP ; 6. Déroulement et calendrier Au regard des impératifs calendaires les modules de formation pour les populations suivantes, P1, P2, P3, P4, P5, P9, P10, P11 devront impérativement être réalisés en juin 2015. Autrement dit, deux modules spécifiques directeurs, quatre modules «budget» et 4 modules «dépenses». Module spécifique «directeur» : 8 ou 9 juin 2015 > 2 groupes à définir Module «Budget» + Module «dépense» à la suite Groupe 1 : 10 et 11 juin 2015 Groupe 2 : 11 et 12 juin 2015 Groupe 3 : 15 et 16 juin 2015 Groupe 4 : 16 et 17 juin 2015 Les formations restantes seront programmées à partir de septembre 2015 Module «dépense» 8 septembre 2015 9 septembre 2015 14 septembre 2015 17 septembre 2015 22 septembre 2015 Module «recette» 15 septembre 2015 18 septembre 2015 23 septembre 2015 Module «comptabilités» 15 septembre 2015 18 septembre 2015 De manière prévisionnelle, un module «dépenses» pourra être mis en place en 2016 et 2017. Anses GBCP V1 Page 6
7. Mise en place d actions de formation sur mesure Afin de garantir l accès à son dispositif de formation, l Anses peut mettre en place des actions de formation adaptées pour certains agents en situation d handicap. Le prestataire sera en charge de mettre en place une formation sur mesure au regard des activités de l agent. L animation pourra être réalisée, en tant que de besoin, sur un des sites de l Etablissement. Dans ce cadre, le prestataire devra indiquer dans l annexe 1 «grille tarifaire», le coût d une journée de formation sur mesure. Il indiquera également dans l annexe 1 le coût forfaitaire d un déplacement sur l un des sites de l Agence au regard de l annexe 2 «liste des entités Anses». Les commandes de cette prestation spécifique seront réalisées au cas par cas. 8. Critères d analyse des offres. Les propositions seront examinées suivant la répartition suivante : Prix : 40 % La proposition tarifaire devra clairement faire apparaitre un prix forfaitaire pour la phase de préparation Les coûts d animation et les frais de déplacement éventuels devront être unitaires et exprimés par jours d animation. Les frais annexes (frais de reproduction, conception des documents pédagogiques, mise à disposition des documents pédagogiques) seront également indiqués suivant un coût unitaire. Proposition technique : 60 % - Qualité des contenus et de la pédagogie des formations La proposition commerciale du contractant devra clairement exprimer les contenus, méthodes et outils pédagogiques utilisés. Une attention particulière sera portée sur le choix des méthodes et outils pédagogiques et sur l enchainement des séquences de formation. - Expériences Des informations sur l expérience et les connaissances des personnes susceptibles d intervenir sont demandées dans la proposition commerciale. Des références explicites sur la mise en œuvre de projet analogue devront également figurer dans l offre du prestataire. - Organisation du suivi administratif et pédagogique Le contractant devra clairement exposer l organisation du suivi administratif et pédagogique des formations, ainsi que l ensemble des outils utilisées dans le cadre du suivi de la prestation. La capacité du prestataire à démarrer les formations en juin 2015 sera appréciée et considéré comme déterminante dans le choix du prestataire. Anses GBCP V1 Page 7