S p é c i a l i s t e F i c h i e r C e n t r a l r é f é r e n t i e l d e c o m p é t e n c e s j a n v i e r 2 0 0 9
F o n d a t i o n G e n è v e P l a c e F i n a n c i è r e
P r é f a c e Le Fichier Central, comme son nom l indique, est le lieu où sont conservées les données relatives aux clients, ainsi que les documents contractuels entre le client et la banque. Même si ces données sont scannées, elles ont été traitées dans un premier temps sous forme papier au sein du Fichier Central. Avec l application des règles de lutte contre le blanchiment d argent (LBA), les banques doivent entre autre conserver des copies des passeports de leurs clients, ainsi que des informations très personnelles les concernant. On comprend ainsi l aspect confidentiel de ces données et les mesures de sécurité prises par les banques pour assurer la garantie du secret bancaire de leur clientèle. Les missions des collaboratrices et collaborateurs du Fichier Central sont assurément plus larges que le seul classement de documents et leur sécurité. En effet, ils doivent s assurer que les documents remis par les conseillers à la clientèle soient conformes, à la fois aux directives de la banque, mais aussi aux obligations de déclaration relatives à la fiscalité américaine et européenne, ainsi qu aux règles de lutte contre le blanchiment d argent. Ces dernières années les missions du Fichier Central ont évolué vers des activités de contrôle, d analyse, voire de conseils. Tout en conservant leur mission principale de garantir la sécurité des données clients, de plus en plus, et selon la grandeur de la banque, les collaborateurs du Fichier Central sont amenés à évaluer le niveau de risques LBA de chaque relation d affaires, devenant ainsi un appui important au service Compliance de la banque. On peut ainsi dire que l augmentation de la réglementation bancaire a donné un nouveau visage au Fichier Central, le faisant passer d un service purement administratif à un centre de compétences dont les responsabilités sont importantes et grandissantes. Dans ce contexte, il nous a paru nécessaire de réaliser le référentiel de compétences du responsable du Fichier Central. Notre démarche vise à donner un outil aux responsables des Ressources Humaines et du Fichier Central des établissements bancaires pour la définition de cahiers des charges ou la mise sur pied d'une formation spécifique dans ce domaine. Nous remercions les Maisons qui ont mis à notre disposition des collaborateurs spécialisés dans ce domaine pour notre groupe de travail qui a abouti, grâce à leurs compétences, à ce document. S t e v e B E R N A R D D i r e c t e u r G e n è v e, j a n v i e r 2 0 0 9 S p é c i a l i s t e F i c h i e r C e n t r a l 1
L e S p é c i a l i s t e F i c h i e r C e n t r a l Le Spécialiste Fichier Central est un expert de la gestion des dossiers clients de la banque sur le plan de leur protection et de leur conservation ainsi que de la gestion des données des clients dans les différents systèmes. Son rôle consiste à: assurer une conservation appropriée des dossiers clients garantir une documentation complète et cohérente des dossiers s assurer que le contenu des dossiers répond aux exigences légales et réglementaires organiser le Fichier Central comme une unité de service efficace répondant aux besoins des collaborateurs et de la Direction de la banque. S p é c i a l i s t e F i c h i e r C e n t r a l 3
M I S S I O N S Vérifier la bonne constitution des dossiers des nouvelles relations d affaires Mettre à jour les dossiers clients Procéder à la clôture du compte Assurer le classement et la sauvegarde des dossiers Gestion du courrier en banque restante Établir des reportings 4
A C T I V I T É S Vérifier l intégralité et la cohérence des documents contractuels Vérifier l intégralité et la cohérence des documents LBA Demander au gestionnaire les documents manquants en vue de la décision d ouverture Saisir les données dans le/les système(s) informatique(s) Vérifier l intégralité et la cohérence des documents à caractère fiscaux et réglementaires Vérifier si les documents remis révèlent un élément de risque opérationnel, juridique ou de réputation Vérifier les documents additionnels et leur cohérence par rapport au dossier existant Procéder à l annulation et au remplacement des documents Gérer les retours de courrier Vérifier si les documents remis révèlent un élément de risque opérationnel, juridique ou de réputation Saisir les nouvelles données dans le/les système(s) informatique(s) Vérifier la réception des ordres de clôture de la banque ou du client Effectuer la mise à jour informatique de la clôture Archiver le dossier Classer les documents Respecter les consignes de sécurité Effectuer la sauvegarde des documents Éliminer les documents selon le Code suisse des obligations Gérer la consultation des dossiers par des personnes externes ainsi que la mise à disposition des documents Imprimer et remettre le courrier Enregistrer les décharges Établir des reportings opérationnels du service Fichier Central Étabir des reportings qualitatifs et quantifatifs de la gestion des données S p é c i a l i s t e F i c h i e r C e n t r a l 5
L e s s a v o i r - ê t r e R i g u e u r Etre capable d effectuer son travail avec une rigueur extrême. Le Spécialiste Fichier Central sait exécuter des tâches en allant dans le détail pour assurer une qualité dans la tenue des dossiers. Il sait ne pas relâcher son exigence de rigueur dans la durée et dans des situations de pression. F e r m e t é Etre capable de fixer les limites de ce qui peut être accepté, de ne pas transiger et de savoir dire non. Le Spécialiste Fichier Central sait faire preuve de persuasion, de persévérance et de ténacité pour faire accepter le respect des règles liées à la documentation. O r g a n i s a t i o n Etre capable de structurer et d'organiser son environnement en vue de remplir de façon efficace les missions qui lui sont confiées. Le Spécialiste Fichier Central a une aptitude poussée au classement et à la gestion rigoureuse de documents. Il sait définir des objectifs clairs et précis et élaborer un plan d'action pour y parvenir. Il est capable de déléguer certaines tâches et contrôler leur réalisation. Il sait proposer un mode de fonctionnement efficace. C o m m u n i c a t i o n Etre capable d'avoir une attitude permettant d'établir et de maintenir une relation de compréhension et de confiance avec autrui. Le Spécialiste Fichier Central a le sens de l'écoute et du dialogue. Il est capable de se mettre à la place de l'autre dans le but d'une meilleure efficacité dans les objectifs à atteindre. Le Spécialiste Fichier Central a la capacité de faire comprendre les contraintes réglementaires parfois très formelles en matière de documentation afin de faire adhérer les personnes à l observation des règles. 6
C o o p é r a t i o n Etre capable d'établir des relations constructives en favorisant le travail d'équipe sur la base du bien commun de l'entreprise. Le Spécialiste Fichier Central favorise les relations de confiance dans son équipe et avec les Conseillers à la clientèle afin d être un appui pour eux dans la réalisation de leurs activités. Il sait être à l'écoute et favoriser les meilleures voies pour le résultat attendu. A n a l y s e Etre capable de comprendre des informations diverses et d en extraire les éléments pertinents en vue d apporter une solution à un problème posé ou une attente de sa clientèle interne. Le Spécialiste Fichier Central sait, dans le cadre d une situation particulière, évaluer les informations récoltées ou apprises et en faire une synthèse. O r i e n t a t i o n v e r s s o n c l i e n t i n t e r n e Etre capable de mettre sa volonté et son engagement au service des résultats attendus et la satisfaction des collaborateurs de la banque qui sont ses clients internes. Le Spécialiste Fichier Central, se comporte comme un prestataire de services qui doit satisfaire les demandes qui lui sont faites tant sur la plan de la qualité de la prestation que de la rapidité de son exécution. C o n f i d e n t i a l i t é Etre capable d appliquer des règles strictes de confidentialité concernant les informations dont il a connaissance dans le cadre de son activité au sein de la banque. Le Spécialiste Fichier Central sait faire la différence entre les informations qu il peut transmettre et celles qui sont strictement confidentielles concernant les dossiers dont il a la responsabilité. S p é c i a l i s t e F i c h i e r C e n t r a l 7
A C T I V I T É S Vérifier l intégralité et la cohérence des documents LBA LBA Vérifier la bonne constitution des dossiers des nouvelles relations d affaires Vérifier l intégralité et la cohérence des documents LBA Vérifier l intégralité et la cohérence des documents à caractère fiscaux et réglementaires Demander au gestionnaire les documents manquants en vue de la décision d ouverture Vérifier si les documents remis révèlent un élément de risque opérationnel, juridique ou de réputation 8 Saisir les données dans le/les système(s) informatique(s)
S A V O I R S S A V O I R - F A I R E S A V O I R - Ê T R E Les documents d ouverture de compte La procuration Le compte joint Les sociétés et les trusts Le secret bancaire Les règles en matière de signatures La graphologie La CDB 08 Les trusts Les règles internes en matière de LBA Les sociétés de domicile Le profil client Le US QI La TVA La fiscalité européenne Le timbre fédéral Le «bollo» tessinois Les différentes décharges en matière de secret bancaire Le mandat de gestion de fortune / Mifid Le rôle du Gestionnaire et du Compliance officer dans l application des règles LBA Les règles internes en matière d ouverture de comptes Les règles internes en matière LBA L OBA-CFB Les critères de risques juridiques et de réputation de la banque Les missions du Risk manager et du Compliance officer reconnaître les documents qui doivent être signés par le client selon le type de compte déceler si ce n est pas la personne requise qui a signé un document déceler les éléments contradictoires reconnaître une éventuelle falsification de signature détecter si un formulaire CDB n est pas rempli correctement reconnaître les documents qui doivent être remplis et signés pour respecter la CDB contrôler si les documents sociaux requis sont complets et valables appliquer les règles de la CDB 08 et les directives internes en matière de LBA détecter si des copies de pièces de légitimations paraissent suspectes identifier les relations d affaires soumises aux différentes taxes déterminer si un US QI est correctement rempli vérifier si les décharges pour la fiscalité de l épargne sont remplies correctement déceler les clients qui doivent remplir soit le W8 ou W9 déceler les clients qui doivent remplir la décharge pour la fiscalité de l épargne déceler des incohérences entre le mandat de gestion de fortune et le client déceler les documents manquants et incomplets dans le dossier d ouverture de compte expliquer les manquements aux Gestionnaires détecter les facteurs de risque sur la base des documents remis par le Gestionnaire et/ou déjà en possession de la banque aller chercher l information dans le dossier client rigueur sens de l observation rigueur sens de l observation rigueur sens de l observation communication affirmation analyse Les systèmes de bases de données, leurs importances l organisation bancaire utiliser le/les système(s) spécifique(s) de la banque S p é c i a l i s t e F i c h i e r C e n t r a l 9
A C T I V I T É S Vérifier les documents additionnels et leur cohérence par rapport au dossier existant Vérifier si les documents remis révèlent un élément de risque opérationnel, juridique ou de réputation Mettre à jour les dossiers clients Procéder à l annulation et au remplacement des documents Gérer les retours de courrier Saisir les nouvelles données dans le/les système(s) informatique(s) 10
S A V O I R S S A V O I R - F A I R E S A V O I R - Ê T R E La CDB 08 Les documents d ouverture de compte Les documents à caractères fiscaux déceler les erreurs éventuelles dans les documents remis conseiller Gestionnaire des manquements rigueur sens de l observation L OBA-CFB Les critères de risques juridiques et de réputations de la banque Les missions du Risk manager et du compliance officer détecter les facteurs de risque sur la base des documents remis par le Gestionnaire et/ou déjà en possession de la banque savoir où aller chercher l information vérifier si une nouvelle donnée induit d autres changements (risque, courrier, décharge, etc.) utiliser les bases de données documentaires (Factiva, LexisNexis, etc.) analyse Le contenu du dossier client La gestion des documents annulés reconnaître les documents qui ne sont plus d actualité classer les documents qui ne sont plus d actualité rigueur application organisation Les avoirs sans nouvelles Les règles internes en matière d avoirs sans nouvelles différencier un retour de courrier d un avoir sans nouvelles Savoir à qui s adresser Les systèmes de bases de données, leurs importances l organisation bancaire utiliser le/les système(s) spécifique(s) de la banque rigueur S p é c i a l i s t e F i c h i e r C e n t r a l 11
A C T I V I T É S globaux Vérifier la réception des ordres de clôture de la banque ou du client Effectuer la mise à jour informatique de la clôture Procéder à la clôture du compte Archiver le dossier 12
S A V O I R S S A V O I R - F A I R E S A V O I R - Ê T R E Les procédures internes de clôture de compte appliquer la procédure de clôture des comptes vérifier la conformité des signatures rigueur application Les informations à saisir lors de la clôture d un dossier utiliser le/les système(s) spécifique(s) de la banque rigueur L organisation de l archivage Les règles en matière de conservation de documents utiliser le système d archivage respecter les directives en matière d archivage rigueur application organisation S p é c i a l i s t e F i c h i e r C e n t r a l 13
A C T I V I T É S Classer les documents Respecter les consignes de sécurité Assurer le classement et la sauvegarde des dossiers Effectuer la sauvegarde des documents Eliminer les documents selon le Code suisse des obligations Gérer la consultation des dossiers par des personnes externes ainsi que la mise à disposition des documents 14
S A V O I R S S A V O I R - F A I R E S A V O I R - Ê T R E Les systèmes de classement des dossiers clients organiser le système de classement respecter les directives en matière de classement rigueur application organisation Les mesures de sécurité du Fichier Central Les règles de sécurité en matière de dossiers clients appliquer les consignes de sécurité en matière de protection des documents respecter les directives en matière d accès au Fichier Central rigueur Le/les système(s) de sauvegarde de documents Les règles de sauvegarde de documents utiliser le/les système(s) de sauvegarde effectuer un contrôle qualitatif de la bonne reproduction des documents Bases légales Règles internes identifier les documents devant être conservés respecter les règles de sécurité lors des destructions Les règles de sécurité en matière de dossiers client l organisation du Fichier Central Les principes de contrôle interne et externe appliquer les consignes de sécurité mettre en place un contrôle de la constitution des dossiers rigueur organisation S p é c i a l i s t e F i c h i e r C e n t r a l 15
A C T I V I T É S Imprimer et remettre le courrier Enregistrer les décharges Gestion du courrier en banque restante 16
S A V O I R S S A V O I R - F A I R E S A V O I R - Ê T R E Les règles internes Les outils informatiques spécifiques Les règles de sécurité savoir où aller chercher l information utiliser l outil informatique appliquer les règles de sécurité et de discrétion Les règles internes en matière de signature Les règles de remise ou de destruction de documents appliquer les règles de sécurité lors de la remise de documents saisir et classer les enregistrements respecter les règles de sécurité lors de la destruction de documents S p é c i a l i s t e F i c h i e r C e n t r a l 17
A C T I V I T É S Établir des reportings opérationnels du service Fichier Central Établir des reportings qualitatifs et quantifatifs de la gestion des données Établir des reportings 18
S A V O I R S S A V O I R - F A I R E S A V O I R - Ê T R E Activités et processus du Fichier Central Méthodes de contrôle évaluation des besoins en information élaborer et rédiger un reporting appliquer les éléments de mesure selon les critères établis L organisation du Fichier Central Les méthodes de contrôle Les risques opérationnels, juridiques et de réputation Les critères d évaluation qualitatifs et quantitatifs de la banque appliquer les éléments de mesure selon les critères établis collecter les informations requises élaborer et rédiger un reporting S p é c i a l i s t e F i c h i e r C e n t r a l 19
La Fondation Genève Place Financière remercie les établissements et les spécialistes métiers du Fichier Central qui ont contribué à l'élaboration du référentiel. Ce sont : BANQUE SYZ & CO SA, Monsieur Daniel NOIRAT BNP PARIBAS (SUISSE) SA, Madame Loredana CALIFANO DEUTSCHE BANK (SUISSE) SA, Monsieur Bruno MIGLIARINI J.P. MORGAN (SUISSE) SA, Madame Nicole STUDER-MOREL MIRABAUD & CIE, Banquiers Privés, Monsieur Stéphane MEIER UNION BANCAIRE PRIVÉE, UBP SA, Monsieur Nacer BEL MERABET UBS SA, Monsieur Pierre DEVANTHEY Le référentiel a été réalisé sous la responsabilité de Monsieur François LARREY, Conseiller de Genève Place Financière pour la Formation. 20
F o n d a t i o n G e n è v e P l a c e F i n a n c i è r e La Fondation Genève Place Financière est l'organe faîtier de la Place financière de Genève dont elle soutient le développement. Elle entretient des liens étroits avec la communauté financière, les autorités et d autres secteurs de l économie suisse et genevoise. La Fondation est un creuset d idées et d actions. Son Conseil comprend les représentants éminents des composantes principales du secteur financier genevois : grandes banques, banques étrangères, banquiers privés, banques commerciales et de gestion, banques cantonales, gestionnaires de fortune indépendants, études d avocats, fiduciaires, et secteur du négoce de matières premières. La Fondation a pour mission d assister le secteur bancaire et de maintenir la réputation de Genève en tant que référence mondiale de la gestion de fortune et du négoce de matières premières. B o u l e v a r d d u T h é â t r e 4 C a s e P o s t a l e 5 3 2 2 C H - 1 2 1 1 G e n è v e 1 1 T é l. + 4 1 ( 0 ) 2 2 8 4 9 1 9 1 9 F a x + 4 1 ( 0 ) 2 2 8 4 9 1 9 2 0 w w w. g e n e v e - f i n a n c e. c h w w w. e d u b a n k. c h