Sage Start Saisie des collaborateurs Instructions A partir de la version 2015 09.10.2014
Table des matières Table des matières 2 1.0 Base du personnel 3 2.0 Informations relatives aux personnes («données personnelles») 4 2.1 Registre Données personnelles 5 2.2 Registre Activité 7 2.3 Registre Salaire 8 2.4 Registre Impôt à la source 13 2.5 Registre Paiement 16 2.6 Registre Finances 18 2.7 Registre Statistique 19 2.8 Registre Textes 20 2.9 Modification des champs (à partir de la gamme Professional) 20 Guide de saisie des collaborateurs Page 2 sur 21
1.0 Base du personnel La configuration de la gestion des salaires permet principalement de saisir les données des collaborateurs. Outre les données personnelles, vous enregistrez également les éléments de salaire fixes des collaborateurs. Les coordonnées bancaires et, le cas échéant, les enfants bénéficiant d'allocations, font également partie des données des collaborateurs. Vous pouvez aussi copier un collaborateur existant afin de saisir un nouveau collaborateur avec les mêmes données. La fonction «Voir les certificats» vous permet d'appeler le manager de certificats WEKA. Les paramétrages d'alerte de l'agenda peuvent être configurés via la fonction «Alertes». La base du personnel se trouve dans le menu «Gestion des salaires Base du personnel» Illustration : base du personnel Pour saisir un nouveau collaborateur, cliquez sur le bouton «Nouveau» dans la base du personnel. Si vous voulez copier un collaborateur existant et utiliser ses données comme modèle, sélectionnez la personne en question et cliquez sur le bouton «Dupliquer». Guide de saisie des collaborateurs Page 3 sur 21
2.0 Informations relatives aux personnes («données personnelles») La fonction «Créer un certificat» permet d'ouvrir le manager de certificats et le bouton «Ouvrir l'archivage» permet d'accéder à l'archivage des données. Ces deux fonctions sont décrites dans un document séparé. Illustration : informations relatives aux personnes («données personnelles») Guide de saisie des collaborateurs Page 4 sur 21
2.1 Registre Données personnelles Les informations personnelles relatives aux collaborateurs sont saisies et gérées dans le registre «Données personnelles». Illustration : registre Données personnelles Le numéro d'employé ne doit pas faire plus de 10 chiffres et peut être saisi en caractères alphanumériques. Lors de la première utilisation, les nationalités doivent être importées. Une fois qu'une nationalité a été importée, elle peut être utilisée pour chaque collaborateur. Pour importer les nationalités nécessaires : Cliquez dans le champ Nationalité (clic droit). Sélectionnez «Créer». Choisissez le pays souhaité à l'aide de la touche Ctrl. Confirmez avec «OK». Illustration : nationalité La nationalité activée peut maintenant être sélectionnée dans la base du personnel. Vous pouvez saisir deux adresses par collaborateur. L'adresse de résidence est également automatiquement enregistrée dans le sous-registre «Adresse d'expédition». Si l'adresse d'expédition diffère de l'adresse de résidence, vous pouvez la saisir manuellement dans le registre «Adresse d'expédition». C'est toujours l'adresse d'expédition qui est imprimée sur la fiche de salaire. De plus, vous pouvez enregistrer une photo pour chaque collaborateur. Cliquez en haut à droite sur la flèche, dans l'écran photo. Sélectionnez le chemin d'accès correspondant et la photo. Guide de saisie des collaborateurs Page 5 sur 21
Lors de l'établissement des salaires, la gestion des salaires de Sage Start permet d'effectuer un calcul exact des allocations pour enfant et des allocations de formation, pour autant que les tarifs en vigueur dans les cantons et les enfants bénéficiaires soient enregistrés. Illustration : barre de menu Personnel Pour saisir un nouveau membre de la famille, cliquez sur le bouton «Nouveau» dans le ruban Membre de la famille. Illustration : membre de la famille La date pour l'«allocation pour enfant jusqu'à» est automatiquement calculée à partir de la date de naissance (jusqu'à 16 ans révolus). Les données de l'allocation de formation «de-jusqu'à» sont saisies et prolongées conformément à l'attestation de la caisse de compensation. S'il y a une différence de versement par rapport à un autre canton, celle-ci est saisie dans le champ «Montant». Autrement, ce champ reste vide. Le champ vide indique l'information <Tableau CAF> : cela signifie que les valeurs de la tabelle des allocations familiales sont reprises dans le calcul des salaires. Guide de saisie des collaborateurs Page 6 sur 21
Ici, vous avez également la possibilité d'enregistrer le partenaire du salarié. Cette option est particulièrement importante pour les collaborateurs assujettis à l'impôt à la source, dans la mesure où le tarif est différent pour le salarié dont le partenaire travaille. 2.2 Registre Activité Ce registre sert à gérer les entrées et les sorties Il contient également des informations internes à l'entreprise concernant les collaborateurs, comme par exemple leur fonction et leur division. Illustration : activité Le 1 er mois de décompte actuel fait automatiquement office de date d'entrée. Les autres entrées et sorties sont traitées dans l'ordre chronologique. Par entrée/sortie on entend la cessation ou la reprise d'un contrat de travail, et non les interruptions en raison de congé, congé maternité, etc. A chaque sortie, les calculs des soldes cumulatifs des plafonds salariaux annuels maximaux de l'ac et de la LAA sont clôturés et, à chaque nouvelle entrée la même année, ils sont réouverts avec des valeurs remises à 0. Les collaborateurs qui sont sortis et rentrés plusieurs fois au cours de l'année apparaissent donc plusieurs fois dans les décomptes AVS, AC et LAA. Dès qu'une date de sortie a été saisie et qu'elle se trouve dans le passé, le statut du collaborateur est réglé sur «Inactif» et ne sera plus pris en compte pour les décomptes de salaire futurs. Si vous voulez procéder à un versement complémentaire après la sortie d'un collaborateur, réglez de nouveau manuellement son statut sur «Actif». Guide de saisie des collaborateurs Page 7 sur 21
Illustration : statut de la personne Si une date de sortie est fixée, la date de validité sera automatiquement réglée sur «valable jusqu'au» pour les déductions dans la base du personnel. Le canton de travail doit impérativement être saisi puisqu'il est nécessaire au calcul des allocations pour enfant. Si vous activez l'option «Rôle Gestion commerciale, Responsable du dossier», le collaborateur est alors en charge du dossier lors de la saisie d'une nouvelle facture client. 2.3 Registre Salaire Illustration : salaire Le registre «Salaire» sert à saisir et à gérer toutes les données salariales. Les données saisies sont automatiquement prises en compte lors de l'établissement des salaires et ne doivent pas être reprises dans les données de salaire variables. Illustration : taux d'occupation Guide de saisie des collaborateurs Page 8 sur 21
Ce registre permet d'enregistrer le type de salaire, le taux d'occupation et un éventuel travail annexe. Option «Travail annexe» Si un collaborateur exerce une activité parallèle, la case correspondante est cochée. Le programme prend alors automatiquement en compte le salaire hors AVS. Données de salaire Les données de salaire regroupent toutes les données concernant le salaire de base du collaborateur. Les allocations pour enfant en sont exclues et sont calculées à partir des enfants saisis et du tableau CAF. Illustration : genre de salaire Le bouton «Ajouter genre salaire» permet de saisir de nouveaux genres de salaire. Le salaire de base doit toujours être saisi à 100 %, même si le collaborateur ne travaille pas à temps complet. Le programme calcule automatiquement le montant réduit à l'aide du pourcentage d'emploi (taux d'occupation). Dans la gamme Professional, un historique des différents genres de salaire peut également être configuré. Cela vous permet de saisir également les données de salaire à venir. Illustration : données de salaire Si un genre de salaire n'est plus nécessaire, la date correspondante dans «valable jusqu'au» doit être saisie. Le genre de salaire n'est plus calculé après expiration. Pour supprimer un genre de salaire, sélectionnez le genre de salaire en question et cliquez sur le bouton «supprimer genre salaire». Guide de saisie des collaborateurs Page 9 sur 21
Illustration : supprimer un genre de salaire Notez qu'aucune donnée de salaire variable n'est saisie ici. Ces données sont fournies lors du calcul. Déductions Cette rubrique sert à définir les déductions pour chaque collaborateur. L'option «Afficher déductions actives» vous permet de masquer les déductions pas encore valables ou celles dont la date d'échéance est passée. Illustration : filtre des déductions Dans la colonne «Type de déduction», vous décidez quels genres de salaire sont intégrés automatiquement ou non dans le décompte de salaire. Pour saisir de nouvelles déductions, cliquez sur le bouton «Ajouter». Illustration : ajouter une déduction La rubrique «Déductions» contient différentes colonnes présentées ci-dessous. Illustration : colonnes des déductions Guide de saisie des collaborateurs Page 10 sur 21
Code de déduction Le code de déduction correspond au code enregistré dans le tableau d'aide «Configurations de déduction» et permet de définir le pourcentage utilisé pour le calcul. Une fois le code de déduction défini, le type d'assurance et la date «Valable à partir de»sont automatiquement enregistrés. Si vous souhaitez modifier le code de déduction, cliquez dans le champ pour obtenir la liste de sélection. Elle répertorie toutes les déductions par type d'assurance. Illustration : modifier le code de déduction Il n'est possible de modifier le code de déduction que si la déduction actuelle n'a pas encore été utilisée pour un décompte de salaire. Type d'assurance Le type d'assurance définit le groupe de déduction auquel appartient le code. Le type d'assurance ne peut pas être modifié ici, il est enregistré dans le tableau d'aide «Déductions». Déduction Les pourcentages sont enregistrés automatiquement, pour autant qu'ils aient déjà été saisis sous le code de déduction correspondant dans le tableau d'aide «Configurations de déduction». Toutefois, ces pourcentages peuvent être adaptés individuellement, selon le collaborateur. Dès que le premier décompte de salaire a été lancé, les pourcentages ne peuvent plus être écrasés. Dans ce cas, les déductions doivent être à nouveau saisies. La date d'échéance de l'«ancienne» déduction et la date de départ de la «nouvelle» déduction sont fixées automatiquement. Valable à partir de/valable jusqu'au La date «Valable à partir de» est automatiquement enregistrée, après avoir sélectionné la déduction. La date ne peut pas être modifiée car les déductions sont systématiquement valables à partir du mois actuel. Si une déduction n'est plus nécessaire, elle doit à nouveau être saisie, avec le type de déduction «Aucune déduction / Pas assuré» ou «Non soumis». Guide de saisie des collaborateurs Page 11 sur 21
Type de déduction Le type de déduction définit le mode de calcul de la déduction. Vous pouvez par exemple spécifier si la déduction doit être calculée en francs ou en pourcentage, ou bien si elle est reprise par le salarié ou par l'employeur. Code LPP Dans cette colonne, vous pouvez enregistrer les valeurs issues de la tabelle LPP. Le champ est déverrouillé lorsque le type de déduction est réglé sur «Tableau LPP - déduction en %» ou «Tableau LPP - déduction en % payée par l'employeur». Illustration : Tableau LPP - déductions Pour supprimer une déduction, sélectionnez la ligne souhaitée et cliquez sur le bouton «Supprimer déductions». Illustration : supprimer une déduction Dès que le premier décompte de salaire a été lancé, plus aucune déduction ne peut être supprimée. Les déductions prévues par la loi ne peuvent pas être supprimées! Nous vous recommandons de laisser les déductions qui ne sont pas nécessaires (p. ex. LAAC11) et de régler le type de déduction sur «Aucune déduction / Pas assuré». Ceci contribue au bon déroulement des rapports de fin d'année. Guide de saisie des collaborateurs Page 12 sur 21
2.4 Registre Impôt à la source Illustration : registre Impôt à la source Si le permis de séjour C est enregistré, les autres champs sont automatiquement désactivés, étant donné que les collaborateurs titulaires de ce permis ne sont pas assujettis à l'impôt à la source. Il est également possible de ne pas assujettir à l'impôt à la source des collaborateurs étrangers qui ne sont pas titulaires du permis C ; notamment si ces collaborateurs sont mariés à un Suisse. Activez alors la case «IS désactivé». La validité du permis de séjour est saisie dans le champ de «Valable jusqu'au». Illustration : permis valable jusqu'au Ce champ n'a au premier abord aucune fonction spécifique. Cependant, il doit y avoir une alerte dans l'agenda lorsque le permis expire. Contenu de l'alerte : nom, prénom du collaborateur, permis [permis de séjour] expirant à partir du [permis valable jusqu'au]. L'alerte doit être enregistrée pour le dernier jour de travail du mois précédant la date d'expiration du permis. Illustration : expiration du permis dans l'agenda Guide de saisie des collaborateurs Page 13 sur 21
Code d'impôt à la source Le code d'impôt à la source est généré automatiquement par le programme, à partir des données de base du collaborateur. Si vous enregistrez par exemple le permis B pour un collaborateur, un code d'impôt à la source sera automatiquement proposé. Illustration : sélection du permis Illustration : proposition du tarif d'impôt à la source Pour modifier le tarif, cliquez soit sur le bouton «Modifier barème», soit directement sur le code d'impôt à la source. Illustration : modifier le tarif d'impôt à la source Guide de saisie des collaborateurs Page 14 sur 21
Le tarif actuel du collaborateur s'affiche dans une autre fenêtre. Illustration : modifier l'impôt à la source Cliquez sur le bouton «Réglages» pour accéder directement au tableau d'aide «Réglages de l'impôt à la source». Dans ce tableau, vous pouvez régler les paramètres des tarifs de chaque canton. Les paramètres des tarifs sont affichés dans la boîte de dialogue «Saisie code IS». Vous pouvez modifier ces paramètres pour chaque collaborateur. Vos adaptations sont affichées automatiquement sous «Code généré». Cliquez sur «OK» pour revenir au registre Impôt à la source. En enregistrant la personne, le code est comparé aux informations saisies sur le collaborateur. Si les informations du collaborateur ne correspondent pas au code, une nouvelle fenêtre s'ouvre et une adaptation du code est proposée. Si vous fermez la fenêtre avec «non», l'«ancien» code sera conservé. Illustration : vérification du tarif d'impôt à la source Guide de saisie des collaborateurs Page 15 sur 21
2.5 Registre Paiement Ce registre regroupe tous les comptes de versement du collaborateur ainsi que les éventuelles saisies sur salaire. Illustration : registre Paiement Le bouton «Nouveau» permet de saisir un nouveau compte de versement Choisissez le compte de débit dans la liste de sélection. Illustration : détails du versement Sélectionnez ensuite les informations du collaborateur. Déterminez si le versement doit se faire par compte postal ou par compte bancaire. Si le montant est versé sur un compte bancaire, le numéro IBAN doit impérativement être enregistré. Ce numéro contient toutes les données importantes pour réaliser des paiements. La saisie du numéro de compte n'est dans ce cas pas nécessaire. Si vous ne connaissez pas le numéro IBAN du collaborateur, vous pouvez générer le numéro correct via le bouton «Lien outil IBAN», à l'aide du numéro de compte et du numéro clearing. Vous pouvez saisir un nombre illimité de comptes de versement du collaborateur et de comptes d'un bénéficiaire tiers. Guide de saisie des collaborateurs Page 16 sur 21
Illustration : ratio du versement Dans le champ «Ratio», vous pouvez définir, pour chaque compte de versement, si s'agit d'un montant fixe, d'une valeur en % du montant de versement, de la valeur d'un genre de salaire ou bien tout simplement d'un reste qui doit être transféré. Le champ «Ratio» n'est activé que si au moins deux comptes de versement sont enregistrés. Illustration : priorité du versement La priorité du versement, autrement dit dans quel ordre les comptes doivent être pris en compte lors de la création du cycle de paiement, est définie selon le classement des comptes de versement dans la tabelle. Plus un compte est haut placé dans la tabelle, plus sa priorité sera importante. Le compte avec la priorité la plus basse, autrement dit le dernier compte dans la tabelle, reçoit automatiquement le ratio «Reste». L'ordre des versements peut être réglé à l'aide des flèches à droite de la boîte de dialogue. Si les coordonnées bancaires saisies ne se réfèrent pas au collaborateur, mais à un autre destinataire (par exemple dans le cas d'une pension alimentaire à verser, de saisies sur salaire, etc.), un bénéficiaire tiers doit être activé sous «Paiement à». Guide de saisie des collaborateurs Page 17 sur 21
2.6 Registre Finances Vous avez la possibilité de comptabiliser les genres de salaire individuels pour le collaborateur dans la partie supérieure du registre «Finances». Les centres de coûts sont enregistrés dans la partie inférieure. Illustration : registre Finances La comptabilisation des genres de salaire permet de définir et d'élaborer une comptabilisation valable uniquement pour ce collaborateur. Centre de coût (à partir de la gamme Standard) Les centres de coûts peuvent être enregistrés dans la partie inférieure du registre. Ces derniers doivent tout d'abord être saisis dans le menu «Données de base / Centres de coûts». Pour ajouter un centre de coûts, cliquez sur le bouton «Ajouter centre de coûts». Pour supprimer à nouveau un centre de coûts, cliquez sur le bouton «Supprimer». Guide de saisie des collaborateurs Page 18 sur 21
2.7 Registre Statistique Illustration : Registre Statistique Numéro REE Le numéro REE est issu du registre des entreprises et des établissements et est attribué par l'office fédéral de la statistique. Il est nécessaire à l'enquête sur la structure des salaires (OFS) et est enregistré dans les paramètres de base et sélectionné dans la base du personnel. (Si vous n'avez reçu aucun numéro REE, saisissez par exemple le numéro 12345677 dans «Paramètres de base / Paramètres de base / Registre Statistique des salaires».) Heures/semaine Le nombre d'heures par semaine doit être enregistré car il est également nécessaire au calcul des genres de salaire individuels. Si ce nombre a déjà été enregistré dans les paramètres de base, il est automatiquement repris dans ce registre. Attention : si le collaborateur ne travaille pas à 100 %, le nombre d'heures/semaine doit être calculé sur la base du taux d'occupation. P. ex. 100 % = 40 heures ; 80 % = 32 heures. Si votre entreprise est dans l'obligation de participer à l'enquête suisse sur la structure des salaires (OFS), les valeurs correctes doivent être attribuées aux personnes soumises à la statistique dans le registre «Statistique». La plupart des champs comportent une sélection prédéfinie : utilisez la flèche pour descendre vers le bas. Pour les personnes non soumises à la statistique, activez l'option «Exclure la personne de la statistique». L'activité, le niveau du cadre, la formation, l'exigence, l'accord salarial, la forme de salaire et la forme de contrat sont définis pour chaque collaborateur. Guide de saisie des collaborateurs Page 19 sur 21
2.8 Registre Textes Illustration : registre Textes Le domaine «Commentaire» permet de saisir des remarques individuelles concernant la fiche de paie. Elles seront imprimées sur le prochain décompte de salaire et supprimées dès lors qu'à la fin du traitement des salaires, l'option standard «Supprimer les remarques pour le décompte de salaire dans la base du personnel» n'a pas été désactivée. La zone de texte «Notes» permet de saisir des mémos concernant la personne actuellement active. Elles ne sont pas imprimées sur le décompte de salaire. Après avoir sélectionné les textes insérés, une barre de formatage des caractères est activée, avec les symboles connus issus des programmes de traitement de texte et les fonctionnalités propres au formatage du texte. 2.9 Modification des champs (à partir de la gamme Professional) La modification des champs vous permet de modifier simultanément diverses données concernant tous les collaborateurs ou un en particulier. Cliquez sur le bouton «Modification des champs» qui se trouve dans la base du personnel. Illustration : appel de la modification des champs La modification des champs est répartie entre les domaines Données personnelles, Activité, Salaire et Paiement. Guide de saisie des collaborateurs Page 20 sur 21
Domaine Données personnelles Ici, vous pouvez modifier aussi bien la langue que la nationalité des collaborateurs. Domaine Activité Cette option vous permet de modifier le lieu de travail. Domaine Salaire Dans ce domaine, vous pouvez modifier le type de salaire, le taux d'occupation, un genre de salaire ou bien une déduction dans la base des salaires. Aucun nouveau genre de salaire ou déduction ne peut être ajouté, seuls ceux qui existent déjà peuvent être modifiés. Domaine Paiement En modifiant le champ «Paiement», vous pouvez changer le compte de débit de l'employeur. Pour procéder à une modification, cliquez sur l'entrée souhaitée dans la partie supérieure, par exemple sur «Données personnelles Changer la langue». Illustration : modification du champ A gauche, sélectionnez ensuite tous les collaborateurs concernés par la modification. Si vous voulez tous les sélectionner, cliquez sur la petite case dans le coin en haut à gauche. Illustration : sélection de la modification du champ A droite, vous pouvez procéder à la modification correspondante puis la lancer via «Reprendre modification». Guide de saisie des collaborateurs Page 21 sur 21