Dématérialisation et mobilité Comment gérer le dernier maillon du processus? 1
LA DEMATERIALISATION, UN ENJEU ECONOMIQUE ET ECOLOGIQUE La dématérialisation n est pas un sujet nouveau pour les entreprises, mais il est tout à fait d actualité en cette période de crise. La dématérialisation permet en effet des gains substantiels à plusieurs niveaux : Rapidité de traitement des données : en éliminant les tâches manuelles, la chaîne de traitement de l information est accélérée et l entreprise gagne en agilité. Un enjeu particulièrement important pour les projets de gestion de la relation client. Traçabilité des données : l informatisation des processus, soutenue par les évolutions réglementaires, contribue à optimiser la traçabilité des documents et à sécuriser leur contenu. Fiabilité des informations : en informatisant toute la chaîne de traitement, les erreurs de saisies sont éliminées et les données sont plus justes. Baisse des coûts : en éliminant le traitement des documents papiers, l entreprise réalise des économies directes sur ses ressources humaines et matérielles. La dématérialisation agit aussi tout simplement au niveau des économies de papier. Beaucoup d entreprises ont mis en place des politiques de réduction et de recyclage du papier, principalement au niveau de l impression des documents. Mais malgré leurs efforts, la consommation continue d augmenter : nous utilisons en France 150 Le marché de la dématérialisation devrait connaître une croissance de 14% sur la période 2011-2013. Etude Markess, 2011 kg de papier par employé et par an, et la consommation mondiale devrait progresser de 20% d ici 2020. Le gaspillage au niveau de l impression n est pas le seul responsable : il faut aussi mettre en cause la conservation de processus papier qui pourraient être remplacés par des traitements informatisés. DEMATERIALISER LES PROCESSUS METIERS : COMMENT GERER LE DERNIER MAILLON? Les solutions de dématérialisation proposent des processus bien rôdés pour automatiser le traitement des documents. Mais c est souvent l acquisition des données qui présente des difficultés : dans de nombreux cas, l information qui est à la source du processus est à recueillir sur le terrain. Plutôt que de continuer à utiliser des formulaires papier coûteux et peu fiables, il est naturel d envisager des solutions de saisie informatisée. Du PC au terminal mobile tactile La solution d équiper les salariés de PC portables est ancienne et peu ergonomique. Il existe des solutions plus appropriées et très rapides à mettre en place. L arrivée de nombreux types de terminaux mobiles est l occasion de repenser les processus de saisie sur le terrain. 2
Que ce soit pour faire des relevés de prix, saisir des comptes rendus d activité, effectuer des sondages, créer des rapports d incidents, renseigner des notes de frais, les terminaux mobiles proposent une ergonomie intuitive qui permet de réaliser ces tâches en un minimum de temps avec des guides qui simplifient et fiabilisent la saisie. Les données sont immédiatement envoyées au système central pour être analysées et intégrées automatiquement dans les systèmes de traitement de l information. De plus, les terminaux mobiles de type smartphones et tablettes possèdent des fonctionnalités qui permettent d enrichir l information très simplement : Saisie tactile par simple choix dans une liste de valeurs ou case à cocher Géolocalisation Horodatage de l information Prise de photos Enregistrement de mémos vocaux Lecture de code- barres Etc. TIRER PROFIT DE LA MOBILITE ET DU BYOD Ces dernières années ont été marquées par l explosion des terminaux mobiles, qui ont été largement adoptés par les consommateurs pour une utilisation personnelle. Ces consommateurs sont aussi des salariés, qui sont maintenant habitués à l utilisation de ces terminaux. Il leur semble logique de les retrouver dans leur sphère professionnelle. Des utilisateurs motivés par les nouveaux terminaux mobiles Cette expansion a donné lieu au phénomène du BYOD : Bring Your Own Device. Les salariés attachés à leurs matériels personnels, tout particulièrement leurs smartphones et tablettes, ont de plus en plus tendance à les apporter dans leur entreprise et à les utiliser pour un double usage personnel et professionnel. 23% des entreprises vont déployer des applications mobiles. 75% prévoient des applications orientées métiers. Etude ZDNet.fr, juillet 2012 Que le matériel appartienne à l entreprise ou au salarié, il serait dommage de ne pas profiter de cet engouement pour mettre en place de nouveaux processus de travail qui améliorent la productivité et se révèlent particulièrement motivants pour les salariés. L utilisation des nouveaux terminaux tactiles donne également une image moderne et innovante de l entreprise. Le cloud pour déployer Pour tirer profit de ce phénomène, il faut toutefois être capable de déployer des applications mobiles qui fonctionnent sur de nombreux types de matériels, et puissent être rapidement adaptées selon l évolution des besoins de l entreprise. Le cloud offre une réponse idéale pour l accès à ce type d application : chaque terminal peut s y connecter pour télécharger les applications et recevoir les mises à jour. Le déploiement est simplifié et ne nécessite pas d intervention du service IT. 3
CREER RAPIDEMENT DES APPLICATIONS MOBILES POUR TOUS LES BESOINS Les entreprises ont besoin de réactivité. Le SI est au cœur de leurs projets d'innovation, mais elles doivent pouvoir l'adapter en toute agilité. Un besoin de sondage client? Une nouvelle information à collecter lors des visites sur le terrain? 50% des dirigeants considèrent que l IT est trop rigide et s adapte difficilement aux changements. Il n est plus envisageable d attendre des semaines que les équipes techniques créent, adaptent, testent et déploient les applications nécessaires pour répondre aux besoins métiers. Baromètre IDC/Syntec Numérique 2012 La standardisation des applications mobiles Les premières applications mobiles ont été créées pour des besoins BtoC où l originalité et la créativité faisaient la différence. Il était logique de développer entièrement des applications uniques, qui permettent de se démarquer de la concurrence. En BtoB, pour des applications professionnelles, de nombreux processus peuvent être répliqués. Il n est plus nécessaire de bâtir des cahiers des charges et d entrer dans un cycle de développement classique, qui se révèle généralement trop long pour répondre aux exigences de réactivité de l entreprise. Comme pour les applications de gestion (comptabilité, ERP, CRM ), les applications mobiles se standardisent, tout en proposant suffisamment de souplesse pour s adapter aux particularités de l entreprise, sans développement spécifique complémentaire. Capitaliser sur les modèles métiers Chaque entreprise se sent différente et pense que son mode de fonctionnement est unique et non réplicable. Or de nombreux processus métiers peuvent être partagés. Plutôt que de tout réinventer à chaque projet, il est plus rapide et moins coûteux de partir de modèles, qui peuvent être adaptés par simple paramétrage. LA SOLUTION KIZEO FORMS Pour répondre aux enjeux de la dématérialisation en tirant profit des terminaux mobiles, Kizeo a développé Kizeo Forms, une solution accessible en mode Saas, qui permet aux entreprises de créer très rapidement des formulaires de saisie utilisables sur les terminaux mobiles, sous ios ou Android, ou directement sur le web. Des formulaires intuitifs Que ce soit pour la création des formulaires ou pour la saisie des données sur le terrain, Kizeo tire pleinement profit de l ergonomie des outils et propose une application qui allie simplicité et efficacité. L utilisation de l application est intuitive et la création de formulaires ne nécessite aucune connaissance technique. La saisie des données sur le terrain est également très simple et rapide, grâce à l utilisation intelligente des fonctionnalités et de l ergonomie des terminaux tactiles. L entreprise gagne ainsi en productivité et en réactivité. 4
Un déploiement optimisé sur les plateformes standard Une fois le formulaire créé, il est accessible pour les utilisateurs en allant directement sur les magasins applicatifs des principaux terminaux mobiles : App Store pour les iphone et ipad, boutique Google Play pour les terminaux Android. Il est aussi possible d effectuer la saisie des formulaires à partir d un PC en se connectant directement à l application via le web. Des modèles métiers pour démarrer plus vite Pour accélérer encore la création des formulaires, Kizeo propose une bibliothèque d applications métiers facilement adaptables. Quelques exemples de formulaires disponibles : Note de frais Relevé de compteur Suivi des temps Rapport d intervention Saisie de contact commercial Bilan de suivi médical Essai clinique Etat des lieux locatif Rapport de livraison Suivi de chantier Compte rendu de rendez- vous Ces modèles 100% personnalisables permettent de partir d un socle de base, mais il est aussi possible de créer entièrement son formulaire à partir d une «page blanche», en insérant les différents champs nécessaires par simple drag & drop de composants : zone de texte, champs de contact, date, liste ou case à cocher, slider, zone de signature, code- barres, géolocalisation, photo, enregistrement audio Une exploitation optimale des données recueillies Pour exploiter les informations recueillies sur le terrain, Kizeo Forms propose différents formats d exports (PDF, XLS, CSV) afin de s intégrer de façon optimale dans le système d information de l entreprise. Ces données peuvent être récupérées sur l application Web ou être envoyées automatiquement par FTP. Les formulaires remplis peuvent également être envoyés automatiquement par mail. Depuis la version 3.0 Kizeo Forms permet également de pousser de l information vers les utilisateurs. Il est ainsi possible de préparer les interventions des employés sur le terrain. Une solution utilisable en mode déconnecté Si la zone n est pas couverte par le réseau mobile ou par Wi- Fi, Kizeo Forms permet de travailler en mode déconnecté. Dès qu une connexion internet de qualité est détectée, les données sont transférées automatiquement. 5
Ce document vous est proposé par la société Kizeo. A propos de Kizeo : Kizeo propose des applications multi- supports dédiées à l optimisation et à la gestion des ressources pour les entreprises. Les applications développées par Kizeo sont 100% accessibles par tous les dispositifs mobiles, les tablettes, smartphones Android et Iphone ainsi que sur le Web. Pour en savoir plus : www.kizeo.com Pour tester gratuitement Kizeo Forms : http://kizeoforms.kizeo.com/createaccount.php KIZEO 2 Place Alexandre Farnese 84000 Avignon Tél: +33 (0)4 90 13 15 52 Fax: +33 (0)4 90 13 15 52 6