Codes à barres et codes Datamatrix pour envois de la poste aux lettres Utilisation et création

Codes à barres et codes Datamatrix pour envois de la poste aux lettres Utilisation et création Valable dès le 1 er juin 2015

Table des matières Objectif du présent guide 7 A qui ce guide s adresse-t-il? 7 Sommaire 7 Validité 7 Codes à barres et codes Datamatrix pour les envois de la poste aux lettres 8 Informations générales 8 Vue d ensemble des codes à barres et codes Datamatrix pour les envois de la poste aux lettres 8 Vos avantages en cas d utilisation de codes à barres et de codes Datamatrix 9 Conditions d utilisation 12 L enregistrement comme client commercial 12 Utilisation des codes à barres d envoi 13 Codes à barres pour envois du service intérieur 13 Interpréter les codes à barres pour les envois du service intérieur 13 Vue d ensemble des codes à barres pour les envois du service intérieur 13 Codes à barres pour envois du service international 17 Interpréter les codes à barres pour les envois du service international 17 Vue d ensemble des codes à barres pour les envois du service international 17 Utilisation des codes à barres de prestation complémentaire 18 Codes à barres de prestation complémentaire pour envois du service intérieur 18 Interpréter les codes à barres de prestation complémentaire 18 Vue d ensemble des codes à barres de prestation complémentaire pour envois du service intérieur 19 Marquage des prestations complémentaires sur les envois pour l étranger 24 Vue d ensemble du marquage des prestations complémentaires sur les envois pour l étranger 25 Utilisation des instructions de distribution 27 Marquage des instructions de distribution pour les envois du service intérieur 27 2 e distribution le samedi suivant 27 Observer les informations de distribution figurant au verso 27 Utilisation des codes à barres pour palettes 28 Marquage des palettes pour le suivi des envois 28 Marquage des palettes et des conteneurs collectifs 28 Utilisation des codes Datamatrix pour les envois de la poste aux lettres 29 Modes d affranchissement PP Easy et Letter ID 29 PP Easy et Letter ID (anciennement PP Business) 29 Utilisation des codes 2D non postaux 31 2

Table des matières Apposer des codes à barres et des codes Datamatrix 32 Informations générales 32 Codes à barres et code Datamatrix sur un envoi 32 Présentation de l adresse et de l affranchissement 32 Apposer des codes à barres 33 Vous utilisez des enveloppes à fenêtre 33 Caractérisation comme envoi postal 34 Positionnement des codes à barres des envois pour la Suisse et l étranger 34 Positionnement des codes à barres de prestation complémentaire pour les envois du service intérieur 35 Positionnement des instructions de distribution pour envois du service intérieur 35 Marquage des prestations complémentaires sur les envois pour l étranger 36 Indications générales 37 Particularités concernant les envois pour l étranger en enveloppes à fenêtre 37 Vous utilisez des étiquettes-adresse 38 Positionnement des codes à barres des envois pour la Suisse et l étranger 38 Positionnement des instructions de distribution pour les envois du service intérieur 39 Positionnement des codes à barres de prestation complémentaire pour les envois du service intérieur 40 Marquage des prestations complémentaires sur les envois pour l étranger 41 Indications générales 42 Vous apposez les codes à barres directement sur vos envois de la poste aux lettres 43 Positionnement des codes à barres des envois pour la Suisse et l étranger 43 Positionnement des instructions de distribution pour les envois du service intérieur 44 Adresse réversible pour expéditions de lettres avec signature de contrat 45 Positionnement des codes à barres de prestation complémentaire pour les envois du service intérieur 46 Marquage des prestations complémentaires sur les envois pour l étranger 47 Indications générales 48 Apposer des codes Datamatrix 49 PP Easy et Letter ID 49 Vous utilisez des enveloppes à fenêtre 50 Positionnement des codes Datamatrix 50 Indications générales 50 Particularités concernant les envois pour l étranger en enveloppes à fenêtre 50 La marque d affranchissement PP pour enveloppes à fenêtre 51 Vous utilisez des étiquettes-adresse 53 Positionnement des codes Datamatrix 53 Indications générales 53 Vous apposez les codes Datamatrix directement sur vos envois de la poste aux lettres 54 La marque d affranchissement PP pour l impression sur l envoi 54 Carte de recommandation 56 Confection des adresses pour les envois sans impact sur le climat 57 Offre «pro clima» 57 Spécifications 57 Définition des couleurs 57 Tailles d utilisation 58 3

Table des matières Possibilités de création de codes à barres et de codes Datamatrix 59 Possibilités de création de codes à barres 59 Création de codes à barres au moyen d un système de traitement postal 59 Création de codes à barres au moyen d un logiciel standard 59 Création de codes à barres au moyen d un logiciel développé chez vous 59 Impression de codes à barres avec le système d affranchissement IFS3 60 Création de codes à barres sur des supports d adresses avec le Webservice «Code à barres» gratuit 60 Création de codes à barres à l aide du service en ligne «Affranchissement de lettres avec code à barres» 60 Utilisation de codes à barres préimprimés (étiquettes fournies par la Poste) 60 Apposition des codes à barres par Service d affranchissement Poste 60 Possibilités de création de codes Datamatrix 61 Création de codes Datamatrix au moyen d un logiciel standard 61 Création de codes Datamatrix au moyen d un logiciel développé chez vous 61 Création de codes Datamatrix à l aide de prestations gratuites de Poste CH SA (uniquement PP Easy) 62 Dépôt des envois 63 Aperçu des variantes du dépôt des envois 63 Vous utilisez des codes à barres autocollants préimprimés (étiquettes fournies par la Poste) 63 Vous utilisez la fonction Saisir un ordre 67 Votre entreprise crée elle-même ses codes à barres 68 Vous faites apposer les codes à barres par votre office de dépôt 70 Responsabilité civile de la Poste 70 Facturation d envois affranchis PP 71 Bordereaux de dépôt pour envois affranchis PP 71 Etablir électroniquement les bordereaux de dépôt 71 Création de codes à barres 75 Bases 75 Introduction 75 Le code 128 (pour les codes à barres d envoi et les codes à barres de prestation) 76 Exigences des codes à barres envers la technique d impression 77 Création de codes à barres pour les envois du service intérieur 78 Spécification 78 Données 78 Présentation de codes à barres pour les envois du service intérieur 80 Longueur de représentation 80 Présentation des codes à barres sur les envois du service intérieur 80 Dimensions 81 Contenus et styles des éléments de texte 82 Homologation 82 Création de codes à barres pour les envois du service international 83 Spécification 83 Données 83 Longueur de représentation 85 4

Table des matières Présentation des codes à barres sur les envois pour l étranger 86 Structure des codes à barres sur les envois pour l étranger 86 Dimensions 87 Contenus et styles des éléments de texte 88 Homologation 88 Création de codes à barres de prestation complémentaire et instructions de distribution pour les envois du service intérieur 89 Spécification 89 Données 89 Longueur de représentation 91 Présentation des codes à barres de prestation complémentaire et instructions de distribution sur les envois du service intérieur 92 Structure des codes à barres de prestation complémentaire pour les envois du service intérieur 92 Dimensions 93 Styles de texte 94 Variante simplifiée des codes à barres de prestation complémentaire 94 Homologation 95 Présentation des marques de prestation complémentaire sur les envois du service international 96 Avis de réception 96 A remettre en main propre 96 Cécogramme 97 Création de codes à barres pour palettes 98 Spécification 98 Données 98 Création de codes Datamatrix 99 Bases 99 Introduction 99 Exigences des codes Datamatrix envers l impression 100 Spécification 101 Remplissage des données 101 Dimensions 103 Taille de module et marges 103 Homologation 103 Capacité de données et dimensions 104 Structure de données des codes Datamatrix 105 Dimensions 105 Codes Datamatrix pour le mode d affranchissement PP Easy 105 Letter ID avec code Datamatrix type 20 107 Letter ID avec code Datamatrix type 21 109 Codes Datamatrix pour la carte de recommandation 111 Etablissement de listes de codes à barres 112 Formulaires et doubles de saisie 112 Etablissement des formulaires de listes de codes à barres 112 Etablissement de doubles de saisie des codes à barres d envoi 112 Abréviations des désignations de produits sur les doubles de saisie 113 Remplissage des listes de codes à barres 113 Homologation 113 Dépôt d envois avec DataTransfer 114 DataTransfer comme alternative aux listes de codes à barres 114 5

Table des matières Homologation 115 Homologation de codes à barres et de listes de codes à barres 115 Processus d homologation de codes à barres 115 Processus d homologation de listes de codes à barres 115 Homologation de codes Datamatrix 116 Procédure d homologation de codes Datamatrix 116 Informations diverses 117 Interlocuteurs 117 Interlocuteur pour les codes à barres et les instructions de distribution 117 Interlocuteur pour les codes à barres pour palettes 117 Interlocuteur pour les codes Datamatrix 117 Interlocuteur pour l expédition de colis 117 Index 118 Suivi des modifications Version Révision Page 1 er janvier 2011 Date de disponibilité enlevée 9, 15, 16, 18, 20, 24, 87 1 er janvier 2011 Code Datamatrix: dispositions 98, 100, 103 formulées par l expéditeur pour les renvois 1 er janvier 2011 Code à barres pour palettes ajouté 8, 11, 28, 67, 95 1 er avril 2011 Changement du code à barres 14 courrier A Plus 1 er avril 2011 Instructions de distribution 22 1 er avril 2011 Nouvel acte judiciaire avec 22 Swiss-Express «Lune» 1 er janvier 2012 Letter ID (ex-pp Business) 10 1 er janvier 2012 BDD Online remplacé par 29, 64 «Etablissement d un bordereau de dépôt» 1 er décembre 2013 Codes 2D non postaux ajoutés 31 1 er décembre 2013 Carte de recommandation ajoutée 30, 53 1 er décembre 2013 Recommandé (R) Suisse ajouté 23 comme ECR 1 er janvier 2015 Remplacement/suppression de 8, 9, 15, 18, 20, 91 la prestation Remboursement en Suisse et à l étranger 1 er janvier 2015 Nouveaux codes à barres pour les 9, 16, 18, 27, 45, 80 lettres avec signature de contrat 1 er janvier 2015 Adaptations Letter ID 29, 102 1 er juin 2015 Adaptation du nouveau portail de la Poste (nouveaux services en ligne, divers liens / raccourcis et chemins) Diverses pages 6

Objectif du présent guide A qui ce guide s adresse-t-il? Ce guide décrit l utilisation des codes à barres et des codes Datamatrix pour les envois de la poste aux lettres, ainsi que les bases techniques de leur création. Il s adresse aux personnes qui traitent, déposent, paient des envois de la poste aux lettres, créent des codes à barres pour ces envois, exploitent des systèmes de traitement postal (solutions matérielles et logicielles pour l automatisation des envois), développent ou programment des logiciels de traitement postal et de création de codes à barres. Sommaire Le présent guide englobe les sujets suivants: description des différents types de codes à barres et de codes Datamatrix, affectation et possibilités de combinaison, apposition des codes à barres et des codes Datamatrix sur les envois de la poste aux lettres, dépôt des envois de la poste aux lettres, bases techniques pour le développement et l intégration des logiciels. Validité Ce guide est valable à partir du 1 er juin 2015. Il remplace les guides «Codes à barres et codes Datamatrix pour envois de la poste aux lettres» du 1 er janvier 2015. 7

Codes à barres et codes Datamatrix pour les envois de la poste aux lettres Informations générales Vue d ensemble des codes à barres et codes Datamatrix pour les envois de la poste aux lettres E A B C Poste CH SA utilise cinq types de codes pour les envois de la poste aux lettres: A Le code à barres de l envoi Sert à l identification d envois de la poste aux lettres avec justificatif de distribution et pour le suivi électronique des envois (dépôt, tri, distribution). B Le code à barres de prestation complémentaire Sert à identifier la prestation complémentaire souhaitée par l expéditeur (p. ex. Remboursement sans titre, Avis de réception, Remise en main propre). C Le code Datamatrix Comme complément d identification (de l expéditeur) pour envois affranchis PP (PP Easy et Letter ID). D Le code à barres pour palettes Pour l identification de palettes lors d envoi de lettres en nombre et de catalogues (CAT). E Instructions de distribution Pour caractériser les instructions de distribution de l expéditeur. Important: Les prescriptions ne sont pas les mêmes pour les envois du service intérieur et pour ceux du service international. Elles sont décrites séparément dans le présent guide. Informations sur la présentation des lettres: www.poste.ch/presentationlettre 8

Codes à barres et codes Datamatrix pour les envois de la poste aux lettres Informations générales Vos avantages en cas d utilisation de codes à barres et de codes Datamatrix Codes à barres de l envoi Les codes à barres de l envoi sont utilisés pour les envois recommandés (R), les envois en courrier A Plus (A+), Dispomail (A) les remboursements sans titre (BLN) non recommandés, les actes judiciaires (AJ), les actes de poursuite (AP), les lettres avec signature de contrat. L utilisation des codes à barres d envoi vous permet un traitement automatisé, rationnel et avantageux de vos envois, une confirmation systématique de dépôt, un justificatif de distribution détaillé, le contrôle de la distribution dans les délais, le suivi de vos envois 24 heures sur 24 sur Internet www.poste.ch/suivi-des-envois un traitement simplifié des retours, pour les envois de la poste aux lettres avec justificatif de distribution: une preuve juridiquement contraignante, y c. responsabilité civile de la Poste, pour Envoi de lettres easy: facturation automatique sur la base du code à barres. Codes à barres de prestation complémentaire Ces codes à barres identifient les prestations complémentaires souhaitées pour le produit correspondant au code à barres d envoi. Les codes à barres de prestation complémentaire sont utilisés pour les envois de la poste aux lettres du service intérieur avec code à barres d envoi. L utilisation de codes à barres de prestation complémentaire vous permet un traitement automatisé, rationnel et avantageux de vos envois. Instructions de distribution Les instructions de distribution indiquent de quelle manière les envois doivent être traités durant le processus de distribution. Les instructions de distribution sont utilisées pour les lettres du service intérieur avec code à barres (actes judiciaires et actes de poursuite recommandés, lettre avec signature de contrat) L utilisation des instructions de distribution vous permet de bénéficier d une grande souplesse pour la distribution de vos envois. 9

Codes à barres et codes Datamatrix pour les envois de la poste aux lettres Informations générales Codes Datamatrix Les codes Datamatrix sont utilisés pour les envois de la poste aux lettres utilisant le mode d affranchissement PP Easy, les envois de la poste aux lettres utilisant le mode d affranchissement PP avec Letter ID. L utilisation de codes Datamatrix vous permet un traitement automatisé, rationnel et avantageux de vos envois, l identification de l expéditeur pour les enveloppes fermées sans indication d expéditeur. Letter ID (anciennement PP Business) Letter ID s appuie sur le code Datamatrix de la Poste pour l envoi de vos lettres. Avec Letter ID, il est possible d identifier chaque lettre au sein d un envoi en nombre avec adresse, de la contrôler et de la suivre. Ainsi, vous recevez des informations concernant l état d avancement du processus de traitement, vous pouvez marquer vos envois avec des données individuelles et gérer individuellement les retours. Ces informations vous permettront d optimiser la planification des opérations situées en aval (effectuées p. ex. par le centre d appels ou le service à la clientèle) et d améliorer le processus de traitement et la distribution. Nous continuerons d étendre les services accessibles via Letter ID en fonction de vos besoins. Les avantages de Letter ID Avantages généraux Identification précise des envois de la poste aux lettres Suivi du processus de traitement Informations relatives à l état d avancement des ordres / des envois Gestion des retours Espace pour les informations propres au client sur chaque envoi Support électronique (pas de passage d un support à un autre) Avantages en matière de production et de logistique Gestion électronique des annexes Contrôle de la production professionnel Traitement des envois en retour prédéfini par voie électronique Données destinées à l optimisation ciblée des processus internes (p. ex. lisibilité pour les machines) Avantages en matière de marketing et de vente Sécurité de planification pour le pilotage des opérations en aval (centre d appels, service à la clientèle, distribution, mailings, etc.) Gestion des encarts publicitaires, des coupons, des bons, etc. à l échelle de chaque envoi Utilisation des données dans le système de CRM interne et dans les emplois multisupports, p. ex. dans les systèmes de caisse et les applications pour smartphones (concours et actions de vente) Letter ID vous permet de suivre vos ordres ou vos envois Suivi des ordres: il permet de contrôler les envois qui sont au stade de l ordre. La déclaration et le contrôle de vos mandats sont assurés par le Centre clientèle de la Poste. Vous pourrez y consulter l état d avancement de chaque ordre. Suivi des envois: outre le suivi des ordres, il est possible de suivre les envois, depuis l envoi isolé jusqu à l étape finale de tri. Vous trouverez de plus amples informations sur Letter ID à l adresse www.poste.ch/letterid Pour plus d informations sur le service Suivi des envois, rendez-vous sur www.poste.ch/suivi-des-envois 10

Codes à barres et codes Datamatrix pour les envois de la poste aux lettres Informations générales Traitement professionnel des envois en retour Avec Letter ID, vous pouvez décider de la procédure à suivre pour le traitement de vos retours, grâce aux informations contenues dans le code Datamatrix (DMC). Le DMC dynamique vous permet de définir des instructions individuelles pour des envois isolés ou des groupes d envois. Ainsi, les envois non distribuables destinés à un groupe de client prédéfini peuvent être redirigés vers le centre de clientèle régional correspondant, tandis que les autres envois sont détruits. Vous pouvez obtenir les données DMC de vos retours par voie électronique via le service en ligne «Suivi des envois». Pour plus d informations sur les envois non distribuables, rendez-vous sur www.poste.ch/retours Code à barres pour palettes Le code à barres pour palettes est utilisé pour tous les envois en nombre qui sont déposés sur palettes: Courrier A Courrier B, envois isolés Courrier B, envois en nombre OnTime Mail DirectSelfmailer Infocard Catalogues (CAT) Annuaires téléphoniques (DIR) L utilisation des codes à barres pour palettes vous permet de consulter l état de développement de votre ordre et de planifier de manière précise les processus en aval. 11

Codes à barres et codes Datamatrix pour les envois de la poste aux lettres Conditions d utilisation Vous pouvez utiliser les codes à barres et les codes Datamatrix pour vos envois de la poste aux lettres à condition d être enregistré comme client commercial auprès de Poste CH SA et d être au bénéfice des licences d affranchissement requises. L enregistrement comme client commercial Si vous n êtes pas encore client commercial de Poste CH SA, enregistrez-vous au Centre clientèle de la Poste. Régistration Centre clientèle Poste: www.poste.ch/centre-clientele Autres possibilités de s enregistrer comme client commercial: serviceclientele@poste.ch tél. 0848 888 888 auprès de votre conseiller à la clientèle à votre office de poste Une fois inscrit comme client commercial, vous recevrez votre numéro de référence de facture, qui servira pour l établissement de toutes vos factures, ainsi que les licences d affranchissement demandées. Licences d affranchissement pour codes à barres d envoi et de prestation complémentaire Vous pouvez utiliser des codes à barres d envoi et de prestation complémentaire pour tous les produits pour lesquels vous possédez l une des licences d affranchissement suivantes: licence d affranchissement pour envois recommandés de la poste aux lettres, licence d affranchissement pour envois non recommandés de la poste aux lettres, licence d affranchissement pour envois recommandés pour l étranger. Vous pouvez consulter vos licences d affranchissement à l adresse www.poste.ch/centre-clientele > Mon profil > Aperçu du profil d utilisateur > Compte de société Le numéro de référence de facture pour les codes Datamatrix Les codes Datamatrix sont utilisés pour les modes d affranchissement PP Easy et Affranchissement PP avec Letter ID. Vous devez disposer d un numéro de référence de facture afin de pouvoir utiliser ces modes pour vos envois de la poste aux lettres. Vous recevrez ce numéro lors de votre enregistrement comme client commercial. Vous pouvez consulter votre numéro de référence de facture sur chaque facture mensuelle de Poste CH SA. 12

Utilisation des codes à barres d envoi Codes à barres pour envois du service intérieur Interpréter les codes à barres pour les envois du service intérieur Les codes à barres des envois ne sont pas uniquement destinés à la lecture électronique. Ils comprennent également des éléments en texte clair. Vous pouvez ainsi voir d un coup d œil de quel type d envoi il s agit, s il est affranchi en PP et où les éventuels retours doivent être acheminés. C D A E B A Marque du produit B Désignation de produit C Office de poste du domicile du client. D éventuels retours sont acheminés à cet endroit en l absence de mentions d expéditeur complémentaires. D pour l affranchissement PP: mention PP E Logo de la Poste Vue d ensemble des codes à barres pour les envois du service intérieur Recommandé (R) Ce code à barres est utilisé pour les envois recommandés de la poste aux lettres (R), Envoyez en recommandé (R) vos objets de correspondance dont le contenu est important ou précieux. Ils ne seront ainsi distribués aux destinataires que contre leur sig nature. La fonction électronique de suivi des envois via le service en ligne «Suivi des envois» vous permet de suivre sur Internet le chemin de vos envois et de contrôler le statut de traitement de ces derniers. Les envois recommandés de la poste aux lettres sont couverts par la responsabilité civile jusqu à concurrence de CHF 500. contre la perte, l endommagement et les erreurs de distribution. Informations sur le produit Recommandé (R): www.poste.ch/recommande 13

Utilisation des codes à barres d envoi Codes à barres pour envois du service intérieur Courrier A Plus (A+) A+ 98.01.019999.00000193 Le courrier A Plus combine les courts délais de distribution du courrier A au suivi élec tronique des envois et à une prestation d assurance. Vos envois de la poste aux lettres arrivent le jour ouvrable suivant (samedi compris) dans la boîte aux lettres ou la case postale de leur destinataire. La fonction électronique de suivi des envois via le service en ligne «Suivi des envois» vous permet de suivre sur Internet le chemin de vos envois et de contrôler le statut de traitement de ces derniers. Les envois en courrier A Plus disposent d une prestation de responsabilité civile de CHF 100. max. en cas de perte ou d endommagement. Informations sur le produit Courrier A Plus: www.poste.ch/courrier-a-plus Dispomail (A) 98.02.019999.00000152 La prestation Dispomail vous permet d envoyer de grandes quantités de documents, dossiers ou plans au même destinataire, de façon groupée et à un tarif spécial. Vous déposez vos envois le soir et ils seront distribués le matin suivant dans la case postale de votre destinataire. La fonction électronique de suivi des envois via le service en ligne «Suivi des envois» vous permet de suivre sur Internet le chemin de vos envois et de contrôler le statut de traitement de ces derniers. Les envois Dispomail ne peuvent être distribués qu à des adresses case postale. Informations sur le produit Dispomail: www.poste.ch/dispomail 14

Utilisation des codes à barres d envoi Codes à barres pour envois du service intérieur Acte judiciaire et Acte judiciaire Online (disponibles uniquement pour les organes judiciaires) Les deux produits Acte judiciaire et Acte judiciaire Online sont disponibles pour envoyer des citations, des amendes, des jugements et d autres documents judiciaires. Seuls les organes judiciaires sont habilités à les envoyer. Pour de plus amples informations, veuillez vous adresser à votre conseiller à la clientèle ou envoyer un courriel à pm-produkt-support@poste.ch Informations sur le produit Acte judiciaire: www.poste.ch/actes-judiciaires Remboursement sans titre (BLN) non recommandé Les lettres contre remboursement ne sont distribuées que contre paiement en espèces. Vous pouvez ainsi encaisser votre argent de manière fiable, jusqu à une somme de CHF 10 000.. Les lettres contre remboursement non recommandées sont acheminées, au choix, en courrier A ou en courrier B (envois isolés). Ce code à barres d envoi est toujours complété par le code de prestation complémentaire suivant (voir page 20): remboursement sans titre (BLN) Informations sur le produit Lettre contre remboursement non recommandée: www.poste.ch/remboursement 15

Utilisation des codes à barres d envoi Codes à barres pour envois du service intérieur Acte de poursuite (AP) (uniquement pour les offices des poursuites) Depuis l introduction de la norme e-lp 2.0, chaque acte de poursuite dispose d un code à barres d envoi. Les commandements de payer et les comminations de faillite qui peuvent uniquement être envoyés par des offices des poursuites et des offices des faillites sont considérés comme des actes de poursuite. Informations sur le produit Acte de poursuite: www.poste.ch/actes-de-poursuite Lettre avec signature de contrat (BMV) La lettre avec signature de contrat nécessite deux codes à barres, un pour le trajet aller: 8050 Zürich 98.07.019999.00000007 et un pour le trajet retour: 8050 Zürich La lettre avec signature de contrat vous permet de faire demander les signatures et/ou une preuve d identité par la Poste pour les contrats commandés par téléphone ou par Internet. Il s agit d un produit composé de différents modules, uniquement sur base contractuelle et conformément à vos souhaits. 16

Utilisation des codes à barres d envoi Codes à barres pour envois du service international Interpréter les codes à barres pour les envois du service international Les codes à barres des envois ne sont pas seulement destinés à la lecture électronique. Ils comprennent également des éléments en texte clair, qui vous permettent de voir d un coup d œil de quel produit il s agit. A B E D C A Marque du produit B Désignation de produit C Mention de traitement Vous reconnaîtrez les codes à barres du service international à la mention «CH» D figurant sous le code à barres. E Logo Swiss Post Vue d ensemble des codes à barres pour les envois du service international Recommandé (R) étranger Envoyez en recommandé (R) étranger vos lettres dont le contenu est important. Elles ne seront ainsi remises à leurs destinataires que contre signature. Le programme Track & Trace vous permet (quel que soit le pays de destination) de suivre le chemin de vos envois sur Internet et d en vérifier l état de distribution. Les lettres recommandées pour l étranger sont assurées contre la perte et l endom magement jusqu à CHF 150.. Informations sur le produit Recommandé (R) étranger: www.poste.ch/lettres-internationales > Expédition avec justificatif de distribution Informations générales sur les lettres à l étranger: www.poste.ch/lettres-internationales 17

Utilisation des codes à barres de prestation complémentaire Codes à barres de prestation complémentaire pour envois du service intérieur En plus du code à barres de l envoi, qui désigne le produit concerné, vous pouvez aussi utiliser des codes à barres pour identifier les prestations complémentaires désirées. Au besoin, plusieurs codes à barres de prestation complémentaire peuvent être combinés. Les prestations complémentaires suivantes sont disponibles pour les envois du service intérieur: Produit Prestations complémentaires disponibles Recommandé (R) Courrier A Plus (A+) Dispomail (A) Envois isolés en courrier A et en courrier B Acte de poursuite (AP) Actes judiciaire (AJ) nouveau et Online Lettre avec signature de contrat Avis de réception (AR) A remettre en main propre (RMP) Remboursement sans titre Cécogramme (CEC) Envoi militaire (MIL) Swiss-Express «Lune» Interpréter les codes à barres de prestation complémentaire Les codes à barres de prestation complémentaire ne sont pas uniquement destinés à la lecture électronique. Ils comprennent également des éléments en texte clair. Vous voyez ainsi d un coup d œil de quelle prestation complémentaire il s agit et à combien s élève, le cas échéant, le montant du remboursement. B A A Marque de la prestation complémentaire B Le code de prestation complémentaire pour remboursement sans titre est composé en plus des éléments suivants: désignation de la monnaie «CHF» et montant du remboursement 18

Utilisation des codes à barres de prestation complémentaire Codes à barres de prestation complémentaire pour envois du service intérieur Vue d ensemble des codes à barres de prestation complémentaire pour envois du service intérieur Avis de réception (AR) Si vous souhaitez une confirmation écrite du moment et du réceptionnaire d un envoi de la poste aux lettres, vous pouvez y apposer le code à barres de prestation complémentaire «AR». L avis de réception fixé à l envoi sera signé, lors de la distribution, par le destinataire ou une personne disposant d une procuration. Vous le recevrez en retour, en courrier A, comme confirmation. Remplissez un avis de réception (form. 428.01) et fixez-le à l envoi. Informations sur la prestation complémentaire Avis de réception (AR): www.poste.ch/avis-de-reception Commande des avis de réception: www.poste.ch/docucenter à votre office de poste Envoi à remettre en main propre (RMP) Si un envoi de la poste aux lettres doit être distribué exclusivement à une personne déterminée, vous pouvez y apposer le code à barres de prestation complémentaire «RMP». Tout envoi à remettre en main propre (RMP) ne peut être adressé qu à une seule personne physique. Ecrivez entièrement le prénom et le nom du destinataire. Informations sur la prestation complémentaire A remettre en main propre (RMP): www.poste.ch/remise-en-main-propre 19

Utilisation des codes à barres de prestation complémentaire Codes à barres de prestation complémentaire pour envois du service intérieur Remboursement sans titre (BLN) Si vous transmettez vos données d envoi au moyen de l interface de données en ligne DataTransfer, vous pouvez aussi exécuter vos remboursements sans bulletin de versement. Apposez le code à barres de prestation complémentaire «BLN» sur la lettre concernée. Inscrivez le montant du remboursement. Le remboursement sans titre vous offre les avantages suivants: Les lettres contre remboursement peuvent être produites à la machine. Vous évitez le traitement des titres. Vous n avez pas de bulletin de versement qui pourrait se perdre. Le remboursement se déroule comme processus entièrement contrôlé. Informations sur la prestation complémentaire Remboursement sans titre (BLN): www.poste.ch/remboursement Informations concernant DataTransfer: www.poste.ch/datatransfer-lettres 20

Utilisation des codes à barres de prestation complémentaire Codes à barres de prestation complémentaire pour envois du service intérieur Cécogramme (CEC) Les envois de la poste aux lettres destinés à des aveugles ou à des instituts pour aveugles, ou expédiés par eux, sont transportés franc de port. Identifiez-les au moyen du code à barres de prestation complémentaire «CEC». Informations sur la prestation complémentaire Cécogramme (CEC): www.poste.ch > Particuliers > Expédition > Lettres Suisse > Envois militaires et cécogrammes Envoi militaire (MIL) Les envois adressés à des militaires en service sont transportés franc de port dans toute la Suisse. Identifiez-les au moyen du code à barres de prestation complémentaire «MIL». Cette prestation complémentaire ne peut être utilisée que pour les envois des organes de commandement de l armée avec des enveloppes officielles. Informations sur la prestation complémentaire Envoi militaire (MIL): www.poste.ch > Particuliers > Expédition > Lettres Suisse > Envois militaires et cécogrammes 21

Utilisation des codes à barres de prestation complémentaire Codes à barres de prestation complémentaire pour envois du service intérieur Swiss-Express «Lune» pour actes judiciaires Si vous souhaitez déposer votre envoi peu avant la fermeture des guichets, il vous faut le caractériser au moyen de l autocollant Swiss-Express «Lune». Avec Swiss-Express «Lune», il est possible de déposer des envois jusqu à la fin de la journée et, suivant l office de poste, peu avant la fermeture des guichets. La Poste distribue les envois Swiss-Express «Lune» le jour suivant jusqu à 9 heures au plus tard, le samedi aussi. La prestation Swiss-Express «Lune» peut être combinée uniquement avec l acte judiciaire. Pour toutes les autres catégories d envoi, nous vous invitions à utiliser la prestation Swiss-Express «Lune» de PostLogistics (avec code à barres de colis). Informations sur Swiss-Express «Lune» pour actes judiciaires sont disponibles dans le factsheet «Acte judiciaire et Acte judiciaire Online» sous: www.poste.ch/actes-judiciaires Informations sur Swiss-Express «Lune»: www.poste.ch/swiss-express Commande des autocollants: www.poste.ch/docucenter 22

Utilisation des codes à barres de prestation complémentaire Codes à barres de prestation complémentaire pour envois du service intérieur Recommandé (R) Suisse comme envoi commercial-réponse Si vous souhaitez prendre à votre charge le prix d envoi pour les envois qui vous sont destinés, vous pouvez fournir à vos clients des envois commerciaux-réponse. Ceux-ci peuvent aussi être envoyés comme Recommandé (R) Suisse avec un code à barres. Une combinaison avec Envoi de lettres easy n est pas possible. 74 mm Zone publicitaire Bitte am Postschalter aufgeben! A déposer au guichet, s.v.p.! Prego impostare allo sportello postale! R 12 mm Nicht frankieren Ne pas affranchir Non affrancare Geschäftsantwortsendung Invio commerciale risposta Envoi commercial-réponse 38 mm 20 mm Recommandé 10 mm Monsieur Pierre Dupont Bovetstrasse 4 3007 Berne 12 mm Zone de codage (doit rester libre) Jusqu au format B5: 140 mm 15 mm Format supérieur à B5 et jusqu à B4: 100 mm 35 mm Vous trouverez des informations et des modèles d impression pour les envois commerciaux-réponse à l adresse suivante: www.poste.ch/ecr www.poste.ch/presentationlettre > Présentation des lettres > Modèles d impression Pour vous inscrire pour la prestation Envois commerciaux-réponse, veuillez vous adresser à votre conseiller à la clientèle, au Service à la clientèle de la Poste, ou à votre office de poste. 23

Utilisation des codes à barres de prestation complémentaire Marquage des prestations complémentaires sur les envois pour l étranger Aucun code à barres de prestation complémentaire n est disponible pour les envois destinés à l étranger. Les prestations complémentaires y sont marquées au moyen d un autocollant ou par impression. Si nécessaire, plusieurs prestations complémentaires peuvent être combinées (en fonction des dispositions en vigueur dans le pays de destination). Commande des autocollants pour prestations complémentaires: Service en ligne «Commande de formulaires et de brochures (DocuCenter)»: www.poste.ch/docucenter à votre office de poste Les prestations complémentaires suivantes sont disponibles pour les envois pour l étranger: Produit Prestations complémentaires disponibles Avis de réception (AR) A remettre en main propre (RMP) 1 Remboursement sans titre (BLN) Cécogramme (CEC) Envoi militaire (MIL) Recommandé (R) 1 pas disponible pour tous les pays. Informations sur les prestations complémentaires pour les envois à l étranger: www.poste.ch/prestations-complementaires-courrier > Lettres International 24

Utilisation des codes à barres de prestation complémentaire Marquage des prestations complémentaires sur les envois pour l étranger Vue d ensemble du marquage des prestations complémentaires sur les envois pour l étranger Avis de réception (AR) Si vous souhaitez une confirmation écrite du moment et du réceptionnaire d un envoi de la poste aux lettres, apposez-y l autocollant l autocollant «Avis de réception» (form. 236.03) ou imprimez la mention correspondante sur l enveloppe (voir page 96). L avis de réception fixé à l envoi sera signé, lors de la distribution, par le destinataire ou par une personne au bénéfice d une procuration. Il vous sera renvoyé en guise de confirmation. Remplissez un avis de réception (form. 428.01) et fixez-le à l envoi. Commande des autocollants: Service en ligne «Commande de formulaires et de brochures (DocuCenter)»: www.poste.ch/docucenter à votre office de poste Commande des avis de réception: www.poste.ch/docucenter à votre office de poste Envoi à remettre en main propre (RMP) Si une lettre de la poste aux lettres doit être distribuée exclusivement à une personne déterminée, apposez-y la mention «A remettre en main propre» (en français, qui est la langue postale internationale) ou une indication de même sens en une langue connue dans le pays de destination. Tout envoi à remettre en main propre ne peut être adressé qu à une seule personne physique. Inscrivez entièrement le prénom et le nom du destinataire. La distribution en main propre n est pas disponible dans tous les pays; dans certains, elle n est proposée qu en combinaison avec la prestation complémentaire d avis de réception. Disponibilité et conditions pour la prestation complémentaire A remettre en main propre (RMP) dans les différents pays: www.poste.ch/info-int 25

Utilisation des codes à barres de prestation complémentaire Marquage des prestations complémentaires sur les envois pour l étranger Cécogramme (CEC) Les envois de la poste aux lettres destinés à des aveugles et à des instituts pour aveugles, ou expédiés par eux, sont acheminés franc de port. Marquez-les en y apposant la mention «Cécogramme». Les envois pour aveugles sont toujours acheminés comme envois Priority et doivent être marqués en conséquence. Informations sur la prestation complémentaire Cécogramme concernant des envois pour l étranger: www.poste.ch > Particuliers > Expédition > Lettres International > Cécogrammes 26

Utilisation des instructions de distribution Marquage des instructions de distribution pour les envois du service intérieur 2 e distribution le samedi suivant 238.41 (229351) 04.2011 PM Nach Ablauf der Frist: 2. Zustellung am darauffolgenden Samstag Après l échéance du délai: 2 e distribution le samedi suivant Dopo la scadenza del termine: 2 a distribuzione il sabato seguente 2. Zustellung am 2 e distribution le 2 a distribuzione il Après l expiration du premier délai de retrait de sept jours, les clients commerciaux peuvent charger la Poste d effectuer automatiquement une deuxième distribution d envois recommandés et d actes judiciaires le samedi. L utilisation de cette instruction de distribution présuppose un accord contractuel avec la Poste. Pour caractériser l instruction «2 e distribution le samedi suivant», veuillez utiliser l instruction de distribution jaune. Commande des autocollants: www.poste.ch/docucenter Informations sur les instructions de distribution: www.poste.ch/instruction-de-distribution Observer les informations de distribution figurant au verso Zustellinformationen auf der Rückseite des Umschlags beachten! Observer les informations de distribution figurant au verso de l enveloppe! Osservare le informazioni di recapito sul retro della busta! La lettre avec signature de contrat vous permet de faire demander les signatures et/ou une preuve d identité par la Poste pour les contrats commandés par téléphone ou par Internet. Il s agit d un produit composé de différents modules, uniquement sur base contractuelle et conformément à vos souhaits. 27

Utilisation des codes à barres pour palettes Pallet / bulk container address Marquage des palettes pour le suivi des envois Sender: A. N. Other Sender address 8888 Anytown Track&Trace pallets: 91.12.3456.7891.23.4567 T&T Dispatcher Any Printers Any Street 9999 Any Place Customer reference: Sample Invoice reference no. Marquage des palettes et des conteneurs collectifs Dispatch date: dd.mm.yyyy Les palettes et les conteneurs collectifs doivent être formés selon le plan de numérotation Sample actuel de Poste CH SA. La densification 8s effectue d abord par territoire Mailing office: (can be handwritten) d acheminement (p. ex. 85) d après les palettes ou conteneurs collectifs et ensuite Pal/BC No.: No. Pal/BC seulement, 20 / si aucune densification n est plus possible, d après le centre (p. ex. 8). 25 Number of mailings on/in Pal/BC 5,000 Product: B Mail bulk consgt. (B2) Contents: Les variantes suivantes sont possibles, que nous avons représentées pour vous sur la base d un envoi en nombre en courrier B (les étiquettes sont blanches pour un envoi en courrier A, bleues pour un envoi isolé en courrier B et vertes pour un envoi OnTime Mail). Etiquette de palette / conteneur collectif V 04.01 Expéditeur: Expéditeur modèle Adresse de l expéditeur 8888 Localité de l expéditeur Track&Trace palettes: 91.12.3456.7891.23.4567 T&T Déposant: Imprimerie modèle Rue modèle 9999 Localité modèle Référence client: Modèle N o de référence facture: Produit: Courrier en nombre B2 Date de dépot: jj.mm.aaaa Office de dépôt: (saisie manuelle possible) Modèle N o de Pal/SB: 20 / 25 Total Pal/SB: Nombre d envois sur Pal/SB: 5 000 Contenu: 8 V 04.01 Envoi en nombre en courrier B d après le centre. Aperçu de la structure du code à barres Intestazione dei pallet / contenitori collettivi Mittente: 1 2 3 4 5 6 Track&Trace 7 pallet: 8 91.12.3456.7891.23.4567 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Nome mittente Indirizzo 9 mittente 1 x x x x T&T x x x x x x x x x x x x 8888 Località mittente Code fixe Identification du d affranchissement (à votre disposition) d achemine- de la palette 4 Nouvelle licence Numéro d ordre 2 Territoire Numéro chronologique Scannage Speditore: Prodotto: des Tipografia palettes produit 1 (attribuée par la Poste) ment (Ta) 0001-9999 Nome via 9999 Nome località de la palette 3 dans le plan de numérotation sur www.poste.ch/prestations-prealables. 8 20 / 25 Quantità invii su PAL/SB: 5 000 Posta B grandi quantità (B2) Riferimento cliente: 1 esempio P. ex. courrier A = 01, envois isolés du courrier B = 02, envois en nombre du courrier B = 03, OnTime Mail = 04, N. catalogues di riferimento fattura (CAT) = 10, DIR = 11, courrier B2 à l importation = 20 2 Certains éléments du code à barres, comme le numéro d ordre, sont facultatifs. En l absence d identification, les cases Data d impostazione: correspondant à ces informations doivent être remplies par des zéros. gg.mm.aaaa 3 La représentation des éléments du Contenuto: territoire d acheminement est obligatoire. Vous trouverez les informations correspondantes Ufficio d impostazione: (inserimento manuale possibile) esempio 4 Plus les palettes sont déclarées de manière détaillée (p. ex. numéro de palette), plus les informations à votre disposition sont N. PAL/SB Quantità PAL/SB: nombreuses! V 04.01 28

Utilisation des codes Datamatrix pour les envois de la poste aux lettres Modes d affranchissement PP Easy et Letter ID La condition préalable à la fourniture de la prestation souhaitée d expédition de lettres avec code Datamatrix est de respecter les directives décrites dans ce manuel. Les codes Datamatrix utilisés par PostMail pour le traitement des expéditions de lettres physiques commencent par les chiffres «75680» et sont désignés comme «codes Datamatrix postaux». Les lettres avec codes Datamatrix postaux accédant dans le canal de traitement de PostMail sont identifiées en tant qu envois postaux et traitées comme tels. PP Easy et Letter ID (anciennement PP Business) Si vous envoyez des lettres en utilisant le mode d affranchissement PP Easy ou Letter ID (anciennement PP Business), la marque d affranchissement PP A sera complétée par un code Datamatrix quadratique B. Espace publicitaire 08.11.2014 A B Important: Le code Datamatrix n est pas un timbre-poste. Il identifie simplement l envoi concerné. La facturation s effectue sur la base du bordereau de dépôt qui est établi via le service en ligne «Bordereau de dépôt lettres» ou DataTransfer (voir «Facturation d envois affranchis PP» à partir de la page 71). Informations concernant les modes d affranchissement PP Easy et Letter ID: www.poste.ch/affranchissementpp www.poste.ch/letter-id Informations concernant «Bordereau de dépôt lettres»: www.poste.ch/services-en-ligne > Bordereau de dépôt lettres Informations sur DataTransfer: www.poste.ch/datatransfer-lettres 29

Utilisation des codes Datamatrix pour les envois de la poste aux lettres Modes d affranchissement PP Easy et Letter ID Carte de recommandation Letter ID fait pour la première fois partie intégrante d une marque d affranchissement pour la nouvelle carte de recommandation. Grâce au code Datamatrix dynamique, le donneur d ordre ne paie que les cartes qui ont réellement été envoyées. A B C D La marque d affranchissement intelligente A Code Datamatrix (Letter ID) B Vous pouvez créer vous-même l image du timbre en couleurs ou en noir et blanc. Le cadre est fixe. C Numéro de référence de facturation du client (8 positions) D Numéro d ordre (à 6 positions); attribué par Poste CH SA La mise en page de la marque d affranchissement est fixe et ne peut pas être modifiée. Voici la marche à suivre pour créer la carte de recommandation: 1. Contactez votre conseiller/conseillère à la clientèle et remplissez la feuille de conditions et le mandat unique. 2. Effectuez la mise en page de votre carte de recommandation vous-même ou déléguez-en la conception. 3. Procurez-vous un bon à tirer auprès de la Poste. 4. Faites fabriquer la carte (avec la marque d affranchissement) par une imprimerie recommandée par la Poste ou une imprimerie de votre choix. Informations sur la carte de recommandation, les modèles d impression et le répertoire des imprimeries partenaires: www.poste.ch/carte-de-recommandation 30

Utilisation des codes Datamatrix pour les envois de la poste aux lettres Modes d affranchissement PP Easy et Letter ID Utilisation des codes 2D non postaux Les codes propres aux clients peuvent être placés uniquement dans la zone publicitaire. Positionnement de l adresse Les codes en deux dimensions qui ne sont pas utilisés par Poste CH SA pour le traitement des Zone envois de l'expéditeur ne doivent pas être apposés dans des zones postales (zone d affranchissement, Il est zone possible de de lecture, positionner zone l adresse de codage). sur l envoi Les codes QR, les codes Aztec, les Maxicodes à gauche ou à droite. ou les codes Datamatrix non conformes à la Poste en font notamment partie. La zone publicitaire est disponible pour de tels codes. Adresse à gauche Adresse imprimée Adresse à droite Adresse imprimée 120 mm 74 mm 74 mm Zone de l'expéditeur 40 mm Zone d affranchissement 38 mm Zone expéditeur Zone d affranchissement 38 mm 50 mm 20 mm 10 mm Monsieur Pierre Dupont Bovetstrasse4 3007Berne 12 mm 20 mm 10 mm Monsieur Pierre Dupont Bovetstrasse4 3007Berne 12 mm Zone de codage (doit rester libre) Jusqu auformat B5:140 15 mm* Duformat B5auformat B4:jusqu'à100 35 mm* * Les dimensions indiquées doivent également être respectées lorsque l enveloppe est pleine. Zone de codage (doit rester libre) Jusqu auformat B5:140 15 mm* Duformat B5auformat B4:jusqu'à100 35 mm* * Les dimensions indiquées doivent également être respectées lorsque l enveloppe est pleine. Fenêtre ou étiquette-adresse Fenêtre ou étiquette-adresse 120 mm 74 mm 74 mm Zone de l'expéditeur 40 mm Zone d affranchissement 38 mm Zone de l'expéditeur Zone d affranchissement 38 mm 50 mm 20 mm 10 mm Monsieur Pierre Dupont Bovetstrasse4 3007Berne 12 mm 20 mm 10 mm Monsieur Pierre Dupont Bovetstrasse4 3007Berne 12 mm 12 mm Zone de codage (doit rester libre) Jusqu auformat B5:140 15 mm* Duformat B5auformat B4:jusqu'à10 35 mm* Zone de codage (doit rester libre) Jusqu auformat B5:140 15 mm* Duformat B5auformat B4:jusqu'à100 35 mm* * Les dimensions indiquées doivent également être respectées lorsque l enveloppe est pleine. * Les dimensions indiquées doivent également être respectées lorsque l enveloppe est pleine. Un seul code 2D et un seul code à barres propres au client peuvent être utilisés par envoi. Informations sur la présentation des lettres: www.poste.ch/presentationlettre 31

Apposer des codes à barres et des codes Datamatrix Informations générales Les envois de la poste aux lettres n offrent que peu d espace pour la présentation. Veuillez respecter les prescriptions de positionnement, afin que vos codes à barres et codes Datamatrix soient lisibles de manière fiable. Les prescriptions de positionnement sont différentes suivant que vous utilisiez des enveloppes à fenêtre, des étiquettes-adresse, des codes à barres et codes Datamatrix directement apposés sur l envoi. Codes à barres et code Datamatrix sur un envoi Important: le code à barres de l envoi, les codes à barres de prestations complémentaires, les instructions de distribution et le code Datamatrix peuvent, si la place suffit, être utilisés ensemble sur le même envoi. Veuillez respecter les prescriptions relatives à tous les codes que vous utilisez. Présentation de l adresse et de l affranchissement En ce qui concerne la présentation de l adresse et de l affranchissement, veuillez observer les prescriptions générales de Poste CH SA: Factsheet Affranchissement PP www.poste.ch/affranchissementpp www.poste.ch/presentationlettre 32

Apposer des codes à barres Vous utilisez des enveloppes à fenêtre Si vous utilisez des enveloppes dotées de fenêtres d une taille d au moins 100 45 mm, vous pouvez apposer les codes à barres directement sur le contenu de l envoi. Exemple: Taille de fenêtre 100 45 mm Poste CH SA En cas de nondistribution, retour par courrier B 33

Apposer des codes à barres Vous utilisez des enveloppes à fenêtre Caractérisation comme envoi postal Dans le cadre de la nouvelle législation postale qui contient également des directives sur la caractérisation des envois, tous les affranchissements devront être complétés avec le logo postal ou la mention «Poste CH SA» à l avenir. Positionnement des codes à barres des envois pour la Suisse et l étranger Placez le code à barres de l envoi horizontalement au-dessus de l adresse du destinataire. Respectez une distance d au moins 5 mm entre les éléments du code à barres Les lettres avec code à barres peuvent aussi être combinées avec Letter ID. Frankierzone 38 74 mm Zone réservée à l affranchissement 38 74 mm Spazio per l affrancatura 38 74 mm Zone reserved for franking 38 74 mm 128 mm Lesezone / Zone de lecture / Zona di lettura / Reading zone Frankierzone 74 38 mm Zone réservée à l affranchissement 74 38 mm Spazio per l affrancatura 74 38 mm Zone reserved for franking 74 38 mm Codierzone 35 100 mm (muss frei bleiben) Zone de codage 35 100 mm (doit rester libre) Spazio per la codificazione 35 100 mm (lasciare in bianco) Coding zone 35 100 mm (must be left free) Exemple Zone für pour Werbung une enveloppe C4 format vertical Zone réservée à la publicité Spazio riservato alla pubblicità Zone reserved for advertising Absenderangaben unten links Exemple de fenêtre panoramique Mention de l expéditeur en bas à gauche Dati del mittente in basso a sinistra Sender s address bottom left 34

Apposer des codes à barres Vous utilisez des enveloppes à fenêtre Positionnement des codes à barres de prestation complémentaire pour les envois du service intérieur Placez les codes à barres de prestation complémentaire verticalement, à droite de l adresse du destinataire et du code à barres de l envoi. Respectez une distance d au moins 2 mm par rapport à l adresse du destinataire. Respectez une distance d au moins 10 mm par rapport au code à barres de l envoi. Si vous utilisez plusieurs codes à barres de prestation complémentaire, respectez une distance d au moins 10 mm entre chacun d eux. Positionnement des instructions de distribution pour envois du service intérieur Les instructions de distribution doivent être placées en-dehors de la fenêtre de l adresse, à droite, à gauche ou au-dessus. Si vous travaillez avec des autocollants préimprimés (étiquettes fournies par la Poste): Placez les autocollants sans qu ils se chevauchent, à une petite distance l un de l autre. Exemple: Positionnement du code à barres de l envoi A et du code à barres de prestation complémentaire B A B 35

Apposer des codes à barres Vous utilisez des enveloppes à fenêtre Marquage des prestations complémentaires sur les envois pour l étranger Les marques de prestations complémentaires sont posées au-dessus de l adresse du destinataire. Veuillez respecter une distance d au moins 10 mm par rapport aux éléments du code à barres de l envoi. Veuillez respecter une distance d au moins 5 mm par rapport à l adresse du destinataire. Les prestations complémentaires A remettre en main propre (RMP), Cécogramme (CEC) de même que, en option, Avis de réception (AR) sont marquées au moyen d un simple texte (voir «Présentation des marques de prestation complémentaire sur les envois pour l étranger» à partir de la page 96). Les règles de positionnement ci-dessus s appliquent ici également. Informations sur la présentation des lettres: www.poste.ch/presentationlettre Exemple: Taille de fenêtre 100 45 mm 36

Apposer des codes à barres Vous utilisez des enveloppes à fenêtre Présentation des textes de prestation complémentaire sur les envois pour l étranger Exemple: Texte pour la prestation complémentaire A remettre en main propre (RMP) Pour les prestations complémentaires marquées d un simple texte, les prescriptions sont les suivantes: Police de caractères Taille des caractères Couleur du texte Arial gras comme l adresse du destinataire noir Indications générales Veuillez observer les points suivants: Une distance d au moins 5 mm entre l adresse du destinataire et les autres éléments de texte ou de présentation; les codes à barres, les codes Datamatrix et l adresse ne doivent pas disparaître de la fenêtre si le contenu de l envoi se déplace dans l enveloppe; aucun autre élément de texte ou de présentation ne doit apparaître dans la fenêtre d adresse si le contenu de l envoi se déplace dans l enveloppe. Informations sur la présentation des lettres: www.poste.ch/presentationlettre Particularités concernant les envois pour l étranger en enveloppes à fenêtre La marque d affranchissement PP doit être entourée d un cadre (voir tableau, page 52). 37

Apposer des codes à barres Vous utilisez des étiquettes-adresse Si vous utilisez des enveloppes sans fenêtre, vous pouvez y apposer les codes à barres sur les étiquettes-adresse. Conseil: si vous disposez déjà d une infrastructure pour la création d étiquettes de colis, vous pouvez aussi l utiliser pour vos envois de la poste aux lettres en adaptant le logiciel et en utilisant des étiquettes appropriées. Pour créer des supports d adresses avec code à barres, utilisez le Webservice «Code à barres» gratuit. Pour activer ce dernier, il vous faut vous enregistrer auprès de Poste CH SA comme client commercial (voir page 12, «L enregistrement comme client commercial»). Positionnement des codes à barres des envois pour la Suisse et l étranger Placez le code à barres de l envoi horizontalement au-dessus de l adresse du destinataire. Respectez une distance d au moins 10 mm entre les éléments du code à barres et l adresse du destinataire. Exemple: étiquette-adresse Informations sur la présentation des lettres: www.poste.ch/presentationlettre 38

Apposer des codes à barres Vous utilisez des étiquettes-adresse Positionnement des instructions de distribution pour les envois du service intérieur Pour les envois adressés à gauche: Disposez l instruction de distribution de manière horizontale au-dessus du code à barres de l envoi. Respectez une distance d au moins 2 mm entre le code à barres de l envoi et l instruction de distribution. En guise d alternative, si vous n utilisez pas de codes à barres de prestations complémentaires, vous pouvez placer l instruction de distribution à droite, à côté du code à barres de l envoi. Pour les envois adressés à droite: Disposez l instruction de distribution de manière horizontale au-dessus du code à barres de l envoi (comme pour les envois adressés à gauche). Ne positionnez jamais l instruction de distribution sous l adresse du destinataire. Exemple: envoi adressé à droite avec instruction de distribution Informations sur la présentation des lettres: www.poste.ch/presentationlettre 39

Apposer des codes à barres Vous utilisez des étiquettes-adresse Positionnement des codes à barres de prestation complémentaire pour les envois du service intérieur Placez les codes à barres de prestation complémentaire verticalement, soit à droite soit à gauche de l adresse du destinataire et du code à barres de l envoi. Respectez une distance d au moins 10 mm par rapport au code à barres de l envoi. Si vous placez les codes à barres de prestation complémentaire à gauche de l adresse du destinataire, respectez une distance d au moins 20 mm entre l adresse et le code à barres. Si vous placez les codes à barres de prestation complémentaire à droite de l adresse du destinataire, respectez une distance d au moins 2 mm entre l adresse et le code à barres. Si vous utilisez plusieurs codes à barres de prestation complémentaire, respectez une distance d au moins 10 mm entre chacun d eux. Si vous travaillez avec des autocollants préimprimés (étiquettes fournies par la Poste): Placez les autocollants sans qu ils se chevauchent, à une petite distance l un de l autre. Exemple: Positionnement du code à barres de l envoi A et du code à barres de prestation complémentaire B A B Informations sur la présentation des lettres: www.poste.ch/presentationlettre 40

Apposer des codes à barres Vous utilisez des étiquettes-adresse Marquage des prestations complémentaires sur les envois pour l étranger Exemple: étiquette-adresse Les marques des prestations complémentaires sont posées au-dessus de l adresse du destinataire. Respectez une distance d au moins 10 mm par rapport aux éléments du code à barres de l envoi. Respectez une distance d au moins 10 mm par rapport à l adresse du destinataire. Informations sur la présentation des lettres: www.poste.ch/presentationlettre Les prestations complémentaires A remettre en main propre (RMP), Cécogramme (CEC) de même que, en option, Avis de réception (AR) sont marquées au moyen d un simple texte (voir «Présentation des marques de prestation complémentaire sur les envois pour l étranger» à partir de la page 96). Les règles de positionnement ci-dessus s appliquent ici également. Présentation des textes de prestation complém. sur les envois pour l étranger Exemple: Texte pour la prestation complémentaire A remettre en main propre (RMP) Pour les prestations complémentaires marquées d un simple texte, les prescriptions sont les suivantes: Police de caractères Taille des caractères Couleur du texte Arial gras comme l adresse du destinataire noir 41

Apposer des codes à barres Vous utilisez des étiquettes-adresse Indications générales Veillez à respecter une distance d au moins 10 mm entre l adresse du destinataire et les autres éléments de texte ou de présentation, Informations sur la présentation des lettres: www.poste.ch/presentationlettre 42

Apposer des codes à barres Vous apposez les codes à barres directement sur vos envois de la poste aux lettres Vous pouvez aussi apposer les codes à barres directement sur vos envois de la poste aux lettres. Cette façon de faire est particulièrement appropriée pour l envoi de cartes. Conseil: Avec un logiciel adéquat, il est possible d utiliser une infrastructure existante pour la génération d étiquettes également pour ce type d application. Autrement, vous pouvez utiliser le Webservice «Code à barres» gratuit. Positionnement des codes à barres des envois pour la Suisse et l étranger Placez le code à barres de l envoi horizontalement au-dessus de l adresse du destinataire. Respectez une distance d au moins 10 mm entre les éléments du code à barres et l adresse du destinataire. Exemple: Impression sur l envoi Informations sur la présentation des lettres: www.poste.ch/presentationlettre 43

Apposer des codes à barres Vous apposez les codes à barres directement sur vos envois de la poste aux lettres Positionnement des instructions de distribution pour les envois du service intérieur Pour les envois adressés à gauche: Disposez l instruction de distribution de manière horizontale au-dessus du code à barres de l envoi. Respectez une distance d au moins 2 mm entre le code à barres de l envoi et l instruction de distribution. En guise d alternative, si vous n utilisez pas de codes à barres de prestations complémentaires, vous pouvez placer l instruction de distribution à droite, à côté du code à barres de l envoi. Pour les envois adressés à droite: Disposez l instruction de distribution de manière horizontale au-dessus du code à barres de l envoi (comme pour les envois adressés à gauche). Ne positionnez jamais l instruction de distribution sous l adresse du destinataire. Exemple: envoi adressé à droite avec instruction de distribution Informations sur la présentation des lettres: www.poste.ch/presentationlettre 44

Apposer des codes à barres Vous apposez les codes à barres directement sur vos envois de la poste aux lettres Adresse réversible pour expéditions de lettres avec signature de contrat Pour la lettre avec signature de contrat, des enveloppes et des supports d adressage spéciaux sont utilisés. Recto de l enveloppe: Verso de l enveloppe: Zustellinformationen auf der Rückseite des Umschlags beachten! Observer les informations de distribution figurant au verso de l enveloppe! Osservare le informazioni di recapito sul retro della busta! Müller AG Zollikerstrasse 788 8008 Zürich PCIN.COY 99999 Gemäss Besprechung vom 06.02.2014 8050 Zürich 98.07.019999.00000007 Herr Hans Schweizer Gerechtigkeitsgasse 10 3011 Bern Le support d adressage peut être créé sous forme de lettre (format A4 simplex) ou de carte (format A5 duplex): Zustellinformationen auf der Rückseite des Umschlags beachten! Observer les informations de distribution figurant au verso de l enveloppe! Osservare le informazioni di recapito sul retro della busta! Müller AG Zollikerstrasse 788 8008 Zürich PCIN.COY 99999 Gemäss Besprechung vom 06.02.2014 8050 Zürich 98.07.019999.00000007 Herr Hans Schweizer Gerechtigkeitsgasse 10 3011 Bern Müller AG Zollikerstrasse 788 8008 Zürich 45

Apposer des codes à barres Vous apposez les codes à barres directement sur vos envois de la poste aux lettres Positionnement des codes à barres de prestation complémentaire pour les envois du service intérieur Placez les codes à barres de prestation complémentaire verticalement, soit à droite soit à gauche de l adresse du destinataire et du code à barres de l envoi. Respectez une distance d au moins 10 mm par rapport au code à barres de l envoi. Si vous placez les codes à barres de prestation complémentaire à gauche de l adresse du destinataire, respectez une distance d au moins 20 mm entre l adresse et le code à barres. Si vous placez les codes à barres de prestation complémentaire à droite de l adresse du destinataire, respectez une distance d au moins 2 mm entre l adresse et le code à barres. Si vous utilisez plusieurs codes à barres de prestation complémentaire, respectez une distance d au moins 10 mm entre chacun d eux. Si vous travaillez avec des autocollants préimprimés (étiquettes fournies par la Poste): Placez les autocollants sans qu ils se chevauchent, en respectant une petite distance entre chacun d eux. Exemple: Positionnement du code à barres de l envoi A et du code à barres de prestation complémentaire B A B Informations sur la présentation des lettres: www.poste.ch/presentationlettre 46

Apposer des codes à barres Vous apposez les codes à barres directement sur vos envois de la poste aux lettres Marquage des prestations complémentaires sur les envois pour l étranger Exemple: Impression sur l envoi Les marques des prestations complémentaires sont posées au-dessus de l adresse du destinataire. Respectez une distance d au moins 10 mm par rapport aux éléments du code à barres de l envoi. Respectez une distance d au moins 10 mm par rapport à l adresse du destinataire. Informations sur la présentation des lettres: www.poste.ch/presentationlettre Les prestations complémentaires A remettre en main propre (RMP), Cécogramme (CEC) ainsi que, en option, Avis de réception (AR) sont marquées au moyen d un simple texte (voir «Présentation des marques de prestation complémentaire sur les envois pour l étranger» à partir de la page 96). Les règles de positionnement ci-dessus s appliquent ici également. Présentation des textes de prestation complém. sur les envois pour l étranger Exemple: Texte pour la prestation complémentaire A remettre en main propre (RMP) Pour les prestations complémentaires marquées d un simple texte, les prescriptions sont les suivantes: Police de caractères Taille des caractères Couleur du texte Arial gras comme l adresse du destinataire noir 47

Apposer des codes à barres Vous apposez les codes à barres directement sur vos envois de la poste aux lettres Indications générales Veillez à respecter une distance d au moins 10 mm entre l adresse du destinataire et les autres éléments de texte ou de présentation, Informations sur la présentation des lettres: www.poste.ch/presentationlettre 48

Apposer des codes Datamatrix PP Easy et Letter ID Pour les deux modes d affranchissement PP Easy et Letter ID (anciennement PP Business), la marque d affranchissement PP est complétée par un code Datamatrix.. Remarque: sur les envois pour l étranger, la marque d affranchissement PP doit présenter quelques éléments supplémentaires de texte et de présentation. Les marques d affranchissement PP conçues selon les prescriptions s appliquant aux envois pour l étranger sont toutefois également valables sur les envois du service intérieur. Conseil: épargnez-vous un surcroît de travail en ne réalisant que la marque d affranchissement PP destinée aux envois pour l étranger et en l utilisant également pour vos envois du service intérieur. Informations sur les marques d affranchissement PP destinées aux envois pour l étranger www.poste.ch/affranchissementpp 49

Apposer des codes Datamatrix Vous utilisez des enveloppes à fenêtre Si vous utilisez des enveloppes dotées d une fenêtre d au moins 100 45 mm, vous pouvez apposer les codes Datamatrix directement sur le contenu de l envoi. Exemple: Taille de fenêtre 100 45 mm I Positionnement des codes Datamatrix Placez les codes Datamatrix à droite de l adresse du destinataire. Respectez une distance d au moins 2 mm tout autour du code Datamatrix par rapport aux éléments de texte et de présentation. Indications générales Veillez à respecter une distance d au moins 5 mm entre l adresse du destinataire et les autres éléments de texte ou de présentation, éviter tout glissement des codes à barres, des codes Datamatrix et de l adresse en dehors de la fenêtre de l enveloppe si le contenu de l envoi se déplace dans celle-ci, empêcher que d autres éléments de texte et de présentation apparaissent dans la fenêtre de l enveloppe si le contenu de l envoi se déplace dans celle-ci. Informations sur la présentation des lettres: www.poste.ch/presentationlettre Particularités concernant les envois pour l étranger en enveloppes à fenêtre La marque d affranchissement PP doit être entourée d un cadre (voir tableau, page 52). 50

Apposer des codes Datamatrix Vous utilisez des enveloppes à fenêtre La marque d affranchissement PP pour enveloppes à fenêtre Exemple: Taille de fenêtre 100 45 mm A B D E C Eléments de marquage et de présentation Elément Critère Description Détails de présentation A Obligatoire Marque d affranchissement P. P. (abréviation de «Port Payé») B Obligatoire N postal d ach. et localité de l expéditeur ou selon accord (p. ex. NPA de l office de traitement des retours) L identification «CH» doit figurer sur les envois pour l étranger. Taille minimale des caractères: 3 mm (12 pts, plus la taille est importante, mieux c est), gras, noir Police de caractères: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger Taille minimale des caractères: 2 mm (8 pts), noir Police de caractères: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 light Désignation. du lieu: max. 18 caractères C Obligatoire Code Datamatrix Taille: 9 9 mm à 15,6 15,6 mm Espacement/marge: 2 mm autour du code Couleur: noir standard (selon spécification) D Obligatoire (si souhaité) Produit de traitement Variantes de présentation: A-PRIORITY A-PRIORITY Uniquement pour les envois du service intérieur: P. P. A Taille du «A»: au moins 6 mm (24 pts), gras, noir Police de caractères: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger «PRIORITY» peut être plus petit que le «A» Pour le service intérieur: «P.P. A» sans PRIORITY suffit. Les polices plus petites que 6 mm sont autorisées, mais risquent toutefois de causer des problèmes de lecture de l offre de prestations. E Facultatif (si souhaité) Produit de traitement Présentation: B-ECONOMY Taille minimale des caractères: 2 mm (8 pts), noir Police de caractères: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger Suite à la page suivante. 51

Apposer des codes Datamatrix Vous utilisez des enveloppes à fenêtre La marque d affranchissement PP pour enveloppes à fenêtre (suite) Exemple: Taille de fenêtre 100 45 mm K G H F I Eléments de marquage et de présentation (suite) Elément Critère Description Détails de présentation F Facultatif N de référence de facture de l expéditeur Le numéro de référence de facture à neuf positions est attribué par Poste CH SA. Il est mentionné sur toutes les factures de Poste CH SA. Avantage: Si l adresse de l expéditeur n est pas mentionnée sur l envoi, celui-ci peut être attribué à l expéditeur sans qu il soit nécessaire d ouvrir l enveloppe. Taille minimale des caractères: 2 mm (8 pts), noir Police de caractères: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 light Afficher 8 caractères lisibles (sans trait d union) G Obligatoire (envois pour l étranger) Facultatif (envois en Suisse) Cadre rectangulaire autour de la marque d affranchissement (met celle-ci en évidence) Pour les envois à l étranger, le cadre est également nécessaire dans la fenêtre d adresse. On peut y renoncer pour les envois du service intérieur. H Obligatoire Ligne de séparation La marque d affranchissement doit être délimitée par une ligne de séparation. Distance entre la ligne et le texte placé au-dessus: 0,5 à 1 mm Distance entre la ligne et l adresse du destinataire placée en-dessous: 5 mm I Facultatif Date de dépôt Peut être utilisée pour le contrôle du délai de distribution. Taille minimale des caractères: 2 mm (8 pts), noir Police de caractères: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 light K Obligatoire Logo postal ou texte «Poste CH SA» Taille du logo postal: min. 9 mm (largeur) Marquage de «Poste CH SA» Taille des caractères: 6 pts (plus la taille est importante, mieux c est), noir Police de caractères: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Light 52

Apposer des codes Datamatrix Vous utilisez des étiquettes-adresse Si vous utilisez des enveloppes sans fenêtre, vous pouvez apposer les codes Datamatrix sur les étiquettes-adresse ou directement sur l enveloppe. Conseil: si vous disposez déjà d une infrastructure pour la création d étiquettes de colis, vous pouvez aussi l utiliser pour vos envois de la poste aux lettres en adaptant le logiciel et en utilisant des étiquettes appropriées. Les codes Datamatrix peuvent aussi être apposés directement sur les envois de la poste aux lettres. Cette façon de faire est aussi appropriée pour l envoi de cartes. Exemple: Zone d affranchissement d un envoi de la poste aux lettres Espace publicitaire Espace publicitaire Positionnement des codes Datamatrix Placez les codes Datamatrix dans la zone d affranchissement. Celle-ci se trouve en haut à droite sur l envoi. Respectez une distance d au moins 2 mm tout autour du code Datamatrix par rapport aux éléments de texte et de présentation voisins. Informations sur la présentation des lettres: www.poste.ch/presentationlettre Indications générales Respectez une distance d au moins 10 mm entre l adresse du destinataire et les autres éléments de texte ou de présentation. 53

Apposer des codes Datamatrix Vous apposez les codes Datamatrix directement sur vos envois de la poste aux lettres La marque d affranchissement PP pour l impression sur l envoi Exemple: Zone d affranchissement d un envoi de la poste aux lettres Exemple: Zone d affranchissement avec code Datamatrix Espace publicitaire D E 08.11.2014 C A B E B-ECONOMY P.P. CH-3030 Berne Eléments de marquage et de présentation Elément Critère Description Détails de présentation A Obligatoire Marque d affranchissement P. P. (abréviation de «Port Payé») B Obligatoire N postal d ach. et localité de l expéditeur ou selon accord (p. ex. NPA de l office de traitement des retours) «CH» doit figurer sur les envois pour l étranger. Taille minimale des caractères: 4 mm (16 pts, plus la taille est importante, mieux c est), gras, noir Police de caractères: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger Taille minimale des caractères: 2 mm (8 pts), noir Police de caractères: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 light Désignation. du lieu: max. 18 caractères C Obligatoire Code Datamatrix Taille: 9 9 mm à 15,6 15,6 mm Espacement/marge: 2 mm autour du code Couleur: noir standard (selon spécification) D Obligatoire (si souhaité) Produit de traitement Variantes de présentation: A-PRIORITY A-PRIORITY Uniquement pour les envois du service intérieur: P. P. A Taille du «A»: au moins 6 mm (24 pts), gras, noir Police de caractères: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger «PRIORITY» peut être plus petit que le «A» Pour le service intérieur: «P.P. A» sans PRIORITY suffit. Les polices plus petites que 6 mm sont autorisées, mais risquent toutefois de causer des problèmes de lecture de l offre de prestations. E Facultatif (si souhaité) Produit de traitement Présentation: B-ECONOMY Taille minimale des caractères: 2 mm (8 pts), noir Police de caractères: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger Suite à la page suivante. 54

Apposer des codes Datamatrix Vous apposez les codes Datamatrix directement sur vos envois de la poste aux lettres La marque d affranchissement PP pour l impression sur l envoi (suite) Exemple: Zone d affranchissement d un envoi de la poste aux lettres K Espace publicitaire 08.11.2014 H G F I Eléments de marquage et de présentation (suite) Elément Critère Description Détails de présentation F Facultatif N de référence de facture de l expéditeur Le numéro de référence de facture à neuf positions est attribué par Poste CH SA. Il est mentionné sur toutes les factures de Poste CH SA. Avantage: Si l adresse de l expéditeur n est pas mentionnée sur l envoi, celui-ci peut être attribué à l expéditeur sans qu il soit nécessaire d ouvrir l enveloppe. G Obligatoire Cadre rectangulaire autour de la marque d affranchissement (met celle-ci en évidence) H Facultatif Date de dépôt Peut être utilisée pour le contrôle du délai de distribution. Taille minimale des caractères: 2 mm (8 pts), noir Police de caractères: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 light Afficher 8 caractères lisibles (sans trait d union) Taille: minimum 300 mm 2 et dimension maximale de 74 38 mm. Forme rectangulaire ainsi, la marque d affranchissement PP est reconnue en tant que telle Taille minimale des caractères: 2 mm (8 pts), noir Police de caractères: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 light I Obligatoire Logo postal ou texte «Poste CH SA» Taille du logo postal: min. 9 mm (largeur) Marquage de «Poste CH SA» Taille des caractères: 6 pts (lus la taille est importante, mieux c est), noir Police de caractères: Verdana, Arial, Helvetica, Frutiger 45 Light K Facultatif Surface publicitaire Peut être rempli par vos propres contenus publicitaires. 55

Apposer des codes Datamatrix Vous apposez les codes Datamatrix directement sur vos envois de la poste aux lettres Standard Alternatives B-ECONOMY P.P. CH-3030 Berne B-ECONOMY P.P. CH-3030 Berne B-ECONOMY P.P. CH-3030 Berne B-ECONOMY P.P. CH-3030 Berne Poste CH SA Poste CH SA Carte de recommandation Letter ID fait pour la première fois partie intégrante d une marque d affranchissement pour la nouvelle carte de recommandation. La mise en page de la marque d affranchissement est fixe et ne peut pas être modifiée. Remarque: la marque d affranchissement est valable autant pour les envois pour la Suisse que pour l étranger. Assistance La Poste a établi un répertoire des imprimeries qui ont l expérience de la fabrication des cartes de recommandation. Ces imprimeries peuvent vous conseiller pour l élaboration des cartes et sont en mesure de mettre en œuvre les directives de la Poste. Informations sur la carte de recommandation, les modèles d impression et le répertoire des imprimeries partenaires: www.poste.ch/carte-de-recommandation 56

Confection des adresses pour les envois sans impact sur le climat Offre «pro clima» Les lettres, colis et marchandises peuvent d ores et déjà être expédiés en Suisse et à l étran - ger sans impact sur le climat. Les envois postaux traditionnels consomment de l énergie (infrastructure requise, traitement et transport) et rejettent une certaine quantité de CO 2 dans l atmosphère. C est pourquoi la Poste, qui compense déjà les émissions de CO 2 générées par l acheminement de sa propre correspondance, offre désormais à ses clients la possibilité de contribuer à la protection du climat et de l environnement grâce au concept «pro clima». L étiquette «pro clima» est lancée parallèlement à l introduction des offres sans impact sur le climat de la Poste. Ce nouveau logo est apposé sur les lettres, colis et marchandises dont l impact sur le climat est compensé et qui ont été affranchis via WebStamp, lors de leur remise aux guichets postaux ou par les clients commerciaux. L arbre qui y est représenté symbolise le retour à la nature et le personnage qui cherche à trouver son équilibre exprime la compensation des émissions de CO 2. Ces offres de prestations sans impact sur le climat font partie de la stratégie environnementale de la Poste qui poursuit trois objectifs: elle vise en premier lieu à assurer une utilisation plus efficiente des ressources. Elle favorise ensuite le recours aux énergies renouvelables et remplace les offres traditionnelles par des solutions novatrices et respectueuses de l environnement. La compensation des émissions de CO 2 constitue à présent la troisième étape. Mais la Poste donne déjà l exemple en expédiant également sa propre correspondance sans effet sur le climat. Le logo «pro clima» vous sera remis au format eps après signature de la feuille de conditions correspondante de La Poste Suisse. Les présentes instructions vous indiquent où et comment l apposer sur les étiquettes d expédition en combinaison avec le code à barres de l envoi (PostMail = dans les marques d affranchissement ou en combinaison avec les codes à barres pour les lettres avec justificatif de distribution). Spécifications L étiquette «pro clima» est composée d une illustration (arbre et personnage), de la marque nominative «pro clima» et de l URL (swisspost.ch/climate). Ces éléments constituent une entité qui ne doit pas être modifiée. Pour les applications sur de petits envois (largeur inférieure à 20 mm), il est toutefois possible de supprimer l URL pour des raisons de lisibilité (voir Tailles d utilisation). Définition des couleurs L étiquette «pro clima» est disponible en deux variantes (couleur ou noir/blanc) en fonction des instructions de production ou des domaines d application. Dans la mesure du possible, l étiquette en couleur, qui peut être imprimée en bichromie ou en quadrichromie, doit être utilisée. CMJN (quadrichromie) Unicolore (100% noir) Vert foncé: 100C / 0M / 90J / 40N Vert clair: 60C / 0M / 100J / 0N Pantone (bichromie) Vert foncé: Pantone 349 C Vert clair: Pantone 369 C 57

Confection des adresses pour les envois sans impact sur le climat Offre «pro clima» Tailles d utilisation Les fichiers originaux de l étiquette ont une largeur de 60 mm. Ils peuvent être imprimés à différentes échelles sans perte au niveau de la qualité. Lorsque la largeur est inférieure à 20 mm, il est possible de supprimer l URL pour des raisons de lisibilité. En fonction de l utilisation, l URL peut être également placée à un autre endroit dans une police supérieure (après concertation avec UK21, Gestion des marques). Largeur 60 mm Largeur 20 mm Largeur 15 mm (taille originale) (taille minimale avec URL) (sans URL) Exemple 1: Etiquette R Suisse, format laser A6 avec «pro clima» Informations sur la présentation des lettres: www.poste.ch/presentationlettre Exemple 2: Etiquette R Suisse, format laser A6 avec «pro clima» A-PRIORITY RRecommandé étranger RM 999 605 013 CH Please scan - Signature required Veuillez scanner - Remise contre Signature P.P. CH-3900 Brig Avis de réception Mr. J. de Vries Adrianastraat 34 1035 SE Amsterdam Netherlands 58

Possibilités de création de codes à barres et de codes Datamatrix Possibilités de création de codes à barres La manière la plus efficace d appliquer des codes à barres sur vos envois de la poste aux lettres dépend du volume de votre correspondance, de votre environnement logiciel et matériel et de vos exigences en matière de transmission des données. Votre conseiller à la clientèle de Poste CH SA vous assiste volontiers pour évaluer la solution adéquate. Création de codes à barres au moyen d un système de traitement postal Un système de traitement postal (solution matérielle et logicielle pour le confectionnement automatisé des envois) vous permet d apposer les codes à barres en même temps que l adresse de vos envois de la poste aux lettres. Conseil: si vous utilisez déjà un système de ce genre pour l expédition des colis, vous pouvez aussi le faire pour les envois de la poste aux lettres, en adaptant le logiciel et en utilisant des étiquettes adéquates. Vous obtiendrez des informations sur les systèmes de traitement postal que vous pouvez utiliser pour l envoi de la correspondance auprès de votre conseiller à la clientèle ou directement chez les prestataires: Mettler Toledo (Suisse) SA: www.mt.com ICS Identcode Systems SA: www.identcode.ch Pitney Bowes (Switzerland) AG: www.pitneybowes.ch Printcom (Schweiz) AG: www.printcom.ch Création de codes à barres au moyen d un logiciel standard Divers progiciels standard permettent de générer des codes à barres selon les prescriptions de Poste CH SA. Le plus souvent, les fournisseurs se chargent aussi d adapter ces progiciels aux besoins et processus de votre entreprise. Création de codes à barres au moyen d un logiciel développé chez vous Si vous développez vous-même une solution logicielle ou aimeriez intégrer la création de codes à barres dans un environnement logiciel existant, vous trouverez les bases techniques à cet effet au paragraphe «Création de codes à barres» à partir de la page 74. Important: avant la première utilisation, tous les codes à barres, codes Datamatrix et listes de codes à barres créés par vous doivent être homologués par Poste CH SA. Ces codes seront lus au moyen de systèmes de test spéciaux, qui en vérifieront la lisibilité et l intégrité. S ils remplissent tous les critères, ils seront validés pour l utilisation productive. Cette manière de faire garantit un traitement ultérieur sans problème de vos envois de la poste aux lettres (voir «Homologation» à partir de la page 115). 59

Possibilités de création de codes à barres et de codes Datamatrix Possibilités de création de codes à barres Impression de codes à barres avec le système d affranchissement IFS3 Avec le nouveau système d affranchissement IFS3, les codes à barres d envois peuvent être imprimés directement avec l affranchissement. Liste des fournisseurs: www.poste.ch/ifs > Appareils IFS et fournisseurs Création de codes à barres sur des supports d adresses avec le Webservice «Code à barres» gratuit Avec le Webservice «Code à barres», il est possible de se procurer les supports d adresses avec code à barres de la Poste dans un format (XLM) répondant aux exigences de la saisie automatique. Le Webservice «Code à barres» offre toujours les prestations de base et les prestations complémentaires correspondantes actuelles. Informations: www.poste.ch/webservice-codesabarres Création de codes à barres à l aide du service en ligne «Affranchissement de lettres avec code à barres» «Affranchissement de lettres avec code à barres» est un service en ligne pratique de la Poste pour une gestion efficace des expéditions et qui vous permet de gérer vos adresses, vos étiquettes-adresse avec codes à barres intégrés et vos bulletins de livraison, d utiliser le bordereau de dépôt électronique et de vous renseigner, au moyen de la prestation Track & Trace, sur l état de distribution de vos envois. De plus amples informations sur le service en ligne «Affranchissement de lettres avec code à barres»: www.poste.ch/services-en-ligne Utilisation de codes à barres préimprimés (étiquettes fournies par la Poste) Si vous utilisez des codes à barres, mais que vous ne voulez pas les créer vous-même, Poste CH SA vous fournit gratuitement des étiquettes autocollantes préimprimées (PostLabel). Service en ligne «Commande de codes à barres et d étiquettes d expédition»: www.poste.ch/services-en-ligne Apposition des codes à barres par Service d affranchissement Poste L étiquetage et la saisie des adresses peuvent être réalisés dans le cadre de la prestation «Affranchissement Poste». Informations sur le Service d affranchissement Poste: www.poste.ch/affranchissementposte ou veuillez contacter votre conseiller à la clientèle Commande de brochures: www.poste.ch/docucenter 60

Possibilités de création de codes à barres et de codes Datamatrix Possibilités de création de codes Datamatrix La manière la plus efficace d appliquer des codes Datamatrix sur vos envois de la poste aux lettres dépend du volume de votre correspondance, de votre environnement logiciel et matériel et de vos exigences en matière de transmission des données. Votre conseiller à la clientèle de Poste CH SA vous assiste volontiers pour évaluer la solution adéquate. Création de codes Datamatrix au moyen d un logiciel standard Divers progiciels standard permettent de générer des codes Datamatrix selon les prescriptions de Poste CH SA. Le plus souvent, les fournisseurs se chargent aussi d adapter ces progiciels aux besoins et processus de votre entreprise. Création de codes Datamatrix au moyen d un logiciel développé chez vous Si vous développez vous-même une solution logicielle ou aimeriez intégrer la création de codes Datamatrix dans un environnement logiciel existant, vous trouverez les bases techniques à cet effet au paragraphe «Création de codes Datamatrix» à partir de la page 99. Important: avant la première utilisation, tous les codes à barres, codes Datamatrix et listes de codes à barres créés par vous doivent être homologués par Poste CH SA. Ces codes seront lus au moyen de systèmes de test spéciaux, qui en vérifieront la lisibilité et l intégrité. S ils remplissent tous les critères, ils seront validés pour l utilisation productive. Cette manière de faire garantit un traitement ultérieur sans problème de vos envois de la poste aux lettres (voir «Homologation» à partir de la page 115). 61

Possibilités de création de codes à barres et de codes Datamatrix Possibilités de création de codes Datamatrix Création de codes Datamatrix à l aide de prestations gratuites de Poste CH SA (uniquement PP Easy) Si vous n utilisez pas de solution logicielle, Poste CH SA vous offre des prestations gratuites pour générer des marques d affranchissement PP Easy avec des codes Datamatrix. Service en ligne «Etablir affranchissement PP» dans le Centre clientèle de la Poste Ce service en ligne vous permet de générer de manière simple et rapide des marques d affranchissement PP Easy dans votre navigateur Internet. Si vous le voulez, vous pouvez y joindre votre logo ou un graphisme publicitaire. Vous pouvez télécharger pour impression le fichier graphique généré d après vos indications. Service en ligne «Etablir affranchissement PP»: www.poste.ch/services-en-ligne 62

Dépôt des envois Aperçu des variantes du dépôt des envois La procédure de dépôt de vos envois de la poste aux lettres dépend de la manière dont vous y apposez les codes à barres. Vous utilisez des codes à barres autocollants préimprimés (étiquettes fournies par la Poste) B A A Si vous utilisez les codes à barres sous forme d autocollants de Poste CH SA, vous vous servez des listes de codes à barres «21» (form. 210.17) ou «23» (form. 210.16). Vous recevez ces listes sous forme papier auprès de votre office de dépôt ou de votre conseiller à la clientèle. Vous pouvez aussi les télécharger sous forme de fichier PDF et les imprimer. Téléchargement de listes de codes à barres: www.poste.ch/deposer-lettres > Déclaration des envois > Bulletin de livraison et liste de codes à barres Voici comment vous saisissez vos envois de la poste aux lettres sur les listes de codes à barres 1. Vous collez sur les listes de codes à barres les petits doubles de saisie A se trouvant sur les feuilles d autocollants, à côté du code à barres d envoi correspondant B. Si les positions disponibles ne suffisent pas, vous utilisez des formulaires supplémentaires pour y coller les codes à barres excédentaires. 2. Notez le code à barres que vous utilisez pour chaque envoi. En cas de recherche, vous saurez ainsi quel envoi vous avez envoyé à quel destinataire. 3. Vous remettez à votre office de dépôt, en même temps que les envois qui y sont mentionnés, les listes de codes à barres collés et remplis. Vous recevez une copie signée en guise de confirmation de dépôt. Remarque: Les listes «21» et «23» remplissent le même but, mais se distinguent au niveau de l utilisation. Informations sur le choix de la liste appropriée: www.poste.ch/deposer-lettres > Déclaration des envois > Bulletin de livraison et liste de codes à barres Suivi des envois sur Internet (Track& Trace): www.poste.ch/suivi-des-envois 63

Dépôt des envois Aperçu des variantes du dépôt des envois Liste «21» Barcodeliste für Briefsendungen mit elektronischer Sendungsverfolgung Liste des codes à barres pour lettres avec suivi électronique des envois Lista dei codici a barre per lettere con tracciamento elettronico degli invii 21 Absender/Expéditeur/Mittente Beleg für die Post Justificatif pour la Poste Copia per la Posta Vermerke der Post Indications de la Poste Annotazioni della Posta PST-Identifikationslabel Etiquette d identification OP Codice di identificazione dell ufficio postale Aufgeber (nur wenn nicht identisch mit Absender) Déposant (uniquement lorsqu il ne s agit pas de l expéditeur) Speditore (solo se non coincide con il mittente) Listen-Nr. Nº des listes n. lista Kunden-Nr. Aufgeber Nº du déposant N. speditore Sendungsgattung/Catégorie d envoi/categoria d invii Schweiz/Suisse/Svizzera R-Aus./R Etr./R est. Erstes Erfassungsdoppel Barcode dieser Sendungsaufgabe Prima copia di rilevamento del codice a barre di questa impostazione A B Premier double de saisie code à barres pour ce dépôt Letztes Erfassungsdoppel Barcode dieser Sendungsaufgabe Ultima copia di rilevamento del codice a barre di questa impostazione Dernier double de saisie code à barres pour ce dépôt Erfassungsdoppel von nicht verwendeten Labels dieser Sendungsaufgabe Doubles de saisies d étiquettes non utilisées pour ce dépôt Le copie di rilevamento dei codici non utilizzati di questa impostazione C 210.17 (Y001200118) 07.2014 PM Aufgeführte Sendungen entgegengenommen Datum Unterschrift Les envois indiqués ont été pris en charge Date Signature Invii elencati presi in consegna Data Firma Voici comment saisir vos envois de la poste aux lettres sur la liste «21» Collez uniquement le premier et le dernier double de saisie d un dépôt d envois sur la liste «21» (form. 210.17). Choisissez la colonne correspondant aux envois du service intérieur et pour l étranger («Suisse» A, «R Etr» B ). Si, pour le même dépôt d envois, vous n utilisez pas tous les codes à barres consécutifs, collez le double de saisie des codes à barres non utilisés sur les positions prévues à cet effet dans la moitié inférieure de la liste C. Cela est important pour que ces codes ne soient pas saisis comme envoi déposé. 64

Dépôt des envois Aperçu des variantes du dépôt des envois Liste «23» Barcodeliste für Briefe mit Barcode Liste des codes à barres pour lettres avec code à barres Lista dei codici a barre per lettere con codice a barre 23 Beleg für die Post Justificatif pour la Poste Copia per la Posta Absender/Expéditeur/Mittente Vermerke der Post Indications de la Poste Annotazioni della Posta Listen-Nr. Nº des listes n. lista Aufgeber (nur wenn nicht identisch mit Absender) Déposant (uniquement lorsqu il ne s agit pas de l expéditeur) Speditore (solo se non coincide con il mittente) Kunden-Nr. Aufgeber Nº du déposant N. speditore Erfassungsdoppel Barcode Premier double de saisie code à barres Prima copia di rilevamento del codice a barre A Inland CH CH R-Aus. R Etr. R est. B Erfassungsdoppel Barcode Premier double de saisie code à barres Prima copia di rilevamento del codice a barre Inland CH CH R-Aus. R Etr. R est. Total/Total/Totale Total/Total/Totale 210.16 (PM) 06.2014 Aufgeführte Sendungen entgegengenommen Datum Unterschrift Les envois indiqués ont été pris en charge Date Signature Invii elencati presi in consegna Data Firma Voici comment saisir vos envois de la poste aux lettres sur la liste «23» Collez tous les doubles de saisie d un dépôt d envois sur la liste «23» (form. 210.16). Cochez à «CH» A ou «R Etr.» B suivant qu il s agisse d un envoi du service intérieur ou d un envoi pour l étranger. 65

Dépôt des envois Aperçu des variantes du dépôt des envois Bulletin de livraison pour les actes judiciaires (sans acte judiciaire Online) «22» Bulletin de livraison pour actes judiciaires (AJ), PDF Expéditeur Langue accusé de réception de fr it Hans Exemple SA Rue Exemple 55 3333 Exemple-Ville A 22 Déposant (uniquem. lorsqu il ne s agit pas de l expéditeur) Peter Exemple SA B Rue Exemple 77 C 3355 XY Indications de la Poste Etiquette d identification OP N o courant off. de poste Original pour la Poste N o code à barres Indication Nom du destinataire Complément Adresse NPA, lieu A compléter clairement en majuscules s.v.p. 1 Premier double de saisie code à barres pour ce dépôt Citation pour un jugement concernant le cas Exemple contre Exemple, Tribunal de Exemple-Ville, 26 juillet 2015, 14h00 D E Janine Untel Rue Modèle 88 Case postale 9999, Exemple-Ville F 2 Premier double de saisie code à barres pour ce dépôt 3 Premier double de saisie code à barres pour ce dépôt 4 Premier double de saisie code à barres pour ce dépôt 222.39 PM 06.2014 Online Fax au n o de téléphone 058 667 61 08 Date Signature Les envois indiqués ont été pris en charge Date Signature A cocher la langue souhaitée B inscrire l adresse de l expéditeur C en cas de déposant différent: Inscrire l adresse du déposant D apposer le code d envoi E apposer les mentions F apposer l adresse du destinataire 66

Dépôt des envois Aperçu des variantes du dépôt des envois Vous utilisez la fonction Saisir un ordre 1. Si vous créez des étiquettes-adresses au moyen de l application Saisir un ordre, vous pouvez télécharger, juste après la transmission des données, un bulletin de livraison en ligne rempli (LSO) (voir page 69) sous forme de fichier PDF. 2. Imprimez ce bulletin et remettez-le, avec vos envois de la poste aux lettres, à votre office de dépôt. Vous recevrez une copie signée du bulletin de livraison en guise de confirmation de dépôt. Si vous avez choisi l option «affranchissement avec bordereau de dépôt», vous pouvez télécharger tout de suite le bordereau de dépôt entièrement rempli. Suivi des envois sur Internet (Track& Trace): www.poste.ch/suivi-des-envois 67

Dépôt des envois Aperçu des variantes du dépôt des envois Votre entreprise crée elle-même ses codes à barres Si votre entreprise crée elle-même ses codes à barres, vous disposez de deux possibilités pour le dépôt des envois. Dépôt des envois avec listes de codes à barres Vous appliquez des codes à barres sur vos envois de la poste aux lettres et remettez ceux-ci, avec la liste imprimée de codes à barres, à votre office de dépôt. Le même code à barres ne peut être utilisé qu une seule fois dans une période de 6 mois. Dépôt d envois avec DataTransfer Poste CH SA met à votre disposition l interface de données en ligne DataTransfer pour une transmission sûre et efficace des données d envoi et de facturation. DataTransfer vous offre une alternative conviviale au dépôt des envois avec listes de codes à barres, une facturation facilitée des envois affranchis PP. Voici comment fonctionne le dépôt des envois avec DataTransfer 1. Avec votre solution logicielle, vous générez un fichier contenant les données des envois ainsi qu un fichier contenant les données de facturation si vous souhaitez émettre vos envois avec PP (format XML ou CSV). 2. Vous transmettez ce fichier par SFTP, courriel ou sedex à l interface de données en ligne DataTransfer de Poste CH SA. 3. Sous forme de fichier PDF, vous recevez, par SFTP, ou courriel, un bulletin de livraison en ligne rempli (LSO). Si vous avez également déposé un fichier de données pour la facturation, vous recevrez de surcroît le bulletin de livraison (BDD) pour la facturation. 4. Imprimez ces bulletins de livraison et et remettez-les avec les envois concernés, à votre office de dépôt. En guise de confirmation de dépôt, vous recevrez une copie de chaque original signé. Vous pouvez, en option, vous abonner au rapport EPLJD, qui vous transmet toutes les 24 heures, par courriel ou SFTP, l état actuel de distribution de vos envois de la poste aux lettres. Informations sur DataTransfer: www.poste.ch/datatransfer-lettres Spécifications techniques et adhésion à DataTransfer: datatransfer@poste.ch www.poste.ch/datatransfer-lettres > Assistance technique DataTransfer par votre conseiller à la clientèle Suivi des envois sur Internet (Track& Trace): www.poste.ch/suivi-des-envois Processus de remplacement en cas de défaillance du système DataTransfer: www.poste.ch/datatransfer-lettres > Assistance technique DataTransfer > Lettres avec code à barres 68

Dépôt des envois Aperçu des variantes du dépôt des envois Exemple d un bulletin de livraison en ligne (LSO) DataTransfer Lieferschein für Briefsendungen mit elektronischer Sendungsverfolgung Bulletin de livraison pour lettres avec suivi électronique des envois Bollettino di consegna per lettere con tracciamento elettronico Absender/Expéditeur/Mittente Post CH AG PostMail Wankdorfallee 4 3030 Bern Liefernummer Numéro de livraison Numero di consegna Beleg für die Post Justificatif pour la Poste Copia per la Posta Aufgeber/Déposant/Speditore Post CH AG PostMail Wankdorfallee 4 3030 Bern Anzahl Sendungen / Nombre d'envois / Quantità di invii R-Inland / R Suisse / R per la Svizzera A-Post Plus / Courrier A Plus / Posta A Plus Gerichtsurkunden / Actes judiciaires / Atti giudiziali Dispomail mit T&T / Dispomail avec T&T / Dispomail con T&T Nachnahmen / Remboursement / Rimborsi R-Ausland / R Etranger / R per l'estero Betreibungsurkunden / Actes de poursuite / Atti esecutivi Total Sendungen / Total envois / Totale invii 1 0 0 0 0 1 0 2 98.93.000000.00001350 Lieferdatum Date de livraison Data di consegna Rechnungsreferenznummer Numéro de référence de facture Numero di riferimento fattura Erste erfasste Nummer / Premier numéro saisi / Primo numero rilevato 11.08.2010 11.08.2014 502251142 Letzte erfasste Nummer / Dernier numéro saisi / Ultimo numero rilevato 98.34.137966.00000001 98.34.137966.00000001 RO687000011CH RO687000011CH Korrekturen / Corrections / Correzioni Folgende Sendungen wurden nicht ausgeliefert / Les envois ci-après n'ont pas été livrés / I seguenti invii non sono stati consegnati: Folgende Sendungen wurden zusätzlich ausgeliefert / Les envois ci-après ont été livrés en plus / In aggiunta sono stati consegnati i seguenti invii: Korrektur erfolgt Correction effectuée Correzione eseguita Aufgeführte Sendungen entgegengenommen Prise en charge des envois indiqués Invii elencati presi in consegna Datum Date Data Datum Date Data Unterschrift Signature Firma Unterschrift Signature Firma 69

Dépôt des envois Aperçu des variantes du dépôt des envois Vous faites apposer les codes à barres par votre office de dépôt Si vous ne voulez pas apposer vous-même les codes à barres, vous pouvez en charger votre office de dépôt («étiquetage codes à barres par la Poste»). 1. Déposez vos envois de la poste aux lettres accompagnés d une liste d adresses. 2. En guise de confirmation de dépôt, vous recevrez une copie timbrée de la liste d adresses avec les numéros des codes à barres des envois. Dépôt des palettes avec suivi des envois Pour les envois de la poste aux lettres: tous les centres courrier de Poste CH SA Pour les catalogues (CAT): centres de dépôt de Bâle, de St-Gall et d Ostermundigen centres de tri de Daillens, de Härkingen et de Frauenfeld Si vous avez des questions, adressez-vous à votre conseiller à la clientèle ou à votre office de dépôt. Informations sur la prestation «étiquetage codes à barres par la Poste»: www.poste.ch/prestations-complementaires-courrier > Prestations complémentaires lettres Suisse > Apposition des codes à barres par la Poste Commande de brochures: www.poste.ch/docucenter Suivi des envois sur Internet (Track& Trace): www.poste.ch/suivi-des-envois Responsabilité civile de la Poste La Poste est responsable des expéditions de lettres avec justificatif de distribution (Recommandé, AJ, AP) en cas de perte, d endommagement et de distribution incorrecte. Pour les envois en Courrier A Plus, la Poste est uniquement responsable en cas de perte ou d endommagement. Conservez soigneusement votre confirmation de dépôt, car elle doit être présentée en cas de réclamation. Veuillez aussi observer les Conditions générales (CG) de Poste CH SA. Conditions générales (CG) pour les prestations postales: www.poste.ch/cg 70

Facturation d envois affranchis PP Bordereaux de dépôt pour envois affranchis PP Les envois de la poste aux lettres affranchis PP sont facturés sur la base d un bordereau de dépôt (BDD), que vous établissez pour chaque dépôt d envois. Les lettres avec code à barres et affranchissement PP avec un numéro de licence d affranchissement Envoi de lettres easy dans le code à barres constituent une exception. Pour ces envois avec mention PP, la création d un bordereau de dépôt (BDD) est inutile. Informations sur la facturation d envois affranchis PP: www.poste.ch/affranchissementpp Etablir électroniquement les bordereaux de dépôt Pour vous faciliter la facturation d envois affranchis PP, Poste CH SA met à votre disposition le service en ligne «Bordereau de dépôt lettres» ou DataTransfer. Important: vous ne pouvez utiliser le mode d affranchissement PP avec Letter ID qu en relation avec le service en ligne «Bordereau de dépôt lettres» ou DataTransfer. Etablissement d un bordereau de dépôt via le service en ligne «Bordereau de dépôt lettres» Vous pouvez établir gratuitement et facilement vos bordereaux de dépôt pour vos envois affranchis PP de la poste aux lettres via le service en ligne «Bordereau de dépôt lettres» dans le Centre clientèle de la Poste. Etablissement d un bordereau de dépôt via le Centre clientèle de la Poste: www.poste.ch/services-en-ligne Etablissement d un bordereau de dépôt via DataTransfer Poste CH SA met à votre disposition l interface de données en ligne DataTransfer pour une transmission sûre et efficace des données d envoi et de facturation. DataTransfer vous offre une facturation facilitée de vos envois affranchis PP. Informations sur DataTransfer: www.poste.ch/datatransfer-lettres Spécifications techniques et adhésion à DataTransfer: datatransfer@poste.ch www.poste.ch/datatransfer-lettres > Assistance technique DataTransfer par votre conseiller à la clientèle 71

Facturation d envois affranchis PP Bordereaux de dépôt pour envois affranchis PP Voici comment fonctionne la facturation d envois affranchis PP au moyen de DataTransfer: 1. A l aide de votre solution logicielle, vous générez un fichier XML contenant les données de facturation. 2. Vous transmettez ce fichier par SFTP, courriel ou sedex à l interface de données en ligne DataTransfer de Poste CH SA. 3. Sous forme de fichier PDF, vous recevez, par SFTP, ou courriel, un bulletin de livraison (bordereau de dépôt) rempli. 4. Imprimez ce bordereau de dépôt et remettez-le, avec les envois correspondants, à votre office de dépôt. Le double pour le client validé par l office de dépôt est disponible sur le portail et peut également vous être envoyé par courriel sur demande. 72

Facturation d envois affranchis PP Bordereaux de dépôt pour envois affranchis PP Exemple de bordereau de dépôt (bulletin de livraison) Bon de livraison pour lettres adressées - formulaire n 310 Expéditeur N de référence de facture Musterhans Musterhans Kurt Altenbergstrasse 28 3013 Bern Déposant Musterhans Musterhans Kurt Altenbergstrasse 28 3013 Bern 500713610 Type de dépôt: Affranchissement PP Référence client: Test Nombre Produit / Prestations Poids [g] 15'000 Courrier B standard en nombre / Lettre standard 11-20 Niveau de poids Indemn. dépôt au centre cour. / Courrier B en nombre Rempli par la poste; Code barre: scanné Remarques: vérifié autorisé 981650071361353113 Créé par: vgk-musterhans@post.ch Date de dépôt: 11.08.2014 02.03.2012 Page 1 / 1 73

Création de codes à barres Création de codes Datamatrix Etablissement de listes de codes à barres Intégration dans des solutions logicielles 74

Création de codes à barres Bases Introduction Les codes à barres sont des supports de données graphiques et unidimensionnels, qui peuvent être lus à la machine. Les codes à barres se composent de «traits» foncés parallèles alternant avec des «espaces» clairs et constituant avec eux ce que l on appelle les éléments du code à barres. L élément le plus étroit est appelé «module», sa largeur en millimètres étant la «largeur de module». La largeur des autres éléments est toujours un multiple de la largeur de module. La plupart des codes à barres utilisent deux ou quatre différentes largeurs d éléments. Le rapport de module détermine combien de fois l élément le plus étroit trouve place dans l élément le plus large. Si ce rapport est de 4:1, le trait le plus large a une largeur quatre fois plus grande que le plus étroit. S il s agit d un code comprenant quatre largeurs d élément, les largeurs intermédiaires sont le triple et le double, respectivement, de la largeur de module. Les différents chiffres et caractères d un code à barres sont représentés comme suite univoque d éléments de différentes largeurs. Cette représentation est déterminée par le jeu de caractères utilisé. Un code à barres commence toujours par un caractère de début et se termine par un caractère d arrêt. Ces caractères contiennent des informations sur le type du code à barres, le jeu de caractères utilisé et le sens de lecture. Marges Les codes à barres sont entourés de marges, dans lesquelles rien ne doit être imprimé. La distance par rapport aux autres codes à barres ainsi qu aux éléments de texte et de présentation, qui pourraient perturber la lecture, est ainsi toujours suffisante. 75

Création de codes à barres Bases Le code 128 (pour les codes à barres d envoi et les codes à barres de prestation) Les codes à barres d envoi et de prestation complémentaire se fondent sur le code normalisé 128, qui peut être utilisé sans licence, est largement diffusé et est pris en charge par tous les produits logiciels. Jeux de caractères Le code 128 met différents jeux de caractères à disposition pour la représentation des données. Poste CH SA utilise les jeux de caractères C et B pour les envois de la poste aux lettres. Jeu de caractères C (numérique) Tout caractère de ce jeu se compose d une paire de chiffres représentant une valeur allant de «00» à «99». Deux chiffres peuvent donc être représentés par caractère, ce qui permet une représentation en double densité. Le code à barres est ainsi plus court. Le jeu de caractères C est utilisé pour: les codes à barres pour les envois du service intérieur, les codes à barres de prestation complémentaire. Jeu de caractères B (alphanumérique) Le jeu de caractères alphanumérique B se compose de lettres, de chiffres et de caractères spéciaux. Une représentation condensée n est pas possible. Le code à barres est plus long qu avec le jeu de caractères C. Le jeu de caractères B est utilisé pour: les codes à barres destinés aux envois pour l étranger, les codes à barres de prestation complémentaire (ancienne version). Rapport de module Le code 128 utilise quatre différentes largeurs d élément, avec un rapport de module 4:1. 76

Création de codes à barres Bases Exigences des codes à barres envers la technique d impression Vos codes à barres sont lisibles de manière fiable s ils remplissent les exigences suivantes: Résolution d impression Utilisez une imprimante d une résolution physique d au moins 300 PPP (points par pouce). Largeur de module La largeur de module doit être de 0,508 mm. Impression Les traits doivent être imprimés en couleur mate noire, avec une couverture uniforme et une bonne précision des bords. Facteur de contraste (PCS) Le facteur de contraste (PCS: Print Contrast Signal, grandeur sans dimension selon DIN EN 797) doit être supérieur à 0,7 pour une plage de longueurs d onde de 620 à 900 nm. Sur du papier clair et mat, une impression impeccable, de couleur noire, atteint ce facteur de contraste sans problème. Opacité (imperméabilité à la lumière) L opacité du matériel d étiquette doit être d au moins 0,75 % (DIN 53 146, ISO 1831). Cette valeur peut être plus faible si la surface de l envoi est blanche et ne présente ni trame ni structures. Norme de qualité La qualité d impression doit respecter le degré B selon DIN EN ISO/IEC 15416. Remarque: si vous imprimez vos codes à barres au moyen d une imprimante laser moderne sur du papier blanc pur, vous respecterez en règle générale ces exigences. 77

Création de codes à barres Création de codes à barres pour les envois du service intérieur Spécification Les codes à barres d envoi pour les envois du service intérieur sont créés selon la spécification suivante: Type Jeu de caractères Norme Code 128 Jeu de caractères C (numérique) ISO/IEC 15417 Données Structure des données Les codes à barres pour les envois du service intérieur comprennent le caractère de début (valeur «105»), les 9 paires de chiffres du contenu utile, le caractère d arrêt (valeur «106»). Exemple: 1 0 5 9 8 4 2 1 0 3 1 7 8 0 0 0 0 0 3 0 1 1 0 6 Caractère de début Id. post. Poste aux lettres Licence d affranchissement ou code de produit et licence d affranchissement Numéro d envoi Caractère d arrêt Contenu utile Positions 1 à 3: caractère de début (3 positions) La valeur «105» indique le jeu de caractères C. Positions 4 et 5: identification postale (2 positions) L identifiant «98» a été défini par Poste CH SA pour les envois de la poste aux lettres. 78

Création de codes à barres Création de codes à barres pour les envois du service intérieur Positions 6 à 13: licence d affranchissement (8 positions) ou code de produit (2 positions) et licence d affranchissement (6 positions) Les licences d affranchissement sont octroyées par la Poste et identifient le client concerné. La structure des données est différente selon le produit considéré: Produit Lettres avec justificatif de distribution recommandé (R) Lettres avec suivi des envois courrier A Plus (A+) Dispomail (A) acte judiciaire (AJ) lettre contre remboursement non recommandée (BLN) acte de poursuite (AP) Lettres avec signature de contrat (BMV) aller retour Structure des données XXXXXXXX (licence d affranchissement) «01» (code de produit) et XXXXXX (licence d affranchissement) «02» (code de produit) et XXXXXX (licence d affranchissement) «03» (code de produit) et XXXXXX (licence d affranchissement) «04» (code de produit) et XXXXXX (licence d affranchissement) «05» (code de produit) et XXXXXX (licence d affranchissement) «07» (code de produit) et XXXXXX (licence d affranchissement) «08» (code de produit) et XXXXXX (licence d affranchissement) Positions 14 à 21: numéro de l envoi (8 positions) Le numéro d envoi à huit positions est octroyé à chaque envoi dans le sens croissant ou selon un système pouvant être choisi librement (plage des valeurs 00000001 à 99999999). Il est toujours aligné à droite dans les positions du code à barres réservé pour lui; les positions libres sont remplies par des zéros. Tout numéro d envoi doit être univoque pour une période de 180 jours, c est-à-dire qu il ne peut être octroyé qu une seule fois pendant ce laps de temps. Positions 22 à 24: caractère d arrêt (3 positions) Valeur «106» Segments du code à barres Le caractère de début, les chiffres et les autres caractères se composent chaque fois de 11 modules, répartis en 3 traits et 3 espaces. Le caractère d arrêt comprend 13 modules, répartis en 4 traits et 3 espaces. 79

Création de codes à barres Présentation de codes à barres pour les envois du service intérieur Longueur de représentation La longueur de représentation des codes à barres résulte du nombre de modules et de la largeur de module: Nombre de modules Nombre de modules 1 caractère de début à 11 modules 11 modules 9 paires de chiffres à 11 modules 99 modules 1 caractère d arrêt à 13 modules 13 modules Total 123 modules Longueur de représentation = nombre de modules largeur de module 123 modules 0,508 mm = 62,5 mm Présentation des codes à barres sur les envois du service intérieur Les codes à barres des envois du service intérieur se composent des éléments suivants: B H A C E G D F A l identification du produit (majuscule), B l office de poste de domicile (numéro postal d acheminement et localité), C le code à barres imprimé horizontalement, D la ligne de texte en clair, avec le contenu utile du code à barres de l envoi, E les marges non imprimées autour du code à barres, qui doivent être respectées pour que le code à barres soit lisible de manière fiable, F en option: la désignation du produit en toutes lettres, G en option: le logo de Poste CH SA (dans la mesure où celui-ci ou le texte Poste CH SA ne figure pas déjà sur l envoi). Le logo de la Poste correspondant peut être téléchargé sur www.poste.ch/presentationlettre > Présentation des lettres > Modèles d impression. Avec l affranchissement PP, le code à barres des envois du service intérieur comprend en outre: H la mention «PP». 80

Création de codes à barres Présentation de codes à barres pour les envois du service intérieur La ligne de texte en clair La ligne de texte en clair placée sous le code à barres représente l information utile du code à barres de l envoi sous forme lisible par l homme. Les différentes sections sont structurées au moyen de points pour faciliter l interprétation. Cette structuration délimite l identificateur postal, la désignation du produit, la licence d affranchissement et le numéro de l envoi. Exemple: Dimensions G F A B C H D I E Les dimensions suivantes doivent être respectées pour que les codes à barres de vos envois du service intérieur soient lisibles de manière fiable: Désignation Dimension A Largeur de module 0,508 mm (voir «Introduction», page 75) B Rapport de module 4:1 (voir «Introduction», page 75) C Hauteur de module au moins 5 mm D Distance entre office de poste de domicile et code à barres au moins 1 mm E Distance entre mention PP et code à barres au moins 1 mm F Distance entre identifiant du produit et code à barres largeur de module multipliée par dix, pour 0,508 mm = 5 mm G Marge arrière au moins 8 mm H Distance entre code à barres et ligne de texte en clair au moins 1 mm I Distance entre ligne de texte en clair et désignation du produit au moins 2 mm 81

Création de codes à barres Présentation des codes à barres sur les envois du service intérieur Contenus et styles des éléments de texte B C A D E Les prescriptions de présentation suivantes s appliquent aux éléments de texte: Elément de texte Police de caractères Taille conseillée Taille minimale Couleur de texte A B C D E Identificateur de produit «R» (Recommandé (R)) «A+» (courrier A Plus) «A» (Dispomail) «BLN» (remboursement sans titre (BLN) non recommandé) «BU» (acte de poursuite (AP)) «GU» (acte judiciaire (AJ)) Office de poste de domicile Numéro postal d acheminement et localité Mention PP en cas d affranchissement PP: «PP» «PP» Ligne de texte en clair «XX.XX.XXXXXX.XXXXXXXX» En option: désignation de produit «Recommandé Suisse» «A-Post Plus/Courrier A Plus/Posta A Plus» «Dispomail» «Nachnahme/Remboursement/Rimborso» «Acte de poursuite» «Acte judiciaire» Arial gras 55 p 12 p noir Arial 8 p 6 p noir Arial gras 8 p 6 p noir Arial gras 9 p 6 p noir Arial gras 8 p 6 p noir Homologation Important: avant la première utilisation, tous les codes à barres, codes Datamatrix et listes de codes à barres créés par vous doivent être homologués par Poste CH SA. Pour cela, ils seront lus au moyen de systèmes de test spéciaux, qui en vérifieront la lisibilité et l intégrité. S ils remplissent tous les critères, ils seront validés pour l utilisation productive. Cette méthode garantit un traitement ultérieur sans problème de vos envois de la poste aux lettres (voir «Homologation» à partir de la page 115). 82

Création de codes à barres Création de codes à barres pour les envois du service international Spécification Les codes à barres pour les envois du service international sont établis selon la spécification suivante: Type Jeu de caractères Norme Code 128 Jeu de caractères B (alphanumérique) ISO/IEC 15417 Données Structure des données Les codes à barres pour les envois du service international comprennent le caractère de début (valeur «104»), les 13 caractères et chiffres du contenu utile, le caractère d arrêt (valeur «106»). Exemple: 1 0 4 R N 5 7 3 8 1 7 3 9 4 C H 1 0 6 Caractère de début Produit (recommandé (R)) Licence d affr. pour envois recommandés du service internat. Numéro de l envoi Chiffre de contrôle Pays de dépôt Caractère d arrêt Contenu utile Positions 1 à 3: caractère de début (3 positions) La valeur «104» signalise le jeu de caractères B. Position 4: produit (1 position) «R» pour le produit «Recommandé (R) étranger». Positions 5 à 8: licence d affranchissement pour envois recommandés du service international (4 positions) La licence d affranchissement pour envois recommandés du service international doit être activée par un conseiller à la clientèle ou par un office de poste. Cela peut durer plusieurs jours. La chaîne de caractères alphanumérique garantit la retraçabilité des envois pour l acheminement complet. Les questions concernant la licence d affranchissement pour envois recommandés du service international doivent être adressées à: international@poste.ch Positions 9 à 13: numéro de l envoi (5 positions) Le numéro d envoi à cinq positions est attribué à chaque envoi, dans le sens croissant ou selon un système pouvant être choisi librement (plage de valeurs «00001» à «99999»). Il est toujours aligné à droite dans les positions du code à barres prévues à cet effet; les positions libres sont remplies par des zéros. Tout numéro d envoi doit être univoque pour une période de 360 jours, c est-à-dire qu il ne peut être octroyé qu une seule fois pendant ce laps de temps. 83

Création de codes à barres Création de codes à barres pour les envois du service international Position 14: chiffre de contrôle (1 position) Le chiffre de contrôle est calculé à partir des huit chiffres précédents selon la formule de l exemple ci-dessous. Exemple de calcul: Calcul du chiffre de contrôle (modulo 11) Chiffres de l identification du client et du numéro de l envoi 5 7 3 8 1 7 3 9 Facteurs de pondération (prédéfinis) 8 6 4 2 3 5 9 7 Somme des résultats de la pondération 40 42 12 16 3 35 27 63 = 238 Division de la somme par 11 238: 11 = 21,63636363 Calcul du reste (résultat sans chiffres après la virgule) 11 21 11 = 231 (somme des résultats de la pondération) 231 238 231 = 7 Soustraction du reste de 11 11 reste 11 7 = 4 (résultat du calcul) = 4 Chiffre de contrôle Résultat = 1 9 Résultat = 10 Résultat = 11 > le chiffre de contrôle correspond au résultat (4 ici) > le chiffre de contrôle est 0 > le chiffre de contrôle est 5 Positions 15 et 16: pays de dépôt (2 positions) Le pays de dépôt est identifié au moyen du code de pays selon ISO 3166-1 («CH»). Positions 17 à 19: caractère d arrêt (3 positions) Valeur «106» Segments du code à barres Le caractère de début, les chiffres et les autres caractères se composent chaque fois de 11 modules, répartis en 3 traits et 3 espaces. Le caractère d arrêt comprend 13 modules, répartis en 4 traits et 3 espaces. 84

Création de codes à barres Création de codes à barres pour les envois du service international Longueur de représentation La longueur de représentation des codes à barres résulte du nombre de modules et de la largeur de module: Nombre de caractères Nombre de modules 1 caractère de début à 11 modules 11 modules 13 chiffres et caractères à 11 modules 143 modules 1 caractère d arrêt à 13 modules 13 modules Total 167 modules Longueur de représentation = nombre de modules largeur de module 167 modules 0,508 mm = 84,8 mm Remarque: Le code à barres peut également être plus court. Certains générateurs réduisent la longueur de représentation en passant provisoirement au jeu de caractères C pour les chiffres. 85

Création de codes à barres Présentation des codes à barres sur les envois pour l étranger Structure des codes à barres sur les envois pour l étranger Les codes à barres des envois du service international sont établis selon les mêmes prescriptions que ceux du service intérieur. La structure des données et la présentation se distinguent toutefois sur quelques points. Ces différences sont décrites ci-après. Les codes à barres pour les envois du service international comprennent: A B D F G C E A l identifiant du produit (majuscule), B le code à barres imprimé horizontalement, C la ligne de texte en clair, avec le contenu utile du code à barres de l envoi, D les marges non imprimées autour du code à barres, qui doivent être respectées pour que le code à barres soit lisible de manière fiable, E en option: la mention de traitement («Please scan Signature required, Veuillez scanner Remise contre Signature»), F en option: la désignation du produit en toutes lettres, G le logo de Swiss Post. Important pour l utilisation dans des enveloppes à fenêtre Pour les envois du service international, la mention PP n est pas intégrée dans le code à barres de l envoi, mais dans la zone d affranchissement en haut à droite sur l envoi. Même si vous utilisez des enveloppes à fenêtre, elle doit toujours être apposée à l extérieur, sur l envoi. La ligne de texte en clair La ligne de texte en clair placée sous le code à barres représente l information utile du code à barres de l envoi sous forme lisible par l homme. Sur les envois du service international, la ligne de texte en clair n est pas structurée par des points. Elle peut toutefois l être au moyen d espaces, pour une meilleure lisibilité. Exemple: 86

Création de codes à barres Présentation des codes à barres sur les envois pour l étranger Dimensions E D A B C F G Les dimensions suivantes doivent être respectées pour que les codes à barres de vos envois du service international puissent être lus de manière fiable: Désignation Dimension A Largeur de module 0,508 mm (voir «Introduction», page 75) B Rapport de module 4:1 (voir «Introduction», page 75) C Hauteur de module au moins 5 mm D Distance entre identifiant du produit et code à barres largeur de module multipliée par dix, pour 0,508 mm = 5 mm E Marge arrière au moins 8 mm F Distance entre code à barres et ligne de texte en clair au moins 1 mm G Distance entre ligne de texte en clair et mention de traitement au moins 2 mm 87

Création de codes à barres Présentation des codes à barres sur les envois pour l étranger Contenus et styles des éléments de texte A C B D Les prescriptions de présentation suivantes s appliquent aux éléments de texte: Elément de texte Police de caractères Taille conseillée Taille minimale Couleur du texte A B C D Identificateur de produit «R» (Recommandé (R)) Ligne de texte en clair XX XXX XXX XXX XX En option: Désignation de produit «Recommandé étranger» En option: mention de traitement «Please scan Signature required, Veuillez scanner Remise contre Signature», Arial gras 55 p 12 p rouge ou noir Arial gras 11 p 8 p noir Arial 6 p 6 p noir Arial gras 6 p 6 p noir Homologation Important: avant la première utilisation, tous les codes à barres, codes Datamatrix et listes de codes à barres créés par vous doivent être homologués par Poste CH SA. Pour cela, ils seront lus au moyen de systèmes de test spéciaux, qui en vérifieront la lisibilité et l intégrité. S ils remplissent tous les critères, ils seront validés pour l utilisation productive. Cette méthode garantit un traitement ultérieur sans problème de vos envois de la poste aux lettres (voir «Homologation» à partir de la page 115). Informations générales sur les lettres à l étranger: www.poste.ch/lettres-internationales 88

Création de codes à barres Création de codes à barres de prestation complémentaire et instructions de distribution pour les envois du service intérieur Spécification Les codes à barres de prestation complémentaire pour les envois du service intérieur doivent être établis selon la spécification suivante: Type Jeu de caractères Norme Code 128 Jeu de caractères C (numérique) D anciens codes à barres de prestation se basent sur le jeu de caractères B (alphanumérique). Ce jeu n est plus utilisé pour les nouvelles réalisations. Les codes à barres déjà homologués avec le jeu de caractères B restent toutefois valables. ISO/IEC 15417 Données Structure des données Les codes à barres pour les envois du service intérieur comprennent le caractère de début (valeur «105»; auparavant «104»), les 2 paires de chiffres pour l identification de la prestation complémentaire, le caractère d arrêt (valeur «106»). Exemple: 1 0 5 0 3 2 7 1 0 6 Caractère de début Identification de la prestation complémentaire et des instructions de distribution Contenu utile Caractère d arrêt 89

Création de codes à barres Création de codes à barres de prestation complémentaire et instructions de distribution pour les envois du service intérieur Positions 1 à 3: caractère de début (3 positions) La valeur «105» indique le jeu de caractères C. Positions 4 à 7: Identification codée de la prestation complémentaire (4 positions) Désignation de la prestation complémentaire (texte) Identification de la prestation complémentaire (texte) Identification codée de la prestation complémentaire (jeu de caractères C) Version utilisée autrefois pour le codage (jeu de caractères B) Avis de réception AR 0327 e*018 A remettre en main propre RMP 0322 e*021 Remboursement sans titre BLN 0341 Cécogramme CEC 0610 e*012 Envoi militaire MIL 1007 e*027 Swiss-Express «Lune» Swiss-Express e*003 Identification codée (4 positions) et texte de l instruction de distribution Désignation de l instruction de distribution Identification codée de l instruction de distribution Texte de l instruction de distribution 2 e distribution le samedi suivant 2512 Nach Ablauf der Frist: 2. Zustellung am darauffolgenden Samstag Après l échéance du délai: 2 e distribution le samedi suivant Dopo la scadenza del termine: 2 a distribuzione il sabato seguente 2. Zustellung am / 2 e distribution le / 2 a distribuzione il Positions 8 à 10: caractère d arrêt (3 positions) Valeur «106» Segments du code à barres Le caractère de début, les chiffres et les autres caractères se composent chaque fois de 11 modules, répartis en 3 traits et 3 espaces. Le caractère d arrêt comprend 13 modules, répartis en 4 traits et 3 espaces. 90

Création de codes à barres Création de codes à barres de prestation complémentaire et instructions de distribution pour les envois du service intérieur Longueur de représentation La longueur de représentation du code à barres résulte du nombre de modules et de la largeur de module: Nombre de caractères Nombre de modules 1 caractère de début à 11 modules 11 modules 2 paires de chiffres à 11 modules 22 modules 1 caractère d arrêt à 13 modules 13 modules Total 46 modules Longueur de représentation = nombre de modules largeur de module 46 modules 0,508 mm = 23,4 mm 91

Création de codes à barres Présentation des codes à barres de prestation complémentaire et instructions de distribution sur les envois du service intérieur Structure des codes à barres de prestation complémentaire pour les envois du service intérieur Les codes à barres de prestation complémentaire pour les envois du service intérieur comprennent: A C E B D A la marque (abréviation), imprimée horizontalement, de la prestation complémentaire, B le code à barres imprimé verticalement, C les marges non imprimées entourant le code à barres, qui doivent être respectées pour que le code à barres soit lisible de manière fiable, D en option: la désignation, imprimée verticalement, de la prestation complémentaire en trois langues au maximum (all., fr., it.). E Le code à barres de prestation complémentaire comprend en outre la désignation de la monnaie «CHF», imprimée verticalement et suivie du montant du remboursement ou d un champ vide pour l inscription de ce montant sur le bord gauche. 92

Création de codes à barres Présentation des codes à barres de prestation complémentaire et instructions de distribution sur les envois du service intérieur Dimensions E A B C G F D Les dimensions suivantes doivent être respectées pour que les codes à barres de vos envois du service international puissent être lus de manière fiable: Désignation Dimension A Largeur de module 0,508 mm (voir «Introduction», page 75) B Rapport de module 4:1 (voir «Introduction», page 75) C Hauteur de module au moins 5 mm D Marge avant au moins 3 mm E Marge arrière au moins 8 mm F Marge de droite au moins 2 mm G Distance entre code à barres et désignation de la prestation complémentaire au moins 2 mm 93

Création de codes à barres Présentation des codes à barres de prestation complémentaire et instructions de distribution sur les envois du service intérieur Styles de texte A C B Les prescriptions de présentation suivantes s appliquent aux éléments de texte: Elément de texte Police de caractères Taille conseillée Taille minimale Couleur du texte A B Abréviation de la prestation complémentaire Désignation de la prestation complémentaire Arial gras 18 p 18 p rouge ou noir Arial 8 p 6 p noir C Montant du remboursement Arial 8 p 6 p noir Variante simplifiée des codes à barres de prestation complémentaire Si plusieurs codes à barres de prestation complémentaire doivent être combinés entre eux et que la place ne suffit pas sur l envoi, on peut utiliser une variante simplifiée de ces codes, dans laquelle on renonce à la désignation de la prestation complémentaire. Les distances et les styles de texte prescrits restent inchangés. 94

Création de codes à barres Présentation des codes à barres de prestation complémentaire et instructions de distribution sur les envois du service intérieur Homologation Important: avant la première utilisation, tous les codes à barres, codes Datamatrix et listes de codes à barres créés par vous doivent être homologués Poste CH SA. Pour cela, ils seront lus au moyen de systèmes de test spéciaux, qui en vérifieront la lisibilité et l intégrité. S ils remplissent tous les critères, ils seront validés pour l utili - sation productive. Cette méthode garantit un traitement ultérieur sans problème de vos envois de la poste aux lettres (voir «Homologation» à partir de la page 115). 95

Création de codes à barres Présentation des marques de prestation complémentaire sur les envois du service international Aucun code à barres de prestation complémentaire n est utilisé sur les envois pour l étranger. Les prestations complémentaires y sont désignées en texte clair. Elles peuvent être intégrées dans votre solution logicielle comme graphisme ou texte à imprimer. Informations sur les prestations complémentaires pour les envois du service international: www.poste.ch/prestations-complementaires-courrier > Lettres International Avis de réception La prestation complémentaire Avis de réception (AR) est mentionnée au-dessus de l adresse du destinataire au moyen du texte imprimé «Avis de réception» (en français qui est le langage postal international) ou d une indication de même sens en une langue connue dans le pays de destination. Présentation Police de caractères Taille des caractères Couleur du texte Arial gras comme l adresse du destinataire noir A remettre en main propre La prestation complémentaire A remettre en main propre (RMP) est mentionnée au-dessus de l adresse du destinataire par le texte imprimé «A remettre en main propre» (en français, qui est la langue postale internationale) ou d une indication de même sens en une langue connue dans le pays de destination. Présentation Police de caractères Taille des caractères Couleur du texte Arial gras comme l adresse du destinataire noir 96

Création de codes à barres Présentation des marques de prestation complémentaire sur les envois du service international Cécogramme La prestation complémentaire Cécogramme (CEC) est mentionnée au-dessus de l adresse du destinataire par le texte imprimé «Cécogramme» (en français, qui est la langue postale internationale) ou d une indication de même sens en une langue connue dans le pays de destination. Présentation Police de caractères Taille des caractères Couleur du texte Arial gras comme l adresse du destinataire noir 97

Création de codes à barres Création de codes à barres pour palettes Spécification Les codes à barres d envoi pour les envois du service intérieur sont créés selon la spécification suivante: Type Jeu de caractères Norme Code 128 Jeu de caractères C (numérique) ISO/IEC 15417 Données Structure des données Aperçu de la structure du code à barres 1 Code fixe Scannage des palettes 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 9 1 x x x x x x x x x x x x x x x x Identification du produit 1 Nouvelle licence d affranchissement (attribuée par la Poste) Numéro d ordre 2 (à votre disposition) Territoire d acheminement (Ta) de la palette 3 Numéro chronologique de la palette 4 0001-9999 1 P. ex. courrier A = 01, envois isolés du courrier B = 02, envois en nombre du courrier B = 03, OnTime Mail = 04, catalogues (CAT) = 10, DIR = 11, courrier B2 à l importation = 20 2 Certains éléments du code à barres, comme le numéro d ordre, sont facultatifs. En l absence d identification, les cases correspondant à ces informations doivent être remplies par des zéros. 3 La représentation des éléments du territoire d acheminement est obligatoire. Vous trouverez les informations correspondantes dans le plan de numérotation sur www.poste.ch/prestations-prealables. 4 Plus les palettes sont déclarées de manière détaillée (p. ex. numéro de palette), plus les informations à votre disposition sont nombreuses! 98

Création de codes Datamatrix Bases Introduction B A C Les codes Datamatrix sont des supports de données graphiques bidimensionnels, pouvant être lus à la machine et d une grande capacité d information. Ils sont réalisés sous forme de modules quadratiques de même taille. Les rangées de modules sur les bords extérieurs sont des aides à la lecture. Deux lignes continues A forment un angle droit et permettent de reconnaître la position du code (barre d aide à la recherche). Sur les côtés opposés, les rangées de modules extérieurs décrivent, par un modèle où alternent le noir et le blanc B, la dimension de la grille de modules (barre de dimension de grille). A l intérieur de la surface délimitée par ces éléments auxiliaires se trouve la zone des données C. Sa taille est variable: suivant la capacité d information souhaitée, on peut créer des codes Datamatrix quadratiques de 10 10 à 144 144 modules ainsi que quelques formats rectangulaires. Dans le type Datamatrix ECC 200, les données utiles sont contenues de manière redondante à différents endroits de la zone de données et sont réassemblées à la lecture. Ainsi, le contenu peut être reconstruit même si 28 % de la surface codée est salie ou endommagée. Marges Les marges sont des domaines entourant les codes Datamatrix et sur lesquelles aucune impression n est autorisée. Il en résulte ainsi suffisamment de distance par rapport aux autres codes à barres ainsi qu aux éléments de texte et de présentation qui pourraient perturber la lecture (voir «Taille de module et marges», page 103). Le code Datamatrix ECC 200 Dans les modes d affranchissement Affranchissement PP avec Letter ID et PP Easy, Poste CH SA utilise des codes Datamatrix du type ECC 200 pour compléter la marque d affranchissement PP. Ce code peut être utilisé sans licence. Informations sur les codes Datamatrix: www.poste.ch/letter-id 99

Création de codes Datamatrix Bases Exigences des codes Datamatrix envers l impression Vos codes Datamatrix peuvent être lus de manière fiable s ils remplissent les exigences suivantes: Résolution d impression Utilisez une imprimante d une résolution physique d au moins 300 PPP (points par pouce). Taille de module Choisissez une taille de module de 0,5 0,5 mm à 0,6 0,6 mm. Couleur Noir Norme de qualité La qualité d impression doit respecter le degré B selon la norme ANSI/AIM BC11-1997. Remarque: si vous imprimez vos codes Datamatrix au moyen d une imprimante laser moderne sur du papier blanc pur, vous respecterez en règle générale ces exigences. Retours non traités par machine avec codes Datamatrix Les codes Datamatrix sur les envois ouverts ne peuvent pas être lus actuellement. L utilisation d une prestation autre que la prestation standard dans le processus des retours doit être discutée au préalable avec le gestionnaire de produits. Ce faisant, des solutions sont recherchées pour les clients existants, mais des améliorations techniques sont également évaluées. Les envois sous film avec codes Datamatrix ne peuvent souvent pas être traités par machine. Il peut y avoir plusieurs raisons à cela: le film se déforme durant le traitement mécanique, le code Datamatrix devient illisible, le contraste est insuffisant. Les envois sous film dont le code Datamatrix se trouve sur une feuille de couverture et non directement sur le film sont plus appropriés. Les enveloppes de couleur avec des codes Datamatrix peuvent engendrer des problèmes lors du traitement du code de retour qui est imprimé. Pour de tels envois, nous recommandons un contrôle par notre équipe Bon à tirer. L équipe Bon à tirer et la Gestion des produits Retours se tiennent à votre disposition pour élaborer une solution. L adresse ainsi que le formulaire de contact en ligne sont disponibles sous www.poste.ch/bon-a-tirer. Nous recommandons d impliquer ces services suffisamment tôt dans la planification. 100

Création de codes Datamatrix Bases Spécification Les codes Datamatrix sont établis selon la spécification suivante: Type Jeu de caractères Norme Datamatrix Type ECC 200 avec correction d erreur Reed-Solomon Numérique Pour le mode d affranchissement PP avec Letter ID, le jeu de caractères alphanumérique peut également être utilisé dans la zone de données utilisable de manière libre. ISO/IEC 16022:2006 Remplissage des données Les codes Datamatrix PP Easy et Letter ID se distinguent au niveau de leur contenu de données. Alors que pour PP Easy une disposition préliminaire relatives aux retours est indiquée pour l ordre global, chaque envoi peut être suivi pour les ordres Letter ID et gérés individuellement dans le processus des retours. Informations sur le «renvoi d envois non distribuables»: www.poste.ch/retours Code Datamatrix PP Easy (contenu de données statique) Un code Datamatrix avec contenu de données statique est utilisé pour le mode d affranchissement PP Easy. Il ne contient aucune donnée générée par le client et ne dispose également d aucune place à utilisation libre. Code Datamatrix Letter ID (contenu de données dynamique) Un code Datamatrix avec contenu de données dynamique est utilisé pour le mode d affranchissement Affranchissement PP avec Letter ID. Il comprend des données générées par le client (numéro d ordre, numéro d envoi) et offre un nombre déterminé de positions pouvant être utilisées librement par lui. Avec Letter ID, vous disposez de deux types de code Datamatrix différents. Alors qu en votre qualité de client de la Poste, le type 20 vous offre plus de champs, vous disposez de l ensemble des services Letter ID avec le type 21. Concrètement, en cas d impossibilité de distribuer une lettre, l envoi à une adresse différente de celle de l expéditeur est possible uniquement avec le type 21. Si la capacité augmente, il en va de même du nombre de modules et donc de la place nécessaire. Choisissez la plus petite variante qui offre le nombre souhaité de champs de clients. Dans la zone utilisable librement, le code Datamatrix peut aussi être rempli par des données alphanumériques. En optant pour cette possibilité, un plus petit nombre de positions sera disponible. 101

Création de codes Datamatrix Bases Carte de recommandation (contenu dynamique de données) La marque d affranchissement de la carte de recommandation se base sur le code Datamatrix de Letter ID. Le contenu des données est dynamique, ce qui rend chaque carte clairement identifiable. Le contenu du code Datamatrix ne peut pas être choisi librement et doit obligatoirement être convenu avec Poste CH SA. 102

Création de codes Datamatrix Dimensions Taille de module et marges 0,5 à 0,6 mm A B Veuillez respecter les dimensions suivantes pour que vos codes Datamatrix puissent être lus de manière fiable: Désignation Dimension A Taille de module 0,5 0,5 mm à 0,6 0,6 mm B Marges au moins 2 mm de tous les côtés Homologation Important: Tous les codes à barres, codes Datamatrix et listes de codes à barres créés par vous doivent être homologués par Poste CH SA. Pour cela, ils seront lus au moyen de systèmes de test spéciaux, qui en vérifieront la lisibilité et l intégrité. S ils remplissent tous les critères,, ils seront validés pour l utilisation productive. Cette méthode garantit un traitement ultérieur sans problème de vos envois de la poste aux lettres (voir «Homologation» à partir de la page 115). 103

Création de codes Datamatrix Capacité de données et dimensions Selon le type de code Datamatrix et le nombre de modules ou la taille du code, vous disposez d un nombre différent de champs utilisables à votre guise. En principe, plus le nombre d informations à remplir est important, plus le code Datamatrix sera grand. Type de code Datamatrix Nombre de modules 1 Taille du code 2 Positions prédéfinies par Poste CH SA Nombre de positions disponibles pour l expéditeur 3 Nombre total de positions 31 (PP Easy) 18 18 9 9 mm à 10,8 10,8 mm 20 (Letter ID) 18 18 9 9 mm à 10,8 10,8 mm 36 numériques 0 36 numériques 36 numériques 0 36 numériques 20 20 10 10 mm à 12 12 mm 22 22 11 11 mm à 13,2 13,2 mm 24 24 12 12 mm à 14,4 14,4 mm 26 26 13 13 mm à 15,6 15,6 mm 36 numériques 8 numériques ou 4 alphanumériques 36 numériques 24 numériques ou 16 alphanumériques 36 numériques 36 numériques ou 25 alphanumériques 36 numériques 52 numériques ou 37 alphanumériques 44 numériques ou 36 numériques et 4 alphanumériques 60 numériques ou 36 numériques et 16 alphanumériques 72 numériques ou 36 numériques et 25 alphanumériques 88 numériques ou 36 numériques et 37 alphanumériques 21 (Letter ID) 20 20 10 10 mm à 12 12 mm 44 numériques 0 44 numériques 22 22 11 11 mm à 13,2 13,2 mm 24 24 12 12 mm à 14,4 14,4 mm 26 26 13 13 mm à 15,6 15,6 mm 44 numériques 16 numériques ou 10 alphanumériques 44 numériques 28 numériques ou 19 alphanumériques 44 numériques 44 numériques ou 31 alphanumériques 60 numériques ou 44 numériques et 10 alphanumériques 72 numériques ou 44 numériques et 19 alphanumériques 88 numériques ou 44 numériques et 31 alphanumériques 1 Y compris barre d aide à la recherche et barre de dimension de grille 2 Pour la taille de module prédéfinie 0,5 0,5 mm et 0,6 0,6 mm 3 Après concertation, les champs peuvent également être disponibles pour le déposant/ prestataire d impression/autres partenaires. 104

Création de codes Datamatrix Structure de données des codes Datamatrix Dimensions 9 à 10,8 mm 10 à12 mm 11 à 13,2 mm 12 à14,4 mm 13 à15,6 mm 9 à 10,8 mm 10 à 12 mm 11 à 13,2 mm 12 à 14,4 mm 13 à 15,6 mm 18 18 modules 20 20 modules 22 22 modules 24 24 modules 26 26 modules Codes Datamatrix pour le mode d affranchissement PP Easy Les codes Datamatrix pour le mode d affranchissement PP Easy (contenu de données statique) sont remplis selon la structure suivante (suite): Positions Nombre de positions Désignation Explication 1 à 3 3 Code de pays ISO Valeur fixe «756» (correspond à Poste CH SA) 4 à 5 2 Unité du groupe Valeur fixe «80» (correspond à PostMail) 6 à 7 2 Type de code Datamatrix Valeur fixe «31» (correspond au code Datamatrix 31) 8 à 15 8 Numéro de référence de facturation de l expéditeur Le numéro de référence de facture (NRF) est attribué par Poste CH SA. Sur les 9 positions du NRF, seules les 8 premières sont utilisées (la position 9 représente uniquement un code de contrôle et n a pas d utilité ici). 16 à 21 6 Numéro d ordre Valeur fixe «000000» (enregistrement non pris en charge pour PP Easy) 22 1 Réserve Poste Valeur fixe «0» 23 à 30 8 ID client de l expéditeur ID KDP de l adresse de renvoi (8 positions): il est applicable uniquement en cas d «enregistrement préalable de la prestation de réexpédition» avec le code 5 ou 6. Les retours d envois non distribuables sont distribués à l adresse ID KDP indiquée. En cas de non utilisation du no KDP, les 8 positions doivent indiquer la valeur «00000000». 31 à 33 3 Produit de traitement Valeur «001» = Courrier A Valeur «002» = envoi isolé en courrier B1 Valeur «004» = envoi en nombre en courrier B2 Valeur «005» = JA Valeur «006» = JAA Valeur «007» = JAB Valeur «000» = Courrier B, sans mention B1 ou B2 Suite à la page suivante. 105

Création de codes Datamatrix Structure de données des codes Datamatrix Codes Datamatrix pour le mode d affranchissement PP Easy (suite) Les codes Datamatrix pour le mode d affranchissement PP Easy (contenu de données statique) sont remplis selon la structure suivante (suite): Positions Nombre de positions Désignation 34 1 Disposition formulée par l expéditeur pour les renvois Explication Ce champ permet de définir ce qui doit être fait de la lettre en cas de non distribution. Valeur «1» = élimination, simple, avec données Valeur «2» = élimination, simple, sans données Valeur «3» = élimination, qualifiée, avec données Valeur «4» = élimination, qualifiée, sans données Valeur «5» = renvoi physique, avec KDP, avec données Valeur «6» = renvoi physique, avec KDP, sans données Valeur «7» = renvoi physique, sans KDP, avec données Valeur «8» = réserve Poste Valeur «9» = réponse centrale Valeur «0» = renvoi physique, sans KDP, sans données Si le client ne souhaite aucune prestation particulière, il convient d entrer la valeur «0». 35 1 Objet de l envoi Ce champ est réservé au client, afin de faire l objet d une évaluation statistique plus tard le cas échéant. Il a pour fonction d indiquer le type d envoi dont il s agit, par exemple d une facture ou de publicité. La valeur indiquée ici doit être un chiffre unique compris entre 0 et 9. En cas de non utilisation de ce champ, il convient d indiquer une valeur: la Poste conseille dans ce cas d y inscrire un «0». 36 1 Prestations complémentaires Valeur fixe «0» (enregistrement non pris en charge pour PP Easy) 106

Création de codes Datamatrix Structure de données des codes Datamatrix Letter ID avec code Datamatrix type 20 Les ordres Letter ID avec code Datamatrix de type 20 (contenu dynamique de données) doivent être remplis selon la structure suivante: Positions Nombre de positions Désignation Explication 1 à 3 3 Code de pays ISO Valeur fixe «756» (correspond à Poste CH SA) 4 à 5 2 Unité du groupe Valeur fixe «80» (correspond à PostMail) 6 à 7 2 Type de code Datamatrix Valeur fixe «20» (correspond au code Datamatrix 20) 8 à 15 8 Numéro de référence de facturation de l expéditeur Le numéro de référence de facture (NRF) est attribué par Poste CH SA. Sur les 9 positions du NRF, seules les 8 premières sont utilisées (la position 9 représente uniquement un code de contrôle et n a pas d utilité ici). 16 à 21 6 Numéro d ordre Un numéro d ordre est attribué par le client et doit être identique pour toutes les lettres d un ordre dans les codes Datamatrix. Il doit toujours s agir d un numéro à 6 positions, supérieur à 000000. Un délai de 360 jours minimum est néces-saire avant de pouvoir réutiliser un ancien numéro pour un nouvel ordre. Remarque: si un numéro d ordre n est pas généré automatiquement par le processus de production, la date du jour en question peut être codée en guise d alternative: aammjj 22 à 30 9 Numéro d envoi Un numéro d envoi unique doit être défini par le client pour chaque envoi (lettre) au sein d un même ordre. Il doit s agir d un numéro à 9 positions supérieur à 000000000. Chaque numéro d envoi ne peut être attribué qu à une seule lettre au sein d un même ordre. Exemple: utilisation comme numéro courant: 1 er envoi: «000000001» 2 e envoi: «000000002» 3 e envoi: «000000003» 31 à 33 3 Produit de traitement Valeur «001» = Courrier A Valeur «002» = envoi isolé en courrier B1 Valeur «004» = envoi en nombre en courrier B2 Valeur «005» = JA Valeur «006» = JAA Valeur «007» = JAB Valeur «000» = Courrier B, sans mention B1 ou B2 Suite à la page suivante. 107

Création de codes Datamatrix Structure de données des codes Datamatrix Letter ID avec code Datamatrix type 20 (suite) Les ordres Letter ID avec code Datamatrix de type 20 (contenu dynamique de données) doivent être remplis selon la structure suivante (suite): Positions Nombre de positions Désignation Explication 34 1 Disposition formulée par l expéditeur pour les renvois Ce champ permet de définir ce qui doit être fait de la lettre en cas de non distribution. Valeur «1» = élimination, simple, avec données Valeur «2» = élimination, simple, sans données Valeur «3» = élimination, qualifiée, avec données Valeur «4» = élimination, qualifiée, sans données Valeur «7» = renvoi physique, avec KDP, avec données Valeur «8» = réserve Poste Valeur «9» = réponse centrale Valeur «0» = renvoi physique, sans KDP, sans données Si le client ne souhaite aucune prestation particulière, il convient d entrer la valeur «0». 35 1 Objet de l envoi Ce champ est réservé au client, afin de faire l objet d une évaluation statistique plus tard le cas échéant. Il a pour fonction d indiquer le type d envoi dont il s agit, par exemple d une facture ou de publicité. La valeur indiquée ici doit être un chiffre unique compris entre 0 et 9. En cas de non utilisation de ce champ, il convient d indiquer une valeur: la Poste conseille dans ce cas d y inscrire un «0». 36 1 Prestations complémentaires Valeur «0» = pas de prestation supplémentaire Valeur «6» = R Suisse (Recommandé Suisse) Valeur «8» = R Etranger (Recommandé Etranger) 37 à 88 Libre choix Données client A partir de la 37 e position, placez des caractères (alpha)numériques selon vos besoins. Plus le nombre de positions utilisées est élevé, plus le code Datamatrix sera grand. A partir de la 37 e position, 52 caractères numériques ou 37 caractères alphanumériques peuvent être utilisés au maximum. 108

Création de codes Datamatrix Structure de données des codes Datamatrix Letter ID avec code Datamatrix type 21 Les ordres Letter ID avec code Datamatrix de type 21 (contenu dynamique de données) doivent être remplis selon la structure suivante: Positions Nombre de positions Désignation Explication 1 à 3 3 Code de pays ISO Valeur fixe «756» (correspond à Poste CH SA) 4 à 5 2 Unité du groupe Valeur fixe «80» (correspond à PostMail) 6 à 7 2 Type de code Datamatrix Valeur fixe «21» (correspond au code Datamatrix 21) 8 à 15 8 Numéro de référence de facturation de l expéditeur Le numéro de référence de facture (NRF) est attribué par Poste CH SA. Sur les 9 positions du NRF, seules les 8 premières sont utilisées (la position 9 représente uniquement un code de contrôle et n a pas d utilité ici). 16 à 21 6 Numéro d ordre Un numéro d ordre est attribué par le client et doit être identique pour toutes les lettres d un ordre dans les codes Datamatrix. Il doit toujours s agir d un numéro à 6 positions, supérieur à 000000. Un délai de 360 jours minimum est nécessaire avant de pouvoir réutiliser un ancien numéro pour un nouvel ordre. Remarque: si le numéro d ordre n est pas automatiquement généré lors du processus de production, il est possible d utiliser la date du jour en guise de code, selon le modèle suivant: aammjj 22 à 30 9 Numéro d envoi Un numéro d envoi unique doit être défini par le client pour chaque envoi (lettre) au sein d un même ordre. Il doit s agir d un numéro à 9 positions supérieur à 000000000. Chaque numéro d envoi ne peut être attribué qu à une seule lettre au sein d un même ordre. Exemple: utilisation comme numéro courant: 1 er envoi: «000000001» 2 e envoi: «000000002» 3 e envoi: «000000003» 31 à 33 3 Produit de traitement Valeur «001» = Courrier A Valeur «002» = envoi isolé en courrier B1 Valeur «004» = envoi en nombre en courrier B2 Valeur «005» = JA Valeur «006» = JAA Valeur «007» = JAB Valeur «000» = Courrier B, sans mention B1 ou B2 Suite à la page suivante. 109

Création de codes Datamatrix Structure de données des codes Datamatrix Letter ID avec code Datamatrix type 21 (suite) Les ordres Letter ID avec code Datamatrix de type 21 (contenu dynamique de données) doivent être remplis selon la structure suivante (suite): Positions Nombre de positions Désignation Explication 34 1 Disposition formulée par l expéditeur pour les renvois Ce champ permet de définir ce qui doit être fait de la lettre en cas de non distribution. Valeur «1» = élimination, simple, avec données Valeur «2» = élimination, simple, sans données Valeur «3» = élimination, qualifiée, avec données Valeur «4» = élimination, qualifiée, sans données Valeur «5» = renvoi physique, avec KDP, avec données Valeur «6» = renvoi physique, avec KDP, sans données Valeur «7» = renvoi physique, sans KDP, avec données Valeur «8» = réserve Poste Valeur «9» = réponse centrale Valeur «0» = renvoi physique, sans KDP, sans données Si le client ne souhaite aucune prestation particulière, il convient d entrer la valeur «0». 35 1 Objet de l envoi Ce champ est réservé au client, afin de faire l objet d une évaluation statistique plus tard le cas échéant. Il a pour fonction d indiquer le type d envoi dont il s agit, par exemple d une facture ou de publicité. La valeur indiquée ici doit être un chiffre unique compris entre 0 et 9. En cas de non utilisation de ce champ, il convient d indiquer une valeur: la Poste conseille dans ce cas d y inscrire un «0». 36 1 Prestations complémentaires Valeur «0» = pas de prestation supplémentaire Valeur «6» = R Suisse (Recommandé Suisse) Valeur «8» = R Etranger (Recommandé Etranger) 37 à 44 8 ID client de l expéditeur ID KDP de l adresse de renvoi (8 positions): il est applicable uniquement en cas d «enregistrement préalable de la prestation de réexpédition» avec le code 5 ou 6. Les retours d envois non distribuables sont distribués à l adresse ID KDP indiquée. En cas de non utilisation du n o KDP, les 8 positions doivent être inscrites avec la valeur «00000000». Les informations individuelles du client peuvent être indiquées à partir de la position 45. 45 à 88 Libre choix Données client A partir de la 45 e position, placez des signes (alpha)numériques selon vos besoins. Plus le nombre de positions utilisées est élevé, plus le code Datamatrix sera grand. A partir de la 45 e position, 44 caractères numériques ou 31 caractères alphanumériques peuvent être utilisés au maximum. 110

Création de codes Datamatrix Structure de données des codes Datamatrix Codes Datamatrix pour la carte de recommandation Les codes Datamatrix pour la carte de recommandation doivent être remplis selon la structure suivante: Positions Nombre de positions Désignation Explication 1 à 3 3 Code de pays ISO Valeur fixe «756» (correspond à Poste CH SA) 4 à 5 2 Unité du groupe Valeur fixe «80» (correspond à PostMail) 6 à 7 2 Type du code Datamatrix Valeur fixe «21» (correspond au code Datamatrix 21) 8 à 15 8 Numéro de référence de facturation du mandant Un client de la Poste possède un ou plusieurs numéros de facture de référence attribués par la Poste. Sur les neuf chiffres prévus pour le numéro de référence de facturation de cet ordre, seuls les huit premiers chiffres doivent être utilisés. Ce numéro doit être identique pour tous les envois d un ordre dans les codes Datamatrix. 16 à 21 6 Numéro d ordre Le numéro d ordre associe formellement un envoi à un mandat. Le numéro d ordre est toujours attribué par la Poste et doit être identique pour tous les envois d un ordre dans les codes Datamatrix. Il doit toujours s agir d une chaîne de six chiffres. 22 à 30 9 Numéro d envoi Le numéro d envoi permet, combiné au numéro d ordre et au numéro de référence de facturation, d identifier les cartes sans ambiguïté. Un numéro d envoi unique doit être utilisé pour chaque carte. Il doit s agir d une chaîne de neuf caractères exactement, qui commence toujours par «000000001». La numérotation correspondante se poursuivra de manière croissante, donc «000000002», «000000003», etc. jusqu à la dernière carte, selon le nombre de cartes imprimées. 31 à 33 3 Produit de traitement Le client de la Poste doit codifier de quel produit de traitement il s agit. Pour les cartes de recommandation, toujours utiliser le code «311». Ces chiffres servent à aiguiller l envoi. 34 1 Disposition formulée par l expéditeur Retours Valeur fixe «2» = élimination pure et simple. Les envois non distribuables seront détruits pour des raisons de protection des données. 35 1 Objet de l envoi Valeur fixe «0» (champ ne concernant pas la carte de recommandation) 36 1 Prestations complémentaires Valeur fixe «0» (champ ne concernant pas la carte de recommandation) 37 à 44 8 ID client expéditeur Valeur fixe «00000000» (champ ne concernant pas la carte de recommandation) 45 à 53 9 Numéro de licence d affranchissement Le numéro de licence d affranchissement est attribué par la Poste et comporte en général neuf chiffres. Un numéro de licence d affranchissement doit être attribué à chaque promotion. 111

Etablissement de listes de codes à barres Formulaires et doubles de saisie Etablissement des formulaires de listes de codes à barres Si vous créez vos codes à barres au moyen d une solution logicielle, vous disposez de plusieurs possibilités pour générer également les listes de codes à barres correspondantes «21» ou «23» (voir pages 64 et 65) pour le dépôt des envois. Vous utilisez les formulaires PDF inscriptibles mis à disposition par Poste CH SA en les faisant remplir au moyen d un script. Vous utilisez les formulaires PDF comme arrière-plan graphique et y placez vos inscriptions. Vous programmez les listes complètes de codes à barres, par analogie avec les formulaires de Poste CH SA, dans votre solution logicielle. Téléchargement des formulaires PDF: www.poste.ch/deposer-lettres > Déclaration des envois > Bulletin de livraison et liste de codes à barres Important Respectez les dimensions et les positions des éléments de présentation et des inscriptions de manière précise; cela est indispensable pour que vos listes de codes à barres puissent être traitées de manière automatisée. Vérifiez ensuite si vos listes de codes à barres respectent les prescriptions de Poste CH SA. Des gabarits de contrôle sont à disposition auprès de votre conseiller à la clientèle. Etablissement de doubles de saisie des codes à barres d envoi Des variantes simplifiées des codes à barres d envoi, que l on appelle doubles de saisie, sont nécessaires pour les listes de codes à barres. Les prescriptions d impression, de présentation et de remplissage des codes à barres d envoi correspondants s appliquent également à ces doubles. Toutefois, seuls les éléments suivants y sont représentés: C A B E D A l office de poste de domicile B l abréviation du produit C le code à barres D la ligne de texte en clair E pour l affranchissement PP: la mention «PP» 112

Etablissement de listes de codes à barres Formulaires et doubles de saisie Abréviations des désignations de produits sur les doubles de saisie Envois en Suisse Désignation de produit Recommandé (R) Courrier A Plus (A+) Dispomail (A) Acte de poursuite (AP) Lettre contre remboursement (BLN) Acte judiciaire et Acte judiciaire Online (AJ) Abréviation sur le double de saisie R CH Courrier A Courrier A AP BLN AJ Envois pour l étranger Désignation de produit Recommandé (R) étranger Abréviation sur le double de saisie R Etr Remplissage des listes de codes à barres Pour remplir les listes de codes à barres, veuillez respecter les prescriptions des pages 64 et 65. Homologation Important: avant la première utilisation, tous les codes à barres, codes Datamatrix et listes de codes à barres créés par vous doivent être homologués par Poste CH SA. Pour cela, ils seront lus au moyen de systèmes de test spéciaux, qui en vérifieront la lisibilité et l intégrité. S ils remplissent tous les critères, ils seront validés pour l utilisation productive. Cette méthode garantit un traitement ultérieur sans problème de vos envois de la poste aux lettres (voir «Homologation» à partir de la page 115). 113

Etablissement de listes de codes à barres Dépôt d envois avec DataTransfer DataTransfer comme alternative aux listes de codes à barres L interface de données en ligne DataTransfer de Poste CH SA vous permet de transmettre vos données d envoi et de facturation de manière sûre et fiable. DataTransfer vous offre une alternative confortable au dépôt des envois au moyen de listes de codes à barres, une facturation facilitée des envois affranchis PP. Voici comment fonctionne le dépôt des envois avec DataTransfer 1. Avec votre solution logicielle, vous générez un fichier contenant les données des envois ainsi qu un fichier contenant les données de facturation (avec le mode d affranchissement PP) (format XML ou CSV). 2. Vous transmettez ces fichiers par SFTP, e-mail ou sedex à l interface de données en ligne DataTransfer de Poste CH SA. Informations sur DataTransfer: www.poste.ch/datatransfer-lettres Spécifications techniques et adhésion à DataTransfer: datatransfer@poste.ch www.poste.ch/datatransfer-lettres > Assistance technique DataTransfer auprès de votre conseiller à la clientèle 114

Homologation Homologation de codes à barres et de listes de codes à barres Important: avant la première utilisation, tous les codes à barres, codes Datamatrix et listes de codes à barres créés par vous doivent être homologués par Poste CH SA. Pour cela, ils seront lus au moyen de systèmes de test spéciaux, qui en vérifieront la lisibilité et l intégrité. S ils remplissent tous les critères, ils seront validés pour l utilisation productive. Cette méthode garantit un traitement ultérieur sans problème de vos envois de la poste aux lettres. L homologation est gratuite. Processus d homologation de codes à barres Envoyez-nous pour homologation 5 exemplaires de chacun des modèles d envoi suivants (envoi complet, rempli s il s agit d enveloppes): toutes les combinaisons de codes à barres, codes Datamatrix, type d apposition (sur le contenu de l envoi, par étiquette, par impression sur l envoi), positionnements, matériel papier, enveloppes et imprimantes que vous voulez utiliser de manière productive. Si vous modifiez plus tard ces combinaisons, vous devriez refaire homologuer les modèles correspondants. En cas de questions, veuillez vous adresser à votre conseiller à la clientèle. Envoyez vos modèles d envoi à Poste CH SA PostMail Bon à tirer 2nd Level Lischmatt 40 4621 Härkingen gzd2ndpm@poste.ch Téléphone 058 667 71 20 Processus d homologation de listes de codes à barres Envoyez-nous pour homologation 5 exemplaires de chaque modèle de listes de codes à barres suivants: toutes les listes de codes à barres dans toutes les combinaisons d imprimantes et de papier que vous voulez utiliser de manière productive. Si vous changez ces combinaisons plus tard, vous devriez refaire homologuer les modèles de listes de codes à barres correspondants. En cas de questions, veuillez vous adresser à votre conseiller à la clientèle. Envoyez votre modèle de listes de codes à barres à Poste CH SA PostMail Bon à tirer 2nd Level Lischmatt 40 4621 Härkingen gzd2ndpm@poste.ch Téléphone 058 667 71 20 115

Homologation Homologation de codes Datamatrix Important: faites toujours homologuer vos nouvelles mises en page et vos nouveaux codes Datamatrix par la Poste. Une confirmation définitive de la possibilité d un traitement mécanique du code Datamatrix n est possible qu avec des modèles d envoi d origine. Ce faisant, les codes sont lus par des systèmes de test spéciaux, qui contrôlent leur lisibilité et l intégrité de leurs données. S ils remplissent tous les critères, ils seront validés pour l utili sation productive. Cette méthode garantit un traitement ultérieur sans problème de vos envois de la poste aux lettres. L homologation est gratuite. Procédure d homologation de codes Datamatrix Letter ID et PP Easy Le déroulement détaillé vous est indiqué dans la fiche des spécifications «Bon à tirer» sous: www.poste.ch/bon-a-tirer 116

Informations diverses Interlocuteurs Interlocuteur pour les codes à barres et les instructions de distribution Veuillez adresser vos questions concernant l utilisation de codes à barres et des instructions de distribution à votre conseiller à la clientèle de Poste CH SA. Veuillez adresser vos questions concernant l homologation de codes à barres et des instructions de distribution à l adresse suivante: Poste CH SA PostMail Bon à tirer 2nd Level Lischmatt 40 4621 Härkingen gzd2ndpm@poste.ch Téléphone 058 667 71 20 Interlocuteur pour les codes à barres pour palettes En cas de questions concernant les codes à barres pour palettes, veuillez vous adresser à votre conseiller à la clientèle. Interlocuteur pour les codes Datamatrix Veuillez adresser vos questions concernant l utilisation des codes Datamatrix à votre conseiller à la clientèle de Poste CH SA. Veuillez adresser vos questions concernant l homologation de codes Datamatrix à l adresse suivante: Poste CH SA PostMail Bon à tirer 2nd Level Lischmatt 40 4621 Härkingen gzd2ndpm@poste.ch Téléphone 058 667 71 20 Interlocuteur pour l expédition de colis Vous pouvez aussi utiliser des codes à barres pour vos colis. Vous pouvez vous renseigner à ce sujet à l adresse suivante: Poste CH SA PostLogistics Centre de compétence Qualité des colis Altgraben 5 Case postale 4620 Härkingen qualitecolis@poste.ch Téléphone 058 386 15 53 Fax 058 667 31 51 117

Index A Acte de poursuite (AP) 16, 18, 113 Acte judiciaire 15, 113 Acte judiciaire Online 15, 113 Apposer des codes à barres 33 avec des enveloppes à fenêtre 33 directement sur les envois de la poste aux lettres 43 sur les étiquettes-adresse 38 Apposer des codes Datamatrix 49 avec des enveloppes à fenêtre 50 directement sur vos envois de la poste aux lettres 54 sur les étiquettes-adresse 53 A remettre en main propre 96 Avis de réception 18, 19, 36, 41, 90, 96 B Bulletin de livraison en ligne (LSO) 69 Bulletin de livraison pour les actes judiciaires 66 C Caractère d arrêt des codes à barres Codes à barres de prestation complémentaire pour les envois du service intérieur 89 Codes à barres pour les envois du service intérieur 78 Codes à barres pour les envois du service international 83 Introduction 75 Caractère de début des codes à barres Codes à barres de prestation complémentaire pour les envois du service intérieur 89 Codes à barres pour les envois du service intérieur 78 Codes à barres pour les envois du service international 83 Introduction 75 Carte de recommandation 23, 102 Cécogramme 21, 97 Code 128 76 Code à barres pour palettes 11, 28, 70, 98 Création 112 Codes à barres d envoi pour les envois du service international Création 83 Codes à barres de prestation complémentaire pour envois du service intérieur Création 89 Variante simplifiée 94 Codes à barres pour envois du service intérieur 13 Création 78 Codes Datamatrix 29 Courrier A Plus (A+) 14 Création 13, 17, 18 Caractère de début des codes à barres 13 Codes à barres pour envois du service intérieur 17 Instructions de distribution 24 Interpréter 17, 19 Marques de prestation complémentaire sur les envois du service international 18 Prestations complémentaires disponibles 25 Variante simplifiée 18 118

Index Création au moyen d un système de traitement postal 61 Création à l aide de prestations gratuites de Poste CH SA 61 Création au moyen d un logiciel standard 62 Identification d affranchissement 61 Création de codes à barres 75 Bases 75 Exigences envers la technique d impression 77 Création de codes à barres complémentaires pour les envois du service intérieur 89 Contenus de texte 90 Dimensions 93 Données 89 Identification codée de la prestation complémentaire 90 Longueur de représentation 91 Spécification 89 Structure 92 Styles de texte 94 Variante simplifiée 94 Création de codes à barres pour les envois du service international 78, 83 Chiffre de contrôle 84 Contenus de texte 82, 88 Dimensions 81, 87 Ligne de texte en clair 81, 86 Longueur de représentation 80, 85 Remplissage des données 78, 83, 98 Spécification 78, 83 Structure 80, 86 Styles de texte 82, 88 Création de codes Datamatrix 99 Bases 99 Codes Datamatrix pour le mode d affranchissement PP Easy 105 Codes Datamatrix pour le mode d affranchissement PP Easy avec Letter ID 107, 108 Dimensions 103, 105 ECC 200 99 Exigences envers la technique d impression 100 Letter ID 101 Marges 99, 103 Modules 99 PP Easy 101 Remplissage des données 101 Spécification 101 Taille de module 103 Création des marques de prestation complémentaire sur les envois du service international 96 Avis de réception 96 Cécogramme 97 Envoi à remettre en main propre 96 D Dépôt des envois 63 Dépôt des envois avec DataTransfer 114 Dispomail 14 Distribution le samedi suivant 27 119

Index E Enregistrement 12 Envoi à remettre en main propre (RMP) 25 Envoi militaire 18, 21, 69 Envois isolés du courrier B (lettre contre remboursement non recommandée) 26 Espace publicitaire dans la zone d affranchissement 38, 43, 60 Etablissement de listes de codes à barres 30, 112 Abréviations des désignations de produits sur les doubles de saisie 113 Etablissement de doubles de saisie des codes à barres d envoi 112 Etablissement des formulaires de listes de codes à barres 112 Etablissement d un bordereau de dépôt via DataTransfer 71 Etablir électroniquement les bordereaux de dépôt 71 Etablissement d un bordereau de dépôt via le service en ligne «Bordereau de dépôt lettres» 71 Exigences envers la technique d impression 13, 59 Exigences des codes à barres envers la technique d impression 77 Exigences des codes Datamatrix envers la technique d impression 100 Expédition de colis 117 F Facturation d envois affranchis PP 71 H Homologation 115 Homologation de codes à barres 115 Homologation de codes Datamatrix 116 Homologation de listes de codes à barres 115 I Informations de distribution 27 Informations générales Codes à barres d envoi pour les envois du service international 8 Codes à barres de prestation complémentaire pour envois du service intérieur 8 Dispomail et Dispomail Easy 8 Instructions de distribution 89 Interlocuteurs 117 J Jeu de caractères 75 Jeu de caractères B 76 Jeu de caractères C 76 L Largeur de module de codes à barres 75, 77 Letter ID 29, 99, 101 Letter ID (anciennement PP Business) 10 Letter ID avec code Datamatrix type 20 5, 107, 108 Letter ID avec code Datamatrix type 21 5, 109, 110 Lettre avec signature de contrat (BMV) 16 120

Index M Marges 75 Marges pour les codes à barres 75 Marges pour les codes Datamatrix 99 Marque d affranchissement PP 49 Marques de prestation complémentaire sur les envois du service international 96 Module 75 N Numéro d envoi 107, 109 O Office de poste de domicile 82 P Possibilités de création de codes à barres 59 PP Business 10, 29, 49 PP Easy 101 PP Easy et Letter ID 49 Présentation des marques de prestation complémentaire sur les envois du service international 96 Avis de réception 96 Cécogramme 97 Envoi à remettre en main propre 96 pro clima 58 R Rapport de module 75, 76 Recommandé (R) 13 Recommandé (R) étranger 17 Recommandé (R) Suisse comme envoi commercial-réponse 23 Remboursement sans titre (BLN) 90 Responsabilité civile de la Poste 70 S Saisir les envois de la poste aux lettres 63 Création 63 Liste «21» 64 Liste «23» 65 Service intérieur 13 Surface publicitaire 55 Swiss-Express «Lune» 22 T Taille de module de codes Datamatrix 103 U Utilisation de codes à barres préimprimés (étiquettes fournies par la Poste) 60 Utilisation des codes 2D non postaux 31 121

Index V Variante simplifiée des codes à barres de prestation complémentaire 94 Votre entreprise crée elle-même ses codes à barres 68 Bulletin de livraison en ligne (LSO) 69 Votre entreprise crée elle-même ses codes à barres 68 Vous utilisez des codes à barres autocollants préimprimés (étiquettes fournies par la Poste) 63 Vous utilisez la fonction Saisir un ordre 67 W Webservice «Code à barres» 43, 60 122

Poste CH SA PostMail Wankdorfallee 4 3030 Berne Tél. 0848 888 888 serviceclientele@poste.ch www.poste.ch 2011-067 (PM) 06.2015 123