APPEL A PROJET POUR L ACQUISITION D UN IMMEUBLE DE BUREAUX DANS LA ZONE EST DU DEPARTEMENT DU VAL D OISE A destination de promoteurs, constructeur s, agents immobiliers et architectes Par tout organisme d ordre privé ou public Assurance Maladie du Val d Oise 2 rue des Chauffours 95017 Cergy-Pontoise DATE LIMITE DE RECEPTION DES OFFRES 31 août 2015 à 12h00
Depuis 2007, les Caisses d Assurance Maladie, organismes de droit privé gérant un service public, doivent définir un Schéma Directeur Immobilier Local (SDIL) dont la finalité est de disposer de moyens immobiliers mieux adaptés aux besoins actuels et futurs des organismes et de maîtriser les coûts d investissement et de fonctionnement de leurs patrimoines. Cette mise en œuvre s accompagne d une réhabilitation du parc immobilier en intégrant les exigences sociales et environnementales, et d un redéploiement des ressources humaines en tenant compte de l évolution des missions et des besoins de l Assurance Maladie. Dans ce contexte, un Schéma Directeur de l immobilier a été élaboré par la Caisse d Assurance Maladie du Val d Oise. Celui-ci a été présenté devant les Instances délibératives de l organisme dont le Conseil qui l a adopté lors de sa séance du 30 mars 2012. Il répond aux objectifs suivants : - Disposer d un parc immobilier adapté aux activités de production : respecter les normes de densité d occupation et accompagner les évolutions organisationnelles des processus, poursuivre sa politique de cession des bâtiments devenus obsolètes ou inadaptés, avec le souci de valoriser au mieux son patrimoine. - Moderniser le réseau d accueil en adaptant le maillage territorial en fonction des évolutions sociodémographiques, des attentes et des besoins des usagers. 1. Objet Le SDIL de la Caisse d Assurance Maladie du Val d Oise, prévoit une reconfiguration de la présence de l Assurance Maladie dans le département du Val d Oise se traduisant notamment par l implantation de 3 pôles géographiques distincts pour organiser le regroupement fonctionnel des services administratifs et des services hébergés. Cette réorganisation a des conséquences sur les besoins de surfaces, au plan quantitatif comme qualitatif. Suite à une première opération menée sur la zone de Cergy et à une deuxième initiée sur la zone de Ermont, il est prévu de rechercher et d acquérir de nouvelles surfaces de bureaux sur la zone Est du département du Val d Oise. Cette opération sera de type «clé en main» comprenant l acquisition de locaux ainsi que tous les travaux d aménagement. L assurance Maladie du Val d Oise aura à sa seule charge les équipements informatique et l installation du mobilier. 2. Caractéristiques L appel à projet de l Assurance Maladie du Val d Oise porte sur l acquisition d un immeuble de bureaux sur l Est du département. La zone géographique de recherche s entend sur les communes de Sarcelles, Garges lès Gonesse, Villiers le Bel et Goussainville. Ces locaux devront être facilement accessibles par les transports en commun. Appel à projet Acquisition d un immeuble de bureau Zone Est 1/9
Au titre du présent appel à projet, la Caisse du Val d Oise pourra : - s intégrer dans un programme en VEFA engagé, - ou acquérir un immeuble existant avec un agencement répondant aux attentes de l Organisme. La configuration de l immeuble devra prendre en compte l organisation de l Assurance Maladie ainsi que de ses services hébergés dont l effectif total projeté est estimé à environ 100 salariés. Le programme devra ainsi présenter une surface utile d environ 1 500 m² élevés sur 2 niveaux (rezde-chaussée et 1 er étage) avec possibilité de diviser lesdits niveaux en lots et respecter dans la mesure du possible la répartition suivante : - une surface d environ 750 m² située aux rez-de-chaussée de l immeuble permettant d implanter : o l activité du Service Médical comprenant notamment l aménagement d un espace d accueil destiné à recevoir les assurés convoqués par les médecins. Cette partie de l immeuble sera classée ERP 5ème catégorie. o l activité du Service Social. - une surface d environ 750 m² à l étage destinée à l activité de production de l Assurance Maladie. L Assurance Maladie intègre au cœur de sa stratégie d entreprise la démarche RSO (Responsabilité Sociétale des Organisations) qui engage notamment sa responsabilité environnementale relative aux impacts de son activité sur l environnement. Le projet proposé devra s inscrire dans une logique environnementale, tant par son intégration dans son site d implantation, qu en terme de performance énergétique. Le projet devra également prévoir un environnement intérieur permettant une réelle qualité de vie au travail. Par ailleurs l immeuble devra répondre aux exigences prévues par le code du travail pour les aménagements de bureaux (sanitaires, lieux de restauration, ventilation des locaux etc.) ainsi qu aux dispositions prévues par la loi du 11 février 2005 portant sur l égalité des droits pour les personnes handicapées, notamment pour l accessibilité aux locaux. Pour faciliter la redistribution des espaces, un soin particulier devra être apporté à la modularité du bâtiment (cloisons, plancher, distribution luminaires, climatisation, ). S agissant du stationnement, le projet devra prévoir environ 40 places de parking réservées à l usage du personnel ainsi qu une place réservée aux personnes handicapées. L organisme souhaite utiliser ces locaux avant la fin de l année 2017. Appel à projet Acquisition d un immeuble de bureau Zone Est 2/9
3. Programme fonctionnel Configuration des locaux : - 2 lots divisibles comprenant un RDC et un 1 er étage : les locaux devront être composés d une zone ERP de classe 5 de type W au RDC (zone accueil) et de bureaux au RDC et 1 er étage (code du travail), - Espace de travail/bureaux : aménagement de salles de travail dans le respect des normes et des règles des activités implantées, - Espaces vie commune : o Un réfectoire o Sanitaires : prévoir un nombre suffisant conforme à la règlementation en vigueur du code du travail pour le 1 er étage et ERP au RDC. Les sanitaires ne seront pas accessibles au public, - Fluides : Individualisation du comptage des fluides (eau, gaz, électricité) rattaché au réseau, - Local technique et pré-requis informatique : o Dimension local technique : 25 à 32 m², o Composition local technique : 3 baies 800x800cm avec possibilité de circuler autour, Cet espace comprendra également 1 bureau, o Nombre et type de prises : environ 200 boitiers composés de 2RJ45/2PCO/2PCN, o Type de câblage : 6A. Implantation de l activité de production de l Assurance Maladie : Effectifs : 52 salariés Espace de bureaux et salle de travail : - 2 à 3 bureaux cloisonnés dédiés au personnel de l encadrement, - Espace de type salle de travail pour l activité de production. Implantation du Service Social : Effectifs : 20 salariés Espace de bureaux et salle de travail : - 1 bureau cloisonné dédié au personnel de l encadrement, - 1 secrétariat, - 1 espace de travail partiellement délimité. Appel à projet Acquisition d un immeuble de bureau Zone Est 3/9
Spécificité de l implantation du Service Médical : Effectifs : 28 salariés Cabinets médicaux : - 6 cabinets médicaux permettant l installation d une table de consultation et d un bureau. Ces espaces devront notamment être équipés d une arrivée d eau. Espace de bureaux : - 3 bureaux cloisonnés adjacents avec une porte contigüe. Salle de travail : - 19 postes de travail L implantation de ces postes de travail ne devra pas être de type open space, l espace sera ponctué de séparation. Espace d accueil : - 2 boxes d accueil confidentiels o 1 boxe (environ 7 m²) o 1 boxe PMR (environ 10 m²) - 1 Salle d attente (environ 10 personnes en simultané) Espace d archives : Les archives ne devront pas être stockées dans les espaces de bureaux, toutefois les documents devront être facilement consultables par le personnel. Autres espaces : - 1 salle de réunion - 1 local courrier de 7 à 10 m² : photocopieur, machine à affranchir, 4. Modalités d acquisition et présentation de l offre Option 1 : Acquisition en VEFA Il est impératif que le projet s inscrive dans un programme immobilier (bureaux, habitation, équipements collectifs, services) et prenne en compte les caractéristiques demandées. Le projet devra prévoir l acquisition de places de parking réservées au personnel de la CPAM (de 30 à 40 emplacements ainsi qu une place réservée aux personnes handicapées). Le dossier de présentation de l offre devra comporter les éléments suivants (Cf article 5.3 : Dossier de l offre) : - Présentation du programme immobilier dans lequel s inscrit la proposition, - Stade d avancement de l opération (permis de construire, cadencement prévisionnel de la mise en œuvre), - Notice descriptive du bâtiment proposé, Appel à projet Acquisition d un immeuble de bureau Zone Est 4/9
- Tableau détaillé des surfaces (SHOB, SHON, SU) ainsi que les surfaces de bureaux prévues, - Notices techniques descriptives permettant de juger les qualités thermiques et acoustiques du futur bâtiment, - Prise en compte de la logique environnementale, - Plans et perspectives permettant de juger la qualité architecturale du projet dans son environnement, - Plan de situation et des accès avec nature des transports en commun de proximité, Le programme devra comporter une proposition de prix au m² pour une opération clé en main comprenant l acquisition ainsi que les travaux à engager afin de répondre au programme fonctionnel. Les travaux seront entièrement supportés par le cédant y compris les autorisations administratives. Option 2 : Acquisition d un immeuble existant L immeuble en acquisition devra répondre aux caractéristiques demandées et être équipé d au moins 40 places de parking réservées uniquement au personnel de l Organisme ainsi qu une place réservée aux personnes handicapées. Le dossier de présentation de l offre devra comporter les éléments suivants (Cf article 5.3 : Dossier de l offre) : Description du bâtiment : - Notice descriptive du bâtiment et des installations existantes (câblage, climatisation, chauffage, ascenseurs), - Etat du bâtiment : année de construction, travaux réalisés sur 10 ans (communiquer les DOE), nature d occupation et adaptabilité du bâtiment, préciser si les locaux sont en copropriété, - Toute note technique permettant de déterminer la qualité thermique, acoustique et environnementale du bâtiment, - Tableau détaillé des surfaces (SHOB, SHON, SU), - Plans de l immeuble (intérieurs et façades), - Plan de situation, - Plan d accès avec la nature des transports en commun de proximité, Eléments techniques : - Ensemble des rapports et diagnostics nécessaires et obligatoires en cours de validité, - Accessibilité handicapée (mise aux normes à prévoir, ), - Frais de fonctionnement sur les 3 dernières années, Appel à projet Acquisition d un immeuble de bureau Zone Est 5/9
- Type de chauffage et raccordement réseau - Taxes : foncière, habitation, bureau,, - Sécurisation du site (disposition de sécurité), Le programme devra comporter une proposition de prix au m² pour une opération clé en main comprenant l acquisition ainsi que les travaux à engager afin de répondre au programme fonctionnel et les travaux de mise aux normes. Les travaux seront entièrement supportés par le cédant y compris les autorisations administratives. 5. Dossier de présentation du candidat L enveloppe devra contenir les pièces du dossier de candidature ainsi que les pièces constitutives de l offre, complétées, datées et signées par la personne habilitée à représenter le candidat. Une fois que le concurrent aura expédié ou remis son dossier, il ne pourra ni le retirer, ni modifier son offre. 5.1. Date limite de réception des offres Lundi 31 août 2015 à 12h00 heures Si les plis sont envoyés par la poste ou par une société de messagerie, ils doivent parvenir à la CPAM du Val d Oise avant cette même date et heure limites. 5.2. Dossier de candidature - Situation juridique Les documents relatifs aux pouvoirs de la personne habilitée à engager la société, le pouvoir de signature ; Un extrait de Kbis datant de moins de 3 mois ; Si le candidat est en redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés à cet effet (ou règle d effet pour les candidats non établis en France) ; La copie du ou des jugements prononcés s il est en redressement judiciaire ; Une attestation de son assureur justifiant être à jour des cotisations et que sa police contient les garanties en rapport avec l exigence de la mission ; - Expérience Présentation d une liste des principaux travaux effectués au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé. La liste doit mentionner les noms et coordonnées des organismes/entreprises qui ont fait appel à vos services associés à chacune des références. Appel à projet Acquisition d un immeuble de bureau Zone Est 6/9
- Capacités professionnelle et techniques Déclaration indiquant l effectif et la répartition des moyens humains du candidat (nombre d agents d encadrement, nombre de salariés). ; Qualifications professionnelles (à rapporter par tout moyen à la convenance des candidats) ; Certificats de qualification professionnelle. La preuve de la capacité du candidat peut être apportée par tout moyen ; notamment par des références de prestations attestant de la compétence de l opérateur économique à réaliser les prestations visées par le présent appel à projet immobilier. - Capacités financières Déclaration concernant le chiffre d affaires global et le chiffre d affaires concernant les services, objet du marché, réalisés au cours des trois derniers exercices disponibles ; Déclaration appropriée de banques ou une attestation de son assureur justifiant être à jour des cotisations et que sa police contient les garanties des risques professionnels en rapport avec l exigence de la mission. 5.3. Dossier de l offre L offre du candidat devra être signé à la dernière page et revêtir le cachet de la société précisant les éléments spécifiques à l article 4 ainsi que les éléments suivants : - Moyens organisationnels : o les moyens humains et matériels affectés à l exécution de la mission, o le programme détaillé d exécution des ouvrages (notamment le délai d exécution prévisionnel), o le respect des délais impartis et les moyens pour maîtriser le rétro-planning, - Moyens financiers : o réaliser un bilan financier (les différents postes de dépenses et les taux de TVA applicables) ainsi que l investissement immobilier (subvention, prêts, caution bancaires, caution financières), o fournir un plan de financement pour ce projet, - Description du projet et du bâtiment : o le descriptif des mesures permettant de juger du niveau d engagement de la société en matière de développement durable et de maîtrise des coûts (coûts d investissement, de maintenance et d entretien) pour la présente opération, o le projet architectural (choix de l implantation, les fonctionnalités des espaces et circulation pour élaborer son programme de surface..), o un diagnostic des atouts, forces et faiblesses du projet. Les dossiers pourront comporter des illustrations ou visuels permettant de présenter le projet. Appel à projet Acquisition d un immeuble de bureau Zone Est 7/9
5.4. Demande d informations complémentaires Pour obtenir tous renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les concurrents devront faire parvenir une demande écrite intitulée demande d informations concernant la consultation afférente à «l appel à projet pour l acquisition d un immeuble de de bureaux dans la zone Est du département du Val d Oise». Par courriel ou télécopie, au moins 7 jours avant la date limite de réception des offres, à : - marche-public@cpam-cergypontoise.cnamts.fr - Fax. : 01.34.22.23.88. Une réponse sera alors adressée, par écrit, à toutes les entreprises ayant retiré le dossier au moins 5 jours avant la date limite de réception des offres. 5.5. Modification de détail au dossier de consultation par la CPAM du Val d Oise La CPAM du Val d Oise se réserve le droit d apporter des modifications de détail au dossier de consultation au moins 1 mois avant la date limite fixée pour la remise des offres. Les candidats devront alors répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir émettre aucune réclamation à ce sujet. Si, pendant l étude du dossier par les candidats, la date limite fixée pour la remise des offres est reportée, la disposition précédente est applicable en fonction de cette nouvelle date. L identification du candidat lors du retrait du dossier de consultation est fortement recommandée afin que puissent lui être communiquées les modifications et les précisions apportées aux documents de la consultation ainsi que les réponses aux questions éventuellement posées par d autres candidats. (Le candidat non identifié ne pourra intenter un recours à l encontre de la CPAM du Val d Oise pour non transmission des modifications et précisions visées ci-dessus.) 6. Conditions de remise des offres / Modalités de remise des offres Les offres seront étudiées et analysées par une commission d appels à projet (cf article 7 : modalités d audition). Dépôt des offres en deux exemplaires sous format papier et dématérialisé (de type clé USB, DVD, ) Les pièces constitutives de l offre et du dossier de candidature sont insérées sous pli cacheté indiquant : OFFRE POUR : «Appel à projet pour l acquisition d un immeuble de bureaux dans la zone Est du département du Val d Oise» NE PAS OUVRIR AVANT LA SEANCE D'OUVERTURE DES PLIS Appel à projet Acquisition d un immeuble de bureau Zone Est 8/9
Ils sont : - transmis par tout moyen permettant de déterminer de façon certaine la date et l heure de leur réception (envoi postal avec accusé de réception) et de garantir leur confidentialité à l'adresse suivante : Ou Service Administratif de Gestion Assurance Maladie du Val d Oise 95017 CERGY PONTOISE CEDEX - déposés contre récépissé à l adresse suivante : CAISSE PRIMAIRE D ASSURANCE MALADIE DU VAL D OISE Immeuble Les Marjoberts Service Administratif de Gestion 2ème étage PORTE 273 95017 CERGY PONTOISE CEDEX Permanence de 9h00 à 12h00 et de 14H00 à 16H00 7. Audition des candidats A l issue de l ouverture des offres et pour les dossiers strictement complets et conformes aux articles décrits précédemment, les candidats seront reçus pour une audition. Les modalités (date, heure, lieu, conditions) seront précisées dans la convocation adressée par courrier en lettre AR. Les candidats seront auditionnés sur un format de 30mn de présentation et 15mn d échanges avec les représentants de la maîtrise d ouvrage. A noter que 2 à 3 personnes maximum seront acceptées à l audition. Il leur sera demandé de présenter l équipe, leurs références, ainsi que leur offre. Par ailleurs, il sera demandé aux candidats de présenter leur projet sur support, notamment une démonstration virtuelle (de type 3D). Appel à projet Acquisition d un immeuble de bureau Zone Est 9/9