SOFI Gestion+ Version 5.4. Echanges de données informatiques Spicers Sofi gestion+ Groupements. SOFI Informatique. Actualisé le 10.09.

SOFI Gestion+ SOFI Informatique Version 5.4 Echanges de données informatiques Spicers Sofi gestion+ Groupements Actualisé le 10.09.2004

Table des matières 1. Catalogue et tarifs... 4 1.1 Définition EDI... 4 1.2 Propriété interface... 5 1.3 Fichier d importation... 8 1.3.1 Liste d importation... 8 1.3.1.1 Actualisation FTP... 8 1.3.1.2 Type EDI... 9 1.3.1.3 Base consultation / production... 10 1.3.1.4 Fichier type famille... 10 1.3.1.5 Fichier type produit... 11 1.3.1.5.1 Lien correspondance... 13 1.3.1.5.2 Dossier Catalogue... 14 1.3.1.5.3 Dossier promotion... 17 1.3.1.5.4 Dossier Marché... 19 1.3.1.5.5 Dossier Carip... 21 1.3.1.6 Fichier type Dégressif... 22 1.3.1.7 Fichier type Remplacement et Statut produit... 24 1.3.1.8 Fichier type produit libellé long... 26 1.3.1.9 Fichier type résumé... 27 1.3.1.10 Fichier type photo... 28 1.3.2 Vérification interface... 29 1.3.3 Reconstruction interface... 30 1.3.4 Anomalies... 30 1.3.5 Importer... 31 1.3.6 Traitements suite à l importation... 33 1.4 Champs d importation... 35 1.4.1 Exception indice de sensibilité... 37 1.5 Correspondance... 38 1.5.1 TVA... 38 1.5.2 Famille et sous famille... 39 1.5.3 Indice de sensibilité... 40 1.5.4 Code fournisseur... 41 1.6 Tarification... 42 1.6.1 Tarif public... 43 1.6.2 Tarifs... 45 1.6.2.1 Duplication tarif... 47 1.6.2.2 Génération tarif... 48 1.6.2.3 Actualisation tarif... 48 1.6.2.4 Actualisation paramètre... 49 1.6.2.5 Actualisation tarif produit... 49 1.6.2.6 Edition tarif... 49 1.6.2.7 Tous les tarifs... 49 1.6.3 Tarification client... 50 1.6.3.1 Marchés... 52 1.6.3.2 Campagne... 54 1.6.3.3 Edition tarification client... 55 2. 123 Bureau... 58 2.1 Exportation produits et tarifs... 58 2.2 Importation commandes internet... 63 3. SysComNet... 65 3.1 Paramétrage FTP... 65 3.1.1 Propriété EDI... 66 3.1.2 Type de transmission... 68 3.2 Commande achat... 71 3.2.1 Types de commandes achat... 71 3.2.2 Saisie commande d achat... 71 3.2.2.1 A partir de la proposition d achat... 71 3.2.2.2 Saisie directe commande achat... 73 3.2.3 Transmission des commandes d achat... 75 3.2.3.1 Transmission d une commande achat... 75 3.2.3.2 Transmission par lot des commandes achat et retransmission... 75 3.2.4 Format du fichier achat généré... 76 3.2.5 Bon de réception commande achat... 77 3.2.5.1 Récupération des bons de réception... 77 3.2.5.2 Consultation des bons de réception... 79 3.2.5.3 Lien reliquats client et livraison client... 80 2

3.3 Commande ALC... 81 3.3.1 Type de commande... 81 3.3.2 Saisie commande ALC... 81 3.3.3 Transmission des commandes ALC... 84 3.3.4 Format du fichier généré... 85 3.3.5 Accusé de réception commande ALC... 86 3.3.5.1 Récupération des AR ALC... 86 3.3.5.2 Consultation des livraisons ALC... 88 3.4 Gestion de la facturation Spicers... 89 3.5 Récupération stock Spicers... 89 3.5 Erreur de transmission... 90 3.6 Historique des transmissions... 91 4 Initialisation magasin... 94 4.1 Initialisation stock minimum et emplacement... 94 4.2 Initialisation code barre... 94 5 Statistiques consolidées... 95 5.1 Paramétrage initial... 95 5.2 Transmission des données... 96 5.3 Visualisation des données site Spicers... 97 6 Récapitulatif des automatismes... 99 6.1 Synthèse... 100 3

1. Catalogue et tarifs Module de récupération des différents fichiers, mis à disposition par Spicers. 1.1 Définition EDI Paramétrage du module de récupération Le logiciel Sofi gestion+ est prédéfini, à l installation, pour est prêt à l emploi. Ce chapitre vous permet de vérifier, et si nécessaire, modifier les différents paramètres. A partir du menu haut : Fichier Paramètre générique, Onglet Société Cliquer sur le lien Spicers (cadre Initialisation EDI) Si le lien Spicers n apparaît pas à partir de la liste déroulante, se trouvant dans le même cadre, sélectionner Spicers Cocher la case associée, afin de sauvegarder le lien et Cliquer sur Lancer. Affichage de l écran propriété interface. 4

1.2 Propriété interface Définition des paramètres d importations. - Nature et Grande famille : Sofi gestion+ permet une classification des produits par famille sur 4 niveaux : Nature (ou métier), Grande famille, Famille et Sous famille. Le code famille Spicers est associé aux 4 niveaux de classification SG+, voir chapitre 1.3.1.2 Importation famille. Dans le cas où le code famille Spicers n est pas détecté, reprise du code Nature et Grande famille indiquée sur cet écran. Egalement génération d une ligne anomalie si le code famille n est pas détecté : Voir chapitre 1.3.4 - Variant : Table des variants associé, facilite la création en série des fiches produits à partir d une fiche maître, en indiquant par défaut les variants possible (Couleur, taille ) - Fournisseur associé : Défini le code fournisseur, sous Sofi gestion+, du fournisseur Spicers. - Groupement : Deux possibilités : Calipage ou Plein ciel. Le traitement du fichier d importation tarif Spicers est différents dans les deux cas : Code référence, Tva ou tarification différent. En cas de changement de groupement, veuillez contacter Sofi informatique afin de mettre en place le basculement. Eviter d effectuer ce changement seul, car cela doublera votre base produit et produira certaines incohérence en particulier sur le code TVA sur une partie de la base produit. 5

- Engagement : Niveau d engagement d achat chez Spicers, 8 niveaux, le niveau d engagement influe sur le prix d achat, et sur les tarif s de ventes (Groupement Plein ciel uniquement) - Actualisation tarifs : Si l option est cochée, suite à l importation d un tarif Spicers, calcul automatique des tarifs ouverts. Il est possible de lancer le traitement manuellement, voir chapitre 1.6 - Optimisation lien fournisseur : Définition du fournisseur lié, en fonction du prix d achat (Prix le moins élevé) Il est possible de la lancer le traitement manuellement : Menu Outils produit (à partir de la liste des produits) : Actualisation lien fournisseur. Le fournisseur lié est utilisé principalement pour la définition du prix d achat et le fournisseur de commande par défaut. Hors fournisseur Plateforme, voir ci-dessous. - Optimisation Plateforme : Définition du fournisseur lié, en fonction de la plateforme associé au fournisseur CARIP. Il est possible de la lancer le traitement manuellement : Menu Outils produit (à partir de la liste des produits) : Actualisation lien fournisseur. Le fournisseur lié est utilisé principalement pour la définition du prix d achat et le fournisseur de commande par défaut A partir de la fiche fournisseur : Zone Plateforme : <FOURNISSEUR> : Pas gestion de plateforme, optimisation possible à partir du prix le moins élevé. <CARIP> : Fournisseur systématiquement par défaut. <SPICERS> : Si le fournisseur Spicers existe pour le produit, Spicers est systématiquement par défaut. - Initialisation nature comptable Définition des comptes de contrepartie comptable en fonction de la classification du produit (Nature, Grande famille, Famille, Sous famille ou Produit) Il est possible de lancer le traitement manuellement : Menu Fichier Paramètre générique Onglet comptabilité Lien nature comptable Bouton Actualisation 6

- Lien fournisseur associé : Reprise systématique du fournisseur «SPICERS» comme fournisseur lié. 7

1.3 Fichier d importation Définition de la liste des fichiers à importer A partir de l écran propriété interface, lien fichier d importation. 1.3.1 Liste d importation La colonne Type défini le format du fichier à importer, voir les différents sous chapitre. Les différentes fonctionnalités : 1.3.1.1 Actualisation FTP Permet d actualiser la liste des fichiers à importer. Nécessite une licence optionnelle (contacter Sofi informatique) Fichier à récupérer : Pour le groupement Plein ciel indiquer RECUPPLC.CAB sinon RECUPEDI.CAB 8

Connexion FTP : Assurez vous d être bien connecté à Internet et que le nom du serveur, Utilisateur et mot de passe soit bien défini Si le nom du serveur n apparaît pas, appuyer sur le bouton A afin de le redéfinir automatiquement. Afin de redéfinir automatiquement le nom du serveur et le login, supprimer le nom du serveur et appuyer sur le bouton A Le bouton Connexion permet de vérifier la connexion. Les deux types d erreur possible :. Vous n avez pas de connexion Internet.. Le nom du serveur, login ou mot de passe n est pas correct. Appuyer sur le bouton Actualiser afin de mettre à jour la liste des fichiers à importer. Par convention les lignes actualisées sont comprises entre les numéros d ordre 80 et 99. 1.3.1.2 Type EDI Dans le cas où le type d importation est de format «EDI», exemple : Produit EDI Le fichier est préalablement récupéré, via une connexion FTP, puis importé. Cela vous évite de récupérer manuellement les fichiers, ainsi que d automatiser complètement l actualisation des tarifs (voir chapitre 1.3.4 Importer) Fichier à récupérer : Le fichier à importer est au format «CAB» (format de compression) Son nom est fixe, défini par l actualisation FTP, par contre le fichier décompressé correspond aux noms des fichiers donnés par Spicers sur le site Spicers.fr. Décompression : Case cochée décompression automatique du fichier et remontée de celui-ci, uniquement si le nom di fichier décompressé diffère du précédent nom. Répertoire de récupération : Répertoire de récupération des fichiers sur le serveur FTP, par défaut Import_EDI, à ne pas modifier. Répertoire copie : Répertoire de stockage local des fichiers récupérés. Connexion FTP : voir chapitre 1.3.1.1 9

1.3.1.3 Base consultation / production Zone en dessous du type de fichier, deux possibilités : - Production : Base de production produit, produit immédiatement disponible en gestion. - Consultation : Base de consultation produit, possibilité de basculer automatiquement Base consultation disponible en 2005 1.3.1.4 Fichier type famille Récupération des codes familles et sous famille Spicers avec mise en place du code interface. Fichier disponible uniquement en mode EDI. Fichier EDI par défaut : FAMILLE.CAB Format du fichier : Type CSV (caractère de séparation ;). Code famille Spicers. Description famille. Code sous famille Spicers. Description sous famille Spicers En création des familles, l or de l importation, les descriptions famille et sous famille constituera les codes familles Sofi gestion+ A partir d une fiche famille ou sous famille, le lien interface, origine Spicers permet de visualiser le code famille Spicers : Afin de consulter les différents codes interface en format liste, voir chapitre 1.5 10

1.3.1.5 Fichier type produit Fichier produit et tarification, à partir d un format unique d importation, plusieurs types de tarifs peuvent être importés. Fichier EDI Catalogue par défaut : Groupement Plein ciel : GUIDE.CAB Sinon : GUIDESPI.CAB Il existe de nombreux fichiers produit (guide, promotion) effectuer une actualisation FTP chapitre 1.3.1.1 afin d actualiser la liste de mise à jour automatique. Format du fichier : STRUCTURE DU FICHIER PRODUITS Spicers Fev 2004 Champ Octets Longueur N/A Gauche/Droite Description justifié 1 1-6 6 A GJ Code Produit Spicers 2 7-12 6 A GJ Inutilisé 3 13-18 6 A GJ Prix Dégressif 4 19-24 6 A GJ Quantité Dégressif 5 25-64 40 A GJ Désignation Produit 6 65 1 N DG Code TVA Spicers 7 66-71 6 A GJ Produit de Substitution 8 72-73 2 N DJ Gamme Produits Spicers 9 74-76 3 N DJ Groupe Produits Spicers 10 77-83 7 N DJ Prix Public Conseillé unitaire HT Spicers 11 84-90 7 N DJ Prix d'achat de Base unitaire HT 12 91-95 5 N DJ Emballé par 13 96-100 5 N DJ Paquetage de Vente 14 101-103 3 N DJ Indice de Sensibilité Produit 15 104 1 N DJ Indication de conditionnement Spicers 16 105-114 10 A DJ 6 premiers chiffres du Gencod 17 115-124 10 A GJ 7 derniers chiffres du Gencod 18 125-144 20 A GJ Référence Fournisseur 19 145 1 A GJ Indicateur Changement de Prix 20 146 1 A GJ Indicateur Changement de Paquetage 21 147 1 A GJ Indicateur Changement de Désignation 22 148 1 A GJ Indicateur de Produit Nouveau 23 149 1 A GJ Indicateur de Produit Interrompu 24 150 1 A GJ Indicateur Produit ALC 25 151-155 5 A DJ Page Catalogue Général Spicers 26 156-160 5 A DJ 5 premiers chiffres Tarif Hypers 27 161-165 5 A GJ 2 derniers chiffres Tarif Hypers 28 166-170 5 A GJ Livrable en ALC 29 171-174 4 N DJ Code Fournisseur 30 175-178 4 N DJ Niveau de Remise 1 (390 KE) 31 179-182 4 N DJ Niveau de Remise 2 (275 KE) 32 183-186 4 N DJ Niveau de Remise 3 (200 KE) 33 187-190 4 N DJ Niveau de Remise 4 (135 KE) 34 191-194 4 N DJ Niveau de Remise 5 (85 KE) 35 195-198 4 N DJ Niveau de Remise 6 (55 KE) 36 199-202 4 N DJ Niveau de Remise 7 (23 KE) 37 203-206 4 N DJ Niveau de Remise 8 (<23 KE) 11

38 207-210 4 N DJ Page cata bureau 39 211-212 2 Alpha page cata bureau 40 213-219 7 A DJ Code Produit plein ciel 41 220 1 A DJ Code TVA plein ciel 42 221-222 2 A DJ Famille plein ciel 43 223-224 2 A DJ Sous famille plein ciel 44 225 1 A DJ Indicateur produit plein ciel 45 226-232 7 A DJ Prix public plein ciel 46 233-237 5 A DJ Code fournisseur appros plein ciel (18803) 47 238-239 2 N DJ Code rayon 48 240-252 13 N DJ Gencod 49 253-265 13 N DJ Code Doc 50 266-272 7 N DJ PV col E remise 1 à 2 (cf champs 30 à 37) 51 273-279 7 N DJ PV col M remise 1 à 2 (cf champs 30 à 37) 52 280-286 7 N DJ PV col G remise 1 à 2 (cf champs 30 à 37) 53 287-293 7 N DJ PV col N remise 1 à 2 (cf champs 30 à 37) 54 294-300 7 N DJ PV scolaire remise 1 à 2 (cf champs 30 à 37) 55 301-307 7 N DJ PV col E remise 3 à 5 (cf champs 30 à 37) 56 308-314 7 N DJ PV col M remise 3 à 5 (cf champs 30 à 37) 57 315-321 7 N DJ PV col G remise 3 à 5 (cf champs 30 à 37) 58 322-328 7 N DJ PV col N remise 3 à 5 (cf champs 30 à 37) 59 329-335 7 N DJ PV scolaire remise 3 à 5 (cf champs 30 à 37) 60 336-342 7 N DJ PV col E remise 6 à 8 (cf champs 30 à 37) 61 343-349 7 N DJ PV col M remise 6 à 8 (cf champs 30 à 37) 62 350-356 7 N DJ PV col G remise 6 à 8 (cf champs 30 à 37) 63 357-363 7 N DJ PV col N remise 6 à 8 (cf champs 30 à 37) 64 364-370 7 N DJ PV scolaire remise 6 à 8 (cf champs 30 à 37) 65 371-383 13 A GJ Référence fournisseur du produit 66 384 1 A GJ «.» Point de fin de ligne 67 385-386 2 A GJ Saut de ligne A partir du champs 38, les champs sont spécifiques au groupement Plein ciel, le cas échéant ils remplacent, un champ de même nature précédemment indiqué. Certains champs afin d être reconnu doivent être associé à la codification de Sofi gestion+, voir chapitres 1.3.1.5.1 lien correspondance, 1.5 correspondance Il est également possible de conditionner la récupération de certains champs, voir chapitres 1.3.1.5.1 lien correspondance, 1.4 Champs d importation Se reporter au chapitre 1.4 concernant la description des différents champs. 12

Le paramétrage de la ligne d importation est essentiel : 1.3.1.5.1 Lien correspondance A partir de la colonne Fichier, lien correspondance, paramétrage spécifique des tarif pour chaque fichier. Tableau structure tarifaire (uniquement groupement Plein ciel) Spicers propose 5 tarif (E, G, M, N et Scolaire) en fonction du niveau d engagement, plus un tarif Hyper. Indiquer, pour les tarifs que vous souhaitez récupérer, le code tarif correspondant sous Sofi gestion+ (voir chapitre 1.6 Tarification) Et cocher Création et/ou modification Si la colonne modification n est pas coché uniquement les nouveau tarifs produits seront crées. Exemple d utilisation : cela permet de rajouter des produits sur un tarif fermé (engagement de prix sur une période) sans modifier les tarifs produit existant. Tarif actualisé. Actif : mise à jour des tarifs vente et achat actifs.. Futur : mise à jour des tarif vente et achat futur avec date d application. Tarif futur disponible 2005 Se reporter au chapitre 1.6 pour le basculement des tarifs futur. Reprise prix d achat : Si la zone n est pas cochée, le prix d achat ne sera pas mis à jour Reprise prix de vente : Si la zone n est pas cochée, prix de vente publique ne sera pas mis à jour. 13

Colonne Dossier : Chaque dossier correspond à une tarification différente. 1.3.1.5.2 Dossier Catalogue Tarif standard Spicers Colonne «Campagne fournis».<général> : Reprise du prix d achat systématiquement (sous réserve que la zone Reprise prix d achat soit cochée, voir ci-dessus).<superposition> : Reprise du prix d achat uniquement si celui-ci est inférieur au prix d achat existant (sous réserve que la zone Reprise prix d achat soit cochée, voir ci-dessus).code d une campagne fournisseur Dans ce cas le prix d achat n est pas mis à jour, uniquement le prix d achat associé à la campagne A partir de la fiche produit fournisseur lien Campagne En saisie de bordereau d achat, le tarif campagne sera pris en compte en cas d association du bordereau avec le type de commande associé : 14

Colonne «Campagne client» Le nom de la colonne ne correspond pas à la nature de la zone, Elle indique la condition de mise à jour du prix d achat, en fonction du champ 12 Emballé par (voir chapitre 1.3.1.5) <Unitaire> : Prise en compte du prix d achat uniquement si le champ 12 est égal à 1 <Dégressif> : Uniquement le prix d achat dégressif est mis à jour et dans le cas où le champ 12 est supérieur à 1 Les tarifs d achat dégressif, sont consultable à partir de la fiche produit fournisseur, lien dégressif : Remarque : A partir de fin 2004 les prix dégressif ne se trouvent plus dans un fichier séparé, ils sont directement intégrés dans le fichier unitaire, zones 3 et 4. Il n est donc plus nécessaire d intégrer le fichier dégressif spécifique. Colonne «Document» Groupement Spicers : Mise à jour de la page catalogue, en fonction du code document indiqué, mise à jour du code document correspondant de la fiche produit Les codes documents sur la fiche produit se trouve sur l onglet description 15

Groupement Plein ciel : Reprise uniquement de la page du code document intitulé «CATALOGUE DISTRIBUTEUR» 16

1.3.1.5.3 Dossier promotion Tarif promotion client Colonne «Campagne fournis» Inutilisée Colonne «Campagne client» Indiquer le code de la campagne client associé. Possibilité d effectuer un zoom (ou F5) afin de créer une nouvelle campagne client. Les campagnes sont associées par défaut au type de commande client STANDARD Une campagne est bornée par une période de validité (colonnes Saisie début et Saisie fin) Le lien détail permet de consulter et modifier la liste des produits associés à la campagne. Critères de sélection : <Tous> : tous les clients sont associés à la campagne <Sélection> : uniquement les clients associés au critères indiqués dans le lien détail sont associés à la campagne Dans tous les cas le tarif promotion est pris en compte uniquement s il est inférieur au tarif du client (en fonction du produit et de la quantité) La seule exception, est dans le cas d un tarif marché sur le produit, dans ce cas le tarif marché est systématiquement associé au client quelque soit sont prix. Plusieurs promotions peuvent être en concurrence. Bordereau de vente Quelque soit le type de commande (encadré vert), toutes les campagnes seront testé à partir du moment ou aucune campagne (ou <Tous>) est indique dans la zone campagne (encadré rouge) 17

Comptoir Afin que les campagnes soient prises en compte également en encaissement comptoir : Pour chaque utilisateur susceptible de se connecter à la caisse, Menu Fichier, Paramètre utilisateur, Onglet vente, Sous onglet comptoir Indiquer une campagne en particulier ou <Tous> afin de prendre en compte toute les campagnes. Remarque :. Les produits spécifiquement crées pour une promotion client sont indiqué avec le code regroupement statistique : Campagne (onglet Résultat / Suivi de la fiche produit) Afin de ne pas encombrer inutilement la base produit il est possible de désactiver les produits dont le code regroupement est égal à Campagne et dont aucune campagne est active, à partir du menu Outils de la liste produit, lien Désactivation produit campagne. Il est ensuite possible de supprimer définitivement les produits à partir du menu Outils de la liste produit, lien Suppression, en sélectionnant les produits inactifs.. Les campagnes ont un prix d achat spécifique, si celui du fichier est supérieur au prix d achat du produit, c est le prix d achat du produit qui est pris en compte. Colonne «Document» <Produit> : Récupération de la promotion client <Initialisation> : Suppression de la promotion client Afin de supprimer la promotion client initial, puis de récupérer la nouvelle promotion client, créer une première ligne <Initialisation> puis une seconde ligne <Produit> <Quantitatif> A valider avec Spicers Quantitatif promotion client? <Conditionnement> 18

1.3.1.5.4 Dossier Marché Tarif marché client Colonne «Campagne fournis» Le nom de la colonne ne correspond pas à la nature de la zone. <Achat> : Récupération du prix d achat uniquement sur le marché. Remarque : Afin que le prix de vente du marché ne soit pas recalculé automatiquement, dans la zone type d ouverture doit être indiqué <Actualise px achat> ou <Fermé> <Vente> : Récupération du prix de vente marché uniquement. <Achat Vente> : Récupération du prix d achat et du prix de vente. Colonne «Campagne client» Indiquer le code du marché. Remarque :.Les produits spécifiquement crées pour un marché client sont indiqués avec le code regroupement statistique : Campagne (onglet Résultat / Suivi de la fiche produit) Afin de ne pas encombrer inutilement la base produit il est possible de désactiver les produits dont le code regroupement est égal à Campagne et dont aucune campagne est active, à partir du menu Outils de la liste produit, lien Désactivation produit campagne. Il est ensuite possible de supprimer définitivement les produits à partir du menu Outils de la liste produit, lien Suppression, en sélectionnant les produits inactifs.. Les marchés ont un prix d achat spécifique, si celui du fichier est supérieur au prix d achat du produit, c est le prix d achat du produit qui est pris en compte. 19

Colonne «Document» <Produit> : Récupération du marché client <Initialisation> : Suppression du marché client Afin de supprimer le marché initial, puis de récupérer le nouveau marché client, créer une première ligne <Initialisation> puis une seconde ligne <Produit> 20

1.3.1.5.5 Dossier Carip Récupération uniquement des fiches produit fournisseur du fournisseur associé à Spicers. Le code interface fournisseur Spicers correspond au champ 29 Code fournisseur, voir chapitre 1.3.1.5 Afin que le fichier soit remonté, à partir de l écran Propriété interface (voir chapitre 1.2), lien correspondance, structure fournisseur. Indiquer dans la colonne interface le code indiqué dans le champ 29, il faut garder exactement la même syntaxe (avec les 0 non significatif, si nécessaire) Et dans la colonne fournisseur associer le code du fournisseur Sofi gestion+ Vous avez également la possibilité d importer les codes fournisseurs Spicers : Fichier au format texte avec comme séparateur le point virgule ( ;) Code fournisseur Spicers ;Nom du fournisseur. Importer le fichier à partir d un traitement de type fichier défini de la façon suivante : (Traitement par défaut : 990005 Importation fournisseur, voir manuel des éditions) La correspondance tarif, s effectue de la même façon que pour le dossier catalogue, voir chapitre 1.3.1.5.1 21

1.3.1.6 Fichier type Dégressif Uniquement Groupement Plein ciel Fichier EDI par défaut : Groupement Plein ciel : DEGRESSIF.CAB Il existe d autres fichiers dégressif (promotion) effectuer une actualisation FTP chapitre 1.3.1.1 afin d actualiser la liste de mise à jour automatique. Format du fichier Format texte, longueur 41 caractères Position 1 Code produit Longueur 7 Position 8 Quantité 1 Longueur 4 Position 12 Prix 1 Longueur 7 Position 19 Quantité 2 Longueur 4 Position 23 Prix 2 Longueur 7 Position 30 Quantité 3 Longueur 4 Position 34 Prix 3 Longueur 7 (Les prix sont en Euro) Colonne Dossier <Catalogue> : Récupération du tarif dégressif standard A partir de la fiche produit, onglet tarif, lien dégressif. <Promotion> : Récupération du tarif dégressif promotion A partir de la fiche produit, onglet tarif, lien campagne, lien dégressif 22

Colonne «Campagne fournis» Inutilisée Colonne «Campagne client» Dans le cas où Dossier = Promotion Indiquer le code de la campagne client associé. Se reporter au chapitre 1.3.1.5.3 Dossier promotion concernant les campagnes. Colonne «Document» <Produit> : Récupération du tarif dégressif client <Initialisation> : Suppression du tarif dégressif client Afin de supprimer le dégressif client initial, puis de récupérer le nouveau dégressif client, créer une première ligne <Initialisation> puis une seconde ligne <Produit> Dans le cas de type catalogue, suppression du tarif dégressif, uniquement sur les produits dont le fournisseur lié est «SPICERS» 23

1.3.1.7 Fichier type Remplacement et Statut produit Liste des produits arrêtés, et indication du produit de remplacement. Fichier EDI par défaut : REMPLACEMENT.CAB Format du fichier Fichier de type CSV, caractère de séparation «;» Remarque : La référence correspond au code interface Spicers (voir chapitre 1.3.2 Vérification interface) Zone 1 Référence produit Zone 2 Vide Zone 3 Vide Zone 4 Vide Zone 6 Arrêt fournisseur (OUI) Zone 7 Référence de remplacement Zone 6 : Deux type de statuts possible : A FOURNISSEUR : Le produit est arrêté par le fournisseur A DISTRIBUTEUR : Le produit est arrêté par Spicers Désactivation produit en fonction du statut fournisseur En fonction du statut fournisseur, il est possible de désactiver des produits : Menu structure Produit Outils Lien désactivation produit :. Colonne S : Sélection du statut à désactiver.. Colonne P : Sélection du fournisseur lié uniquement. Fournisseur : Sélection d un fournisseur ou tous les fournisseurs. Si la case Produits à stock nul uniquement est cochée uniquement les produits dont le stock est à 0 seront désactivés. 24

Fiche produit : Le fait de désactiver un produit ne permet plus de le valider en vente à terme et comptoir, s il existe le produit de remplacement est proposé. Le produit de remplacement est indiqué sur la fiche produit, onglet stock A partir du lien «Lien», consultation de la liste des produits de remplacement. Il est ensuite possible de supprimer définitivement les produits désactivés à partir du menu Outils de la liste produit, lien Suppression, en sélectionnant les produits inactifs. Prise en compte du statut fournisseur, en proposition d achat. A partir du calcul de la proposition d achat, possibilité de filtrer les produits en fonction du statut fournisseur. 25

1.3.1.8 Fichier type produit libellé long Uniquement en réception EDI Fichier EDI par défaut : DESCRIPTION.CAB Complément : Groupement Plein ciel : DESCRIPTIONPLC.CAB Groupement Calipage : DESCRIPTIONCAL.CAB Libellé long du produit. Format du fichier Fichier de type colonne, caractère de séparation «Tabulation» Zone 1 Référence produit Zone 2 Description produit (105 caractères) Zone 3 Résumé Le libellé long apparaît sur la fiche produit, onglet description Il est possible de l associer aux bordereaux de vente, à partir de la liste des bordereaux, gestion de vente. Le résumé à partir de l onglet description, Lien document, ligne Résumé. Il apparaît sur certaines éditions produit. 26

1.3.1.9 Fichier type résumé Uniquement en réception EDI Fichier EDI par défaut : RESUME.CAB Complément : Groupement Plein ciel : DESCRIPTIONPLC.CAB Groupement Calipage : DESCRIPTIONCAL.CAB Résumé du produit. Le résumé apparaît sur la fiche produit, onglet description, Lien Document Format du fichier Fichier de type colonne, caractère de séparation «Tabulation» Zone 1 Référence produit Zone 2 1 ère ligne résumé Zone 3 2 nd ligne résumé Zone 4 Code Photo Spicers Zone 3 Résumé suite. 27

1.3.1.10 Fichier type photo Uniquement en réception EDI Fichier EDI par défaut : PHOTO.CAB Format du fichier Format base de données cryptées. Remarque : La référence correspond au code interface Spicers (voir chapitre 1.3.2 Vérification interface) La photo produit apparaît sur la fiche produit, onglet description Elle apparaît également en gestion des bordereaux de vente, comptoir, et achat. Et elle est associée à certaines éditions (voir manuel des éditions et traitements) : 28

1.3.2 Vérification interface A partir de la liste des fichiers à importer, bouton vérification interface. Liste des produits dont la référence est différente du code interface origine. A l importation le test d existence du produit s effectue à partir du code interface produit (fiche produit, onglet identité, lien interface) : La référence produit peut donc être modifiée sans que cela influe que le test d existence du produit. Par contre si le code interface n est pas présent, même si la référence correspond bien au code interface, la fiche produit sera créée à nouveau à l importation produit. Remarque : Dans le cas du groupement Plein ciel, bouton Code d appel Spicers, permet de vérifier la correspondance entre le code d appel et le code Spicers. 29

1.3.3 Reconstruction interface A partir de la liste des fichiers à importer, bouton reconstruction interface. Reconstruction du code interface à partir de la référence, (et en groupement Plein ciel du code d appel, origine Spicers) Le code interface, s initialise uniquement si celui-ci n existe pas et que le fournisseur lié corresponde au fournisseur défini comme «Spicers» 1.3.4 Anomalies A partir de la liste des fichiers à importer, lien anomalies. Suite à l importation liste des codes du fichier Spicers non interfacés à Sofi gestion + (voir chapitres correspondance : 1.3.1.5.1 et 1.5) ou incohérence des données (exemple prix à zéro ) Disponible en 2005 30

1.3.5 Importer A partir de la liste des fichiers, le bouton importer Permet d effectuer l importation des fichiers dont la cas S est cochée. (Dans le cas d une récupération EDI, le fichier est effectivement importé, uniquement su suite à sa décompression, son nom est différent de celui précédemment indiqué dans la colonne Fichier. Il est possible également d importer les fichier à partir de le liste des éditions et traitement, ou par un traitement planifié, cela afin d éviter de donner accès aux différents paramètres d importation. - Importation d un fichier : Créer une édition de type Fichier avec comme propriétés : Traitement : PRODUIT002 Nom du fichier <Fichier xxxx> xxxx Correspond au au numéro d ordre du fichier à partir de la liste des fichiers à importer. Exemple : Fichier famille : <Fichier 0001> Origine : Spicers 31

- Importation de tous les fichiers sélectionnés. Définition à partir de la liste des fichiers Pertinent dans le cas d une récupération EDI, car uniquement les nouveaux fichiers seront importés, voir chapitre 1.3.1.2. Par convention reprise uniquement des numéros d ordre à partir de 80, et dont la case S est cochée. Traitement : PRODUIT002 Nom du fichier <Fichier 0000>. Définition à partir d un traitement planifié A partir du menu Fichier Paramètre générique Onglet Société - Lien Planification. Traitement : PRODUIT002 Reprise du code interface indiqué dans les paramètres génériques : Planification active : La case doit être cochée. Utilisateur : Liste des utilisateurs, associés au traitement. Calendrier : Planification du lancement du traitement 32

1.3.6 Traitements suite à l importation Suite à l importation les traitements cochés à partir de l écran propriété interface se lancent automatiquement (voir chapitre 1.2) Il est possible de lancer d autres traitements suite à l importation : A partir du menu Structure Produits Outils : - Actualisation du moteur de recherche Suite à l importation du fichier produit, il est possible d appeler un produit, par sa Référence, le code interne et le code d appel. La liste des codes d appel est stocké à partir du lient Code d appel Afin d enrichir la liste des codes d appel, écran actualisation du moteur de recherche : Toutes les zones cochées constitueront des codes d appels du produit. Mot clef : chaque mot indiqué sur la fiche produit constituera un mot clef. 33

Afin d appeler un produit par un mot clef, saisie le ode deux points au préalable «:». Exemple : :VERT, recherche de tous les produits avec le mot vert. En cas de sélection multiple suite à un appel, afin de la liste des produits sélectionnés, afin de valider le produit : 34

1.4 Champs d importation A partir de l écran propriété interface, lien champs d importation. Permet de définir les champs des fichiers à importation qui doivent être mise à jour. Définition en fonction du type de fichier (voir chapitre.1.3.1.5 et suivants) Concernant le fichier produit, les zones tarifs : prix d achat, prix de vente public et tarifs de vente (Plein ciel), le paramétrage peut s effectuer par fichier d importation, voir chapitre 1.3.1.5.1 Importation type Produit. La colonne ordre correspond au numéro de champ du fichier Spicers, voir chapitre 1.3.1.5.. Colonne création : Mise à jour du champ en cas de création de la fiche produit.. Colonne modification : Mise à jour du champ en cas d actualisation de la fiche produit. La ligne d ordre 1 Référence, conditionne toutes les autres lignes au niveau des champs création et modification. Les intitulés en bleu doivent être associés à un code interface, voir chapitre 1.5 Interface.. 1 Référence Référence Spicers ou Plein ciel (en fonction du groupement), code interface de la fiche produit. Groupement Plein ciel, la référence correspond au champ 40 de la structure du fichier produit. Le champ 1 est remonté en tant que code d appel.. 5 Désignation Désignation du produit.. 6 Taux de TVA Taux de TVA du produit, voir chapitre 1.5 correspondance. Groupement Plein ciel, le code TVA correspond au champ 41.. 7 Produit de substitution Produit de substitution, fiche produit onglet stock. Gestion : Remplacement du produit en cas de manquant. 35

. 8 Gamme produit Famille de produit, voir chapitre 1.5 correspondance. Groupement Plein ciel, la famille correspond au champ 42.. 9 Groupe produit Sous famille de produit, voir chapitre 1.5 correspondance. Groupement Plein ciel, la sous famille correspond au champ 43.. 10 Prix public HT Prix publique HT du produit, Lla condition d actualisation peut être effectuée par fichier, voir chapitre 1.3.1.5.1 La date d actualisation du prix de vente public correspond à la date d importation. Groupement Plein ciel, le prix public HT correspond au champ 42.. 11 Prix de base HT Prix d achat hors niveau d engagement, correspond à la zone prix de base de la fiche produit, onglet Tarif. Le prix d achat correspond au prix de base HT Remise indiquée en fonction du niveau d engagement. La condition d actualisation peut être effectuée par fichier, voir chapitre 1.3.1.5.1 et suivants.. 13 Paquetage de vente Si la zone est cochée reprise du conditionnement en tant que conditionnement de vente : à partir de la fiche produit, onglet Caractéristique, lien conditionnement. Dans tous les cas la zone est reprise en tant que conditionnement d achat, Fiche produit, onglet tarif, lien fournisseur, zones conditionnement et minimum de commande.. 14 Indice de sensibilité Voir chapitre 1.5 correspondance et chapitre 1.4.1 Exception indice de sensibilité.. 18 Référence fournisseur Référence fournisseur du produit, Fiche produit, lien fournisseur. Groupement Plein ciel, la référence fournisseur correspond au champ 65.. 19 Indicateur changement de prix Inutilisé. 20 Indicateur changement de paquetage Inutilisé. 21 Indicateur changement de désignation Inutilisé. 22 Indicateur produit nouveau Fiche produit, onglet identité, zone collection, si indicateur produit nouveau, collection = NOUVEAUTE. 23 Indicateur produit interrompu Si indicateur produit interrompu, désactivation du produit, zone produit actif. Remarque : Il est préférable de désactiver les produits en fonction du fichier type remplacement, voir chapitre 1.3.1.7.. 24 Indicateur Produit ALC La zone est systématiquement prise en compte, ainsi que le zone 28 Livrable ALC - Produit ALC : Commande ALC avec rupture de conditionnement possible - Livrable ALC : Autorisation de commande ALC. 26 Code fournisseur Voir chapitre 1.5 correspondance, fournisseur associé au produit, création d une fiche produit fournisseur associé.. 30 38 Niveau Le Niveau coché correspond à votre niveau d engagement. Le niveau est coché automatiquement en fonction du niveau d engagement indiqué sur l écran Propriété interface. Chaque niveau correspond à un prix d achat. 36

Autres champs : Page catalogue. Spicers : Mise à jour du document indiqué à partir de la ligne fichier d importation, colonne Document.. Plein ciel : Mise à jour du document intitulé CATALOGUE DISTRIBUTEUR Les différents documents apparaissent sur la fiche produit, onglet Description, les documents sont définies en fonction de la Grande famille (initialisation en cascade, Grande famille initialisée par le code Nature, lui-même initialisé à partir des paramètres génériques, onglet Structure, Sous onglet Nature) Indicateur produit Plein ciel Dans le cas d un produit Plein ciel, zone Gamme de la fiche produit onglet Identité, indiquée Plein ciel. Gencod Le Gencod est repris uniquement si celui-ci n est pas renseigné sur la fiche produit. Tarifs Plein ciel Voir chapitre 1.3.5.1 Lien correspondance. 1.4.1 Exception indice de sensibilité L indice de sensibilité, est un indicateur important afin de calculer des tarifs clients, voir chapitre 1.6 Tarification. Il peut être utile de conditionner la mise à jour du champ en fonction du type de produit. Cela vous permet d affiner votre politique commercial en spécifiant des indices de sensibilité spécifiques sur certains produits. Possibilité de définition à partir des codes Nature, Grande famille, Famille, Sous famille et produit 37

1.5 Correspondance A partir de l écran propriété interface, lien correspondance. Correspondance entre le code Spicers et le code Sofi gestion+ 1.5.1 TVA Deux possibilités à partir du fichier Spicers : Groupement Calipage : Code 1 : Normal 19.6% Code 2 : Réduit 5.5% Groupement Plein ciel Code 1 : Réduit 5.5% Code 2 : Normal 19.6% Attention entre le groupement Calipage et le groupement Plein ciel les codes sont inversés! Indiquer en fonction de chaque code Spicers le code TVA correspond sous Sofi gestion+ Les codes Tva se définissent à partir du menu : Structure Paramètre Comptabilité Taxe. 38

1.5.2 Famille et sous famille Si vous utilisez les familles et sous famille Spicers sous Sofi gestion+, il n y a aucun paramètre à mettre en place, la correspondance s initialise à partir de l importation du fichier famille Spicers, voir chapitre 1.3.1.4. Sinon effectuer la correspondance entre chaque code Spicers et vos familles et sous familles. Remarques : La nature de chaque code famille Spicers est indiquée dans le document EDI Spicers. 39

1.5.3 Indice de sensibilité Huit possibilités d indice de sensibilité à partir du fichier Spicers : Indiquer en fonction de chaque code Spicers le code indice de sensibilité définie sous Sofi gestion+ Les codes indice de sensibilité se définissent à partir du menu : Structure Paramètre Produit Indice de sensibilité. 40

1.5.4 Code fournisseur Pour chaque code fournisseur Spicers indiquer le code fournisseur Sofi gestion+ Les fournisseurs se définissent à partir du menu Structure Fournisseur. Remarques : La nature de chaque code fournisseur Spicers est indiquée dans le document EDI Spicers. 41

1.6 Tarification L importation du fichier produit a permis de mettre à jour le tarif achat, tarif de vente publique, tarifs de vente (Plein ciel), tarifs dégressifs et promotions. L écran Tarification récapitules ces différents tarifs et permet en fonctions de différentes informations générées ou actualises des tarifs : Menu Structure Produit Outils Tarification ou Menu Paramètre Produit Tarification. 42

1.6.1 Tarif public Ligne en vert. Tarif public importé systématiquement, il est utilisé comme tarif de vente par défaut si aucun tarif produit n est défini à partir du tarif de vente, voir chapitre 1.6.3 Bouton Détail : Liste produit du tarif public. Possibilité de modification à partir du prix de base, Coefficient, prix de vente Ht et prix de vente TTC. Lien dégressif Liste des tarifs dégressifs, prix public. Lien Tarif futur. Tarif futur au prix public. Possibilité de modification du prix de base et du prix futur, reprise de la date d application indiquée en haut de l écran. Bouton initialisation Initialisation à 0 du tarif futur (Base et Vente) Bouton date d application Initialisation de la date d application du tarif futur. 43

Bouton Basculement Basculement du tarif futur en tarif de vente. Tarif : Basculement du tarif public futur sur un tarif défini. Tarif public : Si la case est cochée basculement du tarif public futur sur le tarif public actif. Vérification date application : Basculement du tarif futur en tarif actif en fonction de la date d application. (Si la zone n est pas cochée, basculement du tarif futur en tarif actif quelque soit la date d application) Bouton Dégressif : Liste des prix dégressif à partir du tarif public. Bouton Duplication Cas particulier de la duplication d un tarif, duplication du tarif public sur un tarif produit, voit chapitre 1.6.2.1 Duplication tarif. Edition : Se reporter au bouton Edition Tarif. 44

1.6.2 Tarifs Lignes en bleu. Définition des différents tarifs de vente (hors tarif public) Tarif Nom du tarif. Dans le cas des tarifs Plein ciel, code de correspondance avec les taris à importer, voir chapitre 1.3.1.5.1 Actu Si la case est cochée, possibilité d actualiser le tarif produit en fonction des paramètres défini sur le tarif (coefficient achat, ), voir chapitre 1.6.2.5 Actualisation tarif produit. Ouvert Un tarif ouvert, indique que celui évolue automatiquement en fonction de son paramètre d ouverture. Exemple : Tarif ouvert à 30% de marge, la marge reste fixe et le prix de vente varie. Par contre pour un tarif fermé, le prix de vente reste fixe mais la marge évolue. Paramètres d ouverture du tarif. Si aucune valeur n est indiqué le tarif est considéré comme fermé. Coef achat Coefficient prix d achat. Ouverture du tarif en fonction du prix d achat, si le prix d achat du produit évolue, le tarif de vente évolue en fonction du coefficient indiqué. Coef px revient Coefficient prix de revient. Ouverture du tarif en fonction du prix de revient, si le prix de revient du produit évolue, le tarif de vente évolue en fonction du coefficient indiqué. Prix de revient : Le prix de revient est un prix paramétrable de fiche produit, en fonction par exemple du prix d achat + des frais, voir fiche produit, onglet résultat suivi : Coef px base Coefficient prix de base. Ouverture du tarif en fonction du prix de base, si le prix de base du produit évolue, le tarif de vente évolue en fonction du coefficient indiqué. Rem px vente Remise prix de vente. Ouverture du tarif en fonction du prix de vente public, si le prix de vente public du produit évolue, le tarif de vente évolue en fonction de la remise indiquée. Marge px achat Marge prix d achat. Ouverture du tarif en fonction du prix d achat, si le prix d achat du produit évolue, le tarif de vente évolue en fonction de la marge indiquée. Marge Px revient Marge prix de revient Ouverture du tarif en fonction de revient, si le prix de revient du produit évolue, le tarif de vente évolue en fonction de la marge indiquée. Marge minimum En cas d actualisation du tarif, marge minimum appliquée au tarif de vente quelque soit les paramètres indiqués. Prix public maximum Si la case est cochée, le tarif de vente ne peut pas être plus élevé que le prix public de vente, quelque soit les paramètres indiqués. 45

Grille de calcul Indique que le tarif n est pas un tarif de vente, mais une grille de paramètres afin de mettre en place des tarifs, voir chapitre 1.6.2.1 Duplication tarif. Dans le cas d une génération tarif de tous les tarifs, celui-ci ne sera pas effectué. A l aide des boutons Filtre de l affichage, Tous les tarifs, uniquement les tarifs type grille de calcul ou uniquement les tarifs de vente. Lien EDI Si la case est cochée le tarif est susceptible d être exporté vers 123 Bureau, voir chapitre 2 123 Bureau. Lien détail Détail du tarif par produit. Possibilité de gérer un tarif futur, les fonctionnalités d application sont les mêmes que pour le tarif de vente public, voir chapitre 1.6.1 Tarif public. Lien Dégressif Liste des prix dégressif à partir du tarif de vente. 46

1.6.2.1 Duplication tarif Duplication ou création d un tarif à partir de différents paramètres. Structure tarifaire Structure tarifaire, de référence (tarifs dont la zone grille de calcul est cochée), permettant de définit le tarif à générer. Calcul Condition tarif : Paramètres définis sur le tarif indiqué en structure tarifaire permettant de calcul le tarif à générer (si le tarif produit existe). Exemple : Coef px Achat : 200, calcul du tarif de vente en fonction du prix d achat x2. Condition produit : Reprise des conditions indiquées sur chaque produit. Condition Possibilité d affiner le calcul en fonction de différents critères. Exemple : Si la marge est inférieure à 20 % augmentation du tarif de 15% Ou basculement sur une autre grille tarifaire en fonction de la marge. Si la marge est inférieure à 20 % basculement sur le tarif public 47

Condition sélection Condition = Sélection Possibilité d affiner les conditions en fonction du type de produit (indice de sensibilité, Nature, Grande famille, Famille, Sous famille, Marque, Produit) Ce qui permet par exemple de créer un tarif produit en fonction du type de produit et de différentes structures tarifaire. Exemple : pour l indice de sensibilité 1 tarif a, indice de sensibilité 2 tarif b. Génération Tarif généré Code du tarif à généré. Actif / futur Calcul du tarif actif ou futur, si le tarif n existe pas création systématique du tarif actif. Création tarif uniquement Si la case est cochée, génération uniquement du tarif sur les produits dont le tarif n existe pas. Cela permet par exemple de rajouter les produits nouveaux sur un tarif sans modifier les tarifs existant. 1.6.2.2 Génération tarif Génération du tarif en fonctions des paramètres indiqués sur le tarif. Création uniquement du tarif. 1.6.2.3 Actualisation tarif Actualisation du tarif, en fonction des paramètres indiqués sur le produit. Les paramètres peuvent varier pour un même tarif en fonction du produit, en effet il est possible de modifier ponctuellement pour un produit les paramètres du tarif Afin d actualiser les paramètres indiqués sur chaque produit, voir chapitre 1.6.2.4 Remarque : La date d actualisation du tarif est géré, cela permet par exemple d éditer uniquement les produit d un tarif don celui-ci a été modifié : 48

1.6.2.4 Actualisation paramètre Actualisation des paramètres indiqués sur chaque tarif produit en fonction du tarif. Si la case Actualisation tarif produit fermé est cochée, modification également des produits dont le tarif à été ponctuellement indiqué comme fermé. Utile par exemple dans le cas d un basculement d un tarif fermé vers un tarif ouvert. 1.6.2.5 Actualisation tarif produit Dans le cas ou la colonne Actu (en rouge) du tarif est cochée, le lancement d actualisation tarif produit, reprend systématiquement les conditions du tarif quelque soit les conditions par produit. 1.6.2.6 Edition tarif Edition du tarif produit, se reporter au manuel Editions et traitement chapitre 1.2.1 Se reporter également au chapitre 1.6.3.3 Edition tarification client. 1.6.2.7 Tous les tarifs Traitement par lot des tarifs produits Génération : Génération de tous les tarifs (hors tarif grille de calcul), chapitre 1.6.2.2 Actualisation : Actualisation des tous les tarifs, chapitre 1.6.2.3 Actualisation paramètre : Actualisation paramètre de tous les tarifs, chapitre 1.6.2.4 49

1.6.3 Tarification client La tarification client correspond au tarif effectivement affecté au client. Le tarif client peut être une combinaison de plusieurs tarifs produit. Tarification Code du tarif client. Type tarif Disponible dans une prochaine version. Tarif TTC Si la case est cochée tarification de type TTC, en saisie de bordereau calcul du prix de vente HT en fonction du prix de vente TTC. Si la case n est pas cochée calcul du prix de vente TTC en fonction du prix de vente HT Arrondi Dans le cas d une tarification TTC prise en compte de l arrondi TTC indiqué par produit. Conditionnement Prise en compte de la variation du prix de vente en fonction du conditionnement. Sur l exemple quelque soit le tarif, dans le cas d un conditionnement «Colis» le tarif sera multiplié par un coefficient de 0,8. 50

Dégressif Prise en compte des différents tarifs dégressifs. Celui-ci sera pris en compte s il est inférieur au tarif de vente. Promotion Prise en compte des différents tarifs promotionnels (voir chapitre 1.6.3.2) Celui-ci sera pris en compte s il est inférieur au tarif de vente. Marché Prise en compte du marché associé au client. Dans le cas d une détection d un marché, celui-ci sera systématiquement pris en compte quelque soit sa valeur. Grille de calcul Définition de la remise et du tarif produit à appliquer en fonction de l indice de sensibilité, Nature, Grande famille, Famille, Sous famille, Marque et produit. Cela permet pour un client d affecter un tarif produit différent en fonction du produit. 51

1.6.3.1 Marchés Liste des différents marchés client. Un marché est une liste de produit au tarif spécifique pour un client. Il peut être limité dans le temps : période début fin. Structure tarifaire Grille d initialisation du tarif marché à la création des produits marchés. Type ouverture <Fermé> : Le tarif marché n évolue pas, même le prix d achat du marché. <Actualise px achat> : Le tarif marché n évolue pas, excepté le prix d achat du marché actualisé en fonction du prix d achat produit. <Prix achat> : Le tarif marché évolue en fonction du prix d achat produit. <Prix base> : Le tarif marché évolue en fonction du prix de base produit. <Prix revient> : Le tarif marché évolue en fonction du prix de revient produit. <Prix vente> : Le tarif marché évolue en fonction du prix de vente public. Client associé Liste des clients associés au marché. Actualiser (et actualiser tous les marchés) Actualisation du marché en fonction du type d ouverture. 52

Détail Liste des produits associés au marché. Prix d achat : Prix d achat spécifique au marché, il est actualisé en fonction du type d ouverture. Tarif marché : tarif du marché, il peut être initialisé en fonction de la structure tarifaire indiqué dans l entête du marché. Un tarif marché est pris en compte quelque soit sa valeur. Référence marché : Référence produit spécifique au marché, peut être la référence produit du client. Elle apparaît sur les bordereaux de vente. Dupliquer Reprise d un autre marché sur ce marché. Il est possible également de générer un marché à partir d un devis. 53

1.6.3.2 Campagne Même fonctionnalité de gestion qu un marché. Par contre un tarif campagne est pris en compte uniquement s il est inférieur au tarif client. Les campagnes sont associées au type de commande client STANDARD C est à partir du type de commande que l on définit les clients associés à la campagne. Type de commande : Menu Structure Paramètre Type de commande La colonne Critère de sélection associée à la compagne défini les clients associés : <Tous> : Tous les clients <Sélection>, lien détail Définition de la liste des clients associés en fonction de l activité, origine, commercial ou tarification. Le lien sélection client permet de définir une liste de client. 54

1.6.3.3 Edition tarification client Edition du tarif client en fonction d une liste de produit. Définition de la liste de produit Critères de filtre du catalogue produit. Sélection produit Si la case est cochée. Sélection de produit en fonction du module de recherche produit Sélection document Si la case est cochée. Sélection de produit en fonction de la nature produit et Grande famille. Possibilité d affiner la sélection en fonction du code document : Colonne S : Sélection uniquement des codes documents dont la case est cochée. Si aucune colonne S n est cochée tous les documents sont pris en compte. 55

Colonne P : Prise en compte de la page associée au document, il n y a pas de sélection en fonction du document. 56

Liste Liste des produits à éditer. La liste se crée en fonction de la sélection définie précédemment, puis par le lancement du traitement Générer liste. Possibilité de manipuler la liste, ajout / modification ou suppression de produit. Bouton Sauvegarder, Sauvegarde de la liste produit. Bouton Récupérer, Récupération d une liste produit préalablement sauvegardée. Boutons Filtre Date (date de modification du tarif appliqué) Sans conditionnement Sans dégressif Ils permettent de filtrer l affichage à l écran. Définition du tarif Définition du tarif client à appliquer à la liste produit. La date d application permet de prendre en compte des marchés ou des campagnes. Bouton Actualiser Il permet d actualiser le tarif d une liste préalablement générée. Suite par exemple à la récupération d une liste préalablement sauvegardée. Edition de la liste Se reporter au manuel Editions et traitements. Chapitre 1.2 57

2. 123 Bureau Module d échange de données avec le site internet, de saisie de commande, 123 Bureau. 2.1 Exportation produits et tarifs Transmissions de données vers le site 123 Bureau, permettant de définir les différentes tarifications client. (Pour un explication détaillé de chaque, se reporter au manuel 123 Bureau) Les différents fichiers sont à importer sur le site 123 Bureau Définition du module de transmission A partir d'un traitement de type Fichier : (Traitement défini par défaut : 990003 Transmission tarif 123 Bureau) Propriété Traitement EDI003 Exportation Origine Spicers. 58

Traitement d exportation : A l aide du bouton Répertoire, définir le répertoire de stockage des fichiers. Zone code client : Deux possibilités - Chrono : Lien client (import / export) à partir du code chrono client. - Tiers : Lien client (import / export) à partir du code tiers client. Cocher les cases des fichiers à exporter - Produits (produits<x>.txt x=0,1,2,3,4 ou 5) Exportation des produits cochés en Lien EDI Deux possibilités pour cocher Lien EDI : 1. Sur la fiche produit, onglet Identité 59

2 Menu Structure - Paramètre - Produit - Lien EDI Afin d effectuer une mise à jour à partir de la liste produit, en cochant la colonne lien EDI Code produit = Code interface Spicers (si non présent Référence) Création de 5 fichiers produits0.txt à produits5.txt suivant le code TVA du produit de 0 à 5. - Adresses (Adclient.txt) Exportation des clients cochés en Lien EDI Deux possibilités pour cocher Lien EDI : 1. Sur la fiche client, onglet Identité 2. Menu Structure - Paramètre - Client - Lien EDI 60

Afin d effectuer une mise à jour à partir de la liste produit, en cochant la colonne lien EDI Il est préférable de saisir les adresses systématiquement en Majuscule Paramètre générique, Structure, Client Afin de saisir systématiquement en majuscule. Afin de basculer toutes les adresses client existantes en majuscule, Menu Structure Client Outils Modification et cocher Modification sur la ligne Adresse en indiquant Majuscule. Puis lancer le traitement, bouton modifier. Reprise sur 123 Bureau : Ligne adresse sur 30 caractères Code livraison sur 4 caractères - Centre de Coûts (ccouts.txt) Correspond à la zone regroupement statistique de la fiche client (onglet Résultat) - Utilisateurs (contacts.txt) Idem Adresse - Code de Conversion (codeconv.txt) Zone Référence marché sur le Détail marché (voir chapitre 1.6.3.1 Marchés) - Prix marché (pmarche.txt) Exportation des marchés associés aux clients dont la zone lien EDI est cochée (voir chapitre 1.6.3.1 Marchés) - Bdc Client (Bdctype.txt) Exportation des bordereaux client de niveau Devis et type de commande = EDITYPE des clients dont la zone Lien EDI est cochée. - Catalogue personnalisé (catperso.txt) Catalogue produit (défini à partir du menu Structure - Agence) dont le nom du catalogue commence par EDI Afin de créer un code catalogue, à partir de la zone catalogue produit, de l écran agence 61

Effectuer un zoom F5 Et créer le code catalogue (F4) Puis quitter, cliquer le lien Catalogue produit, afin de créer la liste produit associé au catalogue (possibilité de dupliquer un catalogue existant) - Tarif produit (<nom>.txt <nom>=code du tarif produit) Exportation des tarifs produits dont la zone Lien EDI est cochée (voir chapitre 1.6.2 Tarifs) - Tarif client (<nom>.txt <nom>=code du tarif client) Exportation des tarifs clients dont la zone Lien EDI est cochée 62

2.2 Importation commandes internet Récupération des commandes saisies sur le site 123 Bureau. A partir du site 123 Bureau Importation du fichier commande au format 2 "Complet" Texte point virgule avec virgule en séparateur décimal. Définition du module de récupération A partir du menu : Outils - EDI externe créer la ligne : (Traitement défini par défaut) Type = Spicers Sens = Importation Action = Vente Répertoire = Chemin et nom du fichier à importer Par défaut le fichier se nomme compte_virgule.txt Suite à l'importation le fichier est renommé en extension ANC. Récupération des commandes. 4 possibilités : 1. Menu : Outils - EDI externe - Bouton Actualiser (voir chapitre précédent) 2. Menu : Gestion - Vente - Bordereau - Bouton Import EDI 3. A partir d'un traitement de type fichier (Traitement EDI004) 4. Créer un planning, Traitement EDI004. 63

Traitement suite à la récupération. Génération d'un bordereau client par commande de Type Devis, avec pour Vendeur = Internet Possibilité de Générer le devis en Commande (Mode Standard ou ALC, voir chapitre 3.1.4.5) ou directement en Livraison, Facture. Gestion des points cadeaux suite à une commande sur 123 Bureau A partir de l agence associée au client, Lien Point cadeau BTB Définir un Barème de points : Les points seront automatiquement générés à la récupération des commandes. Se reporter au manuel Marketing client pour la gestion des points : Solde point, génération des bons d achat Gestion des anomalies suivantes Affichage à partir du menu Outils, EDI en attente : lien Anomalie en importation - Compte client inexistant : Commande non importée Le compte client correspond au code chrono de la fiche client. - Compte comptable client inexistant : Commande non importée - Produit inexistant : Ligne commande non importée Le code produit du fichier d'importation doit être détecté en tant que référence produit code d'interface produit, origine Spicers - Produit abandonné : Ligne commande non importée Zone produit actif non cochés sur la fiche produit 64

3. SysComNet Module de transmission des commandes d achat et des commandes ALC au format SysComNet. 3.1 Paramétrage FTP A partir de la fiche fournisseur : Menu : Structure Fournisseur. Choisissez le fournisseur «SPICERS» lien Détail. Onglet : Liaison (uniquement les utilisateurs ayant le droit ADMINISTRATEUR défini.) Compte Indiquez votre numéro de compte chez Spicers Groupement Plein ciel le compte est sur 6 chiffres, hors groupement Plein ciel le compte est sur 7 chiffres. Si la zone n est pas renseignée Sofi gestion+ reprendra le compte client défini en haut à gauche de la fiche fournisseur. Vous pouvez avoir plusieurs comptes en fonction du type de commande transmise (Achat, Ecole, ALC, ALC Plus ), les différents comptes sont à renseigner à partir du lien Propriété EDI, voir chapitre 3.1.1 et 3.1.2 Type de commande Type de commande par défaut à la saisie d une commande d achat. Le type de commande défini le format de transmission de la commande, voir chapitre commande achat et commande ALC. Même remarque que pour le compte, concernant les différents types de commande. 65

3.1.1 Propriété EDI Cliquer sur le lien : Propriétés liaison EDI La transmission des commandes s effectue en mode FTP, vers le serveur Spivers A partir de la ligne FTP : Paramètres EDI Afin d indiquer pour les 2 premières zones en bleu CRD et Van route faites un Zoom (ou F5) dans la zone à blanc à droite. (Ceci n est pas obligatoire) 1 ère ligne : Indiquez votre code CRD Liste CRD : CMP : Compans (PFN) VAL : Valence (FSE) BOR : Bordeaux TOL : Toulouse TOU : Tours 2 nd ligne : Indiquez votre code Van route Code Van Route : fourni par Spicers. Remarque : Il est possible de modifier ponctuellement le code CRD et le code Van route pour un compte ou une commande spécifique. Lien Type de transmission Définition des différentes connexions, se reporter au chapitre 3.1.2 FTP Cliquer sur le bouton A à droite de Serveur, cela à pour effet d indiquer le nom du serveur Spicers. Effectuez un essai de connexion en appuyant sur le bouton Connexion. Il doit apparaître Ouvert en rouge si ce n est pas le cas vérifiez votre connexion Internet. Attention il ne faut pas modifier le nom du serveur Spicers (ou le nom d utilisateur et mot de passe) sinon votre connexion ne s effectuera pas. En cas de doute mettre à blanc la zone serveur et appuyer à nouveau sur le bouton A Les noms du serveur, du login et du mot de passe sont susceptibles d être modifiés, effectuer une vérification auprès de Spicers des coordonnées de connexion. 66

Il est indispensable d être connecté à internet, préalablement à la transmission FTP. Zone : Suppression des fichiers récupérés : Si la zone est cochée, les fichiers AR et bon de réception (chapitres 3.2.5 et 3.3.5) seront supprimés du serveur Spicers suite à leur récupération, sinon ils seront renommés avec l extension ANC. 67

3.1.2 Type de transmission Différents type de commande, le nombre n est pas limité. Se reporter aux chapitres suivant concernant la nature de chaque type de commande. Type En mode création appuyer sur le bouton afin d accéder à la liste des type de commande et sélectionner le type de commande correspondant. Type de commande Il existe 2 groupes de type de commande, Client et fournisseur. Client correspond aux commandes ALC et Fournisseur correspond aux commandes Achats. Frais de traitement Table de calcul des frais de traitement, concernant les commandes ALC permet de définir la marge réel et si nécessaire d effectuer une décision en conséquence de la validation des devis (ALC ou livraison directe), voir chapitre 3.1.4.5 G La colonne doit être systématiquement cochée, afin de prendre en compte les données suivantes Dépôt (Type client uniquement) Indiquer <Aucun>, en effet les commandes ALC étant gérées par Spicers, votre stock ne doit pas être affecté. 68

Commercial (Type client uniquement) Par défaut <Client>, reprise du commercial indiqué sur la fiche client, sinon indiquer un commercial spécifique Fournisseur Indiquer le code fournisseur «SPICERS» Permet, pour les commandes de type ALC, de vérifier que le fournisseur «SPICERS» soit présent sur la fiche produit fournisseur. Ed Si la case est cochée, édition du bordereau obligatoire avant la transmission. Si Si la case est cochée, confirmation du bordereau obligatoire avant la transmission. Transférer La case doit être cochée afin que la transmission s effectue. Par défaut Cliquer sur le lien Transférer et sélectionner le traitement Type client : 990001 Transmission des commandes de type ALC Si nécessaire créer le traitement ou modifier les propriétés du traitement : c:\temp\sys : correspond au répertoire de stockage des commandes transmise, vous pouvez indiquer le répertoire que vous souhaitez. Type fournisseur : 990002 Transmission des commandes de type achat. Si nécessaire créer le traitement ou modifier les propriétés du traitement : Campagnes associée. Type client : Ne rien indiquer afin que le système reprenne systématiquement les campagnes associées, voir chapitre 1.3.1.5.3. Type fournisseur : Si le type de commande est associé à un prix d achat particulier, il doit être indiqué le code de campagne fournisseur, voir chapitre 1.3.5.2 Généré La zone doit être cochée, afin de pouvoir gérée la facturation. 69

Origine Indiquer : Plein ciel ou Spicers. (En fonction de votre groupement) Le format du fichier peut changer en fonction de l origine. Compte Votre compte chez Spicers, si le compte n est pas indiqué reprise du compte par défaut défini au chapitre 3.1.1 Type de transmission. Reliquat (Type client uniquement) Si la case est cochée, indique que les reliquats de la commande seront gérés par Spicers. Syntaxe Spicers : Type de commande ALC : Reliquats non gérés. Type de commande ALC PLUS : Reliquats gérés. Comptoir Indique que la commande transmise est à disposition au Dépôt Spicers. Dans ce cas il n y pas de frais de port. CRD Votre code CRD chez Spicers, si le code CRD n est pas indiqué reprise du code CRD par défaut défini au chapitre 3.1.1 Type de transmission. Van Route Votre code Van Route chez Spicers, si le code Van Route n est pas indiqué reprise du code Van Route par défaut défini au chapitre 3.1.1 Type de transmission. Fichier retour : Nom du fichier accusé de réception ou bon de livraison à récupérer Voir les chapitres 3.2.5 et 3.3.5 pour la syntaxe des fichiers. Le numéro d ordre Spicers est remplacé par le méta caractère * afin que tous les fichiers soient récupérés. 70

3.2 Commande achat 3.2.1 Types de commandes achat Il est possible de distinguer plusieurs types de commande d achat (Standard, Ecole, Informatique ) Le paramétrage de chaque type de commande d achat est défini au chapitre 3.1.1 Propriété EDI 3.2.2 Saisie commande d achat 3.2.2.1 A partir de la proposition d achat Génération automatique de la commande d achat en fonction des reliquats client et/ou du stock. Menu : Gestion Achat Bordereau Niveau Proposition Bouton Proposition Bouton Calculer 71

Type : Fournisseur Seuil de Réapprovisionnement. Commande client Proposition uniquement sur les reliquats client (hors commande de type ALC). Stock minimum Déclenchement à partir du stock minimum, excepté pour les produits dont le code de réapprovisionnement indique reliquat uniquement : Le dépôt à vérifier est indiqué préalablement sur la proposition : Possibilité d indiquer <Tous> afin de calculer la proposition à partir de tous les dépôts.. Quantité de réapprovisionnement Déclenchement à partir du stock de réapprovisionnement, excepté pour les produits dont le code de réapprovisionnement indique reliquat uniquement. Période de consommation Proposition basée sur une période de consommation Période Commande client Critère de sélection de la période de consommation ou reliquats clients à prendre en compte, Niveau de réappro Filtre produit, zone Réapprovisionnement Nature Grande famille Filtre produit, zones Nature et Grande famille. Marque Filtre produit, zone Marque Fournisseur Filtre produit, zone Fournisseur Statut fournisseur Filtre produit, zone Statut fournisseur, lien détail Rupture conditionnement Optimisation conditionnement Reliquat client uniquement Lien reliquat uniquement Analyse du stock Se reporter au manuel Gestion des achats pour plus de précision. Cliquer sur le bouton Traiter afin de lancer la Proposition d achat. 72

Proposition d achat A partit de chaque ligne de la proposition, possibilité de modifié le fournisseur associé (encadré vert) et le type de commande (Rouge), Ecole, Informatique Appuyer sur le bouton Commander afin de valider la proposition. Validation de la proposition Génération d une commande d achat par type de commande et fournisseur. Possibilité de désélectionner les commandes à ne pas valider. (Par défaut les commandes sont indiqués a valider, excepté les commandes en dessous du minimum fournisseur, colonne Minimum) Le stock Attente fournisseur est mis à jour uniquement suite à la validation des commandes. 3.2.2.2 Saisie directe commande achat Bordereau achat, niveau commande. Définir le type de commande associée (Standard, Ecole ) 73

Saisie à l unité : Saisir systématiquement à l unité les commandes d achat, Paramètre générique, Onglet structure. La zone saisie des achats à l unité doit être cochée. Les commandes transmises à Spicers sont définies systématiquement à l unité de vente. Il peut s avérer que l unité de vente de Spicers ne corresponde pas à l unité réelle de vente dans ce cas en fiche produit fournisseur : Indiquer dans la zone Edition = Conditionnement. Afin que la quantité saisie, soit convertie au conditionnement Spicers en EDI. Cela peut être automatiquement définie en EDI produit, voir Spicerfile zone 15. 74

3.2.3 Transmission des commandes d achat Assurez vous au préalable que le poste à partir duquel vous effectuez la transmission soit connecté à Internet. 3.2.3.1 Transmission d une commande achat A partir de la liste des bordereaux d achat, sélectionner la commande que vous voulez transmettre. La commande doit être validée et, en fonction des paramètres Editée et Signée. Appuyer sur le bouton Transmettre. En cas d erreur de transmission, apparaît un message d erreur, reporter vous au chapitre 3.5 Sinon reportez vous au chapitre 3.6 afin de consulter l historique des transmission. 3.2.3.2 Transmission par lot des commandes achat et retransmission A partir du menu : Gestion Achat Bordereau transmission. Afin d effectuer une transmission par lot, plusieurs commandes sur un même fichier, indiquer un type de commande (zone type) et laissez coché la zone Transmission lot. Afin d effectuer une retransmission indiquer dans la première zone de l écran Retransmission et indiquer la date de retransmission ou le numéro de la commande. Attention la retransmission, doit être effectuée exceptionnellement et uniquement à la demande de Spicers, afin de ne pas réceptionner plusieurs fois le même commande. Si la case Transmission par lot n est pas cochée il s effectuera autant de transmission qu il y a de commande à transmettre. 75

3.2.4 Format du fichier achat généré ORD-NNNNNNN-FR-Z.TXT (FR est remplacé par PC pour le groupement Plein ciel) NNNNNNN : Numéro de votre compte client Spicers (7 chiffres) ou Plein ciel (6 chiffres) Z :N = d ordre de commande (pas de limite de nombre de chiffres) Structure du fichier (fichier texte) : Chaque ligne s achève par CR/LF (symbole, ASCII : 0182, HEXA : 00B6) 1) Entête du fichier : MSG_HEAD;SPIORD;SPL;;AOM;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;; 000NNNNNNNFR (soit MSG_HEAD point virgule SPIORD point virgule SPL 2 points virgules AOM 40 points virgules [CR/LF]) NNNNNNN : Votre numéro de compte Spicers (7 chiffres) ou Plein ciel (6 chiffres) Le compte est défini en fonction du type de commande (Standard, Ecole ) FR est remplacé par PC dans le cas du groupement Plein ciel 2) Entête commande : Identificateur Désignation Longueur Particularité Exemple FV= N = de version 2 Toujours «02» FV=02 FR= Indicatif CRD 3 Cf liste CRD ci-dessous FR=VAL OT= Type de commande 1 Toujours «D» OT=D OR= Réf commande 35 Texte libre OR=CDE 21 O0= Commentaire 40 Texte libre O0=STE SA DN= Raison sociale 30 Texte libre et obligatoire D1= Ligne adresse 1 30 Texte libre et obligatoire D2= Ligne adresse 2 30 Texte libre D3= Ligne adresse 3 30 Texte libre D4= Ville 30 Texte libre DP= Code postal 10 DP=60500 DV= Code Van Route 2 Donné par Spicers DV=07 Remarques Code DN, D1 : Prise en compte de l adresse du service associé à la commande d achat. 3) Corps de la commande A répéter autant de fois que de produits commandés Identificateur Désignation Longueur Particularité Exemple LP= Code Produit 6 Toujours 6 chiffres LP=001072 LQ= Quantités 6 Toujours 6 chiffres LQ=000001 LR= Commentaire ligne 35 Texte libre LR=CLI S.A. Remarques Code LP : La référence produit prise en compte est celle indiquée sur le fiche produit Lien Interface Origine Spicers ou Plein ciel. Code LR : Correspond aux 35 premier caractères du message associé à la ligne commande d achat. 4) Fin de commande Identificateur Désignation Longueur Particularité Exemple FM= Fin de commande 6 Toujours «ENDORD» FM=ENDORD 5) Fin de fichier Identificateur Désignation Longueur Particularité Exemple FM= Fin de fichier 3 Toujours «END» FM=END [CR/LF] ( ) Les champs en «texte libre» peuvent être laissés vides SAUF «D1 et DN». 76

3.2.5 Bon de réception commande achat Gestion des bons de réception achats. 3.2.5.1 Récupération des bons de réception Récupération FTP Format du fichier des bons de réception. ACX-NNNNNNN-FR-Z.TXT (FR est remplacé par PC pour le groupement Plein ciel) NNNNNNN : Numéro de votre compte client Spicers (7 chiffres) ou Plein ciel (6 chiffres) Z :N = d ordre de commande (pas de limite de nombre de chiffres) Entête de l AR L entête est formaté en fonction du groupement et du type de commande (se reporter à la documentation Spicers) Sofi gestion+ récupère uniquement les fichier dont le nom commence par ACK et dont les 3 premières lettres de l identification OR sont CDE Il effectue une liaison avec les 8 chiffres suivant (position 5) correspond au numéro informatique de la commande transmise. OR= Votre Réf de Cde 35 Texte libre OR=CDE 00000021 Cette syntaxe est automatiquement transmise à l envoi de la commande. FN= Nom de l AR 21 Généré par Spicers Le numéro de l AR généré par Spicers est repris dans le numéro de bon de réception. Corps de l AR Répété autant de fois que de produits commandés Identificateur Désignation Longueur Particularité Exemple LP= Code Produit 6 Toujours 6 chiffres LP=001072 LQ= Quantités 6 LQ=1 LR= Commentaire ligne 35 LR=CLI S.A. LS= Quantité livrée 6 LS=50 LB= Qté en reliquat 6 LB=0 LV= Valeur ligne x 100 8 LV=5225 L0= Message Spicers 30 L0=Epuisé Définition du module de récupération A partir du menu : Outils - EDI externe créer la ligne : (Traitement défini par défaut) Type = SysComNet Sens = Importation Action = Vente Type de liaison = FTP Reprise des fichiers sur le serveur Spicers au préalable, voir chapitre 3.1.1 et 3.1.2 pour le paramétrage de récupération. Répertoire = Chemin des fichiers à importer Reprise des fichiers débutant par ACX avec comme extension TXT Attendre confirmation de Spicers. Suite à l'importation les fichiers sont renommés en extension ANC. Attention le répertoire de récupération des fichiers doit être différent du répertoire des commandes ALC (chapitre 3.3.5.1) 77

Récupération des commandes. 4 possibilités : 1. Menu : Outils - EDI externe - Bouton Actualiser 2. Menu : Gestion - Achat - Bordereau - Bouton Traitement réception 3. A partir d'un traitement de type fichier (Traitement EDI003) 4. Créer un planning, Traitement EDI003. La récupération du bon de réception commande, permet également de lancer automatiquement la gestion des reliquats et la livraison des clients, voir chapitre 3.2.5.3 Lien reliquat client. 78

3.2.5.2 Consultation des bons de réception A partir du bordereau d achat, Bouton Réception Par défaut affichage des lignes en reliquat uniquement, afin d affiche toute la commande appuyer sur le bouton Affichage toute la commande (encadré rouge) Colonne Réception : Quantité effectivement livrée par Spicers. Colonne Reliquat : Quantité en cours de traitement par Spicers Numéro d AR fourni par Spicers Message associé à l AR Suivi facturation achat Disponible dans une prochaine version de SG+ 79

3.2.5.3 Lien reliquats client et livraison client. Suite à la réception achat, il est possible d effectuer le traitement des reliquats client. Paramétrage préalable A partir du menu : Fichier Paramètre générique Onglet gestion Cadre Achat Lien scénario de gestion Lien Commande fournisseur. Lien commande livraison : Si la case est cochée traitement des reliquats client suite à la réception achat. Prioritairement les reliquats liés à une commande d achat, puis en fonction di stock, se reporter au manuel gestion des achats. Lien livraison génération : Si la case est cochée génération des bons de livraison client des commandes client livrable. Lancement automatique de la gestion des reliquats client, suite à la reprise du bon de réception Spicers. A partir du menu Outils EDI externe, cochée la case Lien reliquat en réception. Lancement à partir du bon de réception. A partir du bon de réception, lancer le traitement Reliquat client 80

3.3 Commande ALC Commande client livré par Spicers pour le compte de votre société. 3.3.1 Type de commande Deux type de commande : ALC : Sans gestion des reliquats par Spicers ALC PLUS : Avec gestion des reliquats par Spicers. Se reporter au chapitre 3.1.1 concernant le paramétrage des deux type de commande. Dans le cas où vous souhaitez plus de deux comptes ALC, il est possible de créer d autre type de commande, le nombre n est pas limité. 3.3.2 Saisie commande ALC A partir du menu Gestion Vente Bordereau. En cas de saisie directe se reporter au chapitre 3.3.2.1 En cas de saisie à partir d un devis ou de récupération de commande 123 Bureau (chapitre 2), se reporter au chapitre 3.3.2.2 Remarques Modification du code van route et CRD Il est possible de modifier ponctuellement le code CRD et le code Van route, pour cela à partir du bordereau de vente, cliquez sur le bouton entête et indiquez le secteur correspondant au code Van route souhaité (encadré vert) ainsi que le transporteur associé au code CRD souhaité (encadré rouge) Paramètre Van route du secteur : Menu Structure Paramètre Secteur Zone interface EDI 81

Paramètre CRD du transporteur : Menu Structure Paramètre Transporteur Zone interface EDI Attention, Si vous ne souhaitez pas modifier les codes CRD ou Van route les zones interface EDI ne doivent pas être renseignées. Produits autorisés en commande ALC Uniquement des produits associés au fournisseur «SPICERS» peuvent être prise en compte en saisie ALC. A partir de l écran produit fournisseur, possibilité d indiquer :.Interdit : si la case est cochée, le produit ne peut être indiqué dans une commande ALC..Rupture de conditionnement : si le case est cochée possibilité de commander le produit à l unité sans tenir compte du conditionnement Spicers. Commentaire associé à la ligne produit Reprise à partir du message associé à la ligne de commande de la zone Livraison service. 82

3.3.2.1 Saisie directe commande ALC La saisie du bordereau de vente, niveau commande, doit s effectuer en définissant type = ALC ou ALC PLUS préalablement à la saisie des lignes. Il est possible de demander à l utilisateur de choisir systématiquement le type de bordereau à créer : Menu : Fichier Paramètre utilisateur Onglet vente : cocher la zone liste type de commande. 3.3.2.2 Saisie à partir d un devis La saisie à partir d un devis permet de ne pas décider au moment de la saisie si une commande doit être transmise en mode ALC. La décision s effectue à partir du menu : Gestion Vente Devis génération Vous avez la possibilité pour chaque commande de décider le type de commande souhaitée, colonne Type de commande. Se reporter au manuel gestion des ventes pour plus d explications. 83

3.3.3 Transmission des commandes ALC Assurez vous au préalable que votre poste à partir duquel vous effectuez la transmission soit connecté à Internet. 3.3.3.1 Transmission d une commande ALC A partir de la liste des bordereaux de vente, sélectionnez la commande que vous voulez transmettre. La commande doit être validée et, en fonction de vos paramètres Editée et Signée. Et appuyez sur le bouton Transmettre. En cas d erreur de transmission, apparaît un message d erreur, reporter vous au chapitre 3.5 Sinon reportez vous au chapitre 3.6 afin de consulter l historique des transmission. 3.3.3.2 Transmission par lot des commandes ALC ou retransmission A partir du menu : Gestion Vente Bordereau transmission. Afin d effectuer une transmission par lot, plusieurs commandes sur un même fichier, dans la zone type indiquez ALC ou ALC PLUS (ou autre type de commande) et laissez coché la zone Transmission lot. Afin d effectuer une retransmission indiquer dans la première zone de l écran Retransmission et indiquer la date de retransmission ou le numéro de la commande. Indiquez également ALC ou ALC PLUS (ou autre type de commande) afin d effectuer une retransmission par lot Attention la retransmission, doit être effectuée exceptionnellement et uniquement à la demande de Spicers, afin de ne pas réceptionner plusieurs fois le même commande. Si la case Transmission par lot n est pas cochée il s effectuera autant de transmission qu il y a de commande à transmettre. 84

3.3.4 Format du fichier généré ORD-NNNNNNN-FR-Z.TXT (FR est remplacé par PC pour le groupement Plein ciel) NNNNNNN : Numéro de votre compte client Spicers (7 chiffres) ou Plein ciel (6 chiffres) Z : N = d ordre de commande (pas de limite de nombre de chiffres) Structure du fichier (fichier texte) : Chaque ligne s achève par CR/LF (symbole, ASCII : 0182, HEXA : 00B6) 1) Entête du fichier : MSG_HEAD;SPIORD;SPL;;AOM;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;; Soit MSG_HEAD point virgule SPIORD point virgule SPL 2 points virgules AOM 40 points virgules [CR/LF] 000NNNNNNNFR NNNNNNN : Votre numéro de compte Spicers (7 chiffres) ou Plein ciel (6 chiffres) FR est remplacé par PC dans le cas du groupement Plein ciel 2) Entête commande : Identificateur Désignation Longueur Particularité Exemple FV= N = de version 2 Toujours «02» FV=02 FR= Indicatif CRD 3 Cf liste CRD ci-dessous FR=VAL OT= Type de commande 1 Toujours «D» OT=D OR= Réf commande 35 Texte libre OR=CDE 21 O0= Commentaire 40 Texte libre O0=STE SA DN= Raison sociale 30 Texte libre et obligatoire D1= Ligne adresse 1 30 Texte libre et obligatoire D2= Ligne adresse 2 30 Texte libre D3= Ligne adresse 3 30 Texte libre D4= Ville 30 Texte libre DP= Code postal 10 DP=60500 DV= Code Van Route 2 Donné par Spicers DV=07 Remarques Code DN, D1 : Prise en compte de l adresse de livraison indiquée sur le bordereau de vente. Code O0 Commentaire : Prise en compte de la référence commande en entête de bordereau. 3) Corps de la commande A répéter autant de fois que de produits commandés Identificateur Désignation Longueur Particularité Exemple LP= Code Produit 7 Toujours 7 chiffres LP=2100000 LQ= Quantités 6 Toujours 6 chiffres LQ=000001 LR= Commentaire ligne 35 Texte libre LR=CLI S.A. Remarques Code LP : La référence produit prise en compte est celle indiquée sur le fiche produit Lien Interface Origine Spicers ou Plein ciel. Code LR : Prise en compte de la zone livraison service en ligne commande. En saisie de bordereau, à partir de la description produit, effectuez un Zoom (ou F5), zone Livraison service, possibilité d effectuer un Zoom sur les différentes adresses de livraison du client. 4) Fin de commande Identificateur Désignation Longueur Particularité Exemple FM= Fin de commande 6 Toujours «ENDORD» FM=ENDORD 5) Fin de fichier Identificateur Désignation Longueur Particularité Exemple FM= Fin de fichier 3 Toujours «END» FM=END [CR/LF] ( ) Les champs en «texte libre» peuvent être laissés vides SAUF «D1 et DN». 85

3.3.5 Accusé de réception commande ALC 3.3.5.1 Récupération des AR ALC Récupération FTP Format du fichier des bons de réception. ACK-NNNNNNN-FR-Z.TXT (FR est remplacé par PC pour le groupement Plein ciel) NNNNNNN : Numéro de votre compte client Spicers (7 chiffres) ou Plein ciel (6 chiffres) Z :N = d ordre de commande (pas de limite de nombre de chiffres) Entête de l AR L entête est formaté en fonction du groupement et du type de commande (se reporter à la documentation Spicers) Sofi gestion+ récupère uniquement les fichier dont le nom commence par ACK et dont les 3 premières lettres de l identification OR sont ALC. Il effectue une liaison avec les 8 chiffres suivant (position 5) correspond au numéro informatique de la commande transmise. OR= Votre Réf de Cde 35 Texte libre OR=ALC 00000021 Cette syntaxe est automatiquement transmise à l envoi de la commande. FN= Nom de l AR 21 Généré par Spicers Le numéro de l AR généré par Spicers est repris dans le numéro de bon de préparation. Corps de l AR Répété autant de fois que de produits commandés Identificateur Désignation Longueur Particularité Exemple LP= Code Produit 6 Toujours 6 chiffres LP=001072 LQ= Quantités 6 LQ=1 LR= Commentaire ligne 35 LR=CLI S.A. LS= Quantité livrée 6 LS=50 LB= Qté en reliquat 6 LB=0 LV= Valeur ligne x 100 8 LV=5225 L0= Message Spicers 30 L0=Epuisé Définition du module de récupération A partir du menu : Outils - EDI externe créer la ligne : (Traitement défini par défaut) Type = SysComNet Sens = Importation Action = ALC Type liaison = FTP Reprise des fichiers sur le serveur Spicers au préalable, voir chapitre 3.1.1 et 3.1.2 pour le paramétrage de récupération. Répertoire = Chemin des fichiers à importer Reprise des fichiers débutant par ACK avec comme extension TXT Suite à l'importation les fichiers sont renommés en extension ANC. Attention le répertoire de récupération des fichiers doit être différent du répertoire des commandes Achat (chapitre 3.2.5.1) 86

Récupération des accusés de réception. 4 possibilités : 1. Menu : Outils - EDI externe - Bouton Actualiser 2. Menu : Gestion - Vente - Bordereau - Bouton Import EDI 3. A partir d'un traitement de type fichier (Traitement EDI004) 4. Créer un planning, Traitement EDI004. 87

3.3.5.2 Consultation des livraisons ALC A partir du bordereau ALC, Bouton Préparation Par défaut affichage des lignes en reliquat uniquement, afin d affiche toute la commande appuyer sur le bouton Affichage toute la commande (encadré rouge) Colonne Livrable : Quantité effectivement livrée par Spicers. Colonne Reliquat : Quantité en cours de traitement par Spicers (concerne les commandes de type ALC PLUS) Numéro d AR fourni par Spicers Message associé à l AR Suite à la réception, la génération de la commande ALC en livraison sera systématiquement considérée comme édité et confirmé, elle sera en attente de génération de facture. 88

3.4 Gestion de la facturation Spicers 3.5 Récupération stock Spicers Disponible dans une prochaine version 89

3.5 Erreur de transmission Suite à une erreur de transmission, la commande sera toujours considérée comme en attente de transmission. Erreur Serveur : Il apparaît le mot Erreur à droite du serveur FTP, vérifiez les paramètres de votre connexion, voir $3.1 Erreur transmission : Il apparaît le mot Echec transmission à droite de transmission, vérifiez les paramètres du format de transmission, voir $3.1 Erreur possible, un nom de volume qui n est pas reconnu. 90

3.6 Historique des transmissions Ecran de consultation de l historique des transmissions. Menu : Outils EDI externe. Type Sens Action Spicers Importation Vente : Paramétrage de récupération des commandes 123 Bureau (voir chapitre 2) SysComNet Importation Achat : Paramétrage de récupération des bons de livraison achat (voir chapitre 3.2.5) SysComNet Importation ALC : Paramétrage de récupération des accusée de réception commande ALC (voir chapitre 3.3.5) SysComNet Exportation Achat : Historique des transmissions commande achat. SysComNet Exportation ALC : Historique des transmissions commande ALC Description historique : Transmission Numéro de session de transmission. Type liaison Type de transmission, en l occurrence toujours FTP Fichier Nom du fichier transmis. Si la ligne apparaît en rouge, c est que le fichier transmis n est plus détecté dans le répertoire de stockage. Statut Accepté : Indique que le fichier à été transmis avec succès chez Spicers. Rejeté : Indique que le fichier n a pas été transmis chez Spicers. 91

Lien Détail Liste des bordereaux associés à un fichier transmis. Bouton Filtre Permet filtrer l affichage de l historique de transmission, à partir de critères correspondant aux différentes colonnes de l écran Exemple : Recherche des commandes d achats dont la transmission ne c est pas effectuée Et appuyer sur le bouton Actualiser. Bouton Recherche Recherche multicritères des bordereaux transmis. 92

Bouton Actualiser Lancement des traitements d importation. Voir chapitres 2.2 Importation 123 Bureau 3.2.5 AR commande achat. 3.3.5 AR commande ALC 93

4 Initialisation magasin 4.1 Initialisation stock minimum et emplacement A l ouverture d un magasin, reprise des informations du type stock minimum, emplacement Le stock minimum permet de définir automatiquement la commande initiale de réassort du magasin et donc d initialiser le stock. A partir du menu Edition et traitements : Edition par défaut type Fichier, Intitulé 1359 Importation stock minimum Propriétés : Traitement : STOCK006 Import Et indiquer le chemin et nom du fichier à récupérer. Mode : Importation Format du fichier (CSV) : (caractère de séparation «;»). Référence produit Stock minimum Stock de réapprovisionnement Emplacement travée Emplacement casier Type de réapprovisionnement Zone vide.rayon.sous rayon 4.2 Initialisation code barre Initialisation des codes barre produit. A partir du menu Edition et traitements : Edition par défaut type Fichier, Intitulé 1360 Importation code barre Propriétés : Traitement : PRODUIT0022 Import Et indiquer le chemin et nom du fichier à récupérer. Mode : Importation Format du fichier (CSV) : (caractère de séparation «;»). Référence produit Code barre 94

5 Statistiques consolidées Transmission automatique de statistiques consolidées de chaque Hyper permettant une visualisation synthétique des différentes consommations produits à partir d un site internet. 5.1 Paramétrage initial A partir de la fiche agence associée à l Hyper, cliquer sur la zone Distributeur : A partir du lien Distributeur indiquez les informations : Le numéro de contremarque vous est fourni par Sofi informatique. Ainsi que les informations Fournisseurs et Famille. 95

5.2 Transmission des données A partir du menu Résultat - Tableau de bord Résultat mensuel : Cliquez sur Comparatif distributeur transmission. 96

5.3 Visualisation des données site Spicers 97

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6 Récapitulatif des automatismes Exemple de mise en œuvre entièrement automatisé, dans ce cas aucune saisie manuelle n est effectuée. Vous avez bien sur la possibilité de reprendre la main manuellement à toutes les étapes. Récupération des tarifs via le serveur FTP Automatiquement suite à la mise en place d une planification de récupération Chapitre 1.3.1.2 Actualisation des tarifs ouverts Automatiquement suite à l importation des tarifs. Chapitre 1.2 Propriétés interface Transmission des tarifs actualisés vers le site 123 Bureau Lancement du traitement : 990003 Transmission tarif 123 Bureau. Chapitre 2.1 Récupération des commandes clients 123 Bureau Automatiquement suite à la mise en place d une planification de récupération, Chapitre 2.2 Transmission des commandes ALC Transmission par lot. Chapitre 3.3.3.2 Récupération des AR ALC Automatiquement suite à la mise en place d une planification de récupération. Chapitre 3.2.5.1 Proposition d achat et commande d achat Génération automatique de la commande d achat. Chapitre 3.2.2.1 Transmission des commandes d achat Transmission par lot. Chapitre 3.2.3.2 Récupération des bons de livraison d achat Automatiquement suite à la mise en place d une planification de récupération. Chapitre 3.2.5.1 Traitement des reliquats clients et livraison client. Automatique avec la réception des bons de réception, Chapitre 3.2.5.3 Traitement de la facture d achat. Disponible dans une prochaine version. 99

6.1 Synthèse 100

101