SCENARIO 05 Auteurs : Mina Berjali Jean-François Besseyre BIOMAG LANCE UNE OFFRE PROMOTIONNELLE SARL au capital de 50 000 101 rue Hénon 69004 LYON RCS Lyon B 353 786 502 NAF : 4775Z Identifiant intra : FR 32123456789 Tél : 04 78 25 XX XX Fax : 04 78 25 XX XX Courriel : contact@biomag.fr ACTIVITE Commerce de produits d hygiène, de beauté, de soin du visage, du corps, des cheveux et des produits cosmétiques Effectif : 45 salariés
2 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES V85PP MISE EN SITUATION PROFESSIONNELLE Dominique BERNARD Directeur Général Elsa TRIDENT Assistante de direction Eric GRES Directeur commercial Sabine HILICQ Directrice administrative Nadine ENAS Directrice des achats Karim ADER Responsable du marketing Marina VOLTA Responsable du personnel Hassan DEMIR Responsable des achats Li CHEN Responsable du SAV Igor BARIK Chef comptable Damien GENTIL Chef de magasin David FRATO Responsable des ventes 5 commerciaux Vous travaillez au sein de la société BIOMAG et vous dépendez du service commercial, dirigé par Eric GRES. Vous allez être affecté(e) sur un remplacement au service des achats. Vous pourrez ainsi appréhender les différentes fonctions de la société. Dans le cadre de ce remplacement, on vous demande de mettre vos compétences et vos connaissances au service de la directrice des achats, Nadine ENAS.
V85PP SCENARIO 05 3 MISSION 1 : COMMANDER DES PRODUITS DANS LE BUT DE LANCER UNE OFFRE PROMOTIONNELLE Compétences C.112 : Passer commande à des fournisseurs C.312 : Mobiliser des techniques de production et de structuration de document Réf situation 1.1.2 TRAITEMENT DES ORDRES D ACHATS, DES COMMANDES 3.1.2 PRODUCTION D INFORMATIONS STRUCTURÉES Mission 1 Mettre à jour une base de données produits Activités professionnelles Etablir une commande fournisseur Rédiger un courriel Réaliser un document publicitaire Connaissances Savoirs de gestion et technologique Appui technologique La rédaction des écrits professionnels Les modes de communication et de transmission de l information La messagerie électronique - Les types de courrier Traitement de texte Logiciel de messagerie électronique Appui rédactionnel Appui juridique et économique Performances attendues (complexité, aléas, résultats attendus) BEP MSA Critère d évaluation Durée approximative - Lecture et écriture d un genre Le document professionnel - Procédés d écriture La reformulation à partir d une prise de notes, d un brouillon, ou d'écrits intermédiaires L organisation et la hiérarchisation des informations Les règles orthographiques et la syntaxe dans les documents professionnels - La preuve - Le droit de la preuve lié à l internet Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les consignes de présentation et les usages en vigueur dans l entité. Activité à caractère technique : production, contrôle et codification de documents/rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés à l activité courante de la structure CE312. Pertinence et qualité du document produit 5 h
4 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES V85PP Le 10 avril 200N, Mme ENAS vous laisse la note suivante sur votre bureau : M. BENOIT, gestionnaire administratif des achats, est en congé maladie pour 10 jours. Pour faire face à une opération publicitaire prévue antérieurement, je vous confie la tâche de passer commande à notre fournisseur BIO PAR CŒUR des produits concernés par cette opération (quantité à commander : 200 de chaque). Vous demanderez par courriel à M. FRATO de vous fournir la liste de ces produits (Annexe 1). Vous lancerez ensuite la commande en précisant qu une livraison rapide est souhaitée. Bon Courage N. ENAS M. FRATO a répondu à votre courriel (Document 1), il vous communique la liste des produits concernés par l offre promotionnelle ainsi que les modalités de cette dernière. Vous prenez connaissance de ce document et effectuez les tâches suivantes : - Vous recherchez les références de ces articles dans le module achat du PGI. A partir des informations contenues dans les fiches, vous complèterez le tableau (Annexe 2) afin de déterminer le prix de vente qui tiendra compte de la promotion. Pour information, les prix de vente hors promotions sont calculés en appliquant un coefficient de 1,4 sur le prix d achat. Ce travail sera réalisé à l aide d un tableur. - Vous concevez le document relatif à l offre promotionnelle en tenant compte des recommandations de M. FRATO (Annexe 3). - Vous lancez la commande au fournisseur en tenant compte des remarques de Mme ENAS en date du 10 avril 200N.
V85PP SCENARIO 05 5 Texteur Tableur OpenERP RESSOURCES A UTILISER INFORMATIQUES PÔLE 1 PÔLE 3 Fiche n 8 : Saisie de texte et de caractères spéciaux Fiche n 15 : Mettre en forme les caractères Fiche n 16 : Mettre en forme les paragraphes Fiche n 18 : Tabulations Fiche n 23 : Cliparts et photos dans le texte Fiche n 32 : WordArt, Fontwork Fiche n 33 : Dessin, image Fiche n 4 : Modifier une fiche article Fiche n 13 : Générer directement un bon de commande fournisseur Fiche n 07 : Fonction achats approvisionnements Fiche n 4 : La rédaction des écrits professionnels Fiche n 11 : Les modes de communication et de transmission de l information Fiche n 15 : La messagerie électronique
6 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES V85PP DOCUMENT 1 : Réponse à votre mail ANNEXE 1 : Mail à rédiger à M. FRATO
V85PP SCENARIO 05 7 ANNEXE 2 : Références des articles concernés par la réduction Articles Référence Prix d achat Prix de vente hors promotion Prix de vente promotionnel HUILE AU CALENDULA 100 ML ÉMULSION APRÈS SOLEIL JUS DE NONI 1 L CRÈME HYDRATANTE 75 ML RÉTENTION D EAU
8 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES V85PP ANNEXE 3 : Prospectus à destination de nos clients
V85PP SCENARIO 05 9 MISSION 2 : RÉCEPTIONNER DES PRODUITS D UN FOURNISSEUR/RÉDIGER UN COURRIER DE RÉCLAMATION Compétences Réf situation Mission 2 Activités professionnelles Connaissances Savoirs de gestion et technologique C 113 : Suivre le processus commande livraison facturation C.312 : Mobiliser des techniques de production et de structuration de document 1.1.3 TRAITEMENT DES LIVRAISONS, DES FACTURES ET SUIVI DES ANOMALIES 3.1.2 PRODUCTION D INFORMATIONS STRUCTURÉES Réceptionner une livraison Rédiger un courrier Les livraisons de produits La rédaction des écrits professionnels Les modes de communication et de transmission de l information - Les livraisons et les réceptions de marchandises - Les types de courrier Appui technologique Appui rédactionnel Appui juridique et économique Performances attendues (complexité, aléas, résultats attendus) BEP MSA Critère d évaluation Durée approximative PGI Traitement de texte - Lecture et écriture d un genre Le document professionnel - Procédés d écriture La reformulation à partir d une prise de notes, d un brouillon, ou d'écrits intermédiaires L organisation et la hiérarchisation des informations Les règles orthographiques et la syntaxe dans les documents professionnels - Le contrat de vente - Les obligations et la responsabilité contractuelle - La preuve - Le droit de la preuve lié à l internet Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les consignes de présentation et les usages en vigueur dans l entité. Activité à caractère technique : production, contrôle et codification de documents/rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés à l activité courante de la structure CE312. Pertinence et qualité du document produit 2 h
10 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES V85PP A la suite de la livraison de notre fournisseur, M. DEMIR, le magasinier de l entreprise, vous envoie un mail (Document 2). Ce courriel est accompagné du bon de livraison (Document 3). Vous prenez connaissance de ces documents et effectuez les tâches suivantes : - Constatez la livraison dans le module achat du PGI et imprimez le bon de réception. - Rédigez le courrier à l attention du fournisseur pour l informer des produits détériorés (Annexe 4). Texteur Tableur OpenERP RESSOURCES A UTILISER INFORMATIQUES PÔLE 1 PÔLE 3 Fiche n 8 : Saisie de texte et de caractères spéciaux Fiche n 15 : Mettre en forme les caractères Fiche n 16 : Mettre en forme les paragraphes Fiche n 18 : Tabulations Fiche n 9 : Réceptionner une livraison fournisseur Fiche n 9 : De la commande fournisseur à la facturation avec OpenErp Fiche n 4 : La rédaction des écrits professionnels Fiche n 11 : Les modes de communication et de transmission de l information
V85PP SCENARIO 05 11 DOCUMENT 2 : Courriel du magasinier DOCUMENT 3 : Bon de livraison BIO PAR CŒUR 176 rue des Alouettes 69120 Vaulx en Velin DATE : 15 AVRIL 200N À L ATTENTION DE : M ME ENAS Réf Désignation Quantité commandée Quantité livrée F859 HUILE AU CALENDULA 100 ML 200 200 P658 ÉMULSION APRÈS SOLEIL 200 200 W147 JUS DE NONI 1 L 200 200 G554 CRÈME HYDRATANTE 75 ML 200 200 H932 RÉTENTION D EAU 200 200
12 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES V85PP ANNEXE 4 : Courrier de réclamation à l attention de la Sté BIO PAR CŒUR 101 rue Hénon 69004 LYON Tél : 04 78 25 XX XX Fax : 04 78 25 XX XX Courriel : contact@biomag.fr
V85PP SCENARIO 05 13 MISSION 3 : ANALYSER UNE FACTURE FOURNISSEUR/ RÉDIGER UN COURRIEL INTERNE Compétences Réf situation Mission 3 Activités professionnelles Connaissances Savoirs de gestion et technologique C 113 : Suivre le processus commande livraison facturation C.312 : Mobiliser des techniques de production et de structuration de document 1.1.3 TRAITEMENT DES LIVRAISONS, DES FACTURES ET SUIVI DES ANOMALIES 3.1.2 PRODUCTION D INFORMATIONS STRUCTURÉES Établir une facture fournisseur Rédiger un courriel PGI La rédaction des écrits professionnels Les modes de communication et de transmission de l information La messagerie électronique - Le processus automatisé des factures fournisseurs à l aide d un PGI - Les types de courrier Appui technologique Appui rédactionnel Appui juridique et économique Performances attendues (complexité, aléas, résultats attendus) BEP MSA Critère d évaluation Durée approximative Logiciel de messagerie électronique - Lecture et écriture d un genre Le document professionnel - Procédés d écriture La reformulation à partir d une prise de notes, d un brouillon, ou d'écrits intermédiaires L organisation et la hiérarchisation des informations Les règles orthographiques et la syntaxe dans les documents professionnels - Le contrat de vente - Les obligations et la responsabilité contractuelle - La preuve - Le droit de la preuve lié à l internet Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les consignes de présentation et les usages en vigueur dans l entité. Activité à caractère technique : rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés à l activité courante de la structure CE312. Pertinence et qualité du document produit 2 h
14 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES V85PP Le 22 avril 200N, la facture du fournisseur BIO PAR CŒUR (Document 4) arrive entre les mains de M. BARIK, le chef comptable. Ce dernier constate la différence entre la facture, le bon de livraison du fournisseur et le bon de réception que vous avez saisi dans le PGI. Il vous appelle et vous demande de lui expliquer d où provient la différence. Il vous joint également la facture de la Sté BIO PAR CŒUR reçue ce jour. - Vous rédigez un mail à M. BARIK (Annexe 5) pour lui expliquer la différence en étant le plus précis possible. - Vous stipulez dans une note (Annexe 6), vos constatations sur la facture reçue du fournisseur BIO PAR CŒUR - Vous renseignez l adresse du fournisseur BIO PAR CŒUR dans le module achats du PGI - Vous générez la facture fournisseur brouillon dans le PGI et vous vérifiez la concordance avec celle reçue. RESSOURCES A UTILISER INFORMATIQUES PÔLE 1 PÔLE 3 Texteur Tableur OpenERP Fiche n 11 : Générer une facture fournisseur Fiche n 17 : Modifier une fiche clients Fiche n 9 : De la commande fournisseur à la facturation avec OpenEr Fiche n 4 : La rédaction des écrits professionnels Fiche n 11 : Les modes de communication et de transmission de l information Fiche n 15 : La messagerie électronique
V85PP SCENARIO 05 15 DOCUMENT 4 : Facture du fournisseur BIO PAR CŒUR BIO PAR CŒUR SA Bio par Coeur 176 rue des Alouettes 69120 Vaulx en Velin BIOMAG 101 rue Hénon 69004 LYON FACTURE de DOIT N 758415 V/réf DATE Contact Cde N 412 21 avril 200N M. Girard Réf Désignation Qté PU HT Remise PU HT NET Montant HT F859 Huile calendula 200 10,75 10,75 2 150,00 P658 Emuls. après soleil 200 19,45 19,45 3 890,00 W147 Jus de noni 1 l 200 27,26 5 % 25,90 5 180,00 G554 Crème hydrat. 75 ml 195 7,26 7,26 1 452,00 H932 Rétention d eau 200 5,17 5,17 1 034,00 TOTAL HORS TAXE 13 706,00 BASE TVA MONTANT 13 706,00 19,6 % 2 686,38 TOTAL HT 13 706,00 TVA 2 686,38 NET A PAYER 16 392,38 Tva due sur les débits - Mode de règlement : Chèque à 30 jours fin de mois - Échéance : 31 mai
16 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES V85PP ANNEXE 5 : Mail à l attention de M. BARIK ANNEXE 6 : Constats
V85PP SCENARIO 05 17 MISSION 4 : SAISIR DES COMMANDES CLIENTS Compétences Réf situation Mission 4 C 122 : Actualiser une base de données clients C 123 : Assurer le traitement de devis, de commandes 1.2.2 TENUE DES DOSSIERS CLIENTS, DONNEURS D ORDRE ET USAGERS 1.2.3 TRAITEMENT DES DEVIS, DES COMMANDES Savoirs de gestion et technologique Connaissances Appui technologique Appui juridique et économique Performances attendues (complexité, aléas, résultats attendus) Durée approximative - Le processus automatisé des informations clients à l aide d un PGI- La chaîne des documents commerciaux - Le processus automatisé du traitement des commandes et des devis à l aide d un PGI - La mise à jour des bases de données clients - Les commandes clients Le PGI - Les biens et les services - Le contrat de vente, de prestations de services et de sous-traitance Respect des contraintes techniques et commerciales liées à la demande du client 1 h
18 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES V85PP Cela fait maintenant plusieurs semaines que vous êtes affecté(e) au service des achats de la société BIOMAG. M. BENOIT a réintégré son poste et vous retournez au service commercial. Vous allez continuer à suivre le bon déroulement de la campagne promotionnelle pour laquelle vous avez déjà effectué un certain nombre de tâches. Vous travaillez depuis ce matin, 3 juin 200N, dans le service de M. ADER. Des commandes clients concernant les produits en promotion arrivent déjà dans les services. Afin de vous familiariser avec le module ventes du PGI, M. ADER vous affecte auprès de Mme VACHER, spécialisée dans la saisie des commandes clients sur le PGI OpenErp. Elle vous transmet 2 commandes à traiter (Documents 5 et 6) - Vous complétez les coordonnées des clients dans le PGI. - Vous saisissez les 2 commandes pour nos clients sans oublier la remise promotionnelle. Texteur RESSOURCES A UTILISER INFORMATIQUES PÔLE 1 PÔLE 3 Tableur OpenERP Fiche n 17 : Modifier une fiche client Fiche n 22 : Créer une commande client avec remises Fiche n 3 : Les réductions Fiche n 8 : De la commande à la réception
V85PP SCENARIO 05 19 DOCUMENT 5 : Commande n 1 DOCUMENT 6 : Commande n 2
20 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES V85PP MISSION 5 : SUIVRE LES LIVRAISONS ET LES FACTURATIONS DES CLIENTS / RÉDIGER UN COURRIER D ACCOMPAGNEMENT Compétences Réf situation Mission 5 Activités professionnelles Connaissances C 124 : Assurer le traitement administratif des livraisons et la facturation C.312 : Mobiliser des techniques de production et de structuration de document 1.2.4 TRAITEMENT DES LIVRAISONS ET DE LA FACTURATION 3.1.2 PRODUCTION D INFORMATIONS STRUCTURÉES Effectuer la livraison et la facturation aux clients Rédiger un courrier-type Le processus commande livraison facturation La rédaction des écrits professionnels Les modes de communication et de transmission de l information La lettre-type - Les calculs commerciaux Savoirs de gestion et technologique Appui technologique Appui rédactionnel Appui juridique et économique Performances attendues (complexité, aléas, résultats attendus) BEP MSA Critère d évaluation Durée approximative - Le processus automatisé de la livraison et de la facturation à l aide d un PGI - Les types de courrier Traitement de texte - Lecture et écriture d un genre Le document professionnel - Procédés d écriture La reformulation à partir d une prise de notes, d un brouillon, ou d'écrits intermédiaires L organisation et la hiérarchisation des informations Les règles orthographiques et la syntaxe dans les documents professionnels - Les obligations et la responsabilité contractuelle - La preuve - Le droit de la preuve lié à l internet Les documents produits répondent à des objectifs précis et respectent les normes, les consignes de présentation et les usages en vigueur dans l entité. Activité à caractère technique : production, contrôle et codification de documents/rédaction de messages et de courriers professionnels simples liés à l activité courante de la structure CE312. Pertinence et qualité du document produit 2 h
V85PP SCENARIO 05 21 Afin de vous familiariser avec le processus de la chaîne commerciale des ventes, vous êtes envoyé le lendemain matin à l entrepôt de stockage afin de suivre le traitement des livraisons sortantes. M. DEMIR, magasinier, vous explique le principe de l expédition d une commande à un client. Il vous charge à cet effet de créer les bons de livraison des commandes que vous avez traitées dans le module entrepôt du PGI. - Vous créez les bons de livraison dans le module vente du PGI sachant que l ensemble de la commande est expédiée. - Vous les imprimez. De retour au service commercial, vous êtes maintenant chargé(e) de créer les factures pour lesquelles les articles ont été expédiés. Les factures sont envoyées par courrier postal avec une lettre d accompagnement. - Vous vérifiez le statut des commandes dans le module vente du PGI. - Vous créez les factures correspondantes uniquement si les livraisons ont été intégralement effectuées puis vous les imprimez. - A l aide du texteur, vous rédigez la lettre-type d accompagnement de la facture (Annexe 7). Texteur Tableur OpenERP RESSOURCES A UTILISER INFORMATIQUES PÔLE 1 PÔLE 3 Fiche n 8 : Saisie de texte et de caractères spéciaux Fiche n 15 : Mettre en forme les caractères Fiche n 16 : Mettre en forme les paragraphes Fiche n 18 : Tabulations Fiche n 24 : Effectuer une livraison à un client Fiche n 26 : Générer une facture client Fiche n 8 : De la commande à la réception Fiche n 11 : La facture sous toutes ses formes Fiche n 4 : La rédaction des écrits professionnels Fiche n 6 : la lettre-type Fiche n 11 : Les modes de communication et de transmission de l information
22 GESTION ADMINISTRATIVE INTERNE ET DES RELATIONS EXTERNES V85PP ANNEXE 7 : Lettre-type d accompagnement des factures