SERVICE INFORMATIQUE CAHIER SPECIAL DES CHARGES relatif à la maintenance des systèmes centraux THEATRE ROYAL DE LA MONNAIE novembre 2007 N de référence : CSC-IT0701 Appel d offre général CSC-IT0701 1 /10 IT Service
TABLE DES MATIERES 1. DEROGATIONS AU CAHIER GENERAL DES CHARGES 2. OBJET DU MARCHE 3. POUVOIR ADJUDICATEUR 4. MODE DE PASSATION 5. DUREE DU MARCHE 6. DISPOSITIONS REGISSANT LE MARCHE 7. CRITERES DE SELECTION 8. SOUMISSION 8.1. Dépôt des offres 8.2. Modes de transmission possibles 8.3. Validité de l offre 8.4. Offres irrégulières 8.5. Conclusion 9. PRIX 9.1. Détermination des prix 9.2. Utilisation des crédits/heures 9.3. Eléments compris dans le prix 10. REPORTING 11. CRITERES D ATTRIBUTION DU MARCHE 12. PAIEMENT 13. DIVERS 13.1. Tierces personnes 13.2. Architecture des systèmes centraux 13.3. Documentation technique 13.4. Action judiciaire 13.5. Mode de passation des commandes 14. ANNEXES A. Procédure de gestion des externes B. Modèle d offre CSC-IT0701 2 /10 IT Service
1. DEROGATIONS AU CAHIER GENERAL DES CHARGES (Annexe de l A.r. du 26/09/96) Le Pouvoir Adjudicateur a dérogé aux articles suivants : Art 75 (amendes de retard) 2. OBJET DU MARCHE Marché pour la maintenance des serveurs centraux Apple et la surveillance des serveurs centraux Apple du THEATRE ROYAL DE LA MONNAIE pour une durée de deux ans à partir de la date d'attribution du présent marché. La présente entreprise constitue un marché pour lequel le THEATRE ROYAL DE LA MONNAIE (TRM) se réserve le droit d adapter le contexte et la cadre de la maintenance des serveurs à ses besoins. Cette maintenance a pour objet l'entretien, le dépannage et le maintien en bon état de fonctionnement des matériels et systèmes concernés. Cette maintenance se scinde en trois volets. Le premier volet est la maintenance préventive des serveurs Apple. L'intervenant se déplacera environ deux jour par mois au Théâtre Royal de la Monnaie pour un contrôle des applications et de leur bonne utilisation ainsi que l'entretien logiciel (élimination des fichiers temporaires et inutiles, réorganisation et optimisation des systèmes). Ce moment sera propice à la communication des problèmes relevés en interne. Le deuxième volet est la maintenance curative. Elle sera appliquée dans la mesure où le système présente des anomalies de fonctionnement. L'intervention pour maintenance curative est facturée en supplément (selon un système de crédit/heure). Cette dernière peut se décrire selon trois modes différents: assistance téléphonique, intervention sur place et intervention à distance pour le diagnostic et la réparation de tous types de panne. Le troisième volet est une surveillance passive des serveurs se décomposant en une consultation et une analyse de Nagios une fois par semaine et du déclenchement d'une maintenance curative en cas de problème. Les horaires normaux de travail du service informatique se situent entre 8h et 19h. Le mode de collaboration est basé sur la procédure de gestion des externes (annexe A) Le prix du crédit/heure sera fixe et non révisable. Le présent marché n est pas un contrat d exclusivité. Ce marché est un marché de deux ans reconductible pour un an supplémentaire. Le Soumissionnaire est tenu de remettre prix pour l ensemble du cahier spécial des charges. En application de l'art 18 de la Loi, le Pouvoir adjudicateur peut soit renoncer à passer le marché, soit refaire la procédure, au besoin suivant un autre mode 3. POUVOIR ADJUDICATEUR (P.A.) Le THEATRE ROYAL DE LA MONNAIE est un service public parastatal de catégorie B non assujetti à la TVA. Numéro d identification BE 206.492.907 CSC-IT0701 3 /10 IT Service
Adresse du Pouvoir Adjudicateur : Théâtre Royal de la Monnaie Rue Léopold, 4 1000 Bruxelles Service d achat : Service informatique Personne de contact : Mr Sébastien Forthomme Tel. : 02/210 84 63 Fax : 02/229 13 93 Mail : s.forthomme@lamonnaie.be Seul le service informatique est habilité à modifier ou compléter le présent cahier spécial des charges et est le seul interlocuteur valable tout au long de la présente procédure jusqu à sa conclusion. Fonctionnaire Dirigeant : Mr Bernard Coutant Tel. : 02/229.13.70 Fax : 02/229.13.82 Mail : b.coutant@lamonnaie.be Le fonctionnaire dirigeant n intervient que dans le cadre de l exécution du marché et donc après la conclusion de celui-ci. M. Coutant (ou son délégué) est seul compétent pour la signature du contrat de maintenance. 4. MODE DE PASSATION Le Marché est attribué par Appel d offre général. 5. DUREE DU MARCHE Prenant cours à la date d'attribution du présent marché, le présent Marché est conclu jusqu au 31/12/09 et reconductible pour un an. Sans préjudice des éventuelles mesures d office il sera résiliable moyennant un préavis de trente jours calendrier à notifier par lettre recommandée. La résiliation du marché dans le cas prévu ci-dessus ne donnera lieu à aucune indemnité. 6. DISPOSITIONS REGISSANT LE MARCHE Le cahier spécial des charges et les dispositions reprises ci-après (ainsi que leurs modifications et leurs arrêtés d exécution) régissent le marché à l exclusion de toute autre disposition notamment les conditions générales de vente du Soumissionnaire: o o o Loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services. Arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics. Arrêté royal du 26 septembre 1996 établissant les règles générales d exécution des CSC-IT0701 4 /10 IT Service
o marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics ainsi que son annexe reprenant le cahier général des charges. Tout document auquel se réfère l un des documents susmentionnés ou le présent cahier spécial des charges. Le Soumissionnaire est réputé avoir compris toutes les obligations qui lui incombent, telles qu'elles découlent des documents généraux énumérés ci-dessus et des dispositions particulières faisant l objet du présent CSC (cahier spécial des charges). Tous les documents relatifs aux marchés publics peuvent être consultés sur le site Internet du SPF Justice ou au : Bureau de vente et de consultation des cahiers des charges (B.V.C.C.) Bâtiment Copernic rue de la Loi 51 T: + 32 2 790 51 60 jusqu'à 61 F: + 32 2 290 19 64 Compte postal: 679-2005826-60 7. Critères de sélection qualitative. Pour participer au Marché, le Soumissionnaire doit satisfaire à la condition suivante et fournir le document suivant : - un certificat, relatif à l'avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport au jour de l'ouverture des offres, délivré par l'autorité compétente du pays concerné dont il résulte que la société est en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale (attestation ONSS avec son cachet sec). - une copie de la certification Apple d un membre de la société pour le système XSAN. Par le simple fait du dépôt de son offre, le Soumissionnaire accepte l application pleine et entière des conditions fixées par les dispositions légales ci-avant ainsi que par le présent Cahier Spécial des Charges et les différents documents auxquels il se réfère. 8. SOUMISSION 8.1. Dépôt des offres L offre sera rédigée, en double exemplaire, sur le modèle d offre annexé (annexe B) au présent Cahier Spécial des Charges. L offre sera contenue dans une double enveloppe définitivement scellée. Les documents ci-après doivent être obligatoirement joints à l offre : 1) Les statuts ainsi que tout autre document utile afin de prouver la compétence des signataires. 2) Chiffre d'affaire global pour l'année 2004, 2005 et l'année 2006. 3) Le Curriculum Vitae des intervenants potentiels. 4) Les références de la société. 5) Les documents et notices que le Soumissionnaire pourrait juger utiles à l appréciation de sa soumission. CSC-IT0701 5 /10 IT Service
6) Le modèle d'offre annexé au présent Cahier Spécial des Charges, dûment complété dans son intégralité. Si un Soumissionnaire découvre dans le Cahier Spécial des Charges ou dans les documents complémentaires du Marché des erreurs ou des omissions telles qu elles rendent impossible l établissement de son prix ou inopérante la comparaison des offres, il les transmet immédiatement par courrier électronique ou par fax au THEATRE ROYAL DE LA MONNAIE au plus tard 3 jours calendrier avant la date d ouverture des offres. Les demandes jugées recevables par le THEATRE ROYAL DE LA MONNAIE feront l objet d un correctif et/ou report éventuel de la date d ouverture des offres, signifié à chaque Soumissionnaire potentiel. Le Soumissionnaire est en droit de proposer toutes les options qu il estimera susceptibles d améliorer son offre. Pour ce faire, il joindra à son offre un descriptif détaillé des options qu il propose ainsi que le prix unitaire hors TVA de celles-ci. Le Soumissionnaire motivera la plus value des options proposées. Le Pouvoir Adjudicateur se réserve le droit de les commander ou non. L offre du Soumissionnaire portera obligatoirement les indications précises suivantes : - Intitulé du Marché : Service informatique maintenance des systèmes centraux informatique - Numéro de référence du TRM : CSC-IT0701 La date limite de réception des offres est le mardi 8 janvier 2008 à 10h00 du matin. 8.2. Modes de transmission possibles a) email : Les soumissions peuvent être envoyées à l adresse électronique b.coutant@lamonnaie.be, au plus tard au jour et à l heure fixés pour la réception des offres. Le Soumissionnaire enverra ensuite par la poste un original signé de son offre. A charge du Soumissionnaire de se faire confirmer la réception de son offre. b) Fax : Les soumissions peuvent être faxées au 0032 2 2291382, au plus tard au jour et à l heure fixés pour la réception des offres. Le Soumissionnaire enverra ensuite par la poste un original signé de son offre. A charge du Soumissionnaire de se faire confirmer la réception de son offre. c) Dépôt : Les soumissions peuvent être déposées à la réception du TRM, à l attention de Bernard Coutant - Gestion Financière, rue Léopold 23-1000 Bruxelles, contre accusé de réception, au plus tard au jour et à l heure fixés pour la réception des offres. d) Par voie postale : Les soumissions peuvent être transmises sous pli ordinaire ou recommandé, au CSC-IT0701 6 /10 IT Service
8.3. Validité de l offre Théâtre Royal de la Monnaie, à l attention de Bernard Coutant - Gestion Financière, rue Léopold 23-1000 Bruxelles. Sans préjudice de l art. 104 de l A.r. du 08/01/1996, elles doivent lui parvenir au plus tard au jour et à l heure fixés pour la réception des offres. A charge du Soumissionnaire de se faire confirmer la réception de son offre. Les Soumissionnaires restent engagés par leur offre telle qu approuvée après négociations, pendant un délai de 90 jours calendrier, prenant cours le lendemain du jour fixé pour la réception des offres. 8.4. Offres irrégulières Le Pouvoir Adjudicateur se réserve le droit de considérer comme non conformes les offres ne remplissant pas les conditions formulées dans le présent Cahier Spécial des Charges. Les Soumissionnaires devront satisfaire, dans un délai de quatre jours calendrier prenant cours le lendemain de l envoi de la lettre adressée par le pouvoir adjudicateur, à toutes les demandes de renseignements complémentaires introduites après l ouverture des offres. En fonction de la demande, ladite lettre peut prévoir un délai plus approprié. 8.5. Conclusion Le Marché est conclu lorsque notification écrite est faite par lettre recommandée au Soumissionnaire concerné de l approbation de sa soumission. 9. PRIX 9.1. Détermination des prix Le présent Marché est un Marché pour lequel le prix du crédit/heure est fixe et non révisable. 9.2. Utilisation des crédits/heures La Monnaie achètera des crédits/heure par multiple de cent en fonction de ses besoins. Ces crédits resteront valides pour la durée du Marché. La société enverra un relevé mensuel des crédits employés accompagné d une facture/note de frais reprenant les frais de déplacement et de parking. Ces frais ne faisant pas partie du système de crédit seront payés ponctuellement par la Monnaie. 9.3. Eléments compris dans le prix Le fournisseur est réputé avoir inclus dans son prix tous ses frais et impositions (sauf la TVA) grevant ses services. Les prix par unité de service devront apparaître dans la soumission. Les prix remis par le Soumissionnaire sont mentionnés hors T.V.A et en euro jusqu à 2 décimales après la virgule. CSC-IT0701 7 /10 IT Service
Le taux et le montant de la TVA seront mentionnés à part pour chaque service. Le Soumissionnaire mentionnera enfin pour chaque service le montant TVA comprise. 10. RECEPTION Chaque intervention fera l'objet d'un rapport écrit envoyé dans la semaine qui suit cette intervention au service informatique. De plus, un rapport récapitulatif mensuel sera envoyé au plus tard la première semaine de chaque mois. Ce rapport reprendra le détail des heures prestées en fonction des interventions hors maintenance ainsi que le détail des travaux effectués durant le mois écoulé ainsi que le décompte des crédits/heures. 11. CRITERES D ATTRIBUTION DU MARCHE L'expérience et la certification des intervenants par rapport à la maintenance des systèmes Apple L'expérience des intervenants par rapport à l'intégration os X - Windows Le prix La disponibilité des intervenants 35 points 25 points 20 points 20 points Remarques : Si l évaluation montre que l'offre de service n obtient pas la moitié des points pour l un des critères repris ci-dessus, le Pouvoir Adjudicateur se réserve le droit de ne pas examiner davantage l offre. 12. PAIEMENT Les factures feront mention du n de bon de commande communiqué par le TRM ; il sera établi une seule facture par bon de commande. Pour être conformes, les factures, mentionnant le n du cahier spécial des charges, la date d achat et l objet de la facture devront être adressées à : Théâtre Royal de la Monnaie Bernard Coutant Gestion Financière Rue Léopold, 23 1000 Bruxelles Le paiement est effectué dans les 50 jours à compter de la date de réception de la facture régulièrement établie ainsi que des autres documents éventuellement exigés (rapports hebdomadaires et mensuels). 13. DIVERS 13.1. Tierces personnes CSC-IT0701 8 /10 IT Service
Si le Soumissionnaire fait appel à la collaboration d un tiers, il devra en faire mention clairement dans son offre en renseignant les coordonnées du sous-traitant et en précisant la portée de son intervention. L accord du Pouvoir Adjudicateur devra être obtenu. Cet accord ne le dispense pas de sa responsabilité qui reste entière, le Pouvoir Adjudicateur ne reconnaissant aucun lien contractuel avec le sous-traitant. 13.2. Architecture des systèmes centraux Les sytèmes centraux du Théâtre Royal de la Monnaie se décomposent en deux parties: 8 Xserve Apple 2 Xraid Les deux Xraid et 6 Xserve composent un Xsan. Voici un liste non-exhaustive des services fonctionnants sur les serveurs Apple: cyrus, postfix, smb, open directory, apache, dhcp, dns, vpn. 13.3. Documentation technique Toute nouvelle configuration software ou hardware fera l'objet d'une note spécifique détaillant cette configuration et sa mise en pratique si nécessaire. 13.4. Action judiciaire Tous les litiges résultant de l existence, de l interprétation, de l exécution du présent Marché relèvent du droit belge et sont de la compétence des Tribunaux de Bruxelles. 13.5. Mode de passation des commandes Seuls les bons de commande signés par le Fonctionnaire Dirigeant seront pris en considération. ************************************ CSC-IT0701 9 /10 IT Service