MODE D EMPLOI EXTRANET hautemayenne.org Objectif de l extranet >> Cet extranet met à disposition les principales fonctionnalités nécessaires pour accéder, échanger, partager, travailler conjointement sur des documents, le tout dans un espace sécurisé. Qui peut l utiliser? Des techniciens, élus, partenaires du Pays de Haute Mayenne. Il suffit de s inscrire auprès du Pays et d adhérer ou de créer un groupe de travail. SOMMAIRE 1- CONNECTION (IDENTIFICATION A PARTIR DES ADRESSES MAIL)...2 2- PAGE D ACCUEIL...2 3-7 FONCTIONS...2 ACTUALITES / AGENDA... 4 MES GROUPES...5 MESSAGERIE GROUPEE...7 DOCUMENTS PARTAGES...8 MES INFORMATIONS & MOT DE PASSE...8
1- Se connecter L identification se fait obligatoirement via une adresse mail. Si une personne n a pas déjà un profil, elle doit en demander la création en prenant contact avec l administrateur de l extranet. Si l utilisateur perd votre mot de passe, il sera renvoyé sur sa boîte mail. 2- La page d accueil 2- Fonctions Grâce au menu à gauche, choisir une des 7 fonctions en cliquant sur les différents titres : Actualités / Agenda Mes Groupes Messagerie groupe Documents partagées Mes informations Mon mot de passe Contact Haute Mayenne
CONSEILS POUR LA NAVIGATION Attention, les boutons «Précédent» et «suivant» du navigateur Internet ne permet pas de naviguer à l intérieur de l extranet, mais renvoie à la page «Identification». Pour naviguer dans les dossiers, utiliser le chemin qui apparaît sous le bandeau vert.
- Actualités / Agenda a) Consultation des actualités et d un rendez-vous Une actualité est un petit article composé d un titre, d un bref article et éventuellement d une pièce jointe. Il existe deux sortes d actualités : - actualité générale ; qui concerne tous les utilisateurs de l extranet, - actualité liée à mes groupes (les autres utilisateurs n y ont pas droit), Il suffit de cliquer sur un lien orange pour lire la suite. Par exemple : Le rendez-vous fonctionne comme une actualité, sauf qu elle est liée à un lieu, une date et à un créneau horaire.
b) Créer une actualité ou un rendez-vous Il suffit de cliquer sur «ajouter une actu» et de remplir les formulaires. Attention, pour créer un rdv, veiller à bien remplir les champs «heure, lieu et durée» ; sinon elle s affichera dans les actu. ATTENTION à la période de publication : si elle est mal renseignée, l actu ou le rdv ne s affichera pas. - Mes groupes a) Menu des groupes. On distingue les groupes dont : on est membre on est responsable. Le responsable dispose de quelques options supplémentaires : droit de supprimer des documents ou des dossier, droit d ajouter ou de supprimer des membres du groupe A droite, un bouton permet à
l utilisateur de créer un nouveau groupe dont il sera automatiquement le responsable (si validation de l administrateur). b) Contenu d un groupe de travail A l intérieur d un groupe de dossier, l utilisateur accède aux dossiers et à la liste des membres du groupe. A droite, sont à disposition les «outils» permettant : - de créer un nouveau dossier - d envoyer une question aux membres du groupe - de publier une actualité pour ce groupe. Dans un dossier d un groupe de travail Une fois qu un dossier est sélectionné, l utilisateur a accès aux différents documents qui y sont attachés et qu il peut télécharger et/ou modifier.
Affichage d un document rangé dans un dossier Pour le document choisi, apparaissent les consignes et le lien pour le télécharger. Si l utilisateur souhaite le modifier, il faudra impérativement cliquer sur «PROTEGER LE DOCUMENT» pour informer les autres membres et éviter qu ils ne l utilisent pendant que la modification est en cours. - Messagerie groupe Cette fonction est très pratique lorsqu un utilisateur n utilise pas son propre ordinateur. Il permet d envoyer un mail aux contacts Pays sans utiliser une boîte perso, sans rechercher les adresses mails des uns et des autres
- Documents partagés Cette fonction permet d accéder à des documents du Pays, mis à disposition de tous les membres de l extranet. Par exemple, les compte-rendus des réunions, etc. Seul l administrateur de l extranet peut renseigner cette partie. - Mes informations & mot de passe Pour mettre à jour et/ou changer les coordonnées et le mot de passe.