Marché de prestations de services Acquisition d un service pour l assistance comptable, fiscale, financière et sociale de l association ID2Santé Cahier des clauses particulières Marché à procédure adaptée inférieur à 90 000 Date de remise des offres : le 24 novembre 2016 1
1. Personne contractante ID2Santé 2 avenue du Pr Léon Bernard CS 34317 35043 Rennes Cedex 2. Objet du marché Le présent marché a pour objectif l acquisition d un service pour l assistance comptable, fiscale, financière et sociale de l association ID2Santé. 3. Contexte du marché ID2Santé est une association Loi 1901 ayant pour mission le développement du secteur de la santé en Bretagne. L association accompagne les acteurs bretons de la santé (entreprises, laboratoires académiques) dans le développement de produits ou services innovants validés pour le marché de la santé. L équipe se compose actuellement de neuf salariés : une directrice, trois conseillers technologiques, trois chargés de missions, une assistante de direction et une assistante. L association est financée à près de 100 % par des fonds publics provenant du Conseil régional et d autres collectivités, de l Etat et de l Europe (fonds FEDER). Une petite partie du budget provient des adhésions. Le budget annuel est d environ 900 000. Certains financements des collectivités correspondent à des projets spécifiques pour lesquels des remontées de dépenses annuelles sont nécessaires (2 projets à ce jour). L association est par ailleurs partenaire d un projet européen appelé «Boost4Health», co-financé par le programme INTERREG V B Europe du Nord Ouest, dont la date de fin est le 31 juillet 2019. A ce jour, ID2Santé ne réalise pas de prestations. Une évolution vers la fourniture de prestations est cependant possible. Le volume des prestations restera toutefois limité. 4. Prestations à réaliser et modalités Les prestations à réaliser sont de deux types : assistance comptable, fiscale et financière d une part, assistance sociale d autre part. 2
I) Mission d assistante comptable, fiscale et financière De façon synthétique, le contenu de la mission est le suivant : Module 1 : Etablissement de situations comptables périodiques (deux situations par an) et d une comptabilité analytique Module 2 : Etablissement du récapitulatif de dépenses pour le projet européen (2 situations par an) Module 3 : Etablissement des comptes annuels arrêtés au 31 décembre de l année civile Module 4 : Une mission de conseil et d assistance téléphonique courante en matière comptable, fiscale et financière. Module 5 (optionnel) : un accompagnement pour le calcul et les démarches relatifs aux impôts commerciaux Module 1 : Tenue de la comptabilité générale et analytique et établissement de 2 situations périodiques par an. Pour chaque situation : Contrôle des pièces justificatives transmises par l association, Saisie des achats, des quelques factures émises de l association (peu nombreuses), des opérations de banque, des OD et lettrage des comptes, Contrôle de l'ensemble de la comptabilité de l'association et envoi des situations. Pour la comptabilité analytique : Codage analytique des opérations et révision de la comptabilité analytique Calcul des taux horaires par salariés permettant d établir le tableau de bord (deux fois par an) Etablissement du tableau de bord pour les situations intermédiaires et pour les comptes annuels, Attestation des dépenses pour deux projets, compte-rendu financier Conseil Régional de Bretagne (projet 1), compte-rendu financier Région /FEDER (projet 2). Module 2 : Etablissement du récapitulatif des dépenses engagées pour le projet européen (2 fois dans l année) Calcul des taux horaires par salariés suivant la méthodologie pour le projet Boost4Health, permettant d établir le tableau de bord, Détermination grâce à la comptabilité analytique des coûts engagés pour le projet européen, Etablissement du récapitulatif des dépenses du projet Assistance auprès du contrôleur de 1er niveau pour lui fournir les explications nécessaires pour sa mission de contrôle. Module 3 : Etablissement des comptes annuels arrêtés au 31 décembre de l année civile Révision de la comptabilité Suivi des immobilisations, Analyse des provisions à constituer (Fonds dédiés, créances, risques et charges ), Contrôle de la cohérence et de la justification des opérations de régularisation actif et passif, 3
Enregistrement des écritures d inventaire. Arrêté des comptes annuels Etablissement de la plaquette des comptes annuels (bilans, compte de résultat, annexe), Echanges avec le commissaire aux comptes. Module 4 : Assistance téléphonique courante Assistance téléphonique courante en matière fiscale, comptable et de gestion, Fourniture de la documentation (si nécessaire). Module 5 (optionnel) : Accompagnement concernant les impôts commerciaux Dans le cas où ID2Santé effectuerait des prestations pour un montant annuel de l ordre de 100 000 dans l année, l association souhaite un accompagnement concernant le calcul des impôts et toutes les démarches auprès de l administration (TVA, impôts sur les sociétés et autres). II) Mission sociale ID2Santé emploie actuellement 9 salariés, et n'applique aucune convention collective. De façon synthétique, le contenu de la mission sociale est le suivant : Module 1 : Etablissement de la paie et des déclarations correspondantes, Module 2 : Prestations d assistance et de conseil. Module 1 : Etablissement de la paie et des déclarations correspondantes Etablissement des bulletins de salaire Etablissement des déclarations sociales (déclarations mensuelles ou trimestrielles et déclarations annuelles), Fourniture des écritures comptables et tenue du journal des salaires ; Mise à disposition de l entreprise des documents et états liés au traitement de la paie et des déclarations afférentes, Gestion administrative d'évènements occasionnels courants tels que les entrées et sorties de salariés, les arrêts maladie ou maternité, les accidents du travail. Etablissement des bulletins de salaires Un bulletin de salaire est établi chaque mois pour chaque salarié. L'association fournit par écrit au cabinet, dans les délais et modalités convenus, toutes les données nécessaires au calcul des rémunérations des salariés (grille de salaire). 4
Etablissement du bulletin en se référant aux contrats de travail individuels établis et en traitant ce bulletin conformément à ces contrats, et en appliquant les dispositions légales et conventionnelles les régissant Transmission des informations à l association dans les délais convenus en vue des paiements à effectuer par l association. Etablissement des déclarations sociales périodiques La mission du cabinet consistera en : L établissement des déclarations de cotisations sociales périodiques (mensuelles ou trimestrielles) destinées à l URSSAF, aux caisses de retraite et de prévoyance, à la médecine du travail, etc. L établissement des déclarations annuelles (déclarations annuelles des salaires, déclarations récapitulatives aux organismes sociaux, etc), La gestion des procédures particulières de télé règlements et de télétransmissions. Le cas échéant, la transmission des informations à l'association dans les délais nécessaires pour permettre l envoi des déclarations et des règlements dans les délais imposés. Fournitures des écritures comptables à enregistrer, tenue du journal des salaires et mise à disposition des documents et états informatisés Le traitement mensuel de la paie et des déclarations sociales génère des écritures comptables qui doivent être enregistrées dans la comptabilité de l association. Le cabinet fournira à son service comptable interne qui gère ID2Santé les écritures mensuelles à enregistrer. Le cabinet mettra à la disposition de l'association l ensemble des documents et états en lien avec le traitement de la paie et les déclarations (sous forme papier ou dématérialisé). Gestion administrative d'évènements occasionnels courants Entrée d'un salarié : Etablissement de la déclaration unique d'embauche, Affiliation du salarié aux organismes sociaux, Création de la fiche individuelle salarié. Sortie d un salarié : Etablissement du solde de tout compte, Etablissement de l attestation pôle emploi, Etablissement du certificat du travail. Maladie/maternité/accident du travail : Etablissement de l'attestation de reprise du travail, Prise en compte des données pour l établissement des bulletins de salaire (dates, encaissements des indemnités journalières,...). Module 2 : Prestations d assistance et de conseil Le cabinet informera l association des changements d ordre social et apportera une assistance et des conseils dans le domaine social et des ressources humaines si nécessaire. Il répondra aux questions posées par l association en lien avec cette mission. 5
5. Durée du marché Le marché «acquisition d un service pour l assistance comptable, fiscale, financière et sociale de l association ID2Santé» est conclu pour douze mois, renouvelable trois fois à compter de sa notification au titulaire. Il prend effet à compter de sa notification au titulaire. Le marché est reconduit tacitement dans la limite de quatre ans. Le pouvoir adjudicateur peut prendre une décision de non reconduction qu il notifie au titulaire au plus tard deux mois avant la date anniversaire du marché (date de notification). 6. Réponse à la consultation et échéancier Les offres doivent parvenir avant le 24 novembre à minuit à ID2Santé - Soit par voie postale en recommandé avec accusé de réception A l attention d Anne-Claude Lefebvre, directrice ID2Santé 2 avenue du Pr. Léon Bernard CS 34317 35043 Rennes Cedex - Soit par voie électronique avec demande d un accusé de réception à l assistante de direction : gwenaelle.renoul@id2sante.fr Le délai de validité des offres est fixé à 90 jours à compter de la date limite de réception des offres mentionnée ci-dessus. 7. Présentation des offres Eléments nécessaires à la sélection des candidatures (renseignements permettant d évaluer les capacités financières, professionnelles et techniques des candidats) : - Lettre de candidature (formulaire DC1 ou équivalent) - Déclaration du candidat (formulaire DC2 ou équivalent) Eléments nécessaires au choix de l offre : - Un devis descriptif et estimatif détaillé, dûment complété et signé, comportant toutes les indications permettant d apprécier les propositions de prix (en séparant le coût du module optionnel) - Une note de présentation de l équipe dédiée à la mission intégrant le CV des personnes appelées à intervenir dans l exécution de la prestation - Une note méthodologique indiquant le point de vue du candidat sur la mission demandée et les éléments lui permettant de mener à bien la prestation. 6
8. Critères d évaluation Les critères d évaluation des offres et leurs pondérations sont les suivants : - Prix (30%) - Qualité du service (50 %), en particulier pertinence de l assistance comptable, fiscale, financière d une part et de l assistance sociale d autre part ; respect des délais - Connaissances des spécificités des structures associatives (10 %) - Expérience des projets INTERREG (10 %) 9. Négociation Il n est pas prévu d avoir recours à la négociation dans le cadre de l attribution du présent marché. 10. Modalités de paiement Un paiement mensuel sera établi, avec une régularisation annuelle. 11. Confidentialité Le titulaire du marché ainsi que l ensemble de son personnel sont tenus au secret professionnel et à l obligation de discrétion pour tout ce qui concerne les faits, informations, études, objets et décisions dont il aura eu connaissance durant l exécution du marché. Il s interdit notamment toute communication écrite ou verbale sur ces sujets et toute remise de document sans l accord préalable de la personne responsable du marché. 7