Mode de calcul basé sur les dépenses déterminantes (coûts réels plafonnés) Guide à l intention des institutions (prestataires) reconnues par les cantons suisses, pour leurs demandes d obtention des subventions du «canton de Vaud», lorsqu il est «canton débiteur». Ce guide concerne uniquement les financements cantonaux des cours préparatoires aux examens fédéraux de brevets et aux examens fédéraux de diplômes (maîtrises) ainsi que des cours de formation continue. Ce guide ne concerne pas le financement des examens fédéraux. L institution peut demander l assistance du référent du canton de Vaud (voir adresse sous pt 3.) si une modalité du présent guide nécessite d autres précisions. Sommaire 1. Règles pour l obtention des subventions de la part du «canton débiteur» «Vaud» 2. Etapes pratiques pour remplir et envoyer la demande d obtention des subventions 3. Adresse du canton de Vaud et du référent cantonal VD 4. Information FONPRO à donner aux candidats travaillant dans une entreprise vaudoise 1. Règles pour l obtention des subventions de la part du «canton débiteur» «Vaud». 1.1 Liberté de choix du lieu de formation par les candidats vaudois, sans autorisation HC à requérir L accès à un cours préparatoire dispensé dans une institution reconnue sise dans le canton de Vaud ou sise dans un autre canton ne requiert pas, de la part du/de la candidat-e dont le «canton débiteur» est le canton de Vaud, l obtention et la présentation d une «autorisation de suivre une formation hors canton» (autorisation HC). Cette personne candidate n a donc aucun contact à prendre avec le canton de Vaud. La règle du canton de Vaud en la matière est donc : «Liberté de choix du lieu des cours par le/la candidat-e dont le canton débiteur est Vaud». 1.2 Détermination du «canton débiteur» (canton payeur) sans aucun «formulaire de données personnelles» (FDP) à fournir, ni aucune «attestation de domicile principal» à fournir La législation cantonale vaudoise applicable en la matière ne prévoit pas de détermination du canton débiteur aussi complexe que celles figurant dans les trois accords (conventions) intercantonaux CDIP que sont l AHES, l AESS, qui devient l AES, et l AEPr; dès lors, le canton de Vaud est considéré comme «canton débiteur» lorsque le «domicile principal» du ou de la participant-e indiqué dans la «liste des participants» de la demande de subvention se situe sur Vaud.
En ce qui concerne le moment de cette détermination du canton débiteur, comme la législation cantonale vaudoise ne le précise pas non plus et que la stabilité du domicile principal des participants à ce genre de cours est relativement grande, il est simplement fixé au moment du dépôt de la demande de subvention. Quant aux éventuels documents annexes individuels, la grande stabilité du domicile principal des participants permet aussi, simplement, de n exiger aucune attestation écrite; toutefois, afin de faciliter les travaux de vérification que le «canton débiteur» est en droit de faire, l adresse exacte du «domicile principal» doit figurer dans la «liste des participants» de chaque demande de subvention. La règle du canton de Vaud en la matière est donc : «Le canton de Vaud est le canton débiteur de tout-e participant-e qui a son domicile principal sur Vaud lors du dépôt de la demande de subvention ; ce domicile principal doit clairement figurer dans la liste des participants de la demande ; aucune attestation de domicile n est requise». 1.3 Durée couverte par une demande d obtention La durée couverte par une demande d obtention des subventions peut être, au choix de l institution, l année civile, l année scolaire ou la durée de la volée. Généralement c est l année civile qui est choisie. Cette durée doit être inscrite dans la partie supérieure de la feuille (onglet) «Répartition intercantonale». 1.4 Fréquence des demandes d obtention La fréquence des demandes d obtention des subventions peut être, au choix de l institution, une fois par année civile, en principe dans les trois mois qui suivent la fin d une année civile, une fois par année scolaire, en principe dans les trois mois qui suivent la fin de l année scolaire considérée ou en une seule fois pour la durée de la volée, en principe dans les trois mois qui suivent la fin de cette volée. Généralement c est la fréquence d une année civile qui est choisie. 1.5 Nombre de cours par demande d obtention Une demande d obtention peut regrouper plusieurs cours sur le même décompte si ces cours concernent la même durée avec une demande d obtention à la même fréquence. Dans ce cas, les noms de toutes les filières (noms des cours préparatoires) doivent être inscrits dans l espace «Genre de cours» de la partie supérieure de la feuille (onglet) «Comptes». 1.6 Nombre de leçons minimum par cours Un cours subventionné doit compter au moins 30 leçons. 1.7 Nombre de participants minimum par classe Une classe subventionnée doit compter au moins 10 participants. 1.8 Accessibilité du cours Le cours doit être accessible à toute personne répondant aux conditions de formation requises. 1.9 Décompte / formulaire / fichier à utiliser pour une demande d obtention Le «Décompte selon les dépenses déterminantes" (appelé aussi «Formulaire de dépenses déterminantes» ou "Formulaire subventions comptes") à utiliser est un fichier Excel. Il avait été établi il y a plusieurs années selon un modèle OFFT (SEFRI dès le 01.01.2013). Actuellement, lorsque cela s avère nécessaire, il est adapté par la Commission CLPO «Classes et accords intercantonaux».
Le fichier Excel actuellement en cours est disponible sur le site Internet de la DGEP vaudoise sous : http://www.vd.ch/themes/formation/apprentissage/lentreprise/associationsprofessionnelles/. Une fois sur le site il faut cliquer, dans la colonne de droite, le terme "Demande de subventions", puis enregistrer ce fichier Excel dans le dossier adéquat de sa propre institution. 2. Etapes pratiques pour remplir et envoyer la demande d obtention des subventions Dans le fichier Excel (cité sous 1.9 ci-dessus) toutes les cellules qui figurent en grisé doivent être soigneusement remplies avec les données dont dispose l institution. 2.1 Remplir la feuille No 1 du fichier Excel «Liste des salaires du personnel enseignant» (intervenants) Cette liste doit comprendre une ligne par enseignant. Les colonnes à remplir sont : Nom et Prénom, Branche ou Activité, Nbre d heures (périodes) d'enseignement et Salaire horaire versé. Les colonnes calculées automatiquement sont : Salaire brut, Salaire subventionnable à CHF 80.00 et Partie du salaire non subventionnable. Les salaires subventionnabes à CHF 80.00 sont calculés avec un tarif maximum de CHF 80.00 par leçon, sauf pour le canton de NE qui prend en compte le salaire brut non plafonné. Comme précisé ci-devant (sous pt 1.6), chaque cours subventionné doit compter au moins 30 leçons. Attention, lors de l envoi pour contrôle et visa à son canton-siège, et uniquement lors de cet envoi, l institution doit envoyer, pour tous les versements des salaires du personnel enseignant, des copies des pièces comptables qui les justifient. 2.2 Remplir la feuille No 2 du fichier Excel «Liste du matériel subventionnable» Cette liste doit comprendre uniquement du matériel général d'enseignement tel que défini dans les indications du chapitre 4 du «Manuel explicatif de l OFFT (SEFRI dès le 01.01.2013), sur le subventionnement de la formation professionnelle supérieure» (édition de nov. 1999). La liste comprend une ligne par article. Les colonnes à remplir sont : Date, Fournisseur, Descriptif de l article, Montant en CHF. Attention, lors de l envoi pour contrôle et visa à son canton-siège, et uniquement lors de cet envoi, l institution doit envoyer, pour chaque ligne d article, une copie de la pièce comptable qui la justifie. 2.3 Remplir la feuille No 3 du fichier Excel «Liste des participants» (de tous les cantons concernés) Cette liste doit comprendre une ligne par participant. Les colonnes à remplir sont : Nom, Prénom, Adresse, NPA / Localité, Canton et Nombre d heures (périodes) dans chaque module ou cours concerné. Le petit tableau de la partie inférieure est rempli automatiquement. En cas de déménagement d un participant durant la formation, les colonnes Adresse, NPA et Localité doivent contenir les données du nouveau domicile ; cependant, afin de pouvoir vérifier facilement quel était le «canton débiteur au début de la formation», il faut faire figurer, entre parenthèses, l adresse du début de la formation sur une 2ème ligne juste en dessous de la nouvelle adresse et, surtout, il faut impérativement laisser le même canton dans la colonne Canton.
2.4 Remplir la feuille No 4 du fichier Excel «Comptes» (compte d'exploitation des charges et revenus du cours préparatoire) Ces comptes doivent être établis pour la durée considérée inscrite par l institution dans la partie supérieure de la feuille (onglet) «Répartition intercantonale» ; la date des cours est également inscrite dans cette répartition. Quant à eux, ces comptes doivent être remplis manuellement, dans leur partie supérieure, dans les cellules suivantes : Organisateur, Rue, NP+Localité, Personne de référence, No tél, e-mail, Genre de cours et Lieu du cours. En ce qui concerne le tableau de la partie centrale, les cellules figurant en grisé doivent être remplies manuellement en ayant à l esprit qu il s agit de toutes les charges et de tous les revenus générés par l organisation du ou des cours pour lequel ou lesquels la demande de subventionnement est établie. Les cellules qui ne figurent pas en grisé dans ce tableau sont calculées automatiquement en reprenant les données nécessaires depuis les autres feuilles (onglets). La direction des cours est également calculée automatiquement à raison de 15% des traitements des enseignants pris en compte. Cependant, tel que défini dans le chapitre 10 du «Manuel explicatif de l OFFT (SEFRI dès le 01.01.2013) sur le subventionnement de la formation professionnelle supérieure» (édition de nov. 1999), le montant maximum pouvant être pris en compte comme dépenses déterminantes pour la direction des cours ne doit pas excéder CHF 90'000.-. En conséquence, si le résultat du calcul automatique des 15% des traitements des enseignants pris en compte dépasse, dans la cellule «G26», ce montant plafonné, il faut alors modifier le contenu de cette cellule «G26» en remplaçant sa formule de calcul d origine (=G23*0.15) par le montant de CHF 90'000.-. 2.5 Remplir la feuille No 5 du fichier Excel «La répartition intercantonale» Cette répartition doit être remplie manuellement, dans sa partie supérieure, dans les cellules suivantes : Canton-siège, Date des cours, Durée des cours. Les autres cellules de cette partie supérieure sont remplies automatiquement. Quant au tableau de la partie centrale, il est calculé automatiquement en reprenant les données nécessaires depuis les autres onglets (feuilles). Il comprend une ligne par canton francophone membre de la CLPO ainsi qu une ligne intitulée «Autres cantons» et une ligne intitulée «Hors Suisse». Ce tableau répartit les dépenses déterminantes (charges définies par l OFFT, SEFRI dès le 01.01.2013, avec des coûts réels plafonnés) au prorata du nombre de leçons des participants de chaque canton. La ligne du canton de NE respecte sa législation particulière en matière de prise en compte des traitements effectifs non plafonnés des enseignants. 2.6 Prendre connaissance de la feuille No 6 qui contient les taux des cantons francophones «Les taux de subvention» des cantons francophones La dernière feuille (onglet) du fichier Excel comporte les taux de subventionnement des divers cantons, ceci en conformité avec leurs dispositions légales respectives. Ces taux alimentent automatiquement les calculs effectués dans la feuille (onglet) «Répartition intercantonale». 2.7 Imprimer les feuilles No 1 à 5 du fichier Excel Imprimer les documents No 1 à 5. 2.8 Dater et signer le document No 4 Apposer Lieu, Date et Signature de l institution sur le document No 4 «Comptes».
2.9 Envoyer les documents No 1 à 5 à son canton-siège pour contrôle et visa Envoyer tous ces documents par courrier postal à l office ad hoc de son canton-siège pour son contrôle et l apposition de son visa manuscrit sur la «Répartition intercantonale». Joindre à cet envoi les copies des pièces comptables pour les salaires citées dans pt 2.1 ci-dessus. Joindre à cet envoi les copies des pièces comptables pour le matériel citées dans pt 2.2 ci-dessus. Le fichier Excel doit également être envoyé en parallèle par mail au canton-siège afin de faciliter ses travaux de contrôle, de conseil, voire de correction. 2.10 Attendre le retour du dossier depuis le canton-siège Attendre le retour du dossier et répondre entretemps aux éventuelles questions du canton-siège. 2.11 Envoyer les demandes d obtention adéquates aux cantons débiteurs concernés Après la réception du dossier visé positivement par le canton-siège, envoyer les demandes d obtention adéquates aux cantons débiteurs ayant des participant-e-s dans le décompte, ceci en y joignant la «Répartition intercantonale» visée par le canton-siège, la «Liste des participant-e-s» et un «Bulletin de versement». 3. Adresse du canton de Vaud et du référent cantonal VD VD : DGEP - Direction générale de l enseignement M. André Guyaz tél. 021 316 63 24 Rue St-Martin 24 fax 021 316 63 50 andre.guyaz@vd.ch 4. Information FONPRO à donner aux candidats travaillant dans une entreprise vaudoise Dans le but d encourager davantage de candidat-e-s à se lancer dans une formation professionnelle supérieure tout en travaillant, la fondation FONPRO finance, dès 2011, une partie des frais d inscription aux cours préparatoires et aux examens pour les brevets et diplômes fédéraux. Il s agit d une fondation cantonale vaudoise en faveur de la formation professionnelle, gérée paritairement, qui est alimentée uniquement par des cotisations obligatoires perçues auprès de toutes les entreprises vaudoises. Pour la personne candidate, l exigence principale est de faire état, au moment du dépôt de la demande, d un emploi dans une entreprise située dans le canton de Vaud. Les institutions qui déposent des demandes d obtention des subventions cantonales vaudoises sont priées d indiquer à tous les candidats concernés d aller activement consulter le site Internet : http://www.fonpro.ch