PROTOCOLE D ACTION FMC-EPP SELON METHODE ACC CFMR 2007 DR, LC, ES,BC Octobre 2007 PROTOCOLE FMC - EPP DU CFMR DESTINE AUX ASSOCIATIONS DE FMC L objectif de la démarche qualité en médecine est d améliorer la qualité des pratiques médicales et sa finalité d améliorer la qualité des soins. La HAS a mis au point avec l Evaluation des Pratiques Professionnelles (EPP), un outil d évaluation périodique des pratiques médicales à mettre en place de façon progressive, durable et non sanctionnante (1). L EPP est rendue obligatoire par la loi du 13 août 2004 et renouvelable tout les 5 ans (2). LE CYCLE DE L AUDIT CLINIQUE ET DU PLAN D AMELIORATION HAS Considérant que l on améliore que ce que l on mesure, le processus d évaluation débute par un audit clinique qui mesure les pratiques en référence à des recommandations et dégage des axes d améliorations possibles. Le second temps dit d amélioration des pratiques, comporte la mise en place, le suivi d actions d amélioration et une nouvelle évaluation (Fig. 1). COMMISSION PROJETS EPP Le cycle de l audit clinique et du plan d amélioration HAS PRÉPARER L AUDIT RECUEILLIRLES DONNÉES RÉÉVALUER TRAITERLES RÉSULTATS ET PROPOSER DES AXES D AMÉLIORATION DÉFINIR ET PILOTERLE PLAN D ACTIONS CONDUIRE LE CHANGEMENT Accueil Décembre 2005 Fig. 1 1
PROTOCOLE FMC DEMARCHE QUALITE - EPP SELON LA METHODE ACC DU CFMR Le Collège Français des Médecins Rhumatologues, organisme agréé par la HAS pour l EPP des rhumatologues, vous propose d organiser une action de FMC démarche qualité «clé en mains», conçue pour l initiation des rhumatologues à l EPP. Cette action éligible pour la validation de l obligation individuelle d EPP a été développée par la Commission Projets EPP à partir du référentiel d autoévaluation des pratiques en rhumatologie publié par l ANAES en 2004 (3), dans le respect des méthodes recommandées par la HAS (4). Le contenu scientifique de cette action est validé par la Commission Scientifique du CFMR. Cette action débute par une réunion dite «FMC démarche Qualité» validante dans le cadre de la FMC (Fig. 2). Celle-ci comporte une initiation à l EPP en rhumatologie et introduit une boucle d évaluation organisée en 6 étapes selon la méthode de l Audit Clinique Ciblé (ACC) validante pour l EPP. La première réunion inclus le choix d indicateurs de qualité par le groupe. Les étapes suivantes comportent un recueil de données issues de dossiers patients, la mesure des écarts par rapports aux objectifs, puis la définition, la mise en place et le suivi d actions d amélioration et enfin une évaluation finale. Cette action se déroule sur 6 mois au maximum, avec trois réunions physiques. La quatrième réunion de synthèse finale peut être incluse dans la première réunion de la boucle d évaluation suivante. L organisation de cette action nécessite le recours à 4 intervenants : Le responsable de l action : Il est président ou représentant officiel de l association de FMC ou de l organisme agrée qui organise l action localement. Il est le correspondant du CFMR, de l URML locale et assure les démarches administratives pour la validation de l action par le CFMR et la validation de ses confrères libéraux par l URML, et hospitaliers par la CME. Il nomme l animateur et fait appel à un éventuel médecin habilité désigné par l URML de sa région. L animateur de l action EPP : Il est désigné par le responsable de l action. Il prépare, intervient, sollicite le médecin observateur, anime les réunions, participe aux travaux, rédige le rapport d action d EPP. Il vérifie la signature de la feuille d émargement des présents. Il peut appartenir au groupe évalué ou à un organisme agrée de FMC et d EPP. Le secrétaire de la réunion : Il est volontaire ou désigné par le l animateur au début de chaque réunion. Il consigne le résultat des débats dans le rapport de réunion, fait circuler la feuille d émargement, aide au respect des horaires. Il participe aux travaux. L observateur extérieur : Il s agit d un médecin habilité mis à disposition par l URML ou d un médecin expert externe ou appartient à un organisme agrée en FMC et EPP ou du CFMR. Il intervient comme conseil en méthodologie et conseils sur l organisation de la réunion. Il signe le rapport de réunion et garanti sa qualité. Il vise la feuille d émargement. 2
COMMISSION PROJETS EPP ACTION FMC - EPP avec méthode ACC FMC Démarche Qualité 1 Choix indicateurs Analyse EPP 5 Rapport 6 Recueil données 2 Individuelles Analyse Données EPP 3 Projet améliorations Recueil données 4 amélioration DRjuillet 2007 Fig. 2 Le déroulement de l action selon la méthode de l Audit Clinique Ciblé (ACC) : ÉTAPE 1 à J 0 : 1 re réunion de FMC Démarche qualité thématique avec réunion physique dans les régions, validante au titre de la FMC, dirigée par l animateur assisté par un responsable d action désigné en début de réunion : o Mise en place o Identifications des référentiels o Choix des indicateurs ÉTAPE 2 de J +1 à M +2 : Recueil des indicateurs o Saisie individuelle par chaque médecin des indicateurs, soit en ligne sur le site CFMR, soit sur papier ÉTAPE 3 entre M +2 et M +3 : 2 me réunion EPP Démarche qualité avec réunion physique, validante au titre de l EPP, dirigée par l animateur assisté du responsable d action : o Analyse des données mesurées o Plan d amélioration de la pratique ÉTAPE 4 de M +3 à M +4 : Recueil des indicateurs d amélioration en ligne sur le site CFMR ou sur papier o Saisie individuelle par chaque médecin des indicateurs d amélioration de 10 à 30 patients, soit en ligne sur le site CFMR, soit sur papier ÉTAPE 5 entre M +4 et M +6 : 3 me réunion EPP Analyse avec réunion physique, validante au titre de l EPP : o Analyse des données d amélioration o Synthèse et actions de suivi o Mise en place de la boucle d EPP suivante 3
ÉTAPE 6 : Nouvelle réunion de FMC Démarche qualité thématique avec réunion physique : o Mise en place de nouvelles mesures correctives si des écarts persistent. o Mise à dispositions des rhumatologues évalués d outils de synthèse tels que des aidemémoires de recommandations, check-list d indicateurs de pratique Les étapes 5 et 6 peuvent être regroupées dans une même réunion si le responsable d action et le responsable de l association estime que les objectifs d amélioration sont atteints. Il est possible d enchainer avec une nouvelle boucle d action d évaluation (Fig. 3). COMMISSION PROJETS EPP PROGRAMME FMC - EPP avec méthode ACC Nouvelle Action FMC 5 ou 6 Bilan amélioration Insuffisante 6 Démarche Qualité FMC 1 Choix indicateurs Recueil données 2 Individuelles Analyse EPP 5 Analyse Données EPP 3 Projet améliorations Recueil données 4 amélioration DR juillet 2007 Fig. 3 Pour faire valider cette action d EPP au nom de votre association, vous devrez remplir une demande de validation (sur le site http://www.cfmr.net/) et y joindre le rapport des réunions (utilisation possible du document «ACC Rapport audit trame.doc» en annexe 3) et les feuilles d émargement signées par les rhumatologues présents aux 3 réunions physiques. Pour sa validation d obligation individuelle d EPP, chaque membre de votre association devra fournir une attestation de participation à votre action et une fiche d engagement (individuel téléchargeable sur le site http://www.cfmr.net/). Cette validation est individuelle et accordée au titre d une action d EPP s inscrivant dans un programme continu proposé par le CFMR. VOTRE ACTION D EPP EN PRATIQUE Une lecture soigneuse des conseils qui suivent vous permettra d organiser dans de bonne condition votre action de FMC-EPP selon la méthode de l ACC et d'obtenir la validation nécessaire auprès de la commission Evaluation du CFMR. Afin de faciliter la mise en place de cette action nous vous suggerons de suivre pas à pas les conseils suivants : 4
1. Choisir le thème de l action FMC-EPP clefs en mains, ainsi qu une date convenant aux membres de votre groupe. Un nombre compris entre 6 et 10 personnes facilite la discussion. 2. Désigner un animateur appartenant à votre groupe qui assurera l animation des réunions physiques. Si un pré-test est retenu, il assurera la diffusion de l autoévaluation un mois avant la réunion, le recueil des données une semaine avant la réunion et son analyse. 3. Si la présence d'un Médecin Habilité est souhaitée, contacter l'urml de votre région afin de demander sa présence 4. Désigner un coordinateur (qui peut eventuellement varier à chacune des réunions) pour faire signer la feuille de présence et inscrire les membres du groupe sur le site du CFMR. 5. Télécharger le diaporama de la 1 re réunion, ainsi que les «guides de participation à une action d EPP» destinés aux participants, et les documents mis à votre disposition sur le site. 6. Préparer la 1ere réunion en prenant connaissance de la méthodologie (détaillée plus haut), du référentiel et de la liste d indicateurs mis à votre disposition. Préparer la discussion pour le choix des indicateurs à l aide des outils de communication fournis (remue méninges, vote simple ou pondéré). 7. La 1ere réunion étant de type FMC, la logistique peut être assurée dans le cadre de la formation conventionnelle de type OGC, ou dans le cadre du partenariat industriel avec respect des règles prévues par la loi et la chartre du LEEM sur la FMC. 8. A l issue de la première réunion, le responsable d action doit construire la grille de recueil de données sur tableur Excel HAS (pièce jointe), planifier la démarche (diagramme de type Gantt si souhaité), rédiger un rapport d étape (trame de rapport jointe) 9. Une semaine avant la deuxième réunion, demander à la Commission Evaluation du CFMR, les résultats de l analyse du recueil d indicateurs de votre groupe et les histogrammes Excel. 10. Organisation de la 2 me réunion pour analyse des données recueillies et recherche d axe d amélioration, et choix de nouveaux indicateur d amélioration en suivant le programme de l étape 3 (décrite plus haut) 11. A l issue de la 2 me réunion, le responsable d action doit construire une nouvelle grille de recueil de données d amélioration sur tableur Excel HAS (pièce jointe), rédiger un rapport d étape (trame de rapport jointe) 12. Une semaine avant la 3 me réunion d EPP, demander à la Commission Evaluation du CFMR les résultats de l analyse du recueil d indicateurs de votre groupe et les histogrammes Excel. Si les résultats montrent une amélioration des résultats et une bonne homogénéité des rhumatologues évalués, le responsable peut programmer en remplacement d une 3 me réunion, la mise en place d une nouvelle Action FMC-EPP appartenant au même programme ou à un autre thème. En début de cette 3 me réunion, le responsable fait le bilan de l action précédente. Si les résultats ne sont pas favorables le responsable organise une nouvelle réunion d analyse et recherche d axe d amélioration, éventuellement accompagnée d une action de FMC adaptée. 13. A l issue de la 3 me réunion, le responsable d action rédige un rapport final (trame de rapport jointe) qui sera adressé à la Commission Evaluation avec la demande de validation de l action téléchargeable sur le site http://www.cfmr.net/. 5