INFORMATIONS POUR LES PORTEURS DE PROJET 1. Procédure de sélection 1.1. Calendrier Dépôt des demandes (appel à projets) A tout moment Attribution de subvention (réunion du comité de sélection) Cf. dates sur le site internet Démarrage des projets A tout moment 1.2. Pièces à fournir Pour qu une demande de subvention communautaire dans le cadre du programme Landkreis Breisgau-Hochschwarzwald-Conseil Général du Haut-Rhin puisse être examinée, le porteur de projet doit transmettre au Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald (pour le porteur de projet allemand, adresse ci-dessous) ou au Département du Haut-Rhin (pour le porteur de projet français, adresse ci-dessous) les documents suivants: le formulaire de demande de subvention (téléchargeable sur les sites Internet du Landkreis Breisgau-Hochschwarzwald et du Département du Haut-Rhin ou disponible sur simple demande), complété en français et en allemand ; les statuts de l organisme faisant la demande ; un extrait du JO ou de l inscription au registre des associations ; un RIB (avec BIC et IBAN) ; les notifications de cofinancement signées par chaque partenaire cofinanceur (un modèle se trouve en annexe du formulaire).
1.3. Points de contact Pour les porteurs de projet allemands Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald Stabsbereich Koordination & Presse Grenzüberschreitende Zusammenarbeit Stadtstraße 2 79104 Freiburg www.lkbh.de Tel 0761/2187 8114 Fax. 0761/2187 7 8114 E-mail: tobias.fahrlaender@lkbh.de ou peter.kuhn@lkbh.de Pour les porteurs de projet français Conseil Général du Haut-Rhin Service de l Action Internationale, Transfrontalière et Européenne 100 Avenue d Alsace BP 20351 68006 COLMAR Cedex www.cg68.fr Tél. 03 89 30 64 24 Fax. 03 89 21 98 52 E-mail: action.transfrontaliere@cg68.fr 1.4. Instruction et validation Une fois réceptionnées, les demandes sont instruites par le Landratsamt Breisgau- Hochschwarzwald (Service «coopération transfrontalière»). Dans le cadre de l instruction, des informations complémentaires peuvent être demandées au porteur de projet. La décision définitive d attribution de subventions communautaires est prise par le comité de sélection sous la présidence de la Landrätin du Landkreis Breisgau-Hochschwarzwald et du Président du Conseil Général du Haut-Rhin. Les porteurs de projets sont ensuite informés par courrier de l acceptation ou du refus de leur projet. Les porteurs des projets acceptés et leurs partenaires doivent ensuite signer une convention avec le Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald, dans laquelle ils s engagent à respecter leurs obligations. Ce document a une valeur contractuelle juridiquement opposable. 1.5. Gestion administrative du projet Le porteur de projet est l unique interlocuteur du Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald. Il est chargé d assurer une bonne transmission des informations entre les partenaires et est responsable de la bonne réalisation du projet. Le porteur de projet s engage à informer régulièrement le Landratsamt Breisgau- Hochschwarzwald de l état d avancement du projet (présentation de photos et de brochures réalisées dans le cadre du projet ). 2/7
1.6. Gestion financière du projet Pour plus de transparence, il est conseillé au porteur de projet d ouvrir un compte bancaire spécifique (les frais bancaires relatifs à l ouverture et la gestion du compte sont subventionnables, mais pas les intérêts débiteurs). Si le porteur de projet n ouvre pas un compte bancaire spécifique, il s engage à caractériser les factures et les comptabilisations de la banque avec le logo INTERREG IV Projet + le nom du projet. Le porteur de projet est tenu de se soumettre à tout contrôle pouvant survenir pendant ou après la réalisation du projet. À ce titre, il doit conserver les justificatifs jusqu au 31 décembre 2021. 1.7. Clôture du projet Le porteur s engage à fournir au Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald au plus tard 2 mois après la fin de la réalisation du projet: un rapport final en résumé comprenant un descriptif des actions menées ; un bilan récapitulatif des cofinancements et recettes effectivement perçues ; un bilan récapitulatif des dépenses effectuées. 2. Versement de la subvention communautaire 2.1. Conditions Le porteur de projet et ses partenaires cofinanceurs préfinancent le projet. Le versement de la subvention communautaire se fait au fur et à mesure de la justification des dépenses effectives auprès du Landratsamt Breisgau- Hochschwarzwald. Les premiers versements ne peuvent être effectués qu à partir du moment où la convention est signée. 3/7
2.2. Procédure Le porteur de projet présente les dépenses au Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald au moins une fois par trimestre et au plus tard les 31 janvier, 30 avril, 31 juillet et 31 octobre de chaque année. La demande de versement est constituée de tableaux récapitulatifs 1 et de factures acquittées et certifiées (ou toute pièce comptable de valeur probante équivalente : extraits de compte ou signature des tableaux par un expert comptable). À défaut, la dépense ne peut pas être reconnue. La subvention FEDER est calculée sur la base de dépenses éligibles effectuées et reconnues conformes à la réglementation européenne par le Landratsamt Breisgau- Hochschwarzwald. Le montant total versé au titre de la subvention communautaire ne peut en aucun cas dépasser 50 % des dépenses effectives. Dans le cas où les dépenses effectives seraient plus élevées que les coûts prévus dans le budget prévisionnel, la subvention communautaire ne peut dépasser le montant prévu au moment de l approbation du projet. Le montant cumulé des versements de fonds communautaires ne peut dépasser 80 % du montant total de la subvention communautaire. Le solde de 20 % de la subvention communautaire est à préfinancer par le porteur de projet jusqu à la fin du projet et lui sera versé sur présentation et acceptation du bilan financier final, de l état récapitulatif, du rapport final et des pièces prouvant les activités dans le domaine de la communication. 2.3. Éligibilité des dépenses Les règles détaillées concernant l éligibilité des dépenses sont spécifiées dans le règlement (CE) N 1083/2006 du Conseil, le règlement (CE) N 1080/2006 du Parlement Européen et du Conseil et le règlement (CE) N 1828/2006 de la Commission et dans le manuel pour les bénéficiaires Interreg VI Rhin Supérieur (www.interreg-oberrhein.eu). En cas de doute sur l éligibilité d une dépense, il est conseillé au porteur de projet de contacter le Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald avant de procéder à la dépense. a) Pour être considérée comme éligible, une dépense doit : être prévue par le budget prévisionnel, validé par le Comité de sélection ; être effectivement payée pendant le période d éligibilité des dépenses, fixée dans la convention entre le Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald, le porteur de projet et ses partenaires ; être accompagnée de justificatifs éligibles (facture + preuve de paiement effectif tels qu extrait de compte, fiche de paie) ; 1 Le porteur de projet reçoit lors de la signature de la convention des modèles de tableaux récapitulatifs 4/7
s il en résulte des dépenses de personnel, être accompagnée d un bulletin de paye détaillé pour pouvoir calculer les coûts qui peuvent être pris en compte. b) Certaines dépenses, par exemple les dépenses suivantes, ne sont pas éligibles : les intérêts débiteurs, les amendes, les pénalités financières et les frais de justice ; la TVA déductible / remboursable (FCTVA ) ; les dépenses de logement ; les frais de fonctionnement ; les dépenses sur la base de facture que les partenaires cofinanceurs s émettent entre eux. 3. Critères de financement 3.1. Critères de sélection Quels critères le projet doit-il respecter? il doit être transfrontalier ; au moins deux partenaires de projet, dont un partenaire porteur de projet il doit être innovant et si possible avoir un effet durable ; il doit être orienté vers une rencontre des citoyens ; il ne doit pas dépasser une durée de vie d un an ; son coût total est compris entre 1000 et 80 000 ; le porteur de projet doit financer lui-même au moins 10 % de la somme totale du projet ; les dépenses doivent être éligible du point de vue des dispositions communautaires régissant les fonds structurels. 5/7
3.2. Cadre géographique (zone éligible) Carte du périmètre du Fonds microprojets LKBH / CG68 Sont éligibles les projets qui ont lieu dans la zone A. Les cas d exception (par exemple porteur de projet en dehors de la zone A) doivent obtenir une décision de consensus du comité de sélection. 3.3. Cadre temporel La demande de financement doit être déposée : impérativement, au moins 3 mois avant le début du projet ; impérativement au plus tard 2 mois avant la réunion du Comité de sélection (voir les dates de réunion du Comité de sélection et les délais pour les dépôts de demandes sur la page internet du Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald (www.breisgau-hochschwarzwald.de) ou du Département du Haut-Rhin (www.cg68.fr) Les cas d exception de ce cadre temporel appartiennent au comité de sélection 6/7
3.4. Obligations du porteur de projet Obligations en matière de communication Le porteur s engage à mentionner en français et en allemand le financement européen du projet lors de toutes ses opérations de communication (réalisation de brochures, site Internet, conférences de presse ). Le Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald doit être informé de toute démarche dans le domaine de la communication, et les publications doivent être rassemblées et lui être présentées (revue de presse ) 7/7