En vertu des articles L.2131-1, L.5211-2 et L.5211-3 du CGCT, le Président de la Communauté d Agglomération Grand Poitiers atteste que le présent acte a été affiché, transmis en Préfecture le. et/ou notifié le..... et qu il est donc exécutoire. Pour le Président, par délégation, EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS DU CONSEIL SEANCE DU 13 DECEMBRE 2013 Au 5 Cité de la Traverse - la salle de la Traverse - Poitiers Secrétaires de séance : Mme GERARD & M. DEVERGNE Nbr de membres en exercice : 84 Quorum : 43 Date de la convocation : 21/11/2013 Affichée le : 16/12/2013 Président de séance : Alain CLAEYS, Président Présents : MM. BELGSIR, BLUSSEAU, BOULANGER, BROTTIER, CHALARD, CHARDONNEAU, CLEMENT, CORNU, EIDELSTEIN, Mme FRAYSSE, M. GUERIN, Mme JARDIN, MM. MACAIRE, MAUZE, MONANGE, QUINTARD, Mme SAUVAGE, MM. SOL, TANGUY, TRICOT, Vice Présidents Mmes ALBERIC, ASSERIN, M. BASTIERE, Mmes BEAUDOUX, BORD, M. BRION, Mme CAILLAUD, MM. CAPELLE, CHAIGNEAU, CHAMPEAU, CHAUVIN, Mme COINEAU, MM. COMPTE, CORONAS, DAVID, DEVERGNE, DIVERSAY, DUPERRON, ELIE, Mmes GABOREAU, GERARD, MM. GIRAUD, GRAND-CLEMENT, Mmes HIPAULT, JAMMET, MM. JOYEUX, JUIN, LOIRET, Mme MARMIN, M. MAUGER, Mmes NOCQUET, PELTIER, MM. PETERLONGO, RIVIERE, ROUQUETTE, RUAUD, Mme SARRAZIN-BAUDOUX, M. SAUX, Mme THIBAULT, M. THOMAS, Délégués Titulaires Absents excusés : MM. SIRAUT A., ROCHAUD, Vice Présidents MM. AIME, AMIR, Mme BARC, MM. BERTHIER, BONNEFON, BOUCHAUD, BRACONNIER, Mmes CHEDANEAU, DEBENEST, M. DUPRAZ, Mmes FAGET-LAPRIE, ISSINDOU, MM. JEAN, MARTEAU, Mmes PELLETIER, RIMBAULT-RAITIERE, ROUSSEAU, MM. SIRAUT D., STUPAR, Mmes VALLOIS-ROUET, VERGNAUD, Délégués Titulaires Conformément à l article 4 des statuts de la Communauté d Agglomération Grand Poitiers, les titulaires absents sont remplacés pour voter en leurs lieux et place par les suppléants suivants : Titulaires Suppléants remplaçants M. SIRAUT D. M. DAGUISE, Délégué Suppléant M. BOUCHAUD M. ROUSSEAU, Délégué Suppléant Observations : Le rendu compte des délégations au Président et au Bureau n'a donné lieu à aucune observation : Liste des Arrêtés de Délégation de Pouvoir au Président - Liste des Marchés A Procédure Adaptée (MAPA) - Liste des Délibérations prises par le Bureau Délibérant du 5 décembre 2013.
N : 83 Conseil du 13/12/2013 Identifiant : 2013-0530 Date réception Préfecture 17/12/2013 Date de publication au Recueil des Actes Administratifs : 24/12/2013 Titre : 011 - Charges à caractère général - Participation de Grand Poitiers aux frais d'affranchissement courrier - P.J. : Convention courrier Ville de Poitiers, Grand Poitiers et CCAS - répartition des frais courrier entre les 3 entités POLE PILOTAGE SERVICE CABINET DU PRESIDENT Etudiée par : Le bureau du 05/12/2013 La commission Générale et des Finances du 06/12/2013 Nomenclature Préfecture N 1 : 7. Finances locales Nomenclature Préfecture N 2 : 6. Contributions budgetaires Rapportée par : FRANCIS CHALARD La Ville de Poitiers assure la gestion du courrier pour le compte de la Ville, de Grand Poitiers et du CCAS. En 2011, une convention d un an reconduite deux fois, entre la Ville de Poitiers, le Centre communal d action sociale de Poitiers et Grand Poitiers a précisé les modalités de répartition des dépenses inhérentes à cette activité, notamment le principe de reversement une fois par an, par Grand Poitiers et le CCAS, de leur part respective des dépenses de l année N-1, au titre de l année N, à la Ville de Poitiers comme suit : Le montant total dû par Grand Poitiers ou le CCAS à l année N est la somme : - du montant constaté des dépenses individualisables pour chaque entité (année N-1) ; - du montant calculé à partir de la clé de répartition des dépenses individualisables (année N-1) appliquée au montant total des dépenses non individualisables (année N-1). En 2012, le montant des dépenses individualisables s élevait à 279 137,97 euros réparties comme suit : - Ville de Poitiers : 206 617,89 euros (74,02%) - Grand Poitiers : 52 405,77 euros (18,77%) - CCAS : 20 114,31 euros (7,21%) En 2012, le montant des dépenses non individualisables s élevait à 15 046,08 euros. Par application de la clé de répartition au montant total des dépenses non individualisables (N-1), la charge de chaque entité à l année N est la suivante : - Ville de Poitiers : 217 755,03 euros - Grand Poitiers : 55 218,35 euros - CCAS : 21 210,67 euros Ainsi, au titre de 2013, sur la base des chiffres constatés en 2012, Grand Poitiers a versé une participation de 55 218 à la Ville de Poitiers via un certificat administratif. La convention arrive à terme au 1 er janvier 2014, aussi une nouvelle convention est nécessaire. Il vous est proposé d autoriser le Président ou son représentant à signer la même convention pour une durée d un an à compter du 1 er janvier 2014 et renouvelable cinq fois par tacite reconduction.
Le même principe s appliquera au titre des années 2014 (sur la base des chiffres 2013), 2015 (sur la base des chiffres 2014), 2016. La dépense sera imputée chaque année à la sous-fonction 1100 / 020 / 62 875, à l aide d un certificat administratif. AFFICHEE LE : 16/12/2013 Adoptée Vote pour : Vote contre : Pour extrait conforme, Pour le Président, le Vice Président : Abstention : Ne prend pas part au vote : Mouvement des Elus : Autres mentions de vote :
CONVENTION N ENTRE La Ville de Poitiers, représentée par Monsieur Alain CLAEYS, son Maire, autorisé par délibération n 2013-0479 du Conseil municipal en date du 16 décembre 2013 ; d une part, ET La Communauté d Agglomération Grand Poitiers, représenté par Monsieur Francis CHALARD, Vice Président chargé des Finances et du Personnel, autorisé par délibération n 2013-0530 du Conseil communautaire en date du 13 décembre 2013 ; Le Centre communal d action sociale (CCAS) de Poitiers, représenté par Madame Régine FAGET-LAPRIE, Vice Présidente, agissant en vertu de la délibération N 2013-0127 du Conseil d administration en date du 20 décembre 2013 pour cette convention, désigné ciaprès le CCAS, d autre part, Il a été convenu ce qui suit : Il a été convenu ce qui suit : ARTICLE 1 L objet de la convention Le service du Cabinet assure la gestion du courrier pour le compte de la Ville, de Grand Poitiers et du CCAS. Plus précisément, il a en charge : la réception, l ouverture, le tri, l enregistrement, l orientation et la distribution du courrier entrant pour le compte de la Ville et de Grand Poitiers ; la réception, le tri et l affranchissement du courrier sortant pour le compte de la Ville, de Grand Poitiers et du CCAS. 1/2
La présente convention a pour objet de préciser les modalités de répartition des dépenses inhérentes à cette activité, entre les trois entités signataires. ARTICLE 2 Les dépenses d affranchissement du courrier ordinaire Par courrier ordinaire, on entend tout courrier sortant autre que les colis, les «Chronopost» et les Courriers libre réponse (CLR). Les dépenses d affranchissement du courrier ordinaire dépendent des tarifs postaux en vigueur. Ces dépenses sont individualisées par entité. Les dépenses d affranchissement du courrier ordinaire sont imputées sur le budget principal de la Ville. ARTICLE 3 Les dépenses d affranchissement du courrier spécifique Par courrier spécifique, on entend les colis et les «Chronopost». Les courriers libre-réponse ne figurent pas dans cet article car ils ne concernent que les affaires scolaires. De même, les timbres syndicaux ne figurent pas dans cet article car ils ne concernent que 4 syndicats en 2013. Ces dépenses ne sont pas individualisées par entité. Les dépenses d affranchissement du courrier spécifique sont imputées sur le budget principal de la Ville. ARTICLE 4 Les autres dépenses liées à la gestion du courrier Par ailleurs, pour assurer la gestion du courrier de la Ville, de Grand Poitiers et du CCAS, le service du Cabinet du Maire fait appel à différents prestataires et achète des consommables. Prestation de service / Fournitures Dépôt du courrier entrant et collecte du courrier sortant à l Hôtel de Ville Location et maintenance d une machine à affranchir équipée d une tête d affranchissement. Location et maintenance d un logiciel de gestion des affranchissements Location et maintenance d une machine pour ouvrir les enveloppes et d une balance Achat de «consommables» (cartouches d encre et étiquettes) pour le fonctionnement de la machine à affranchir et les besoins de l affranchissement TOTAL Ces dépenses ne sont pas individualisées par entité. Ces dépenses sont imputées sur le budget principal de la Ville. 2/2
ARTICLE 5 La répartition des dépenses L ensemble des dépenses présentées aux articles 2, 3 et 4 de la présente convention est à répartir, chaque année, entre les trois entités signataires. Le montant total dû par Grand Poitiers ou le CCAS à l année N est la somme : - pour les dépenses individualisables, du montant constaté des dépenses d affranchissement en courrier ordinaire (année N-1) de Grand Poitiers ou du CCAS ; - pour les dépenses non individualisables, du montant calculé à partir de la clé de répartition constatée pour les dépenses individualisables (dépenses d affranchissement en courrier ordinaire) de l année N-1 appliquée au montant total des dépenses non individualisables (dépenses de courrier spécifique et de gestion du courrier) de l année N-1. Une fois par an, Grand Poitiers et le CCAS reversent ainsi à la Ville, au titre de l année N, leur part respective des dépenses de l année N - 1. Ainsi, au titre de 2014, Grand Poitiers et le CCAS reversent sur la base des dépenses de 2013, leur part respective, à l aide des certificats administratifs pris en début d année 2014. ARTICLE 6 : Durée de la convention, résiliation La présente convention est conclue pour une durée d un an à compter du 1 er janvier 2014 et renouvelable cinq fois par reconduction tacite. La convention peut être dénoncée par l une ou l autre des parties six mois au moins avant la date anniversaire, par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette convention sera complétée chaque année par des certificats administratifs. Fait à Poitiers, le Pour la Ville Le Maire, Pour la Ville Pour Grand Poitiers Le Vice Président, Pour le CCAS, La Vice Présidente, Alain CLAEYS Francis CHALARD Régine FAGET-LAPRIE Régine FAGET-LAPRIE 3/2