Dématérialisation des factures du Secteur Public

Dématérialisation des factures du Secteur Public Rencontre Editeurs de solutions informatiques à destination du secteur public local 16 mars 2015

Ordre du jour 1. Présentation d ensemble du projet CPP 2017 A. Contexte et origine du projet B. La concertation à chaque étape du projet C. Le périmètre de l ordonnance 2. Calendrier 3. Principes et vue d ensemble de la solution mutualisée CPP-2017 4.Les points structurants des spécifications externes pour les collectivités locales 5.Les points structurants des spécifications externes pour les fournisseurs des collectivités locales 6. Prochaines étapes

1 A Présentation d ensemble du projet CPP 2017 Contexte et origine du projet La loi habilitant le gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises a été publiée au JO du 3 janvier 2014. 3 L article 22 donne un délai de 6 mois au gouvernement pour prendre l ordonnance.

1 B Présentation d ensemble du projet CPP 2017 La mise en place d une démarche de concertation progressivement élargie 4 27 juin 2014 Publication de l ordonnance Fin Juin 2015 Publication des spécifications externes 1 er janvier 2017 Entrée en vigueur progressive de l obligation Concertation préalable Concertation sur les spécifications externes Poursuite de la concertation Acteurs Organismes représentatifs des entreprises Représentants du secteur public local et des établissements publics nationaux Forum national de la facturation électronique (entreprises) Structure Nationale Partenariale (collectivités) Représentants des EPN Editeurs Forum national de la facturation électronique (entreprises) Structure Nationale Partenariale (collectivités) Représentants des EPN Ministères Editeurs Objectifs Définir la trajectoire de l obligation réglementaire Confirmer le périmètre de l obligation réglementaire Partager les spécifications externes de la solution mutualisée CPP 2017 Partager sur le contenu de la conception de la solution mutualisée CPP 2017 Points de sortie Périmètre de l obligation : ensemble des entreprises Echéancier progressif par catégorie d entreprise Recours à une solution mutualisée pour l ensemble des acteurs Définition des formats acceptés en entrée et en sortie de la solution mutualisée Définition des statuts remontées dans le cadre du cycle de vie Les spécifications d interface des API La qualification des flux et des API Les protocoles de raccordements La gestion des identités Conception fonctionnelle et technique

1 A Présentation d ensemble du projet CPP 2017 Le périmètre de l ordonnance 5 Consécutivement à la Loi du 3 janvier 2014 habilitant le gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises. L ordonnance du 26 juin 2014 définit le cadre de développement de la facturation électronique L ordonnance du 26 juin définit le calendrier visant à rendre obligatoire la facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l Etat, des collectivités locales et de leurs établissements publics respectifs : Les PME Les micro-entreprises En sus de l obligation d émettre, l obligation de réception concerne toutes les entités de l Etat depuis 2012, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs au 1 er janvier 2017. Une solution technique mutualisée (CPP 2017) permettant le dépôt, la réception et la transmission des factures électroniques, sera mise gratuitement à disposition des fournisseurs. Sa construction est confiée à l AIFE qui assure l urbanisation du Système d Information Financière de l Etat (SIFE). Cette solution mutualisée remplacera l outil Chorus factures utilisé par les fournisseurs de l Etat.

Ordre du jour 1. Présentation d ensemble du projet CPP 2017 6 2. Calendrier 3. Vue d ensemble de la solution 4. Les points structurants des spécifications externes pour les collectivités locales 5.Les points structurants des spécifications externes pour les fournisseurs des collectivités locales 6. Prochaines étapes

2 Calendrier du projet 7

Ordre du jour 1. Présentation d ensemble du projet CPP 2017 8 2. Calendrier 3. Principes et vue d ensemble de la solution mutualisée CPP-2017 A. Principes de la solution mutualisée B. Vue d ensemble de la solution mutualisée C. Périmètre couvert par la version pour appel à commentaire des spécifications externes 4.Les points structurants des spécifications externes pour les collectivités locales 5.Les points structurants des spécifications externes pour les fournisseurs des collectivités locales 6. Prochaines étapes

3 A Principes 1généraux de la solution mutualisée 9 L émetteur de facture choisit son mode d émission 1 Mode Portail* : dépôt ou saisie Mode EDI : transmission de flux au format structuré ou mixte (selon les formats définis lors de la concertation) Mode Service* : dépôt, saisie ou transmission * Non disponible pour les collectivités locales qui dispose de l offre de service PES Factures ASAP de la DGFiP Le récepteur de facture choisit son mode de réception 2 Mode Portail (visualisation et téléchargement) Mode EDI (injection automatique du flux et visualisation de la facture via une feuille de style) Mode Service (dépôt, saisie ou transmission) La solution mutualisée facilite la réception de facture en proposant un flux pivot unique 3 Le flux pivot est identique quel que soit l émetteur, le format de transmission et le destinataire. Ce flux contient les données permettant la création d un mandat ou d une demande de paiement, la facture sous forme de pièce jointe ainsi que, le cas échéant, les pièces justificatives complémentaires transmises par le remettant au format d origine Le choix de la modalité d émission et de réception sont indépendants

1 3 Vue d ensemble de la solution mutualisée B 10

3 C Le périmètre couvert par la version pour appel à 1 commentaire des spécifications externes 11 Fin Février Fin Juin Périmètre couvert dans la version pour appel à commentaire des spécifications externes Périmètre couvert par la VF des spécifications externes Le périmètre de la solution mutualisée (émetteurs et récepteurs) Les modalités d identification des acteurs L offre de service à destination des émetteurs et des récepteurs de factures Le cycle de vie de la facture Les contrôles effectués par la solution mutualisée Les flux sémantiques pris en charge par la solution mutualisée-cpp 2017 Les formats syntaxiques pris en charge par la solution mutualisée-cpp 2017 + L offre de service et les spécifications en matière d API La qualification des flux et des API Les protocoles de raccordement

Ordre du jour 1. Présentation d ensemble du projet CPP 2017 12 2. Calendrier 3. Vue d ensemble de la solution 4. Les points structurants des spécifications externes pour les collectivités locales A. La mise à disposition d un format pivot B. La remontée du flux cycle de vie C. L offre de service de la solution mutualisée D. L assistance E. L émission de factures 5. Les points structurants des spécifications externes pour les fournisseurs des collectivités locales 6. Prochaines étapes

4 A La mise à disposition d un flux pivot pour la réception des factures 13 Les données de facturation sont acheminées aux destinataires sur la base d un flux établi sur un format dit «format pivot» Ces données de facturation sont extraites des documents de facturation émis par les fournisseurs sur la base de différents formats Ces formats d entrée sont retraités pour constituer le flux pivot contenant un jeu de données minimal permettant d initier le processus de mise en paiement par la COLLOC Le format pivot repose sur la structuration syntaxique du Protocole d Echange Standard (PES)

4 A La mise à disposition d un flux pivot pour la réception 1 des factures 14 Mode EDI (1) : réception par flux par l intermédiaire du SE DGFiP et d un tiers de télétransmission Mode Service (2) : accès aux factures de l Espace factures de la collectivité via des API (possibilité de télécharger les données du flux pivot) Mode Portail (3) : accès aux factures de l Espace factures de la collectivité via le PIGP(possibilité de télécharger les données du flux pivot)

4 B La remontée du cycle de vie Les statuts du cycle de vie émis par le SI comptable Helios et par les collectivités (mode EDI, Portail ou Service) sont les suivants: 15 Statut Rejetée par l ordonnateur (selon les situations) Suspendue (selon les situations) Service fait (statut optionnel) Producteur du statut Mode EDI : SI Financier COLLOC Mode Portail ou Service: Espace facture Mode EDI : SI Financier COLLOC Mode Portail ou Service : Espace facture Mode EDI : SI Financier COLLOC Mode Portail ou Service : Espace facture Elément déclencheur La facture est rejetée par le service destinataire de la facture (ex: erreur de destinataire, données de facturation erronées, etc.) Le traitement de la facture peut être suspendu lorsqu une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes Le service-fait a été certifié et l ordonnateur peut désormais procéder à la liquidation et au mandatement Un rejet lié à une erreur sur les données d acheminement (SIRET destinataire) est remonté via un code statut spécifique pour que le fournisseur bénéficie du recyclage des données de facturation. Cette fonctionnalité permet au fournisseur d effectuer une nouvelle émission tout en conservant le numéro de la facture initialement transmise. Mandatée (statut optionnel) Mode EDI : SI Financier COLLOC Mode Portail ou Service: Espace facture Le mandat a été crée et traité par l ordonnateur et peut désormais être transmis au comptable pour prise en charge Reçue par le comptable HELIOS Le mandat a été crée par le service ordonnateur et intégré par HELIOS (mis à disposition du service comptable pour traitement) Mise en paiement HELIOS Le mandat lié à la facture a été validé par le payeur et comptabilisé

4 B La remontée du cycle de vie 16 Le référentiel du flux R1 (flux issu des SI des récepteurs de factures) et le référentiel du flux R2 (flux émis par la solution mutualisée-cpp2017 vers les SI émetteurs) sont similaires

4 C L offre de service de la solution mutualisée (dont focus sur l offre disponible en mode service) L offre de service pour les collectivités réception de factures 17 L offre de service pour les collectivités émission de factures

4 D L assistance 1 de la solution mutualisée Le module d assistance de la solution mutualisée permet de répondre à l ensemble des questions posées par les émetteurs et récepteurs de factures : 18 Principe : Les émetteurs peuvent solliciter l assistance de la solution mutualisée-cpp 2017 suite à des difficultés techniques ou applicatives. Les récepteurs peuvent solliciter l assistance de la solution mutualisée-cpp 2017 suite à des difficultés techniques ou applicatives. Les récepteurs de factures (EPN et collectivités locales), au travers de leur Espace Facture, pourront suivre l ensemble des sollicitations les concernant. Modalité : Chaque sollicitation est matérialisée par un «ticket» via un formulaire de demande d assistance en précisant les informations requises pour le traitement de sa demande (ex. numéro de facture). Des pièces jointes peuvent y être ajoutées (ex. capture d écran). Suivi : La traçabilité des sollicitations est assurée tout le long du processus de traitement. Les émetteurs et récepteurs de factures peuvent également accéder à une base de connaissance par l intermédiaire d un assistant virtuel afin d obtenir des réponses aux questions les plus fréquemment posées.

4 E L émission 1 de factures 19 Mode EDI : échanges d'informations par flux via un tiers de télétransmission. Les collectivités locales disposent de l offre de service PES_FactureASAP de la DGFiP qui leur permet d émettre leurs factures (titres de recette) à la solution mutualisée via Helios. Les collectivités locales ont la possibilité de consulter les factures qu elles ont émises sur l Espace factures.

4 E L émission de factures 20 L émission de documents de facturation par les collectivités locales s appuiera sur : L envoi d un flux PES Facture ASAP à HELIOS pour l ensemble des documents émis qu ils soient à destination de la sphère publique comme de la sphère privée ; L édition et l envoi des ASAP par le centre éditique de la DGFiP pour les documents adressés à des destinataires privés ; L envoi dématérialisé à la solution mutualisée pour les documents adressés à des destinataires publics. L allotissement des factures émises pourra s effectuer à partir d une API permettant d interroger le référentiel des destinataires de la solution mutualisée.

Ordre du jour 1. Présentation d ensemble du projet CPP 2017 21 2. Calendrier 3. Principes et vue d ensemble de la solution mutualisée CPP-2017 4. Les points structurants des spécifications externes pour les collectivités locales 5. Les points structurants des spécifications externes pour les fournisseurs des collectivités locales A. L identification B. Les modalités de transmission de factures C. La consultation des factures D. La mise à disposition de l annuaire des destinataires de factures E. Schéma global des flux F. Eléments différenciant les flux acceptés G. La correspondances entre les formats syntaxiques et les flux sémantiques H. Référentiel des données sémantiques portées par les flux 6. Prochaines étapes

5 Les principes 1 d identification A Les principes et modalités d identification pour les émetteurs et les récepteurs sont les suivants : Principe: chaque émetteur ou récepteur de facture est identifié de manière unique dans la solution mutualisée-cpp 2017, quelles que soient les modalités de transmission. Les fournisseurs privés accèdent à un espace appelé «Espace Fournisseur» et les émetteurs et récepteurs publics à un espace appelé «Espace Facture». 22 Pour les émetteurs de factures, cette identification repose sur trois éléments : Le code pays, Le type d identifiant, L identifiant. Le type d identifiant pour les émetteurs repose sur : Siège social France UE (hors France) Extracommunautaire (hors UE et hors France) Polynésie Française Type d identifiant SIRET N de TVA intracommunautaire Code pays + 16 premiers caractères de la raison sociale N Tahiti Nb: Pour les récepteurs de factures, l identification repose sur le SIRET. Nouvelle Calédonie RIDET

5 B Les modalités 1 de transmission de factures Mode EDI (1 et 2) : échanges d'informations par flux en raccordement direct (1) ou via un opérateur de dématérialisation (2). Mode Portail (3) : accès à la solution mutualisée au travers d un portail dédié. Mode Service (4) : accès aux fonctionnalités du portail dédié au travers d un portail fournisseur déjà existant. Toutes les fonctionnalités du portail dédié sont intégrées par l intermédiaire d API. Le fournisseur client d un portail tiers existant continue à bénéficier des fonctionnalités mises en œuvre dans ces portails tiers en sus du dépôt de facture. 24

5 C Deux modalités 1 de consultation des factures 25 Mode Service (1) : accès aux factures via des API Mode Portail (2) : accès aux factures de directement sur le Portail Les principaux critères de recherche sont les suivants: Numéro de facture Période de transmission par le fournisseur (Date de début / date de fin) Raison sociale fournisseur Statut de la facture Montant à payer (plage) Des critères avancés seront aussi disponible Période de mise à disposition du destinataire (date de début / date de fin) SIRET émetteur Code service du destinataire de la facture Référence au marché ou au bon de commande Type de facture (acompte, avoir, solde) Facture téléchargée (oui/non) Compte utilisateur ayant téléchargé la facture Mode de remise de la facture (flux, dépôt, saisie) Pièce(s)-jointe(s) associée(s) (oui/non) Type de pièce jointe associée NB: un fournisseur raccordé en EDI peut aussi rechercher ses factures émises et archivées sur son Espace fournisseur en mode Service ou en mode Portail.

5 D La mise à disposition de l annuaire des entités 1 destinatrices de factures 26 Principe : l annuaire des entités destinatrices de factures est mis à jour automatiquement et prend en compte les changements institutionnels (fusion de villes, métropoles, etc.) Accès : en mode Portail et en mode service (API) Fonctionnalités offertes : Déterminer, à partir d un SIRET si les factures de l établissement relèvent de la solution mutualisée- CPP 2017, et d obtenir en retour, pour ce destinataire: La raison sociale et les coordonnées du destinataire Déterminer le caractère obligatoire de la mention sur chaque facture du code service et / ou de l engagement Connaitre les statuts qui seront envoyés par le destinataire dans le cadre du cycle de vie

5 E Les formats sémantiques acceptés en entrée de CPP Schéma global Le schéma ci-dessous présente les caractéristiques des formats acceptées par la solution mutualisée : 27 Flux émis par les émetteurs Flux structuré facture (E1, E3A1, E3A2, E4) Flux mixte facture (E2, E3B1 et E3B2) Flux reçus par les récepteurs Flux pivot (unique pour tous les récepteurs et transparent pour les émetteurs) Flux émis en direction des émetteurs Flux cycle de vie R1: émis depuis les SI des récepteurs de factures vers la solution mutualisée R2: émis depuis la solution mutualisée vers les SI des émetteurs de factures

5 F Eléments différenciant des flux acceptés Flux en émission de facture Flux en réception de facture 28 Flux retour en réception et émission de factures Flux structuré facture (dont facture ASAP) Flux mixte facture Flux pivot Flux cycle de vie E1 E3A1 E3A2 E4 E2 E3B1 E3B2 S R1 R2 Données XML nécessaires à la constitution du flux pivot Données XML représentant l intégralité de la facture OUI OUI OUI OUI Pièce jointe de type «Facture» Oui OUI Pièce jointe de type «autre» Facultatif Facultatif Facultatif Données XML nécessaires à la remontée des statuts (code statut, horodatage, identifiant émetteur) Oui

5 G Correspondance entre les formats syntaxique et sémantique Le tableau ci-dessous présente la correspondance entre les référentiels sémantiques et les formats syntaxiques applicables aux acteurs émetteurs et récepteurs de factures : Référentiels sémantiques 29 Formats syntaxiques applicables E1 E3A1 E3A2 Flux structuré facture Flux structuré PES facture ASAP Flux structuré facture ASAP UBL Invoice CII PES_Factures ASAP UBL Invoice ASAP Emetteurs de factures E4 Flux structuré PES_Facture E2 Flux mixte facture PES_Factures UBL Invoice minimal E3B1 Flux mixte facture ASAP UBL Invoice Minimal ASAP E3B2 Flux mixte facture ASAP CPP PES_Factures Mixte R2 Flux retour SI émetteurs CPP PES_FacturesStatut Récepteurs de factures S R1 Flux pivot Flux retour SI récepteurs * CPP PES_Pivot CPP PES_FacturesStatut AIFE_statut * Il est possible de ne pas implémenter le flux retour tout en bénéficiant des flux d acquittement. La consultation des statuts du cycle de vie s effectue alors sur l Espace Factures en mode Portail.

5 H Référentiel de données génériques portées par les flux (1/4) Référentiel des données génériques obligatoires (0) ou facultatif (F) pour chaque flux 30 Flux structuré PES facture ASAP (E3A1) Flux structuré Flux mixte Flux structuré Flux Flux mixte Flux mixte facture ASAP titre facture structuré facture facture (E2) (E3B1) PES_Facture facture (E1) (E3B2) (E3A2) (E4) Entité Généralités O O O O O O O O Type O O O O O O O O Cadre (mode de facturation) O O O O O O Identifiant (numéro) O O O O O O O O Date de facturation O O O O O O O O Date de réception O Début période F F Fin période F F Description période F F Devise O F O F F O Identifiant facture Origine F F F F F F Montant Hors Taxe O O O O O O O O Montant Taxe O O Montant T.T.C. O O O O O O O O Montant Remise F F Montant à déduire F F Montant à payer O O O O O O Note F F F F Identifiant numérisation F F Remises F F Motif F F Montant remise O O Récapitulatif Taxes F F F F F F F F Type Taxe O F O F Montant Base O O O O O O O O Taux O O O O O O O O Montant taxe O O F O O O F O Exonération F F Engagement F F F F F F O F Numéro de contrat F F Numéro de marché F F F F F F Numéro de commande F F F F F F F F Date d'effet F F flux Pivot (S) Flux cycle de Flux cycle de vie (R1) vie (R2)

5 H Référentiel de données génériques portées par les flux (2/4) Référentiel des données génériques obligatoires (0) ou facultatif (F) pour chaque flux Flux structuré facture (E1) Flux structuré Flux mixte PES facture facture (E2) ASAP (E3A1) Flux structuré facture ASAP (E3A2) Flux mixte titre facture (E3B1) Flux mixte facture (E3B2) Flux structuré PES_Facture (E4) flux Pivot (S) Flux cycle de Flux cycle de vie (R1) vie (R2) Entité Fournisseur O O O O O O O O O O Code pays O F F F O O O F Typage identifiant O F F F O O O F Identifiant O O O O O O O O O O Nom (raison sociale) O O O O O O O O O O Code service F Nom service F Identifiant TVA F F F F Régime TVA F F Données F F commerciales Nom Commercial Ligne Adresse Commerciale F F Code Postal Commercial F F Commune Commercial F F Code Pays Commercial F F Données contact Nom Contact F F Téléphone Contact F F F F Télécopie Contact F F Courriel Contact F F Données légales Adresse legale O O O O Code Postal Légal O F O F Commune Légal O F O F Nom signataire O F Qualité signataire O F Note F F Débiteur O O O O O O O O O O Typage identifiant O Identifiant O O O O O O O O O O Nom (raison sociale) F F F F F F F F F F Code Service F F F F F F F F F F Nom Service F F F F F F F F F F Données légales Code Pays Légal O F O O Ligne Adresse Légale F F F F Code Postal Légal F F F F Nom Commune Légal F F F F 31

5 H Référentiel de données génériques portées par les flux (3/4) Flux structuré facture (E1) Flux mixte facture (E2) Flux structuré PES facture ASAP (E3A1) Flux structuré facture ASAP (E3A2) Flux mixte Flux mixte titre facture facture (E3B1) (E3B2) Flux structuré flux Pivot PES_Facture (S) (E4) Entité Ligne O F O O F F O F Numéro O O O O O O O O Type F F Sous-type F F Site Livraison F F F F Description F F F F Ref produit F F F F F F F F Nom Article F F F F Date Livraison F F F F Quantité facturé O O O O O O O O Unité livraison F F F F Prix unitaire O O O O O O O O Montant base F F F F Montant Remise F F F F Montant HT O O O O O O O O Taux de TVA O O O O O O O O Complément F F F Paiement O F O O F F O F Date échéance O O O O Modalité O O O O Type référence bancaire F F F F F Id.compte bancaire F F F F F F F F Id. établissement bancaire F F F F F F F F Notes F F F F Valideur F F Code pays O O Typage Identifiant O O Identifiant O O Nom (raison sociale) O O Données de contact Nom Contact Téléphone Contact F Télécopie Contact F Courriel Contact F Données légales Adresse légale F Code Postal F Commune F F Flux cycle de vie (R1) Flux cycle de vie (R2) 32

5 H Référentiel de données génériques portées par les flux (4/4) 33 Entité Flux structuré facture (E1) Encaisseur F Code Pays O Typage Identifiant O Identifiant O Nom (raison sociale) O Flux mixte facture (E2) Flux structuré PES facture ASAP (E3A1) Flux structuré facture PES (E3A2) Données de contact Nom Contact F Téléphone F Courriel F Données légales Adresse F Code Postal F Commune F Site de livraison F F Identifiant O O Nom O O Flux mixte titre facture (E3B1) Flux mixte facture (E3B2) Flux structuré PES_Facture (E4) flux Pivot (S) Flux cycle de vie (R1) Données d'adresse Adresse F F Code postal F F Commune F F Code Pays Adresse F F Pièce-jointe F O F F O O F O Identifiant unique (URI) F Type PJ O O O O O O O O Nom PJ O O O O O O O O Format PJ (Mime type) O O O O O O O O Contenu F O F F O O F F Statut O O Code statut O O Horodatage O O Libellé F F Complément libellé F F Identifiant Facture O O Identifiant facture de l'émetteur O O Identifiant facture du récepteur (ref. mandat / DP) Commentaire F F Texte commentaire F F Routage O F Identifiant producteur O F Identifiant émetteur O F Identifiant récepteur O F F Flux cycle de vie (R2) F

Ordre du jour 1. Présentation d ensemble du projet CPP 2017 34 2. Calendrier 3. Principes et vue d ensemble de la solution mutualisée CPP-2017 4. Les points structurants des spécifications externes pour les collectivités locales 5. Les points structurants des spécifications externes pour les fournisseurs des collectivités locales 6. Prochaines étapes

6 Prochaines étapes 35 L appel aux commentaires reste ouvert jusqu au 20 mars Une version des spécifications externes amendée des commentaires sera transmise début avril. Cette version comportera des compléments qui porteront notamment sur : Les modalités éventuelles d intégration de flux mixtes additionnels, Les objets et services disponibles en mode API, Les principes de qualification (flux et mode API). La version définitive des spécifications externes (comportant les spécifications d interface des API) sera publiée début juin.