PROTOCOLE concernant la distribution et l administration de médication en milieu scolaire Document révisé par le CSSS du Sud de Lanaudière en collaboration avec la Commission scolaire des Affluents et la Commission scolaire de la Seigneurie des Milles iles Juillet 2014
TABLE DES MATIÈRES 1. CONTEXTE... 4 2. DÉFINITION... 4 3. CONDITIONS GÉNÉRALES CONCERNANT LA MÉDICATION À L ÉCOLE... 5 4. RESPONSABILITÉS DES DIFFÉRENTES PERSONNES CONCERNÉES PAR LA MÉDICATION DANS LES ÉCOLES... 7 4.1 Rôles et responsabilités de la commission scolaire... 7 4.2 Rôles et responsabilités de la direction d école... 7 4.3 Rôles et responsabilités de la personne désignée (aide-soignant) pour la distribution ou l administration des médicaments... 7 4.4 Rôles et responsabilités de l infirmière jeunesse du CSSSSL... 8 4.5 Rôles et responsabilités du parent et/ou du jeune âgé de 14 ans et plus... 9 5. PROCÉDURE LORS D UNE DEMANDE DE DISTRIBUTION/ADMINISTRATION DE MÉDICATION À L ÉCOLE... 9 6. VÉRIFICATION, CONSERVATION ET ENTREPOSAGE DES MÉDICAMENTS... 10 RÉFÉRENCES... 11
ANNEXES OUTILS POUR L ÉCOLE Annexe O Algorithme : Procédure à suivre lors d une demande de distribution/administration de médication à l école Annexe P Formulaire d autorisation de distribution/administration de médicament (parents) Annexe Q - Registre de distribution/d administration de médication par le personnel désigné de l école Annexe R - Tableau : Voies d administration permises de médicaments prescrits et prêts à être administrés par les personnes autorisées de l école Annexe Z Brochure d information aux parents concernant le Guide-santé OUTILS POUR L INFIRMIÈRE DU CSSSSL Annexe 8 Registre des accidents-incidents (administration de médication par aide-soignant) Annexe 9 Registre du personnel formé aide-soignant
1. CONTEXTE Les parents sont les premiers responsables de l éducation et de la santé de leur enfant. De façon générale, aucun médicament ne devrait être administré durant les heures de fréquentation scolaire. Dans la mesure du possible, les médicaments doivent être administrés par les parents. Distribuer ou administrer des médicaments à l école demeure une mesure exceptionnelle. La prise de médicaments en milieu scolaire est une mesure d exception pour les élèves présentant des problèmes de santé tels que : migraine, asthme, diabète, épilepsie et des allergies sévères. S il s avère qu un élève doive absolument prendre un médicament prescrit sur les heures de fréquentation de classe et que la situation nécessite une assistance du milieu, l école doit d abord en être informé et transmettre l information aux aides-soignants et/ou à l infirmière du CSSS selon l algorithme. L infirmière doit s assurer que l administration ou la distribution de médicaments est faite selon les normes de sécurité et d efficacité. Lorsque certains jeunes désirent développer des compétences d auto-administration de leur médication, l infirmière peut leur donner l enseignement et le support nécessaires. NOTE Aucun élève de niveau primaire, ne devrait avoir en sa possession des médicaments. L aérosolthérapie (pompe) pour l asthme est autorisée à être laissé en possession de l élève à la condition que celui-ci soit autonome face à la prise de son médicament (c est-à-dire qu il ne requiert aucune surveillance de la part du personnel de l école). De plus, l auto-injecteur d épinéphrine (par exemple : Épipen) pour les élèves connus allergiques devrait être conservé sur l élève en tout temps sauf lors de certaines activités (par exemple : baignade). 2. DÉFINITION La distribution de médicaments est une activité non réservée, c est-à-dire une activité pouvant être exercée par un aide-soignant, car elle n implique que la simple remise du matériel. Ainsi, la personne (ou le jeune) possède un degré suffisant d autonomie pour qu elle puisse se l administrer elle-même ou reconnaître son médicament (réf : La contribution des aidessoignants et des proches aidants aux soins infirmiers, Ordre des infirmières et infirmiers du Québec, 2011, p.22). Si la personne (ou le jeune) nécessite un soutien clinique particulier (exemple : vérifier si la personne a bien pris son médicament ou la stimuler à le prendre ou encore la superviser), l infirmière du CSSSSL doit encadrer cette pratique comme une administration de médication. L administration de médicaments est l aide à la prise de médicaments qui comporte un certain contrôle (par exemple, mettre un comprimé dans la bouche, mettre des gouttes ophtalmiques, injecter de l insuline, etc.). S applique lorsque l élève est incapable de s administrer lui-même son médicament en raison d une ou de plusieurs incapacités : physique, sensorielle, psychique, intellectuelle. Au sens de l article 39.8 du Code des professions, l administration de médicaments par un aide-soignant est autorisée lorsque les médicaments sont prescrits et prêts à être administrés, et selon les voies d administration suivantes : voie orale, topique, transdermique, ophtalmique, otique, rectale, vaginale ou par inhalation ainsi que l insuline par voie sous-cutanée. L administration de médicaments n est pas autorisée pour les voies intramusculaire, intraveineuse 4
et sous-cutanée, à l exception de l insuline et des médicaments d urgence (épinéphrine et glucagon). L administration de médicaments en situation d urgence est l administration de médicaments qui ne découle pas de l article 39.8 du Code des professions mais plutôt de l article 2 de la Charte des droits et libertés de la personne qui prévoit une obligation de porter secours à la personne dont la vie est en péril. Ainsi, pour sauver la vie d une personne et lorsque aucun professionnel habilité n est en mesure d intervenir de façon immédiate, toute personne peut exercer une activité réservée aux professionnels de la santé, avec la prudence et la diligence requises selon les circonstances. Par exemple, en situation d urgence, un enseignant ou une éducatrice peut administrer de l épinéphrine ou du glucagon (même si les voies d administration ne sont pas permises au sens de l article 39.8 du code des professions). 3. CONDITIONS GÉNÉRALES CONCERNANT LA MÉDICATION À L ÉCOLE Le code des professions 1 a défini un cadre légal qui permet aux personnes qui agissent pour le compte d une école d administrer aux jeunes des médicaments selon certaines conditions. Cette activité d exception nécessite un encadrement professionnel de la part du CSSSSL. Ainsi, l administration de médicaments à l école doit respecter les critères suivants : L autorisation parentale ou du jeune de plus de 14 ans est requise afin que le personnel de l école ou du service de garde puisse administrer un médicament. Aucun médicament ne peut être administré si le formulaire d autorisation n est pas complété et signé par le titulaire de l autorité parentale. Lorsque le médicament nécessite des ajustements, le parent doit compléter à nouveau un formulaire d autorisation. Le personnel de l école doit conserver une copie du formulaire d autorisation et remettre l original du formulaire d autorisation à l infirmière. Seuls les médicaments prescrits (par un professionnel de la santé autorisé à prescrire tel un médecin) peuvent être administrés à l école. Le médicament prescrit doit être envoyé à l école dans le contenant d origine portant l étiquette fournie par le pharmacien. L étiquette de la pharmacie identifiant le médicament fait foi de la prescription médicale dans la mesure où l on y retrouve les informations suivantes : Le nom du médecin/professionnel de la santé qui a prescrit le médicament; Le nom et prénom de l enfant; Le nom du médicament, la quantité à administrer et la fréquence; Les précautions particulières s il y a lieu (ex : avec ou sans nourriture ); Le lieu de conservation (ex : réfrigérateur). Dans le cas de l administration de médicament par injection (insuline ) ou d un médicament d urgence (épipen, glucagon ), le parent doit toujours remettre une copie de l ordonnance médicale à l infirmière du CSSSSL. 1 L article 39.8 du Code des professions permet l administration de médicaments par du personnel scolaire. 5
NOTE Dans le cas de seringues d insuline, elles devraient idéalement être préparées par la pharmacie, mais celles préparées par les parents sont également acceptées à condition que les informations suivantes y soient clairement inscrites sur une étiquette collée à la seringue : le nom du jeune, le nom de l insuline, la dose à administrer, la fréquence et heure, le lieu de conservation (frigo ) et la date de préparation par le parent. Dans le cas de médicament liquide à prendre par la bouche (ex. sirop), il est accepté que le parent fournisse une seringue avec une étiquette auto-collante indiquant la dose à préparer et à être administrée par l aide-soignant. Advenant le cas où le parent prépare, lui-même, à l avance la seringue de médicament liquide à administrer au jeune, il devra inscrire clairement sur une étiquette auto-collante: le nom du jeune, le nom du médicament, la dose à administrer, la fréquence et heure, le lieu de conservation (frigo ) et la date de préparation par le parent. Toute personne qui administre de la médication à l école doit avoir reçu une formation par l infirmière du CSSSSL et avoir réussi l évaluation de cette dernière. L aide-soignant peut administrer un médicament selon les voies d administration permises par le CSSSSL (Annexe R); Pour administrer de la médication de façon sécuritaire il faut s assurer que : c est le bon médicament à la bonne personne au bon moment avec le bon dosage administré de la bonne façon avec l inscription adéquate du médicament administré. Le personnel qui administre la médication doit inscrire la médication donnée sur le registre de distribution/administration de médication et le remettre à l infirmière lorsque complété. L infirmière du CSSSSL doit être avisée en cas d incident ou accident survenant à un élève et qui résulte de la distribution/administration ou de la non-distribution/administration de la médication. La médication doit être conservée dans un endroit sécuritaire et adéquat (endroit sec, propre et hors de la portée des enfants). Critères d exclusion pour le milieu scolaire: L administration de médicaments par voie vaginale ou par voie rectale n est pas autorisée par les aides-soignants. L administration de médicaments par voie digestive est autorisée seulement dans les écoles pour élèves handicapés. Aucune administration de médicaments en vente libre n est autorisée. NOTE Les parents ne peuvent exiger du CSSS ou d une école de la commission scolaire l administration d un médicament par une voie qui n est pas prévue à l article 39.8 du Code des professions, par exemple la voie intraveineuse ou un médicament qui n est pas prescrit ou à un dosage différent de la prescription médicale. 6
4. RESPONSABILITÉS DES DIFFÉRENTES PERSONNES CONCERNÉES PAR LA MÉDICATION DANS LES ÉCOLES 4.1 Rôles et responsabilités de la commission scolaire Rendre opérationnel le présent protocole; Collaborer avec le CSSSSL à la révision du présent protocole. 4.2 Rôles et responsabilités de la direction d école Assurer l actualisation du présent protocole par l équipe-école; Acheminer en début d année la brochure aux parents concernant leur rôle et responsabilité en lien avec le protocole concernant la médication en milieu scolaire Annexe Z); Nommer des personnes assignées à la distribution/administration de la médication dans l école en collaboration avec l infirmière du CSSSSL; S assurer que les intervenants désignés soient formés par l infirmière ou un professionnel habileté identifié par le CSSSSL; Identifier un endroit sécuritaire et approprié dans l école pour l entreposage et la conservation des médicaments en collaboration avec l infirmière du CSSSSL; Assurer la distribution du formulaire d autorisation de distribution/administration de médication aux parents au besoin (Annexe P); Assurer le respect de la procédure en lien avec les demandes de distribution/administration de médicament à l école selon l algorithme (Annexe O); Déclarer à l infirmière du CSSSSL tout incident ou accident survenant à l élève et qui résulte de la prestation ou de la non-prestation des soins par une personne autorisée de l école. 4.3 Rôles et responsabilités de la personne désignée (aide-soignant) pour la distribution ou l administration des médicaments S assurer de recevoir la formation nécessaire par l infirmière ou autre professionnel désigné par l infirmière du CSSSSL; L aide-soignant doit en tout temps respecter les consignes émises par l infirmière s il y a lieu; S assurer de détenir l autorisation parentale pour la distribution/l administration du médicament. Remettre l original du formulaire d autorisation dans le pigeonnier de l infirmière et garder une copie avec le registre d administration de médicaments; S assurer que la médication est prescrite par un médecin ou autre professionnel autorisé. Le médicament doit être identifié avec l étiquette préparée par le pharmacien. Sur cette étiquette, doivent figurer les nom et prénom de l enfant, les nom et prénom du médecin, le nom du médicament, la date d expiration, la posologie (voie d administration, heure et fréquence) et la durée du traitement; 7
Utiliser la technique des «6 bons» pour assurer la sécurité : Bon élève devant soi (bien identifier l élève); Bon médicament (ordonnance médicale/étiquette de pharmacie); Bonne dose (ordonnance médicale/étiquette de pharmacie); Bonne voie d administration (ordonnance médicale/étiquette de pharmacie); Bon moment d administration (ordonnance médicale/étiquette de pharmacie); Bonne inscription du médicament administré. S assurer de la prise du médicament par l élève (surveillance); Garder les médicaments dans un endroit sécuritaire et approprié déterminé par la direction d école en collaboration avec l infirmière; Inscrire le médicament donné dans le registre approprié et remettre les registres dans le pigeonnier de l infirmière lorsque complété ou médication terminée (Annexe Q); Informer la direction d école et l infirmière de tout incident ou accident survenant à un élève et qui résulte de la distribution/administration ou de la non-distribution/administration de la médication. 4.4 Rôles et responsabilités de l infirmière du CSSSSL L infirmière doit connaître le Guide des activités d exception confiées aux aides-soignants du CSSSSL ainsi que la règle de soins et s y référer au besoin. Former le personnel scolaire désigné selon les règles de soins infirmiers du CSSSSL ou désigner un professionnel qui formera les aides-soignants et tenir à jour le registre des personnes formées (Annexe 9); Évaluer les demandes de distribution/administration de médicaments selon l algorithme, déterminer si cette activité peut être réalisée de façon sécuritaire à l école et assurer le suivi avec le parent et auprès des aides-soignants; Prendre connaissance des formulaires d autorisation déposés dans son pigeonnier et assurer un suivi auprès des aides-soignants ou autres si nécessaire. Acheminer les originaux des formulaires d autorisation dans le dossier individuel (CSSSSL) du jeune; Identifier et communiquer les consignes de distribution/administration aux personnes désignées (le mode d administration, la fréquence, les moments, les circonstances d administration des médicaments, les limitations et valider leur compréhension) quand l élève doit prendre un médicament d urgence ou injectable; Assurer un suivi aux personnes désignées lorsqu ils ont à administrer une médication d urgence ou injectable à un élève; Soutenir la direction d école dans la mise en place de modalités quant à la vérification périodique, l entreposage et la conservation appropriée des médicaments à l école; Vérifier régulièrement (2 fois par année ou plus au besoin) les modes de conservation et d entreposage de médicaments conservés à l école et faire le suivi auprès de la direction d école; 8
Prendre connaissance des incidents/accidents reliés aux activités d exceptions des aidessoignants, compléter le registre d incidents/accidents reliés aux activités d exceptions (Annexe 8) et inscrire une note significative au dossier individuel (CSSSSL) du jeune. 4.5 Rôles et responsabilités du parent et/ou du jeune âgé de 14 ans et plus Compléter la fiche urgence-santé remise par l école le plus tôt possible; Aviser l école lorsqu un médicament doit être pris par son enfant sur les heures de fréquentation scolaire ou lors d une modification de la prescription; Compléter et remettre à l école le formulaire d autorisation de distribution et/ou d administration de médicaments à l école; Remettre à la personne désignée (aide-soignant) de l école le médicament prescrit et prêt à être administré dans le contenant reçu du pharmacien, accompagné de l étiquette préparée par le pharmacien. Sur cette étiquette, doivent figurer les nom et prénom de l enfant, les nom et prénom du médecin, le nom du médicament, la date d expiration, la posologie (voie d administration, heure et fréquence) et la durée du traitement; Fournir une médication non périmée et la remplacer avant la date de péremption; Informer l école de tout changement relatif à l état de santé de l enfant le plus rapidement possible; S assurer que l enfant transporte ses médicaments selon une fréquence convenue avec l école et en toute sécurité; En cas d absence des intervenants désignés et formés, les parents assument l administration des médicaments à leur enfant. 5. PROCÉDURE LORS D UNE DEMANDE DE DISTRIBUTION/ADMINISTRATION DE MÉDICATION À L ÉCOLE Le parent avise le secrétariat de l école, le service de garde ou autre personnel de l école selon le cas; La secrétaire ou le service de garde ou autre personnel de l école fait compléter l autorisation pour la distribution/administration de médicaments par les parents; Le formulaire d autorisation de distribution/administration est transmis à la personne désignée (aide-soignant) responsable pour la distribution/administration du médicament ou à l infirmière s il s agit de conditions particulières (lors d injection ou lors d administration de médicament en lien avec une situation d urgence); L aide-soignant : Assiste à une formation donnée par l infirmière sur la distribution/administration de la médication; 9
Distribue/administre la médication à l élève selon les informations inscrites dans le formulaire d autorisation de distribution/administration de médicament et selon l étiquette de pharmacie; Conserve une copie du formulaire d autorisation; Remet l original du formulaire d autorisation dans le pigeonnier de l infirmière; Inscrit au registre la médication administrée à l élève; Remet le registre à l infirmière lorsqu il est complété; Informe l infirmière lors d incidents/accidents dans l administration de la médication. L infirmière : Évalue la situation en tenant compte de l état clinique de l élève, de la règle de soins infirmiers en vigueur au CSSSSL, des activités professionnelles d exception déterminées par le CSSSSL pouvant être confiées aux aides-soignants de l école; Donne l enseignement aux aides-soignants de l école, évalue leur compréhension et leur capacité à exercer l activité professionnelle d exception permise par le CSSSSL. (La formation pourrait être donnée par un autre professionnel désigné par l infirmière du CSSSSL); Détermine un plan d intervention (santé) et si besoin un plan thérapeutique infirmier pour l élève incluant sa réévaluation et son suivi avec les parents ou le jeune si plus de 14 ans; Élabore les outils nécessaires pour l école et les consignes pour les aides-soignants et les communique aux personnes désignées. Assure un soutien si besoin. 6. VÉRIFICATION, CONSERVATION ET ENTREPOSAGE DES MÉDICAMENTS Des modalités doivent être mises en place afin d assurer la vérification périodique, l entreposage et la conservation des médicaments à l école. L école doit disposer d un endroit d entreposage approprié pour les médicaments. Cet endroit doit répondre aux conditions nécessaires pour éviter que les médicaments soient détériorés ou altérés par l eau, la lumière, l humidité, la chaleur ou par d autres substances. L endroit doit également être sécuritaire et assurer la confidentialité. Ce dernier doit également être rapidement accessible en cas de besoin (réaction allergique). De plus, la vérification de la date de péremption de tout médicament doit être effectuée régulièrement et une modalité de remplacement doit être adoptée, afin d assurer la stabilité des médicaments et leur efficacité lorsqu ils sont requis. 10
RÉFÉRENCES Code des professions, chapitre C-26 Loi sur les services de santé et les services sociaux, chapitre S-4.2 Loi sur l instruction publique, Chapitre 1-13.3 Loi modifiant le Code des professions et d autres dispositions législatives dans le domaine de la santé, chapitre 33, 2002 Guide d application des activités d exception confiées aux non-professionnels CSSS du Sud de Lanaudière, janvier 2014 Manuel d application : Règlement sur les conditions d obtention d un certificat de conformité et les normes d exploitation d une résidence privée pour aînés, 2013 Chez soi : le premier choix, Précisions pour favoriser l implantation de la politique de soutien à domicile, Ministère de la santé et des services sociaux, 2004 Protocole d intervention en milieu scolaire pour les élèves atteints de diabète de type 1, Ministère de la santé et des services sociaux du Québec, 2011 Standards de pratique pour l infirmière en santé scolaire, Ordre des infirmières et infirmiers du Québec, avril 2013 11