Démarrez un cabinet : Enjeux et meilleures pratiques

Démarrez un cabinet : Enjeux et meilleures pratiques Conférencier Olivier Rioux-McDougall, avocat Technicien juridique Enseignant en Techniques Juridiques Avocat dans une société nominale de dix avocats Avocat salarié chez Joli-Cœur Lacasse S.E.N.C.R.L. 1

Plan de formation Avocat, gestionnaire ou administrateur Définir votre pratique et votre clientèle cible Forme juridique et aspect fiscal Dépenses, trésorerie et financement Organisation juridique, matérielle et technologique Développer votre clientèle Outils Actions Méthodes Votre premier client Tableau de bord Vos responsabilités Programmes et services du Barreau du Québec Avocat, gestionnaire ou administrateur? Lorsque vous démarrez votre cabinet, vous devenez propriétaire d une entreprise. Vous devez donc avoir les qualités et aptitudes nécessaires: Leadership Sens de l organisation Dynamisme Fibre entrepreneuriale Bon état de santé physique et psychologique 2

Avocat, gestionnaire ou administrateur? (suite) Évaluer vos aptitudes en relations humaines Évaluer le temps disponible pour votre pratique Conciliation travail-famille, congé de maternité Évaluer vos compétences et vos connaissances Comptabilité, marketing, informatique Évaluer votre tolérance aux risques Stress financier, adaptation aux changements Être conscient de vos faiblesses et lacunes Définir votre pratique et votre clientèle cible Préparer un plan d affaire adéquat Clientèle(s) cible Justiciables, avocats, notaires, etc. Domaine(s) de droit Types de services offerts Demande de suspension du casier (pardon) Lieux et ciblage géographique Population, autres avocats, marché et demande 3

Formes juridiques possibles Société par actions Société en nom collectif à responsabilité limitée Entreprise individuelle, à son compte ou en société nominale Référence: THÉRIAULT, Michelle, L'exercice de la profession d'avocat avec d'autres, Barreau du Québec, Service de l'inspection professionnelle, 8 e édition, 2012, 191 p. http://www.barreau.qc.ca/fr/publications/avocats/exercice-autres/index.html Formes juridiques possibles (suite) Les aspects à considérer Le nombre de professionnels Le type de professionnels avocat, notaire, etc. Les coûts immatriculation, comptabilité, gestion, etc. La responsabilité des dettes vis-à-vis les tiers Les incidences fiscales 4

Société nominale ou de dépenses Nous devrions l appeler «contrat de partage de dépenses» puisqu il ne s agit pas d une société. Permet d exercer individuellement votre profession en conservant vos revenus mais en partageant certaines dépenses communes. Il faudra obligatoirement s immatriculé au Registraire des entreprises. Responsabilité civile envers les tiers de bonne foi Art. 2222 C.c.Q. Votre spécialité : La législation Plusieurs lois et règlements doivent être respectés lors d un démarrage en pratique privée Loi de l impôt sur le revenu (L.R.C. (1985), ch. 1 (5e suppl.)) Règlement sur l'exercice de la profession d'avocat en société et en multidisciplinarité (RLRQ c B-1, r 9) Règlement sur la comptabilité et les normes d'exercice professionnel des avocats (RLRQ c B-1, r 5) Référence: http://www.barreau.qc.ca/fr/barreau/lois-reglements/ 5

Exigences du Barreau du Québec Exercice en société Début des activités professionnelles au sein de la société - Formulaire de déclaration du membre du Barreau pour aviser qu'il débute sa pratique au sein d'une société. Relation avocat-client Facture intérimaire - Modèle de note d'honoraires pour services professionnels Comptabilité et fidéicommis Journal de caisse recettes-déboursés d'administration : Modèle de journal pour la comptabilité d'administration mensuelle, en vertu de l'article 34 du Règlement sur la comptabilité et les normes d'exercice professionnel des avocats Prévoir l aspect fiscal Si vous prévoyez gagner plus de 30 000 $ dans une année financière, il faudra facturer la taxe de vente du Québec (TVQ) et la taxe sur les produits et services (TPS) à vos clients. Déclaration de revenus à l impôt : même si vous n avez pas reçu certains montants à la fin de l année financière, vous devez les déclarer. (art. 12 LIR) Enregistrement au REQ: En tant qu avocat à votre compte, vous êtes considéré comme une entreprise individuelle. Vous avez donc l'avantage d'être constitué sous une forme juridique très simple et peu coûteuse. 6

Prévoir l aspect fiscal (suite) Crédit de taxe sur les intrants et remboursement de la taxe sur les intrants Si vous êtes inscrit aux fichiers de la TPS et de la TVQ, vous pouvez, en règle générale, récupérer le montant des taxes que vous avez payées sur les biens et les services acquis en vue de vendre vos biens ou vos services taxables ou détaxés. La TPS vous sera remboursée sous forme de crédit de taxe sur les intrants (CTI), et la TVQ, sous forme de remboursement de la taxe sur les intrants (RTI). On entend par intrants les biens ou les services utilisés ou consommés pour vos activités commerciales. (loyer, cotisation, mobilier de bureau, frais de cellulaire, internet) Référence: http://www.revenuquebec.ca/fr/entreprises/taxes/tpstvhtvq/ctirti/default.aspx Prévoir de la patience Durée d attente avant de trouver la rentabilité Règle générale, cela prend entre trois et cinq ans avant qu une compagnie soit rentable. Il faut donc être prêt, avant de fonder une compagnie, à y consacrer durant les premières années notre temps, notre énergie et nos économies. 7

Prévoir la trésorerie et le financement Vous devez prévoir un fond de roulement avant de vous lancer en affaires Ensemble des actifs liquides dont peut aisément disposer l'entité, comprenant les fonds en caisse et les dépôts à vue constituant la trésorerie de l'entité, auxquels s'ajoutent certains placements à court terme très liquides, soit des équivalents de trésorerie, qui sont détenus dans le but de faire face aux engagements de trésorerie à court terme, et non à des fins de placement ou à d'autres fins. Référence: Dictionnaire de la comptabilité et de la gestion financière Prévoir la trésorerie et le financement (suite) Prévoir une mise de fond initiale Obtenez une marge de crédit entreprise Obtenez une carte de crédit entreprise Obtenez un prêt entreprise Marge de crédit personnelle taux réduit Vous pourrez ainsi financer votre démarrage (immobilisation ou équipement) sans affecter de façon démesurée votre fonds de roulement. 8

Prévoir une comptabilité séparée Afin de faciliter le suivi de votre comptabilité, il est fortement conseillé, tant par l Inspection professionnelle que les comptables, de séparer votre comptabilité personnelle de votre comptabilité d entreprise. Utilisez deux comptes de banque, deux cartes de crédit et deux marges de crédit distinctes afin de faciliter la gestion de votre comptabilité Établir une cible de revenus Ne commencez pas votre carrière en acceptant n importe quel mandat Il faut savoir : refuser certains types de mandats ou de clients dire non à certaines personnes cesser d occuper lorsque la situation l exige 9

Établir une cible de revenus (suite) Coûts de reviens des dossiers Efficacité des employés Bénéfices annuels Établir une cible de revenus (suite) 10

Établir une cible de revenus (suite) Augmenter le ratio des heures saisies Comprendre ce qui se passe Augmenter le pourcentage d heures facturables pour toutes les catégories Minimiser le temps attribué aux tâches administratives Gain d efficacité dans chaque tâche Augmenter le taux horaire facturable moyen pour toutes les catégories Créer de la valeur avec des dossiers forfaitaires Planifier la fréquence des dossiers répétitifs Expertise partage de connaissances Enjeux de gestion La reconnaissance de la part du client La liquidité Le temps ne fait qu amplifier le problème 11

Enjeux de gestion (suite) Convention d honoraires systématique et claire Mode de facturation convenu Prix forfaitaire, tarif horaire et rémunération à pourcentage Modalités de paiement Avances sur honoraire Gérer une limite de crédit Enjeux de gestion (suite) Surveiller les comptes clients Étapes : Avant envoi de la facture Avis Jour 0 Appel de satisfaction si dossier terminé 3 jours après la fin du travail au dossier Sinon, aviser avant envoi de facture > 10 jours: Mention échu sur facture s assurer qu elle a bien été reçue par la bonne personne > 20 jours: Par écrit - Doux Appels > 30 jours Chercher engagement de paiement et demander précisions Suivi des appels 12

Organisation physique Considérations et enjeux à tenir en compte dans le choix de vos locaux Coût du loyer Type de pratique Façon d attirer la clientèle (visibilité) Stationnement et accès Accueil de la clientèle (réception et soutien) Organisation physique (suite) Diverses options à envisager Location à court ou long terme Stabilité de la place d affaire Location d un accès dans un centre d affaires Bureau partagé Salle de réunion au besoin Soutien administratif Traitement de votre courrier (bureau virtuel) Bureau à domicile 13

Organisation physique (suite) Pièges à éviter L adresse du cabinet doit démontrer du sérieux 3 rue Vallière, app. 4 3 rue Vallière, bur. 4 Respectez vos obligations professionnelles Local fermé pour la confidentialité Organisation physique (suite) Bureau à domicile Limité par la loi Zonage municipal Limité en terme d espace Difficile d ajouter du personnel Sécurité et intimité Aspect fiscal à vérifier Déductions fiscales Gain en capital 14

Organisation physique (suite) Bureau dans un centre d affaires (frais partagés) Avantages et inconvénients de partager des locaux avec d autres professionnels Adresse de prestige Réception des appels et du courrier Salle de réunion Gestion des dépenses conjointes Signataire du bail Visibilité comportant des contraintes Organisation physique (suite) Louer des locaux Emplacement Coûts directs et indirects Durée du bail et frais connexes Espace requis Réception, postes de travail, entreposage, archivage Installation et services inclus Électricité, téléphonie, Internet, système d alarme 15

Organisation matérielle Mobilier de bureau Bureau, table de conférence, chaises, bibliothèque, etc. Ordinateur Ordinateur fixe ou portable Imprimante, photocopieur, numériseur ou multifonction Coût par page et rendement Ergonomie Organisation technologique Choix du système d exploitation: Microsoft Windows 7 ou 10 Attention à la compatibilité de vos logiciels (Aliform, CCH, Philips, Maître, Juris Évolution, etc.) Mac OS 9 ou X Choix de votre suite bureautique Microsoft Office: Outlook, Word, Excel C est avec ces outils que les avocats travailleront le plus en dehors de leur logiciel de gestion. 16

Organisation technologique (suite) Choix de vos outils de recherche et obtention de vos codes d accès SOQUIJ, CAIJ, La Référence, CCH en ligne, Registre foncier, RDPRM, Visioconférence Gestion financière Sécurité (antivirus, système de sauvegarde automatisé) Modèles de procédures et correspondances Organisation technologique (suite) Assurez-vous de : choisir des fournisseurs de services compétents et disponibles faciliter les modalités de paiement pour vos clients (chèque, espèce, VISA, MasterCard, Interac, etc.) 17

Organisation technologique (suite) Prévoir un plan B et un plan C en cas de catastrophe informatique Système de sauvegarde en ligne qui respecte les exigences du Barreau du Québec (Juris Sauvegarde) Emplacement de vos données serveurs Canadiens Données encryptées sur serveurs distants Copies journalières, mensuelles et annuelles (7 ans) Compatibilité et capacité à être lues Langue de communication et support téléphonique Quel logiciel de gestion choisir? Juris Évolution, Simple Comptable ou Excel? Il est important de choisir un logiciel de gestion que vous pourrez utiliser au quotidien. Il faut anticiper vos besoins, et ce, plus largement que la seule question de la facturation aux clients. Votre logiciel de gestion devrait également vous assurer une efficience et une conformité à vos obligations professionnelles. 18

Quel logiciel de gestion choisir? (suite) Suivi des dossiers Accès rapide à toute l information du dossier Production de procédures et de correspondances Historique des interventions du dossier Gestion des tâches, délais et échéances Rendez-vous, cour, prescription, recouvrement Quel logiciel de gestion choisir? (suite) Gestion du temps Saisie du temps (facturable, développement de clientèle, forfaitaire, etc.) Interventions et travaux en cours Inscription des débours Rapports de temps par dossier 19

Quel logiciel de gestion choisir? (suite) Gestion des finances et de la comptabilité Facturation aux clients Taux horaire, forfaitaire, pourcentage, etc. État de comptes et recouvrement des comptes clients Note de crédit, provision et radiation pour mauvaises créances Compte en fidéicommis Rapports de gestion du cabinet Quel logiciel de gestion choisir? (suite) Comptabilité générale Limite de crédit par dossier Rapport de remise de taxes Fermeture de période et d années financière Analyse du chiffre d affaire et de la clientèle Plan comptable Gestion des budgets Achats fournisseurs, débours et paiements 20

Quelles actions entreprendre? Comment gérer les dossiers L avocat doit identifier clairement ses dossiers, indiquer la nature du mandat de chacun d eux, veiller à ce qu ils soient classés suivant un système ordonné et qu ils soient clairement identifiés. Voilà une autre exigence qu il ne faut pas négliger. Les dossiers informatiques Comment développer la clientèle? Inscrivez-vous au service de référence de votre Barreau Juris Référence consultation initiale à 30 $ dans votre domaine de droit Assurez-vous d avoir une visibilité sur Internet (vitrine) AdWords ne fait pas de miracle Ne refusez pas systématiquement les mandats d aide juridique Assurance d être payé, expérience, bouche à oreille Ne minimisez pas le bouche à oreille Il faut faire connaître notre offre de services à notre réseau élargi 21

Comment développer la clientèle? (suite) Ciblez des activités à valeur ajoutée: Personnes et famille conseil d administration dans les Maisons de la famille Entreprises et sociétés conférence en démarrage d entreprise au département de chiropratique (UQTR) Vous devez sortir de votre bureau pour rencontrer des clients potentiels Comment développer la clientèle? (suite) 22

Comment développer la clientèle? (suite) Développez des ententes de référencement Associations, avocats, médiateurs, notaires, comptables Code de déontologie des avocats (ancien) 3.05.13 L'avocat doit s'abstenir de recevoir, en plus de la rémunération à laquelle il a droit, tout avantage, ristourne ou commission relatif à l'exercice de sa profession. De même, il ne doit verser, offrir de verser, ni s'engager à verser aucun avantage, ristourne ou commission. Code de déontologie des avocats (nouveau) 106. L'avocat ne peut verser, offrir de verser ou s'engager à verser à une personne autre qu'un avocat une ristourne, une commission ou un autre avantage relativement au mandat que lui a confié un client ou pour obtenir un mandat. Référence: http://www.barreau.qc.ca/fr/avocats/deontologie/capsules/opinions/32.html Comment développer la clientèle? (suite) Aller les voir : où sont-ils? Relance auprès des clients actuels Réseautage client Réseautage influenceurs Réseaux sociaux Aller les voir : où sont-ils? Les attendre où cherchent-ils? Recherche Internet Répertoires Internet Pages Jaunes 23

Comment développer la clientèle? (suite) Augmenter le taux de «conversion» Distinguer votre offre de service Rencontrer les bonnes personnes Poser les bonnes questions Savoir refuser des mandats (dire non) Une question de déontologie Se consacrer à ce dans quoi vous êtes bon Comment développer la clientèle? (suite) 127% Comparatif des taux 108% 67% 48% 78% 53% 90% 65% 91% 68% 61% 55% 53% 79% 59% 73% 67% 65% 62% 81% 46% 93% 83% 60% 50% 28% Taux d'activité Taux d'atteinte 24

Comment développer la clientèle? (suite) Comment développer la clientèle? (suite) Source: Barreau du Québec, Les avocats de la pratique privée en 2021 Rapport du Comité sur les problématiques actuelles reliées à la pratique privée et l avenir de la profession, juin 2011. 25

Structure de classement Règlement sur la comptabilité et les normes d'exercice professionnel des avocats Art. 15: L'avocat doit employer un système permettant le classement ordonné de ses dossiers et de ce qui en fait partie, qu'ils soient sur support papier ou faisant appel aux technologies de l'information. Lorsqu'il utilise une identification codifiée, l'avocat tient un registre des codes correspondant aux dossiers. Art. 16: Sauf si l'avocat a adopté un autre système efficace, les dossiers doivent retenir séparément les procédures, la correspondance et les autres documents. Quelles méthodes adoptées? Code de facturation Comment générer des factures? Droit d accès Avez-vous vos accès pour les sites de recherche spécialisée? Modalité de paiement à accepter Avez-vous pensé à quelles modalités de paiement vous accepterez? 26

Certains pré-requis Ligne téléphonique dédiée Adresse courriel oli.234@hotmail.com versus olivier.rioux-mcdougall@jolicoeurlacasse.com Adresse civique votre cabinet 110 rue Carrière App. 300 versus Bur. 300 Classement de vos dossiers Classeur physique versus informatique Générer du papier Impression rapide et télécopie Votre premier client TEC (travaux en cours) Fiches clients Agenda (rendez-vous, cour, prescription, etc.) Gestion des courriels Sauvegarde de vos dossiers 27

Tableau de bord Vos responsabilités Rapports à envoyer au Barreau du Québec Le règlement sur la comptabilité et les normes d exercice professionnel des avocats Vérification de votre budget Les heures réellement facturées Déclaration de la TPS/TVH et de la TVQ Assurer votre cabinet et votre personne Fonds d'assurance responsabilité professionnelle du Barreau du Québec Assurance commerciale (frais de bureaux) Assurance vie et invalidité Assurance médicaments 28

Trouver un mentor Le mentorat fait partie intégrante de la profession La relation peut être de courte ou de longue durée Vous pourrez obtenir des conseils relativement : aux dossiers juridiques complexes aux stratégies et tactiques à adopter dans vos dossiers à la gestion de votre pratique et aux problèmes rencontrés À qui s adresser pour trouver un mentor : Professeurs de droit, responsables de stage, collègues de travail, etc. Programmes et services du Barreau du Québec Service de démarrage de cabinet Conseils, support et suivi sont des outils mis à votre disposition par le Service de l'inspection professionnelle du Barreau du Québec. 445 boulevard Saint-Laurent Montréal (Québec) H2Y 3T8 Téléphone : 514 954-3400, poste 3246 ou sans frais 1 800 361-8495, poste 3246 inspection.professionnelle@barreau.qc.ca 29

Programmes et services du Barreau du Québec Info-déonto Si vous vous posez des questions sur une façon de faire en matière de prévention et de déontologie, appelez le Service d information du Bureau du syndic. 445 boulevard Saint-Laurent Montréal (Québec) H2Y 3T8 Téléphone : 514 954-3400, poste 3438 ou sans frais 1 800 361-8495, poste 3438 syndic@barreau.qc.ca Programmes et services du Barreau du Québec L inspection professionnelle et l amélioration des compétences Votre cabinet, même si vous pratiquez en seul, sera visité ponctuellement par les inspecteurs du Service de l inspection professionnelle du Barreau. Le but est de vérifier votre niveau de connaissances, vos habiletés professionnelles ainsi que tous les aspects de votre pratique (tenue de bureau, tenue de dossiers, comptabilité, etc.). Référence: Guide du nouvel avocat 2014-2015, Barreau du Québec, 2014, 104 p. 30

Programmes et services du Barreau du Québec Service de démarrage Le Service de l'inspection professionnelle offre également un service gratuit de démarrage de cabinet à l'intention des avocats qui décident de se lancer en affaires. Ce service, offert par le Barreau du Québec en collaboration avec Ressources Entreprises, aide les avocats à éviter certains écueils et à se doter, dès le départ, de systèmes et de modes d'opération efficaces. Les avocats qui font appel à ce service ont accès gratuitement à toute une gamme de conseils personnalisés. Webographie Association barreau Canadian «Ligne directrice pour un exercice du droit» Barreau du Québec «La pratique du droit au Québec et l avenir de la profession», Barreau du Québec, Les avocats de la pratique privée en 2021 Legal Project Management, Steven B. Levy Knowledge Management and the Smarter Lawyer, Grette Rusanow Avoiding extinction: Reimagining legal services for the 21 st century, Mitchell Kowalski The end of Lawyers, Rethinking the Legal Services, Richard Susskind Managing the modern law firm, Laura Empson 31

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