LA DEMATERIALISATION DES DOCUMENTS SOUMIS AU CONTRÔLE DU REPRESENTANT DE L ETAT ACTES et ACTES BUDGETAIRES Présentation aux collectivités 29 novembre et 06 décembre 2012 1 1
Un peu d histoire 2
Quelques dates. 2004 : lancement, par le Ministère de l intérieur, d un programme ambitieux de dématérialisation des échanges «ACTES» : Aide au Contrôle de légalité dématerialisé. 2012 : après une phase de tests sur quelques préfectures et collectivités, élargissement de la dématérialisation aux documents budgétaires «AB» : Actes Budgétaires 3
Le cadre juridique 4
Le cadre juridique Quelques textes relatifs à la dématérialisation. L article 139 de la loi n 2004-809 du 13 août 2004, relative aux libertés et responsabilités locales, prévoit que les actes des autorités décentralisées soumis au contrôle de légalité puissent être transmis par voie électronique au représentant de l Etat.. Le décret n 2005-324 du 7 avril 2005 définit les modalités de télétransmission, un cahier des charges et une procédure d homologation des dispositifs de télétransmission.. L ordonnance 2009-1401 du 17 novembre 2009, portant simplification de l exercice du contrôle de légalité, restreint la liste des actes soumis au contrôle.. Des conventions locales décrivent les modalités pratiques de la télétransmission (périmètre, nomenclature, calendrier de mise en œuvre). Elles peuvent être complétées, le cas échéant, d avenants. 5
Le procédé technique 6
Un peu de technique Sphère Collectivités Sphère Etat Collectivités Dispositif propre ou tiers de confiance Dépôt normalisé de l acte Serveur du Ministère Préfecture et souspréfectures Agréé par le Ministère Télétransmission de l acte ACCUSE DE RECEPTION Réception de l acte 7
Application «Actes» (également dénommée «Actes réglementaires») 8
ACTES Sont concernés par la dématérialisation via «Actes» : tous les types d actes : délibérations, décisions arrêtés, contrats et conventions. dans tous les domaines d activité, sauf, et pour l heure : la commande publique l urbanisme, ainsi que les documents budgétaires (du fait de l application Actes budgétaires, dédiée) Actes28 nomenclature.xls 9
ACTES produits par toutes les collectivités soumises à la transmission obligatoire de leurs actes au représentant de l Etat : les communes les EPCI FP (communautés de communes et d agglomération) les syndicats mais aussi les CCAS les caisses des écoles le Conseil Général le SDIS les offices publics le centre de gestion. 10
ACTES Démarche à suivre : Différentes étapes jalonnent la procédure de dématérialisation : 1 délibération du conseil de la collectivité validant le principe, autorisant l exécutif à engager les démarches relatives à : - la recherche d un tiers de télétransmission, et la signature d un contrat avec ce dernier, - la signature de la convention avec le représentant de l Etat 2 la passation d un marché public afin d identifier et de contractualiser avec le tiers de télétransmission, liste tiers 30 10 12.pdf 3 la signature de la convention, transmise à la Préfecture pour apposition du paraphe du représentant de l Etat, ouverture des droits par les correspondants de la Préfecture 11
ACTES Bilan au niveau national : taux de raccordement émetteurs au 1 er trimestre 2012 : 12
ACTES Bilan au niveau départemental : A ce jour, et sur l ensemble des arrondissements de l Eure-et-Loir, l application Actes est utilisée par : 74 communes, dont Chartres, Dreux et Nogent-le-Rotrou 7 EPCI FP, dont les deux agglomérations, soit plus d 1/5 ième des EPCI- FP du département 17 syndicats, soit 7,84% des syndicats du département 19 autres, dont le Conseil général, le SDIS, l office public d habitat de Chartres Au 20 novembre 2012, 8018 documents avaient fait l objet d une dématérialisation, représentant 30% du total des actes transmis au titre du contrôle de légalité 13
Application «Actes Budgétaires» («AB») 14
ACTES BUDGETAIRES Peuvent être transmis par «AB» : les budgets primitifs, les budgets supplémentaires, les décisions modificatives, les comptes administratifs. Que ce soit : ceux rattachés au budget principal, ou aux budgets annexes de la collectivité. 15
ACTES BUDGETAIRES Démarche à suivre : La démarche est similaire à Actes, sauf que, pour AB, il n y a pas lieu de passer un nouveau marché 1 délibération du conseil de la collectivité validant le principe, autorisant l exécutif à signer l engagement avec le représentant de l Etat 2 la signature de l engagement juridique 3 une étape technique en lien avec le fournisseur de progiciel budgétaire utilisé par la collectivité, qui passe par le chargement d une application gratuite (TOTEM) sur le site de la DGCL 16
ACTES BUDGETAIRES Bilan : A ce jour, 16 budgets primitifs ont été correctement transmis via AB, par 8 collectivités d Eure-et-Loir : 6 communes : Barjouville, Serville, Anet, Montboissier, Manou, Dangers 2 syndicats : SIVOM de la Plaine du Drouais Est, Syndicat intercommunal de regroupement pédagogique de Dangers, Verigny, Mittainvilliers 1 CCAS (en cours) Plusieurs autres collectivités ont marqué leur intérêt pour AB. 17
L intérêt de la dématérialisation 18
Intérêt de la dématérialisation Pour les deux procédures de dématérialisation que sont Actes et AB, les avantages et les inconvénients sont les suivants : avantages : Réduction importante du volume papier Limitation de la manipulation (source d erreurs d aiguillage, de perte) Facilitation du classement Aspect développement durable Rapidité Fiabilité Confidentialité Contrôles automatiques Simplicité Possibilité de mutualisation avec une autre collectivité Économies d affranchissement Economies de déplacements.. 19
Intérêt de la dématérialisation inconvénients : Coût initial du tiers de télétransmission Difficultés techniques constatées lors du premier envoi (du fait, notamment, de la conformité stricte que doit avoir le budget détenu par la collectivité avec la maquette budgétaire du Ministère) exemple de transmission d un budget primitif 2012 : Sur AB Intranet.MI Sur Actes 20
Une équipe à votre service Des référents sont à votre disposition en Préfecture et dans les sous préfectures du département pour : Vous informer Vous accompagner N hésitez pas à les contacter En Préfecture : Ann-Gaël GUERIN Chef du Bureau des Finances Locales à la Direction des Relations avec les Collectivités Locales 02 37 27 71 60 ann-gael.guerin@eure-et-loir.gouv.fr Marie-Claude GUILLOUET Bureau des Finances Locales 02 37 27 71 07 marie-claude.guillouet@eure-et-loir.gouv.fr Et pour plus d information, consultez le site internet de la DGCL : Portail Internet DGCL, ou sur odm-budgetaire.org 21