PLANNING : FONCTIONNEMENT HEBDOMADAIRE POUR UN SSIAD 45, Place de l Eglise 54 380 Bezaumont 03.83.23.69.00 PREAMBULE Ce guide va vous présenter les différentes étapes, de l écriture du roulement à l édition du planning, avec l utilisation du «semainier libre». Il ne s agit donc pas d un manuel complet sur le planning. Pour cela vous avez un bouton d aide sur chaque fenêtre du logiciel. Ce bouton vous donne toutes les explications nécessaires pour comprendre le fonctionnement voulu (ex : créer une activité, créer ou modifier un contrat, générer les jours fériés, ). Nous allons donc voir ensemble la démarche qui sera répétée le plus souvent dans le planning afin d avoir un support après la formation.
FONCTIONNEMENT I _ Ecriture du roulement Le ou les roulements créés doivent être écris dans le planning afin d avoir les tournées, repos et autres activités régulières positionnées. Pour ce faire, cliquez sur le bouton en bas de la fenêtre. Une fenêtre apparaît alors afin de préciser la période sur laquelle le roulement doit être inscrit. Ici, saisissez les dates correspondantes à la durée d écriture du roulement. N écrivez pas les barres elles sont déjà positionnées. La case «Garder les espaces vides» est à cocher si vous souhaitez respecter les cases laissées vides lors de la création du roulement. Sinon ou en cas de doute, laissez la case tel quel. Ensuite, validez l écriture par le bouton. Dans l écran qui suit, sélectionnez le personnel pour lequel il est nécessaire d écrire le planning. Pour ce faire, cliquez sur le nom de la personne et cliquez sur le bouton «Ajouter». Répétez l opération pour chaque personne. Astuces : Vous pouvez double cliquer sur un nom au lieu de cliquer sur ajouter. Si tout le personnel désiré n apparaît pas dans le tableau de gauche, ouvrez la liste Equipe et sélectionnez Toutes. Cliquez sur le bouton pour valider. Confirmez l opération :
Lorsque le travail est effectué, vous voyez écrit «Terminé» dans le bas de la fenêtre. Vous pouvez alors sortir en cliquant sur le bouton. Vous êtes de retour sur le planning, mais avec les tournées et autres activités. Positionnez ensuite les éventuelles tournées manquantes (remplaçants, tournées hors roulements, ). II _ Envoi des patients des les tournées Maintenant que votre planning est prêt, nous allons intégrer les patients dans les tournées pour la semaine à venir. Pour ce faire, ouvrez votre «semainier libre» par le bouton. Dans la fenêtre qui s ouvre, vous pouvez voir chacune de vos tournées (classées par ordre alphabétique) avec un certain nombre de lignes correspondant au nombre maximum de patients dans une tournée. L ordre d affichage des patients correspond à l ordre prévu de passage.
Sur la droite, apparaît également la liste des patients : Astuce : Pour enlever les patients dits absents de la liste cliquez sur le bouton Si nous l avons fait en formation, votre semainier est déjà rempli et il ne reste plus qu à faire les modifications éventuelles ; sinon il vous faut compléter entièrement le contenu des tournées. Dans tous les cas, pour positionner une personne dans une tournée, il suffit de cliquer une fois sur son nom dans la liste des patients, puis, de cliquer dans toutes les cases (par exemple si vous le voyez tous les jours en premier dans la tournée M1, cliquez sur la première case de chaque jour). Astuce : Pour insérer un patient entre deux, cliquez sur le bouton en haut à gauche. Puis sélectionnez votre patient dans la liste et cliquez sur la case voulue (le nom sur lequel vous cliquez se met alors en dessous et tous les autres suivent le décalage). Pour supprimer un patient d une tournée, cliquez sur le bouton voulue. Pour repasser en mode normal, pensez à cliquez sur le bouton positionne un patient dans une case. puis sur la case. Ce mode est celui qui Une fois tous les patients bien positionnés dans chaque tournée, cliquez sur afin d enregistrer votre semainier. Ensuite, vérifiez les dates proposées en haut de la fenêtre. Logiquement elles correspondent au prochain lundi. Sinon il est possible de changer la date du lundi ou de cliquer sur les flèches pour reculer et pour avancer d une semaine. Lorsque les dates sont les bonnes, validez l envoi des patients en cliquant sur le bouton.
Une fenêtre de ce type peut apparaître. Cela signifie que vous avez positionné des patients dans des tournées qui ne sont pas sur le planning. Relevez les tournées dans le tableau et fermez cette fenêtre (puis celle du semainier libre) afin d aller rectifier les oublis sur le planning. Relancez ensuite l envoi des patients par le semainier libre. Ensuite, une fenêtre comportant le résumé de ce qui va être effectué s affiche. Il vous informe des tournées qui vont être remplies indiquant les dates, noms du personnel, nombre d interventions (comprendre patients) et les durées de chacune d entre elles. Afin de valider l écriture, cliquez sur le bouton. L opération terminée, le logiciel revient sur la fenêtre du semainier libre. Vous pouvez fermer celle-ci par le bouton.
III _ Edition des tournées Votre planning prêt, il vous reste la possibilité d éditer sous plusieurs formes le planning. Edition d une fiche tournée Afin d éditer une fiche d une tournée unique, il vous suffit de cliquer sur le bouton en haut de la fenêtre. Cliquez ensuite sur la tournée à éditer. Le document apparaît à l écran : Cette fiche permet donc d avoir la liste des patients dans l ordre de passage avec leurs coordonnées. De plus, on peut visualiser le nom de l intervenant, le nom de la tournée, la date et laisser des commentaires sur le véhicule ainsi que pour chaque patient. Ce document est très apprécié dans le cas de personnels remplaçants. Pour imprimer cliquez sur le bouton puis fermez la fenêtre. Edition du planning hebdomadaire Avec ce document, vous pourrez visualiser le planning sur une semaine d un ou plusieurs salariés ; et ce avec le code des tournées, repos, congés,, ainsi que le nom des patients vus. Cliquez sur le bouton en bas de la fenêtre du planning. Dans la fenêtre qui suit, vérifiez les dates de la semaine dans la partie droite.
Cliquez deux fois sur Semaine salariés sans horaire. Sélectionnez le(s) salarié(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez éditer le planning hebdomadaire. Cliquez sur le bouton pour valider. Le document en question apparaît alors à l écran. Cliquez sur le bouton l imprimer puis sur pour fermer la fenêtre. pour
Edition du planning mensuel Le planning mensuel permet de ressortir l activité du personnel telle que vous la voyez à l écran, et ce, sur un mois. Ce dernier est très utilisé afin d afficher le planning prévu dans le bureau afin que toute l équipe y ait accès. Afin d éditer ce document, cliquez sur le bouton en bas de la fenêtre du planning. Dans la fenêtre qui suit, vérifiez la date du mois dans la partie droite. Cliquez alors deux fois sur Planning mensuel couleur ou noir/blanc selon votre imprimante. Sélectionnez le(s) salarié(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez éditer le planning mensuel. Cliquez sur le bouton pour valider. Le document en question s affiche alors à l écran. Cliquez sur le bouton l imprimer puis sur pour fermer la fenêtre. pour